Разрешили хранить электронные документы и файлы у нотариусов

14.07.2021 Разрешили хранить электронные документы и файлы у нотариусов

В практику нотариусов вводится новое нотариальное действие — принятие на хранение и выдача электронного документа. Теперь, кроме бумаг, нотариусу могут быть переданы электронные документы, аудио- и видеофайлы, программные коды, базы данных и др. Возможность создать свой цифровой архив у нотариуса гарантирует сохранность и неизменяемость файлов, а также их защиту от доступа третьих лиц.

Все мы храним дома важные документы: договоры, дипломы, семейные фотоальбомы пр. Каждая организация ежедневно имеет дело с огромным массивом документов, хранение которых зачастую вызывает проблемы. И дело не только в огромном количестве бумаг, но и в том, что особо ценные из них, например, контракты, содержащие конфиденциальную информацию, требуют надежного хранилища.

Любой носитель имеет ограниченный срок эксплуатации и, в целом, подвержен деформации. Электронные документы, хранящиеся в папках компьютеров или облачных сервисах, могут стать легкой добычей взломщиков.

Возможность передать цифровые файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков, что особенно актуально в эпоху тотальной цифровизации и распространения электронного документооборота.

До настоящего времени на хранение нотариусу можно было передать только документы в бумажном виде, теперь — любой электронный документ или файл, который в итоге попадет по защищенным каналам прямо в Единую информационную систему нотариата. Воспользоваться услугой можно не выходя из дома — через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Для этого заявителю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Отметим, что ключевая характеристика ЕИС нотариата — ее безопасность, поэтому хранение в ней файлов и документов отличается гарантиями надежности. Система имеет защитный фильтр, т.н.

карантинную зону, благодаря которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ, что важно для обеспечения безопасности хранения информации. Документ, загруженный в ЕИС нотариата, будет храниться в том виде, в котором заявитель его передал.

При этом никто не сможет увидеть его содержание, даже нотариус, поскольку документы и файлы будут зашифрованы.

В качестве подтверждения принятия на хранение электронных документов и файлов нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса и содержащее идентификатор хранилища электронного документа. Срок хранения цифровых документов определяет сам владелец.

При этом, когда срок будет подходить к концу, система обязательно оповестит об этом заявителя. Получить свои документы и файлы обратно можно будет в любое удобное время у любого удобного нотариуса.

Напомним, что ранее, когда дело касалось документов на бумажном носителе, за их выдачей нужно было идти только в ту контору, куда они были переданы.

Возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе нотариата и тем самым сохранить свои работы от случайной порчи, потери или кражи будет особенно актуальна для людей творческих профессий.

В этом случае передача файлов на хранение нотариусу может использоваться как эффективный инструмент защиты авторских прав. К сожалению, случаи присвоения авторства, проще говоря, плагиат, и незаконное извлечение прибыли из результатов чужого творчества случаются нередко.

Отстоять свои права на результат интеллектуального или творческого труда можно, зафиксировав время создания или передачи на хранение произведения. Именно нотариус может удостоверить время предъявления файлов.

Если позднее кто-то решит присвоить чужую работу себе — зафиксированные нотариусом сведения позволят быстро поставить точку в споре и защитить авторские права создателя произведения.

Кроме того, с помощью нотариуса можно удостоверить соглашение об авторских правах (распределении долей соавторов), которое урегулирует вопросы использования произведения и извлечения доходов, удостоверить любой авторский договор, чтобы избежать возможных конфликтов в будущем.

Если права автора уже нарушены, то пострадавший также может обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств — даже если речь идет о нарушении прав в интернет-среде.

Так, один из новосибирских фотографов, обнаруживший, что его работы постоянно используются в рекламных буклетах без его согласия, предоставил в суде нотариальный протокол, подтверждающий факт неправомерного использования фотографий, выиграл суд и получил компенсацию.

Передача электронных документов нотариусу может выручить и в других ситуациях. Например, когда требуется срочно предъявить документы в какую-либо организацию или ведомство, а сделать лично это по тем или иным причинам не получается. Нотариус может взять эту задачу на себя, гарантировав при этом исполнение заявленных сроков заявителем.

На портале ФНП есть раздел «Удаленные нотариальные действия», где указан список доступных для совершения в онлайн-формате нотариальных действий, среди них — принятие на хранение либо выдача электронных документов. Там же можно найти удобную инструкцию по тому, как воспользоваться сервисом.

Электронные документы можно сдать на хранение нотариусу

Разрешили хранить электронные документы и файлы у нотариусов

 ФНП сообщила1 о новом нотариальном действии, которое введено в практику нотариусов – это принятие на хранение и выдача электронного документа. Палата разъясняет, что теперь, кроме бумаг, нотариусу могут быть переданы электронные документы, аудио- и видеофайлы, программные коды, базы данных и др. Возможность создать свой цифровой архив у нотариуса гарантирует сохранность и неизменяемость файлов, а также их защиту от доступа третьих лиц.

Воспользоваться услугой можно не выходя из дома или офиса, с помощью сайта ФНП (в разделе «Удаленные нотариальные действия», в который можно попасть с главной страницы). Для этого нужны подтвержденная регистрация на Едином портале госуслуг и усиленная квалифицированная электронная подпись.

Нужна электронная подпись? Удостоверяющий центр ГАРАНТ поможет подобрать и приобрести сертификат электронной подписи и для юридического, и для физического лица.

Подробнее

ФНП подчеркивает, что главные преимущества новой услуги – это гарантия неизменности документа, защита против взлома и конфиденциальность сведений.

ЕИС нотариата имеет защитный фильтр, так называемую карантинную зону, благодаря которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ. Документ, загруженный в ЕИС, будет храниться в том виде, в котором заявитель его передал.

При этом никто не сможет увидеть его содержание, даже нотариус, поскольку документы и файлы будут зашифрованы.

После получения документов нотариус направит заявителю свидетельство о принятии их на хранение. Оно выдается также в электронной форме и подписывается усиленной квалифицированной подписью нотариуса.

Срок хранения документа в ЕИС определяет его владелец. Когда он будет подходить к концу, придет автоматическое уведомление. Получить обратно документы и файлы можно будет у любого нотариуса.

Новая услуга пригодится тем, кому нужно передать документы в какое-либо ведомство, но лично сделать это нет возможности. В таком случае нотариус не только примет электронный документ на хранение, но и передаст его в нужное ведомство в установленные сроки.

ФНП ожидает также, что новая услуга будет востребована и среди авторов различных произведений, которые впоследствии смогут подтвердить свои права на результат интеллектуальной собственности.

Напомним, удаленный формат нотариальных действий стал доступен с 29 декабря 2020 года, когда вступил в силу приказ Минюста России от 30 сентября 2020 г. № 231. В настоящее время дистанционно можно совершить девять нотариальных действий (совершение исполнительной надписи, обеспечение доказательств в Интернете, свидетельство верности перевода, принятие на депозит безналичных денег и т д.).

_____________________________

1 С информацией можно ознакомиться на официальном сайте ФНП (https://notariat.ru/ru-ru/news/nadezhno-i-udobno-sohrannost-elektronnyh-dokumentov-i-fajlov-obespechit-notarius1).

Нотариусы начали принимать на хранение электронные документы

14.07.2021

Разрешили хранить электронные документы и файлы у нотариусов Pixabay

Федеральная нотариальная палата (ФНП) РФ сообщила о новой нотариальной услуге, доступной для совершения в удаленном режиме. Это принятие на хранение и выдача электронного документа.

Как разъяснили в пресс-службе ФНП, до сих на хранение нотариус принимал только документы в бумажном виде. Теперь могут быть переданы электронные документы, аудио- и видеофайлы, программные коды, базы данных и т. п. Воспользоваться услугой можно не выходя из дома — через специальный сервис на портале ФНП. Для этого заявителю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Данные попадают в Единую информационную систему нотариата (ЕИС) по защищенным каналам. Система имеет защитный фильтр — «карантинную зону». Там файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ. Документы хранятся в ЕИС в зашифрованном виде и недоступны для третьих лиц, включая нотариуса и системного администратора.

В качестве подтверждения принятия на хранение нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное УКЭП нотариуса и содержащее идентификатор хранилища электронного документа. Срок хранения цифровых документов определяет сам владелец. Получить свои документы и файлы обратно можно будет в любое время у любого нотариуса.

В ФНП отмечают, что цифровой архив в ЕИС особенно актуален для людей творческих профессий. В этом случае передача файлов на хранение может использоваться как эффективный инструмент защиты авторских прав. Именно нотариус может удостоверить время предъявления файлов.

Кроме того, таким образом можно удостоверить соглашение об авторских правах (распределении долей соавторов), любой авторский договор.

Передача электронных документов также актуальна, когда требуется срочно предъявить документы в какую-либо организацию или ведомство, а сделать лично это не получается.

Принятие на хранение и выдача электронных документов нотариусом с июля 2021 года

Теперь, кроме бумаг, нотариусу можно передавать:

  • электронные документы (книги, контракты, договоры и др. причём не только текстовые);
  • фото-, аудио- и видеофайлы;
  • программные коды;
  • базы данных и др.

До июля 2021 года на хранение нотариусу можно было передать только документы в бумажном виде, теперь – любой электронный документ или файл, который в итоге попадет по защищенным каналам прямо в Единую информационную систему нотариата.

Читайте также:  Декларация соответствия участника требованиям 44-ФЗ – образец 2021

Какие плюсы

Суть в том, что возможность создать свой цифровой архив у нотариуса гарантирует:

  • сохранность и неизменяемость важных с правовой точки зрения и при этом оцифрованных документов;
  • их защиту от доступа третьих лиц.

Все мы храним дома важные документы – договоры, дипломы, семейные фотоальбомы и прочее. Каждая организация ежедневно имеет дело с огромным массивом документов, хранение которых зачастую вызывает проблемы. И дело не только в огромном количестве бумаг, но и в том, что особо ценные из них (например, контракты с конфиденциальной информацией) требуют надежного хранилища.

Любой носитель (флэшки, жесткие диски, облачные сервисы и т. п.) имеет ограниченный срок эксплуатации и в целом подвержен деформации, потере. А электронные документы, хранящиеся в папках компьютеров или на общедоступных облачных сервисах, могут стать легкой добычей взломщиков.

На носителе, где размещены данные, может произойти сбой, ошибка записи, чтения. Достаточно открыть письмо, в котором находится зловредный код, и злоумышленник получит чужие логины, пароли.

Возможность передать цифровые файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков, что особенно актуально в эпоху тотальной цифровизации и распространения электронного документооборота.

Как воспользоваться новой услугой нотариусов

Это можно сделать, не выходя из дома – через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Для этого заявителю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Как защищены файлы

Ключевая характеристика Единой инфосистемы (ЕИС) нотариата – ее безопасность, поэтому хранение в ней файлов и документов отличается гарантиями надежности.

Система имеет защитный фильтр – т. н. карантинную зону – благодаря которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ, что важно для обеспечения безопасности хранения информации.

Даже передача файла через сайт Федеральной нотариальной палаты надёжно защищена, поскольку идёт через защищенные каналы. Файлы не будут находиться на рабочем месте нотариуса или в нотариальной конторе.

Документ, загруженный в ЕИС нотариата, будет храниться в том виде, в котором заявитель его передал. При этом никто не сможет увидеть его содержание, даже нотариус, поскольку документы и файлы зашифрованы.

Единственное, что он видит – имя, дату и размер файла.

Порядок и срок хранения нотариусом файлов

В качестве подтверждения принятия на хранение электронных документов и файлов нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное его усиленной квалифицированной подписью и содержащее идентификатор хранилища электронного документа.

Срок хранения цифровых документов определяет сам владелец. При этом, когда срок подходит к концу, система обязательно оповестит об этом заявителя.

Получить документы и файлы обратно можно в любое удобное время у любого удобного нотариуса.

Если спустя 6 месяцев после окончания заявленного срока хранения файлы не востребованы – система их безвозвратно удалит. Владелец документов при этом заблаговременно получит несколько уведомлений.

Отметим, что ранее, когда дело касалось только документов на бумажном носителе, за их выдачей нужно было идти в ту контору, куда они были переданы.

Кому лучше передать файлы на хранение нотариусу

Возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе нотариата и тем самым сохранить свои работы от случайной порчи, потери или кражи особенно актуальна для людей творческих профессий.

В этом случае передача файлов на хранение нотариусу – эффективный инструмент защиты авторских прав.

Случаи присвоения авторства (плагиат) и незаконное извлечение прибыли из результатов чужой интеллектуальной деятельности нередки.

Отстоять свои права на результат интеллектуального или творческого труда можно, зафиксировав время создания или передачи на хранение произведения. Именно нотариус может удостоверить время предъявления файлов.

Если позднее кто-то решит присвоить чужую работу себе – зафиксированные нотариусом сведения позволят быстро поставить точку в споре и защитить авторские права создателя произведения.

Кроме того, с помощью нотариуса можно удостоверить:

  • соглашение об авторских правах (распределении долей соавторов), которое урегулирует вопросы использования произведения и извлечения доходов;
  • любой авторский договор, чтобы избежать возможных конфликтов в будущем.

Если права автора уже нарушены, пострадавший также может обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств – даже если речь идет о нарушении прав в Интернет-среде.

ПРИМЕР 1

Фотограф из Новосибирска обнаружил, что его работы постоянно используются в рекламных буклетах без его согласия. Он предоставил в суде нотариальный протокол, подтверждающий факт неправомерного использования фотографий, выиграл его и получил компенсацию.

ПРИМЕР 2

Женщина с детства занимается музыкой. Делиться своим творчеством в Интернете она начала недавно, но даже первые пробы пера там умудряются скопировать. То есть, воровали музыку.

Узнав о новой услуге нотариусов, она решила ею воспользоваться. Ведь, если произведение размещено на ресурсе нотариата, это ещё одно подтверждение того, что именно она его создала.

Передача электронных документов нотариусу может выручить и в других ситуациях. Например, когда нужно срочно предъявить документы в какую-либо организацию или ведомство, а сделать лично это по тем или иным причинам не получается. Нотариус может взять эту задачу на себя, гарантировав при этом исполнение заявленных сроков заявителем.

Цена услуги хранения файлов

Стоимость хранения зависит от:

  • размера передаваемых файлов;
  • заявленного срока их хранения.

Тариф составляет 5 рублей за 1 МБ в год, но не менее 200 рублей. Так, например, документ –word на 10 страницах нотариус будет хранить 40 лет за 200 рублей.

Заключение

Таким образом, время, когда важные документы хранили только на бумаге, ушло в прошлое.

Электронный формат значительно удобнее и привлекательнее. Тем более, что сегодня перевод в «цифру» отнюдь не означает потерю юридической значимости документа.

Воспользоваться новым нотариальным действием граждане, ИП и юрлица могут только онлайн через сайт Федеральной нотариальной палаты.

Источник: сайт Федеральной нотариальной палаты (ФНП).

Нотариусам разрешили обрабатывать персональные данные без спроса

Федеральная нотариальная палата сообщила, должны ли нотариусы получать согласие на обработку персональных данных обратившихся к ним лиц. Кроме того, в письме разъясняется ряд положений Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ. В частности, говорится о том, должен ли нотариус разъяснять последствия отказа лица в предоставлении персональных данных.

Федеральная нотариальная палата изложила свою точку зрения по поводу применения ряда положений закона «О персональных данных». В письме специалисты рассказали, являются ли нотариусы и нотариальные палаты операторами персональных данных:

В соответствии со статьей 3 Федерального закона «О персональных данных» оператором является государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Под обработкой в указанной статье Закона понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Ряд из перечисленных действий относится к деятельности, осуществляемой нотариусами и нотариальными палатами субъектов Российской Федерации, и предусмотренной, в частности, статьями 24, 25, 29, 30, 42, 50, 52, 60 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

С учетом изложенного представляется, что нотариусы и нотариальные палаты являются операторами персональных данных.

Также в письме говорится, нужно ли нотариусу получать у клиентов согласие на обработку персональных данных:

Согласно пункту 2 части 1 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных» обработка персональных данных допускается в случаях, если она необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей. Как представляется, обработка персональных данных осуществляется только с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, не указанных в части 1 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных».

Обработка персональных данных осуществляется нотариусом в обязательном порядке при установлении личности обратившегося для совершения нотариального действия лица (статья 42 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате), внесении записей в реестр при регистрации нотариального действия (статья 50 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате). Невозможность (в силу непредоставления гражданином документов) выполнения нотариусом указанных действий является основанием для отказа гражданину в совершении нотариального действия в соответствии со статьей 48 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Учитывая изложенное, действия нотариуса по обработке персональных данных обратившегося гражданина осуществляются в целях выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на нотариуса полномочий, что соответственно не требует согласия этого гражданина на обработку его персональных данных.

Читайте также:  Когда выходить на работу в январе 2022 года

В том числе, как видится, не требуется согласия гражданина на обработку его персональных (в виде передачи этих данных в налоговые органы) в случаях, предусмотренных статьей 85 Налогового кодекса Российской Федерации.

Кроме того, специалисты обратили внимание на следующие вопросы:

  • Когда нотариальным палатам и нотариусам необходимо направлять уведомление об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных в территориальные управления Роскомнадзора?
  • Требуется ли согласие на обработку персональных данных работников нотариусов или нотариальных палат субъектов РФ?
  • Должен ли нотариус в каждом случае обращения за совершением нотариального действия разъяснять юридические последствия отказа в предоставлении персональных данных (часть 2 статьи 18 Федерального закона «О персональных данных»), и где должна отражаться информация о разъяснении субъектам персональных данных указанного положения?

Распространяется ли на нотариуса обязанность заключить отдельный договор с секретарем либо иным лицом, которому поручено ведение делопроизводства, на обработку персональных данных на основании части 3 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных»?

Напомним, что персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу. Это его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, сведения, характеризующие физиологические и биологические особенности человека, и др.

За нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах установлена административная ответственность. Виновным лицам придется уплатить штраф. Его размер зависит от правонарушителя и составляет от 300 до 10 000 рублей. Это установлено статьей 13.11 КоАП РФ.

Источник: kadis.ru

Хранение нотариусами электронных документов

Федеральный закон от 27 декабря 2019 года № 480-ФЗ «О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и отдельные законодательные акты Российской Федерации» установил возможность нотариусам хранить электронные документы клиентов. Основные нормы, регламентирующие порядок принятия электронных документов на хранение, были включены в две статьи:

  • Статья 97 «Принятие на хранение документов»
  • Статья 98 «Возвращение принятых на хранение документов»

Новые нормы вступают в силу 29 декабря 2020 года.Мой комментарий: Очередной раз получается, что вопросы организации хранения электронных документов «расползаются» по нашей законодательно-нормативной базе. В статье 97 «Принятие на хранение документов» установлено, что нотариус принимает на хранение в порядке, установленном статьей 44.

3 настоящих Основ, электронные документы, представленные в виде файла, направленного заявителем в Федеральную нотариальную палату через единую информационную систему нотариата с использованием сети «Интернет» с соблюдением технических требований к представлению электронных документов для хранения нотариусом, утвержденных оператором единой информационной системы нотариата.

Мой комментарий: Требования пока ещё не утверждены

Оператор единой информационной системы нотариата исключает возможность доступа нотариуса к содержанию представленных для хранения электронных документов. Заявление о принятии на хранение электронных документов и электронные документы, представленные нотариусу для их хранения, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Если для хранения представляются несколько электронных документов, заявитель формирует из них пакет и подписывает его своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

В заявлении указываются:

  • Наименование файла электронного документа (пакета электронных документов);
  • Размер и формат файла электронного документа (пакета электронных документов);
  • Срок хранения электронного документа (пакета электронных документов);
  • Адрес электронной почты и номер мобильного телефона для информирования заявителя;
  • Идентификатор хранилища электронного документа (пакета электронных документов), представленный заявителю оператором ЕИС нотариата.

Оператором ЕИС нотариата устанавливаются:

  • Порядок принятия на хранение и возврата принятого на хранение электронного документа (пакета электронных документов);
  • Технические требования к хранению электронного документа (пакета электронных документов) в единой информационной системе нотариата.

О принятии на хранение нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное квалифицированной электронной подписью нотариуса и содержащее идентификатор хранилища электронного документа (пакета электронных документов).

В статье 98 «Возвращение принятых на хранение документов» установлено, что принятые на хранение документы возвращаются сдавшему их на хранение или законно уполномоченному лицу по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

Любой нотариус на территории РФ вправе выдать электронный документ (пакет электронных документов) лицу, сдавшему их на хранение, по его заявлению, содержащему идентификатор хранилища и подписанному усиленной квалифицированной электронной подписью этого лица.

Порядок оповещения нотариуса, принявшего их на хранение, о его выдаче определяется оператором ЕИС нотариата.

За один месяц до истечения срока хранения заявитель получает уведомление об его истечении, которое направляется автоматически единой информационной системой нотариата по адресу электронной почты и номеру мобильного телефона, указанным в заявлении о принятии на хранение и подписанное УКЭП оператора ЕИС нотариата.Если электронный документ (пакет электронных документов) по истечении срока его хранения не истребован заявителем, то заявитель получает направленные автоматически ЕИС нотариата уведомления о том, что:

  • Через шесть месяцев после истечения срока хранения документ будет уничтожен.
  • За три дня до истечения срока, указанного в первом уведомлении заявитель получает новое уведомление о том, что по истечении трех дней документ будет уничтожен без возможности его восстановления.

Заявитель вправе получить хранимый электронный документ (пакет электронных документов) до истечения срока хранения, при этом плата за совершение нотариального действия не возвращается.

Формы направляемых заявителю автоматически уведомлений об истечении срока хранения устанавливаются оператором ЕИС нотариата.

Одновременно установлены размер нотариального тарифа за хранение электронных документов и их выдачу.

Статья 22.1. Размеры нотариального тарифа12.14) за удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу, — 60 рублей за 1 мегабайт12.15) за принятие на хранение электронного документа (пакета электронных документов) объемом до 1 мегабайта включительно — 5 рублей за полный (неполный) год хранения, но не менее 200 рублей12.16) за выдачу принятого на хранение электронного документа (пакета электронных документов) — 200 рублейМой комментарий: И все-таки меня терзают смутные сомнения, всё ли продумано в вопросе хранения электронных документов у нотариусов 🙂  Будет считаться надлежащим хранение электронных документов, если после их возврата документ невозможно будет раскрыть и прочитать, например, из-за устаревания формата? Ведь срок хранения документов у нотариуса может быть долгим, — и получается, что в таком случае есть риски как для нотариуса, так и для клиентов.Источник: Консультант Плюс

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=286780

Электронные переписки в суде. При чём тут нотариус?

На сегодняшний день электронная переписка является неотъемлемым атрибутом нашей жизни.

Ежедневно люди обмениваются как деловой, так и личной информацией в мессенджерах, по электронной почте, в социальных сетях и т.п.

Именно по этой причине в судебном процессе зачастую и возникает необходимость приобщить к делу электронную переписку, которая несёт значимую для рассмотрения дела информацию.

Чтобы лучше разобраться в вопросах, как и каким образом необходимо предоставить в суд подобного рода доказательства, обратимся к процессуальным кодексам. В данных нормативных актах есть две подходящие статьи для нашего случая:

ст.

71 ГПК, где говорится, что «письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, … деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»…»;

ст.

75 АПК, в которой указывается, что «документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» … допускаются в качестве письменных доказательств…».

При этом просто принести распечатку полученной электронной корреспонденции или переписки в мессенджере не представляется возможным, так же, как и показать их судье на своём телефоне или ноутбуке.

Судья не может в таком виде приобщить их к делу: для этого ему нужно какое-то основание.

В данной ситуации судья руководствуется тем, что у него нет понимания, что это за переписка, откуда она взята, когда происходила и не подделана ли она вообще.

В нашей стране в большинстве случаев, при отсутствии какой-либо альтернативы, судьи вынуждены запускать так называемый процесс осмотра доказательств прямо в суде. В этом случае, очевидно, судья сам на себя берёт ответственность за осмотр доказательства и определение его подлинности.

Данный процесс достаточно трудоёмок, требует от сотрудников суда внимательности, определённых знаний и навыков, а также запуска конкретного процессуального действия, которое должно быть правильно отражено в протоколе судебного заседания.

Этот процесс понятен и не вызывает дополнительных вопросов с точки зрения права: оно у судьи есть, и он может это делать.

Читайте также:  Входит ли служба в армии в общий трудовой стаж в 2021 году

Ввиду большой загруженности судов в Москве и МО данное действие наиболее распространено в регионах РФ, где уровень нагрузки на суды меньше, а должная альтернатива этому действию отсутствует как таковая. Так а что это за альтернатива?

Чаще всего говорят о том, что переписку можно (а иногда нужно) заверять у нотариусов. Данную позицию обосновывают тем, что одним из пунктов деятельности нотариусов является «Обеспечение доказательств» (п. 18, ст. 35 «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате»).

Данный осмотр, как правило, описывает не более того, что видит нотариус на экране собственного компьютера или мобильного устройства. Единого стандарта подготовки таких заверений у нотариусов до сих пор не существует – каждый оформляет на своё усмотрение.

Акты осмотров сумбурны, тяжело читаемы и, самое главное, не дают никакого представления о самом факте события (переписке).

Есть ли смысл заверять переписку, если нет уверенности в том, была ли она? Тем не менее большинство из тех нотариусов, кто оказывает данные услуги, это совершенно не останавливает. Они фиксируют то, что видят, и всё.

По сути, при производстве так называемого «заверения электронной переписки» нотариусы занимаются созданием копии этой переписки на бумаге.

Это то, что владельцы переписки могут сделать и сами, просто нажав клавишу «Распечатать».

Может ли поддельный паспорт или поддельная доверенность являться доказательством в суде? Конечно нет. А если они нотариально заверенные? Тоже нет. Но почему-то при упоминании в суде электронных переписок адвокаты, юристы или судьи регулярно отправляют участников судебного разбирательства к нотариусам.

Суд, как известно, оценивает относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности.

В случае с электронной перепиской нотариальное заверение не может отвечать критерию достоверности ни в каком виде, так как нотариус, являясь профессиональным юристом по образованию (а по сути – профессиональным свидетелем с глубокими юридическими знаниями), не обладает знаниями и навыками, чтобы ответить на первоочередной вопрос приобщения электронной переписки к материалам дела: «А была ли она вообще?». Если была, тогда суд оценит ее содержание, а если нет, то и смысл приобщать к делу подготовленную нотариусом копию электронной переписки на бумаге отсутствует.

Принося в суд нотариальный акт осмотра электронной переписки, участники процесса абсолютно не уверены, что в суде он будет иметь значение, так как противоположная сторона может в любой момент заявить:

  • «Данное доказательство не отвечает критерию достоверности»;
  • «Какую переписку нотариусу показывали, мы представления не имеем»;
  • «Нотариус может заверить и поддельную переписку» и т.д.

Кроме того, при осуществлении данного действия возникает ещё ряд вопросов.

Зачастую нотариусы уведомляют противоположную сторону о своём предстоящем осмотре переписки. Практического смысла в данном действии нет. Обосновывается это требованием статьи 103 «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате», где говорится, что нотариусы должны извещать о времени и месте обеспечения доказательств стороны заинтересованных лиц.

Данная статья имеет на самом деле практический смысл в случаях, когда нотариусом назначается экспертное исследование. Такое уведомление даёт право противоположной стороне в рамках состязательности процесса выбора эксперта предложить нотариусу своего специалиста.

Когда же нотариус не собирается назначать исследование, присутствие или отсутствие другой стороны никак не добавляет легитимности или научности осмотру.

При этом практика показывает, что ничего добавлять или изменять при осмотре противоположная сторона не может.

Нотариус, как при её отсутствии, так и в её присутствии, напишет не более того, что он видит.

Даже если будут зафиксированы какие-то технические особенности переписки, их расшифровка и трактовка может быть осуществлена только специалистом в данной области, которым нотариус не является.

Допустим вы хотите в конкретное время допросить какого-то свидетеля, показания которого важны для рассматриваемого дела.

Зачем вам уведомлять об этом другую сторону? Если у другой стороны возникнут сомнения в показаниях свидетеля, они могут ходатайствовать о допросе его в суде. То же касается и электронных переписок.

Если вы привлекаете нотариуса для заверения переписки, то не имеет никакого практического значения, смотрит другая сторона, что делает нотариус, или не смотрит.

Другим вопросом является ценообразование данной процедуры у нотариуса. Одно и то же заверение, в разных нотариальных конторах, может  отличаться по стоимости в разы.

Понятно, что такое положение дел вытекает из отсутствия единой методики осмотров. Каждый нотариус сам решает для себя, что важно для осмотра, а чем можно пренебречь.

Интересно, что это решение нотариус принимает на основании своих собственных познаний или познаний своих сотрудников в компьютерных технологиях.

Ещё одним важным обстоятельством является то, что нотариусы не несут никакой ответственности за свои акты осмотра. Лёг акт осмотра поддельной переписки в основу решения суда или не лёг – для нотариуса это абсолютно ничего не меняет. У него на всё ответ один: что мне показали, то я и заверил. Как будто речь идёт о какой-нибудь копии ОГРН.

Интересно, что при осуществлении переводов, нотариусы не берутся это делать сами, а привлекают для этого профессиональных лингвистов, потому что языками не владеют. Но сами-то они письма пишут по электронной почте, в WhatsApp сообщения отправляют, в социальных сетях присутствуют – тут им всё понятно, какие могут быть сомнения в подлинности, сами сделаем.

В целом, при изучении актов нотариальных осмотров электронных переписок складывается ощущение полного непонимания того, что делают нотариусы в рамках составления актов осмотра электронных переписок и для чего они это делают.

Приходилось сталкиваться с ситуациями, когда нотариусы заверяли проприетарное программное обеспечение (несвободное программное обеспечение).

Примером такого ПО являются электронные письма, отправленные или полученные через корпоративные (частные) почтовые сервера.

Подлинность такого письма нельзя подтвердить, получив даже полный доступ к почтовому серверу, не то что к отдельному электронному письму. Такое письмо может быть свёрстано буквально «на коленке» за несколько минут.

Другими словами, можно написать некую программу; при этом код этой программы никому не показывать, о принципах работы программы никому не сообщать, для чего данная программа нужна, также умалчивать. Но вот письмо, которое через неё было отправлено/получено, уважаемый нотариус, заверьте, пожалуйста, так как планируются в суде завить его как письменное доказательство по делу.

Или, например, в своих протоколах осмотра нотариусы совершенно упускают информацию о временных настройках устройства, которое они осматривают. Поэтому зачастую временные отрезки переписки осмотра нотариуса различается с фактическими. А многие ли нотариусы знают о разнице хранения переписок в WhatsApp и Telegram? С другой стороны, откуда юристы-профессионалы могут знать такие тонкости.

В рамках судебных разбирательств при использовании переписки как одного из видов доказательств первоочередная задача – это не обзор самой переписки, а установление факта её осуществления. Сначала нужно подтвердить, что переписка была, что она происходила в конкретные даты между конкретными учетными записями, и только потом приводить её дословное содержание.

Первоочередная задача возможна только в рамках определённого последовательного исследования, которое под силу специалисту, обладающему специальными профильными званиями и опытом в области науки и техники.

Такими специалистами могут выступить выпускники профильных высших учебных заведений, например, МГТУ им. Баумана, которое готовит судебных экспертов в области компьютерно-технических экспертиз.

Проведенное такими специалистами исследование обоснованно подтвердит или опровергнет подлинность электронной переписки. А сам текст перекопировать в заключение можно и без участия нотариуса.

На сегодняшний день наиболее правильной и корректной формой приобщения электронных переписок к рассматриваемому делу является экспертное исследование, в рамках которого подтверждается подлинность переписки.

Данное исследование не является заверением по форме (заверяют и смотрят нотариусы), зато является заверением по сути.

Основываясь на своих знаниях, навыках и опыте, специалисты в области компьютерно-технических экспертиз проводят исследование электронного почтового ящика, учётной записи в мессенджере или аккаунта в социальной сети.

В рамках данного исследования устанавливается факт электронной переписки тем или иным способом, исследуются и учитываются все технические особенности передачи информационных сообщений через телекоммуникационную сеть «Интернет», в том числе и временные особенности.

По результатам исследования делается экспертный вывод о соответствии переписки действительности, и только затем по указанию заказчика приводятся отдельные, имеющие отношение к делу, участки электронной переписки.

Ввиду того, что область исследования специфическая, в заключения экспертов, как правило, включают описание специальных терминов, позволяющих участникам судебных разбирательств без труда понимать текст заключения, а в случае необходимости – осуществить его проверку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *