Опись документов: образец 2022

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Включите в бланк следующие сведения:

  1. Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  2. Дата составления.
  3. Собственно список в форме таблицы, с указанием:
    • номера;
    • полного наименования акта;
    • количества его экземпляров;
    • количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
  4. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.

Если документы передаются другой организации

Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).

Опись документов: образец 2021

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Если дела передаются в архив

Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.

Внутренняя опись документов личного дела. Образец 2021-2022 года

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий).

Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет).

Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
  • Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
  • В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
  • Опись документов: образец 2021

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия.

На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию.

Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Скачать документна сайте Ассистентус

Инструкция: составляем внутреннюю опись документов личного дела работника

Шаблоны и формы

Внутренняя опись документов дела — это форма, в которую вносят информацию о трудовой деятельности сотрудника. Работодатель организует с ее помощью строгий учет сведений по каждому работнику.

19 октября 2020 Иванова Наталья

Скачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела в формате Word

Скачать бланк внутренней описи документов личного дела

Список требуется для учета бумаг, представленных при поступлении на работу или находящихся в деле сотрудника.

Особенностью является то, что перечень включают в дело с начала его формирования и заполняют по факту поступления новых бумаг. Их вкладывают, изымают, заменяют оригиналы на копии.

Действия, которые выполняют с содержимым дела, фиксируют в отдельной графе «Примечание».

Ответственный за эту процедуру сотрудник, прежде чем составить внутреннюю опись документов дела, определяет необходимость ее формирования.

Читайте также:  Кс рф указал, что студенты магистратуры могут получать отсрочку от призывной армейской службы

Законодатель не устанавливает обязательное наличие такого списка в деле, но определяет ряд случаев, когда он необходим:

  • если документацию хранят в архиве учреждения постоянно или более 10 лет;
  • если используется простое наименование «Личное дело» (неясно, какая в нем содержится документация и в каком количестве).

Кто составляет и по какой форме

Приложением №27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, установлена форма внутренней описи документов дела, которую применяют в учреждениях.

Опись документов: образец 2021

Заполняет сотрудник кадровой службы, иногда секретарь руководителя. Основной принцип выбора ответственного за заполнение лица — грамотность, уровень квалификации.

Указывают следующую информацию:

  • порядковый номер;
  • индекс по регистрации;
  • дата;
  • название;
  • число имеющихся листов.

Ответственный сотрудник, то есть тот, кто подписывает внутреннюю опись документов дела, осуществляет нумерацию и указывает количество листов (их нумеруют отдельно от листов личного дела), ставит подпись.

Если в деле бумага не подшита, ее подклеивают изнутри к его обложке.

Порядок заполнения

Для оформления используют листы А4. В заголовке указывают название организации и данные работника. Оформленный в соответствии с требованиями пример внутренней описи документов дела содержит необходимые сведения:

Наименование раздела Содержание (что указывают)
№ п/п Порядковый номер в деле
Дата Дата составления и утверждения
Номер Индекс по организации
Наименование Заголовок
Номера листов дела Порядковые номера
Примечание Информация о том, является ли бумага подлинником или копией

После таблицы ответственный сотрудник:

  • прописью указывает число бумаг в деле работника;
  • удостоверяет сведения (указывает должность и ставит личную подпись).

Вот как выглядит образец внутренней описи документов, находящихся в деле, заполненный по правилам.

  • Перечень документов дела
  • работника
  • ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Викторовой Виктории Викторовны
№ п/п Дата Номер Наименование Номера листов дела Примечание 1

Опись документов бланк образец

  • Документооборот является неотъемлемой частью деятельности организаций, предприятий и учреждений.
  • Большое количество бумаг требует какого-либо их упорядочения и специальных правил хранения.
  • Опись документов представляет собой специальный реестр, в котором отражается количество и наименование необходимой документации.
  • Опись – как инструмент контроля

Людям, по роду своей деятельности, занимающимся работой с документацией в бумажном виде, составление описи документов не будет составлять труда.

Работники бухгалтерии, кадровых служб, правоохранительных и других государственных органов, занимающиеся сбором и обработкой большого количества документации, сталкиваются с необходимостью составления описи.

В некоторых случаях, например правильное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровых документов, опись необходима. Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации.

Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.

Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах.

  1. Составляем опись
  2. Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.
  3. В таблице указывается:
  • порядковые номера документов,
  • обязательно название той или иной бумаги,
  • если сам документ содержит несколько листов или к нему есть приложения, полное   количество таких листов,
  • как было сказано выше, в такой таблице можно отдельным столбцом обозначить необходимую или важную информацию о том, или ином документе в описи, если такой необходимости нет, то просто указывается наименование и количество листов.

Помимо всего перечисленного, указывается название организации, принадлежность составленной описи (опись документов находящихся в архиве, опись документов находящихся в уголовном деле №…., опись документов для оформления инвалидности). Заверяется такое описание либо составившим лицом, либо руководителем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Необходимостью является и обозначение даты составления описи. Если документация куда-либо передаётся, опись составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с пакетом документов, второй остаётся у составителя.

Ниже расположен типовой бланк и образец описи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Опись личного дела: образец 2021

Основным документом, предписывающим компаниям обязательно регистрировать документацию по личному составу, выступают Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. В них организациям предписано:

  1. Проводить ежегодную экспертизу ценности документов (п. 4.11 Правил).
  2. На основе проведенной оценки формировать описи дел по личному составу и обеспечивать их сохранность (п. 4.12 Правил).

Правила составления описей дел по личному составу

Документы по личному составу должны быть непосредственно связаны с оформлением и регламентацией трудовых отношений сотрудника и нанимателя. Не относятся к данной категории документации (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

  • распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
  • переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
  • организационно-правовая документация (инструкции, положения).

Лучше составлять одну опись дел по личному составу за каждый год. Однако, если компания небольшая и имеет незначительный объем документооборота, возможно делать один подобный реестр за несколько лет.

Законодательно не регламентировано, составлять ли одну опись на все виды документов или делать отдельную под каждую категорию документации. Организации нужно самой принимать такое решение.

Для коммерческих компаний, не являющихся источником формирования госархивов, необходимо оформлять опись не менее чем в 3-х экземплярах (п. 5.5 Правил).

Регистрировать опись в каком-либо журнале при оформлении не нужно: ее зарегистрируют и присвоят номер при помещении в архив.

Форма описи и порядок ее заполнения

В качестве бланка описи дел по личному составу рекомендуем использовать форму из Приложения № 15 к Приказу № 526.

СКАЧАТЬ БЛАНК ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Законченная опись подписывается ответственным за ее заполнение работником и сотрудником архива. Ниже представлен образец заполнения описи дел по личному составу компании.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Особенности составления описи личных дел сотрудников

Если компания накапливает документацию по каждому сотруднику в отдельных папках, ей необходимо обеспечить учет личных дел работников и их сохранность. Опись составляют по тем же правилам. Единственное отличие в том, что в качестве заголовков таких дел указывают Ф.И.О. сотрудника.

Ниже приведен образец описи дел по личному составу на конкретных работников.

СКАЧАТЬ БЛАНК ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Подобные бланки могут быть организованы в течение года в виде журнала, состоящего из сшитых листов описи. В этом случае все листы описи нумеруют. Сшитый журнал заверяют подписью и печатью ответственного лица.

Согласование и утверждение описи в компании

В большинстве компаний, поскольку они не участвуют в формировании госархива, описи дел по личному составу согласовывают только специально созданной для этого экспертной комиссией. Она оценивает описи после проведения экспертизы ценности документов. В совсем маленьких организациях описи по итогам года можно сразу подавать на подпись директору.

В результате 3 экземпляра утвержденной руководителем описи личных дел распределяют так:

  • один – в ответственный за составление отдел;
  • один – помещают непосредственно в первое дело;
  • последний – остается у работника архива для текущей работы.

Опись документов: образец 2021 и 2021

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  • отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  • оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Структура реестра

В формировании реестра нет ничего сложного. Другими словами, реестр представляется списком для упрощения поиска нужных образцов бумаг. Ниже перечислены категории, которые непременно должны находиться в составе реестра.

  • Одной из категорий, наличие которой должно быть непременным, является содержание. В коротких фразах, размещённых в содержании, должна содержаться информация, которая позволит без труда найти необходимые данные. При этом, приветствуется такой стиль изложения фраз в содержании, что бы дополнительно не потребовалось изучать искомый в реестре образец документа.
  • Непременно, вся наличествующая в реестре документация, должна быть пронумерована. Такой подход позволяет сократить временной ресурс, затрачиваемый на поиск необходимого образца бумаги.
  • Весьма полезной категорией представляется датирование. Иногда, зная дату внесения в реестр, можно гораздо быстрее отыскать нужную бумагу, чем зная её название.

Передаточная опись, образец 2021

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам.

Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Какие преимущества можно выделить при применении реестра?

Реестр применяют все организации. Такой подход позволяет экономить ощутимое количество временного ресурса, затраченного на то, что бы отыскать необходимый образец документации. Вместе с тем реестр повышает качество труда тех людей, которые по долгу службы занимаются бумагами.

Наличествует большое число фирм, которые оказывают услуги, связанные с формированием реестра. Но если не полениться, представляется возможным и самостоятельно сформировать реестр. Занятие это весьма простое и не требует особых навыков и знаний.

Если компания не пользуется реестром, в перспективе у неё обязательно возникнут проблемы, связанные с путаницей в документации. Кроме того, проверки никто не отменял.

Проверяющий может затребовать всего одну, интересующую его бумагу, и без грамотно составленного реестра, её невозможно будет отыскать. Такая ситуация повлечёт за собой не простые проблемы.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы.

Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании.

Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Последовательность подготовки образцов бумаг для внесения в реестр

Ниже обозначены шаги, которые потребуется совершить перед тем, как внести документы в реестр.

  • В первую очередь необходимо рассортировать образцы бумаг. Желательно распорядительные документы разделить распределять по категориям руководителей, которые издали приказы.
  • Далее необходимо создать папки и рассортировать их в хронологической последовательности. Каждой папке присваивается номер.
  • В последнюю очередь следует сформировать таблицу с описанием образцов бумаг. Таблица должна передавать краткое описание самых важных составляющих каждого образца документа. Это позволит сэкономить временной ресурс для поиска необходимого образца бумаги.

Реестр, сформированный для акционерных обществ, должен помочь быстро найти необходимую информацию об акционерах. В реестр информация должна вноситься в хронологической последовательности. Такой подход убережёт от возможных неприятных ситуаций.

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Рекомендуем описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  • Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  • Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
  • Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Несколько слов о форме ТОРГ-31

Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.

Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.

Разрешено ли вносить исправления в документ?

Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:

  1. Ошибочные данные нужно аккуратно зачеркнуть одной линией.
  2. Рядом или над строкой написать правильные данные.
  3. Далее нужно написать: «Исправленному верить».
  4. После этого работник, вносивший исправления, должен поставить свою подпись и дату.

Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.

Для чего необходим

Назначение реестра крайне простое — упрощение работы, как следствие, повышение эффективности компании.

При использовании реестра решаются следующие задачи:

Журнал реестра ведется в письменном или электронном виде. Последний вариант позволяет дополнительно упростить создание и ведение учета. Для ведения письменного варианта не требуется технологических приспособлений в виде компьютера.

В таблице указывается поверхностная информация о наименовании, дате подписания, условиях, продолжительности действия и других параметрах документа. В некоторых случаях не требуется изучать оригинал договора или постановления, достаточно информации, указанной в реестре.

Ведение журнала в 1С, смотрите на видео:

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности.

    Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.

  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером.

    Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята.

    Это будет доказательством передачи пакета бумаг.

  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Правовое регулирование

Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.

При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение.

Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.

Сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Бланк и образец 2021 года

Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Общие сведения

Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.

Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.

Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).

Виды описи

В зависимости от назначения выделяются:

  1. Описи дел постоянного хранения.
  2. Описи дел временного хранения (срок хранения — не более 10 лет).
  3. Описи документов, характерных для специфических инстанций (правоохранительных, судебных органов и пр.).
  4. Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация по закону подлежит обязательному учёту, поскольку эти документы направляются в госорганы или архив.

Для некоторых документов нормативные акты предусматривают обязательный срок хранения. Так, например, личные дела сотрудников должны храниться на протяжении 75 лет, фото- и видеоматериалы в течение 5 лет.

Опись дел — это не только важнейший, но в некоторых случаях обязательный элемент делопроизводства.

Трудовая инспекция при проверке вправе потребовать определённые кадровые документы, которые по закону должны храниться у работодателя. Непредоставление этих документов грозит наложением крупного штрафа.

Описывать и сдавать в архив документацию обязаны не только государственные, но и частные предприятия. Для этого нужно подписать договор с Федеральной архивной службой.

Сегодня можно облегчить и автоматизировать бухгалтерский учёт с помощью онлайн-сервисов, на которых вся отчётность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется онлайн обратно.

Несколько слов о форме ТОРГ-31

Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.

Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.

Опись документов для передачи другой организации

Многие крупные предприятия и организации при заключении договоров с контрагентами требуют предоставления полного пакета документов вместе с их описью. Данный пакет может быть отправлен почтой, через курьера, поэтому существует вероятность утери каких-либо передаваемых бумаг.

Чтобы избежать недоразумений, при передаче документации другой организации рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного лица.

Опись в данном случае составляется очень просто: указывается наименование организации-отправителя, нумеруются все вложения и фиксируется количество листов. Так можно избежать необоснованных претензий и обвинений в непредоставлении нужной документации и сокрытии сведений.

Заполняем реестр по форме ТОРГ-31

Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:

  • Наименование хозяйствующего субъекта и его код по ОКПО.
  • Структурное подразделение.
  • Вид деятельности компании.
  • Номер документа и дату его составления.
  • Отчетный период.

В табличной части нужно указывать такие данные:

  • Название организации-поставщика.
  • Ее код по ОКПО.
  • Название документа (номер формы и наименование), его номер и дату составления.
  • Количество листов в документе.
  • Примечание. Здесь можно указать какие-либо уточнения, пояснения.

На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.

После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.

Как правильно составить опись передачи документов

Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.

Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

  • наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
  • стороны — отправитель и получатель;
  • дата составления;
  • список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
  • подписи ответственных лиц.

После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.

Какие реквизиты документов стоит указывать:

  1. Полное наименование.
  2. Дата и регистрационный номер.
  3. Форма (оригинал или копия).
  4. Количество листов.

Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя.

Заверять опись печатью необязательно.

Чаще всего опись представляет собой таблицу, где перечисляются все передаваемые документы

акта приема-передачи документов сторонней организации

Документ не относится к числу обязательных, поэтому и единой унифицированной формы для него нет. Каждая организация вправе подписывать его в произвольном виде или утвердить собственный бланк.

: Опись документов (пустой бланк)

описи передаваемых документов: Опись документов (образец заполнения)

Разрешено ли вносить исправления в документ?

Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:

  Коды видов доходов в декларации 3-НДФЛ

  1. Ошибочные данные нужно аккуратно зачеркнуть одной линией.
  2. Рядом или над строкой написать правильные данные.
  3. Далее нужно написать: «Исправленному верить».

  4. После этого работник, вносивший исправления, должен поставить свою подпись и дату.

Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа.

С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.

Что такое опись и для чего она нужна?

Под описью понимается учётный документ, в котором отражён пронумерованный перечень документов дела с обязательной фиксацией заголовка, индекса и даты создания.

Опись документов составляется только по завершении формирования дела, но до начала выполнения переплётных работ. Внутренняя опись требуется в случае сдачи документации в архив на хранение. Опись помогает систематизировать хранящуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск необходимых документов.

Как составляется опись в 2021 году? Этот вопрос на самом деле важный, поскольку опись нужно составлять правильно, в соответствии с нормами, установленными Коллегией Росархива от 06.02.2002.

Организации, выступающие в роли источника комплектования государственного/городского архива, обязаны руководствоваться данными правилами при составлении описи. Для остальных организаций правила Коллегии выступают как справочное пособие.

Когда необходима опись вложений

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *