ГАПОУ ЧР Организация вправе выплачивать компенсацию за съем жилья сотрудникам, вынужденным исполнять трудовые обязанности не по месту постоянного жительства.
Трудовое законодательство обязывает работодателя возместить расходы на переезд и обустройство работника при вынужденном переезде (ст. 169 ТК РФ). Компенсация аренды жилья сотрудникам в составе таких расходов не поименована.
Но компания вправе прописать подобное возмещение в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.
При необходимости переезда сотрудника в новое место жительства пропишите размер и порядок того, как выплачивается компенсация за съемное жилье в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Это позволит учесть затраты в налоговом учете.
Документы, необходимые для возмещения затрат
Перечислим, какие документы нужны для компенсации аренды жилья. Обычно требуется всего 2 документа
- Заявление сотрудника на компенсационную выплату.
- Копии договора аренды, платежных документов.
Образец заявления
Организация вправе не компенсировать понесенные затраты работникам, а арендовать Жилое помещение для размещения работников самостоятельно и предоставлять его в пользование работникам, вынужденным сменить место жительства. В этом случае необходимы:
- Договор аренды жилого помещения на организацию.
- Договор безвозмездного пользования квартирой работником.
Собрав пакет документов, издайте приказ на компенсацию жилья или предоставление в пользование служебной квартиры.
Надо ли удерживать НДФЛ и страховые взносы
Контролирующие органы относят компенсацию оплаты жилья работнику по трудовому договору к зарплатным выплатам (Письмо Минфина от 14.01.19 №03-04-06/1153) и полагают, что с них уплачиваются:
И предоставление безвозмездного проживания в служебной квартире, и компенсация расходов на аренду жилья сотруднику являются доходом физического лица. Следовательно, облагаются налогом на доходы физлиц в полном объеме (ст. 422 НК РФ).
Существует судебная практика, которая показывает, что если выплаты производились работникам в качестве возмещения дополнительных затрат, связанных с разъездным характером работы (и организация смогла доказать это, представив ЛНА, такие как служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, табели, путевые листы), то такие выплаты не облагаются страховыми взносами.
Поскольку компенсационная выплата производится в рамках трудовых отношений и не включена в необлагаемые (ст. 422 НК РФ), то ее включают в базу обложения страховыми взносами в полном объеме.
| Выплачивается возмещение расходов | Сумма компенсационной выплаты |
| Предоставляется служебная квартира | Сумма арендного платежа, уплачиваемого организацией |
Отражаем в бухучете и учитываем в целях налогообложения
В бухгалтерском учете затраты на возмещение арендных платежей за квартиру относятся к расходам по основной деятельности. Проводки формируются следующие:
| Начислено возмещение арендных платежей работнику | 26, 44 | 73 |
| Возмещение расходов на аренду выплачено работнику | 73 | 50, 51 |
| Арендные платежи за квартиру организацией учтена в расходах | 26, 44 | 60, 76 |
| Арендные платежи перечислены арендодателю | 60, 76 | 51 |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68 |
| Начислены страховые взносы | 26, 44 | 69 |
В налоговых расходах компенсация найма жилья сотрудникам признается только в размере, не превышающем 20% от начисленной заработной платы работника.
Дело в том, что Минфин относит такие выплаты к оплате труда в натуральной форме (Письмо от 14.09.16 №03-04-06/53726, ст. 131 ТК РФ).
Отстоять право учитывать возмещение аренды сотрудникам при исчислении налога на прибыль в большем размере удастся только в суде.
Компенсация аренды жилья сотрудникам в 2022 году: налогообложение и учет
Согласно законодательству РФ, переезд рабочего в другой город, регион или страну для осуществления трудовой деятельности, подразумевает возмещение средств, затраченных на аренду жилья. Поэтому начальству нужно правильно оформить документы, учесть сумму и порядок удержания НДФЛ, уплаты страховых взносов, чтобы правильно оформить выплату.
Законодательные основания для возмещения аренды жилья работникам на 2022 год
Согласно ст.169 ТК РФ, работодатель обязан возместить сотруднику стоимость съемной квартиры только в случае приглашения последнего переехать в другой город/регион для последующей работы там.
Предприятие должно взять на себя покупку билетов до места назначения для рабочего, членов его семьи или вернуть средства, потраченные на бензин в случае проезда на своей машине.
В остальных случаях начальник не обязан возмещать стоимость наёма жилья, но может это делать по своему желанию и совместной договоренности.
Есть два варианта:
- компания сама арендует и оплачивает квартиру для сотрудника;
- все вопросы по съему жилья решает сотрудник, а работодатель возмещает затраты.
Порядок покрытия расходов фиксируется в коллективном договоре предприятия или регламентируется внутренними нормами. Также он может быть прописан в трудовом договоре с конкретным сотрудником.
Порядок оформления
В идеале нужно прописать порядок возмещения денег в трудовом договоре во избежание разногласий.
Необходимые документы для получения сотрудником компенсации:
- договор об аренде;
- трудовой договор (нужен, если работодатель участвует как юридическое лицо в съеме квартиры);
- квитанции, подтверждающие сумму коммунальных платежей.
Если договор с арендодателем заключается на срок от года и более, он обязательно должен быть зарегистрирован в Госреестре.
Особенности
В действующем законодательстве нет единого определения компенсации жилья сотруднику. По одним источникам эти расходы классифицируются как гарантия, финансовая поддержка при переезде. По другим — входят в оклад сотрудника в виде натурального дохода, получение оплаты за работу или её части в виде продукции компании или материальных ценностей.
В связи с этим арбитражной практике знакомо множество спорных случаев по вопросу покрытия расходов предприятием.
На практике работодатель вправе выбрать более подходящий для себя из этих вариантов и избежит проблем, если отчетность и трудовые отношения будут оформлены в соответствии с законом.
Налогообложение
Выплачиваемая сотруднику компенсация классифицируется законодательством РФ, как доход в натуральной форме. Следовательно, он облагается НДФЛ (подоходным налогом) по той же процедуре, что и стандартная зарплата.
Согласно НК РФ, удерживается 20% от дохода:
- 3% уходит в федеральную казну;
- 17% — в региональную.
Ст. 131 ТК РФ предусмотрено, что прибыль рабочего, полученная в натуральной форме, не должна превышать 20% от общей суммы оклада, в которую входят все премии и надбавки.
Если сотрудник сам снимает квартиру, заключает договор с хозяином как физическое лицо, а организация только сумму за найм, то эти средства не считаются доходом в натуральной форме, что подтверждено письмом ФНС РФ от 12.01.2009 и нескольких письмах от Минфина.
Жилье за счет работодателя: налоговые последствия для компании
Если компания приглашает иногороднего сотрудника на работу, то не редко ей приходится предоставлять ему жилье.
Эти расходы могут составить приличную сумму и, понятно, что компания заинтересована отнести их на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
Может ли она это сделать безболезненно? В статье поговорим о том, как учесть аренду жилья для работника или возмещение ему расходов на наем жилья для целей налогообложения.
Для того, чтобы организация могла учесть в составе расходов суммы аренды жилья для сотрудника, необходимо выполнение двух условий:
- предоставление жилья сотруднику должно быть предусмотрено трудовым договором;
- сумма арендной платы, как доход в натуральной форме, должна являться составной частью заработной платы сотрудника.
Если организация компенсирует непосредственно сотруднику арендную плату, которую он самостоятельно уплачивает арендодателю за съемное жилье, то согласно официальному мнению, подобные выплаты не являются оплатой за выполнение трудовых функций и, соответственно, на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли. Эта позиция выражена в Письмах ФНС РФ от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6, Минфина РФ от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 04.04.2013 № 03-04-06/11060.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».Документы, подтверждающие затраты организации на оплату проживания сотрудника:
- трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника;
- договор аренды жилья;
- платежное поручение на перечисление арендной платы.
Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при ОСНО
Доля заработной платы, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ).
Поэтому затраты организации на оплату арендованного жилья для сотрудника могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором.
Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при УСН
Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при расчете единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, организации могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда. При этом расходы на оплату труда принимаются в порядке, предусмотренном ст. 255 НК РФ, то есть, аналогичном, как и для расчета налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Следовательно, расходы организации, применяющей УСН, связанные с оплатой аренды жилья за сотрудника, являются частью заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, которая учитывается при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором. Данная позиция отражена в письмах Минфина РФ от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880, от 14.07.2017 № 03-11-06/2/45197, от 15.12.2015 № 03-11-06/2/73266.
Ндфл с доходов сотрудника в натуральной форме
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ, учитываются все доходы, полученные сотрудником, как в денежной, так и в натуральной формах.
К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) организацией за сотрудника товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Следовательно, часть заработной платы, выплаченная сотруднику в натуральной форме, путем оплаты за него стоимости аренды, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.
Организация, независимо от применяемой ею системы налогообложения, является налоговым агентом по НДФЛ, поэтому она обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ.
Налоговой базой для расчета НДФЛ, в данном случае, является сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за сотрудника.
Ставка НДФЛ с дохода в натуральной форме, применяется та же, что и к заработной плате в денежной форме.
Датой получения дохода в натуральной форме является дата оплаты арендодателю арендной платы (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).
НДФЛ с заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, может быть удержан при фактической выплате сотруднику заработной платы в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ) (Письма Минфина РФ от 23.01.
2018 № 03-04-06/3201, от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 03.10.2017 № 03-04-06/64421).
Страховые взносы с доходов сотрудника в натуральной форме
Сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за аренду жилья для сотрудника, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, как выплата в рамках трудовых отношений (Письма Минфина РФ от 19.02.2018 № 03-04-06/10129, Минтруда РФ от 02.03.2016 № 17-3/В-84).
Бухгалтерский учет оплаты аренды жилья для сотрудника
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом МФ РФ от 31.10.
2000 № 94н, расходы на оплату труда, в том числе в натуральной форме, отражаются с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Перечисление арендной платы арендодателю отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
- В бухгалтерском учете расходы организации на оплату аренды жилья для сотрудника отражают следующим образом:
- Д 76 К 51 — Перечислены денежные средства арендодателю за аренду жилья
- Д 70 К 76 — Оплата стоимости аренды жилья учтена в составе заработной платы
- Д 26 (20, 44) К 70 — Заработная плата учтена в составе затрат
- Д 26 (20, 44) К 69 — Начислены страховые взносы на заработную плату
- Д 70 К 68.2 — Удержан НДФЛ при выплате заработной платы
Заполнение расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ при выплате дохода сотруднику в натуральной форме
Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ при выплате сотруднику дохода в натуральной форме рассмотрено в Письмах ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605@, от 28.03.2016 № БС-4-11/5278@. Расчет заполняется следующим образом:
Раздел 1 расчета 6-НДФЛ
- Строка 020 — сумма дохода в натуральной форме (сумма арендной платы)
- Строка 040 — сумма НДФЛ, исчисленная с дохода в натуральной форме
- Строка 070 — сумма НДФЛ, удержанная из дохода сотрудника, полученного в денежной форме
- Если остается сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом, то она указывается по строке 080.
Раздел 2 расчета 6-НДФЛ
Строка 100 — дата получения дохода в натуральной форме (день перечисления арендной платы арендодателю)
Строка 110 — дата выплаты дохода в денежной форме (день фактической выплаты заработной платы)
Строка 120 — первый рабочий день, следующий за днем фактической выплаты заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ)
- Строка 130 — сумма дохода, полученного в натуральной форме
- Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного с дохода в натуральной форме
- В справке 2-НДФЛ доход сотрудника в натуральной форме отражается в том месяце, когда указанный доход передан сотруднику, с кодом дохода — 2530 «Оплата труда в натуральной форме».
В соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ, в справке 2-НДФЛ указываются коды доходов и вычетов в соответствии с Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387:
- в Приложении № 1 — коды видов доходов
- в Приложении № 2 — коды видов вычетов
Пример: заработная плата сотрудника составляет 50 000 рублей в месяц. Срок выплаты заработной платы 10 числа месяца, следующего за оплачиваемым месяцем. Организация ежемесячно 5 числа оплачивает за сотрудника аренду жилья в сумме 18 000 рублей.
- В бухгалтерском учете, в составе расходов, организация учитывает в полной сумме выплату дохода сотрудника в натуральной форме (18 000 рублей).
- В налоговом учете, в составе расходов, организация учитывает выплату дохода сотрудника в натуральной форме, в следующем размере:
- 50 000 рублей х 20 % = 10 000 рублей
То есть, из 18 000 рублей арендной платы, в налоговые расходы можно включить только 10 000 рублей. Следовательно, общая сумма заработной платы сотрудника, выплачиваемая, как в натуральной, так и денежной формах, в состав налоговых расходов организации, включается в размере 42 000 рублей.
- Заполнение расчета 6-НДФЛ
- Раздел 1
- Строка 020 — 18 000
- Строка 040 — 2 340
- Строка 070 — 2 340
- Раздел 2
Строка 100 — 05.месяц.год
Строка 110 — 10.месяц.год
Строка 120 — 11.месяц.год
Строка 130 — 18 000
Строка 140 — 2 340
Аренда квартиры для переехавшего работника: Минфин высказался об НДФЛ, взносах и учете расходов
Аренда квартиры для переехавшего работника: Минфин высказался об НДФЛ, взносах и учете расходов
Организация компенсирует расходы работника на наем жилого помещения в связи с переездом на работу в другую местность. Облагаются ли эти выплаты НДФЛ и страховыми взносами? Можно ли учесть сумму компенсации в расходах при расчете налога на прибыль? На эти вопросы Минфин ответил в письме от 19.03.21 № 03-15-06/19723.
В статье 169 Трудового кодекса сказано следующее. Если работник переезжает на работу в другую местность, то работодатель обязан компенсировать:
- расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
- расходы по обустройству на новом месте жительства.
В то же время Налоговый Кодекс освобождает от НДФЛ и взносов все виды законодательно установленных компенсационных выплат связанных, в частности, с переездом сотрудника на работу в другую местность (п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В Минфине отмечают, что в статье 169 ТК РФ не указаны компенсационные выплаты в виде сумм возмещения расходов по найму жилого помещения для сотрудника, переехавшего на работу в другую местность.
Соответственно, на такие выплаты положения пункта 1 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не распространяются, А значит, суммы такой компенсации облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.
Заполнить, проверить и сдать 6‑НДФЛ и РСВ через интернет Сдать бесплатно
Налог на прибыль
В статье 255 НК РФ установлено, что в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми и (или) коллективными договорами.
На этом основании в Минфине делают следующий вывод.
Если возмещение расходов работника на наем жилого помещения в связи с переездом на работу в другую местность является частью системы оплаты труда, то соответствующие суммы могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Разумеется, при условии, если затраты обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Если же такие расходы не являются формой оплаты труда и носят социальный характер, то они не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль.
Скачать письмо Минфина № 03-15-06/19723
Заполнить и сдать через интернет новую декларацию по налогу на прибыль Сдать бесплатно В закладки Поделиться 678
Компенсация работнику аренды жилья. Налогообложение и учет
В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.
Как учесть аренду квартиры для иногороднего сотрудника?
В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы
Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:
- Переезд работника вместе с членами его семьи.
- Перевозка личного имущества.
- Обустройство на новом месте.
Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.
Как работодателю оплатить проживание работнику, привлеченному для работы из другого региона?
Особенности оплаты аренды
Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты.
Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение.
Рассмотрим варианты оплаты:
- Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
- Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.
Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.
Как рассчитываются НДФЛ и страховые взносы при оплате за работников аренды жилого помещения и компенсации расходов по его найму временно пребывающим в РФ иностранным работникам?
Документы, нужные для возмещения трат
Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:
- Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
- Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).
ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.
ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.
Как отразить траты на аренду в целях налогообложения
Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.
Как оплатить и учесть проживание в командировке?
Наиболее законный, но сложный способ
По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением.
В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах.
И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.
Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.
Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.
По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.
Бухгалтерский учет
Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:
- ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
- ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
- ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
- ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
- ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.
Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.
Метод с большими рисками и большими выгодами
Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами.
Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными.
Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.
В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ.
Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.
К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.
Особенности начисления страховых взносов
По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.
Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут.
Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре.
В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.
Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными.
Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов.
Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.
Какую позицию занять работодателю?
Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.
СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.
Оплата жилья работнику: налогообложение, НДФЛ, страховые взносы
Некоторые работодатели принимают к себе на работу сотрудника из другого города и арендуют в своем городе для него квартиру. Но как в этом случае быть с НДФЛ? Включается ли стоимость арендованного жилья в налогооблагаемую базу и нужно ли на эту сумму начислять страховые взносы? В статье рассмотрим как должна оформляться оплата жилья работнику.
Оплата жилья работнику
Когда компании – работодатели приглашают к себе на работу специалистов с других городов и регионов, для сотрудников возникает проблема в аренде жилья не только для себя, но и для своей семьи.
Нередко компании предлагают оплачивать аренду жилья таким специалистам, что может повлиять на решение о переезде.
Такие расходы являются экономически оправданными, но у проверяющих органов они часто вызывают множество вопросов.
Важно! Большим плюсом для работодателей является то, что такие расходы контролирующие органы не запрещают признавать в качестве налоговых расходов.
Но признать затраты по оплате жилья работника в качестве налоговых расходов можно лишь при следующем условии: они должны быть оформлены как одна из частей оплаты труда, что должно быть прописано либо в трудовом, либо в коллективном договоре (письмо ФНС России №ВЕ-22-3/6@).
НДЛФ
Для того, чтобы определить нужно ли удерживать НДФЛ со стоимость аренды квартиры, необходимо изучить условия трудового договора с работником. Если в договоре предусматривается оплата жилья, то НДФЛ удерживать не нужно ( статью ⇒ НДФЛ с суммы подаренных работнику денежных средств в 2022).
Если оплата жилья предусмотрена трудовым договором, значит такие выплаты напрямую связаны с трудовыми обязанностями работника и представляют собой компенсацию. Соответственно, в доход, подлежащий обложению НДФЛ включаться оплата не должна.
Страховые взносы
Страховые взносы на эту сумму также не нужно будет начислять. Однако по поводу страховых взносов ситуации могут быть разными.
С одной стороны оплата работнику жилья не входит в перечень сумм, на которые не начисляют страховые взносы (№212-ФЗ и №125-ФЗ).
Такие выплаты работодатель производит в рамках трудового договора с работником, а значит на них должны начисляться страховые взносы ( статью⇒ Задолженность по страховым взносам).
Однако с другой стороны, компенсация расходов по оплате жилья не должна рассматриваться как выплата, облагаемая страховыми взносами. Начисляются взносы на вознаграждение, выплачиваемое в рамках трудового договора с работником, либо гражданско-правового договора.
Рассматривать расходы по оплате жилья в качестве оплаты труда неправильно, так как размер такой оплаты не будет зависеть от квалификации работника, либо от сложности работ, выполняемых им.
Соответственно, такая компенсация не признается как вознаграждение за труд и страховые взносы на нее начислять не надо.
Порядок отражения в налоговом учете
В качестве расходов для целей налогообложения прибыли компании признают затраты компании, понесенные в рамках производственной деятельности, направленной на получение дохода при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтверждены.
Не подлежат к учету те затраты, которые связаны с лечением, отдыхом, организацией дохода или оплатой товаров личного пользования работника, а также иные аналогичные расходы.
Отнести оплату жилья аналогичным расходам нельзя, так как она напрямую имеет отношение у выполнению работником своих трудовых обязанностей.
Обосновать это можно тем, что оплата жилья работнику производится не в его личных целях, а для выполнения им своих обязанностей в рамках трудовых отношений. Соответственно, учесть в целях налогообложения такие расходы можно.
Оплата жилья как часть зарплаты
Все расходы компании можно подразделить на две основные группы: на связанные с производством или реализацией, а также внереализационные расходы. Такого рода платежи, как аренда имущества для целей налогообложения относят к первой группе расходов. Вместе с тем возникает вопрос, можно ли отнести аренду жилого имущества к расходам, связанным с производством и реализацией.
Если привлечение высокоэффективного специалиста производят для интересов компании, то признать их входящими в такую группу можно. Специалист, проживающий в другом городе самостоятельно бы не стал изменять свое место жительство.
Прописывается порядок, по которому происходит возмещение расходов по оплате жилья, а также размер компенсации в коллективном, трудовом договоре, либо в ином нормативном акте компании.
Таким образом, если в одном из перечисленных документов компания предусмотрит порядок возмещения расходов по найму жилья, то они могут признаваться как расходы, связанные с оплатой труда.
Обосновать это можно так: под расходами по оплате труда признают любые начисления как в денежной, так и в натуральной форме, производимые в пользу работников, если они предусмотрены в трудовом договоре или ином контракте. Затраты по оплате труда признают расходом, связанным с производством и квалификацией.
Учесть такие расходы можно в том случае, если они признаются оплатой труда, а также прописаны в условиях трудового договора. Иначе такие затраты носят лишь социальный характер и не могут учитываться при исчислении налога на прибыль.
Ограничение при оплате за жилье сотруднику
При оплате жилья также следует учитывать условия двадцатипроцентного ограничения для зарплаты в натуральной форме. К учету расходов по оплате труда, произведены которые не в денежной форме принять можно только не более 20% от месячной заработной платы.
Важно! Если работник арендует себе жилье сам, а работодатель только компенсирует оплату жилья и самостоятельно ничего за аренду не перечисляет, то получается, что работник получает эту выплату деньгами. И доля зарплаты в натуральной форме в этом случае отсутствует.
Однако превышать это ограничение в 20% также рискованно, иначе это может привести к спорам с проверяющими налоговыми органами.
Иные способы отражения затрат по оплате жилья
К затратам по оплате труда в целях налогообложения можно также отнести стоимость коммунальных услуг, а также бесплатно предоставляемого жилья. Но такие затраты по мнению налоговых органов к иногородним работникам относить не нужно.
Важно! На основании трудового кодекса (168 ТК РФ), компании должны нести расходы, связанные с наймом жилья только если работник направлен в командировку, либо его работа представляет собой разъездной характер.
Исходя из этого, оплата жилья для иногороднего сотрудника по месту нахождения компании работодателя не должна относиться к выплатам, предусмотренным ТК РФ.
| письмо ФНС России №ВЕ-22-3/6@ | «О порядке учета в целях налогообложения расходов организации, связанных с предоставлением иногородним работникам жилого помещения» |
| Закон №212-ФЗ от 24.07.2009 | «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС и ФОМС» |
Все об учете командировочных расходов в 2021 году
Необходимость направления сотрудника в командировку рано или поздно возникает в любой организации. И вместе с ним перед бухгалтером встает вопрос о том, как правильно учесть командировочные расходы. Разберем подробнее особенности налогового и бухгалтерского учета командировочных затрат, нюансы учета расходов по загранкомандировкам.
Командировочные расходы на предприятии
Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).
В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.
За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:
- Проезд к месту командировки.
К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.
- Проживание во время командировки.
Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.
Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.
На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.
Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:
Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.