Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — образец 2022

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

Например:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — образец 2021

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — образец 2021

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Обязательные кадровые документы, наличие которых важно контролировать руководителю

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Образец приказа о распределении функциональных обязанностей между работниками в 2022 году | ЗнайБиз.ру

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — это документ, с помощью которого руководство делегирует функционал работников компании. Унифицированная форма отсутствует.

Что такое распределение и перераспределение обязанностей

Если говорить, как называется перераспределение обязанностей между работниками, то по-другому это — разделение функционала по сотрудникам. Под распределением деятельности можно понимать и делегирование, что означает передачу задач или компетенций от руководителя к подчиненному.

Читайте также:  Опубликовали методичку для подачи справок о доходах госслужащих в 2022 году

Разработка положения о распределении должностных обязанностей актуальна для крупных компаний, например, производственных предприятий, фирм со множественными обособленными подразделениями, где трудится большое количество специалистов и руководству важно понимать, какой сотрудник отвечает за тот или иной участок работы.

Разграничение трудовых функций способствует:

  • повышению согласованности в деятельности специалистов;
  • упрощению процесса управления персоналом в компании, облегчает понимание производственных процессов.

Метод распределения функционала применяют в следующих ситуациях:

  1. При уходе одного сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и т.п.
  2. Сильной загруженности одного специалиста.
  3. Создании/открытии нового подразделения.
  4. Вводе в штатное расписание компании нового специалиста для выполнения конкретных работ.

Особенности для бухгалтерии

В маленьких фирмах работает небольшое количество бухгалтеров, поэтому распределение функционала там не так важно.

Специалисты, как правило, заменяют друг друга в случае необходимости, и приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии необходим в крупной организации для облегчения ведения бухгалтерского учета.

В крупных компаниях предусмотрен большой штат сотрудников бухгалтерии, каждому работнику отводится отдельный участок работы. Для примера выделим основные отделы бухгалтерии:

  1. Расчетный. Занимается начислением зарплаты, иных выплат работникам и страховых взносов.
  2. Материальный. На этот отдел ложится ответственность за оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
  3. Финансовый. Отдел занимается учетом движения по расчетным счетам и кассе компании.
  4. Налоговый. Начисляет и проводит обязательные платежи.
  5. Производственный. Ведет учет себестоимости товаров/продукции.
  6. Реализация. Формирует документы для покупателей.

Если в бухгалтерии функционал распределен в соответствии с участками работы, то необходимо издать приказ кадров о разграничении полномочий по участку и ознакомить с ним всех сотрудников бухгалтерии.

Помимо бухгалтерии, в разграничении трудовых обязанностей на предприятиях часто нуждается и отдел кадров. В организации отдел кадров ведет следующие виды работ:

  1. Кадровое делопроизводство (оформление документов по учету и движению кадров).
  2. Обеспечение компании персоналом (выявление потребности в работниках, размещение вакансий, подбор, отбор персонала).
  3. Проведение оценки, адаптации, аттестации персонала.
  4. Ведение кадровой отчетности в соответствующих службах.
  5. Ведение воинского учета.

В крупных компаниях с большим количеством персонала каждый специалист отдела кадров ведет индивидуальный участок работы, в связи с чем издают приказ о разделении обязанностей между работниками отдела кадров и знакомят с ним кадровых специалистов под роспись.

  Характеристика с места работы: примеры и образец

Как оформить распределение и перераспределение

Инструкция, как оформить распределение обязанностей между работниками, проста — процедура проводится с помощью издания соответствующего приказа. Разграничение функционала допускается при письменном согласии сотрудников. После оформления приказа с его содержанием знакомят работников под роспись.

После издания распорядительного документа изменения вносятся в должностные инструкции специалистов.

Какие документы понадобятся

О праве на распределение функционала и корректировку должностных инструкций работодателем упоминается в письме Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6.

Разграничивая трудовую деятельность между сотрудниками, руководство компании не должно забывать, что данная процедура проводится в соответствии со ст.

72 ТК РФ по письменному соглашению сторон, так как трудовая функция относится к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Как подготовить приказ

Документ, разграничивающий функционал, содержит следующие сведения:

  • наименование организации;
  • дату и номер;
  • место издания;
  • номер;
  • причины, цели оформления;
  • информацию о том, для чего составляется, какие обязанности принимаются;
  • должности, ФИО специалистов;
  • должность и подпись руководителя компании;
  • должности, ФИО сотрудников, которым необходимо расписаться в распоряжении.

Примерный образец приказа о перераспределении должностных обязанностей выглядит так:

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — образец 2021

Пример протокола:

Профсоюзный комитет
ООО «www.znaybiz.ru»
ПРОТОКОЛ № 1
20.12.2021 г. Санкт-Петербург
Присутствовало на заседании 12 человек.
Повестка дня

  1. Распределение обязанностей между членами профкома.

По вопросу слушали председателя профсоюзного комитета Антонову О.Ю., которая предложила члена актива профкома Аленину И.Р. назначить ответственной за подбор и закупку подарков членам профсоюза. И предложила члена актива профкома Комиссарова П.Г. назначить ответственным за выбор заведений для проведения корпоративных мероприятий.
Постановили: распределить обязанности членов актива профкома в соответствии с предложениями председателя профкома.
Голосовали: 12 — за, 0 — против, 0 — воздержались.
Председатель первичной профсоюзной организации Антонова Антонова О.Ю.

Как и сколько хранить приказ

Приказ о разграничении функций относится к распорядительным документам по основной или общей деятельности, его подшивают в соответствующую папку. В соответствии с п. 19 Приказа Росархива от 20.12.

2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» распорядительный документ хранится постоянно.

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками – это важный элемент документооборота государственных и частных организаций.

В данном документе руководитель субъекта хозяйствования конкретизирует перечень должностных обязанностей, которые обязаны выполнять определенные сотрудники.

Приказ не имеет унифицированного образца, и из-за этого у сотрудников кадровой службы нередко возникают вопросы по поводу того, какие именно сведения нужно включить в него.

Когда нужен приказ о распределении обязанностей

Данный документ потребуется, если у руководителя организации возникла необходимость в перераспределении объема порученной сотрудникам работы, но при этом их трудовая функция остается прежней. Например, перераспределение полномочий и их передача от одних сотрудников другим потребуется в следующих ситуациях:

  • В организации создано новое подразделение, и часть трудовой функций перешла к его сотрудникам.
  • Сотрудник уходит в отпуск, и его обязанности на время необходимо распределить между остальными работниками отдела.
  • Один сотрудник чрезмерно загружен, в то время как у других такой загруженности нет.

Если же нужно изменить должностные обязанности сотрудника, предусмотренные должностной инструкцией (трудовым договором), издания одного приказа будет недостаточно — придется получить письменное согласие работника и заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

 Как оформить совмещение должностей

Какие задачи выполняет приказ о распределении обязанностей между работниками:

  • оптимальное распределение задач между сотрудниками организации;
  • разграничение зон ответственности (кто и за какой участок отвечает);
  • конкретизация трудовой функции каждого работника;
  • уточнение перечня лиц, ответственных за определенные виды работ;
  • обеспечение согласованности действий и взаимодействия между структурными подразделениями;
  • обеспечение оперативного управления производственными процессами и персоналом в разных ситуациях.

Объем выполняемых работником обязанностей зависит от специфики конкретного рабочего места, квалификации и опыта работы исполнителя. Трудовые обязанности указывают в тексте приказа или в приложении к нему.

Лиц, перечисленных в распорядительном документе, необходимо ознакомить с ним под подпись.

Трудовые обязанности можно распределять между работниками внутри одного подразделения, а также между руководителями разных отделов.

Обязательно ли издавать такой приказ? Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками, образец заполнения которого можно найти далее, не является обязательным документом в организациях с небольшим штатом сотрудников. Но в крупных компаниях с большим количеством работников без этого документа зачастую не обойтись.

 Оплата за совмещение обязанностей временно отсутствующего работника

Как правильно составить приказ о распределении обязанностей

Приказ составляется в свободной форме, но с учетом требований к документации такого типа, приведенных в госстандартах и методических рекомендациях. Рекомендуется придерживаться следующей структуры:

  • Как правило, приказ составляется на бланке организации с указанием ее наименования и реквизитов.
  • В верхней части распорядительного документа указывается наименование документа («Приказ») и присвоенный ему номер, далее вносят дату и место составления приказа.
  • В вводной части следует прописать название приказа (например, «О распределении обязанностей между сотрудниками экономического отдела») и причины необходимости его издания. Формулировка может выглядеть так «В целях улучшения работы экономического отдела …».
  • В распорядительной части прописывают, каким образом будут распределены функциональные обязанности между персоналом, полномочия работников или руководителей подразделений.
  • Приказ подписывается руководителем, с ним знакомят всех сотрудников, перечисленных в тексте приказа, под роспись с указанием даты ознакомления.

ПРИКАЗЫ

Loading…

# Документ Подпись Ссылка
1. Порядок приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования в ГБДОУ «Детский сад № 116» 273,90 Кбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
2. 44 О внесении изменений в приказ от 1210.2020.№ 160 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования в ГДОУ «Детский сад № 116» 147,50 Кбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
3. 37 от 25.01.2022 «Об утверждении Политики обработки персональных данных» 1,38 Мбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
4. 124 О проведении августовского педагогического совета в ГБДОУ «Детский сад № 116» 190,51 Кбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
5. 119 О создании рабочей группы по разработке программы воспитания и календарного плана воспитательной работы ГБДОУ «Детский сад № 116″ 206,04 Кбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
6. 10 О назначении ответственных за профилактику коррупционных и иных правонарушений в ГБДОУ «Детский сад № 116» 66,66 Кбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
7. 105 Об утверждении должностной инструкции заместителя заведующего (по безопасности) 652,80 Кбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
8. 79 Об организации питания детей в летний оздоровительный период 216,10 Кбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
9. 77 Об утверждении Плана управленческой работы по организации летней оздоровительной работы для воспитанников ГБДОУ «Детский сад № 116» на 2021 381,41 Кбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
10. О подготовке учреждения к работе в осенне-зимний период 2021 -2022 гг 232,75 Кбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — скачать
11. Об утверждении номенклатуры дел на 2021 год 1,09 Мбайт / pdf ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — Тетерина Ирина Сергеевна, заместитель заведующего Ключ подписи — fae9095e0c38f415b5c48d7ac5580529

Обязательные приказы в организации в 2021 году

23 декабря

23894

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

К началу года отделу кадров необходимо провести ревизию обязательных приказов компании. Это означает проведение полного анализа распорядительных документов по организации — какие из них надо закрыть, какие переиздать на следующий год. Ежегодные обязательные приказы отражают деятельность компании, движение личного состава или административно-хозяйственную сферу.

Проверьте, не ожидает ли вас в новом году проверка ГИТ. Мы поможем подготовиться и пройти ее быстро и без ошибок.

Списка обязательных кадровых приказов в законе нет. Однако существуют базовые документы, на основании которых выстраивается работа компании. На них в первую очередь необходимо обратить внимание. Какие приказы должны быть в организации? Распорядительную документацию можно разделить на несколько групп. Это обязательные приказы следующего содержания:

  • о поощрении или наказании — дисциплинарного характера;
  • отражающие движение личного состава (прием на работу, увольнение) — организационные;
  • зарплатные и стимулирующие;
  • регламентные — перемещение личного состава внутри компании: отпуски, командировки и т.д.

Дополнительно выделяются технические и административно-хозяйственные приказы. Первые изменяют или уточняют действующие распоряжения, вторые регламентируют эксплуатацию зданий, транспортные вопросы, безопасность и т.д.

В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.

Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Важно! Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя.

Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого.

Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Список документов и необходимых приказов по основной деятельности, образующихся в организации, с указанием сроков их хранения вводится в действие 1 января каждый год. Поэтому надо позаботиться о его составлении заблаговременно.

Теоретически этот документ обязателен только для федеральных органов исполнительной власти и госучреждений, остальные готовят номенклатуру по желанию.

Однако любая организация приходит в тому, что документацию компании надо как-то систематизировать — а это и есть номенклатура дел.

Обязательный приказ об утверждении номенклатуры дел на 2021 год целесообразно подготовить и утвердить до нового года.

Проверьте распоряжения руководства о назначении ответственных за конкретное направление работы в рамках подразделения или всего предприятия.

Важно! На некоторые виды деятельности сроки полномочий могут быть ограничены..

Назначение ответственных — тоже приказы, необходимые в организации. Убедитесь, что все назначенные работники на своих местах, в противном случае обновите документацию.

В связи с изменениями законодательства в организациях необходимо внести правки в правила внутреннего распорядка. Внесенные корректировки утвердите приказом. Какие перемены законодательства требуют изменения обязательных приказов:

  • Перечень документов, которые соискатель предъявляет при приеме на работу, ст. 65 ТК.

Впишите в ПВТР, что соискатель предъявляет вам бумажный вариант трудовой книжки, если он не перешел на ЭТК. В противном случае предъявляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в материалах сайта «Профкадровик».

Совет Бумажная ТК поможет вам правильно рассчитать стаж сотрудника, поэтому целесообразно вписать в Правила требование показать бумажную трудовую, даже если работник отказался от ее ведения.
  • Раздел о диспансеризации.

Скорректируйте раздел о диспансеризации сотрудников старше 40 лет. Теперь работодатели обязаны отпускать их на диспансеризацию ежегодно. Также работник обязан подтвердить отсутствие на работе справкой от врача — ч. 5 ст. 185.1 ТК. Если в ваших ПВТР вообще нет раздела о диспансеризации — добавьте его.

Важно! В отличие от обычных работников, которые берут день для диспансеризации один раз в три года, пенсионеры и предпенсионеры вправе взять два дня 1 раз в году.
  • Условие об удаленной работе.

Впишите в Правила условия удаленной работы — адрес, порядок взаимодействия, ответственность сотрудника, если он не выходит на связь с руководителем в течение рабочего дня.

Если такая обязанность касается вас, предусмотрите в ПВТР несколько вариантов начала и окончания рабочего дня, чтобы сотрудники приходили на работу в разное время и не создавали толпу в лифтах, на входе. Кроме того, можно прописать разное время для обеденного перерыва.

О подготовке и утверждении ПВТР читайте в материале на сайте.

Все обязательные приказы в организации, которые вы должны обновить, начинают свое действие 1. 01. Не откладывайте их оформление на последний момент — каждый документ требует согласования, правок и окончательного утверждения. Начните эту работу прямо сейчас, чтобы избежать ошибок при проверках ГИТ.

Продолжается работа по отмене бумажных трудовых книжек. Пройдите обновленный дистанционный курс и получите сервис «Горячая Линия» с разъяснениями опытных юристов.

 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *