ГАПОУ ЧР Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.
Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.
Какие приказы относятся к личному составу?
Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.
Например:
- о приеме на работу;
- об увольнении;
- о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
- о переводе на другую должность или в другое подразделение;
- о замещении отсутствующего сотрудника;
- о выплате вознаграждений;
- о привлечении к работе сверхурочно;
- о дисциплинарном взыскании;
- о направлении в командировку.
Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.
Порядок составления и оформления приказов по личному составу
Для любого приказа по личному составу должно быть основание.
Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.
В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:
- наименование документа;
- номер;
- дата;
- название организации;
- смысловая часть;
- Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
- основание;
- отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
- подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.
При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.
Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.
Важно!
Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.
Образец приказа по личному составу:
Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить Штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.
Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).
Учет приказов по личному составу
Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).
В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:
- приему на работу;
- увольнениям;
- отпускам;
- командировкам и т.д.
Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:
Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.
Обязательные кадровые документы, наличие которых важно контролировать руководителю
Хранение приказов по личному составу
Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).
Согласно документу, приказы по личному составу хранят:
- приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
- те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
- приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.
Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).
Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.
Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета
Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.
Мы всегда работаем командой: кадровик, Юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).
Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.
Образец приказа о распределении функциональных обязанностей между работниками в 2022 году | ЗнайБиз.ру
Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — это документ, с помощью которого руководство делегирует функционал работников компании. Унифицированная форма отсутствует.
Что такое распределение и перераспределение обязанностей
Если говорить, как называется перераспределение обязанностей между работниками, то по-другому это — разделение функционала по сотрудникам. Под распределением деятельности можно понимать и делегирование, что означает передачу задач или компетенций от руководителя к подчиненному.
Разработка положения о распределении должностных обязанностей актуальна для крупных компаний, например, производственных предприятий, фирм со множественными обособленными подразделениями, где трудится большое количество специалистов и руководству важно понимать, какой сотрудник отвечает за тот или иной участок работы.
Разграничение трудовых функций способствует:
- повышению согласованности в деятельности специалистов;
- упрощению процесса управления персоналом в компании, облегчает понимание производственных процессов.
Метод распределения функционала применяют в следующих ситуациях:
- При уходе одного сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и т.п.
- Сильной загруженности одного специалиста.
- Создании/открытии нового подразделения.
- Вводе в штатное расписание компании нового специалиста для выполнения конкретных работ.
Особенности для бухгалтерии
В маленьких фирмах работает небольшое количество бухгалтеров, поэтому распределение функционала там не так важно.
Специалисты, как правило, заменяют друг друга в случае необходимости, и приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии необходим в крупной организации для облегчения ведения бухгалтерского учета.
В крупных компаниях предусмотрен большой штат сотрудников бухгалтерии, каждому работнику отводится отдельный участок работы. Для примера выделим основные отделы бухгалтерии:
- Расчетный. Занимается начислением зарплаты, иных выплат работникам и страховых взносов.
- Материальный. На этот отдел ложится ответственность за оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
- Финансовый. Отдел занимается учетом движения по расчетным счетам и кассе компании.
- Налоговый. Начисляет и проводит обязательные платежи.
- Производственный. Ведет учет себестоимости товаров/продукции.
- Реализация. Формирует документы для покупателей.
Если в бухгалтерии функционал распределен в соответствии с участками работы, то необходимо издать приказ кадров о разграничении полномочий по участку и ознакомить с ним всех сотрудников бухгалтерии.
Помимо бухгалтерии, в разграничении трудовых обязанностей на предприятиях часто нуждается и отдел кадров. В организации отдел кадров ведет следующие виды работ:
- Кадровое делопроизводство (оформление документов по учету и движению кадров).
- Обеспечение компании персоналом (выявление потребности в работниках, размещение вакансий, подбор, отбор персонала).
- Проведение оценки, адаптации, аттестации персонала.
- Ведение кадровой отчетности в соответствующих службах.
- Ведение воинского учета.
В крупных компаниях с большим количеством персонала каждый специалист отдела кадров ведет индивидуальный участок работы, в связи с чем издают приказ о разделении обязанностей между работниками отдела кадров и знакомят с ним кадровых специалистов под роспись.
Характеристика с места работы: примеры и образец
Как оформить распределение и перераспределение
Инструкция, как оформить распределение обязанностей между работниками, проста — Процедура проводится с помощью издания соответствующего приказа. Разграничение функционала допускается при письменном согласии сотрудников. После оформления приказа с его содержанием знакомят работников под роспись.
После издания распорядительного документа изменения вносятся в должностные инструкции специалистов.
Какие документы понадобятся
О праве на распределение функционала и корректировку должностных инструкций работодателем упоминается в письме Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6.
Разграничивая трудовую деятельность между сотрудниками, руководство компании не должно забывать, что данная процедура проводится в соответствии со ст.
72 ТК РФ по письменному соглашению сторон, так как трудовая функция относится к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Как подготовить приказ
Документ, разграничивающий функционал, содержит следующие сведения:
- наименование организации;
- дату и номер;
- место издания;
- номер;
- причины, цели оформления;
- информацию о том, для чего составляется, какие обязанности принимаются;
- должности, ФИО специалистов;
- должность и подпись руководителя компании;
- должности, ФИО сотрудников, которым необходимо расписаться в распоряжении.
Примерный образец приказа о перераспределении должностных обязанностей выглядит так:
Пример протокола:
|
Профсоюзный комитет ООО «www.znaybiz.ru» ПРОТОКОЛ № 1 20.12.2021 г. Санкт-Петербург Присутствовало на заседании 12 человек. Повестка дня
По вопросу слушали председателя профсоюзного комитета Антонову О.Ю., которая предложила члена актива профкома Аленину И.Р. назначить ответственной за подбор и закупку подарков членам профсоюза. И предложила члена актива профкома Комиссарова П.Г. назначить ответственным за выбор заведений для проведения корпоративных мероприятий. |
Как и сколько хранить приказ
Приказ о разграничении функций относится к распорядительным документам по основной или общей деятельности, его подшивают в соответствующую папку. В соответствии с п. 19 Приказа Росархива от 20.12.
2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» распорядительный документ хранится постоянно.
Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками
Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками – это важный элемент документооборота государственных и частных организаций.
В данном документе руководитель субъекта хозяйствования конкретизирует перечень должностных обязанностей, которые обязаны выполнять определенные сотрудники.
Приказ не имеет унифицированного образца, и из-за этого у сотрудников кадровой службы нередко возникают вопросы по поводу того, какие именно сведения нужно включить в него.
Когда нужен приказ о распределении обязанностей
Данный документ потребуется, если у руководителя организации возникла необходимость в перераспределении объема порученной сотрудникам работы, но при этом их трудовая функция остается прежней. Например, перераспределение полномочий и их передача от одних сотрудников другим потребуется в следующих ситуациях:
- В организации создано новое подразделение, и часть трудовой функций перешла к его сотрудникам.
- Сотрудник уходит в отпуск, и его обязанности на время необходимо распределить между остальными работниками отдела.
- Один сотрудник чрезмерно загружен, в то время как у других такой загруженности нет.
Если же нужно изменить должностные обязанности сотрудника, предусмотренные должностной инструкцией (трудовым договором), издания одного приказа будет недостаточно — придется получить письменное согласие работника и заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Как оформить совмещение должностей
Какие задачи выполняет приказ о распределении обязанностей между работниками:
- оптимальное распределение задач между сотрудниками организации;
- разграничение зон ответственности (кто и за какой участок отвечает);
- конкретизация трудовой функции каждого работника;
- уточнение перечня лиц, ответственных за определенные виды работ;
- обеспечение согласованности действий и взаимодействия между структурными подразделениями;
- обеспечение оперативного управления производственными процессами и персоналом в разных ситуациях.
Объем выполняемых работником обязанностей зависит от специфики конкретного рабочего места, квалификации и опыта работы исполнителя. Трудовые обязанности указывают в тексте приказа или в приложении к нему.
Лиц, перечисленных в распорядительном документе, необходимо ознакомить с ним под подпись.
Трудовые обязанности можно распределять между работниками внутри одного подразделения, а также между руководителями разных отделов.
Обязательно ли издавать такой приказ? Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками, образец заполнения которого можно найти далее, не является обязательным документом в организациях с небольшим штатом сотрудников. Но в крупных компаниях с большим количеством работников без этого документа зачастую не обойтись.
Оплата за совмещение обязанностей временно отсутствующего работника
Как правильно составить приказ о распределении обязанностей
Приказ составляется в свободной форме, но с учетом требований к документации такого типа, приведенных в госстандартах и методических рекомендациях. Рекомендуется придерживаться следующей структуры:
- Как правило, приказ составляется на бланке организации с указанием ее наименования и реквизитов.
- В верхней части распорядительного документа указывается наименование документа («Приказ») и присвоенный ему номер, далее вносят дату и место составления приказа.
- В вводной части следует прописать название приказа (например, «О распределении обязанностей между сотрудниками экономического отдела») и причины необходимости его издания. Формулировка может выглядеть так «В целях улучшения работы экономического отдела …».
- В распорядительной части прописывают, каким образом будут распределены функциональные обязанности между персоналом, полномочия работников или руководителей подразделений.
- Приказ подписывается руководителем, с ним знакомят всех сотрудников, перечисленных в тексте приказа, под роспись с указанием даты ознакомления.
ПРИКАЗЫ
Loading…
| 1. | Порядок приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования в ГБДОУ «Детский сад № 116» 273,90 Кбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 2. | 44 О внесении изменений в приказ от 1210.2020.№ 160 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования в ГДОУ «Детский сад № 116» 147,50 Кбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 3. | 37 от 25.01.2022 «Об утверждении Политики обработки персональных данных» 1,38 Мбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 4. | 124 О проведении августовского педагогического совета в ГБДОУ «Детский сад № 116» 190,51 Кбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 5. | 119 О создании рабочей группы по разработке программы воспитания и календарного плана воспитательной работы ГБДОУ «Детский сад № 116″ 206,04 Кбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 6. | 10 О назначении ответственных за профилактику коррупционных и иных правонарушений в ГБДОУ «Детский сад № 116» 66,66 Кбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 7. | 105 Об утверждении должностной инструкции заместителя заведующего (по безопасности) 652,80 Кбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 8. | 79 Об организации питания детей в летний оздоровительный период 216,10 Кбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 9. | 77 Об утверждении Плана управленческой работы по организации летней оздоровительной работы для воспитанников ГБДОУ «Детский сад № 116» на 2021 381,41 Кбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 10. | О подготовке учреждения к работе в осенне-зимний период 2021 -2022 гг 232,75 Кбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — , Ключ подписи — Дата и время подписи — | скачать |
| 11. | Об утверждении номенклатуры дел на 2021 год 1,09 Мбайт / pdf | ЭЦП close Документ подписан простой электронной подписью Документ отправлен на официальный сайт https://ds116.edusev.ru уполномоченным лицом — Тетерина Ирина Сергеевна, заместитель заведующего Ключ подписи — fae9095e0c38f415b5c48d7ac5580529 |
Обязательные приказы в организации в 2021 году
23 декабря
23894
#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>
К началу года отделу кадров необходимо провести ревизию обязательных приказов компании. Это означает проведение полного анализа распорядительных документов по организации — какие из них надо закрыть, какие переиздать на следующий год. Ежегодные обязательные приказы отражают деятельность компании, движение личного состава или административно-хозяйственную сферу.
| Проверьте, не ожидает ли вас в новом году проверка ГИТ. Мы поможем подготовиться и пройти ее быстро и без ошибок. |
Списка обязательных кадровых приказов в законе нет. Однако существуют базовые документы, на основании которых выстраивается работа компании. На них в первую очередь необходимо обратить внимание. Какие приказы должны быть в организации? Распорядительную документацию можно разделить на несколько групп. Это обязательные приказы следующего содержания:
- о поощрении или наказании — дисциплинарного характера;
- отражающие движение личного состава (прием на работу, увольнение) — организационные;
- зарплатные и стимулирующие;
- регламентные — перемещение личного состава внутри компании: отпуски, командировки и т.д.
Дополнительно выделяются технические и административно-хозяйственные приказы. Первые изменяют или уточняют действующие распоряжения, вторые регламентируют эксплуатацию зданий, транспортные вопросы, безопасность и т.д.
В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.
Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.
Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.
| Важно! Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года. |
Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.
Заполните график и утвердите его у руководителя.
Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого.
Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.
Список документов и необходимых приказов по основной деятельности, образующихся в организации, с указанием сроков их хранения вводится в действие 1 января каждый год. Поэтому надо позаботиться о его составлении заблаговременно.
Теоретически этот документ обязателен только для федеральных органов исполнительной власти и госучреждений, остальные готовят номенклатуру по желанию.
Однако любая организация приходит в тому, что документацию компании надо как-то систематизировать — а это и есть номенклатура дел.
Обязательный приказ об утверждении номенклатуры дел на 2021 год целесообразно подготовить и утвердить до нового года.
Проверьте распоряжения руководства о назначении ответственных за конкретное направление работы в рамках подразделения или всего предприятия.
| Важно! На некоторые виды деятельности сроки полномочий могут быть ограничены.. |
Назначение ответственных — тоже приказы, необходимые в организации. Убедитесь, что все назначенные работники на своих местах, в противном случае обновите документацию.
В связи с изменениями законодательства в организациях необходимо внести правки в правила внутреннего распорядка. Внесенные корректировки утвердите приказом. Какие перемены законодательства требуют изменения обязательных приказов:
- Перечень документов, которые соискатель предъявляет при приеме на работу, ст. 65 ТК.
Впишите в ПВТР, что соискатель предъявляет вам бумажный вариант трудовой книжки, если он не перешел на ЭТК. В противном случае предъявляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР.
О переходе на электронные трудовые книжки читайте в материалах сайта «Профкадровик».
| Совет Бумажная ТК поможет вам правильно рассчитать стаж сотрудника, поэтому целесообразно вписать в Правила требование показать бумажную трудовую, даже если работник отказался от ее ведения. |
- Раздел о диспансеризации.
Скорректируйте раздел о диспансеризации сотрудников старше 40 лет. Теперь работодатели обязаны отпускать их на диспансеризацию ежегодно. Также работник обязан подтвердить отсутствие на работе справкой от врача — ч. 5 ст. 185.1 ТК. Если в ваших ПВТР вообще нет раздела о диспансеризации — добавьте его.
| Важно! В отличие от обычных работников, которые берут день для диспансеризации один раз в три года, пенсионеры и предпенсионеры вправе взять два дня 1 раз в году. |
- Условие об удаленной работе.
Впишите в Правила условия удаленной работы — адрес, порядок взаимодействия, ответственность сотрудника, если он не выходит на связь с руководителем в течение рабочего дня.
Если такая обязанность касается вас, предусмотрите в ПВТР несколько вариантов начала и окончания рабочего дня, чтобы сотрудники приходили на работу в разное время и не создавали толпу в лифтах, на входе. Кроме того, можно прописать разное время для обеденного перерыва.
О подготовке и утверждении ПВТР читайте в материале на сайте.
Все обязательные приказы в организации, которые вы должны обновить, начинают свое действие 1. 01. Не откладывайте их оформление на последний момент — каждый документ требует согласования, правок и окончательного утверждения. Начните эту работу прямо сейчас, чтобы избежать ошибок при проверках ГИТ.
| Продолжается работа по отмене бумажных трудовых книжек. Пройдите обновленный дистанционный курс и получите сервис «Горячая Линия» с разъяснениями опытных юристов. |