Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению 2023 | Скачать форму, бланк

Большая и умная книга по Insta-постам
То, что нужно компаниям, личным брендам и копирайтерам

По данным Microsoft Office Online, деловые письма составляют две третьих всей офисной работы. Они являются основой для выстраивания отношений компании с партнерами, инвесторами или клиентами.

Грамотное деловое письмо повышает статус организации в глазах получателя и помогает добиться цели обращения. Существуют негласные правила делового этикета, которые релевантны для любого типа рабочей корреспонденции.

Давайте обсудим ключевые моменты в написании деловых писем, виды, базовую структуру и разберём образцы бизнес-писем на русском и английском языках.

Виды деловых писем

Существует много видов деловых писем, которые касаются именно форматов, при которых важно соблюдение правил и этики деловой переписки. Ниже указаны основные виды таких писем:

Письмо-жалоба	Письма с жалобой на сервис, продукт или услугу принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. Здесь важно сохранять вежливый тон, даже если вы крайне возмущены.
Письмо-запрос	Если коротко: заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь перед этим самостоятельно изучить как можно больше информации. Затем составьте контрольный список вопросов, чтобы не забыть упомянуть важные моменты.
Сопроводительные письма	Такие письма обычно пишут соискатели и отправляют работодателю вместе с резюме. У нас на сервисе есть большой FAQ по написанию сопроводительных писем к резюме. А также у нас есть полностью бесплатный сервис создания продающих PDF резюме.
Письмо-ответ на претензию	Эти письма отправляются в качестве ответов на письма с жалобами. Их также сложно написать, потому что читатель является недовольным покупателем, который уже негативно настроен по отношению к вашей организации.
Письмо-подтверждение	Письма-подтверждения являются жестом уважения к собеседнику. Их пишут, чтобы сообщить адресату, что его письмо или документы были получены.
Письмо-заказ	Это коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий. Для такого письма характерно обилие цифр, названий и дат.
Электронная деловая переписка	Такой вид писем используется для общения между сотрудниками или партнерами в режиме диалога. По сути, это то же самое, что и бумажная переписка раньше, но в электронном формате.

Структура делового бизнес-письма

Вообще, у нас есть несколько статей о том, как писать деловые письма. Например, вот эта. Важно помнить, что ключевое правило деловой переписки можно выразить одним словом – лаконичность.

Перед тем, как приступать к написанию письма, подумайте: какие тексты легче всего читать вам? Наверняка, вам приятнее изучать письма с понятной структурой и четко прописанной целью, а не пробираться сквозь простыню невнятного текста. И это неудивительно – вы цените своё время.

Время – это ключевой ресурс в ведении бизнеса (порой, даже важнее денег). Распространённая ошибка: не уважать время адресата и, как говориться, «растекаться мыслью по древу».

Поэтому рекомендуем вам написать тезисно план вашего письма, прежде чем начать печатать. Рекомендуемый объем письма– не больше одной страницы (это где-то до 2000 символов с учетом пробелов), остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.

Такой объем можно бегло прочитать за 1-2 минуты – столько в среднем люди тратят на прочтение подобной деловой корреспонденции (а на холодные письма еще меньше).
При составлении делового письма придерживайтесь следующей структуры:
1.Тема письма / адрес

Если вы решили написать бизнес-письмо на электронную почту, обязательно укажите тему. Выразите в ней суть вашего обращения, чтобы читатель сразу понимал, кто вы и что хотите.

Например, вы пишете компании с предложением сделать им сайт. Следовательно, в теме письма вы должны указать что-то вроде «Предлагаем разработать сайт».

Если вы выбрали бумажное письмо, то необходимо указать адрес получателя и, если вам требуется ответ, также написать свой. Укажите:

имя;
должность;
адрес компании;
город, область, почтовый индекс;
страну (опционально).

2.Обращение к получателю

Если вы пишете компании, обратитесь к ее руководителю по имени и отчеству. Допустимо обращаться только по имени к близким коллегам и партнерам. Отсутствия обращения может восприниматься как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.

В письмах на русском языке используйте вежливую форму «уважаемый». Не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. Обязательно проверьте правильность написания имени, особенно если оно необычное.

Бывает так, что письмо не предназначено конкретному человеку (например, так часто бывает с рекламной рассылкой). В таком случае допустимо безымянное или коллективное обращение (Уважаемые коллеги).

3.Расскажите коротко о вашей организации / персоне

Представьтесь и расскажите о себе в одном-двух предложениях. Не углубляйтесь в детали – излишне подробный рассказ о себе увеличивает объем письма и может наскучить адресату.

Например, если вы пишете блогеру как студент с просьбой поучаствовать на конференции в роли спикера, необязательно упоминать ваш факультет, курс и полное название университета.

Адресату это неинтересно и ни о чем не говорит. Просто скажите, что вы студент и представьтесь. Этого будет достаточно.

4. Цель письма

Абзац с описанием цели должен быть в первой части письма, ни в коем случае не в конце. Получатель должен с первых секунд понять, что вы хотите. Четко сформулируйте, зачем вы пишете это письмо – это, пожалуй, самое сложное в его составлении.

5. Выгоды для адресата / для вас.

Маркетинговая компонента для создания убедительной деловой переписки очень важна. Расскажите, почему письмо актуально для адресата или, если вы обращаетесь с просьбой, почему это важно для вас. В этом блоке будет уместно использовать маркированный список для наглядности. Желательно предоставить цифры и доказательства.

Допустим, вы пишете письмо-приглашение на мероприятие и объясняете, почему адресату будет интересно посетить его. Или вы жалуетесь на некачественную услугу и в своей рекламации пишите:
– чем вы недовольны;
– доказательства произошедшего ущерба;
– конкретные требования.
6. Оставьте свои контакты

Напишите, как с вами связаться для продолжения деловой переписки. Если время ответа для вас важно, укажите, в какие сроки вы ожидаете получить ответ или задайте уточняющий вопрос (соориентируйте, получится ли выполнить мою просьбу / сделать отчёт до такого-то числа).

В заключительном предложении выразите благодарность за оказанное внимание.

Советы по правильному написанию делового письма

Есть еще несколько вещей, на которые стоит обратить внимание при составлении делового письма:

Используйте стандартные шрифты. Гарнитуры вроде Times New Roman, Arial и Helvetica прекрасно подходят для деловой корреспонденции, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5.

Обращайте внимание на выравнивание текста. Оно должно быть по центру или слева. Обращение в начале делового письма на русском языке должно быть выровнено по центру.

Разбивайте текст на короткие абзацы. Чтобы текст выглядел аккуратно, делайте абзацы примерно по 4-5 строк.

Используйте списки. Если у вас есть длинное перечисление, лучше структурировать текст и использовать маркированный или нумерованный список.

Подписывайте документы и картинки. Этот пункт относится к электронной переписке. Если вы прилагаете к письму вложения, называйте файлы так, чтобы было сразу понятно, что в них находится (название документа «Новый документ. doc» – плохой пример).

Отправляйте письма в рабочее время. Писать по рабочим вопросам на почту в выходные дни или глубокой ночью – неуважение к личному времени собеседника. Воспользуйтесь функцией отложенной отправки, чтобы адресат получил ваше письмо в приемлемое время.

Образцы деловых писем на русском языке

Конечно, идеальной формулы или шаблона бизнес-письма не существует, но стоит ознакомиться с примерами таких документов и, возможно, взять их как основу для собственного письма.

Деловое письмо-ответ на жалобу

Это шаблон делового письма для компании нужен, чтобы отреагировать на рекламацию клиента. В начале письма указывается дата обращения покупателя к компании, а дальше предлагается конкретное решение проблемы.

Пример письма-запроса к компании

Такой шаблон делового письма подойдет для клиента, которому нужно узнать необходимую информацию у организации. В письме четко описана проблема клиента и есть вежливая просьба решить его вопрос.

Уважаемая Валерия Александровна!

Меня зовут Сергей Ефремов. Я пишу вам по поводу недавней покупки строительных материалов.

Примерно две недели назад, 1 октября, заказал в общей сложности 50 наименований для компании XXX на вашем сайте YYY.com. Через два дня я получил электронное письмо, подтверждающее получение оплаты и отправку товара.

Согласно информации на сайте, посылки должны быть доставлены в пункт назначения в течение 3-5 рабочих дней с момента отправки, но я все еще не получил посылку. Есть ли у вас какая-либо информация о том, что вызвало задержку поставки №12739 или где эта партия находится в настоящее время?

Надеюсь, что вы сможете дать представление о причинах задержки и сказать, когда я могу ожидать свои товары. Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону xxxx или в ответном письме для разъяснения ситуации.

С уважением,

Сергей Ефремов

Деловое сопроводительное письмо

Такое сопроводительное письмо необходимо отправлять в случае отправки документов. Простой шаблон для примера:

Деловое письмо-подтверждение

Этот шаблон делового письма подойдет для ответа потенциальному работодателю, чтобы подтвердить готовность прийти на встречу.

Деловые письма на английском языке. Особенности и примеры

В основном структура деловой переписки на английском языке не отличается от деловых писем на русском, однако есть пара особенностей, которые стоит учесть:

В английской и американской деловой переписке считается, что выражение почтения и уважения к деловому партнеру или клиенту — начало успешного дела, а выражение любезности позволяет установить более тесное и плодотворное общение. Поэтому при написании деловых писем на английском языке стоит делать больший акцент на своей признательности адресату.

В отличие от табу на сокращения в русском языке, в деловой переписке на английском часто можно встретить сокращения вроде BTW (by the way – между прочим) или ASAP (as soon as possible – как можно скорее). Конечно, не во всех ситуациях они будут уместны, но на уровне повседневного делового общения коллег по электронной почте это обычное явление.

Давайте разберём образцы писем на английском с переводом.

Деловое письмо-обращение к компании на английском языке

Сначала письмо с переводом:

Уважаемый Мистер XXXX,

Я пишу вам, чтобы сообщить о серьезной неисправности вашей микроволновой печи модель XXXX, в комплекте к которой есть чаша, заявленная как огнеупорная.

Как вы можете увидеть во вложениях, одна из чаш деформировалась и фактически взорвалась в микроволновой печи. Я поставил тарелку с замороженным шпинатом на на пять минут, как и рекомендуется в инструкции, но тарелка лопнула. По правде говоря, если бы чаша была надлежащего качества, она бы не треснула даже за 10 минут.

Я не прошу никакой компенсации за этот мелкий инцидент, но я обеспокоен, что с такими дефектами могут столкнуться другие покупатели. Пожалуйста, примите меры по контролю качества вашей продукции.

С уважением,

YYY

Оригинал письма на английском

Скачать образец шаблона письма на английском с переводом. DOCX

Письмо-приглашение на мероприятие на английском

Перевод приглашения:

Аналогичное деловое письмо на английском:

Скачать образец приглашения на английском с переводом. DOCX

Шаблон делового письма о сотрудничестве (английский язык)

Англоязычный вариант письма

Шаблон письма о сотрудничестве на английском с переводом. DOCX

Эпилог

В написании деловых писем нет ничего сложного, если знать структуру, соблюдать деловой этикет и ставить себя на место адресата.

Вне зависимости от вида документа, всегда придерживайтесь плана и старайтесь донести свою мысль коротко. Помните: чтобы составить лаконичный текст письма длиной в 15 секунд, нужно потратить час.

Не экономьте время на составление такого документа и тогда вы сможете решить свои задачи.

Добра вам!

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Правила деловой переписки рекомендуют писать сопроводительные письма при отправке любой документации, не важно, в бумажном или электронном виде это происходит. В статье разбираемся, как написать сопроводительное письмо, направляя документы заказчику.

Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства.

Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости.

Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

просрочено подписание;
бумаги потеряны;
обнаружилась недостача документов.

Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода. Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами.

Когда писать

В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

Шаблон сопроводительного письма

Скачать

Что писать

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, Закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

реквизиты отправителя;
регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
текст обращения;
опись прилагаемых документов;
ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».

Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись».

Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2020 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2020 года».

Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.

Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.

В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

Образец сопроводительного письма

Скачать

Сопроводительное письмо к документам: образец 2021

Отправляя документы в различные структуры и организации, прикладывается сопроводительное письмо, которое поясняет перечень документации, их назначение, а также подтверждает факт и дату отправки.

В статье представлены образцы оформления данного бланка при отправке документации, а также даны рекомендации по их правильному оформлению.

Что такое сопроводительное письмо и когда оформляется

Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.

В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции. Однако на практике оно достаточно часто используется. При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют.

Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:

Отражает перечень бумаг, входящих в состав пакета документов. Иными словами, оно может использоваться как опись вложений к отправлению.
Раскрывает целевое назначение высланных бумаг. Разъясняет, с какой целью бланки были отправлены адресату. Рассматривается как пояснительная записка.
Позволяет зафиксировать точную дату отправки пакета документации. Это бывает существенно, если договором или нормативно-правовым актом регламентируется срок передачи бумаг конкретному адресату (при этом данный срок соответствует дню отправки).
Позволяет зафиксировать и подтвердить факт и точную дату получения пакета документов конкретным адресатом. Данная задача выполняется, если бумаги передаются получателю под роспись.
Демонстрирует вежливое, уважительное отношение к адресату, так как считается признаком хорошего тона.

Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.

Данное письмо может прикрепляться к самым разным документам, отправляемым компанией: коммерческие предложения, договоры и приложения к ним, первичные документы бухучета, прайс-листы, счета к оплате, налоговая и иная отчетность, всевозможные акты, прочие бумаги.

Бывают и такие ситуации, когда наличие сопроводительного текста считается необходимым. Типичный пример подобных обстоятельств – отправка деловых бумаг в налоговую службу:

Отправка зачастую является ответом на письменное требование налоговой службы. В сопроводительном письме необходимо упомянуть реквизиты этого требования, чтобы документации попал к нужному инспектору.
Список вложений считается обязательным атрибутом. Без данной описи, содержащей перечень бумаг и их общее количество, налоговая служба может вообще не принять документы.
Письмо рекомендуется составить в двух одинаковых экземплярах. Первый экземпляр отдается адресату – налоговой службе. Второй экземпляр возвращается отправителю с надлежащей отметкой о получении (приеме). Такая отметка поможет доказать, что отправитель должным образом отреагировал на требование, выдвинутое госорганом.
При необходимости на сопроводительном письме можно зафиксировать пояснения, затребованные налоговой службой при приеме документации.

Сопроводительное письмо считается удобным инструментом коммуникаций, поскольку оно позволяет реализовать интересы отправителя документов.

Имеет полезные особенности:

Используется как опись вложений.
Фиксируется отправителем в журнале учета исходящей документации (регистрируется дата/способ отправки).
Фиксируется получателем в журнале учета входящей корреспонденции. Указывается регистрационный номер, дата получения и ответственное лицо, которому предстоит обрабатывать принятый пакет бумаг. Это позволяет отследить движение документации у их получателя.

Рекомендуем: Образцы писем, оформляемых организациями:

благодарственные;
информационные.

Как написать при отправке документов

Советы по составлению сопроводительных писем в организации:

Разработать и применять единый шаблон.
Ввести и соблюдать правила написания.
Уделять внимание отсутствию ошибок.
Фиксировать письма в журнале учета отправленных документов. Этим должен заниматься ответственный специалист (например, секретарь).
Составлять в двух одинаковых экземплярах. Отправляя лично, курьером или почтой, оставлять один экземпляр у себя с надлежащей отметкой от получателя, курьерской распиской или, соответственно, квитанцией из почты.

Рекомендованная структура сопроводительного текста выглядит так:

Сведения о получателе (наименование организации, ФИО и занимаемая должность физлица, коды, адрес, контакты).
Сведения об отправителе (название организации, ФИО и занимаемая должность физлица, идентифицирующие коды, адрес, контакты).
Обращение к адресату (его представителю) в уважительной, уместной форме.
Основная текстовая часть. Здесь перечисляются отправленные бумаги с кратким описанием каждой (при этом указываются цели отправки), а также любые дополнительные сведения, пояснения, уточнения.
Расшифрованная подпись директора или иного лица, уполномоченного отправителем.

В компании сопроводительное письмо составляется либо делопроизводителем (помощником руководителя или, как вариант, секретарем), либо сотрудником, сформировавшим соответствующий пакет документации для его последующей отправки (например, бухгалтер, который формирует отчетность для налоговой службы, оформляет и прикрепляет к отчетности сопроводительное письмо).

Подписывает директор организации или иное лицо, получившее от директора надлежащие полномочия.

Скачать образец

Скачать примеры сопроводительного письма к документам при их отправке:

к коммерческому предложению.

Вам также может понравиться

Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?

Основная задача коммерческого предложения – заинтересовать адресата к самому предложению. Иначе, велика вероятность, что присланное приглашение к сотрудничеству не будет оперативно рассмотрено или, вовсе, будет отправлено в корзину.

Сопроводительное письмо (СП) – краткое дополнение к коммерческому предложению (КП). Служит для ознакомления получателя с принципами предлагаемого сотрудничества и привлечения внимания к основному предложению.

Скрыть содержание

Зачем нужно?

Основное назначение сопроводительного письма:

Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.

К сопроводительному письму могут прилагаться:

каталоги продукции;
расценки на Услуги;
сроки проведения официальных мероприятий компании и др.

Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.

Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.

Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи.

Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре.

Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.

Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.

Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.

Как же составить данный документ? Сопроводительное письмо можно писать в произвольной форме, но есть общие требования по содержанию, как то:

Обращение. Лучше начинать письмо с приветствия к конкретному человеку. Это не создаст видимости массовой рассылки. После приветствия представьтесь.
Презентация компании. Кратко расскажите о своей компании. Перечислите её качества (15 лет на рынке, большой опыт и прочее).
Услуги. Презентуйте услуги или товары компании.
Преимущества. Расскажите, чем ваши услуги лучше, чем у конкурентов. Преимущества сотрудничества и особые условия.
Окончание. Заканчивается сопроводительное письмо вежливой подписью отправителя: «С уважением, … (должность, наименование компании и ФИО отправителя)».

Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.

Пример текста

Ниже приведён пример такого письма, нужного перед отправкой особого предложения:

Добрый день, уважаемый ______________________! Вас приветствует компания ООО _________________, г. Москва – эксклюзивный представитель __________________________________________________________ на территории России. Предлагаем Вам выгодные условия сотрудничества.

Мы предлагаем:

продукцию высочайшего качества;
лучшие цены;
скидки и отсрочки;
оперативную доставку.

Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции и подробные условия работы с нашей компанией. По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: _________________.

С уважением, региональный менеджер ООО _________________
Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Когда и каким образом отправляется?

Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.

Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.

Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:

Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.

Заключение

Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – структура и пример-шаблон

Опубликовано: 13 Декабрь 2014 | Евгений Сахаров | Категория: Uncategorized | Метки: email-маркетинг, коммерческое предложение, пошаговое руководство | Комментарии (1)

Если вы работаете с «холодным» кругом клиентов, то наверняка рассылаете им своё коммерческое предложение. И, скорее всего, не по обычной почте, а по e-mail в формате PDF, DOC и т. д.

Но есть проблема. Мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека.

Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.

Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему коммерческому предложению.

Сруктура сопроводительного письма к коммерческому предложению

1) Приветствие. Оно должно быть кратким, персонифицированным и универсальным («Доброй ночи!» и «С днём Cвятого Патрика!», если это холодный контакт, однозначно не подходит).

Пример: «Здравствуйте, Федот Алишерович!»

2) Самопрезентация. Вкратце напомните, кто вы, чем занимаетесь и при каких обстоятельствах контактировали с клиентом прежде. Если не контактировали – опустите эту часть пункта.

Пример: «Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль, мы общались с вами по телефону в среду в 12:00».

3) Презентация услуг. В одной-двух строках опишите, в чём «изюм» вашего предложения.

Пример: «Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок».

4) Перенаправление на действие. Подтолкните человека к нужному действию и сообщите свои контакты.

Пример: «Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX».

5) Прощание. Как и в приветствии, придерживаемся общепринятого официального тона (никаких «Чмоки, кукусик!»).

Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд».

Что получилось (пример сопроводительного письма для коммерческого предложения)

Здравствуйте, Федот Алишерович!

Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль. Мы общались с вами по телефону в среду в 12:00.

Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок.

Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX.

С уважением, Всеволод Конеброд

Советы по составлению сопроводительного письма для коммерческого предложения

Будьте предметны. Не читайте лекции по истории («Страсть к путешествиям появилась у людей ещё издревле…») и не притворяйтесь википедией («Израиль – государство в Юго-Западной Азии…»). Короче, не занимайтесь копирайтерским онанизмом, пишите только по сути.

Краткость – сестра таланта. Американские маркетологи считают, что оптимальная длина e-mail сообщения – от одной до шести строк, не больше. Трудно с ними не согласиться, пусть даже английский язык и лаконичнее русского.

Не употребляйте фразу «коммерческое предложение». Нигде в письме. Она отпугивает и мигом выдаёт в вас продавца-коммерсанта. Кстати, то же самое касается и названия прикладываемого к письму файла. Исключение — контакт с теплыми и горячими клиентами.

И да: если КП холодное, то сопроводительное письмо не нужно. Оно все испортит. Я писал об этом в другой статье.

Впервые опубликовано на Workle (15.08.2014). Эта редакция обновлена и дополнена.

Нужны продающие тексты или статьи? Обращайтесь

>>Узнавайте о новых статьях в блоге из паблика «ВКонтакте»
>>Или из Твиттера

Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются Оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п.

Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку.

Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образец благодарственного письма за сотрудничество (.doc)
Образец благодарственного письма организации (.doc)
Образец благодарственного письма сотруднику (.doc)
Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Образец гарантийного письма о выполнении работ (.doc)
Образец гарантийного письма на оплату (.doc)
Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса (.doc)
Информационные письма

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Образец информационного письма о смене директора (.doc)
Образец информационного письма о выставке (.doc)
Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (Договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Образец письма — коммерческого предложения о сотрудничестве (.doc)
Образец письма-предложения (оферты) о заключении договора (.doc)
Образец оферты (письма-предложения) о поставке продукции (.doc)
Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п.

Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Пример / образец рекламации (письма-претензии) о замене товара (.doc)
Бланк рекламации (письма-претензии) по факту брака (недостачи) товара (.doc)
Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Образец сопроводительного письма к резюме (.doc)
Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению (.doc)
Образец сопроводительного письма в налоговую (.doc)
Образец сопроводительного письма к договору (.doc)
Образец сопроводительного письма к документам (.doc)
Рекомендательные письма
Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон.

С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились.

Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Образец рекомендательного письма сотруднику (.doc)
Образец рекомендательного письма компании (.doc)
Образец рекомендательного письма бухгалтеру (.doc)
Образец рекомендательного письма водителю (.doc)
Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.

Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п.

Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Образец письма-напоминания об условиях акции (.doc)
Образец письма-напоминания о выполнении условий договора (.doc)
Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Образец письма-подтверждения (о сотрудничестве) (.doc)
Образец письма-подтверждения (о получении товара) (.doc)
Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Образец письма-поздравления (.doc)

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Образец письма-приглашения (.doc)

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Образец письма-просьбы (.doc)

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Образец письма-соболезнования (.doc)

Как оформить сопроводительное письмо?

Оформление и содержание сопроводительного письма зависит от того, какие документы отправляются, кому и зачем.

Например, при отправке бумаг в государственный орган главная цель — иметь на руках доказательства такой передачи. А при отправке резюме основной мотив — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре.

В статье дадим полную инструкцию по написанию сопроводительных писем, исходя из конкретных ситуаций.

При ведении бизнеса могут возникнуть проблемы с государственными органами. Простая отправка документов в эти структуры вряд ли решит их. Например, при спорах с налоговой инспекцией все судебные дела только начинаются с обмена бумагами.

Это очень сложная категория дел. Поэтому самостоятельно вести разбирательство с этим органом мы не советуем, лучше обратитесь к профессионалу. Юрист по налоговым делам не только сохранит ваши нервы, но и сбережет деньги.

Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
С этим вопросом могут помочь 12 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Общая информация о сопроводительном письме

Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.

Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.

Название документа. Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.

Содержание. Здесь указываете основной текст письма и цель его отправки. Если документы и сопроводительная бумага подготавливались в ответ на заявление или требование, то пропишите это. Например: «На ваш запрос №39 от 25 августа 2019 года направляем …».

Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба. Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.

Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ. Например:

договор купли-продажи оборудования №6 от 29.08.2019 — 2 экз.;