18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает.

Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности.

За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.

Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов (далее по тексту — Перечень).

В каком порядке применять новые сроки?

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Документы бухгалтерского учета

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Важно!

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.

29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам.

Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Важно!

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Важно!

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Документы налогового учета

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).

Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ.

Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.

18 НК РФ).

В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Важно!

Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Важно!

Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Важно!

Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п. 368″старого» Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Важно!

Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Важно!

Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Важно!

Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня).

18 февраля изменятся сроки хранения кадровых документов

Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.

Сроки хранения кадровых документов 2022: таблица

1.

2.
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете

3.
Документы о противодействии коррупции

4.
Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

5.

Что изменилось

Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2022 году регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:

  • пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
  • пункт 8.2 – противодействие коррупции;
  • пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  • пункт 8.4 – награждение.

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:

  • график отпусков – 3 года, а не год;
  • книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  • заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  • если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
  • если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

  • уведомления, предупреждения работников – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Читайте также:  ​​привилегии вдове ветерана боевых действий: выплаты, пособия и льготы, как получить

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете

Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; 50/75 лет ЭПК
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; 5 лет (1)
в) о служебных проверках; 5 лет
г) о направлении в командировку работников; 5 лет (1)
д) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 50/75 лет ЭПК
Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем 3 года
Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:
а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; 15 лет
б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; 5 лет
в) конкурсные бюллетени 5 лет
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):
а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; 3 года
б) лиц, не принятых на работу 1 год
Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации 5 лет
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: (1) После замены новыми
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 3 года (1)
Согласие на обработку персональных данных 3 года (1) (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности 3 года (1) (1) После замены новыми
Должностные регламенты (инструкции) работников 50/75 лет
Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих 50/75 лет ЭПК
Личные дела руководителей и работников организаций (1) 50/75 лет ЭПК (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации
Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) 50 лет
Характеристики, справки об объективных сведениях на работников 5 лет
Листы собеседования, стажировочные листы водителей 5 лет
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (1) (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50/75 лет
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Отчеты работников о командировках 5 лет ЭПК
Графики отпусков 3 года
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий 3 года
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников 3 года
Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими 5 лет
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 лет
Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 лет (1) (1) После снятия с учета
Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе 5 лет
Кодексы профессиональной этики:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним 1 год
Списки:
а) членов руководящих и исполнительных органов организации; Постоянно
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; Постоянно
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; Постоянно
г) работников, прошедших аттестацию; 5 лет
д) кандидатов на выдвижение по должности; До замены новыми
е) совмещающих работу с получением образования; 5 лет
ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; 5 лет
з) лиц, выезжающих за границу 5 лет
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; 50/75 лет
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); 50/75 лет
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; 50/75 лет
г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; 5 лет
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; 5 лет
е) лиц, подлежащих воинскому учету; 5 лет
ж) отпусков; 5 лет
з) прихода и ухода работников, местных командировок; 1 год
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; 50/75 лет
к) выдачи служебных заграничных паспортов 5 лет
Читайте также:  НДС или без НДС в 2021 — что выбрать и в чем разница

Документы о противодействии коррупции

Планы противодействия коррупции Постоянно
Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции Постоянно
Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции 3 года (1) (1) После замены новыми
Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера 50/75 лет
Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции 5 лет
Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов 5 лет
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений 5 лет
Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими 5 лет
Уведомления работодателя работниками:
а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; 5 лет
б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; 5 лет
в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; 5 лет
г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов 5 лет
Журналы, базы данных регистрации:
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; 5 лет
б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; 5 лет
в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; 5 лет
г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; 5 лет
д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; 5 лет
е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; 5 лет
ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции 5 лет
Переписка по вопросам противодействия коррупции 5 лет

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

Квалификационные требования, профессиональные стандарты:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:
а) по месту утверждения; 5 лет
б) в других организациях До замены новыми
Учебные планы, задания 5 лет
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:
а) по месту разработки; Постоянно
б) в других организациях До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий 5 лет
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ 1 год
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:
а) по месту утверждения; 5 лет
б) в других организациях До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников 5 лет
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников 5 лет

Новые правила хранения бухгалтерских и кадровых документов

В 2020 году изменились некоторые сроки хранения финансовых, бухгалтерских, налоговых и страховых документов. Регламентируются они приказом Росархива от 20.12.19 №237.

Что изменилось?

Некоторые документы теперь надо хранить дольше. Например, срок хранения счетов-фактур вырос с 4 лет до 5, а у графиков отпусков с года до 3 лет.

Но некоторые документы сейчас можно хранить меньше. Например, КУДИР не нужно хранить постоянно. Можно лишь 5 лет. 5 лет также сейчас хранятся реестры сведений о доходах физлиц, а ведь раньше эти документы хранились 75 лет!

Важно! Есть документы, значимые с точки зрения закона, которые можно хранить в электронном виде и не распечатывать. Например, это касается электронных счетов-фактур.

Обо всех измененных сроках смотрите в таблице.

Если вы ИП, то вас заинтересует наш материал «Как ИП обналичить свою прибыль»

Таблица финансовых документов

Бухгалтерские документы

Документы по налоговой отчетности

Страховые документы

Кадровые документы

Если вам понравилась наша статья, то, пожалуйста, поставьте лайк и подпишитесь на наш канал.

Статья была подготовлена для вас порталом Sovcom.pro

Таблица: изменения по срокам хранения некоторых документов с учетом изменений от 18.02.2020

В новом Перечне изменились сроки хранения многих документов кадрового и бухгалтерского учета.

Некоторым кадровым документам увеличили срок хранения. Среди них, например:

  • Графики отпусков можно будет уничтожить не через 1, а только через 3 года.
  • Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков нужно хранить пять лет вместо трех.

Некоторым кадровым документам уменьшили срок хранения. Среди них:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – храните три года вместо пяти лет;
  • заявки о потребности в иностранцах – храните год вместо пяти лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – храните пять лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – храните 45 лет, а не постоянно.

Срок хранения некоторых кадровых документов привели в соответствие с законом. Среди них:

  • трудовые договоры;
  • документы о приеме, переводе, увольнении;
  • личные карточки работников.

Если делопроизводство по ним закончено до 1 января 2003 года, то такие документы хранят 75 лет, если после – 50 лет.

Для некоторых кадровых документов ввели отдельный срок хранения:

  • уведомления, предупреждения работников — три года;
  • заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – год;
  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда – 45 лет.

Таблица: изменения по срокам хранения некоторых документов

Вид документа Срок хранения до 18.02.2020 Срок хранения после 18.02.2020
Счета-фактуры 4 года 5 лет
Графики отпусков 1 год 3 года
Документы о дисциплинарных взысканиях 5 лет 3 года
Заявки о потребности в иностранцах 5 лет 1 год  
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда Постоянно 5 лет  
Реестры сведений о доходах физических лиц 75 лет 5 лет  
Переписка с налоговиками, касающаяся расхождений в расчетах по налогам 5 лет 6 лет  

Источник: приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236

  • Кадровое делопроизводство
  • сроки хранения
  • Документооборот

Оцените публикацию

Изменились сроки хранения дел. Новая номенклатура дел?

С 18 февраля 2020 года изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Сроки хранения отражены в номенклатуре дел организации. Необходимо ли ее переутверждать?

Общие положения

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.

Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Все ли организации должны иметь утвержденную номенклатуру дел?

  • Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:
  • — государственные органы;
  • — органы местного самоуправления;
  • — негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).
  • Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).

Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел. В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации.

Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков. Именно в номенклатуре дел можно систематизировать и прописать сроки хранения всех документов организации.

Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.

Правовая база

Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *