Образец приказа о переводе на удаленную работу в 2022 году

Образец приказа о переводе на удаленную работу в 2021 годуСитуация с пандемией COVID-19 приводит работодателей к тому, что они вынуждены предпринимать все возможные меры обеспечения безопасности своих сотрудников. В первую очередь это касается механизмов снижения числа контактов внутри организации. С этой целью ряд сотрудников может быть переведен на дистанционку. Несмотря на массовость перевода на удаленку в 2020 году, на сегодняшний день количество работников, переводимых на домашний режим работы в связи с коронавирусом, продолжает расти. Перед работодателями встает вопрос о том, как составить приказ о переводе на дистанционную работу, и как указать в этом документе все необходимые основания. Также организация вправе сразу принять сотрудника на дистанционную работу. Сегодня расскажем читателям, как грамотно все оформить по закону.

Об общем порядке действий работодателя

Перевести персонал на дистанционную работу можно тремя способами, издав:

  1. Приказ о временном переводе на дистанционную работу.
  2. Приказ о переводе на постоянную дистанционную работу.
  3. Приказ о переводе на комбинированный режим работы.

Стоит сразу оговориться, что в последнем случае предусматривается, что сотрудник будет чередовать офисную и дистанционную работу. Все эти три способа объединены одним ключевым условием: с сотрудником, которого планируется перевести на новый режим работы, необходимо оформить допсоглашение, поскольку изменение условий трудового договора допускается исключительно при согласии сторон.

Если  же в организацию трудоустраивается новый сотрудник, то с ним оформляется дистанционный трудовой договор. Оформление документов можно организоваться как дистанционно, так и непосредственно на месте в офисе.

В первом случае важно, чтобы у сторон была ЭЦП. Сотрудник может запросить себе экземпляр договора или допсоглашения в бумажном виде, а работодатель обязан его предоставить в течение 3 рабочих дней.

Срок отсчитывается с момента получения такого заявления от сотрудника.

Если же перевод на удаленку касается не одного сотрудника персонально, а группы лиц, например, в случае необходимости перевода сотрудников старше 65 лет, то общие моменты стоит обозначить в локальном акте, а в допсоглашении к договору уже прописать индивидуальные конкретные детали.

Что может быть определено в локальном акте:

  • порядок перевода на удаленку и условия для группы лиц;
  • виды расходов, которые обязан возместить работодатель;
  • имущество, выдаваемое сотрудникам для обеспечения трудовой деятельности вне офиса;
  • сроки передачи документов;
  • порядок, согласно которому происходит электронное взаимодействие в компании;
  • ссылки на ТК РФ, в частности об условиях ухода в отпуск или оплаты нетрудоспособности.

Если в организации учрежден профсоюзный орган, то для данной процедуры потребуется учесть мнение этого органа перед тем, как утвердить локальный акт. Если же профсоюза на предприятии нет, то работодатель может самостоятельно утверждать подобные документы.

Постоянная и временная работа на дистанционке: в чем отличия?

В случае перевода на постоянную работу сотрудник переводится на удаленку на весь период действия заключенного с ним договора, к примеру, бессрочно.

Для такого перевода оформляется допсоглашение и издается соответствующий приказ. В допсоглашении должны быть указаны индивидуальные условия работы. Это может быть особый рабочий график, отличающийся от графика коллег.

После подписания допсоглашения оформляется приказ. Данный документ не предусматривает унифицированной формы. Важно лишь указать:

  • факт перевода на дистанционную работу;
  • дату, когда сотрудник приступает к работе;
  • данные работника.

В «Основаниях» допустимо сослаться на положения допсоглашения, инициативу самого работодателя или заявление сотрудника. Приказ подписывается сотрудником и может быть выслан ему на электронный адрес. В подтверждение этому сотрудник вправе приложить скан-копию данного документа со своей росписью.

Норм о переводе на временный формат дистанционной работы не существовало в ТК РФ до 01.01.2021 г. Сейчас ситуация упростилась, поскольку был принят ФЗ № 407. Такой формат работы возможен на срок не больше полугода, однако лимита по количеству периодов работы на удаленке в данном промежутке времени не установлено.

