Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.
Общие правила записи в трудовых книжках
Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:
- На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
- Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
- Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
- В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
- Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.
Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.
Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно.
Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.
Заполнение титульного листа
Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.
На титульном листе указывается:
- ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
- Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
- Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
- Подпись работника.
- Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
- Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
- Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.
Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.
Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.
Если изменилась фамилия
Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):
- старая фамилия зачеркивается;
- новая фамилия указывается рядом;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
- тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.
Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией.
Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина.
Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.
Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
- В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Запись о переводе
Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.
Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.
Порядок записи при переводе такой:
- В графе 1 указывается номер записи.
- В графе 2 — число, месяц и год перевода.
- В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
- В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.
Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса.
Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше.
В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.
Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:
- С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
- Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
- В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.
Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:
- Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен…» далее куда и кем.
- Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.
Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.
Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным
В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:
- о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
- о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
- о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.
В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.
Как отразить полученное образование и специальность в трудовой книжке
Объяснили, как в трудовую книжку вносить запись о высшем и др. образовании.
Нужно ли указывать вместе с ним его уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура)? Что писать в строке «Профессия, специальность» титульного листа трудовой книжки, если в дипломе они не указаны? Как в трудовую книжку вносится запись об окончании магистратуры либо получении новой специальности, повышении квалификации? Можно ли вносить сведения об окончании аспирантуры и получении ученой степени? Что писать на титульном листе, а что в разделе «Сведения о работе»?
В прошлом номере журнала мы рассказали о планах Правительства РФ уже с 2021 года обязать все организации заполнять на своих работников вместо привычных бумажных трудовых книжек сведения в информационной системе Пенсионного фонда РФ.
Но найдутся такие люди, которые до конца 2020 года подадут письменное заявление с просьбой продолжать вести их бумажные трудовые книжки, и отказать им работодатель не имеет права. Таковы сейчас ближайшие планы Правительства РФ, которые еще надо успеть провести через Думу.
Так что в начале реформы придется трудиться на 2 фронта: бумажный и электронный.
Поэтому проясним ряд практических моментов по отражению в трудовой книжке полученного человеком образования. Оно может вписываться как в момент заведения трудовой книжки, так и позже – если трудовая деятельность началась до получения образования либо имело место повышение его уровня.
Как в трудовую книжку вносить запись о высшем образовании? Нужно ли указывать вместе с ним его уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура)?
На титульную страницу вносятся образование, профессия, специальность 1 на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Причем запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов – аттестата, удостоверения, диплома и т. п. 2
Уровни профессионального образования в нашей стране следующие 3 – именно их отражают в трудовой книжке на основании определенных документов:
- среднее профессиональное образование (подтверждается дипломом о среднем профессиональном образовании);
- высшее образование – бакалавриат (подтверждается дипломом бакалавра);
- высшее образование – специалитет, магистратура (подтверждается дипломом специалиста и магистра);
- высшее образование – подготовка кадров высшей квалификации (подтверждается дипломом об окончании аспирантуры / адъюнктуры, ординатуры, ассистентуры-стажировки).
Таким образом, запись об образовании в трудовую книжку нужно сделать на основании диплома. Как там написано, так и будем писать, например:
- высшее – бакалавриат;
- высшее – специалитет;
- высшее – магистратура;
- высшее – подготовка кадров высшей квалификации.
Если диплом получен работником до вступления в силу изменений в законодательстве об образовании и введения уровней профессионального образования, то допустимо писать в трудовой книжке так, как было указано в соответствующем дипломе, например одним словом: «высшее». Не путайте: ранее бакалавриат, специалитет и магистратура являлись не уровнями профессионального…
Заполнение трудовой книжки в 2022 году: правила и образец
Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в приказе Минтруда от 19.05.21 № 320н «Об (см. «С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений»). Этим документом утверждены форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения (далее — Порядок № 320н).
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.
Во-первых, все записи рекомендовано вносить ручкой. Она может быть шариковая, гелевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом они должны быть светостойкие (т.е. не выцветающие со временем), поскольку трудовая книжка может служить работнику до самой пенсии.
В качестве альтернативного варианта предусмотрено внесение записей при помощи принтеров и прочих технических средств, либо путем проставления штампов. Также возможно совмещение вариантов. К примеру, одна часть записи может быть внесена в виде штампа, а другая часть этой же записи — заполнена вручную (п.
3 Порядка № 320н).
Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).
В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2022). Но есть исключение.
На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника.
Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.
В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 26 и 32 Порядка № 320н).
Заполнение трудовой при первом трудоустройстве
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются.
Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются.
Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
Составить и распечатать трудовой Договор
Изменение титульного листа
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения.
Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения.
Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа.
Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют.
Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже, в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
Сведения о приеме на работу
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».
Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
Под заголовком располагается непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата приема на работу. Таковой является дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).
Отметим, что по действующим правилам издание приказа (распоряжения) о приеме на работу — это право, а не обязанность работодателя (см. «Работодателям разрешили не оформлять приказ о приеме на работу»).
Если приказ не оформлялся, то в графе 2 следует указать дату заключения трудового договора (см. письма Минтруда от 13.12.21 № 14-6/ООГ-11862 и № 14-2/ООГ-11865, см.
«Приказы о приеме на работу не оформляются: Минтруд разъяснил, как заполнять трудовую»).
В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе или трудовом договоре) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о приказе или трудовом договоре: наименование документа, а также его дата и номер (при наличии).
С 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».
Заполнение трудовой книжки при увольнении
Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.
В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи).
В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8).
Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул.
В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут».
Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.
В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).
После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника.
Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности.
Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. Заверять записи подписью увольняемого работника не надо (Порядок № 320н не содержит такого требования).
- Примеры записей об увольнении
- Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена.
Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные.
Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок.
Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 12 Порядка № 320н). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч.
неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря».
Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений.
Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может лишь указать ему на ошибку, но исправлять ее без письменного заявления сотрудника и соответствующих документов не вправе (п. 30 Порядка № 320н).
Как заверить копию
Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).
Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно
Дубликат трудовой книжки
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется, в частности, в случае утраты трудовой книжки.
При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.
Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.
ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.
) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.
Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.
Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.
Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю.
То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней».
Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Также дубликат можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.). В этом случае в ней делается отметка о выдаче дубликата. Ее следует проставить непосредственно на титульном листе. Отметка имеет вид «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера новой книжки.
Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2022 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит Штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб.
Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.
Внесение записи об образовании в трудовую книжку: образец, бакалавр
Если владелец трудовой книжки окончил какое-либо учебное заведение, запись об этом вносится в документ.
Если впоследствии трудящийся получает дополнительное образование, этот факт также отражается в личной трудовой книжке, поскольку профессиональное обучение дает право на осуществление деятельности в той отрасли, в которой были получены знания.
Из данной статьи вы узнаете, как произвести внесение записи об образовании в трудовую книжку, как изменить сведения об образовании, как исправить ошибочную запись, как дополнить записи на титульном листе.
Внесение записи об образовании в трудовую книжку: запись в строке «Образование»
Строка «Образования» должна быть заполнена в отделе кадров по нынешнему месту трудоустройства сотрудника в том случае, если:
- трудящийся был принят на работу впервые в жизни;
- строка не была заполнена по предшествующему месту работы.
Важно! При указании сведений о получении высшего образования необходимо также упомянуть об уровне подготовки (бакалавриат, специалитет и т.д.).
Запись не должна вносится со слов сотрудника — он должен принести оригинал документа об образовании (аттестата, диплома). Однако, реквизиты диплома записывать в трудовую книжку не требуется. Запись будет зависеть от того, какой работник принес документ:
Документ об образовании | Запись в трудовой |
Аттестат об основном общем образовании (об окончании 9(8) классов) | Основное общее |
Аттестат о среднем общем образовании (об окончании 11 (10) классов) | Среднее общее |
Диплом о среднем профессиональном образовании (об окончании колледжа, ПТУ, техникума) | Среднее профессиональное |
Диплом бакалавра (об окончании ВУЗа) | Высшее — бакалавриат |
Диплом специалиста (об окончании ВУЗа) | Высшее — специалитет |
Диплом магистра (об окончании ВУЗа) | Высшее — магистратура |
Диплом об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры или ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук | Высшее — подготовка кадров высшей квалификации |
Важно! Работодатель не несет обязанности по проверке действительности предъявленного сотрудником диплома.
В трудовой книжке могут быть внесены сведения и о незаконченном образовании, к примеру, «незаконченное высшее — бакалавриат». Закон позволяет делать подобные записи, основываясь на предоставленных работником документах — зачетной книжке, студенческом билете, справке об прохождении обучения (академической).
Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец внесения записи об образовании в трудовую книжку сотрудника предприятия.
Внесение записи об образовании в трудовую книжку: строка «Профессия, специальность»
Важно! Работодателю следует сделать ксерокопии всех предоставленных сотрудником документов об образовании и сохранить их в его личном деле.
Сегодня выпускникам ССУЗов и ВУЗов присваивается квалификация по профессии, направлению подготовки или специальности по итогам профобразования или проф. обучения:
- присваивается квалификация или профессия после окончания проф. обучения;
- присваивается профессия по специальности или квалификация по окончании среднего профессионального образования;
- присваивается квалификация по направлению подготовки или по специальности по окончании высшего учебного заведения.
В том случае, если в дипломе сотрудника не приводится специальность/профессия, а указывается лишь квалификация, строку «Профессия, специальность» можно оставить пустой, как если бы подчиненный окончил только школу.
Строка «Профессия, специальность» заполняется по месту работы после того, как сотрудник предъявит:
- свидетельство о профессии рабочего или должности служащего (по итогам профессиональной пере- и подготовки);
- диплом о профессиональной подготовке (по итогам доп. профобразования);
- диплом о профобразовании (о среднем профобразовании, бакалавра, специалиста и т.д.);
- другой документ о прохождении обучения, для получения которого не нужно проходить аттестацию.
Важно! Если кадровая служба внесет в строку сведения о квалификации вместо специальности, это не будет считаться нарушением, но правильно вписывать именно специальность, даже если название длинное.
статью ⇒ «Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно».
Внесение записи об образовании в трудовую книжку: дополнение записи на титульном листе
Если сотрудник предприятия имеет незаконченное образование или повысил уровень своего образования и просит внести сведения в трудовую книжку, работодатель обязан дополнить запись на титульном листе. Если подчиненный получил новую специальность или профессию, можно добавить информацию об этом к записи о специальности/профессии.
Важно! Новая запись вносится в трудовую книжку через запятую после строй, зачеркивать ничего не нужно. Ссылаться на документ, являющийся основанием для дополнения сведений, не требуется.
Если в строках «Профессия, специальность» или «Образование» места не хватило, можно продолжить записи в разделе «Сведения о работе». Никаких дополнительных вкладок не вшивается.
Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец дополнения записей об образовании в трудовой книжке сотрудника.
Внесение записи об образовании в трудовую книжку: запись в разделе «Сведения о работе»
Если сотрудник предприятия за период работы в компании окончил обучение в организации, у которой имеется лицензия на оказание образовательных услуг (если в итоге была получена профессия, квалификация, специальность, или повышена имеющаяся квалификация, или присвоена новая категория, класс, разряд), информация об этом должна быть внесена в раздел «Сведения о работе».
Основанием для внесения записей станет предъявление тех же документов, что и в случае с внесением информации в строки «Профессия, специальность», или:
- свидетельства о профессии рабочего или должности служащего (по итогам повышения квалификации — проф. обучение);
- удостоверения о повышении квалификации (по итогам доп. профобразования).
Графа 1 | Графа 2, 3 | Графа 4 | |
Присвоена новая профессия, квалификация или специальность с разрядом, классом или другой категорией | Имело место другое обучение (проф. подготовка, повышение квалификации и т.д.) | ||
Очередной порядковый N записи | Гр.2: Дата утверждения новой компетенции (берется день из документа о ее присвоении). Гр.3: Наименование компетенции. |
Гр.2: День внесения записи (берется дата, на которую сотрудник предоставил подтверждающий документ). Гр.3: Место обучения, период. |
Название, дата и номер документ об образовании и/или квалификации, обучении |
Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец заполнения раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке сотрудника фирмы.
Как исправить ошибочную запись об образовании в трудовой книжке
Если сотрудник отдела кадров случайно указал неверные сведения об образовании работника предприятия, ошибку придется исправлять. Нужно аккуратно перечеркнуть запись и внести верные сведения. Помарки и ошибки допускать запрещено.
статью ⇒ «Исправления в трудовой книжке в 2022 году».
Экспертное мнение к вопросу о том, как произвести внесение записи об образовании в трудовую книжку
По словам заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости — Шкловца Ивана Ивановича, единственным основанным на законе способом внесения записей о получении сотрудником образования является указание сведений после проверки документа об образовании, должным образом заверенного и выданного на имя сотрудника. Если по предыдущему месту работы кадровая служба не уточнила при внесении записи уровень профессионального образования (бакалавриат, специалитет или магистратура), для исправления ошибочной записи достаточным будет приписать недостающую информацию.
Эксперты Роструда уточняют, что при внесении записей, основанных на документе об образовании, полученном до проведения реформы системы образования, уровень образования переписывается из диплома («высшее», «начальное профессиональное»), несмотря на то, что уровень может быть упразднен. Шкловец Иван Иванович также заявил, что проведение реформ не является причиной для внесения дополнительных или новых записей в трудовую книжку.
Ранее бакалавриат, специалитет и магистратура, привычные нам как уровни высшего образования, считались только ступенями высшего образования. В таком случае в трудовой книжке не нужно это указывать — следует просто поставить уровень «высшее».
статью ⇒ «Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд России».
Типичные ошибки
Ошибка: Подчиненный трудится на работе, не требующей специальной подготовки и специальных знаний. Сведения об образовании по этой причине не были внесены в трудовую книжку.
Комментарий: Несмотря на то, что сведения об образовании в данном случае не важны, запись внести необходимо. В противном случае, на работодателя могут наложить штраф инспекторы Роструда.
Ответы на распространенные вопросы про внесение записи об образовании в трудовую книжку
Вопрос №1: Я начинал обучение в университете до 27 октября 2007 года, мое обучение прервали и выдали мне диплом с записью о получении неполного высшего образования. Может ли мой работодатель внести сведения о неполном высшем образовании в трудовой книжке, основываясь на таком дипломе?
Ответ: Несмотря на то, что подобных дипломов в настоящее время не выдают, работодатель обязан будет внести запись согласно сведениям из диплома, а потому в личной трудовой книжке должна стоять запись «неполное высшее образование».
Вопрос №2: На титульном листе трудовой книжки не хватило места для внесения дополнительных сведений об образовании сотрудника. Должен ли работодатель подшивать вкладыш?
Ответ: Нет, вкладыш можно подшить, только если в документе заполнены все страницы какого-то раздела. В Вашем случае достаточно позаимствовать место на строке «Сведения о работе».