Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Для исполнения требований законодательства РФ о защите персональной информации, руководители предприятий обязаны опубликовать такой приказ. Данный распорядительный документ является новым в кадровой системе. Благодаря ему утверждается положение о персональных данных, а также обеспечивается порядок в документообороте компаний и осуществление законной обработки персональных данных персонала (ст. 87 ТК РФ).

Данный приказ является обязательным документом для всех юр. лиц, собирающих и использующих личные данные сотрудников.

Файлы для скачивания:

Правовая основа

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Заключая трудовой договор (ТД) с работником, руководство предприятия получает от него персональные данные, в том числе:

  1. Ф.И.О.
  2. Адрес прописки и место фактического нахождения.
  3. Паспортные реквизиты.
  4. Номер ИНН и СНИЛС.
  5. Наличие детей, с датами их рождения.
  6. Семейное положение.
  7. Данные о предшествующей работе, со сроками и причинами отчисления.

В соответствии ст. 86-90 ТК РФ предприятие обязано соблюдать правила:

  • Обработки личных данных своего персонала.
  • Хранения и пользования полученными сведениями.
  • Передачи персональных сведений сотрудников.

На основании закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 года «О персональных данных» работники имеют право требовать защиту своих личных данных. Для обеспечения нераспространения этих данных, руководство предприятий разрабатывает Положение, где обозначается:

  • Какие данные относятся к персональным.
  • Кто обладает правом доступа к ним и основания.
  • Как обеспечивается сохранность полученных данных.
  • Порядок обработки информации.
  • Где хранятся данные о сотрудниках.
  • Защита доступа к данным.

В разработанном положении могут отображаться образцы заявлений сотрудников:

  • О согласии обработки своих персональных данных.
  • О согласии получения добавочных данных о сотруднике.

Данное типовое положение по распоряжению руководителя компании может быть разработано:

  • Кадровиком.
  • Юристом предприятия.
  • Заместителем директора.

Приказ об утверждении данного Положения относится к внутриведомственному распорядительному документу, структура которого обязана соответствовать действующим законодательным нормам РФ. С содержанием приказа должен быть ознакомлен весь персонал предприятия.

(Видео: «Ошибки, которые могут дорого обойтись оператору персональных данных»)

Кому и зачем нужен приказ о персональных данных?

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Приказ о защите персональных данных нужен руководству предприятия, так как этого требует закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 года «О персональных данных». Данное распоряжение определяет обязанность должностных лиц в обеспечении конфиденциальности личных сведений о сотрудниках и уровень их допуска.

Утвержденного стандартного шаблона такого приказа нет, поэтому, документ составляется в произвольном стиле. Однако, согласно законодательству РФ, данный приказ обязан содержать определенные пункты для обеспечения защиты личных сведений, в том числе:

  1. Утверждение положения о защите и обработке персональных сведений.
  2. Закрепление ответственного работника за обеспечение обработки личных сведений.
  3. Установление лиц, которые допущены к сбору, хранению и обработке данных.

Как составить приказ об утверждении положения о персональных данных в 2022 году?

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

  • Несмотря на то, что стандартного шаблона приказа о личных данных персонала в 2022 году нет, его требуется формировать в соответствии с правилами составления распорядительных документов.
  • Правила составления таких распоряжений предполагают следующее:
  • 1) Приказ может составляться на простом листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке предприятия.
  • 2) При заполнении бланка на простом листе, в шапке необходимо отобразить полное название предприятия.
  • 3) В следующем пункте записывается название документа с присвоением ему регистрационного номера.
  • 4) Непременно требуется обозначить место и дату составления распоряжения.
  • 5) Далее заполняется преамбула, где отображается основание для опубликования распоряжения и ссылка на законодательные нормы РФ.

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

6) Распорядительный раздел документа обязан излагать:

  • Распоряжение об утверждении Положения о защите личной информации.
  • Ф.И.О. лиц, которые допущены к обработке сведений и уровень их допуска.
  • Ф.И.О. должностного лица, которому поручен контроль за исполнением приказа. Обеспечение контроля за исполнением распоряжения директор может осуществлять самостоятельно.

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

В заключение — документ обязан подписать директор и свои подписи должны поставить лица, отмеченные в распоряжении.

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Примечание. С приказом о защите персональной информации и с утвержденным Положением обязан быть ознакомлен весь персонал предприятия.

Содержание приказа

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

В приказе об утверждении положения о персональных данных должны содержаться пункты:

1) Вводный раздел, где отображается:

  • Название предприятия.
  • Номер документа.
  • Место и дата его составления.
  • Основание для его создания.

2) Основной блок, где излагается распоряжение:

  • Об утверждении положения по защите персональных сведений персонала.
  • Период, на который положение будет действовать.
  • Ф.И.О. сотрудника, допущенного к личным данным работающих лиц.
  • Уровень допуска должностных лиц к личным данным.

3) Завершающий раздел, содержащий:

  • Ф.И.О. работника, на которого возложен контроль за исполнение приказа.
  • Обязательство — ознакомить работников с положением о защите личной информации под роспись.
  • Подпись директора предприятия.
  • Дата ознакомления и подпись ответственного работника за исполнение приказа.

Данный приказ вступает в силу после наличия в нем всех подписей, свидетельствующих доведение до сотрудников содержания документа.

Образец заполнения приказа об утверждении положения о защите персональных данных

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Скачать бланк и образец

Как ввести в организации положение?

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Для внедрения в действие Положения о защите реквизитов сотрудников, директор предприятия обязан:

  1. Разработать Положение.
  2. Опубликовать приказ об его утверждении.
  3. Ознакомить с данными документами весь персонал предприятия.

Только после проведения данной процедуры Положение получит законный юридический статус в рамках предприятия. При отсутствии утвержденного приказом Положения, руководитель предприятия может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Сроки хранения документов

Согласно закону № 152-ФЗ от 27.07.

2006 года «О персональных данных», руководство предприятия обязано организовать хранение всех локальных актов по обработке персональных сведений своих сотрудников на протяжении всего срока функционирования предприятия. Следовательно, как Положение о защите информации, так и приказ о его внедрении в действие, обязаны храниться на предприятии такой же период.

Хранение источников персональной информации осуществляется в отделе по защите данных в кабинете с ограниченным доступом, например, в металлическом сейфе, оборудованным классом Н0 по устойчивости к вскрытию.

Если предприятие прекращает свое функционирование, то все документы передаются по акту в местный архив, где такие документы сохраняются на протяжении 75 лет, на основании приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 года.

Обязателен ли приказ об утверждении положения о персональных данных?

Положение о защите персональной информации и приказ об его утверждении являются обязательными локальными документами, которые должны находиться на предприятии.

Данным приказом утверждается разработанное Положение и устанавливается порядок обработки, хранения и применения личных реквизитов работающих лиц в предприятии.

Согласно приказу, лица, имеющие отношение к обработке личных сведений, письменно обязуются о неразглашении таких сведений сторонним субъектам.

При отсутствии названых документов на предприятии руководитель может быть подвергнут административной ответственности со стороны поднадзорных ведомств, в том числе инспектором трудовой инспекции.

Читайте также:  Минфин разъяснил масштабные изменения в бухгалтерском учете

Ответственность за отсутствие документации

Наличие Положения о защите персональной информации и приказа об его утверждении, а также назначение ответственных лиц за соблюдение утвержденного положения обезопасит предприятие от претензий от Роскомнадзора, в компетенции которого находится такая проверка.

Обработка персональных данных: образцы всех документов 2022

Работодатель – оператор персональных данных

Защита и обработка персональных данных регулируется Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ.

Персональные данные люди передают многим юридическим лицам (например, банкам, магазинам или салонам красоты).

Работодатель также признается оператором персональных данных. Однако уведомлять об их обработке Роскомнадзор не надо, поскольку данные используются только в рамках трудовых отношений (ст. ст. 3, 22 Закона N 152-ФЗ). Вместе с этим, на работодателе лежит ответственность за корректную организацию системы обработки и защиты персональных данных своих сотрудников.

Работодателю можно получать от сотрудников только те персональные данные, которые позволяет обрабатывать закон (ч. 1 ст. 86 ТК). Например, Ф. И. О., дату рождения и адрес можете запрашивать у любого сотрудника.

Поскольку без этой информации не сможете принять его на работу. Если по должности обязательно образование, можете обрабатывать данные диплома или аттестата сотрудника.

А если для работы нужен медосмотр, сможете также запросить информацию о состоянии его здоровья (ст. 213 ТК).

Полный список документов с видами персональных данных, которые они содержат, смотрите в таблице.

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Положение о защите персональных данных в 2022 году

Чтобы учесть все новшества законодательства о персональных данных в 2022 году в положении о защите персональных данных работников установите порядок работы с данными, перечень лиц, имеющих к ним доступ, правила хранения личных дел и других кадровых документов, способы защиты электронных документов. Утвердите положение приказом руководителя и ознакомьте с ним работников под роспись (ст. 88 ТК РФ).

Положение о защите персональных данных зачастую называют Положением о работе с персональными данными. Никакой ошибки в этом нет. Суть документа зависит от содержания, а не от названия. Главное, чтобы в Положении были определены: порядок работы с данными, перечень лиц, имеющих к ним доступ, правила хранения личных дел и других кадровых документов, способы защиты электронных документов.

Приведем образец приказа об утверждении положения о защите персональных данных в 2022 году. Образец самого положения, актуальный в 2022 году, вы можете скачать в конце этой статьи.

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Приказ о назначении ответственного за перс.данные

Назначьте ответственного за обработку персональных данных, с него и с остальных лиц, имеющих к ним доступ, возьмите обязательство о неразглашении. Приведем примеры этих документов.

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Обязательство о неразглашении перс.данных

Если человек (работник организации) имеет доступ к персональным данным работников, то с него нужно взять обязательство о неразглашении этих сведений. Приведем пример обязательства о неразглашении персональных данных сотрудников:

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Согласие работника на обработку перс.данных

При приеме на работу оформите согласие работника на обработку персональных данных. Можно сделать отдельный документ или включить условие о согласии в трудовой договор.

Срок действия согласия закон не ограничивает, поэтому можно указать любой срок. Например, до дня его отзыва (ст. 9 Закона N 152-ФЗ). Подробнее об оформлении согласия вы можете прочитать в отдельной статье “Каким должно быть согласие на обработку персональных данных“. В этой же статье вы посмотреть образец согласия, актуальный в 2022 году.

Согласие на передачу персональных данных

Имейте в виду, что персональные данные без согласия работника можно передать третьим лицам только в установленных законом случаях, например, в налоговый орган, ПФР и ФСС. В других ситуациях надо получить письменное согласие работника (ст. 88 ТК РФ).

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Актуально на 27 января 2022
Положение о работе с персональными данными (образец)

Актуально на 27 января 2022
Бланк положения о защите персональных данных работников

Положение о защите персональных данных: образец

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Персональные данные: что это

В ходе трудоустройства и дальнейшего взаимодействия с работниками, работодатель получает немало информации, непосредственно связанной с личностью человека – его фамилию, имя и отчество, домашний адрес, дату рождения, сведения о детях и прочее. Такая информация, согласно п. 3 ч. 1 ст.

3 ФЗ № 152 от 27.07.2006, имеет статус персональных данных.

Их нельзя передавать третьим лицам и распространять иными способами (за исключением отдельно установленных законодательством способов – например, если передать сведения необходимо для того, чтобы предотвратить причинение вреда жизни и/или здоровью человека).

На практике большинство компаний создают локальный нормативный акт – положение о персональных данных работников. Работать в соответствии с таким положением могут как небольшие ООО, так и крупные АО – при этом правила хранения и использования информации у них могут серьезно различаться.

Положение о персональных данных: структура документа

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланкДокумент разрабатывается в соответствии с правилами внутреннего документооборота, действующими в компании.

В общем случае он должен содержать следующие сведения:

  • наименование документа;
  • номер приказа, которым он введен в действие;
  • Ф.И.О. и должность лица, утвердившего положение (как правило, это делает директор или генеральный директор);
  • дата и место составления документа;
  • наименование предприятия, на котором действует положение;
  • цели и задачи предприятия, которых нужно достичь при работе с персональными данными;
  • перечень данных, которые относятся к персональным на конкретном предприятии;
  • описание действий, совершаемых с полученной от работника информацией в ходе работы;
  • способы доступа к данным;
  • способы хранения данных;
  • права и обязанности лиц, имеющих доступ к охраняемым сведениям;
  • ответственность работников за нарушение правил конфиденциальности.

Иногда к положению прикрепляют приложения – ими устанавливают формы документов, применяемых в работе: например, образец согласия на обработку персональных данных. На нашем сайте вы можете скачать образец с приложениями и переработать его с учетом особенностей функционирования именно вашей организации.

Как разработать и ввести в действие положение?

В разработке документа должны принимать участие сотрудники кадровой и юридической служб, а также руководители отделов, деятельность которых подразумевает работу с персональными данными. Разработка приложения – отдельное направление работы над положением, которое стоит доверить юристам: они подготовят образцы документов, учитывая все особенности действующего законодательства.

Для утверждения готового документа издается приказ, который подписывается руководителем предприятия. Положение начинает действовать со дня подписания приказа, если последним не установлена другая дата вступления документа в силу.

Читайте также:  Для переболевших COVID-19 расширят программу диспансеризации

Что нужно учесть при разработке документа?

При разработке положения необходимо опираться на следующие принципы, установленные ФЗ № 152:

  • сбор персональных данных и последующая их обработка может осуществляться только в целях, связанных с трудоустройством работников, повышением их по службе, организацией обучения, обеспечением безопасности, контролем качества выполняемых ими работ;
  • получать персональные данные можно только от самого работника; в случае, если источником данных является третья сторона, необходимо получить дополнительное согласие на обработку данных от самого работника;
  • работодатель должен самостоятельно и за свой счет организовывать систему сбора и хранения данных;
  • все работники должны быть ознакомлены с порядком обработки их персональных данных под роспись.

Как ознакомить с положением сотрудников предприятия?

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланкОзнакомиться с содержанием положения должны все сотрудники предприятия, деятельность которых так или иначе связана с обработкой персональных данных. Все вновь принимаемые сотрудники знакомятся с содержанием документа при приеме на работу – до подписания трудового договора или одновременно с его подписанием.

Факт ознакомления с содержанием документа подтверждается подписями сотрудников. Сбор подписей можно осуществлять разными способами:

  1. Прикрепить к положению лист ознакомления, в котором каждый работник будет писать Ф.И.О. и дату ознакомления, а также ставить свою подпись.
  2. Завести журнал ознакомления с локальными нормативными актами и включить туда раздел об ознакомлении с положением о персональных данных – ознакомленные работники будут вносить в него необходимые сведения.

Чтобы упростить процедуру использования положения в работе предприятия, его можно перевести в электронный вид. Перевод документа в цифровой формат имеет определенные преимущества:

  1. Работники, деятельность которых регулируется нормами положения, смогут получить доступ к тексту документа в любое удобное для них время.
  2. Электронный документ проще актуализировать – достаточно внести изменения в цифровую копию, и все сотрудники смогут сразу же с ними ознакомиться.

Ответственность за нарушение правил работы с персональными данными

Если работодатель нарушает правила обработки персональных данных (не имеет вообще никакого документа, регулирующего порядок работы с такими данными, или, несмотря на наличие положения, нарушает установленные им правила), его могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Норма предусматривает наложение на нарушителя административного штрафа в размере:

  • от 2 до 6 тыс. рублей – для граждан;
  • от 10 до 20 тыс. рублей – для должностных лиц;
  • от 60 до 100 тыс. рублей – для организаций.

Итак, положение о персональных данных работников организации – это локальный нормативный документ, который регулирует порядок сбора, обработки и хранения таких сведений о работниках предприятия, как Ф.И.О., домашний адрес, номер телефона, ИНН, СНИЛС и прочих данных.

Создание положения – один из способов исполнения требований трудового законодательства, в соответствии с которыми именно работодатель должен организовать систему работы с персональными данными сотрудников предприятия.

Все работники, деятельность которых связана с обработкой данных других сотрудников, должны быть ознакомлены с содержанием положения под роспись.

Образцы документов

Скачать образец положения о персональных данных работников с приложениями

Скачать бланк уведомления об обработке персональных данных

Источник: «Юридическая азбука»

Положение о персональных данных работников 2022: образец с приложениями

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Обязательным документом для каждой компании является положение о персональных данных, в котором устанавливаются правила обращения со сведениями о работниках.

Что такое положение о персональных данных работников?

Работа с персональными данными работников регулируется внутренним документом организации – соответствующим Положением. Обязательность его наличия обусловлено требованием ст. 87 ТК .

Все действия, связанные с получением, обработкой, изменением и т.д. данных индивидуального характера, подчиняются нормативам Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее Закон).

Пункт 2 часть 1 статья 18.1 Закона дает понятие персональным данным (далее ПД), к которым относят любую информацию, касающуюся субъекта прямо или косвенно, позволяющего идентифицировать его. Если говорит о работнике, как субъекте ПД, то работодатель использует следующие параметры:

  • фамилия, имя и отчество;
  • информация о рождении: место и дата;
  • данные паспорта;
  • ИНН;
  • СНИЛС;
  • адрес по прописке и фактического проживания;
  • сведения об образовании;
  • информация о стаже работы.

Все данные заносятся в личное дело сотрудника и пополняются в течение трудовой деятельности иной информацией персонального характера. Для организации работы, работодатель должен разработать Положение, в котором закрепить порядок и правила получения, хранения, использования полученных ПД работников.

Для чего необходимо положение о персональных данных работников?

Согласно положений Закона № 152-ФЗ, работодатель при приеме граждан на работу становится оператором обработки их личных данных. Это значит, что он берет на себя ответственность по сбору, хранению, обработке и иных действий в отношении получаемых сведений и вправе осуществлять их при помощи средств автоматизации или без них.

Работодатель обязан хранить личные дела своих сотрудников в соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и затем передавать их на хранение в архив. Чтобы не допустить утечку персональных данных, должен быть применен комплексный подход к этой работе. Для чего необходимо составить и утвердить соответствующее Положение.

Структура положения

Каждая организация вправе самостоятельно разработать Положение, законодатель не устанавливает его строгой формы. Обязательным является наличие следующих разделов:

Раздел должен содержать цели, для которых документ составлен, а также перечисление данных, которые относятся к персональным. Все формулировки можно перенести из ст. 3 Закона.

  1. Основные понятия и состав персональных данных.

Руководствуйтесь при составлении этого раздела ст. 3 Закона. Укажите также документы работников, в которых содержатся их ПД:

  • документы, на основании которых оформляется трудовой контракт;
  • трудовые книжки;
  • личные дела работников;
  • отчетность налоговая, статистическая и т.д.;
  • приказы по организации и их копии.
  1. Обработка персональных данных.

Перечислите все условия, которые необходимо соблюдать при обращении с ПД. Соотнесите их с теми, что указаны в ст. 6 Закона.

  1. Передача персональных данных.

Определите правила передачи и получения ПД как внутри организации, так и третьим лицам. Здесь же укажите, как и где они хранятся (обычно это отдел кадров и бухгалтерия, где сведения о работниках хранятся в бумажном и электронном виде).

  1. Доступ к персональным данным.

Доступ к ПД сотрудников строго ограничен кругом лиц, которые используют их в процессе осуществления своих должностных полномочий. Перечислите должности, кто вправе получать и обрабатывать такие сведения, и их действия с ПД.

  1. Ответственность за нарушение норм в отношении обработки и защиты персональных данных.
Читайте также:  Выходное пособие при увольнении по инвалидности: правила, особенности и порядок выплат, размер и расчет пособия

Закрепите меру ответственности за работниками в случае нарушений правил данного Положения. Степень ответственности избирается в соответствии со ст. 90 ТК РФ.

Положение о персональных данных вводится в действие на основании приказа руководителя.

Обязательным является ознакомление с текстом Положения всех сотрудников организации, в том числе вновь принимаемых (ч. 2 ст. 22, ст. 68 ТК). Подтверждается этот факт одним из способов:

  • личной подписью в трудовом договоре, где содержится отсылка на действующее Положение;
  • личной подписью в листе ознакомления к Положению или журнале ознакомлений с приказами и распоряжениями.

При несоблюдении порядка обращения с персональными данными, если отсутствует Положения или не ознакомлен сотрудник с ним, руководитель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП.

Скачать образец положения о персональных данных работников 2022 года

Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

Приказ об утверждении положения о персональных данных. Образец и бланк 2021-2022 года

ГлавнаяФормы документовПриказы

Приказ об утверждении положения о персональных данных – относительно новый кадровый документ, который обязан составлять работодатель во исполнение требований законодательства о защите личной информации. Этот документ позволяет обеспечить порядок в организации документооборота предприятия и осуществлять законную обработку личной информации о сотрудниках.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждения положения о персональных данных .docСкачать образец приказа об утверждения положения о персональных данных .doc

Правовая основа

Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:

  • Ф.И.О.;
  • адрес регистрации и места проживания;
  • серию и номер паспорта;
  • номер свидетельства ИНН;
  • СНИЛС;
  • о количестве детей, датах их рождения;
  • о семейном положении;
  • о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.

Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:

  • обработки личной информации сотрудников;
  • хранения и пользования данными;
  • передачи личных данных работников.

На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:

  • какие сведения относятся к категории «персональных»;
  • кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
  • как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
  • в каком порядке происходит обработка информации;
  • где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
  • на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
  • как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
  • порядок его утверждения и изменения.

Приложение может включать образцы заявлений работников:

  • о согласии с обработкой своих личных данных;
  • о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.

Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:

  • специалистом по кадрам;
  • юристом компании;
  • помощником руководителя.

Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.

Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.

Содержание приказа

Приказ должен включать в себя следующие элементы:

  1. Вводную часть, в которой будет указываться:
    • наименование работодателя;
    • номер, название и дата приказа;
    • город места составления;
    • основания вынесения.
  2. Основную часть, в которой прописываются:
    • факт утверждения положения по личным данным работников;
    • срок, с которого положение вводится в действие;
    • должностное лицо, допущенное к работе с личной информацией;
    • Образец положения о персональных данных работников 2022 | Скачать форму, бланк

    • степень полноты допуска должностных лиц к сведениям.
  3. Заключительную часть, которая содержит:
    • указание ответственного за выполнение приказа лица;
    • обязанность довести до сведения работников положения о персональных данных, взять их согласие в письменной форме на обработку сведений;
    • подпись руководителя или надлежащим образом уполномоченного заместителя;
    • дату ознакомления и подпись должностного лица, ответственного за выполнение распоряжения.

Только после утверждения Положения об обращении с данными работников оно вступает в силу и должно быть доведено до всеобщего сведения под роспись. Для действующих сотрудников подпись проставляется в журнале (реестре) ознакомления.

Соответствующий пункт об ознакомлении для новых сотрудников включается в трудовой договор. В качестве отдельного документа целесообразно составить согласие на обработку личных данных, которое должно быть подписано всеми работниками.

Ошибки

При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:

  1. При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
    • до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
    • до 5 тысяч рублей (для ИП).
  2. Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей.

    При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор).

    При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.

  3. В документе установлена обязанность представления сотрудником информации о состоянии здоровья, о религиозных или политических предпочтениях, что является незаконным. Исключение составляют случаи, когда получение таких данных:
    • обусловлено требованиями законодательных актов (например, при поступлении на службу в органы полиции, прокуратуры и т.д.);
    • необходимо по запросу контролирующих органов (полиции, прокуратуры и т.д.);
    • производится с добровольного согласия работника, предоставленного в письменном виде.

Сроки хранения документов

В соответствии с ФЗ «О персональных данных» работодатель должен хранить все локальные акты об обращении с информацией в отношении работников в течение всего срока своей деятельности. Таким образом, наряду с Положением, в организациях постоянно должен храниться и приказ о его утверждении.

Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 №558 устанавливает, что сами сведения в отношении работников, в том числе личные дела, заявления, личные карточки, хранятся в течение 75 лет, в отношении руководителей – постоянно. Результаты обработки информации о среднем возрасте, об образовании, стаже сотрудников государственной службы хранятся постоянно.

Скачать документна сайте Ассистентус

Скопировать урл

Распечатать

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *