Правила ведения и хранения трудовых книжек изменятся

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

• Ф.И.О. работника;
• место работы;
• периоды работы;
• должность (профессия, специальность);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
• основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

• у последнего работодателя;
• по запросу в ПФР или МФЦ;
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец 2020

Главная » Персонал » Трудовая книжка »

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим их подробнее.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от периода, правовой статус этих документов не изменился, поэтому выдавать взамен экземпляры нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

• Информацию записывают аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей свето- и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанное от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
• Согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, неприемлемы сокращения. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносят полностью. Этим требованием специалисты отдела кадров иногда пренебрегают, нарушая правила.
• Каждую запись нумеруют в предназначенной для этого графе.

Инструкция по ведению трудовых книжек

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют право дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

• Сведения о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата рождения, информация об образовании, профессии, специальности.
• Сведения о стаже. Наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответствующей графе, как показано на образце в конце статьи.

Для отражения информации о заслугах работника выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». На этих страницах описывают историю рабочей доблести: государственные награды, присвоение почетных званий, грамот, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрений.

Содержание записей трудовой

• Сведения, вносимые в документ, должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату, ссылку на документ-основание
• Информация должна отражать истинное положение дел.
• Персональные данные работника (ФИО), согласно инструкции, вносят в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
• Даты пишут полностью, арабскими цифрами, при этом используют двухзначное обозначение для дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное — для года (2003 г., а не 03 г.).
• На титульном листе ставят разборчивую подпись ответственного лица и заверяют печатью.
• При выдаче дубликата, сверху титульного листа делают соответствующие пометки вручную либо штампом.

Правила ведения трудовых книжек

• Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие — основное место работы.
• Руководитель обязан заполнить трудовую при стаже более пяти дней.
• Если отношения с работодателем оформлены посредством договора, производить записи в книжке нет необходимости.

1. Документ заводит сотруднику работодатель на первом месте работы. Заполняют его в присутствии будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего трудовую, ответственность за надлежащее ведение и заполнение несет руководитель предприятия.
2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Ответственность несет руководитель.
4. В случае прекращения с работником отношений делают запись об увольнении и выдают трудовую на руки в этот же день. Если произошла задержка по вине работодателя, изменяют дату увольнения.

Данный юридический документ отражает профессиональный путь владельца и является лицом работника, поэтому правила оформления следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

Новые правила ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года: что изменится

В мае Минтруд издал приказ №320н, в котором изменил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила начинают действовать с 1 сентября.

Подготовили для вас краткий обзор основных изменений.

Изменилась форма бумажной трудовой книжки

Бумажный бланк трудовой книжки и вкладыш стали другими, но использовать их нужно только с 2023 года.

Книжки нового образца нужно будет выдавать только как дубликаты, если работник, который продолжает пользоваться бумажной трудовой, ее потеряет. А вкладыши — если закончится место в старой книжке.

Если сотрудник потеряет или испортит трудовую книжку до 2023 года, нужно выдать ему дубликат старого образца. А если после — нового. То же и с вкладышем: если место в трудовой работника закончится до 2023 года, выдайте ему вкладыш старой формы, если после — новой.

Если с трудовой книжкой старого образца все в порядке, можно использовать ее и до, и после 2023 года.

Записи можно будет делать не только от руки

С 1 сентября записи в трудовые книжки можно будет вносить чернилами любого цвета, штампами или с помощью принтера.

Зачеркивать записи в трудовой книжке запрещено

Ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено зачеркивать, но в новых правилах забыли установить, как их исправлять.

Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.

Так нужно исправлять ошибки, пока не введут новые правила

Уменьшится срок внесения записей в трудовую

На то, чтобы внести записи о должности, квалификации, награждениях и переводах, будет пять рабочих дней. При этом если рабочую неделю продлят за счет субботы, она тоже будет учитываться.

Если сотрудника перевели на другую должность в понедельник, то запись нужно сделать не позднее следующего понедельника. А если неделя оказалась шестидневной — не позднее субботы.

Запись о приеме на работу можно вносить на шестой день трудоустройства сотрудника.

Можно не брать плату с работника за восстановление трудовой

Если трудовую потеряет или испортит работодатель, он должен будет оплатить бланк книжки или вкладыш. А если сотрудник — зависит от того, что написано во внутренних документах компании. Можно указать, что работник сам оплачивает книжку, если она потерялась или была испорчена по его вине, или взять все расходы на себя.

Придется чаще выдавать трудовую на руки

Работник сможет подать заявление на получение трудовой для любого социального страхования — например, для получения региональных пособий. В таком случае нужно будет выдать книжку под расписку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Нужно будет указывать причину увольнения полностью

Больше нет противоречий с Трудовым кодексом. Нужно указывать пункт, часть и номер статьи, по которой уволен сотрудник. Например, если работник уходит по собственному желанию, нужно будет написать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении больше не нужно заверять подписью сотрудника.

Так должна выглядеть запись об увольнении сотрудника по собственному желанию

Можно будет вносить записи в трудовую совместителя за один раз

Записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя можно делать двумя способами: в хронологическом порядке или за один раз.

Например, если школа наняла педагога дополнительного образования для проведения кружков, она может сделать первую запись при его трудоустройстве, а еще одну — через год при увольнении. Или сделать обе записи в день увольнения. Способ зависит от желания работника.

Совместитель, который уволился без записей в трудовой, сможет обратиться на прежнее место работы и потребовать внести их. Работодатель будет обязан это сделать, даже если работник уволился до 1 сентября.

Удаленщики смогут присылать книжки для внесения записей

Сотрудники на удаленке, у которых есть бумажная трудовая, смогут принести или прислать ее по почте, чтобы работодатель внес в нее записи. Например, о приеме на работу и увольнении.

Изменятся правила заполнения трудовой при переводе

Если сотрудника временно перевели на другую должность, но она стала постоянной, в трудовой нужно указывать два приказа. В графе «Дата» надо поставить день перевода на временную должность, а в «Наименовании документа» указать реквизиты обоих приказов — о временном и постоянном переводе.

Образец заполнения трудовой при переводе с временной должности на постоянную

Разрабатывать книги учета придется самостоятельно

Работодатель должен будет самостоятельно разработать книги учета трудовых и их движения. Их придется заполнять по своим правилам. Книги должны быть бумажными и прошитыми, их нужно заверить подписью и печатью, если она есть. Скреплять книги сургучом или пломбой больше не надо.

Книги, которые еще не закончились, менять не нужно. Своя форма понадобится только для новых книг, если они будут заведены после 1 сентября.

Советуем сделать в своей книге по учету движения трудовых графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки», чтобы легче было определить, должен ли работник вернуть книжку. Сотрудник может забрать ее при увольнении или переходе на электронную форму, для перерасчета пенсии или получения пособия.

Изменятся правила выдачи трудовой при отказе от бумажной формы

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму трудовой, это нужно указать в бумажной.

Для этого в графе «Сведения о приеме на работу» нужно написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.

1 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись нужно заверить подписью работодателя и печатью, если она есть.

Если работник откажется от бумажной трудовой, ее нужно будет вернуть в течение трех рабочих дней.

Так нужно заполнять трудовую, если работник подал заявление о переходе на электронную форму

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Порядок учета и хранения трудовых книжек — Все о кадрах

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников. В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст.

 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой Договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

• Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»
• (ООО «Аметист»)
• Приказ
• Г. Новгород
• О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек от 19 мая 2021

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 2002, N 1, ст.3; 2019, N 51, ст.7491) и подпунктом 5.2.

114 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г.

N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст.3528),

• приказываю:
• 1. Утвердить:
• форму трудовой книжки согласно приложению N 1;
• порядок ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению N 2.
• 2. Признать утратившими силу:

постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 1 июля 1994 г., регистрационный N 616);

постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 11 ноября 2003 г., регистрационный N 5219);

приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44326).

3. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 года.

МинистрА.О.Котяков

1. Зарегистрировано
2. в Министерстве юстиции
3. Российской Федерации
4. 1 июня 2021 года,
5. регистрационный N 63748

Приложение N 1к приказу Министерстватруда и социальной защитыРоссийской Федерации

от 19 мая 2021 года N 320н

• (Обложка)
• ГербРоссийской Федерации
• (Титульный лист)
• ГербРоссийской Федерации

Фамилия
Имя
Отчество (при наличии)
Дата рождения
(число, месяц, год)
Образование
Профессия, специальность
Дата заполнения
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки
М.П. (при наличии)	Подпись лица, ответственного за ведениетрудовых книжек

Серия и номер*	(14 разворотов)
N записи	Дата	Сведения о приеме на работу,	Наименование, дата и
число	месяц	год	переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, часть, пункт закона)	номер документа, на основании которого внесена запись
1	2	3	4

________________

* Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки.

Серия и номер	(7 разворотов)
N записи	Дата	Сведения о награждении	Наименование, дата и
число	месяц	год	(поощрении)	номер документа, на основании которого внесена запись
1	2	3	4

Форма вкладыша в трудовую книжку

1. (без трудовой книжки недействителен)
2. Герб
3. Российской Федерации

Фамилия

Имя

Отчество (при наличии)

Дата рождения

(число, месяц, год)

Образование

Профессия, специальность

Дата заполнения

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки

Подпись лица, ответственного за ведениетрудовых книжек

М.П. (при наличии)

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: «Сведения о работе» — 12 разворотов, «Сведения о награждениях» — 5 разворотов.

Принят обновлённый порядок заполнения трудовых книжек — Контур.НДС+

Согласно новым правилам, для всех граждан РФ, трудоустраивающихся впервые после 1 января 2021 года обязательно наличие не бумажной, а исключительно электронной трудовой книжки (ЭТК), таковы требования п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439-ФЗ).

В случае, если сотрудник был трудоустроен до вступления в силу данного закона, Гражданин имеет право отказаться от перехода на ЭТК, а работодатель при этом обязан продолжить ведение бумажной трудовой для такого сотрудника.

В случае необходимости оформления дубликата, например, при утере или порче трудовой, его оформят на новом бланке. Такое правило вступит в силу с 1 сентября. При этом следует обратить внимание на список сведений, которые необходимо внести в дубликат в обязательном порядке. Полный перечень содержится в п.

28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного комментируемым приказом (далее — Порядок № 320н).

Отличия нового бланка трудовой книжки

Новый бланк трудовой книжки, который станет обязательным для оформления с 1 сентября, будет иметь некоторые отличия от действующей формы. В частности, изменится число разворотов: сведения о работе увеличатся на 4 разворота, а о награждениях уменьшатся на 3 разворота. Соответственно и вкладыш к трудовой книжке изменится точно таким же образом.

Неизменным останется титульный лист, а также названия разделов и граф в табличной части трудовой.

Нововведения в правила заполнения трудовой книжки сотрудника

Изменения коснулись отдельных вопросов заполнения трудовой книжки сотрудника. Каждый случай рассмотрим более подробно ниже.

Сотрудник на «удалёнке»

Согласно обновлённым правилам заполнения трудовой, в неё допустимо вносить сведения о трудовой деятельности сотрудника, работающего удалённо. С этой целью сотрудник, ведущий свою трудовую деятельность дистанционно обязан предоставить работодателю трудовую книжку. При этом допустима отправка трудовой по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Штампы и печати, допустимые в трудовой

Согласно действующим правилам заполнения трудовой, записи в ней допустимо делать исключительно от руки, используя при этом чернила чёрного, синего или фиолетового цвета. Начиная с 1 сентября 2021 года будет разрешено вносить записи в трудовую сотрудника при помощи «технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)».

Сроки внесения записей в трудовую

Нововведения коснутся также и сроков внесения в трудовую книжку сотрудника записей. В случае приёма на работу, переводе на другую работу, квалификацию, при вручении награждения необходимо будет сделать соответствующую запись не позднее, чем через 5 рабочих дней.

Необходимость заверения записи об увольнении

В случае увольнения сотрудника, информация об этом вносится в трудовую книжку в день прекращения действия трудового договора.

Согласно нововведениям, в случае прекращения действия трудового договора с сотрудником, запись об увольнении заверяется подписью исключительно работодателя или его представителя, на которого возложены обязанности по заполнению трудовых книжек.

Проставление печати обязательно при её наличии, а вот подпись самого уволенного сотрудника не понадобится.

Нововведения при оформлении вкладыша к трудовой

В момент выдачи каждого нового вкладыша в самой трудовой книжке делается отметка об этом посредством проставления штампа с надписью «Выдан вкладыш», а также с указанием серии и номера данного вкладыша.

Работа по совместительству

В случае, когда сотрудник работает по совместительству, запись об этом вносится в трудовую книжку «основным» работодателем на основании документа, который подтверждает трудовую деятельность сотрудника по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ).

Согласно положениям порядка № 320н, при необходимости такую запись допустимо внести, даже если в настоящий момент сотрудник не работает по совместительству, но ранее таковое имело место быть. Для этого сотруднику необходимо обратиться к работодателю, у которого он ранее трудился по совместительству.

Внесение записей о приёме на работу, переводе и увольнении по совместительству могут быть внесены в трудовую, как в хронологическом порядке, так и «блоками», т.е. одновременно о приёме и об увольнении по итогам прекращения трудовых отношений.

Переход сотрудника на ЭТК

Согласно действующему в РФ законодательству, в случае добровольного перехода сотрудника на электронную версию трудовой книжки, работодатель обязан вернуть сотруднику трудовую на бумажном носителе. Тем не менее, ранее срок исполнения этого обязательства не был оговорен законодательно. Сроки возврата бумажной трудовой варьировались от 1 до 3 дней.

Согласно новому порядку, бумажная трудовая книжка сотрудника, перешедшего на ЭТК, должна быть возвращена ему в срок не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления.

ВАЖНО! В настоящий момент подать заявление о переходе на ЭТК имеют право лица, которые:

• на момент 31 декабря 2020 года находились в очередном отпуске, на больничном, имели отстранение от работы с сохранением за ними рабочего места, а потому не могли своевременно подать заявление о переходе на электронную версию трудовой
• на момент 31 декабря 2020 года не имели трудовых отношений

Порядок ведения учёта трудовых книжек

Согласно нововведениям, требование об обязательном ведении приходно-расходной книги учёта бумажных трудовых книжек сотрудников упраздняется. В том числе упраздняется и книга учёта движения трудовых книжек по форме, которая ранее была утверждена Минтрудом в постановлении № 69 от 10.10.2003 года.

Однако это не освобождает работодателя от ведения таких учётных документов, как:

• учёт бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учёт трудовых книжек и вкладышей в них.

Отмечается, что разработка формы журнала для данной учётной документации является обязанностью самого работодателя. Обязательной является нумерация таковых журналов учёта, кроме того они должны быть еще и прошнурованы, а также иметь заверение подписью руководства и печатью компании.

Порядок подтверждения наличия трудового стажа сотрудника в случае утери им трудовой книжки

Нововведения к порядку заполнения и ведения трудовых книжек предусматривают новые правила и для таких ситуаций, как подтверждение стажа сотрудника при утере им трудовой книжки.

В положениях комментируемого в данной статье закона появилась следующая информация, подчёркивающая обязательства работодателя перед сотрудником в подтверждении трудового стажа последнего.

То есть, говоря простым языком, в том случае, когда сотруднику необходимо подтвердить наличие у него трудового стажа, а трудовая книжка утеряна, работодатель обязан оказать такому сотруднику всестороннее содействие в получении документов, которые безоговорочно могут подтвердить наличие у сотрудника трудового стажа, который был получен сотрудником до того, как сотрудник поступил на работу к нынешнему работодателю. Однако такое содействие работодатель обязан оказывать только в том случае, если утеря или утрата (уничтожение) трудовой книжки произошла по вине самого работодателя.

В России упростили получение налогового вычета: принцип работы алгоритма