Пошаговая инструкция очень простая:

  • оформление допсоглашения, в котором прописываются условия выхода в офис или продолжения дистанционной работы;
  • издание приказа со ссылкой на допсоглашение;
  • подписание документов обеими сторонами (безусловно, возможно в дистанционном формате).

Коронавирус и удаленная работа для отдельных категорий сотрудников

Образец приказа о переводе на удаленную работу в 2021 годуПомимо пенсионеров, повышенной защитой от вирусных инфекций должны быть обеспечены беременные женщины. В Москве это правило носит обязательный характер, а в регионах решается по усмотрению работодателя. На практике чаще всего, если у работодателя нет возможности оформить перевод беременной на дистанционку, то сотрудница может оформить больничный лист.

Порядок действий при оформлении такого перевода будет зависеть от стороны-инициатора процедуры. Сама сотрудница вправе проявить собственную инициативу и подать работодателю заявление на изменение формата работы. В целом, весь этот процесс сводится к тому, что:

  1. Необходимо или принять заявление от беременной или оформить письменное уведомление о переводе на дистанционную работу, получив в ответ письменное согласие от женщины;
  2. Оформить соответствующий приказ, который будет основываться на уведомлении или заявлении;
  3. Заключить допсоглашение;
  4. Согласовать все необходимые рабочие моменты.

Как быть, если надо перевести на дистанционную работу генерального директора?

В частности, в данном случае следует проверить имеющееся в компании положение о гендиректоре. Если в нем предусмотрена специальная процедура, которая позволяет изменить заключенный с ним договор, то необходимо следовать ей.

Если же таких норм не определено, то достаточно следовать общим правилам. Во-первых, получить от гендиректора согласие, во-вторых, заключить допсоглашение, и, в-третьих, издать соответствующий приказ.

В законе определены исключительные случаи, которые позволяют временно перевести гендиректора на дистанционную работу без заключения допсоглашения. В частности, это решения, принятые местными органами власти, эпидемии или иные чрезвычайные ситуации. При таком варианте перевод осуществляется в порядке, предусмотренным локальным актом.

Образцы документов

Скачать образец приказа о переводе на дистанционную работу
Скачать пустой бланк приказа о переводе на дистанционную работу

Скачать образец приказа о временном переводе на дистанционную работу

Скачать образец приказа о переводе на комбинированную дистанционную работу

Источник: «Юридическая азбука»

Образец приказа о переводе на дистанционную работу

Приказ о переводе на дистанционную работу — образец его есть в нашей статье — потребуется составить, если для работника, постоянно находившегося на рабочем месте, созданном работодателем, место осуществления работы становится удаленным. Рассмотрим особенности такого перевода и его правильное оформление.

Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):

  • она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
  • перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
  • выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
  • передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
  • для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
  • все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.

В связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, связанной с распространением коронавируса, многие сотрудники временно переведены на дистанционную работу. Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок заполнения приказа на удаленную работу. Если у вас еще нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите к Готовому решению.

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным.

Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника.

Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).

Обратите внимание! Работодатель вправе  переводить работников на удаленку без их согласия в экстренных случаях, в т. ч. при эпидемиях. Такая норма была внесена в ТК законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ. О других нововведениях читайте здесь.

Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

Читайте также:  В 2018 г. выделят около 15 млрд р. на жилищное субсидирование

Образец трудового договора с дистанционщиком вы найдете здесь.

По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.

Но если вам требуется внести запись в трудовую книжку дистанционщика, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Путеводитель по кадрам и смотрите разъяснения экспертов и образец.

О значении и порядке определения трудового стажа читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

  1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
  2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:
  • в иное структурное подразделение;
  • на другую должность или в другую квалификационную категорию;
  • на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

  • указание на суть вносимого изменения;
  • дату начала действия этого изменения;
  • перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.
  • Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте и скачать по ссылке ниже:
  • Образец приказа о переводе на удаленную работу в 2021 году
  • Скачать образец

Эксперты КонсультантПлюс подготовили альтернативный вариант приказа о переводе на дистанционную работу. Если у вас нет доступа к К+, вы можете получить его бесплатно на пробной основе.

При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:

  1. Два приказа с одной датой:
  • о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
  • о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;
  1. Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.

Подробнее о форме Т-5 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-5 — скачать бланк и образец».

О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от «КонсультантПлюс», получив прямо сейчас бесплатно пробный доступ к системе.

Итоги

Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда.

Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

  • как правильно оформить дистанционных работников;
  • что нужно знать об электронном обмене документами;
  • какие новые обязанности появятся у работодателей;
  • в каких случаях работодатель сможет уволить работника на «удаленке».

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

  1. Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
  2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.

  3. Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части.

    Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

  • работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
  • работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

  • Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
  • Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:
  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:
  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

  • Важно: при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
  • Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

  1. Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
  2. В локальном нормативном акте предусмотрите:
  • какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
  • порядок взаимодействия работника и работодателя;
  • срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
  • порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Курсы для кадровика. Онлайн-обучение

Повышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9 ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

  • санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
  • обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  • ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

  1. По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя.

    Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).

  2. Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика

Расписание вебинаров

  • Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
  • Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Образец приказа о переводе на удаленную работу в 2021 году

  • Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
  • Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
  • Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Скачать

Перевод на удаленную работу утверждаем приказом

Такой локальный акт не просто констатирует факт перехода на удаленку, распоряжение о дистанционной работе регламентирует все дальнейшие шаги и является основанием для действий кадровиков, бухгалтеров, других подразделений предприятия, вынужденного перестраивать деятельность в экстренных условиях. К изданию документа необходимо отнестись ответственно. В нем надо отразить не только переход сотрудников на удаленный режим, а перечислить действия, необходимые для его организации. Это поручения:

  • отделу кадров — оформление необходимых кадровых документов;
  • бухгалтерии — пересчитать зарплату, если необходимо; определить механизмы расчета компенсации за используемые средства связи и коммунальные услуги;
  • АХО — выдача/оформление техники и других средств работнику;
  • IT — организация удаленного доступа;
  • отделу ИБ — обеспечение требований безопасности и конфиденциальности.

Насколько подробно вы определите порядок действий каждого задействованного сотрудника (отдела или подразделения), настолько избежите неразберихи и путаницы, которая обычно сопровождает спонтанные действия в экстремальных ситуациях. Это больше касается крупных организаций, с большим числом работников и подразделений, но и небольшим компаниям не помешает правильно оформленная документация.

Составление приказа о введении режима удаленной работы в компании

Если речь идет только об удаленке, этот нормативный акт оформляется как самостоятельный документ. Если ранее издавался локальный акт о введении режима повышенной готовности, приказ о дистанционной работе — его неотъемлемая часть.

Перед тем как его оформить, продумайте, какое количество сотрудников реально сможет работать удаленно, так как вам придется отправить некоторую часть подчиненных в «отпуск» по причине вынужденного простоя с соответствующей оплатой простоя.

Если работников, чей функционал позволяет работать удаленно, достаточно много, имеет смысл составить отдельный локальный нормативный акт «Положение о дистанционной работе». В нем утвердить порядок взаимодействия, постановки задач и оформления отчетов, контроль и т.д.

В приказе и допсоглашении сошлитесь на этот ЛНА при упоминании о значимых условиях труда.

Укажите продолжительность удаленного режима или о наступлении условий, при которых работник вернется к обычным условиям, например, при отмене требования повышенной готовности в регионе.

В условиях удаленки работодатели либо стремятся контролировать рабочее время, либо, наоборот, не осуществляют никакого контроля. Между тем ТК — ст. 312 п.4 по этому поводу говорит, что режим труда и отдыха определяется сотрудником самостоятельно.

В этом случае целесообразно делегировать непосредственным руководителям определение объемов работы и контроль за их выполнением.

Грамотно оформленный приказ о вводе дистанционного режима работы послужит основанием для дальнейших необходимых действий, например, бухгалтерской отчетности.

Структура приказа:

Оформление дистанционных работников с января 2021

5 февраля

10704

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Принципы удаленной работы с января 2021 изменились. В начале года вступают в силу поправки в трудовом кодексе, посвященные дистанционке.

Мы подробно рассмотрели изменения закона в этой статье.

Теперь давайте узнаем —- как правильно оформлять дистанционных работников по новому регламенту.

Эффективно управляйте дистанционным трудом после нашего курса, обновленного в соответствии с поправками в ТК 2020.

Вы можете заключить трудовой договор на постоянную дистанционную работу, как и прежде. Кроме того, с нового года вводятся новые виды удаленки и понятие временной дистанционной работы. В зависимости от своих нужд предусмотрите в трудовом договоре один из двух режимов:

  • непрерывная удаленная работа. Такой режим возможен в течении полугода. В договоре или допсоглашении предусмотрите период работы и ее условия;
  • чередование работы дома и на том рабочем месте, которое предоставит работодатель. Трудовой договор должен содержать расписанный график: по каким дням работник трудится в офисе, по каким дома.
Важно! Если на дистанционку необходимо перевести сотрудника, с которым уже заключен трудовой договор, действуют новые правила перевода на удаленную работу с 2021 года.

Подпишите с ним дополнительное соглашение об удаленной работе. Это новация в ТК. В условиях пандемии работодатели столкнулись с тем, что перевод не был регламентирован кодексом и действовали на свой страх и риск.

В допсоглашении при новом порядке оформления удаленки укажите график присутствия работника в офисе. Также впишите пункты об отчетности дистанционного сотрудника, способах передачи документации, порядке взаимодействия.

Важно! При переводе сотрудника на удаленную работу, по новым правилам оформления дистанционки, работодателю запрещено снижать зарплату работнику, если объем работы и функционал не уменьшатся.

Серьезные изменения претерпел порядок работы с трудовыми книжками. К концу 2020 года все работники определились с видом трудовой — бумажной или электронной.

  • Если работник выбирает ЭТК, в его бумажном документе делается запись о том, что он подал заявление на ведение сведений о своей трудовой деятельности в цифровом формате. Документ выдается ему на руки.
Пример записи в трудовой Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
  • Работник выбрал бумажный вариант — никакой записи в его трудовую книжку не делается. Работодатель ведет бумажный документ и параллельно передает сведения в электронной форме о его труддеятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Таким образом, если новый работник при оформлении дистанционки предъявит трудовую книжку, вы сразу поймете, в каком виде ее вести по наличию или отсутствию соответствующей записи. Кроме того, сведения о выборе работника отражаются в его лицевом счете и выписке ПФР, которую вы вправе запросить.

Совет Не забудьте предупредить работников, перешедших на цифровой формат данных о том, чтобы они не теряли и не уничтожали бумажную трудовую. Сведения о трудовом стаже до 2020 года содержатся только в бумажной книжке.

Если сотрудник промолчал, не сделав выбор, его деятельность продолжает отражаться и в электронном, и в традиционном виде. Новому работодателю он также предоставляет бумажную трудовую. Что касается дальнейшего выбора:

  • на работника, устраивающегося дистанционно впервые после 1.01.2021, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде;
  • при выборе бумажного документа работник не теряет права сделать обратный выбор в любой момент;
  • при выборе ЭТК возврат к бумажной невозможен;
  • работник не имел возможности сделать выбор по объективным причинам (затяжная болезнь, другое) — это право сохраняется за ним;
  • ваш работник — молчун, в этом случае вы продолжаете вести бумажную трудкнижку и подавать сведения в ПФР в электронном виде. Если этот работник уволится, он идет к новому работодателю также с бумажным документом.
Важно! Вышеизложенное относится и к новым правилам оформления дистанционных работников с 2021 года, которые уже работают у вас в по трудовому договору.

Пока нет однозначного толкования, что делать с молчунами — останется ли у них право на переход к ЭТК после января 2021 или нет. Однако, учитывая тенденцию ПФР к цифровизации документооборота, скорее всего это право за ними сохранится.

Таким образом, когда дистанционный работник направляет вам трудовую, вы вносите в нее сведения, если:

  • он вас об этом попросил;
  • он не выбрал ЭТК.

По новым правилам оформления дистанционки вы не обязаны оформлять удаленному сотруднику регистрацию в системе индивидуального учета, если он не зарегистрирован в ПФР. Дистанционные работники сами обращаются в фонд с паспортом.

В исключительных ситуациях, а также в случаях принятия органами власти соответствующих распоряжений, работодатель вправе перевести работника на удаленку без его согласия.

Важно! Это новация ТК. Работодатель должен разработать и утвердить положение о временной дистанционной работе 2021, содержащее порядок временного перевода работников на дистанционную работу.

Нормативный акт составляется с учетом мнения профсоюза и должен содержать:

  • основания принятия решения о временном переводе на дистанционку;
  • перечень переводимых сотрудников;
  • сроки перевода;
  • порядок обеспечения работников оборудованием, ПО и проч.;
  • механизм компенсирования затрат работника на осуществление дистанционной работы;
  • режим рабочего времени, порядок взаимодействия и предоставления отчетов.
Важно! Режим работы сотрудника на временной удаленке по ЛНА не должен противоречить или отличаться от действующих в организации ПВТР или условий трудового договора — это одно из основных требований новых правил оформления дистанционки в 2021 г..

В разделе о порядке общения пропишите способы, позволяющие точно определять взаимодействующих лиц. По окончании времени дистанционной работы, указанном в нормативном акте, работник возвращается к прежней деятельности. Никаких изменений в трудовой договор вносить не требуется. Работников, переводимых на временную дистанционку, необходимо ознакомить с этим ЛНА под роспись.

Скачать образец Положения о временной дистанционной работе 2021

 

Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке»

Согласно поправкам, в 2021 году и далее допустимы два сценария перевода персонала на дистанционную работу.

Вариант первый: по согласованию с работником

В общем случае для установления режима удаленной работы нужно согласие сотрудника и работодателя. Это следует из новой редакции статьи 312.1 ТК РФ.

Условие о «дистанционке» прописывают в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Удаленная работа может продолжаться:

  • в течение всего срока действия трудового договора;
  • временно, но не более 6 месяцев;
  • при условии чередования периодов «удаленки» и присутствия на рабочем месте.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор и приказ по форме № Т‑1

Вариант второй: без согласия работника

В исключительных случаях временно перевести сотрудника на дистанционный режим можно без его согласия. К таким ситуациям относятся: природные и техногенные катастрофы, пожары, эпидемии и иные ситуации, когда жизнь или нормальные условия для жизни населения оказались под угрозой.

В случае недобровольного перевода сотрудника на «удаленку» вносить изменения в трудовой договор не нужно. Достаточно издать локальный нормативный акт (ЛНА) с указанием причин и сроков введения «дистанционки».

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Работника следует ознакомить с ним под роспись. Плюс к этому необходимо обеспечить человека всем, что нужно для работы на дому. Если сотрудник использует собственное или арендованное имущество, работодатель обязан выплатить ему компенсацию (новая ст. 312.9 ТК РФ).

Если специфика работы не позволяет выполнять трудовые функции дома, то «принудительный» сценарий невозможен. Тогда человека на время отстраняют от работы. Оформляют это как «простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника».

Сотрудник получает вознаграждение в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ).

То же самое происходит, если организация не в состоянии обеспечить специалиста имуществом и программным обеспечением для удаленной деятельности.

Составить приказ о простое и другие локальные акты по готовым шаблонам

Как оформить сотрудника на дистанционную работу

Трудовой договор и допсоглашение о переводе на «удаленку» можно заключить в электронном виде. Подписать их нужно следующим образом. Работодателю — при помощи усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Сотруднику —   при помощи усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) Получить через час

Работник вправе подать письменное заявление о том, чтобы ему прислали бумажную версию трудового договора (или допсоглашения). Компания обязана направить этот документ не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления.

Согласно статье 65 ТК РФ, будущий сотрудник должен предъявить при трудоустройстве:

  1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
  2. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (если ранее человек уже работал).
  3. Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в т. ч. в форме электронного документа.
  4. Диплом или иной документ об образовании или квалификации (если должность предполагает их наличие).
  5. Документы воинского учета (предъявляют только военнообязанные).
  6. Другие документы, которые предоставляют только в определенных случаях. Например, справка об отсутствии судимости, если она является условием для приема претендента на ту или иную должность.

При удаленном режиме все перечисленные бумаги разрешено направить в электронном виде, в форме скан-образов. При этом работодатель вправе потребовать нотариально заверенные копии на бумажных носителях.

Что касается коллективного договора и правил внутреннего трудового распорядка, то ознакомить с ними сотрудника можно путем обмена электронными документами. Если человек пришлет по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении) «бумажную» трудовую книжку, кадровики обязаны сделать в ней запись о трудоустройстве (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Обмен документами с сотрудником на «удаленке»

Если человек переведен на дистанционный режим, то любой документ, касающийся его работы, можно оформить в электронном виде. Какую подпись поставить? Это зависит от вида документа.

Есть перечень документов, для которого установлено четкое правило: работодатель использует КЭП, сотрудник — либо КЭП, либо усиленную неквалифицированную электронную подпись. В него входят:

  1. Трудовой договор и допсоглашения к нему.
  2. Договор о материальной ответственности.
  3. Ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Все остальные документы разрешено подписывать любым способом, который закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договору. Главное — предусмотреть порядок, согласно которому каждая из сторон (организация и сотрудник) будет подтверждать получение документа.

Возникают ситуации, когда кадровикам нужно ознакомить работника под роспись с приказом, распоряжением, уведомлением и проч. Если сотрудник перешел на «удаленку», то сделать это допустимо «путем обмена электронными документами». Таким же путем можно получать от человека заявления, объяснения и иную информацию.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

У дистанционного работника есть право подать заявление о получении заверенных копий документов. Работодатель должен направить копии не позднее трех рабочих дней с даты получения заявления. В общем случае их следует направить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. По желанию сотрудника можно передать копию в электронной форме (новая редакция ст. 312.3 ТК РФ).

Как оформить больничный

Чтобы получить пособие по временной нетрудоспособности или декретные, сотрудник на «удаленке» должен выслать в бухгалтерию оригинал бюллетеня. Сделать это нужно по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если бюллетень оформлен в электронной форме, работник должен сообщить в бухгалтерию серию и номер этого документа (подробнее об электронных больничных листах см. «Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю»).

Работать с электронными больничными по новым правилам

Рабочий график, отпуск и гарантии

Сколько часов в день тратить на работу, когда приступать и заканчивать, как часто приезжать в офис — все это можно предусмотреть в трудовом договоре, либо в коллективном договоре или локальном нормативном акте. В случае, когда работодатель не утвердил никаких правил, человек волен сам решать, какой график для него предпочтителен.

Порядок предоставления отпусков зависит от такого, на каких условиях сотрудник переведен на «удаленку». Если на постоянной основе, то правила необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре, либо в локальном нормативном акте. Если временно — нужно придерживаться правил, изложенных в главе 19 Трудового кодекса.

Благодаря комментируемым поправкам, в статье 312.4 ТК РФ появится важное уточнение. Время, когда человек «взаимодействует с руководством», считается при «удаленке» рабочим временем.

Что касается гарантий, то дистанционный сотрудник вправе пользоваться ими точно так же, как если бы он приходил на работу. Плюс к этому четко оговорено, что удаленный режим не может служить основанием для снижения заработной платы (новая редакция ст. 312.5 ТК РФ).

Ведите табель учета рабочего времени и готовьте всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»

Охрана труда

В отношении сотрудника на «удаленке» работодатель в общем случае обязан обеспечить:

  • расследование в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • выполнение предписаний, выданных трудовой инспекцией;
  • обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • ознакомление работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие мероприятия по охране труда в отношении дистанционных работников необходимо проводить, только если об этом сказано в трудовом или коллективном договоре, либо локальным нормативным актом (новая ст. 312.7 ТК РФ).

Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Увольнение при «удаленке»

Для расторжения трудового договора по инициативе работодателя применяются общие основания, изложенных в статье 81 ТК РФ: ликвидация компании, сокращение штата, прогул и проч. (подробнее см. «Как уволить сотрудника в 2021 году: пошаговая инструкция для работодателя»).

Есть и дополнительные основания. Уволить дистанционного сотрудника можно, если он без уважительной причины не выходит на связь с начальством более двух рабочих дней подряд. Или переехал в другую местность и больше не может выполнять трудовые функции на прежних условиях (новая ст. 312.8 ТК РФ).

Если приказ об увольнении оформлен в электронном виде, работодатель должен сделать следующее. В течение трех рабочих дней с даты его подписания направить бумажную копию сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Дистанционному работнику необходимо выдать при увольнении те же документы, что и любому другому сотруднику (подробнее см. «Документы при увольнении сотрудника» и «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Полагаем, что в этом случае нужно следовать порядку передачи документов, который прописан в статье 312.3 ТК РФ.

После увольнения дистанционного сотрудника, на него нужно подать сведения по форме СЗВ-ТД.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *