Как заполнить товарно-транспортную накладную

Новая форма транспортной накладной представлена в приложении № 4 к Постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 «Об утверждении правил перевозки грузов автотранспортом». Уменьшилось количество разделов с 17 до 12, поменялись их нумерация и содержание.

Требования к заполнению накладной появились в новом разделе IX Правил. Раньше отдельного порядка не было, а инструкции по заполнению были прописаны в самой форме.

В новой форме обязательно заполняются все разделы, кроме отмеченных как «при необходимости» или «при наличии». Если информации или оснований для заполнения отдельных граф нет, в накладной проставляются прочерки. Рассмотрим на примере Раздела 3 «Груз», в нем обязательно должны быть отражены:

• описание груза;
• отгрузочное наименование груза;
• состояние груза;
• способ упаковки;
• вид тары;
• количество грузовых мест;
• маркировка (при отсутствии пишем «Отсутствует»);
• плановая масса груза.

Остальные сведения без необходимости можно не прописывать, в том числе объявленную стоимость, по которой раньше такая возможность не предусматривалась. А раздел 4 «Сопроводительные документы» можно совсем не заполнять, он отмечен как «при наличии».

Есть и другие важные изменения:

• Раздел 5 «Указания по особым условиям перевозки». Изменили состав: убрали сведения о характеристиках ТС, добавили сведения о маршруте, дате и времени доставки, а также контакты лиц, которые могут назначить переадресовку.
• Раздел 6 «Перевозчик». Больше нельзя указывать лиц, которые фактически не перевозили груз, то есть перевозчик не может передать право перевозки другому лицу. У водителей вместо ИНН можно будет указывать дату и номер ВУ.
• Раздел 7 «Транспортное средство». Появилось два новых типа владения ТС: совместная собственность супругов и безвозмездное пользование.
• Раздел 8 «Прием груза». Нужно будет указывать реквизиты лица, которое грузит товар. Это будет грузоотправитель, если он сам выполнял погрузку, или иное уполномоченное лицо, например экспедитор.
• Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Раздел дополнили новыми сведениями. Если заполнить его полностью, накладную можно будет использовать как первичный учетный документ.

С 1 марта 2022 года транспортную накладную можно составлять в электронной форме. Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065. Мы рассказали о новом формате, переходном периоде и порядке подписи документа в статье «Электронные транспортные накладные: что изменится с 1 марта».

Когда нужна транспортная накладная

Транспортная накладная — это документ, которым оформляют автомобильные грузоперевозки по России. В накладной грузоотправитель и перевозчик утверждают условия перевозки. Если заполнить раздел 12, транспортную накладную можно будет использовать как первичный учетный документ — подтверждать ей расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, организация может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).

Накладная понадобится, когда Продавец доставляет груз покупателю на своем автотранспорте. Исключение — если цена доставки входит в цену товара. Еще накладная нужна, когда продавец или покупатель нанимают для доставки груза стороннюю транспортную компанию.

Покупатели, которые забирают груз самовывозом на своей машине, транспортную накладную не оформляют, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Расходы на транспорт и саму перевозку можно будет подтвердить путевым листом, зарплатными ведомостями и другими документами.

Кто оформляет транспортную накладную

Транспортные накладные обычно выписывает организация, которая заказывает перевозку груза (грузоотправитель). Заказчиком может быть продавец, поставщик или сам покупатель. К примеру, если покупатель заказал перевозку в транспортной компании, то он будет грузоотправителем и составит транспортную накладную. С 2021 года в роли грузоотправителя может выступать и экспедитор.

В договоре перевозки стороны могут выбрать, кто будет выписывать накладную. Например, поручить это самому перевозчику.

Сколько экземпляров накладной составлять

Бумажные транспортные накладные составляют в трех экземплярах — по одному для каждого участника перевозки: грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. Все экземпляры должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика.

Если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ (заполнить раздел 12), понадобится еще один экземпляр для грузоотправителя (п. 10 Правил).

Транспортная накладная формируется на каждую машину. Если в один автомобиль погрузили несколько партий груза, будет достаточно одной накладной. Но если одну партию распределили на несколько машин — понадобится накладная на каждый автомобиль (п. 12 Правил).

Есть несколько общих правил, которых все должны придерживаться при работе с транспортной накладной:

1. Чтобы накладная служила первичным учетным документом и подтверждала расходы, в ней должен быть заполнен раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Кроме того, понадобится четвертый экземпляр оригинала для грузоотправителя. Также должны быть соблюдены требования ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.
2. Печать на транспортной накладной не нужна, но ее наличие ошибкой не будет.
3. В строках можно ставить прочерки, если для их заполнения нет информации. Разделы с отметкой «при необходимости» заполнять не обязательно (п. 10 Правил).
4. Изменение условий перевозки, в том числе переадресовка, не являются ошибками. Они отражаются в Разделе 9 «Переадресовка».

Далее подробно разберем порядок заполнения накладной каждой из сторон.

Как заполнить грузоотправителю

Грузоотправителем может быть продавец, покупатель или экспедитор. Например, если покупатель нанял перевозчика, чтобы самовывозом забрать товар со склада продавца, то покупатель будет и грузоотправителем, и грузополучателем.

Грузоотправитель заполняет шапку накладной: дату, номер документа, номер экземпляра (документ составляется в количестве трех-четырех штук, каждый экземпляр имеет свой номер), дату и номер заявки. Дополнительно он оформляет разделы 1–5, 8, 11 и 12. Если нужно, заполняется раздел 6 «Перевозчик».

Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. При наличии договора транспортной экспедиции в качестве грузоотправителя указывается:

• Экспедитор, если он принял груз во владение. Одновременно проставляется отметка «Является экспедитором».
• Заказчик услуг по перевозке (грузовладелец), если экспедитор не принимал груз во владение, в том числе если заказчик перевозки сам погрузил товар.

Если грузоотправителем выступает экспедитор, то заполняется Раздел 1а.

Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но данными получателя груза. Дополнительно укажите адрес доставки.

Раздел 3 «Груз». Его заполняет лицо, погрузившее груз в транспорт.

  Этот раздел достаточно объемный, он включает данные о перевозимом грузе по пяти пунктам: отгрузочное наименование, количество грузовых мест, маркировка, тара и упаковка, масса и габариты, перечень опасных веществ — заполняйте на провоз опасного груза. Если данных для заполнения нет, можно поставить прочерк. 

Объявленную ценность теперь разрешено не указывать. При необходимости ее можно взять из товарной накладной или УПД. Она не должна превышать действительную стоимость груза. В ряде случаев ее нельзя указывать (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Контур.Маркет распознает товары в скане накладной и сопоставит с вашим каталогом

Попробовать

Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии). В этом разделе надо привести реквизиты прилагаемых к накладной документов.

Сюда входят сертификаты, паспорта, удостоверения на груз, документы на отгрузку, сопроводительные ведомости, документы, предусмотренные ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными нормами и пр.

При их наличии у налоговой будет меньше причин сомневаться в сделке. Раздел можно не заполнять.

Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». В этом разделе нужно прописать указания, которые транспортная компания должна соблюдать во время перевозки груза: температурный режим, данные о пломбах, санитарные и карантинные требования и пр. В разделе должны быть указаны контакты лиц, по указанию которых может произойти переадресовка.

При необходимости указывается маршрут перевозки, дата и время доставки груза.

Раздел 8 «Прием груза». Впишите данные лица, осуществляющего погрузку, и наименование (ИНН) владельца пункта погрузки, адрес места погрузки.

При погрузке указываются уже фактические дата и время прибытия и отбытия машины, описывается состояние груза, его масса, количество занятых мест.

Раздел должен быть заверен подписями лица, у которого забирают груз, водителя и грузоотправителя (при необходимости).

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Если вы составляли акты о нарушениях или претензии к перевозчику или грузополучателю, внесите сведения о них. Случаи, когда нужен акт, перечислены в п. 81 Правил.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Заполняйте, если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ. Грузоотправитель указывает сведения о должностном лице, которое подписывает накладную, ставит его подпись, прописывает реквизиты договора перевозки.

Как заполнить перевозчику

При погрузке водитель перевозчика ставит свою подпись в разделе 8 «Прием груза», а при разгрузке — в разделе 10 «Выдача груза». Перевозчик заполняет разделы 6–12 транспортной накладной.  

Раздел 6 «Перевозчик». Если этот раздел не заполнил грузоотправитель, его заполняет грузоперевозчик. Укажите сведения о себе и реквизиты водителя: Ф. И. О., ИНН, водительское удостоверение, телефон.

Раздел 7 «Транспортное средство». Перевозчик указывает сведения об автомобиле, на котором повезут груз: тип, марку, грузоподъемность, вместимость, регномер. Дополнительно надо выбрать тип владения: собственность, совместная собственность супругов, Лизинг,  аренда или безвозмездное пользование.

Если транспорт не соответствует требованиям грузоотправителя, заявленным в разделе 5, то он может отказаться от погрузки (п. 31 Правил, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200).

Раздел 8 «Прием груза». Этот раздел заполняет грузоотправитель, а водитель перевозчика ставит свою подпись и указывает Ф. И. О. С этого момента груз считается вверенным перевозчику. 

Если нужно, водитель может указать в специальной строке свои замечания о состоянии груза, тары, упаковки, датах прибытия и убытия.

Раздел 9 «Переадресовка» водитель заполняет, если получил указания о переадресовке груза от уполномоченного лица (раздел 5 накладной). 

Раздел 10 «Выдача груза». Как и в разделе 8, водитель ставит свою подпись с расшифровкой, а также может оставить замечания по разгрузке. Другие сведения обычно заполняет грузополучатель.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». В этом разделе перевозчик прописывает стоимость услуг по перевозке без НДС, ставку налога, сумму налога, предъявленную покупателю, и общую стоимость услуг перевозки.  Также он указывает свои реквизиты и реквизиты договора перевозки.

Важно! Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку, если в ней есть все необходимые реквизиты и правильно заполнен раздел 12. Если нет раздела 12, к транспортной накладной должен прилагаться другой первичный документ, который определяет цену перевозки. Например, универсальный передаточный документ.

Как заполнить грузополучателю

Грузополучатель должен заполнить раздел 10 «Выдача груза» в присутствии перевозчика. Он указывает:

• фактические дату и время приезда автомобиля на разгрузку, а также дату и время выбытия;
• описание состояния груза, тары, упаковки, пломб, маркировки;
• массу груза (определяется тем же способом, что и при сдаче груза отправителем);
• количество грузовых мест.

Состояние груза, его массу и количество занятых мест можно не проверять, если все приехало на исправном закрытом транспортном средстве, в контейнере и с пломбами. При повреждении или отсутствии пломб проверка обязательна, как и при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов (п. 9 ст. 15 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, ФИО и должность.

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Его может заполнить любая из сторон, если у нее есть претензии: найдены нарушения условий провоза груза, его порча, повреждение упаковки и т.д.

Как исправить ошибку в транспортной накладной

Если в накладной допустили ошибку, её разрешено исправить прямо в бумажном документе. Алгоритм следующий: 

1. Неверную запись зачеркивают одной чертой, чтобы она оставалась читаемой.
2. Вносят правильную запись.
3. Делают пометку «исправлено» и отмечают дату корректировки.
4. Заверяют правку подписью с расшифровкой.

Бланк ТТН

Для учета товаров при перевозке их автотранспортом используется бланк ТТН по форме № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.12.1997 года.

Товарно-транспортная накладная необходима, если в транспортировке участвует сторонний перевозчик или если груз идет транзитом. Бесплатно скачать бланк ТТН (форма 1-Т) можно на этой странице.

Если у вас возникли сложности при оформлении документа, читайте нашу памятку. Ниже на странице есть и заполненный образец ТТН.

Бланк ТТН 2020: скачать бесплатно в Excel

Накладная по форме № 1-Т служит основанием для списания товара со склада грузоотправителя и оприходования его на склад грузополучателя. На основании ТТН производится расчет с организацией-перевозчиком и начисляется заработная плата водителю. Также товарно-транспортная накладная пригодится в пути на случай проверки сотрудниками МВД — чтобы подтвердить правомерность перевозки.

При подписании ТТН материальная ответственность за сохранность груза передается организации, владеющей автотранспортным средством, на котором будут перевозить товары.

Учитывайте это при оформлении товарно-транспортной накладной на 2020. Бесплатно скачать бланк для заполнения вы можете на этой странице. Выберите удобный для вас формат — word или excel.

Также на этой странице можно посмотреть, как правильно заполнить ТТН.

Товарно-транспортная накладная: скачать бланк (Word)

Образец заполнения формы 1-Т (она же — ТТН) смотрите и скачивайте ниже. Обратите внимание, что с 2011 года действует также другой вид документа — транспортная накладная.

Различайте эти две формы. В ТН нет товарного раздела, а при указании товара не обозначается цена (только объявленная стоимость); этот документ используется, если продавец или покупатель транспортируют груз сами. А ТТН по форме №1-Т оформляется, когда к перевозке привлекается транспортная компания или при транзите.

Ттн на перевозку груза: образец заполнения

ТТН состоит из двух разделов: товарного и транспортного. Первый заполняет грузоотправитель, второй — все стороны.

Товарно-транспортная накладная (образец заполнения на 2020 год, товарный раздел)

Товарный раздел определяет взаимоотношения отправителя и получателя груза. Он содержит подробные сведения о товарах. Заполняется грузоотправителем. Служит основанием для списания товаров со склада отправителя и их оприходования на склад получателя.

Ттн (1-т): образец заполнения транспортного раздела

Транспортный раздел определяет взаимоотношения отправителя и организации-владельца автотранспорта, который перевозил груз. Он необходим для расчетов грузоотправителей / грузополучателей с организацией-перевозчиком за оказанные Услуги. Также раздел служит для учета транспортной работы.

В разделе указываются сведения об организации-заказчике автотранспорта (она же — грузоотправитель), перевозчике, о самом транспорте, водителе, грузе, погрузочно-разгрузочных операциях, а также дополнительные сведения о перевозке. Если вам сложно самостоятельно заполнить этот раздел, вы можете скачать образец ТТН на этой странице и проверить себя.

Будьте внимательны: этот раздел заполняется и подписывается всеми сторонами. Пустой бланк ТТН (в word) можно бесплатно скачать здесь >>

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать

Правила заполнения ТТН (2020 год)

Оформляя товарно-транспортную накладную (по форме № 1-Т), соблюдайте следующие правила.

1. ТТН составляет грузоотправитель. По согласованию сторон документ также может составить перевозчик.
2. ТТН составляется на каждый рейс: на каждую партию груза, которую перевозит один транспорт. То есть накладных будет столько, сколько транспортных средств участвует в перевозке. А экземпляров каждого документа будет больше — об этом ниже.
3. ТТН составляется для каждого получателя в отдельности. Даже когда вы отправляете все товары одновременно в одном транспортном средстве.
4. Правила оформления ТТН в 2020 году предусматривают составление документа в четырех экземплярах, каждый из которых заверяется подписью, печатью или штампом отправителя:
   • Один с подписью водителя о получении груза (эта подпись ставится на всех экземплярах, она подтверждает прием ТМЦ к перевозке) — для грузоотправителя. По этому документу отправитель может взыскать материальный ущерб с транспортной организации в случае ущерба или потери товаров.
   • Три других (каждый — с подписью грузоотправителя, печатью и подписью водителя) передаются водителю и следуют с грузом:
     • Второй — вручается грузополучателю при приемке товара. Получатель делает отметку о наличии / отсутствии претензий и подписывает документ (не только свой, но и все экземпляры), ставит свою печать, указывает время прибытия и отъезда автотранспорта.
     • Остальные два — передаются организации-перевозчику:
       • Третий, подписанный всеми сторонами, эта организация возвращает грузоотправителю вместе с документами по транспортным услугам;
       • Четвертый — оставляет себе.
5. В ТТН обязательно нужно заполнить все реквизиты. Если у вас нет данных для какого-то поля (то есть если этот реквизит не является для вас обязательным), поставьте прочерк. Чтобы избежать проблем при проверках, строго соблюдайте порядок заполнения ТТН: незаполненных полей в документе остаться не должно.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли покупателю товарно-транспортная накладная?

Нужна: она необходима, чтобы подтвердить факт приема груза — налоговая обращает пристальное внимание на ее наличие (в составе полного пакета первичных документов) при проверке оснований для применения вычетов по НДС. Также по товарно-транспортной накладной покупатель при получении товаров может сверить фактическое количество с тем, которое указал продавец.

Чем старый образец заполнения ТТН отличается от нового?

«Старая» ТТН — это форма № 1-Т, утвержденная в 1997 году. С тех пор ее не меняли, но сейчас действует и другой документ — транспортная накладная (ТН). Она утверждена постановлением Правительства РФ от 15.04.2011. В ТН нет товарного раздела. Она не подойдет вам, если вы привлекаете к перевозке груза транспортную компанию. Подробнее об использовании ТН читайте здесь >>

Нужна ли ТТН при самовывозе покупателем?

Нет необходимости составлять товарно-транспортную накладную, когда покупатель забирает товар сам: ведь в доставке не участвует перевозчик. Чтобы подтвердить факт передачи ТМЦ, хватит формы ТОРГ-12.

Кто должен выписывать ТТН при самовывозе?

Как и в других случаях — продавец.

Как заполнить ТТН, если перевозчик третье лицо?

Если вы привлекаете к доставке груза транспортную компанию, то используйте для оформления ТТН обычный образец заполнения — с указанием информации о перевозчике и разделами, которые последний заполнит самостоятельно.

Оформление ТТН при доставке транспортной компанией: образец

Кто выписывает ТТН при доставке транспортной компанией?

Как и в любом другом случае — отправитель груза, или, по соглашению сторон, перевозчик.

Кто должен выписывать ТТН — поставщик или перевозчик?

Поставщик, он же грузоотправитель, или, по соглашению сторон, перевозчик.

Кто оформляет ТТН — заказчик или перевозчик?

Товарно-транспортную накладную должен оформить заказчик транспорта, то есть грузоотправитель. Перевозчик может выписать этот документ только по соглашению сторон.

Вид перевозки в ТТН: что писать?

В графе «Вид перевозки» пишите расшифровку информации о виде оплаты: почасовая, сдельная, оплата за одну поездку. Также здесь нужно указать, была ли это сборная перевозка или перевозка путем догруза, заезжал ли транспорт на станции (например, жд).

Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) — скачать бесплатно в Word или Excel

Скачайте другие формы документов

Форма 1-Т. Товарно-транспортная накладная. Образец 2021-2022 года

Оформление бланка 1-Т происходит в случаях перевозки товарно-материальных ценностей от одной организации к другой как собственными силами продавца-отправителя, так и при посредничестве компании-перевозчика.

Кто должен оформлять товарно-транспортную накладную

Если транспортировка товарно-материальных ценностей происходит непосредственно собственником или продавцом товара, то оформление документа входит в его прерогативу.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк товарно-транспортной накладной по форме 1-Т .docСкачать образец заполнения товарно-транспортной накладной по форме 1-Т .doc

Если же используется заключение договора с перевозчиком, которое может происходить как от лица отправителя, так и от лица получателя товара, то и составление этого документа может быть компетенцией как той, так и другой стороны.

Иными словами, оформляет форму 1-Т та компания, которая нанимает перевозчика.

Можно ли использовать один бланк для разных перевозок

Для каждой перевозки оформляется отдельный бланк 1-Т, использовать одну и ту же накладную для нескольких транспортировок категорически нельзя. Точно также, если один и то же груз необходимо развести по разным фирмам, то на каждую партию необходимо составлять свой документ.

Структура документа

Накладную условно можно поделить на две части.

1. Первая – товарная, — включает сведения
   • об отправителе и получателе товара,
   • объеме,
   • наименовании и т.п. параметры.

   Эта часть документа является основанием для списания груза со склада отправителя и одновременно для приходования его получателем.

2. Вторая часть – транспортная. В ней содержатся сведения
   • непосредственно о перевозке,
   • информация о компании-перевозчике и конкретном водителе,
   • марке автомобиля,
   • времени в пути и километраже,
   • товаре и т.д.

   Здесь же указывается стоимость транспортировки.

Правила оформления и порядок работы с бланком

Данный документ относится к первичной документации, поэтому при его заполнении следует придерживаться определенных стандартов. В частности, нельзя оставлять ячейки пустыми (где нужно ставятся прочерки), допускать неточности и ошибки, а также вносить в бланк неверные сведения.

К форме 1-Т могут прилагаться дополнительные документы:

• сертификаты,
• паспорты,
• свидетельства,
• договоры и пр.

Все они должны обязательно быть указаны в строке «Приложение» товарно-транспортной накладной.

Документ распечатывается в четырех копиях, одна из которых остается у отправителя товара, остальные три передаются на руки водителю, который будет развозить груз.

Все документы необходимо удостоверить нужными подписями.

Затем второй экземпляр водитель должен вручить грузополучателю, а третий и четвертый передать руководству транспортной компании (при этом они должны иметь подписи как отправителя, так и получателя товара).

После этого, третий экземпляр с выписанным счетом на оплату за услуги транспортировки отправляется заказчику (т.е. той фирме, которая заключила Договор на доставку товара), а четвертый остается у перевозчика и становится частью его бухгалтерского учета.

Инструкция заполнения бланка товарно-транспортной накладной

• Сначала в документе нужно указать его номер (по внутреннему документообороту компании, выписывающей накладную), поставить дату заполнения, затем в строку «Грузоотправитель» вписать информацию о предприятии, отправляющем товар – здесь нужно указать его полное название, фактический адрес и телефон.
• После этого точно таким же образом следует внести сведения об адресате в строку «Грузополучатель».
• Напротив обозначения «Плательщик» надо указать ту фирму, которая оплачивает услуги перевозчика.
• Напротив каждой компании в соответствующем окошке нужно указать ее код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).

Заполнение первого раздела формы 1-Т

Первый раздел накладной практически полностью должен заполнить грузоотправитель. Сначала вписываются подробные данные о товаре в таблицу.

В первый столбец вносится номенклатурный номер товара (но только, если такая система учета используется на предприятия),
во второй и третий — номер прейскуранта и артикул (также только при их наличии).

Четвертый столбец «Количество» заполнить нужно обязательно – сюда ставится цифра, соответствующая числу перевозимых товаров по каждому наименованию отдельно.

Столбики, которые идут дальше, пропускать тоже нельзя: в них вносятся —

• цена за одну единицу товара,
• его название,
• единица измерения (килограммы, метры, кубы и т.п.),
• вид упаковки (коробки, ящики, бочки, мешки и т.д.).

Затем туда же вносится количество мест, масса (в тоннах) и общая стоимость по каждому виду товара в отдельности. Если есть наценка за объем или складские, транспортные расходы, это также надо указать в таблице. Следующим шагом вписываем общую стоимость товара по всем наименованиям и в последний столбик вносится номер товара по складской картотеке грузоотправителя.

• Если товарно-транспортная накладная имеет продолжение, то нужно отметить количество дополнительных листов в соответствующей ячейке (прописью) и также общее количество видов товара и мест (значения дублируются из первой таблицы).
• Далее прописью и цифрами вписывается масса груза, а после этого необходимо указать все имеющиеся приложения (количество листов) и ниже – прописью общую стоимость отпущенного со склада товара.
• Внизу товарного раздела слева должны стоять подписи с расшифровками представителей грузоотправителя: лица, уполномоченного на отпуск товара (с указанием его должности), главного бухгалтера, а также кладовщика, непосредственно осуществившего отгрузку.
• С правой стороны вносятся данные водителя, в том числе вписываются сведения о доверенности, которую компания-перевозчик на него оформила.
• Позже здесь же ниже ставится подпись представителя грузополучателя (обычно это тоже кладовщик), который своим автографом в этой части документа удостоверяет факт приема товара после транспортировки в целости и сохранности.
• 

Заполнение второго раздела формы 1-Т

Второй раздел товарно-транспортной накладной включает сведения о транспортировке. Сначала здесь указывается

• срок доставки груза,
• приводится информация о фирме-перевозчике, в том числе ее полное наименование, контактные данные (адрес и телефон),
• вписываются сведения о машине (марка и гос.номер),
• в крайнем правом столбике пишутся номера накладной и путевого листа.

1. В строку «Плательщик» включается информация о предприятии – заказчике перевозки (ее название, адрес-телефон и банковские реквизиты), фамилия, имя, отчество водителя и номер его удостоверения.
2. Строки «Лицензионная карточка», а также ее «Регистрационный номер» и серию можно пропустить, поскольку лицензирование ныне не производится, а вот окошко о виде перевозки надо заполнить (коммерческий).
3. Далее вносятся сведения о погрузке-отгрузке (фактические адреса доставки товара) и прочая дополнительная информация (переадресовка, маршрут, прицепы – по необходимости).

Ниже снова стоит таблица. Все данные в нее вносятся аналогично товарному разделу. В столбце «Способ определения массы» указываются весы – автоматические, ручные или товарные (если взвешивание производится на весах), если же взвешивание не делается, то надо указать либо «нормативный», либо «согласно маркировке».

Справа под таблицей надо вписать документы, сопровождающие груз (сертификат качества, паспорта, акты и т. д.), а слева внести подписи непосредственных участников процесса погрузки-доставки-отгрузки.

Следующая часть документа под названием «Погрузочно-разгрузочные операции» включает таблицу, в которую вносится информация о погрузке-разгрузке (наименование отправителя и получателя груза, способ действия, дата убытия, прибытия товара и подпись ответственного сотрудника).

Далее, в предпоследнюю табличку водителем вносятся все прочие ведения (километраж, стоимость поездки, штрафы за неверно оформленные документы, время простоя и т.д.) и наконец последние данные в «Расчет стоимости» и «Таксировку» вписывает бухгалтер перевозчика.

Заполнение транспортной накладной | Как заполнить транспортную накладную? — Контур.Бухгалтерия

Новый бланк транспортной накладной применяют с 1 января 2021 года. Оформлять его должны все три стороны сделки по перевозке товаров: отправитель, перевозчик и получатель, а иногда еще и экспедитор. Расскажем, что изменилось в бланке и как его заполнять.

Что нового в транспортной накладной в 2021

Обновленную накладную применяют с начала 2021 года. Она утверждена постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200, бланк есть в Приложении № 4. В нем появились новые графы.

• Раздел 1 «Грузоотправитель». Появилась отметка, что отправитель груза — экспедитор: ставьте галочку, если экспедитор платит за доставку груза согласно договору и значит имеет статус отправителя. А еще добавился раздел 1а для сведений о заказчике доставки — их вносят при необходимости.
• Раздел 3 «Груз». Указывают стоимость груза и входные данные товарных накладных, счетов-фактур, договора, которые относятся к грузу.
• Раздел 6 «Прием груза». Вписывают данные о лице, которое передает груз перевозчику.
• Раздел 11 «Транспортное средство». Сюда вносят данные о машине и код, который характеризует тип владения автомобилем: «1» — авто в собственности, «2» — арендованное автосредство; «3» — в лизинге.

В течение 2021 года накладную составляют в бумажном виде, а с начала 2022 года появится формат электронного документа, ожидается его утверждение от ФНС, Минтранса и Минцифры.

Когда заполняют транспортную накладную

С помощью транспортной накладной оформляют перевозки товаров на автотранспорте по РФ. Это первичный документ, который подтверждает расходы на доставку груза, в нем же оговариваются условия доставки. 

Если водитель везет на своем авто груз, он обязан иметь при себе транспортную накладную и предъявлять ее по требованию сотрудникам Госавтоинспекции. Если накладной на груз у водителя нет, он рискует получить Штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Накладная нужна в двух случаях:

• если продавец доставляет товар на собственном транспорте (кроме тех случаев, когда стоимость доставки включена в цену товара и это отражено в договоре);
• если товар от продавца покупателю доставляет сторонняя компания.

Накладную не оформляют в таких ситуациях:

• если товар доставляет поставщик, но доставка включена в стоимость товара;
• если покупатель забирает груз на собственной машине, тогда расходы на перевозку он подтверждает зарплатной ведомостью, путевым листом или другим документом.

Кто отвечает за оформление документа

Транспортную накладную оформляет заказчик перевозки — грузоотправитель или экспедитор. Но вообще, стороны при составлении договора перевозки могут решить, кому поручить оформление накладной, это может быть и перевозчик. А если груз перевозят для личных или семейных нужд, то составить бумагу тоже может перевозчик.

Сколько экземпляров нужно

В заполнении бумаг участвуют три стороны: отправитель груза, перевозчик и получатель. Каждый из них вносит свои сведения на своем этапе работы.

Поэтому бумажные ТН составляют в трех экземплярах, чтобы у каждой стороны был свой оригинал. Каждый из них должны подписать все стороны.

Изначально, при отправке груза, накладная заполняется не полностью, сведения в некоторые разделы добавляются в процессе доставки и при передаче груза в конце доставки.

Еще один нюанс: если партия груза не вошла в одну машину, а распределилась по 2 и более машинам, на каждое авто нужно составить отдельный документ в трех экземплярах. Водитель каждой машины будет заполнять часть данных в своих бланках. Но если один автомобиль везет несколько заказов, на них можно составить единый документ.

Как заполняют транспортную накладную

Есть требования к накладной, которые делают ее действительной (основаны на Правилах перевозок груза автотранспортом, Письме Минтранса РФ от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС).

Для подтверждения расходов указывают дату, сведения обо всех сторонах, стоимость перевозки. В разделах 6, 7, 15, 16 указывают должности ответственных лиц, имена и подписи. В накладной не обязательно ставить печать, но если поставите — это ни на что не повлияет.

Если строка не заполняется из-за отсутствия сведений, в ней ставят прочерк. Можно не заполнять разделы с пометкой «при необходимости». 

Накладную можно начать заполнять ручкой с синими или черными чернилами, а еще с помощью компьютера и распечатать экземпляр для грузоотправителя с уже заполненными полями. Далее можно продолжить заполнять документ ручкой.

Как грузоотправитель заполняет транспортную накладную

Отправлять груз могут поставщик, покупатель или экспедитор. Иногда покупатель становится и отправителем, и получателем груза.

Шапка: вносится день заполнения, номер ТН и экземпляра, указывается день доставки и номер заявки на доставку. 

Раздел 1. Имя заказчика или название организации, контакты и другие данные. Если экспедитор платит за доставку, он считается грузоотправителем, тогда ставит галочку в соответствующем поле.

Раздел 2. Заполняется по аналогии с Разделом 1, но с указанием сведений о грузополучателе.

Раздел 3. Раздел обширный, в него вносят сведения о грузе: название груза, число грузовых мест, масса, размеры, опасные вещества, если есть, стоимость. Данные об объявленной ценности берут из товарной накладной или УПД.

Раздел 4. Здесь приводят реквизиты отгрузочных документов, которые прилагаются к накладной, чтобы избежать сомнений налоговой в реальности сделки.

Раздел 5. Здесь пишут сроки доставки, температурный режим и другие требования при обращении с грузом. А еще вносят сведения об автомобиле, который будет везти груз.

Раздел 6. Сюда вписывают сведения о лице, которое передает груз перевозчику, адрес, день и время погрузки. Затем добавляют фактические данные по итогам погрузки, описывают. Фиксируют состояние груза, вес, число грузомест. Причастные к погрузке ставят свои подписи под разделом. 

Раздел 7. Сюда вносят адрес, дату и время доставки.

Раздел 15 и раздел 16. Здесь нужны должность, имя и подпись.

Как перевозчик заполняет накладную

Раздел 6 и раздел 7. Подписывает водитель перевозчика.

Раздел 8. Сюда перевозчик вписывает плату за хранение на складе, штраф за задержку вывоза и пр. 

Раздел 9. Здесь указывают дату заказа, имя, должность принявшего заказ и его подпись. В течение трех дней после этой даты перевозчик должен рассмотреть заявку.

Раздел 10. Указывают имена и контакты перевозчика и его водителя.

Раздел 11. Данные о машине и тип владения: в собственности, в аренде или лизинге.

Раздел 12. Раздел для комментариев.

Раздел 13. Номер, дата и период действия разрешения на транспортировку, сведения о маршруте — если везем опасные или крупногабаритные грузы, режим работы водителя.

Раздел 14. Если меняется адрес доставки, водитель вносит сюда новый.

Раздел 15. Нужна подпись.  

Раздел 16. Стоимость услуги доставки, провозную плату и метод расчета, расходы на перевозку, НДС. Также сюда вписывают название, адрес и банковские реквизиты сторон, ставят подписи ответственных лиц.

Как грузополучатель заполняет накладную

Раздел 7. Получатель принимает груз, осматривает его и затем в присутствии перевозчика вносит следующие данные в бумаги:

• день и время прибытия машины для выгрузки товара, день и время отъезда пустой машины;
• состояние груза, упаковки, пломб и пр.; если груз прибыл в запечатанном контейнере с пломбами, состояние можно не проверять, а если пломбы сорваны, придется открыть контейнер и описать состояние и число товаров;
• вес груза  — способ взвешивания должен быть тот же, что и при отправке;
• число грузовых мест.

Раздел 17. Если у любой из сторон возникают претензии к провозу или состоянию груза, сюда вписывают замечания. Если замечания обширные, то составляют акт с перечислением претензий, а в 17 раздел вносят только номер акта и поясняют, что замечания приведены в нем.

Как исправить ошибку в транспортной накладной

Если допустили ошибку при заполнении документа, не нужно все переписывать. Можно сделать исправление прямо в бумажном бланке: 

1. зачеркните одной чертой текст с ошибкой, но так чтобы его можно было прочитать;
2. внесите правильную запись рядом;
3. сделайте пометку «Исправлено» и проставьте дату исправления;
4. подпишите правку, расшифруйте подпись.

Не нужно закрашивать текст с ошибкой с помощью белил или заштриховывать его полностью — это может стать основанием для претензии от контролирующих органов.

Что значит накладная для бухгалтерского учета

Что такое ТТН и как правильно её заполнить? – Дзен – АТИ, Центр: Система грузоперевозок

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это документ, который нужен для учёта перемещения автомобильным транспортным средством товарно-материальных ценностей и оплаты их перевозки. Накладная фиксирует то, что отправитель списал груз со своего склада, а покупатель получил его.

Например, вы решили купить товар в городе А для переработки или перепродажи в городе Б. Допустим, вес товара составляет 20 тонн. При проверке потребуется подтвердить документально, каким образом перемещался груз.

У этой операции есть риск быть признанной бестоварной, поэтому мы указываем автопредприятие и все подробности о перевозке.

Провоз автотранспортом крупных партий груза без необходимого пакета бумаг грозит штрафами и другими санкциями как экспедитору, так и вашей организации.

Товарно-транспортную накладную оформляют в случаях, когда есть посредник между продавцом и покупателем, то есть доставку осуществляет логистическая компания.

Кто отвечает за оформление товарно-транспортной накладной?

Тот, кто заказывает перевозку. Как правило, это делает продавец-отправитель, но если транспортировку организует получатель, то он берёт эти обязанности на себя.

Когда не нужны товарно-транспортные накладные?

При самовывозе, то есть когда покупатель товара отвечает за доставку — в этом случае будет достаточно товарной накладной по форме ТОРГ-12. Иначе говоря, ТТН нужна только когда вы заключаете договор на перевозки, чтобы водитель мог предъявить документ контролирующим органам во время транспортировки.

В 2013 году появилась товарная накладная (ТН) альтернатива товарно-транспортной накладной (ТТН). Чем они отличаются?

• В товарной накладной нет транспортного раздела, потому что на основании этой бумаги товарно-материальные ценности (ТМЦ) не ставятся на учёт.
• ТН — это просто сопроводительная документация, подтверждающая доставку и предоставление транспортных услуг.
• ТН не может использоваться как база для бухгалтерской отчётности.
• Документы регулируются разными законодательными актами.
• ТТН включает только товарный и транспортный разделы, а в ТН их 17.
• ТТН необходимо выписывать в четырёх экземплярах, ТН — в трёх.
• ТТН содержит подробную информацию о грузе (код, стоимость и количество), графы для подписей ответственных за отгрузку.
• ТН предусматривает желаемые условия для перевозки (при какой температуре, в какой упаковке, каким транспортом) и переадресацию в случае изменения адреса получения во время транспортировки.
• Товарно-транспортная накладная не предусматривает строки об НДС, из-за чего возможны претензии со стороны налоговой по поводу правомерности вычета.
• При наличии ТН можно не заполнять ТТН, но при выдаче последней заводить ТН всё ещё нужно — документы не всегда носят взаимоисключающий характер.

Перечень товаров (ТМЦ), которые в Российской Федерации можно перемещать только по ТТН:

• Алкоголь
• Спиртосодержащая продукция
• Этиловый спирт

Сколько нужно товарно-транспортных накладных? 

Документ делается в четырёх экземплярах:

1. Первый остаётся у грузоотправителя (он нужен для списания груза)
2. Ещё три копии с визами отправителя водитель подписывает и берёт с собой
3. Одна из копий остаётся у грузополучателя (для добавления товара на учёт)
4. Два оставшихся экземпляра нужны организации, которая владеет автотранспортом, чтобы произвести расчёт с заказчиком и выдать заработную плату водителю

• Как правильно заполнять бланк?
• Чтобы вам было проще разобраться и заполнить документ — скачайте заполненный образец и пустую форму бесплатно внизу страницы.
• Пошаговая инструкция:

1. Начинаем с номера накладной из внутреннего документооборота фирмы, даты заполнения (она же дата отправки груза)
2. Пишем полное название, фактический адрес и телефон отправителя и получателя
3. В поле «Плательщик» указываем дополнительно реквизиты получателя
4. Заполняем марку и госномер автомобиля (и прицепа, если он есть), номер путевого листа (внутреннего документа компании-отправителя), данные о владельце и водителе из путевого листа
5. В специальном окошке справа от каждой фирмы нужно вписать код общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО)

Первый раздел (товарный) нужен для списания товара у того, кто его отгружает, и оприходования у компании-покупателя. Он должен содержать:

• Наименование груза и информацию о его ценности
• Сертификаты, паспорта качества и прочую сопроводительную документацию
• Дату и время отправки и принятия груза
• Информацию о том, что заявка на перемещение груза принята
• Стоимость перевозки и то, как будет производиться расчёт
• Дату составления, подписи директоров или других ответственных представителей компаний с расшифровками

Второй (транспортный) раздел предназначен для расчётов за перевозку и включает:

• Данные об автомобиле и водителе, который повезёт груз
• Номер водительского удостоверения водителя

Теперь проверяем подписи:

• В строке «Отпуск разрешил» должен расписаться руководитель фирмы или начальник склада
• Товарный раздел подписывает главный бухгалтер
• Работник грузоотправителя, который отгрузил ТМЦ, ставит подпись в строке «Отпуск груза произвёл»
• Если грузополучатель лично получает товар в месте отгрузки, он расписывается в графе «Груз получил грузополучатель»
• В строке «Принял» транспортного раздела ставится подпись при поступлении на склад грузополучателя

Если была допущена ошибка — ничего страшного, её можно зачеркнуть, исправить, заверив подписью и указав дату.

Что делать при утрате, недостаче или повреждении груза? Это ответственность перевозчика?

Грузоотправитель должен надлежащим образом упаковать и закрепить груз, указать вес товара в нетто и брутто.

Если водителю кажется, что погрузка была произведена неправильно, он либо ставит отметку об этом и требует грузоотправителя её заверить, либо отказывается от перевозки, чтобы предотвратить нарушения.

В противном случае по закону экспедитор должен предоставить доказательства того, что ТМЦ повреждены не по его вине. Иначе ему не избежать материальной ответственности за недостачу или порчу.