Электронный документооборот и законодательство. Главное за 2 квартал 2023 года

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В ноябре 2021 в Трудовой Кодекс добавили новые статьи 22.1–22.

3 и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона.

В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки.

В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы.

С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.

В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Электронный документооборот с работниками — это тренд 2022 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс и закон «Об электронной подписи».

«До пандемии самыми популярными кадровыми процессами для перевода в ЭДО были отпуска, командирование, учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 компаний внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Работодатели переводят на электронное подписание приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — рассказывает Ефимов Михаил, руководитель проекта Управление персоналом компании «Тензор».

Если кратко, то для перехода на цифру нужно:

электронные подписи (ЭП) для работников;
внутренние документы для легализации ЭДО;
электронная система.

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет КЭДО на портале «Работа России». Поэтому дальше про них не упоминаем.

Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:

Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда .

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой Договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

ПЭПНЭП/КЭП

Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени

Трудовой договор, ПВТР, должностные инструкции

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
Где взять ЭП и как использовать.

Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.Скачать образец Положения о КЭДО.

Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.С 1 января 2022 не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.

Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Соглашения о НЭП с работником

Работник оспаривает, что подписал электронный документ. Как кадровику отбиться от жалоб работника — читайте в статье.

По закону есть 2 вида электронных систем, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:

государственный сайт «Работа России», или
информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.

Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления.

Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы.

Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.

Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.

Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.

Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.

Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.

Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.

Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно.

Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул.

В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.

Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.

Электронный кадровый документооборот: Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ и новая ст. 22.1 ТК РФ

До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу РФ не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.

Всем давно было очевидно, что сфера трудовых отношений давно отстаёт в своей цифровизации.

Три новых статьи ТК РФ о кадровом ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ с 22 ноября 2021 года ввёл в ТК РФ следующие новые статьи:

ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот»;
ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

В ст. 22.1 ТК РФ дано определение кадрового ЭДО (электронного документооборота в сфере трудовых отношений):

Это понятие в полной мере распространяется и на лиц, поступающих на работу.

По обновленным правилам работодателям разрешено вводить кадровый ЭДО в том числе в отношении дистанционных работников (ст. 312.1 ТК РФ в ред. Закона № 377-ФЗ).

Отметим, что помимо введения в ТК РФ новых статей, Закон № 377-ФЗ установил новые правила оформления приема на работу, изменив ч. 1 и изъяв ч. 2 ст. 68 ТК РФ. По новым правилам прием на работу оформляют не приказом (распоряжением) работодателя, а трудовым договором.

То есть, теперь приказ о приеме на работу можно не оформлять. Если же работодатель решил издать такой приказ, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора.

Содержание новых статей ТК РФ раскроем в следующих разделах.

Переход на кадровый ЭДО: обязанность или право?

В ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ прописано, что «работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота». Получается, что в настоящее время закон не обязывает в безусловном порядке переходить на кадровый ЭДО. Такое решение каждая организация принимает самостоятельно.

2 варианта кадрового ЭДО

Для организации кадрового ЭДО работодатель может использовать следующие информационные системы (ст. 22.1 ТК РФ):

платформу «Работа в России», в том числе с доступом через сайт Госуслуг;
собственную инфосистему (ИС), позволяющую подписывать электронные документы по нормам ТК РФ, хранить их, а также фиксировать факт их получения работником и работодателем.

В итоге, работники могут через применяемую в компании ИС предоставлять работодателю и получать от него электронные документы, а также знакомиться с ними.

Закон не заставляет работодателей в обязательном порядке создавать собственную ИС для кадрового ЭДО, но и не запрещает такой формы взаимодействия с работниками.

ВИД ИНФОСИСТЕМЫ

ПОЯСНЕНИЕ

Подсистема ЭКДО портала «Работа в России»

Успешно апробирована в ходе эксперимента и включает взаимодействие с Госуслугами, которые в свою очередь завязаны на ЕСИА
Нужна регистрация работодателя на платформе «Работа в России».

Собственная или сторонняя информационная система

Должна обеспечивать:

подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
хранение электронного документа;
фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Документы-исключения

Требования, установленные новыми статьями ТК РФ, применяют в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством.

При этом новые ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ не применяют в отношении:

трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД, СТД-Р);
акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказа (распоряжения) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в т. ч. лично подписываемых работником.

Электронные подписи на портале «Работа в России»

С переходом на ЭКДО на первый план выходит применение электронной подписи и её необходимый вид.
Работодатели могут подписывать электронные кадровые документы на платформе «Работа в России» с помощью усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Работникам разрешено подписывать электронные документы на этом портале с помощью:

УКЭП;
УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простой ЭП, ключ которой получен при личной явке получателя в порядке, определенном Правительством РФ.

Электронные подписи для собственной инфосистемы

Работники и работодатели могут применять УКЭП во всех случаях и для всех кадровых электронных документов. А для отдельных документов этот вид подписи обязателен (ст. 22.3 ТК РФ).

1. Электронные подписи работодателя
Иные электронные кадровые документы работодатель может подписывать как УКЭП, так и с помощью неквалифицированных электронных подписей.
2. Электронные подписи работников

Для работников предусмотрены другие требования по виду электронной подписи для подписания электронных кадровых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).

Приказ о переходе на кадровый ЭДО

Если работодатель решил применять кадровый ЭДО, ему нужно издать приказ или иной локальный акт, в котором указать (ст. 22.2 ТК РФ):

сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить кадровый ЭДО;
порядок доступа к ней (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения (не ранее даты истечения срока указанного уведомления).

Работодателю также нужно разработать и утвердить порядок кадрового ЭДО, в котором прописать:

сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Приказ о введении кадрового ЭДО и порядок его применения нужно согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании).

Согласие работников

Работодатель, решивший применять кадровый ЭДО, должен уведомить каждого работника об этом в срок, указанный в приказе.

Работник имеет право согласиться или отказаться от применения кадрового ЭДО. Согласие оформляют в письменной форме. Закон позволяет отказавшемуся работнику впоследствии передумать и дать такое согласие (ст. 22.2 ТК РФ).

Вновь принимаемых на работу сотрудников работодателю нужно проинформировать о применении кадрового ЭДО.

Изменения в электронном документообороте 2022: что нас ждет?

Рассказываем о последних особенностях применения ЭДО в работе с маркированной продукцией, кадровом электронном документообороте, требованиях к операторам документооборота. А также о планах государства по внедрению электронных первичных документов в 2022 году: акта сверки расчетов и транспортной накладной.

Последние требования к операторам ЭДО

С 1 марта 2022 года вступит в силу приказ ФНС № ЕД-7-26/936@, которым налоговая запустит новый Реестр операторов электронного документооборота.

Тех операторов ЭДО, которые на текущий момент включены в перечень ФНС, переведут в новый реестр автоматически, но не больше, чем на 90 дней. В дальнейшем операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Цель налоговиков — объединить в единый реестр операторов ЭДО:

которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживаемости (в приказе ФНС — Услуга 1);
которые обеспечивают взаимодействие между коммерческими структурами и контролирующими органами: передача электронной отчетности, обмен письмами, требованиями и т. д. (в приказе ФНС — Услуга 2).

Причем запись в реестре будет иметь свой срок «годности»:

для операторов, которые оказывает обе Услуги одновременно — 24 месяца;
для операторов, которые оказывают только одну услугу — 18 месяцев.

Реестр будет размещен на портале ФНС. Таким образом, компании и ИП смогут отслеживать актуальный статус оператора ЭДО, с которым они заключили договор на обслуживание.

Кадровый электронный документооборот

Официально эксперимент Минтруда по кадровому документообороту был завершен в ноябре 2021 года. При чем решено его не продолжать, а сразу запустить переход на цифру.

Таким образом, работодатели, которые не участвовали в эксперименте, могут перейти на кадровый ЭДО уже сейчас (закон № 377-ФЗ от 22.11.2021). А для участников эксперимента установили переходный период до 1 июля 2022 года.

Для перехода на кадровый ЭДО компаниям нужно будет подготовить техническую базу и оформить руководителю и работникам электронные подписи.

Как правильнее подготовиться и безболезненно перейти на электронный кадровый документооборот рассказываем на наших мероприятиях, также бесплатную консультацию можно получить у менеджеров.

Электронный акт сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов тоже станет электронным. Федеральная налоговая служба уже разработала соответствующий проект приказа. По задумке госорганов, новый электронный документ можно будет использовать:

для инвентаризации расчетов между контрагентами;
для представления в налоговую службу в ответ на полученное требование.

Цель внедрения новшества — сократить бумажный документооборот, автоматизировать обработку информации в программах учета, ускорить обмен данными между контрагентами и контролирующими структурами.

По мнению ФНС, новшество поможет налогоплательщикам снизить издержки и нагрузку на персонал.

Программа СБИС Электронный документооборот — это простой и оперативный обмен документами между организациями. Настроить рабочее место можно буквально в несколько кликов. Документы хранятся в облачном архиве и доступны с любого компьютера.

Подобрать Тариф ЭДО

Электронная транспортная накладная

Уже с 1 января 2022 года грузоперевозчики смогут оформлять первичные документы в электронной форме через новый сервис: «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов — Право на vc.ru

{«id»:303760,»gtm»:null}

В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.

Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.

Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.

К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:

многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную Доверенность;
получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.

Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали.

Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества.

Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам.

Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью.

Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

уведомление об изменении условий работы;
заявление о переводе на другую должность;
заявление об отпуске;
заявление об увольнении и другие.

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

транспортная накладная;
заказ-наряд;
сопроводительная ведомость;
путевой лист.

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

счёт-фактура;
книги покупок и продаж;
универсальный передаточный документ (УПД).

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.

В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся.

Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность.

Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить Налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.

А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы.
Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж.
Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой.
Обучите сотрудников работе с КЭП.
Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.

Электронный документооборот в трудовых отношениях получил правовое регулирование

Юридическая компания «Пепеляев Групп» сообщает, что 22 ноября 2021 г. приняты долгожданные изменения в Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), регулирующие электронный документооборот в трудовых отношениях (ЭДО)[1].

Это – результат многолетних обсуждений законопроекта и участия множества работодателей в экспериментах по ведению кадрового электронного документооборота. Теперь все работодатели вправе внедрять ЭДО для любых категорий работников, а не только для дистанционных.

К ключевым нововведениям относятся следующие

В электронном виде разрешается вести почти все кадровые документы, за исключением:

приказов об увольнении;
некоторых документов по охране труда, в том числе документов о прохождении работником инструктажей, актов о несчастном случае на производстве;
трудовых книжек (если работник не перешел на электронный вариант).

Для перехода на ЭДО необходимо провести ряд подготовительных мероприятий, предусмотренных в ФЗ (ст. 22.2, 22.3 ТК РФ), и принять соответствующий локальный Нормативный акт (ЛНА). Если в компании имеется профсоюз, то потребуется учесть его мнение в порядке ст. 372 ТК РФ.

Принятый Закон устанавливает, какие виды электронной подписи и в каких случаях должны применяться в ЭДО.

Позднее будут также приняты единые требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемые органами исполнительной власти.

Согласно принятому Закону, ЭДО допускается только с согласия работников и только в отношении согласившихся. Однако такое согласие не потребуется при приеме работников после 31.12.2021, если они не имели трудового стажа.

Принятые в ТК РФ изменения также смягчают некоторые избыточные требования закона, например:

документы при приеме на работу могут теперь предъявляться работником в электронном виде, если на это согласен работодатель;
ознакомить работников с ЛНА при приеме на работу можно будет в электронном виде;
в случае «форс-мажорной» ситуации (пожар, несчастный случай на производстве, эпидемия и др.) для работодателя и работника, не применяющих ЭДО, допускается временно обмениваться электронными документами или сканами/фото, с последующим представлением документов на бумажном носителе.

Для целей ЭДО работодатели вправе использовать платформу «Работа в России», а также свои собственные информационные системы («ИС»).

При этом все расходы по созданию и эксплуатации ИС работодателя, а также расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов лежат на работодателе.

Наконец, практически упразднен приказ о приеме на работу. Его издание теперь не является обязательным. Это дополнительно снижает административную нагрузку для работодателей.

В отношении дистанционных работников также теперь могут применяться правила ЭДО, установленные в ст. 22.1-22.3 ТК РФ, если работодателем будет принято такое решение.

Принятое регулирование об ЭДО вступает в силу со дня официального опубликования Закона, т. е. 22 ноября 2021 г., за исключением некоторых положений, касающихся участников эксперимента по ЭДО[2] и некоторых других, например:

положения о взаимодействии платформы «Работа в России» и ИС работодателя будут применяться с 1 сентября 2022 г., когда работодатель сможет напрямую выгружать документы работнику в личный кабинет на сайте «Госуслуги»;
требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемых исполнительными органами власти, пока в разработке и вступят в силу с 1 марта 2023 г. Представляется, что до тех пор работодатели вправе самостоятельно устанавливать такие требования.

О чем подумать, что сделать

Компаниям, заинтересованным в ЭДО, следует прежде всего определить, какие ИС будут использоваться для этой цели (ИС компании и/или платформа «Работа в России»).

Также нужно определить перечень документов и категории работников, в отношении которых будет применяться ЭДО, какие виды электронных подписей будут использоваться в компании, определить порядок подписания документов, дату введения ЭДО и, соответственно, срок уведомления работников и другие положения, а также решить иные организационные и технические вопросы.

Компаниям, которые пока не приняли решение о переходе на ЭДО, рекомендуем постепенно начать подготовку, поскольку вполне возможно, что со временем ЭДО станет для работодателей обязательным, а не опциональным.

Помощь консультанта

Специалисты юридической компании «Пепеляев Групп» обладают обширным опытом консультирования по всем вопросам трудового права, включая вопросы ЭДО, и готовы оказать правовую поддержку при разработке необходимых организационно-правовых мероприятий для введения ЭДО в компании.

Кроме того, юристы практики трудового и миграционного права непосредственно участвовали в разработке проекта принятого Закона в интересах работодателей и готовы проконсультировать в сложной ситуации, а также, при необходимости, разъяснить принятые положения, вызывающие вопросы.