ФНС разработала единый электронный формат для договоров

Электронный документооборот шагает по стране, но не теми темпами, какими бы хотелось налоговой.

ФНС стремится, чтобы еще больше организаций отказывались от бумаги и всем участникам процесса было удобно обмениваться юридически значимыми документами.

Какие мероприятия готовит госорган, чтобы вывести обмен электронными документами в России на качественно новый уровень? Расскажем в этой статье.

ФНС разработала единый электронный формат для договоров

ФНС России давно и успешно находится на передовых развития ЭДО: еще в 2012 году в Налоговом кодексе появились нормы, закрепляющие обязательность электронных счетов-фактур по форматам ФНС. Но при этом их доля сегодня составляет всего около 9%, получается, что проникновение электронных документов идет не такими быстрыми темпами, как хотелось бы бизнесу.

Для создания условий по развитию ЭДО ФНС в своей структуре создала Управление электронного документооборота, которым руководит Федор Вадимович Новиков.

В первую очередь Управление утвердило концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности.

Она устанавливает единые правила и требования к электронной подписи, формату документов, архивному хранению и обеспечению юридической значимости электронного документооборота.

Список мероприятий будет расширяться, так как выработка стратегии повышения эффективности, безопасности и прозрачности хозяйственной деятельности является приоритетной задачей государства, а Управление ЭДО ФНС, как ведущий методолог гражданского ЭДО, нацелено решать современные и востребованные задачи.

Универсальные форматы электронных документов

Планируется разработать унифицированную структуру для всех электронных документов, чтобы налогоплательщики могли быстрее (автоматизировано) и проще переносить и обрабатывать информацию.

В СБИС форматы самых распространенных xml-документов — счета, договора, акта сверки — уже приведены к единому принципу. Если нужный вам документ отсутствует в системе, его можно создать самостоятельно. СБИС предложит собрать структуру данных и параметры, уточняющие их свойства, из стандартного набора.

Электронные документы с шаблонами визуализации внутри

Сейчас файл может быть создан в формате, который читает только определенная система или ПО. Из-за этого появляются сложности с предоставлением электронных документов, например, в суд.

Планируется разработать такие требования, чтобы документы можно было открывать в любой системе и без проблем визуализировать содержимое в понятном виде.

В частности, рассматривается вариант использования формата PDF/A3.

В СБИС можно менять внешний вид формализованных электронных документов. Выберите шаблон — pdf, Word, Excel — и отредактируйте, как нужно вам. Новый образ файла увидите и вы, и ваш контрагент. Он будет по умолчанию применяться при создании, отправке и скачивании документа.

Закрепление новых форматов электронных документов

ФНС выделила список документов, которые в первую очередь требуют разработки форматов:

  • Договор с контрагентом, Оферта, акцепт,
  • акт сверки,
  • транспортная накладная,
  • счет,
  • документ, оформляемый при возврате товара,
  • претензия,
  • КС-2,
  • КС-3.

В СБИС есть все стандартные формализованные документы, которые утверждены законодательно, например товарная накладная. А еще десятки отраслевых, которые используются, к примеру, только в фармацевтике или энергетике. СБИС следит за требованиями закона и всегда генерирует документы в актуальном формате.

Динамичное развитие ЭДО между хозяйственными субъектами

Рассматривается возможность введения обязательности ЭДО для определенных типов документов: счетов-фактур, товарных накладных, путевых листов и др. Внедрение будет постепенным, в несколько этапов с учетом категории бизнеса и особенностей обмена конкретного документа.

Даже самая маленькая компания легко «потянет» ЭДО. Начать обрабатывать электронные документы в СБИС очень просто. Пройдите регистрацию в личном кабинете и принимайте все входящие без ограничений. Это бесплатно — нужна только электронная подпись.

Создание и упрощение правил обмена электронными документами

Планируется разрешить обмениваться электронными документами не только через оператора ЭДО, а и любыми другими каналами связи (e-mail, флешка, файловый обменник и т.д.), с условием обязательной регистрации документа в системе оператора электронного документооборота. Каждый зарегистрированный документ в автоматическом режиме будет передаваться в контролирующий государственный орган.

В СБИС уже можно забыть про роуминг и операторов ЭДО. Ваши контрагенты получат документы и не важно, к какому оператору они подключены. СБИС разместит документ на спецстранице, а клиенту отправит e-mail со ссылкой. Она откроется, только если есть подходящая электронная подпись. Подробнее

Совершенствование технологии предоставления документов в суд и органы исполнительной власти

Единый формат позволит предоставлять электронные документы в исходном виде, без печати на бумаге и заверения.

Также планируется реализовать принцип «однократности» предоставления требуемых документов. Необходимые сведения органы исполнительной власти будут запрашивать не у налогоплательщиков, а в государственных информационных системах или у операторов ЭДО. Например, в отношении счетов-фактур по товарам, подлежащим прослеживаемости, данные будут запрашиваться ФНС у оператора ЭДО.

Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган в виде файлов или бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет. Просто выберите нужные документы — СБИС сам сделает опись, отправит и уведомит о приеме.

Развитие международного ЭДО

Управление ЭДО также принимает активное участие в выработке стратегии и тактики международного обмена. Так, при создании единого формата документов будет учитываться международный формат, будет создан международный каталог национальных решений в области регулирования электронного документооборота.

Клиенты СБИС обмениваются документами с Казахстаном, Киргизией, Грузией, Молдавией, Белоруссией, Арменией. Если нужно, в системе есть англоязычный интерфейс. Переключиться на него можно за пару кликов — иностранные партнеры точно справятся с программой.

Расширение сферы использования электронной подписи

Будет реализована возможность хранения закрытого ключа электронной подписи удаленно, а также планируется введение нового вида электронной подписи — обезличенной — для автоматического подписания ряда документов (например, квитанций о приеме документа).

Работа ФНС по развитию ЭДО проходит при плотном взаимодействии с операторами электронного документооборота и бизнесом. СБИС активно участвует в рабочих группах и пилотах. Как только утверждаются новые требования, они сразу появляются в программе.

ФНС разработала единый электронный формат для договоров

СБИС всегда готов к изменениям

Отправляйте через ЭДО:

  • Товарно-транспортные накладные
  • Кадровые документы
  • Формализованные договоры
  • Акты сверки

Фнс утвердила формат электронной транспортной накладной: разбираем, что изменилось — право на vc.ru

{«id»:354881,»gtm»:null}

Приказ ФНС вступил в силу 10 января 2022 года. Эксперты Edisoft Алексей Квятковский и Вера Каракчиева, разобрали, что изменилось в каждом титуле ЭТрН, и как это повлияет на бизнес-процессы грузоперевозок.

Электронная транспортная накладная состоит из восьми титулов обмена. Изменения коснулись каждого титула, но некоторые — общие для всех.

Оформлять ЭТрН по формату ФНС можно пока что без участия ГИС ЭПД. После запуска системы каждый файл обмена оператор будет передавать в ГИС ЭПД, который будет присваивать идентификатор номера накладной. До начала функционирования ГИС ЭПД уникальный идентификатор принимает значение «Без номера».

Учитывая, что у каждого файла обмена есть код налогового документа, а формат ЭТрН утвержден ФНС, до запуска ГИС сдавать ЭТрН в налоговую можно будет в электронном виде.

Раньше заполнять итоговый размер штрафа было необязательно. Теперь нужно указывать итоговый размер или в валюте РФ или в другой валюте. Дополнительно, но не обязательно можно указать формулу расчета штрафа.

Изменили формат сведений об адресе и координатах — учли запросы бизнеса. В файле обмена можно указывать код ГАР, адрес РФ или адрес за пределами РФ на выбор. Дополнительно можно указать GLN и координаты места — их теперь нужно указывать в градусах, минутах и секундах. Минуты и секунды представлены как десятичные доли с точностью до 13 символов.

Компании могут использовать точные координаты, чтобы усилить прозрачность перевозок. Например, задавать в титуле ГО маршрут следования ТС, использовать данные телеметрических устройств или данные о геолокации с мобильных устройств водителя, чтобы сравнивать план следования авто с фактом.

Раньше файл доверенности нужно было включать в каждый пакет электронных документов, подписанных представителем. По новому Приказу можно указывать сведения об ИС, в которой хранится Доверенность — в дальнейшем пригодится для автоматизации при работе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Добавили идентификатор файла обмена заказа-заявки необязательным атрибутом. Зачем это нужно?

В соответствии с требованиями законодательства заказ-заявка (предварительный договор на перевозку) и основной договор должны оформляться в единой форме — в электронном виде или на бумаге.

После перехода на ЭТрН участники обмена смогут на основе электронного заказа-заявки создавать первый титул ЭТрН.

Такой подход ускорит процесс оформления ЭТрН — данные из ранее сформированного заказа-заявки перенесутся в ЭТрН автоматически.

Регулятор добавил однозначность к данным — это увеличит прозрачность и упростит мониторинг со стороны ФНС.

  • Теперь обязательно нужно указывать номер телефона. Дополнительно можно указать другие номера телефона, факс, несколько адресов электронной почты.
  • Сведения о перевозчике теперь нужно заполнять только для ИП и юридических лиц — иностранные и физические лица теперь не могут быть перевозчиками (п. 108 ПП 2126).
  • Для ИП и физических лиц (участников перевозки кроме перевозчика) теперь нужно обязательно указывать ИНН, а данные паспорта — не нужно, этот пункт исключили.
  • способ упаковки и вид тары;
  • отметку о товаре, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе — намек в сторону прослеживаемости перемещения грузов;
  • массу брутто и количество паллет. Раньше было достаточно указать либо массу нетто, либо брутто, либо массу брутто с паллетами. Такой подход может вызвать сложности, если понадобится определить вес содержимого, перевозимого в контейнере. Например, будет сложно определить вес сыпучего груза без указания массы брутто с транспортным оборудованием.
Читайте также:  Нормативно-правовые новшества, ожидающие россиян с октября 2017 года

Не обязательно указывать:

  • сведения о заказчике услуг, связанных с перевозкой груза. Отметка пригодится для перевозки сборных грузов — благодаря ей можно указать, кто является заказчиком перевозки конкретного грузового места.
  • сведения о контейнерах — оставили только номер контейнера, остальные данные, скорее всего, перенесут в сопроводительную ведомость.

Пока что нет ясности, всегда ли необходимо заполнять сопроводительную ведомость при перевозке груза в контейнере, или только при снятии контейнера с транспортного средства. В первом случае без информации о весе контейнера или прицепа станет сложно проверять массу брутто и нетто.

Теперь можно указать несколько реквизитов, позволяющих идентифицировать документ, подтверждающий отгрузку товара — удобно для отображения перевозки сборных грузов в одном ТС.

Раздел привели к более удобному виду: теперь достаточно заполнить ИНН, а указывать сведения о водительском удостоверении не обязательно. При этом, если нет ИНН, можно указать данные ВУ.

Регулятор учел просьбу бизнеса и сценарии, при которых участники обмена ЭТрН могут не знать владельца объекта инфраструктуры погрузки — заполнять этот пункт теперь не обязательно.

Появилась возможность сценария с отгрузкой со стороннего склада. Например, если производство находится в одном городе, а склад — в другом, подписывать титул может тот, кто осуществляет погрузку со склада.

Доверенность при этом необязательна, но если она есть, можно использовать бумажную, электронную или машиночитаемую доверенность. Мы наблюдаем за проектом и сообщим новости.

Перевозчик теперь не заполняет сведения об акте взвешивания — это делает грузоотправитель, но может добавить отметку в отношении акта взвешивания.

Добавили отметку об электронном уведомлении перевозчика о переадресовке — в перспективе государство разработает и формализует формат. Сведения о лице, от которого получено указание, указывать не нужно, их придется указать в сведениях о новом грузополучателе.

Указание на переадресовку в перспективе позволит достичь большей автоматизации и лучше контролировать инициаторов переадресовки. Это снизит риски мошенничества или пропажи груза, когда доверчивый водитель передает груз мошенникам.

  • Вместо контактов нового грузополучателя теперь нужно указывать данные лица, от которого получено указание на переадресовку. Мы предполагаем, что это ошибка, и ждем пояснений ведомства. Дело в том, что в сведениях о новом грузополучателе должны быть контактные данные. При переадресовке может не быть нового грузополучателя, а, значит, данные лица, от которого получено указание о переадресовке, указать будет невозможно.
  • Для ИП и физических лиц теперь нужно указывать ИНН, данные паспорта — исключили.
  • Сведения о коммерческих и иных актах, в том числе о погрузке или выгрузке груза, об актах взвешивания указывать не нужно, так как возможны сценарии с частичной приемкой и отказом в приемке с последующей переадресацией или возвратом.

Регулятор упростил заполнение файла обмена: теперь достаточно указать сведения о замене водителя и/или ТС и указать причину. Место замены, категорию ВУ и номер СТС указывать не нужно.

Раньше нужно было обязательно указывать сведения о приеме груза грузополучателем. Сейчас — только при содержании операции: прием груза. Если принятого товара нет, то и заполнять не нужно.

  • Убрали метод определения груза — не всегда его масса определяется на приемке, поэтому пункт был лишним.
  • Исключили данные, связанные с лицом, управомоченным на получение груза. Если оно не совпадает с грузополучателем, указанным в информации грузоотправителя, то подразумевается переадресовка.
  • Исключили способ упаковки, вид тары, габариты груза и сведения о контейнере, но добавили необязательный атрибут — объем груза.

Сценарий приемки стал проще. Раньше в разделе «Оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза» использовали три поля — в отношении массы груза, количества грузовых мест и состояния груза. Сейчас оставили одно поле о состоянии груза: если потребуется, замечания по количеству грузовых мест и массе можно оставить здесь.

  • Стоимость перевозки с налогом теперь указывать не нужно. Если потребуется ее рассчитать, можно использовать данные о налоговой ставке и стоимости перевозки без налога — эти поля остались
  • Теперь можно указать сведения о перевозчике: коды ОКПО, структурное подразделение, наименование и банковские реквизиты.
  • В реквизитах сторон документа для иностранного юридического лица теперь нужно указать его идентификатор, для физического лица — данные документа, удостоверяющего личность.

Аналогично предыдущему файлу обмена можно указать дополнительные сведения о грузоотправителе: коды ОКПО, структурное подразделение, наименование, банковские реквизиты.

Предварительно полный отказ от бумажных ТН стартует с 1 января 2023 года. До этого момента создавать и передавать ЭТрН можно добровольно, чтобы наладить и отточить бизнес-процессы.

Что для этого потребуется:

Получить сертификат УКЭП.

Новый формат электронных документов утвержденная ФНС

Диадок поддержит изменения, чтобы пользователи смогли работать с документами в обновленном формате.

29 января 2019

Диадок поддержит изменения, чтобы пользователи смогли работать с документами в обновленном формате.

Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ утвердил новый формат документов:

  • счета-фактуры;
  • документа об отгрузке товаров, выполнении работ, передаче имущественных прав или оказании услуг, включающего в себя счет-фактуру;
  • документа об отгрузке товаров, выполнении работ, передаче имущественных прав или оказании услуг.

Как изменился формат

  • В перечень значений налоговой ставки добавлено новое значение — 20 % — в связи с повышением НДС в России.
  • Появилась возможность указывать признак информационных полей определенной структуры, о которой участники сделки договариваются самостоятельно. Это может упростить автоматическую обработку реквизитов документов в отдельных отраслях бизнеса.
  • Обновились поля для заполнения даты оказания услуг, выполнения работ или поставки товаров. Временной промежуток должен проставлять сотрудник организации, указав начало и окончание периода.
  • В префиксе названия файла документа появились разные значения для сделок по товарам, подлежащим прослеживаемости и маркировке.
  • Для маркируемых товаров в файлах выделены поля, в которые будет вноситься информация по идентификации продукции.
  • В формат документов добавлен новый блок с информацией об обстоятельствах закупок для государственных и муниципальных нужд. Эти сведения понадобятся для передачи в управление казначейства.
  • Введены отдельные поля в формате для характеристики, сорта, артикула, кода товара. Ранее эти реквизиты находились в одном поле, что затрудняло автоматическую обработку информации на стороне пользователя ЭДО.

Когда перестанет действовать старый формат

Приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утратит силу с 1 января 2020 года. До этого момента налогоплательщикам разрешено создавать электронные счета-фактуры в старом или новом формате.

Налоговые органы будут принимать файлы в старом формате до конца 2022 года при условии, что они созданы до 1 января 2020 года.

По истечении переходного периода, то есть с 2023 года, приемные комплексы ФНС перестанут обрабатывать не только счета-фактуры, но и первичные документы в старом формате.

Ожидается, что налоговая служба в ближайшее время обновит и формат корректировочного счета-фактуры, утвержденный Приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189. Приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552 по-прежнему действуют — накладные и акты в этих форматах можно продолжать формировать, ФНС России пока не сообщала об их замене на новые.

Все решения Диадока уже поддерживают работу с документами в новом формате.

Оставить заявку Как поправки в 63-ФЗ повлияют на бизнес-процессы компаний в 2022 году

Изменения в законе затронут все организации, которые применяют электронные подписи. В статье описываем, как будут получать КЭП руководители и сотрудники, для чего нужна электронная доверенность и как Диадок готовится к вступлению в силу новых правил работы с КЭП. Узнать больше об изменениях и задать вопросы экспертам вы сможете на вебинаре 10 ноября, ссылка на регистрацию — в статье.

Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов

В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами. 

Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой. 

Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня. 

Что изменится

К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:

  • многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
  • начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
  • получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.

Зачем готовиться к переходу на ЭДО уже сейчас

Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Читайте также:  Как проходит реализация имущества при банкротстве предприятия в 2023 году

Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО DocrobotМы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила.

Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали. Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась.

Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества.

Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

Александр Пятинский, к.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложенияЗаблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии.

Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам. Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные.

Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью.

Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Как подготовиться к переходу на ЭДО

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу. 

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

  • уведомление об изменении условий работы; 
  • заявление о переводе на другую должность; 
  • заявление об отпуске; 
  • заявление об увольнении и другие. 

Всего таких документов более 60. Они перечислены в Приказе Минтруда России от 14.05.2020 N 240н.

Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО DocrobotПроведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся: 

  • транспортная накладная; 
  • заказ-наряд; 
  • сопроводительная ведомость; 
  • путевой лист. 

ФНС уже начала разрабатывать формат этих документов, и скоро он будет утверждён. 

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы: 

  • счёт-фактура; 
  • книги покупок и продаж;
  • универсальный передаточный документ (УПД). 

Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО DocrobotПока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС. 

Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО DocrobotВ сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся.

Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность.

Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд. 

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме. 

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя. 

Выберите оператора ЭДО. На сайте ФНС опубликован список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке. 

Если вы хотите организовать ЭДО самостоятельно, без помощи оператора, Дело банк поможет быстро наладить процесс. Чтобы вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, попробуйте облачную бухгалтерию. Бесплатная услуга «1С: ДиректБанк» позволяет управлять расчётными счетами прямо из «1С». Если вам надо работать с отчётностью в интернет-банке, есть сервис «Отчётность».

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.  

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить Налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать. 

Александр Пятинский, к.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложенияА ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов. 

Чек-лист: как подготовиться к переходу на ЭДО

  • Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
  • Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы. 
  • Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж. 
  • Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
  • Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре. 
  • Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой. 
  • Обучите сотрудников работе с КЭП. 
  • Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
  • Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
  • Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.

Как изменится электронный документооборот к 2024 году

Переход на ЭДО должен помочь предпринимателям и госорганам сэкономить деньги и время на работе с документами. По данным ФНС, за год на бумажный документооборот в России уходит около 3,5 триллионов рублей.

При этом на создание, хранение и обработку таких документов каждая компания и ИП тратят до 65 часов в месяц — это примерно семь рабочих дней.

Внедрение ЭДО должно исключить расходы на бумагу, печать и доставку, а также сократить время на работу с документами на 80%. 

Чтобы постепенно перевести предпринимателей на электронный документооборот, ФНС совместно с бизнес-сообществом разработала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Документ в 2020 году утвердила Правительственная комиссия по цифровому развитию.

В Концепции описаны направления развития и изменения в ЭДО до 2024 года. А ещё — результаты, которые планирует достичь налоговая: 

  • С 2022 года количество электронных документов, которыми обмениваются компании и ИП, должно ежегодно увеличиваться на 20%.
  • С 2023 года объём документов, которые нужно в бумажном виде отправлять на проверку контролирующим органам, должен сокращаться не менее чем на 10% в год.
  • К концу 2024 года в электронной форме должны передаваться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.
Читайте также:  Счет 44 в бухгалтерском учете 2023 — расходы на продажу

Что изменится в ЭДО до 2024 года 

Налоговая введёт новые форматы электронных документов

Пока предприниматели используют в электронной форме в основном счета-фактуры и первичные учётные документы. До 2024 года ФНС собирается разработать больше форматов, чтобы и другие электронные документы имели юридическую силу. В список таких документов вошли: 

  • договор с контрагентом, заказ-наряд, заявка на участие в торгах, оферта, акцепт; 
  • акт сверки взаимных расчётов; 
  • транспортная и расходная накладные; 
  • ценовая спецификация; 
  • заказ и его подтверждение; 
  • счёт на оплату; 
  • документы, оформляемые при возврате товара; 
  • претензия; 
  • КС-2; 
  • КС-3. 

В будущем определённые виды документов предприниматели смогут передавать только в электронном виде — новые требования налоговая планирует вводить постепенно. А ещё в электронном виде предприниматели смогут вести внутренние документы компании и не дублировать их на бумаге.

Налоговая упростит получение и использование электронной подписи

Чтобы подписывать электронные документы, нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП. Задача налоговой — упростить процесс получения подписи и работы с ней. 

Поэтому в ближайшие годы предприниматели смогут:

  • Получать КЭП бесплатно. Согласно закону 63-ФЗ, с 1 января 2022 года налоговая должна будет бесплатно выпускать электронные подписи для организаций и ИП. Чтобы плавно перейти на выпуск подписей, ФНС начала выдавать их уже с 1 июля 2021 года.  
  • Использовать КЭП удалённо. Подписать документ можно будет онлайн с любого устройства и в любое время — для этого предпринимателям не придётся вставлять носитель с КЭП в компьютер. 
  • Выдавать сотрудникам доверенность на подписание электронных документов компании. Планируется, что сотрудники будут получать КЭП на себя и смогут подписывать документы от лица компании, если у них есть доверенность.

Предприниматели будут обмениваться документами по новым правилам

Налоговая планирует разработать единые правила обмена электронными документами. Например, правила определят, как выставить счёт-фактуру или отправить транспортную накладную. Несколько возможных схем для работы с документами ФНС уже описала в п 3.1 Концепции развития ЭДО.

А ещё — не все электронные документы предприниматели будут обязаны передавать через оператора ЭДО. Некоторые виды документов они смогут отправлять другими способами, например, по электронной почте. 

Налоговая сократит количество обязательных отчётов

Сейчас предприниматели хранят электронные документы сами. Согласно Концепции, в ближайшие годы эту обязанность возьмут на себя операторы ЭДО или другие организации, которые получат на это разрешение. 

Так налоговая сможет быстро получать доступ к первичным сведениям и проверять их. Для предпринимателей это значит, что количество обязательных отчётов сократится.  

Российские компании смогут обмениваться электронными документами с иностранными партнёрами

Предприниматели из России смогут работать с электронными документами в форматах иностранных поставщиков. В первую очередь налоговая наладит электронный документооборот со странами Евразийского экономического союза, а затем, возможно, и с другими странами.  

Как подготовиться к переходу на ЭДО

Пока обязательно подключаться к ЭДО должны только продавцы маркированных товаров — иначе они не смогут принимать маркированные товары и работать законно. 

В будущем требования коснутся всех предпринимателей. Поэтому если вы ещё не используете электронные документы, у вас есть время подготовиться: подключиться к ЭДО, наладить работу с поставщиками, обучить сотрудников. Так вы сможете спокойно во всём разобраться, а ещё — сэкономить. 

Посчитать, сколько вы сэкономите на бумажных документах и трудозатратах, если перейдёте на ЭДО, вам поможет калькулятор.

Новые форматы электронных документов

Развитие электронного документооборота идет полным ходом и не только среди участников бизнеса, но и во взаимодействии с налоговыми органами. В письме от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315 представители ФНС России отметили, что развитие электронного документооборота с налогоплательщиками является одним из приоритетных направлений деятельности службы. В этой связи ограничение налогоплательщиков в возможности представлять документы в электронной форме недопустимо. А в письме ФНС России от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577 сказано, что представление документов в электронном виде является наиболее предпочтительным из всех способов.

Заметим, большая часть организаций уже давно представляет бухгалтерскую и налоговую отчётность исключительно в электронном виде и не может отрицать эффективности и экономичности данного способа. Следующим этапом оптимизации работы ФНС с налогоплательщиками является налаживание процесса представления в налоговые органы отчётности в электронном виде.

Представление документов в электронном виде в налоговый орган

Нормы истребования налоговым органом документов у налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) установлены в ст.93 НК РФ, по контрагенту или иному лицу, располагающим документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого, приведены в ст.93.1 НК РФ.

При этом, если истребуемые у налогоплательщика документы в рамках ст.93 и ст.93.

1 НК РФ составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее  ТКС), либо через личный кабинет налогоплательщика. Заметим, представление документов в электронной форме допускается только в том случае, когда они составлены по форматам, утвержденным ФНС России.

Одновременно допускается, что ваша компания может обмениваться со своими контрагентами электронными документами по иным форматам, отличным от тех, которые утверждены ФНС России. Однако, в этих форматах вы не сможете представить документы в налоговую инспекцию по её требованию, их попросту не примут.

Соответственно, электронные документы, составленные по форматам, отличным от форматов ФНС России, будут представляться в случае их истребования налоговым органом в виде заверенных копий на бумаге с отметкой о подписании документов электронной подписью.

Дабы избежать подобных неудобств и не делать двойной работы, лучше всегда применять в своей работе только те форматы электронных документов, которые утверждены соответствующими нормативно-правовыми актами.

В настоящей статье основной акцент делается на представлении именно электронных документов, а не их сканированных копий, подача которых предусмотрена Приказом ФНС России от 29.06.

2012 № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Перечень документов, представление которых возможно в виде сканированных копий, является исчерпывающим и включает: договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения); спецификации (калькуляции, расчеты) цену (стоимость); акты приёмки-сдачи работ (услуг); счета-фактуры, в том числе корректировочные; товарно-транспортные накладные; товарные накладные (ТОРГ-12); грузовые таможенные декларации/транзитные декларации, в том числе добавочные листы к ним.

Чем формат отличается от формы первичного документа

В свете всех нововведений, связанных с расширением электронного документооборота, необходимо отметить, в чём заключается принципиальная разница между форматом представления электронного документа и его формой. Ведь формы первичных учетных документов, в том числе в электронном виде, в соответствии с Федеральным законом от 06.12.

2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» определяются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учёта.

При этом первичные учётные документы в электронной форме могут подтверждать факты финансово-хозяйственной деятельности организации для целей бухгалтерского учёта и налогообложения только в тех случаях, когда информация в электронном виде, подписанная электронной подписью по правилам, установленным Федеральным законом от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В отличие от формы формат электронного документа утверждается приказом ФНС России и представляет собой закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в электронном документе и имеет тип расширения «XML». Можно сказать, что формат документа — это его «начинка», тогда как форма — его «лицевая сторона».

При формировании ответа на требование о представлении документов совместно с xml-файлами счёта-фактуры, документа о передаче товара и документа о передаче результатов выполненных работ (оказанных услуг), налогоплательщиком должны передаваться также подтверждающие их файлы электронной подписи (тип расширения — sgn).

Xml-файлы и соответствующие им файлы подписи sgn следует выгружать из той программы, в которой ведется электронный документооборот с контрагентами (например, продукты компании «Такском»).

Остальные документы, которые можно направлять в описи в виде xml-файлов (книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, дополнительный лист книги покупок, дополнительный лист книги продаж), передаются без файлов электронной подписи.

Форматы утверждены законодательством.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *