Возврат подотчетных сумм в кассу в 2022 году

Рассмотрим Расчеты с подотчетными лицами в двух разрезах: выдача денежных средств и приемка авансовых отчетов.

Какими документами можно оформить выдачу денежных средств подотчетнику

Выдача денежных средств оформляется либо расходным кассовым ордером (РКО), либо списанием безналичных денежных средств. В обоих документах по выдаче денежных средств есть операция специального вида:

1. В Расходном кассовом ордере (Казначейство / Касса / Расходные кассовые ордера) — операция Выдача подотчетнику.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 1 — Операция Выдача подотчетнику в расходном кассовом ордере

В РКО указываем подотчетное лицо, сумму и кассу выдачи, срок подотчета.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 2 — Заполнение РКО по выдаче подотчетнику

2. В безналичных платежах (Казначейство / Банк / Безналичные платежи) — операция Выдача подотчетнику.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 3 — Создание безналичного списания по операции Выдача подотчетнику

В Списании безналичных денежных средств по операции Выдача подотчетнику также указываем подотчетное лицо, сумму перечисления, расчетный счет организации, с которого будет произведено списание денежных средств, и расчетный счет подотчетника для получения средств.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 4 — Заполнение безналичного списания по операции Выдача подотчетнику

На вкладке Расшифровка платежа как в РКО, так и в безналичном списании заполняем статью ДДС.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 5 — Заполнение статьи ДДС при Выдаче подотчетнику

Также в обоих документах есть реквизит для установки срока подотчета: на вкладке Основное в поле Отчитаться выбираем период времени, по истечении которого хотим получить отчет, и система автоматически заполнит граничную дату для подотчета.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 6 — Заполнение реквизита Отчитаться при выдаче денежных средств

В каком рабочем месте можно проверить не закрытые отчетами расчеты с подотчетными лицами

В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты к оформлению.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 7 — Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты к оформлению

В рабочем месте можно вести оперативный контроль денежных средств, выданных подотчетному лицу, но не закрытых отчетами, а также закупок, произведенных подотчетным лицом, но не закрытых оплатой. Чтобы отчитаться за вышеуказанные операции нажимаем по кнопке Оформить авансовый отчет или Оформить платеж соответственно.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 8 — Рабочее место Авансовые отчеты к оформлению

В журнале отражаются данные по подотчетному лицу, есть ли сумма аванса или закупки, просрочен ли отчет, если ли перерасход.

Какими документами можно принимать отчеты от подотчетника

В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 9 — Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты

В рабочем месте Авансовые отчеты показаны все документы, которыми оформляются все отчеты с подотчетниками: авансовый отчет, поступление денежных документов, приобретение товаров и услуг.

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Рисунок 10 — Виды документов по расчетам с подотчетниками

  • В документе Авансовый отчет можем отразить операции по закупке, расходам и оплате поставщику.
  • Приобретение товаров и услуг в рабочем месте Авансовые отчеты — это обычное оформление приобретения, но с видом хозяйственной операции Закупка через подотчетное лицо.
  • Поступление денежных документов в рабочем месте Авансовые отчеты существует для целей оприходования денежных документов через подотчетника.

Как оформить выдачу денежных средств подотчетнику через расходный кассовый ордер

Для оформления выдачи подотчетнику заходим в КазначействоКассаРасходные кассовые ордера и создаем новый РКО с видом операции Выдача подотчетнику.

В РКО на вкладке Основное заполняем дату выдачи, операцию (Выдача подотчетнику), кассу выдачи, ФИО подотчетного лица (из справочника физ. лиц), подразделение, сумму и в какой срок необходимо отчитаться.

Рисунок 11 — Создание и заполнение расходного кассового ордера по операции выдача подотчетнику

Далее на вкладке Расшифровка платежа заполняем статью ДДС и заявку на расход ДС (в случае, если ведется учет выдачи денежных средств по заявкам).

Рисунок 12 — Заполнение статьи ДДС в РКО

Проводим расходный кассовый ордер и формируем проводки регламентированного учета.

Рисунок 13 — Формирование проводок регламентированного учета по РКО

Т.к. выдача подотчетнику в нашем примере оформлена в валюте рубли, то сформирован счет по дебету 71.01 (Расчеты с подотчетными лицами).

Аналогично подразделение по дебету заполнено данными из РКО.

Рисунок 14 — Заполнение проводок регламентированного учета по дебету

Счет и Подразделение по кредиту заполнены из справочника Кассы.

Рисунок 15 — Заполнение проводок регламентированного учета по кредиту

После проведения наш РКО появился в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению, где выданная сумма денежных средств отражена в графе Аванс, и что за выданный аванс следует отчитаться.

Т.к. дата, заполненная в РКО в реквизите «Отчитаться» превышает текущую дату, то в рабочем месте система подсказывает и указывает сумму красным цветом в графе Просрочен отчет.

Рисунок 16 — Авансовые отчеты к оформлению после проведения выдачи денежных средств подотчетнику

Как оформить авансовый отчет

В системе есть отчет Контроль денежных средств у подотчетных лиц, в который заходим из рабочего места Авансовые отчеты по одноименной гиперссылке.

Рисунок 17 — Открытие отчета Контроль денежных средств у подотчетных лиц

Как видим, в отчете по нашему подотчетнику из примера выданная сумма зафиксирована в графе Выдано авансов, Незавершенные операции на конец периода и наличие просрочки по отчету. Также зафиксировано состояние операции как «не завершена» и показаны рекомендации, что делать по этому подотчетному лицу.

Оформить отчет по выданным средствам можно несколькими вариантами.

1. В рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению становимся на строку с данными по подотчетнику, по которому требуется создание авансового отчета и нажимаем на Оформить авансовый отчет.

Система создает предзаполненный документ Авансовый отчет.

Рисунок 18 — Создание авансового отчета, вариант №1

2. В рабочем месте Авансовые отчеты.

Рисунок 19 — Создание авансового отчета, вариант №2

В документе Авансовый отчет можем отразить операции по трем типам операций:

  • закупки — для выбора уже созданных или создания новых и отражения в табличной части документов по закупке товарно-материальных ценностей подотчетным лицом (Приобретения товаров и услуг), документа Приобретение денежных документов и документы по бронированию электронных билетов;
  • расходы по командировкам (питание, проживание, проезд и т.п.);
  • оплата поставщику — для отражения факта оплаты подотчетным лицом поставщику по ранее оказанным услугам или поставленным товарам.

Рисунок 20 — Создание документов закупки из формы Авансового отчета

Как оформить закупку у поставщика для целей подотчета

Закупку товарно-материальных ценностей подотчетным лицом можем оформить документом Приобретение товаров и услуг 3 способами:

  • из рабочего места Авансовые отчеты (рис. 10);
  • из документа Авансовый отчет (рис. 20);
  • из раздела ЗакупкиДокументы закупки (все) создаем документ Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо.

Рисунок 21 — Создание документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо

От обычной закупки данный документ будет отличаться тем, что в поле хоз. операции будет отражена операция Закупка через подотчетное лицо.

В документе заполняем поля: подотчетное лицо, склад, номенклатуру, количество цену, подразделение.

Рисунок 22 — Заполнение документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо

Проводим документ и отражаем проводки регл.учета.

Рисунок 23 — Отражение проводок регламентированного учета документа Приобретение товаров и услуг

Смотрим, что счет по дебету 10.05 заполнен из групп настроек финансвого учета номенклатуры: для номенклатуры «Аккумулятор» настроена группа фин. учета «Запасные части», для которой установлен счет учета стоимости номенклатуры 10.05.

Рисунок 24 — Заполнение счета Дт в проводках регламентированного учета

Счет по кредиту 71.01 закрывает расчеты с подотчетными лицами и заполнен в соответствии с выбранной операцией по документу Закупка через подотчетное лицо. Подразделение Кт — подразделение из документа Приобретение товаров и услуг.

Для закрытия подотчета важно, чтобы подразделение, по которому были выданы денежные средства, было идентично с указанным с Приобретением товаров и услуг.

Если же подразделение отличается, то получим такое отображение расхождений в системе, когда выдача ДС прошла по одному подразделению, а закупка по другому.

Рисунок 25 — Отражение расхождения подразделений в Авансовых отчетах к оформлению

Как распечатать авансовый отчет после оформления Приобретения товаров и услуг

В документе Приобретение товаров и услуг по гиперссылке Включить в авансовый отчет создаем на сумму приобретения авансовый отчет.

Рисунок 26 — Создание авансового отчета на основании Приобретения товаров и услуг

После успешной подвязки авансового отчета к Приобретению товаров и услуг гиперссылка Включить в авансовый отчет будет заменена на гиперссылку Включен в Авансовый отчет _№ от _, по которой можно провалиться в сам авансовый отчет.

Рисунок 27 — Подвязка авансового отчета к Приобретению товаров и услуг

Для выведения на печать авансового отчета нажимаем по кнопке Печать.

Рисунок 28 — Печать авансового отчета

Оформление оплаты поставщику подотчетным лицом

Для отражения факта оплаты поставщику подотчетным лицом заходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению, становимся на строку с нашим подотчетником и нажимаем Оформить авансовый отчет.

По умолчанию система весь остаток задолженности по подотчетнику отразит на вкладке Расходы. Для переноса суммы на вкладку Оплата поставщикам в табличной части на строке с суммой двойным кликом выводим панель команд, где выбираем Перенести строку в оплаты поставщикам.

Рисунок 29 — Создание оплаты поставщикам через авансовый отчет

На вкладке Оплата поставщикам заполняем наименование поставщика, корректируем сумму (сумма оплаты поставщику), выбираем объект расчетов (документ приобретения), номер, дата.

Рисунок 30 — Заполнение Оплаты поставщику по Авансовому отчету

Проводим документ и отражаем в регламентированном учете. Соответственно счет дебета 60.01 взят из групп настроек финансового учета объектов расчетов (накладная, договор или т.п).

Рисунок 31 — Проводки регламентированного учета Авансового отчета

Читайте также:  Кс рф еще раз пояснил правовые аспекты соотношения мрот и северных надбавок

Переходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению и видим отражение оплаты поставщику в уменьшение остатка непогашенной задолженности по выданным денежным средствам.

Рисунок 32 — Обновление суммы непогашенной задолженности после проведения авансового отчета по оплате поставщику

Как оформить возврат денежных средств от подотчетника

На остаток задолженности оформим возврат денежных средств в кассу организации. Для этого в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению нажимаем на Оформить платеж и выбираем Возврат наличными.

Система создаст уже предзаполненный на неизрасходованный остаток денежных средств Приходный кассовый ордер по операции Возврат от подотчетника.

Рисунок 33 — Создание Приходного кассового ордера по операции «Возврат от подотчетника»

Проводим документ и отражаем в регламентированном учете.

Рисунок 34 — Отражение в регламентированном учете Приходного кассового ордера по операции «Возврат от подотчетника»

Проверка закрытия взаиморасчетов по подотчетнику

Для проверки закрытия подотчета по данному подотчетному лицу можем зайти в отчет Контроль операций с денежными средствами.

Незавершенных операций на конец периода по нашему подотчетнику нет и никакие действия по подотчетнику не ожидаются.

Рисунок 35 — Проверка статуса подотчетника в отчете Контроль операций с денежными средствами

Также для проверки сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 (Регламентированный учет / Стандартные бухгалтерские отчеты). Незакрытых взаиморасчетов по подотчетнику нет.

Рисунок 36 — Формирование Оборотно-сальдовой ведомости по счету 71

Подотчет и онлайн-касса: нужно ли выбивать чеки

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Выдача средств под отчет — это опосредованная форма расчетов за товары (работы, услуги) покупателя с продавцом через уполномоченное покупателем лицо (через подотчетное лицо). И в этом случае встает вопрос: нужно ли организации, выдавшей деньги под отчет и принимающей обратно неизрасходованный их остаток, проводить данные операции через онлайн-кассу (пробивать кассовые чеки)?

Что такое «подотчет»

Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 (ССЫЛКА). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:

  • распорядительного документа о выдаче подотчетных средств (чаще всего специального приказа);
  • письменного заявления подотчетного лица.

Кроме того, не будет лишним (но закон это не обязывает делать), если на предприятии будет издан распорядительный документ, в котором будут определен список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Образец такого приказа:

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Заявление подотчетником пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием запрашиваемой суммы наличных денег, направления их расходования и срока, на какой выдаются данные средства.

Подтверждается расход средств или его отсутствие путем оформления подотчетным лицом авансового отчета. Этот документ согласно формулировке п.6.

3 Указаний №3210-У служит отражением состояния сумм, выданных сотруднику под отчет, в том числе и неизрасходованных.

Фактически подотчетные средства — это форма реализации расходов предприятием, необходимых для осуществления его деятельности. И указанные средства могут быть потрачены на что угодно: на покрытие задолженности перед поставщиками, на покупку материалов, и т.д.

И выполнение таких платежей предприятие доверяет своему сотруднику, который после получения денег под отчет, является одновременно подотчетным лицом (с позиции происхождения средств) и уполномоченным лицом (с позиции порядка их расходования). Т.е.

подотчетник в ходе закупочной деятельности и при оплате счетов выступает от имени и за счет своего работодателя и обычно в пределах выданной ему суммы.

Чтобы понять, кому можно выдавать деньги под отчет, стоит обратиться к банковскому Указанию №3210-У. В нем сказано, что подотчетным лицом может быть сотрудник предпринимателя либо юрлица, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Об этом прямо говорит п. 5 Указания №3210-У и письмо Банка России от 02.10.

2014 №29-Р-Р-6/7859 (ССЫЛКА), которое для целей оформления и ведения кассовых операций признает работником организации лицо, с каким у данного предприятия заключен гражданско-правовой договор.

При этом длительность такого договора не имеет значения. Более того, не важна и должностная принадлежность подотчетного лица. Поэтому деньги под отчет может получить и директор компании.

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги».

Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.

3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2018 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

  • к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
  • к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
  • к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
  • к приему лотерейных ставок;
  • к выплате выигрышей по лотереям.

Все эти виды операций признаются ст. 1.

1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ.

Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

  • прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
  • зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
  • выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
  • предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Вам могут быть полезными ВЫГОДНЫЙ ЭКВАЙРИНГ и АВТОМАТИЗАЦИЯ ВАШЕГО БИЗНЕСА.

Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА.

Исключение составляют те виды безналичных расчетов между юрлицами и (или) предпринимателями, в том числе через подотчетных лиц, при которых не происходит предъявления электронного средства платежа (например, банковской карты).

В этом случае ККТ продавцом не применяется (п. 9 статьи 2 закона №54-ФЗ — ССЫЛКА).

Если наоборот, — и электронное средство платежа при подобных расчетах предъявлено, — то продавец должен использовать контрольно-кассовую технику для оформления расчетной операции.

Выводы

  1. Выдача и возврат подотчетных денег на предприятии, которое предоставило эти средства своему сотруднику, не является расчетной операцией в понимании закона №54-ФЗ. Поэтому применяться при таком расчете онлайн-касса не должна.
  2. В случае если подотчетное лицо рассчиталось выданными ему деньгами за товар, работу, услугу, то указанному лицу продавец должен выдать кассовый документ (чек, БСО или иной документ). Причем, не имеет значения форма платежа — наличная или безналичная с предъявлением покупателем электронного средства платежа (ЭСП).
  3. Если расчеты за товары (работы, услуги) между организациями и (или) предпринимателями произошли в безналичном порядке без предъявления ЭСП, то продавец онлайн-кассу для таких расчетов не использует.

Возврат подотчетных средств

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году

Деятельность субъекта хозяйствования непосредственно связана с организацией производственного процесса и обеспечения его полноценного функционирования. Реализация мероприятий невозможна без финансовой поддержки, которая часто необходима в виде наличных денег. Их выдача осуществляется через кассу компании. Размер нужной суммы для решения определенной задачи рассчитывается по максимальным тарифам, поэтому после ее выполнения часто остаются неиспользованные средства. Их необходимо вернуть обратно в кассу. Как правильно провести операцию?

Общая информация

Должностные обязанности некоторых сотрудников предполагают необходимость оперирования денежными средствами.

Руководитель каждой компании должен составить список лиц, на которых можно оформлять подотчетные суммы, необходимые для решения производственных задач, требующих материальных расходов. Эта информация должна быть отражена в одном из разделов локальных актов, регламентирующих порядок проведения выдачи денег и возврата оставшейся суммы сотрудникам.

Подотчетные суммы – это денежные средства, выделяемые работникам для решения производственных нужд. Они могут быть выделены:

  • на командировку;
  • для совершения покупки по хозяйственным нуждам компании.

Деньги не всегда тратятся в полном объеме. Остаток средства должен быть возвращен в кассу, а по расходованным деньгам необходимо отчитаться и обосновать документально свои траты.

Читайте также:  Авансовые платежи по НДФЛ, НДС В 2022 году

Стоит отметить, что работник может оформить возврат не только через кассу. В его праве изъявить желание удержать излишек из ближайшей заработной платы или самостоятельно оформить перевод с личной банковской карты.

Однако, чаще всего возврат подотчетных сумм осуществляется через кассу субъекта хозяйствования.

Сроки возврата

Если деньги были выданы по безналу, то порядок и сроки возврата их неиспользованной части необходимо быть заранее согласованы с руководством. Регламент проведения всех операций должен быть зафиксирован в локальной документации по предприятию.

В день возврата средств, подотчетный работник должен отчитаться по всем расходам. Для этого необходимо составить отчет, подложить к нему подтверждающие траты бумаги и передать его в бухгалтерию или руководителю.

[1]

Если средства были выданы сотруднику для решения хозяйственных нужд компании, то он за них должен отчитаться на протяжении трех дней, исчисляемых с даты, которая является крайним сроком использования денег.

При выделении денег на командировку работника, время отчитывается с даты возвращения его из поездки.

Ознакомление с авансовым отчетом и сверка отображенных в нем сведений с данными обосновывающих бумаг из приложения, проводится начальством в самостоятельно установленные им сроки.

Ответственность

Правовыми актами определено, что работник, получивший деньги на обеспечение производственной деятельности под отчет, несет за них финансовую ответственность.

Он должен отчитаться за использованные средства и вовремя сдать в кассу остаток денег. При выявлении несоответствий или недостоверностей в поданной отчетности или в подтверждающих трату бумагах, руководитель вправе признать недостачу в кассе и взыскать ее с нарушителя, а также запретить впоследствии выдачу денег этому работнику и снять с него статус подотчетного лица.

После обнаружения и фиксирования недостачи денег в кассе, руководитель компании обязан инициировать создание инспектирующей комиссии из представителей руководства, которыми могут быть начальники структурных подразделений или специалисты из отдела административного управления персонала.

Виновный работник должен оформить объяснительную записку, в которой следует отразить причину его недобросовестного отношения к порученной ему задаче.

При отказе подотчетного лица давать пояснения, комиссией должен быть составлен соответствующий акт, в котором следует зафиксировать отказ сотрудника комментировать ситуацию и обосновывать свои неправомерные действия.

Чтобы избежать неприятностей с Налоговой Службой, необходимо правильно оформить возврат в кассу подотчетных сумм. Чтобы удержать сумму недостачи с заработной платы сотрудника, необходимо, чтобы он написал соответствующее заявление, с отражением просьбы вычесть из суммы его дохода величину задолженности перед предприятием.

Без этого документа руководитель субъекта хозяйствования не имеет права удерживать деньги из дохода сотрудника, относящегося к категории оплаты труда, поскольку такие действия расцениваются как законодательное нарушение, подлежащее административному наказанию по отношению к руководителю и главному бухгалтеру. Стоит отметить.

Что сумма удержания денег из заработной платы работника не может превышать 20 процентов от суммы начисления оплаты труда.

Если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, уволился и получил расчетные средства, то директор компании может вернуть задолженность только через судебные инстанции. Аналогичные действия применимы в случае, если работник несогласен с суммой удержания из заработной платы.

В законе предусмотрена возможность выдачи денег работникам на транспортные затраты и на проживание в период командировки для решения производственных вопросов, а также на решение хозяйственных задач. Денежные средства выделяются на определенное время.

Сотрудник должен отчитаться за использованные деньги и вернуть неиспользованные в строго регламентированные правовыми и локальными актами сроки. Все затраты должны быть документально подтверждены.

В случае выявления недостоверностей в поданных отчетностях, руководитель вправе заявить о недостаче средств в кассе и действовать в соответствии с принятыми для данной ситуации правилами.

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться. Рассмотрим все варианты.

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

  1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет.

  1. Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

Читайте так же:  Освобождение от занимаемой должности

ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

  • порядковый номер записи;
  • дату расходования средств (выдачи первичного документа);
  • номер первичного документа;
  • наименование первичного документа;
  • сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

  1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
  2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:
  • когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
  • когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.
  1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг.

Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм.

В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации.

Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно.

Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг.

Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Читайте так же:  Возвращается ли индексация работающим пенсионерам

Как можно расходовать наличную выручку из кассы

Порой предприниматели путают два слова — касса и кассовый аппарат. Определимся, что понимать под кассой.

Кассовый аппарат или ККМ (ККТ) — электронный прибор, который фиксирует оплату за товар или услугу и выдаёт кассовый чек.

Касса — все операции, проводимые с наличными средствами на предприятии. Это своего рода единый кошелёк организации, где происходит перемещение денег. В кассу средства могут поступать из разных источников.

Например, руководитель снял деньги с расчётного счета и оприходовал в кассу. А в конце рабочего дня кассир снимает выручку с ККТ и сдаёт в кассу организации или ИП. Касса работает как на приход наличных средств, так и на расход.

Так бухгалтер или кассир-операционист может выдать деньги под отчёт или выплатить зарплату сотрудникам.

Все организации независимо от форм собственности и режима налогообложения обязаны придерживаться правил:

  • любые денежные операции оформлять приходными и расходными ордерами и вести кассовую книгу;
  • следить за остатком денежных средств в кассе и сдавать свободную наличность в банк;
  • соблюдать лимит расчётов между организациями, предпринимателями;
  • тратить наличные деньги только на разрёшенные цели.

Напомним, что с 2014 года, на основании Указания ЦБ РФ № 3210-У ИП и малые предприятия могут применять упрощённый порядок ведения кассовых операций.

Это значит, что предприниматели и малый бизнес могут не устанавливать лимит кассы, самостоятельно определяют сроки сдачи наличных денег в банк.

А индивидуальные предприниматели кроме того могут не оформлять кассовые документы — приходные, расходные ордера и кассовую книгу.

Несмотря на это, целесообразно все же вести кассовую книгу и регистрировать документы, чтобы обеспечить контроль за движением наличных денег в кассе. При любых спорных ситуациях с помощью кассовых документов можно подтвердить выдачу или приём денег.

Сервис «Моё дело» автоматически формирует кассовые документы и отражает операции с наличными в учёте Узнать подробнее

С 27 апреля 2020 года вступило в силу Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. В этих правилах прописан перечень целей, на которые можно брать деньги из кассы, минуя расчётный счёт.

Для организаций и ИП:

  • выплата своим работникам заработной платы;
  • оплата товаров, работ, услуг, включая оплату через подотчётных лиц;
  • выплаты социального характера — материальная помощь при смерти близких, рождение ребенка, свадьба сотрудника и прочее;
  • выплата страховых возмещений по договорам страхования физическим лицам;
  • выдача наличных средств работникам под отчёт;
  • возврат долга за оплаченные и возвращённые товары, невыполненные работы или неоказанные услуги;
  • выдача наличных денег в рамках проведения операций банковским платёжным агентом (субагентом).

На эти цели можно использовать любые суммы без ограничений.

Для МФО и ломбардов:

  • выдача займов;
  • возврат привлечённых займов или средств по договорам передачи личных сбережений;
  • уплата процентов, неустоек, штрафов, пеней по привлечённым займам, по договорам передачи личных сбережений;
  • выплата сумм паенакоплений.

Для кредитных и сельскохозяйственных потребительских кооперативов:

  • выдача займов;
  • возврат привлечённых займов или средств по договорам передачи личных сбережений;
  • уплата процентов, неустоек, штрафов, пеней по привлечённым займам, по договорам передачи личных сбережений;
  • выплата сумм паенакоплений.

Экономьте до 2 часов в день на автоматизации учёта

Сервис осуществляет мгновенную передачу данных об операциях с кассой. Благодаря автоматизации ошибки исключены

Получить доступ

Но и на разрешённые цели можно тратить не любую наличку из кассы, а тольку ту, что поступила:

  • от реализации товаров, выполненных работ или оказанных услуг;
  • от страховых премий;
  • выплат по договорам займов, возврата основного долга, процентов, штрафов и пени по договорам займов – если участником расчётов является МФО, ломбард, сельскохозяйственный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив;
  • от паевых взносов — если участником расчётов является сельскохозяйственный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив.

Поступления от других операций в любом случае нужно сначала внести на расчётный банковский счёт, а потом снять и оприходовать в кассе. Например, обязательно нужно сдать деньги в банк, если работник сдал неиспользованные подотчётные деньги, учредитель внес средства в уставный капитал, вернулись авансы от покупателей и переплаты от поставщиков.

Когда собираетесь рассчитываться с ИП и организациями наличными, не забывайте про лимиты.

Для организаций и ИП при выполнении работ и оказании услуг лимит 100 000 рублей. Если договор заключён в иностранной валюте, то сумма не должна превышать 100 000 рублей по курсу ЦБ на дату заключения договора. Лимит действует при расчётах между:

  • двумя организациями;
  • организацией и индивидуальным предпринимателем;
  • между двумя индивидуальными предпринимателями.

Обратите внимание, лимит действует на весь договор. Даже если договор долгосрочный и сумма выплачивается по частям. У лимита не временных ограничений. Сколько бы времени ни прошло с момента заключения договора, лимит в 100 000 рублей на один договор действует.

Например, ИП и организация подписали долгосрочный договор на 150 000 рублей. ИП внёс наличными в кассу организации 35 000 рублей. Максимальная сумма следующего взноса — 65 000 рублей. Остаток по договору в размере 50 000 рублей ИП может перечислить только на расчётный счет.

Для микрофинансовых организаций и ломбардов лимит — 50 000 рублей по одному договору займа, но не более чем 1 млн руб. в течение одного дня в расчете на одну МФО или ее обособленное подразделение, один ломбард или его обособленное подразделение.

Для кредитных и сельскохозяйственных потребительских кооперативов лимит — 100 000 руб. по одному договору займа, но не более чем 2 млн руб. в течение одного дня в расчёте на один кредитный потребительский кооператив и его обособленное подразделение или сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив и его обособленное подразделение.

За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность, согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Штраф составит:

  • 4 000–5 000 рублей — для должностного лица организации и предпринимателя;
  • 40 000–50 000 рублей — для организации.

Малым организациям и предпринимателям инспекторы могут заменить штраф на предупреждение, если нарушение произошло впервые и не было материального ущерба.

Налоговики вправе наложить штраф только в течение одного года с момента совершения нарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если инспекторы назначили санкции позже, штраф можно отменить.

На 2020 год для малого бизнеса временно увеличили срок оплаты штрафов до 180 дней с даты, когда вступило в силу постановление (ст. 23 Федерального закона от 08.06.2020 № 166-ФЗ). Для остальных действует 60-дневный срок.

Бухгалтерский учёт при торговле кажется сложным?

Передайте полное сопровождение экспертам от «Моё Дело». У нас есть готовое решение под ключ.

Получить консультацию

Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *