ГАПОУ ЧР ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» — новшество в деятельности бухгалтера в 2021 году. Что предписывает бухгалтеру новый Стандарт? В какие сроки его нужно применять? Что изменилось по сравнению с прежними правилами? Разбираемся с этими вопросами в нашем обзоре.
В нашей статье рассмотрим новый стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (ФСБУ 27/2021 утвержден приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н).
Из названия понятно, что посвящен он составлению, хранению, перемещению документов внутри организации, то есть порядку работы с документами.
Проектом ФСБУ 27/2021 быть уже перестал — он вступает в силу в 2021 году и заменит действующие ранее:
В тексте стандарта ФСБУ 27/2021 указана дата, когда его применение становится обязательным. Это 1 января 2022 года. До этой даты применять стандарт можно, но тогда это следует отразить в учетной политике организации.
- Такой шаг разумен и оправдан, он позволит постепенно подготовиться к ним к нововведениям и во всеоружии войти в 2022 год, когда применение ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот» станет уже обязательным.
- Далее расскажем, что нового в ФСБУ 27/2021 и все ли обязаны его применять.
- Наши статьи о других новых стандартах:
Область применения ФСБУ о документах
ФСБУ 27-21 применяют почти все экономические субъекты за небольшим исключением.
ВАЖНО! ФСБУ 27/2021 не применяют организации бюджетной сферы.
Некоторые пункты стандарта ФСБУ 27/2021 также не применяются финансовыми кредитными и некредитными организациями. К таковым относятся пункты 5, 6, 7, 22. Ниже по мере описания правил, установленных новым стандартом, отдельно будет указано, что именно это за пункты, то есть будет дано пояснение, что к финансовым организациям правило не относится.
Что подразумевает ФСБУ «Документы и документооборот» под этими понятиями? Что можно отнести к документам в контексте применения нового стандарта и что следует понимать под документооборотом? Ответы смотрите на схеме:
Подробнее о бухгалтерской первичке читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета — перечень».
Далее стандарт описывает требования к бухгалтерским документам, бухгалтерским регистрам, порядку их коррекции и созданию архива.
Каким должен быть бухгалтерский документ
Отметим, что правила настоящего стандарта не отменяют правил, установленных для бухгалтерской первички федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а дополняют их.
К бухгалтерскому документу ФСБУ «Документы и документооборот» в 2022 году предъявляет следующие требования:
Эти требования не применяют финансовые организации.
Первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты (ст. 9 закона № 402-ФЗ):
Новый стандарт уточняет некоторые реквизиты:
Помимо обязательных реквизитов первичный документ может содержать и дополнительные. Учетный документ может быть как бумажным, так и электронным. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью.
Если федеральное законодательство не устанавливает определенного вида ЭЦП для подписания документа, то это может быть любой вид ЭЦП, согласованный экономическими субъектами, подписывающими документ.
Электронный документ должен предусматривать возможность изготовления его бумажной копии.
Об организации электронного документооборота мы писали в статьях:
Какие допущения можно себе позволить при составлении первичных учетных документов, покажем на схеме:
Стандарт предъявляет следующие требования к регистрам бухгалтерского учета:
Можно ли исправлять документ и если да, то как?
Документы бухучета должны быть составлены таким образом, чтобы можно было обеспечить его долгосрочную сохранность. Поэтому заполнять первичку, например, простым карандашом недопустимо.
Таким образом, такой вариант исправления документа, как стереть надпись и вписать заново верные данные, не годится. Также нельзя применять средства механической коррекции — коррекционные карандаши, стирательные резинки, замазки и прочее.
Как же можно исправить документ при необходимости?
ВАЖНО! Не каждый документ можно исправлять! Не допускается вносить корректировки в кассовые и банковские документы.
В прочие документы бухучета могут быть внесены правки.
Ниже представлен порядок внесения исправлений в бумажный документ бухучета, в электронный документ и в бухгалтерский регистр:
Все этапы документооборота: от составления до хранения
Порядок документооборота в организации утверждается руководителем.
Основные требования к документообороту на предприятии выглядят так:
Согласно ФСБУ 27/2021 бухгалтерский архив ведется организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.
Храниться документы должны на территории РФ. Если деятельность ведется на других территориях и законодательство тех стран требует хранить документы там, то такое хранение следует обеспечить.
Утрата (порча, гибель) документа бухучета обязывает организацию приложить все усилия для его восстановления.
Как организовать документооборот с учетом новых требований? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с алгоритмом действий с нуля по организации документооборота, составленный экспертами с учетом нового стандарта.
Все изменения, привнесенные новым стандартом, представлены на итоговой схеме:
Итоги
Новый стандарт о документах и документообороте придется применять с 2022 года в обязательном порядке. По сравнению с предыдущими правилами внесено не слишком много изменений. Многие их них касаются отмены устаревших правил, другие уточняют существующие.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Электронные первичные учетные документы в государственном секторе: новые формы, новые правила
В настоящее время мы все тем или иным образом принимаем активное участие в цифровизации государственного управления Российской Федерации.
За последнее время было сделано не мало шагов в этом направлении, созданы и введены в эксплуатацию целый ряд электронных ресурсов как для организаций всех форм собственности, так и для физических лиц.
Свою роль в направлении развития электронной России сыграла и пандемия коронавируса.
Цифровизация касается всех сфер деятельности учреждений, включая и организацию и ведение бюджетного (бухгалтерского) учета (далее – бухгалтерского учета).
Напомним, что с начала текущего года при ведении бухгалтерского учета централизованными бухгалтериями применяются унифицированные формы первичных учетных электронных документов и электронных регистров бухгалтерского учета (далее совместно – электронные документы).
| Важным отличием электронного первичного документа является то, что он создается в электронном виде в информационной системе и его печать на бумажном носителе не является обязательной |
На сайте Минфина России опубликован приказ от 15.04.
2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее – Приказ № 61н). Приказ направлен на регистрацию в Минюст России, поэтому возможны изменения.
Приказом № 61н вводятся новые унифицированные формы электронных первичных учетных документов. Их перечень приведен в Таблице 1:
Помимо электронных первичных учетных документов добавляются новые электронные регистры бухгалтерского учета (см. Таблицу 2).
Согласно Приказу № 61н формы электронных документов состоят из 3 частей:
- Заголовочной
- Содержательной
- Оформляющей
Каждая из частей содержит предусмотренные унифицированными формами реквизиты и соответствующие им коды. Коды присваиваются согласно общероссийским классификаторам технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации.
| Важно! Не допускается исключение реквизитов из форм электронных документов. |
В методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 61н, подробно изложены обязательные реквизиты для каждой из частей электронного документа и порядок из заполнения.
Особо следует обратить внимание на оформляющую часть электронного документа.
Оформляющая часть электронного документа содержит электронные подписи должностных лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным учетным документом, за содержащиеся в электронном документе данные, а также должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (если данные подписи предусмотрены формой документа).
Электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью, но методическими указаниями предусмотрены случаи подписания и простой электронной подписью.
Применение простой электронной подписи позволяет без дополнительных затрат организовать внутренний юридически значимый электронный документооборот при ведении хозяйственной жизни учреждений.
Совсем скоро: электронная первичка, новые правила оформления и передачи документов
 |
Минфин России завершил работу над масштабными поправками в Перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Необходимость таких изменений обусловлена проводимой централизацией бюджетного учета и переходом к электронному документообороту.
Сейчас документ находится на регистрации в Минюсте России.
Это значит, что совсем скоро нам предстоят серьезные перемены как в порядке оформления первичных документов и регистров, так и в организации документооборота.
Возможно, после регистрации какие-то положения Приказа № 103 будут скорректированы, однако это не мешает нам ознакомиться с основными блоками изменений, утвержденных Минфином России.
Электронные документы и регистры
Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:
| 0504512 | Решение о командировании на территории РФ | Для направления работника / подотчетного лица в служебную командировку на территории РФ и расчета размера командировочных расходов |
| 0504513 | Изменение Решения о командировании на территории РФ | Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчета размера командировочных расходов по ранее утвержденному Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки |
| 0504515 | Решение о командировании на территорию иностранного государства | Для направления работника/ подотчетного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчета размера командировочных расходов |
| 0504516 | Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства | Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515) |
| 0504517 | Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей | Для формирования расчета суммы компенсации работникам –»северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/ подотчетным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов |
| 0504518 | Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема | Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчетное лицо товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчетный сотрудник. |
| 0504520 | Отчет о расходах подотчетного лица | Применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф.ф. 0504512, 0504513, 0504515, 0504516, 0504517, 0504518) |
Обратим внимание, что эти унифицированные формы абсолютно новые, но их назначение, по сути, не ново: например, решения о командировании просто заменят собой кадровые приказы и согласования, которые сейчас составляются на бумаге при направлении сотрудников в командировки, а обоснование закупок малого объема учреждения и раньше формировали, только делали это в порядке, определенном учетной политикой. Обратите внимание: теперь положения, касающиеся формирования таких обоснований из учетной политики нужно убрать.
Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), то он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505). Просто для применения будет две формы отчета по подотчетным суммам:
- Авансовый отчет (ф. 0504505) – оформляется только на бумаге;
- Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) – только в электронном виде.
И еще один важный момент: в новых первичных документах многие разделы подписываются сотрудниками, составляющими этот документ, простой ЭЦП; квалифицированной ЭЦП заверять документ будет, в частности, руководитель учреждения. Учитывая, что изготовление квалифицированной подписи значительно более длительное и сложное, новый подход в к оформлению «первички» должен значительно упростить работу.
Помимо новых первичных документов, в электронном виде предстоит формировать и два новых регистра бухгалтерского учета:
| 0504093 | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров | В журнале будут регистрироваться приходные и расходные кассовые ордера, сформированные в электронном виде с использованием электронного документооборота |
| 0504094 | Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами | Здесь будут отражаться командировочные, компенсационные, иные выплаты и доходы в натуральной форме, которые облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Основанием для отражения таких доходов будут:
|
Теперь ответим на несколько острых вопросов, связанных с началом применения новой электронной «первички» и регистров:
- Для кого применение этих электронных документов станет обязательным и когда?
В обязательном порядке работать с новыми электронными документами станут учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных Бюджетным кодексом.
Напомним, что на федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центов бюджетного учета. Такие учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2021 года.
Более ранняя дата начала работы возможна при наличии организационно-технической возможности.
Подробнее о передаче указанных полномочий смотрите здесь.
-
Как и когда применять новые электронные документы будут остальные учреждения?
Для учреждений, не относящихся к вышеуказанной категории, то есть тех, кто:
- передали полномочия по ведению бюджетного/ бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии на добровольной основе по договору;
- ведут учет самостоятельно
жестких сроков начала применения новых документов не установлено. Определить для себя необходимость использования в работе этих форм и дату перехода на их применение такие учреждения могут в своей учетной политике, а централизованные бухгалтерии – в Единой учетной политике.
-
Можно ли новые формы использовать при отсутствии электронного документооборота (на бумаге)?
Конечно, можно. В этом случае в учетной политике так же нужно прописать порядок оформления таких документов, условия их участия в «бумажном» документообороте и установить дату начала применения.
Новые Журналы операций – для всех учреждений
Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф. 0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. После вступления изменений в силу для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций:
| 0504071 | Журнал по исправлению ошибок прошлых лет |
| 0504071 | Журнал операций межотчетного периода |
Изменения в действующих документах – для всех учреждений
Целый ряд правок вносится и в некоторые формы первичных учетных документов и правила их применения. Многие изменения носят «технический» характер, но есть и более существенные, и касаются они всех учреждений и ЦБ:
| Первичные учетные документы | |||
| 0504204 | Требование-накладная | Документ применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или МОЛ, а также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств | Форма больше не применяется для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств. Для этих целей теперь оформляется Приходный ордер (ф. 0504207) |
| 0504805 | Извещение | Использовалось при оформлении расчетов по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств | Теперь форма имеет два назначения:
Пример: как основание для проводки Дт 401 40 – Кт 401 10 при признании доходов текущего года по субсидиям от учредителя |
| 0504833 | Бухгалтерская справка | Применялась при оформлении операций, для которых не предусмотрено унифицированных первичных документов | Теперь также имеет два назначения:
|
Новый ФСБУ 27/2021: какие требования обязательны при составлении и хранении документов бухучета
Требования ФСБУ 27/2021 касаются всех организаций и предпринимателей, за исключением тех, кто занят в бюджетной сфере.
Стандарт станет обязательным с 1 января 2022 года, но добровольно его можно начать применять и до указанной даты.
Бухгалтерские документы и документооборот
В пункте 2 ФСБУ 27/2021 закреплено, что к документам бухгалтерского учета относятся первичные учетные документы и регистры бухучета.
Напомним, что все факты хозяйственной жизни должны быть подтверждены первичными документами. Состав таких документов определяет налогоплательщик. Выбранные способы отражения операций и формы первичных документов фиксируются во внутреннем документе, который называется учетная политика. Подробнее см. «Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры».
Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно
Под документооборотом в бухучете понимается движение документов в организации или у ИП с момента их составления до завершения исполнения. В частности, до использования для составления бухотчетности, помещения в архив.
Требования к документам
На каком языке составлять документы
Согласно стандарту, документы бухучета составляются на русском языке. Если первичный документ написан на иностранном языке, то он должен содержать построчный перевод.
Исключение — ситуация, когда в месте ведения деятельности за пределами РФ законодательство обязывает составлять документы на языке данной страны.
В таком случае только регистр бухучета должен содержать построчный перевод (п. 5, 6 ФСБУ 27/2021).
Какую валюту указывать в регистрах
По общему правилу суммы в регистрах бухучета указываются в рублях, независимо от места ведения деятельности и от того, какая валюта используется в операции. Но если стоимость объектов бухучета выражена в иностранной валюте, то записи в регистрах делаются одновременно и в валюте, и в рублях (п. 7 ФСБУ 27/2021).
Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе
Как составлять «первичку»
Датой составления первичного документа считается день его подписания лицами, совершившими сделку, операцию и ответственными за ее оформление, либо лицами, ответственными за оформление совершившегося события. В документе обязательно указывают дату совершения факта хозяйственной жизни, если она отличается от даты составления (п. 8 ФСБУ 27/2021).
Под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
При составлении «первички» допускается, в частности:
- оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;
- оформлять длящиеся операции (начисление процентов, амортизация активов и проч.), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (например, поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) с определенной периодичностью (например, сутки, неделя, месяц, квартал), при условии их составления на отчетную дату.
Помимо обязательных реквизитов (их перечень приведен в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), в «первичку» можно включать дополнительные сведения. При этом установлено, что если первичный документ оформлен на основании другого, то указание на этот оправдательный документ является обязательным (п. 12 и подп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).
Перечень лиц, имеющих право подписывать документы бухучета, устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021).
Правильность отражения объектов бухучета в регистрах обеспечивают лица, которые их составили и подписали (п. 11 ФСБУ 27/2021).
Получать «первичку» от клиентов, вести учет и сдавать отчетность через веб‑сервис
Какой электронной подписью заверять «первичку»
Как известно, первичный документ может быть составлен как на бумаге, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Согласно пункту 17 комментируемого стандарта, виды электронной подписи документов бухучета устанавливаются самой организацией из числа тех, что предусмотрены Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но только в том случае, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не установлено федеральным законом или нормативным правовым актом.
Если необходимо, чтобы документ завизировали несколько сторон, то вид электронной подписи определяется соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Напомним, что статьей 5 Закона № 63-ФЗ предусмотрено три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Также см. «Поправки в Закон об электронной подписи: облачная ЭП, цифровой Нотариус и выдача сертификатов по новым правилам».
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
Как исправлять ошибки в бумажном документе
Также в новом стандарте прописан порядок исправления ошибок в «первичке» и регистрах.
Так, если документ составлен на бумаге, то нужно зачеркнуть чертой неверный текст или сумму и сверху указать корректные сведения. При этом зачеркивать необходимо так, чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму. Замазывать и стирать записи нельзя.
В скорректированном документе нужно написать «Исправлено», проставить дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный документ или ответственных за ведения регистра. Также надо указать их должности, фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (п. 19, 21 ФСБУ 27/2021).
Как исправлять ошибки в электронном документе
Электронный первичный документ допускается исправлять путем составления нового документа. При этом нужно указать, что он заменяет первоначальный.
Также скорректированный документ должен содержать дату исправления и электронные подписи лиц, которые его составили, с указанием реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 20 ФСБУ 27/2021).
При этом дополнительно установлено, что «средства воспроизведения нового документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального».
Исправлять регистры бухучета можно как сторнировочными, так и дополнительными записями (п. 22 ФСБУ 27/2021).
Хранение документов
Документы бухучета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод бумажной «первички» в электронный вид для последующего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).
В случае утраты документов (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи необходимо принять все возможные меры по их восстановлению (п. 27 ФСБУ 27/2021).
Также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица».
Обзор изменений в «первичке» и регистрах бухгалтерского учета
Одним из заметных изменений лета 2020 г. стало введение нового порядка применения первичных документов и учетных регистров, закрепленного обновленной редакцией приказа №52н (Приказ МФ РФ №103 от 15.
062020) и поправками СГС «Концептуальные основы» (Приказ МФ РФ от 30.06.2020 №130н).
Внедряемые законодателем новшества приняты в целях поддержки постепенной централизации учета на всех уровнях бюджетной системы и переходу к электронному документообороту.
Разработано 7 новых форм электронной «первички»:
- Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512).
- Изменение Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513).
- Решение о командировании не территорию иностранного государства (ф. 0504515).
- Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516).
- Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, и членов их семей (ф. 0504517).
- Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518).
- Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
Поскольку в том или ином виде вопросы обоснований закупок малого объема, решений о командировках и компенсациях в учреждениях, как правило, формализовано на уровне Учетной политики, кадрового и бухгалтерского документооборота, введенные поправки в части электронного документооборота потребует изменений в Учетной политике.
Отдельного внимания требует «Отчет о расходах подотчетного лица» (ф. 0504520), так как фактически остаётся действующей ранее утвержденная форма «Авансовый отчет» (ф. 0504505). В вопросе применения той или иной формы можно руководствоваться правилом: форма 0504520 применяется, если учреждение перешло на электронный документооборот, в противном случае применяется форма 0504505.
В список электронных регистров включены две новые формы:
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093).
- Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094).
Переход на применение электронного документооборота
Рассмотрим три главных вопроса о порядке перехода на применение электронного документооборота:
Применение электронного документооборота обязательно с 01.01.2021 (или ранее, по мере технической готовности) для тех учреждений, которые передали полномочия по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета согласно Решению правительства, регионального или муниципального уровня.
- Что касается других учреждений (под «другими» понимаются учреждения, которые имеют свою бухгалтерию или же передали полномочия по ведению бухгалтерского учета добровольно), то жесткие сроки не установлены, у учреждений есть право самостоятельно определить период перехода на применение электронной «первички».
- Применение унифицированных форм электронных документов в рамках «бумажного» документооборота допустимо, в таком случае следует закрепить порядок оформления и дату начала применения новых форм в Учетной политике.
- Порядок подписания электронной «первички» остается неизменным – с помощью квалифицированной электронной подписи (ЭЦП), однако в обновленном Приказе №52н есть поправки, позволяющие подписывать некоторые электронные документы простой ЭП (подписью исполнителя документа).
- Как правило, ЭЦП требуется для документов, составляемых для внешних контрагентов (в рамках электронного документооборота), а также для документов, где предусмотрено несколько подписей (в том числе подписи руководителя, главного бухгалтера, кассира).
Еще одним новшеством является возможность принятия к учету скан-копий документов, что существенно облегчит работу централизованных бухгалтерий и учреждений с сетью филиалов. К учету можно принимать даже скан-копии приходных и расходных кассовых ордеров. По сути, применение скан-копий может применятся учреждениями в рамках полного или частичного электронного документооборота.
Ответственность за соответствие скан-копии оригиналу документа может быть возложена на лицо, ответственного за оформление операции и составления документа, либо на лицо, ответственного за создание и передачу скан-копии. Порядок необходимо закрепить в Учетной политике и графике электронного документооборота.
Заверение скан-копий возможно только квалифицированной ЭП.
Порядок заверения «бумажных» копий снятых с электронных документов необходимо закрепить в Учетной политике (например: копии электронных документов формируются на бумажном носителе и заверяются надписью «Копия электронного документа верна» с указанием должности, ФИО ответственного лица и даты заверения).
Изменения в учетных регистрах и первичных документах
Новая редакция Приказа №52н пополнила список журналов операций двумя новыми регистрами – «Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет» и «Журнал операций межотчетного периода». Ранее необходимость обособлять операции по исправлению ошибок прошлых лет была указана в пункте 18 Инструкции 157н, теперь советующая норма напрямую закреплена в Приказе №52н.
Есть уточнение по порядку формирования «Главной книги», а именно формирование должно проводиться в разрезе каждой обслуживаемой ЦБ, для каждого бюджета, доходы которого администрируются.
Формирование «Главной книги» по-прежнему проводится ежемесячно, но для централизованных бухгалтерий есть уточнение – при получении полномочий на основании решения НЕ РЕЖЕ 1 раз в месяц (конкретная периодичность устанавливается в Учетной политике).
Ранее известное требование — развернутые показатели представляются в положительном значении, развертыванию подлежат счета 205,208,209,210 10,303, 304 04,304 06 – теперь напрямую определено в Приказе №52н.
Еще одно новшество, которое ранее применялось на практике, но теперь становится прописным, это применение унифицированных печатных форм извещения (ф. 0504805) и бухгалтерской справки (ф. 0504833).
«Извещение» как бухгалтерский документ может применяться в целях дополнительного подтверждениям сторонами взаимосвязанных операций, по которым оформлены первичные документы, «Бухгалтерская справка» может применяться для отражения проводок на основании первичного документа.
В некоторой степени изменился порядок применения «Расчетной ведомости» (ф. 0504402) и «Платежной ведомости» (ф. 0504403). Теперь «Расчетная ведомость» может применяться для отражения начислений в течение месяца, а также сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, по наличным и безналичным расчетам.
«Платежная ведомость» применяется в случаях начисления с оформлением «Расчетной ведомости» (ф. 0504402). Таким образом, учреждению необходимо установить в Учетной политике один из допустимых вариантов оформления выплаты заработной платы, стипендий, пособий и выплат по договорам, а именно: применение только «Расчетно-платежной ведомости» (ф.
0504401) или же применение «Расчетной ведомости» и «Платежной ведомости».
Следует обратить внимание на изменение порядка применения форм «Требование – накладная» (ф.0504204) и «Приходного ордера» (ф. 0504207). Теперь отражение операции сдачи на склад остатков материальных запасов, образовавшихся в результате разборки, выбытия ОС необходимо оформлять «Приходным ордером» (возможность применения требования-накладной в такой ситуации упразднена).
Фсбу 27/2021 — документы и документооборот | «правовест аудит»
Правила, установленные ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», должны исполнять экономические субъекты, включая кредитные и некредитные финансовые компании, деятельность которых регулирует ЦБ РФ.
На организации бюджетной сферы ФСБУ 27/2021 не распространяется (п. 1 ФСБУ 27/2021).
Для целей ФСБУ 27/2021 документы — это первичная учетная документация и регистры бухгалтерского учета, а документооборот — движение документов с момента их составления экономическим субъектом до завершения исполнения (то есть до момента, когда они будут использованы для формирования бухгалтерской отчетности, а затем переданы в архив).
На документы по-прежнему распространяются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но теперь для них стали обязательными и правила ФСБУ 27/2021.
Документ бухгалтерского учета должен быть составлен на русском языке, если документ составлен на иностранном языке, то к нему должен быть приложен построчный перевод на русский язык ( п. 5 ФСБУ 27/2021).
Составление первичных документов на иностранном языке допустимо, если место деятельности находится за пределами РФ и по законодательству (правилам) этой страны документы бухгалтерского учета составляются на языке этой страны (абз.1 п. 6 ФСБУ 27/2021).
Такой подход не применим к регистрам бухгалтерского учета (абз. 2 п. 6 ФСБУ 27/2021). Они должны быть построчно переведены на русский язык.
К обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся все те, что перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Требования распространяются как на «внешние» документы, то есть полученные от контрагентов (торговый товарный счет и пр.), так и на «внутренние» — составленные внутри экономического субъекта (авансовый отчет и пр.).
При этом ФСБУ 27/2021 конкретизирует, что дата составления первичного учетного документа — это дата подписания первичного учетного документа лицом, совершившим операцию и ответственным за ее оформление, или лицом, ответственным за оформление совершившегося факта деятельности. Если дата составления документа отличается от даты совершения хозяйственной операции, то дата совершения хозяйственной операции также подлежит отражению в первичном документе.
К сведению! К обязательным реквизитам документа, указанным в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, можно добавить дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021)
Если экономический субъект включает обязательные реквизиты в первичный документ на основании другого документа, где фиксируются данные о событии, произошедшем в хозяйственной деятельности, то есть на основании оправдательного документа, то указываются также и реквизиты такого оправдательного документа.
При подготовке первичной учетной документации допускается оформление одним документом:
- несколько связанных событий хозяйственной деятельности
- ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами
К сведению! Все записи в документах должны быть произведены средствами, обеспечивающими их сохранность. К ним не относится простой карандаш (п. 13 ФСБУ 27/2021)
Экономический субъект вправе самостоятельно определять периодичность формирования документации в отношении:
- длящихся событий хозяйственной деятельности (амортизация объектов и др.)
- повторяющихся событий хозяйственной деятельности (поставка товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.)
Периодичность составления документов может быть любая: сутки, неделя, месяц, квартал. При принятии решения необходимо исходить из существа события и требования рациональности и, конечно, документы должны обязательно быть сформированы на отчетную дату.
Достоверность сведений, указанных в первичных учетных документах, подтверждают лица, составившие такие документы и подписавшие их (п. 30 ФСБУ 27/2021). Аналогичный порядок действует в отношении лиц, поставивших свою подпись в регистрах. Такие лица отвечают за правильность отражения объектов в бухгалтерском учете (п. 11 ФСБУ 27/2021).
К сведению! Перечень лиц, уполномоченных ставить подпись устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021)
Если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект самостоятельно выбирает вид электронной подписи из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 17 ФСБУ 27/2021).
К сведению! Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия (п. 17 ФСБУ 27/2021). Следовательно, если другую сторону не устраивает простая электронная подпись, то письменно может быть оговорено использование наиболее защищенного варианта — усиленной квалифицированной электронной подписи.
По мнению ФНС России, при оформлении первичных учетных документов экономический субъект вправе организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при выполнении требований, установленных в статье 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. К таким документам не будет претензий для целей налогового учета (Письмо ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@ согласовано с Минфином России).
В регистрах бухгалтерского учета указывается величина денежного измерения объектов. Она едина и это — рубль. При этом не важно, где и в какой валюте совершалась хозяйственная операция экономическим субъектом.
Однако, есть нюансы: регистр бухгалтерского учета может содержать одновременно два денежных измерителя (иностранная валюта и рубль), если это не противоречит иным ФСБУ, принятым в России, а также Федеральному закону от 06.12.
2011 № 402-ФЗ.
Помимо этого, ФСБУ 27/2021 требует, чтобы система регистров бухгалтерского учета обеспечивала:
- полноту предоставляемых сведений (то есть достаточность информации, важной для всех заинтересованных пользователей)
- отражение сведений о хозяйственной деятельности экономического объекта как на синтетических счетах, так и на аналитических
- отражение в учете всех объектов в хронологической последовательности, а также постоянное обновление сведений о них на счетах
- обоснованность записей в бухгалтерском учете и их достоверность (соответствие первичным документам и точность отражения объектов)
- системность и своевременность информации (взаимосвязь записей и отчетности, соответствие периоду, когда информация необходима пользователям)
- юридическую значимость записей, произведенных в учете (то есть записи должны подтверждать факт, который имел место быть в хозяйственной деятельности экономического субъекта)
При исправлении документов организация (экономический субъект) самостоятельно выбирает способ из приведенных в ФСБУ 27, за исключением тех случаев, когда законодательством РФ или принятыми в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено. В частности, подобные ограничения установлены для кассовых документов (п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У).
Экономический субъект обязан исправить документ так, чтобы было понятно, где ошибка, а где корректные данные. В записи об исправлении должны содержаться:
- дата исправления документа
- подписи лиц, внесших исправление, должности, ФИО либо иные сведения, позволяющие идентифицировать таких лиц (внести коррективы может не каждый, а только лицо, составившее документ, или ответственное за ведение регистра, если ошибка обнаружена в регистре бухгалтерского учета)
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета)
ФСБУ 27/2021 также допускает исправление документа, сформированного в электронном виде. Так, при обнаружении неточностей можно составить новый (исправленный) документ (п. 20 ФСБУ 27/2021). В новом (исправленном) бланке должны быть:
- сведения о том, что он подготовлен взамен первоначального электронного документа
- дата внесения правок
- электронные подписи лиц, исправивших документ, а также их должности, ФИО или прочие данные, позволяющие их идентифицировать
- доступ к новому бланку должен быть построен таким образом, чтобы новый (исправленный) документ не мог рассматриваться и использоваться как отдельный, а только лишь в совокупности с первичным документом
ФСБУ 27/2021 не устанавливает каких-либо существенных нововведений в порядке исправления документов, а также регистров.
Как и было ранее, в документе, составленном на бумажном носителе, неверные данные (это может быть и текст, и сумма) зачеркиваются, а правильные сведения вносятся над зачеркнутым. При этом должно быть читаемо то, что перечеркнуто.
Надпись «Исправлено» по-прежнему актуальна (абз. 3 п. 21 ФСБУ 27/2021). Использование корректирующей жидкости, стирание, замазывание запрещено.
Для исправления в регистрах бухучета предусмотрены два варианта (п. 22 ФСБУ 27/2021):
- метод «Красное сторно» (запись сторнируется, иными словами, обнуляется за счет проводки с теми же счетами, но с суммой со знаком минус)
- метод «Дополнительная запись» (проводка дублируется, сумма дополняется до той, что является верной)
Подлинники документов бухгалтерского учета, независимо от того, как они составлены (на бумажном носителе или в электронном виде) подлежат обязательному хранению на территории РФ. Сроки установлены законодательством РФ, в частности, Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Обратите внимание! Документы должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод «бумажных» бухгалтерских документов в электронный формат с целью дальнейшего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).
При составлении документов бухгалтерского учета в электронном виде экономический субъект должен обеспечить возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).
Если законодательство или нормы иного государства, где осуществляется деятельность экономического субъекта, обязывают его хранить документы на территории данного государства, то такое хранение не запрещено. Об этом прямо указано в п. 25 ФСБУ 27/2021.
Порядок доступа к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета организация (экономический субъект) устанавливает самостоятельно.
При этом обязательным является информирование об этом главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, которое ответственно за ведение бухгалтерского учета.
Проинформировать придется и лиц, с которыми заключен договор на оказание бухгалтерских услуг (п. 26 ФСБУ 27/2021).
При утрате документов или в случае их порчи, делающей невозможным использование сведений, отраженных в таких документах, экономический субъект обязан предпринять все возможные меры для того, чтобы восстановить документы (п. 27 ФСБУ27/2021).
НЕ ДАЙТЕ ПОВОДА ДЛЯ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКИ Получите максимум пользы от аудита: проверьте отчетность, устраните риски и найдите финансовые резервыЗаказать аудит
Организация документооборота — ответственность руководителя экономического субъекта. Именно он должен организовать документооборот так, чтобы:
- ответственные лица могли своевременно принимать объекты к бухгалтерскому учету, передавать данные для внесения записей в регистры, а также составлять достоверную отчетность
- избежать несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета
Как уже говорилось, ФСБУ 27/2021 обязателен с 1 января 2022 года, но решение о его применении можно принять и раньше (п. 2 Приказа Минфина России от 16.04.2021 № 62н).
Рекомендуем заблаговременно ознакомиться с обновленными правилами в отношении составления, исправления, хранения первичных документов, регистров бухучета, при необходимости привести учетную политику и систему внутреннего контроля в соответствие с ФСБУ 27/2021.
При проведении системного комплексного аудита применять новые ФСБУ будет легко. В рамках договора на аудит эксперты, аудиторы и налоговые юристы оперативно ответят на вопросы по применению изменений в бухгалтерском и налоговом учете.