Подарки — женщинам, документы — налоговым инспекторам

В некоторых случаях при дарении подарков у организаций и физлиц возникают обязанности по исчислению и уплате НДФЛ. Рассказываем, кто и в каком порядке должен платить Налог с подарков, и в каких случаях подаренное имущество освобождается от налогообложения.

Налогообложение подарков, полученных от организаций

В соответствии с п. 2 ст. 572 ГК РФ подарком признается безвозмездно переданная в собственность физлица вещь либо имущественное право. На стороне дарителей могут выступать в том числе организации и ИП, которые могут дарить подарки, например, своим работникам, клиентам и потенциальным покупателям.

Причем в ряде случаев дарение подарков влечет возникновение обязанностей налогового агента по НДФЛ и необходимость уплаты налога со стоимости переданного подарка.

По закону при определении налоговой базы по НФДЛ учитываются все доходы физлица, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды.

Вместе с тем далеко не все подарки являются объектом налогообложения по НДФЛ. Так, не облагаются налогом подарки, поступающие физлицам от организаций и ИП, чья стоимость не превышает 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ). С таких подарков НДФЛ не платится.

При этом стоимость подарка в размере, превышающем установленное ограничение в 4 000 рублей, подлежит обложению налогом в общеустановленном порядке. То есть, если организация дарит физлицу больше 4 000 рублей, то с суммы превышения необходимо исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ.

Причем пороговое значение в 4 000 рублей считается за налоговый период, то есть за целый год. Это значит, что сувенирная продукция, стоимостью до 4 000 рублей, единоразово подаренная клиентам или возможным покупателям, не облагается налогом. При дарении подобных подарков у организации не возникает обязанности по исчислению, удержанию и уплате НДФЛ.

Если же организация подарит сотруднице 2 000 рублей, скажем, к 8 марта, а на Новый год (в этом же году) подарит ей же еще 4 000 рублей, то НДФЛ с полученных подарков в этом случае придется заплатить.

Но налог в размере 13% будет исчисляться не с совокупной величины подарков (2 000 + 4 000), а именно с суммы, которая превышает величину в 4 000 рублей. Иными словами, в данном случае организация-даритель должна будет заплатить в бюджет НДФЛ в размере 260 рублей (2 000 х 13%).

Уплата налога с подарков от организаций

Срок уплаты налога — не позднее дня, следующего за днем вручения подарка в денежной форме.

Но если подарок стоимостью свыше 4 000 рублей вручается организацией в натуральной форме (например, в виде сувениров, украшений, дорогих букетов и т.д.), налог должен быть удержан в день выплаты ближайшей зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

В том случае, если организация по каким-либо причинам не смогла удержать и перечислить НДФЛ со стоимости подарка свыше 4 000 рублей, то полученный таким образом доход декларирует и уплачивает НДФЛ уже сам одаряемый, а не организация-даритель.

Это возможно, в частности, в тех случаях, когда организация подарила физлицу дорогостоящий подарок, но впоследствии никаких выплат (зарплаты, премии и т.д.) в течение налогового периода в его пользу так и не произвела.

В таких ситуациях организация должна будет письменно уведомить ИФНС и самого налогоплательщика о невозможности удержания НДФЛ и сумме налога, подлежащего уплате с врученного подарка.

Для этого в ИФНС и физлицу направляется справка 2-НДФЛ с признаком 2. Срок направления такой справки — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если до окончания налогового периода организация все же выплатит налогоплательщику какие-либо денежные средства, она обязана будет произвести из них удержание налога с учетом не удержанных ранее сумм. После окончания налогового периода и письменного сообщения о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате возлагается на физлицо (письмо ФНС от 22.08.2014 № СА-4-7/16692).

То есть, направив справку 2-НДФЛ с признаком 2, организация освобождается от обязанностей налогового агента в части удержания и уплаты НДФЛ с врученного физлицу подарка.

НДФЛ будет уплачивать уже сам налогоплательщик, получивший подарок, на основании уведомления, которое ему вышлет ИФНС.

При этом физлицо должно будет уплатить НДФЛ не позднее 15 июля года, который идет за годом получения подарка (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Учет подарков в составе расходов

Если к самому факту дарения организациями подарков налоговики относятся снисходительно, поскольку законодательство не запрещает такое дарение, то с возможностью учета стоимости подарков в расходах организации все обстоит гораздо сложнее.

Дело в том, что в соответствии с действующими правилами расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

Надо ли платить НДФЛ при получении подарка? | КонсультантПлюс — студенту и преподавателю

Подарок облагается НДФЛ в зависимости от того, кто и какой подарок вам подарил.

Самостоятельно уплатить НДФЛ потребуется при получении в дар недвижимости, транспортных средств, акций, долей или паев от физических лиц, не являющихся членами семьи или близкими родственниками, или на основании налогового уведомления. Если подарок вручает работодатель, то он должен за вас рассчитать и удержать НДФЛ.

1. Налогообложение дохода в виде подарка в зависимости от дарителя

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды. В свою очередь, доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме. Таким образом, подарок соответствует характеристикам дохода для целей налогообложения НДФЛ (п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ).

1.1. Исчисление и уплата НДФЛ с подарка, полученного от работодателя

Работодатель как налоговый агент должен за вас рассчитать НДФЛ со стоимости подарка и удержать налог из ваших доходов. Например, из зарплаты (ст. 24, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ; Письмо ФНС России от 15.04.2021 N БС-4-11/5153@).

Если по каким-либо причинам работодатель не сможет удержать у вас налог, то он должен сообщить об этом вам и в налоговый орган не позднее 1 марта следующего года. Это должно быть сделано и в случае, если сумма налога от стоимости подарка будет превышать 50% от суммы вашего дохода, из которого налог должен быть удержан.

В сообщении о невозможности удержать налог в том числе указывается сумма дохода, с которого не удержан налог, и сумма неудержанного налога. В этом случае в отношении дохода в виде подарка подавать декларацию вам не требуется, а налог уплачивается на основании налогового уведомления, направляемого налоговым органом (ст. 216, п. п. 4, 5 ст. 226, пп. 4 п. 1, п.

п. 2, 6 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ).

Следует учитывать, что подарки от организаций и индивидуальных предпринимателей (в том числе работодателей) общей стоимостью до 4 000 руб. за налоговый период (календарный год) не облагаются НДФЛ. Поэтому если вы получили за налоговый период подарки меньшей стоимостью, то уплачивать налог не нужно (ст. 216, п. 28 ст. 217 НК РФ).

Если подарки, полученные от работодателя за календарный год, стоят больше 4 000 руб., то при расчете налога стоимость подарков уменьшается на эту сумму. Налог рассчитывается по формуле:

НДФЛ = (стоимость подарков — 4 000 руб.) x ставка налога.

Если вы фактически находитесь в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев, то вы являетесь налоговым резидентом РФ (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Как оформить подарок. С точки зрения бухгалтерии

В преддверии сезона рождественских распродаж предприниматели готовят скидки, бонусные товары, различные розыгрыши и подарки — у кого на что хватает фантазии и бюджета. И вот вроде бы принято решение и произведены все подсчеты, но остался вопрос: как это все оформить с точки зрения законодательства и так, чтобы без налоговых последствий? Об этом мы сегодня и расскажем.

Для проведения рекламной акции достаточно издать приказ, в котором необходимо утвердить порядок и цель проведения акции. Например, текст приказа может быть таким:

«В целях увеличения объема продаж и привлечения новых клиентов приказываю с 01 декабря 2013 года по 31 декабря 2013 года провести рекламную акцию. В рамках рекламной акции предоставить скидку в размере 50% на товар №1 всем покупателям, которые приобрели товар №2. Ответственным за организацию и выполнение рекламной акции назначается Иванов Иван Иванович”.

При желании можно разработать положение о рекламной акции и смету расходов или целую маркетинговую политику. В дальнейшем эти документы вам пригодятся для подтверждения основания списания расходов на проведение рекламной акции.

Списываем расходы

Мы уже писали о рекламных расходах на УСН. Налоговый Кодекс разрешает учитывать их при расчете налога, но очень важно отличать какие расходы являются рекламными в понимании законотворцев. Повторимся, что это:

• расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации и через Интернет;
• расходы на световую и иную наружную рекламу, включая рекламные стенды и щиты;
• расходы на участие в выставках, ярмарках, включая соответствующие расходы на стенды, витрины, брошюры и каталоги, а также на уценку товаров, которые экспонировались на выставке и в результате полностью или частично утратили своё качество.

Все эти расходы вы можете списать при расчете налога УСН в размере фактических затрат. Этот перечень является закрытым.

Также существуют нормируемые рекламные расходы. Они учитываются в налоге УСН частично, в размере определяемом Налоговым Кодексом — не более 1% от выручки за год.

• К нормируемым расходам Налоговый Кодекс относит расходы на призы для победителей при проведении розыгрышей в рамках массовых рекламных кампаний, а также иные расходы, которые не перечислены выше и подходят под определение рекламы.
• Итак, для списания рекламных расходов необходимо:
• 1) проверить, что ваши затраты соответствуют условиям и понятию рекламы, приведенным в Законе о рекламе

2) определить является расход нормируемым или нет в соответствии с п. 4 ст. 264 НК РФ

Расходы списываются по поздней из дат: дата оплаты или дата подписания акта о проведении рекламной кампании. Если говорить о товарах, приобретенных для бесплатной раздачи неопределенному кругу лиц в целях проведения рекламной акции, то расходы списываются по поздней из дат: дата оплаты товара поставщику или дата передачи акционного товара получателям.

Позаботьтесь о подтверждающих документах. Как всегда, здесь действует правило “чем больше — тем лучше”. К вашему приказу на проведение рекламной акции можно добавить:

• положение о рекламной акции или план проведения, маркетинговую политику;
• смету расходов на проведение рекламной акции;
• Договор на проведение рекламной компании и акт сдачи-приемки услуг, если проводится при помощи рекламного агентства;
• документы подтверждающие оплату товаров или услуг;
• отчет о проведенной акции Составляется в свободной форме и описываются проведенные мероприятия и достигнутые результаты;
• дополнительные подтверждающие документы (экземпляр журнала с размещенной рекламой, распечатка с сайта, регистрация в выставке, фото- и видеоотчет).

Если вы прочитали предыдущую статью о рекламных расходах, то вы, должно быть, уже разобрались, что не все расходы можно отнести к рекламным и учесть их в налоге УСН.

В частности, скидки, подарки, сделанные покупателям в рамках промо-акции и бонусные товары, которые вы предоставляете бесплатно при покупке определенной партии, вы не сможете учесть в расходах. Данные расходы не подходят под определение рекламы, которое завязано на распространении информации неопределенному кругу лиц.

Также, если вы решите провести розыгрыш призов среди своих клиентов, то затраты на на покупку призов тоже не сможете списать, потому что в данном случае розыгрыш не будет признан рекламой, т.к. проводится среди определенного круга лиц — ваших покупателей.

Подарки физ.лицам без заботы о НДФЛ

Иногда розыгрыши, подарки и рекламные акции типа “Купи одну вещь и вторую получи в подарок!” могут вызвать немало хлопот.

Все дело в том, что подарки и призы покупателям-физ.лицам стоимостью дороже 4000 рублей облагаются НДФЛ. Освобождение от НДФЛ в пределах 4000 рублей предусмотрено за календарный год по всем таким подаркам налогоплательщика.

Поэтому формально вы должны вести учет подарков и призов по каждому получателю и учитывать нужно все приятности, которые получил покупатель, независимо от их стоимости. Это нужно делать для того, если физ.

лицо в течение года получит от вас несколько подарков или призов и их стоимость превысит 4000 рублей в год, то у вас возникает обязанность сообщить об этом налоговикам.

До 31 января следующего года вам нужно подать в свою налоговую справку по форме 2-НДФЛ со сведениями о сумме налога и невозможности удержать налог. А также не забудьте предупредить об этом самого получателя подарка, ему нужно будет заплатить НДФЛ и подать декларацию.

С розыгрышами избежать формальностей с НДФЛ не получится, а вот с подарками за покупку товара в этом плане проще.

Чтобы избежать лишней отчетности и организации дополнительного учета, подарок, который получает покупатель за приобретение товара, оформляется как скидка. Вы делаете скидку на приобретаемый товар равной стоимости презента, т.е.

оформляется обычная реализация товара со скидкой и реализация товара в качестве подарка стоимостью равной размеру скидки.

В итоге, покупатель оплачивает вам стоимость товара и получает подарок — оснований для НДФЛ не возникает, а вы сможете списать в расходы себестоимость проданного товара и себестоимость подарка.

Подарок партнеру облагается НДФЛ

Возможно, вам захочется порадовать подарками не только своих покупателей, но и партнеров по бизнесу. В данном случае с НДФЛ дела обстоят так же, как и с подарками покупателям. Презент партнеру стоимостью дороже 4000 рублей подлежит обложению НДФЛ в части превышающей суммы и, так как вы не сможете удержать НДФЛ с подарка, то должны сообщить об этом налоговикам.

Ситуация выходит мягко говоря “не очень” — подарить хороший подарок партнеру, а потом сообщить налоговой, чтобы тот не забыл НДФЛ заплатить. Поэтому некоторые предприниматели на практике пренебрегают требованиями законодательства, в случае чего платят Штраф 200 рублей за непредоставление сведений. Либо следует выбирать подарок менее затратный.

К тому же списать его стоимость в расходы по УСН вы не сможете.

Статья актуальна на 22.11.2013

Как правильно учесть новогодние подарки и не переплатить налоги

Эксперт разбирает 10 кейсов на основе личной практики

Несмотря на все проблемы 2020 года, многие российские компании дарят новогодние подарки и проводят корпоративы.

И то и другое нужно правильно провести по документам, чтобы не переплатить налоги или даже не получить претензии от налоговой. Разберёмся в этом вопросе на примере десяти разных кейсов.

Они условные, но отражают реальные ситуации и вопросы, с которыми сталкиваются предприниматели и компании.

Кейс №1. Подарки собственного производства с логотипом компании неопределённому кругу лицу. Стоят дороже 100 рублей

Сеть супермаркетов решила перед Новым годом поздравить всех своих партнёров: поставщиков, арендодателей и постоянных посетителей. Дела весь год шли хорошо, и владельцы решили не экономить. Поставщикам подарили наборы за 4000 рублей, всем остальным закупили сувениры за 200 рублей. Все подарки брендированные, чтобы все знали, кто их подарил.

Компания оформила:

• договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием компании;
• приказ о раздаче подарков в рекламных целях поставщикам, покупателям, деловым партнёрам;
• договор дарения на подарки дороже 3000 рублей — всё в соответствии с ГК РФ.

Страховые взносы компания не платила, НДФЛ не считала. У сети супермаркетов, которая работает на общей системе налогообложения (ОСНО), получилось уменьшить налог на прибыль. Компания учла расходы на подарки и сократила свою налоговую нагрузку на максимально возможный 1%.

НДС супермаркет тоже посчитал. Компания дарила подарки собственного производства и НДС считала от себестоимости товара.

Что компания сделала не так?

Компания не оформила договоры дарения на подарки дешевле 3000 рублей. Да, делать это необязательно, но мы очень советуем. Если у налоговой возникнут к компании вопросы, эти договоры очень помогут объяснить происхождение трат.

Компания зря не посчитала НДФЛ. На подарки, которые стоят дороже 4000 рублей (причём лимит учитывается с начала года), нужно рассчитать НДФЛ и сообщить об этом в налоговую.

Что касается НДС, обычно этот налог считается от стоимости производства или приобретения подарков без НДС. Но так как у сети супермаркетов своя продукция, налог начисляется на себестоимость.

На подарки нужен счёт-фактура. Одного экземпляра будет достаточно. Лайфхак: хотите платить налог меньше — покупайте подарки у компаний, которые выбрали для себя ОСНО.

Если бы компания была на упрощённой системе налогообложения (УСН) «доходы минус расходы», то компания также могла бы уменьшить для себя налоговую нагрузку за счёт подарков, но не более чем на 1%.

Кейс №2. Подарки с логотипом компании неопределённому кругу лицу. Стоят дешевле 100 рублей

Кофейня перед Новым годом решила порадовать посетителей: за каждые три стакана кофе с собой покупателям дарят попсокеты. Стоит один такой держатель 60 рублей — дёшево и сердито.

Компания решила не думать о лишних документах и просто закупила 500 попсокетов. Кофейня на УСН «доходы минус расходы», так что собственники планировали сэкономить на налогах и учесть затраты на подарки.

Что компания сделала не так?

Кофейня должна была подготовить документы, которые помогут при общении с налоговой. Это договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием компании и приказ о раздаче подарков в рекламных целях. Без этих документов налоговая посчитает, что компания не доплатила налоги. Вдруг это на самом деле товар?

С налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами никаких проблем: их платить не надо. Как организация на УСН, компания поступила здраво: снизила налог, хоть и всего на 1% от выручки — это максимальная ставка.

Если бы руководители бизнеса выбрали ОСНО, принципиальных отличий бы не было. Налог на прибыль разрешается снизить за счёт учёта подарков в статье расходов. Об НДС можно не думать: на подарки стоимостью меньше 100 рублей он не начисляется.

Кейс №3. Подарки неопределённому кругу лиц без логотипа компании

Магазин одежды закупил шапочки для купания и решил дарить их перед Новым годом всем, кто заходит в торговый зал. Так владельцы магазина хотели повысить уровень доверия покупателей. Договоры компания не заключала, сложностей с налогами (компания на УСН) также не испытывала: закупила шапочки — и забыла.

Что компания сделала не так?

В целом довольно странно дарить подарки без логотипа неограниченному кругу лиц. Возможно, есть смысл сделать подарки более узкому кругу. Но раз уж магазин выбрал именно такой путь, нужно было оформить договоры дарения.

Это необязательный пункт, но мы рекомендуем его придерживаться, чтобы не теряться, когда у налоговой возникнут вопросы. Такое бывает нечасто, и, конечно, можно не заморачиваться, понадеявшись на случай.

Но все знают Закон Мёрфи: если что-то может пойти не так, оно обязательно пойдёт не так.

НДФЛ был бы смысл считать, только если с начала года магазин одарил кого-то конкретного подарками общей стоимостью от 40000 рублей. Не нужно платить и страховые взносы. На упрощёнке оформить затраты на подарки в статье расходов не выйдет.

Если бы компания была на ОСНО, налог на прибыль за счёт расходов на подарки не уменьшился бы. ЗАТО пришлось бы озадачиться НДС и посчитать его от стоимости покупки шапочки.

Кейс №4. Подарки контрагенту (как юрлицу) или госслужащему. Стоят дороже 3000 рублей

Бумажная фабрика к Новому году захотела порадовать своего главного партнёра — производителя целлюлозы. Владельцы фабрики решили установить во дворе производителя памятник дереву. Стоит он 10 000 рублей, но чего не сделаешь ради поддержания добрых отношений? Подарок оформили на юридическое лицо.

Что компания сделала не так?

Подарила подарок. Гражданский кодекс РФ запрещает дарить юридическим лицам подарки дороже 3000 рублей. Тот, кто получил подарок, должен всё вернуть — это называется «реституция». Такая же история с подарками для госслужащих, но в этом случае могут заподозрить во взятке.

Кейс №5. Подарок с логотипом компании контрагенту (как юрлицу) или конкретному сотруднику в рамках официального приёма. Стоит дешевле 3000 рублей

Строительная компания устроила вечер, на котором собрала застройщиков, подрядчиков, агентов недвижимости. Всем им фирма приготовила подарки. Презенты получились универсальными: наборы с канцелярией по 1500 рублей каждый.

Компания составила приказ о проведении мероприятия, смету расходов, договор на изготовление сувенирки (вместе с ним счёт-фактуру, накладную и акт) и акт об осуществлении представительских расходов.

Поскольку компания на ОСНО, владельцы предложили бухгалтеру уменьшить налог на прибыль с помощью затрат на предприятие.

Но бухгалтер сказала, что так делать нельзя, и наотрез отказалась что-то менять в привычной работе.

Что компания сделала не так?

Все документы оформлены верно, но важно не забыть после проведения приёма написать отчёт о мероприятии. Ещё раз расскажите о целях мероприятия и каких результатов удалось достичь с его помощью. Чаще всего эти формулировки пересекаются с тем, что написано в приказе. Если набор стоил бы дороже 3000 рублей, понадобился бы договор дарения.

С налогом на прибыль бухгалтер компании сильно ошиблась. Эти расходы можно записать в категорию представительских и тем самым уменьшить налог на прибыль. Сумма должна составлять не больше 4% от фонда оплаты труда.

Если бы фирма была на УСН, записать подарки в статью расходов не получилось бы.

Кейс №6. Подарок контрагенту (как юрлицу) или конкретному сотруднику не в рамках официального приёма и/или без логотипа

Фитнес-клуб решил подарить всем своим партнёрам смеси для приготовления протеиновых блинов. Владельцы закупили смеси по 700 рублей и отправили их курьером. Из документов у фитнес-клуба была только ведомость, по которой отправляли подарки. НДФЛ клуб не рассчитывал, страховые взносы не платил. Взносы в страховую клуб не делал, оплатил только НДС.

Что компания сделала не так?

Помимо ведомости, нужно было составить приказ о раздаче подарков в рекламных целях. Если бы подарок стоил дороже 3000 рублей, тогда ещё и договор дарения.

НДФЛ нужно считать, только если стоимость презентов больше 4000 рублей на человека (считайте подарки за весь год). Рассчитывайте НДФЛ и сообщайте об этом в налоговую.

При дарении юридическому лицу НДФЛ считать не нужно. Компания работает по ОСНО, но в этом случае учесть подарки в статье расходов нельзя. То же самое ждало бы клуб и на УСН.

Кейс №7. Подарки дарятся в рамках трудовых отношений

Адвокатское бюро работает только первый год. Владельцы компании сразу решили, что хотят относиться к своим сотрудникам не как все. Так в трудовом договоре появилась строчка о вознаграждении сотрудников, а вместе с ней — трудовые отношения, обязывающие дарить подарки.

Бюро подготовило приказ о выдаче подарков. Там прописано всё: от причины вручения до списков сотрудников и стоимости подарков. Бюро не забыло и про ведомость, по которой раздало подарки.

От стоимости подарка компания даже посчитала НДФЛ и удержала его с каждого работника, так что прямо в следующую после Нового года зарплату всех ждал сюрприз: она была меньше (на 13% от стоимости подарка).

Страховые взносы адвокатское бюро рассчитало от стоимости всех подарков. Бюро находится на УСН, и у организации получилось уменьшить налог, когда стоимость подарков зачли в расходах.

Что компания сделала не так?

С точки зрения документооборота адвокатское бюро поступило абсолютно правильно. Единственное, к чему здесь возникают вопросы, — рвение руководства документально закрепить право сотрудников на подарки. Такая стратегия рискованна.

Да, в этом году дела у бюро шли отлично и администрация компании сохранила благостное расположение духа. Но может быть и иначе — тогда от былой щедрости не останется и следа.

Изменить локальные нормативные документы, которыми можно регулировать вознаграждения за трудовую деятельность, не получится без согласия сотрудников.

Кейс №8. Подарки дарятся не в рамках трудовых отношений

Салон красоты подготовил подарки своим мастерам. Решение это было спонтанное: в локальных документах компании нет ни слова про поощрение сотрудников. Руководство закупило десять подарков: четыре за 4000 рублей и шесть за 2000 рублей.

Владельцы решили, что подарки сотрудникам — это их внутреннее дело, и не стали оформлять их документально: купили, подарили и забыли. Правда, сообразили удержать НДФЛ со счастливчиков, которым достались подарки за 4000 рублей.

Что компания сделала не так?

Всё пошло не так с момента, когда в компании подумали, что подарки сотрудникам никого больше не касаются. Так можно думать до первых вопросов налоговой.

Нужно было подготовить приказ о выдаче подарков, там прописать причину, имена сотрудников и стоимость подарков. В качестве приложения к договору нужна ведомость с подписями работников, которые уже получили презент.

А чтобы ни у кого не осталось сомнений, что это жест доброй воли, не связанный с трудовыми отношениями, заключите договоры дарения. Особенно на часть подарков, которая стоит дороже 3000 рублей.

Если заключать десять договоров дарения слишком энергозатратно, можно составить один договор, в котором будет список работников, и приложить ведомость к нему.

Салон работает по упрощёнке: учитывать стоимость подарков в качестве расходов нельзя. Если бы салон работал на ОСНО, налог на прибыль также снизить бы не получилось. Что касается НДС, то здесь стандартная схема: производите товар сами — начисляете налог на себестоимость, закупаете — начисляете на стоимость покупки без НДС.

Кейс №9. На корпоративе будут представители других компаний

Офис крупной аптечной сети не готов отказываться от корпоратива, его же все так долго ждали. Более того, чтобы поднять настроение после непростого года, руководство компании решило устроить грандиозный приём и для коллег по рынку. Администрация сети решила заморочиться и провести корпоратив правильно, со всей документацией — всё-таки коллеги придут.

Оформили приказ, в котором указали цель мероприятия и список работников. Подготовили смету расходов. Подписали акт о фактических представительских расходах. И даже про постпраздничный отчёт не забыли и рассказали, каких целей достигли во время корпоратива. Деловых, конечно же.

Аптечная сеть посчитала НДФЛ каждому участнику корпоратива (работающему в компании), который был прописан в документах. По ОСНО, на которой работает аптечная сеть, получилось учесть расходы на корпоратив как представительские — правда, в рамках 4% от затрат на оплату труда, но тоже приятно.

Вычет по расходам компания заявила с части, которую можно учитывать при расчёте налога на прибыль по нормативу.

Что компания сделала не так?

Компания могла не удерживать НДФЛ. Можно было сделать иначе. Если бы в документах бухгалтер компании не указал расходы на человека, то необходимость в уплате налога на доходы физлиц пропала бы автоматически. Страховые взносы аптечная сеть не заплатила — и это правильно. К НДС и налогу на прибыль тоже никаких вопросов.

Если бы аптечная сеть работала на УСН, то не смогла бы учесть расходы в качестве представительских.

Кейс №10. Компания, которая не захотела в предновогоднем цейтноте готовить все документы

Типография хочет провести корпоратив, а тратить время на бюрократию не хочет. В итоге из документов типография подготовила только договор о проведении мероприятия, счёт на оплату и акт оказания услуг. При этом ни в одном из документов не было списка работников типографии, которые идут на корпоратив.

НДФЛ типография не считала, не удерживала, в налоговую о нём не заявляла. Налог на прибыль уменьшить не пыталась, НДС к вычету тоже не принимала.

Что компания сделала не так?

Типография сделала всё так, как надо! Всё-таки в предпраздничные дни нужно думать о более важных вещах, чем оформление корпоратива. Трёх документов для отчётности хватит. Если в них не указано количество и фамилии сотрудников, стоимость корпоратива на одного человека, то НДФЛ удерживать не нужно. По этой же причине не нужно делать страховые взносы.

Правда, поскольку типография на ОСНО, затраты на корпоратив в расходы не пойдут: недостаточно документации. НДС по расходам к вычету тоже не принимают.

Подарки сотрудникам — как оформить?

Подарки персоналу нужно не только выдать, но и правильно оформить и учесть. Если этого не сделать могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. Разберемся, какими документами сопровождается выдача подарков работникам в 2020 году.

Какие подарки бывают?

Порядок оформления и выдачи подарка зависит от основания, по которому он вручается:

• В качестве поощрения за добросовестный труд (ст. 191 ТК РФ).

Возможность награждения сотрудника ценным подарком прямо предусматривается ТК РФ, наравне с премией, благодарностью и почетной грамотой.  Основанием его вручения является трудовой договор, а точнее осуществляемая работником деятельность.

• К празднику или памятному событию.

Такой подарок не связан с трудовой деятельностью сотрудника и передается ему безвозмездной основе. Основанием его выдачи выступает договор дарения, заключаемый в устной или письменной форме в зависимости от стоимости презента.

Рассмотрим подробнее, порядок документального оформления выдачи сотруднику указанных подарков.

Какими документами оформляется выдача ценного подарка?

Поощрение сотрудника ценным подарком за добросовестный и ответственный труд оформляется следующими документами:

• Представлением на поощрение (служебная записка).

Этот документ составляется непосредственным начальником сотрудника. В нем он описывает необходимость поощрения своего подчиненного, указывает его заслуги, послужившие основанием для принятия решения о поощрении.

Представление или служебная записка направляется руководителю организации на рассмотрение. Ознакомиться с порядком и образцом составления этого документа вы можете в статье «Представление к поощрению (образец)».

Приказ составляется, как правило, на основании представления или служебной записки. Если руководитель может оценить работу сотрудника самостоятельно, то приказ выносится на основании его решения.

Этот документ составляется по унифицированной форме Т-11 (если подарок вручается одному сотруднику) или Т-11а (если поощряется сразу несколько работников). Его можно оформить и в свободной форме, но лучше использовать типовой бланк.

Это исключит риск возникновения претензий со стороны проверяющих, если у них возникнут сомнения в обоснованности такого поощрения. Подробную информацию о порядке заполнения этого документа вы можете узнать из статьи «Составляем приказ о поощрении сотрудника».

Данные о вручении ценного подарка вносятся в трудовую книжку и личную карточку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Какими документами оформляется выдача подарка к празднику?

Выдачу подарка к празднику, памятной дате или событию, произошедшему в жизни сотрудника, нужно сопроводить следующими документами:

• Приказом о выдаче подарка.

Оформляется в свободной форме с указанием обязательных сведений о наименовании работодателя, реквизитах документа, перечне сотрудников, которым передается подарок и основаниях его вручения.

В этом документе можно также дать поручение ответственному работнику на закупку подарков.

Ознакомиться с порядком и образцом составления приказа на выдачу подарков по случаю Нового года этого вы можете в этой статье.

• Ведомостью выдачи подарков.

Этим документом подтверждается факт передачи работнику подарка. Составляется ведомость в свободной форме с указанием: кому передается презент, даты его передачи и подписи сотрудника его получившего. Также в нее можно внести стоимость подарка и его название. Ознакомиться с образцом составления ведомости можно в этой статье.

Этот документ заключается в устной форме, если стоимость подарка не превышает 3 000 руб. Если дарителем выступает организация и стоимость подарка превышает 3 000 руб. договор дарения заключается только в письменной форме (п. 2 ст. 574 ТК РФ).

Обратите внимание, что этот документ составляется лишь при вручении подарков, не связанных с трудовой деятельностью. Составить его можно и при стоимости презента менее 3 000 руб.

, это обезопасит вас от возможных претензий со стороны проверяющих органов .

Подводим итоги

• Подарок, вручаемый в качестве поощрения за труд, оформляется приказом по форме Т-11 или Т-11, а данные о нем вносятся в трудовую книжку.
• Подарок к празднику вручается на основании приказа о выдаче подарка и ведомости, подтверждающей передачу презента сотруднику.
• Если стоимость подарка к празднику превышает 3 000 руб. дополнительно нужно заключить договор дарения в письменной форме.

Налоговая «просит» предоставить документы и информацию о вашей компании. Что необходимо знать | Rusbase

Истребование документов и информации относится к мероприятиям налогового контроля, предусмотренных Налоговым кодексом РФ и является одним из способов оперативного получения проверяющими налоговыми органами ключевых сведений о финансово-хозяйственной деятельности вашей компании, чтобы установить возможные факты нарушения налогового законодательства.

О таком способе оперативного получения налоговыми органами информации, как допрос директора или бухгалтера компании уже было рассказано в нашем предыдущем материале «Налоговая вызывает директора и бухгалтера компании на «разговор»: что необходимо знать».

В последнее время налоговые органы очень часто злоупотребляют своими полномочиями и требуют те документы и информацию, которые требовать недопустимо.

Общий фон всего того, что касается истребования у компаний документов (информации) таков — с каждым годом оно становится все более изощренным.

Некоторые случаи неправильного толкования действующего налогового законодательства выглядят не только странно, но и могут вызвать глубокое недоумение, так как фактически направлены не на проверку фактов хозяйственной деятельности компании, а напоминают сбор «компромата».

• Но к этому чуть позже, когда будем рассматривать истребование документов и информации через призму отдельных проверочных мероприятий (выездных и/или камеральных проверок).
• Более детально рассмотрим, как и в каких случаях налоговые органы, при возникновении необходимости могут затребовать представить нужные им документы и информацию.
• Истребование налоговым органом документов и информации о деятельности компании в двух случаях:

1. При проведении в отношении компании камеральной или выездной проверки (на основании статей 88, 89, 93 Налогового кодекса РФ);
2. Вне рамок проверки (на основании статьи 93.1 Налогового кодекса РФ). Дополнительно (за «скобками») выделим «устрашающие» требования и требования по налоговым оговоркам, так как за последнее время это стало новым трендом налогового контроля и отдельно обратим на них внимание с позиции причин появления таких требований в практике.

Когда налоговый орган потребует у компании представить документы (информацию)

Начнем с того, что истребование документов при любой налоговой проверке — это стандартная первичная Процедура получения налоговым органом базовой информации о финансово-хозяйственной деятельности компании.

Сразу возникает вопрос, а какие документы вправе истребовать налоговый орган, только те, ведение которых предусмотрено Налоговым кодексом РФ (далее — НК РФ) и законодательством о бухгалтерском учете или те, ведение которых не является обязательным и не предусмотрено законодательством? Однозначный ответ на данный вопрос не дает даже арбитражная практика.

В идеале любой законопослушный предприниматель должен придерживаться позиции неправомерности истребования налоговым органом документов, не предусмотренных НК РФ и законодательством о бухгалтерском учете. Право обязывать компанию вести те документы, ведение которых не предусмотрено действующим законодательством, у налогового органа отсутствует.

Однако вышеуказанная позиция не абсолютна. В последнее время суды чаще всего стают на сторону налоговых органов, в силу «табуированности» темы налогов в нашем государстве. О последствиях следования такой позиции далее.

Как истребуются документы при камеральных и выездных проверках (на практических примерах)

• Истребование документов при выездных проверках

Вопросы регламентации проведения выездных проверок раскрывать не будем, а лишь обратим внимание, что в соответствии со статьей 89 НК РФ, выездная проверка может проводиться, как на территории компании, так и по месту нахождения налогового органа.

Налоговый орган вправе затребовать у проверяемой им компании необходимые для проверки документы на основании соответствующего требования. Требование о представлении документов передается руководителю или уполномоченному представителю компании лично под расписку либо в порядке, установленном пунктом 4 статьи 31 НК РФ. Статья 93 НК РФ нам об этом и говорит.

1. Срок для представления документов — 10 дней со дня получения требования, но может быть продлен по после соответствующего уведомления от проверяемой компании.
2. Рассмотрим на конкретном примере, что может попросить налоговый орган при проведении выездной проверки:
3. Налоговый орган кроме стандартного набора первичных документов по сделке с вашим партнером может попросить у компании и другие документы и информацию.

Так, например, налоговому органу могут быть интересны различные приказы с работниками (приеме, увольнение и перевод), их должностные инструкции и регламенты, действующие в компании.

• Кроме того, они могут попросить вас подготовить для них различные справки об имущественном положении, пояснительные записки со информацией об отдельных сотрудниках и аналитические таблицы со сведениями о платежеспособности компании.
• Перечень истребуемых документов в нашей практике, как правило, ограничивается только фантазией проверяющего налогового инспектора.
• К сожалению, в практике очень много негативных примеров, где налоговые органы и суды намеренно не отличают друг от друга мероприятия налогового контроля, которые проводятся в рамках налоговой проверки от мероприятий, которые уже вне рамок таких проверок.
• Необходимо понимать, что в рамках выездной проверки проверяющие должны следовать только положениям статей 89 и 93 НК РФ при их взаимном применении и помнить, что в рамках выездной проверки могут истребоваться только документы, а не информация.
• Однако, это идеальная картина, которая в угоду конъюнктурным выгодам крайне неинтересна юрисдикционным органам нашего государства.

Яркий пример тому — три относительно свежих кейса (Арбитражные дела №№ А40-49615/2020, А40-49591/2020, А40-31193/2020), где компания проиграла спор с налоговым органом.

Указанные выше кейсы лишь маленькое напоминание о том, как легко противозаконные действия проверяющих становятся законными. Увы, но на подобную негативную практику необходимо обращать пристальное внимание.

Однако есть и другая практика судов на основании разъяснений, данных самой же ФНС России, все-таки предлагающая идеальный алгоритм, который гипотетически может сработать.

В этом случае все индивидуально, поэтому детально разбирать данный алгоритм не будем, а лишь рассмотрим его ключевые моменты:

1. Письмом ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/[email protected] отмечается, что налоговые органы вправе требовать от проверяемого лица только документы, которые служат основаниями для исчисления и уплаты (удержания, перечисления) налогов, а также документы, которые подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания, перечисления) налогов, сборов (ст. 31 НК РФ), а налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы только документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов (ст. 23 НК РФ). Вывод: права на истребование у компании документов, не являющиеся первичными, в том числе отчетов или аналитических справок (обобщений), у налоговых органов нет. Постановление Верховного Суда РФ от 09.07.2014 N 46-АД14-15 вышеуказанную позицию полностью подтверждает.
2. Согласно нормам статей 93 и 93.1 НК РФ законодатель разделяет права налогового органа по основаниям и объему запрашиваемых у налогоплательщика документов в зависимости от проводимой в отношении самой компании или ее контрагентов формы налогового контроля (Арбитражное дело № А40-211149/2018).

При принятии решения об отказе в представлении налоговому органу истребуемых им документов (информации) адекватно оценивать негативные последствия такого отказа, которые будут уже связаны с возможным привлечением к участию сотрудников полиции в выездной проверке вашей компании.

При выборе такого варианта идти до последней судебной инстанции и все-таки попытаться преодолеть порочную практику злоупотреблений со стороны проверяющих налоговых инспекторов.

• Истребование документов и информации при камеральных проверках

Исходя из пунктов 1 и 7 статьи 88 НК РФ смысл камеральной проверки состоит в том, что такая проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе налоговых деклараций и документов, представленных налогоплательщиком вместе с налоговой декларацией.

При этом обязанность по представлению налогоплательщиком иных документов должна быть прямо предусмотрена НК РФ. Проверяющий налоговый инспектор при камеральной проверке налоговой декларации может попросить у компании только те документы, которые указаны в статье 88 НК РФ.

Однако налоговому органу могут быть интересны и другие документы и информация. Например, налоговые органы часто запрашивают анализы счетов и карточек счетов бухгалтерского учета в разрезе субсчетов и контрагентов, а также оборотно-сальдовые ведомости.

Как и в случае с истребованием документов при выездной проверке, при камералках проверяющие налоговые инспекторы ограничены только своим усмотрением. Но и в том, и в другом случае при истребвании документов необходимо знать одну истину, а именно — что такое «документ» в нормативном понимании этого термина.

1. Здесь нам могут помочь позиции из свежей арбитражной практики (Арбитражные дела №№ А28-8268/2020, А56-38742/2020).
2. Во всех двух спорах суды были единогласны и соответственно смело выводим общую позицию:
3. Анализ счетов и карточек счетов бухгалтерского учета в разрезе субсчетов и контрагентов, оборотно-сальдовые ведомости не относятся к первичным документам.
4. Они являются регистрами бухгалтерского учета и предназначены в соответствии со статьей 10 ФЗ «О бухгалтерском учете» для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах и представляет собой аналитическую информацию, а не документ в нормативном понимании данного термина.

«Внерамочные» требования, «устрашающие» требования и требования по налоговым оговоркам

Истребование информации через «внерамочные» требования, «устрашающие» требования и требования по налоговым оговоркам в последнее время становится не просто трендом налогового контроля, а каким-то хайпом для проверяющих и рассматривать их необходимо вместе потому, что для данных требований в НК РФ имеется общая статья 93.1.

Хоть статья и одна, но полномочия налоговых органов по ней четко дифференцированы по объему запрашиваемых у компании документов в зависимости от проводимой в отношении ее контрагента формы налогового контроля:

• в ходе налоговых проверок налоговый орган вправе истребовать у компании документы (информацию), касающиеся деятельности его проверяемого контрагента компании или иных лиц (пункт 1 статьи 93.1 НК РФ);
• вне рамок проведения налоговых проверок проверяющий налоговый инспектор вправе истребовать лишь документы (информацию) в отношении конкретной сделки (пункт 2 статьи 93.1 НК РФ).

Срок для представления документов — 5 дней или 10 дней (зависит от основания истребования) со дня получения требования, но может быть продлен по после соответствующего уведомления от проверяемой компании.

В общих чертах получение проверяющим налоговым инспектором документов по пунктам 1 и 2 статьи 93.1 НК РФ представляет собой перекрестную (или встречную) проверку.

• Практика классических перекрестных (встречных) проверок не стоит на месте и подвержена влиянию соответствующие экономической конъюнктуры.
• На сегодняшний день в практике налогового контроля происходит отраслевая и функциональная специализации направлений налогового контроля, что позволяет выделить несколько причин возможного интереса налоговых органов к вашей компании, которые важно знать и понимать.
• Вот примеры некоторых из них:

1. При нахождении разрыва в цепочке контрагентов одного из ваших партнеров и подозрениях в использовании так называемых «бумажных» схем пытаются понудить к добровольной уплате налогов (через «устрашающие» требования по аналогии с вызовом для дачи пояснений по проблемным контрагентам);
2. Поиск потенциальных источников для закрытия разрывов (например, через поиск платежеспособных компаний, которые используют налоговые оговорки в отношениях со своими подрядчиками и поставщиками).

В указанных выше случаях важно понимать главное — насколько само требование проверяющего налогового инспектора о представлении документов или информации соответствует требованиям налогового законодательства. Разъяснения судов могут в этом помочь.

Важно знать, что основная цель у налоговых органов — это не получение информации и документов, как таковых, а в перспективе вменение вам претензий по не уплаченным кем-то из ваших контрагентов налогов. Здесь имеют место намеренные нарушения со стороны налоговых органов при истребовании документов в рамках статьи 93.1 НК РФ.

Вот несколько возможных примеров, где налоговые органы, либо нарушают порядок получения нужной информации, либо находятся на грани разумных пределов своих полномочий:

• 1. Налоговый орган запрашивает у компании документы по деятельности его проверяемого контрагента и указывает в требовании, что документы нужны в связи с иными мероприятиями налогового контроля, а запрашивает, при этом, документы и информацию, которые касаются деятельности компании в целом, не конкретной сделки, как того требует пункт 2 статьи 93.1 НК РФ.

В первом случае требование является незаконным. В случает отказа от представления документов и информации по нему будет шанс признать его незаконным. В практике такие случае имеются (Арбитражное дело № А76-15894/2019);

• 2. Налоговый орган запрашивает у компании документы и информацию о конкретном вашем контрагенте, но за период до начала отношений с ним.

Второй случай — это случай, который, как сказано выше, находятся на грани разумных пределов полномочий налоговых органов. Грань состоит в том, что если в соответствующий период у компании не было отношений с конкретным контрагентом, то достаточно сообщить об этом налоговому органу, и это будет означать надлежащее исполнение такого требования.

Здесь мы также можем обратиться к соответствующей практике применения налогового законодательства (Арбитражное дело № А12-43960/2019).

Рекомендации директору и бухгалтеру компании при взаимодействии с налоговыми органами

Рекомендации при общении с налоговым органом при истребовании у компании документов и информации будут похоже на рекомендации при непосредственном (коммуницированном) общении с налоговыми органами, например, при вызове директора или бухгалтера компании для дачи пояснений или на допрос в качестве свидетеля.

В случае отказа от представления документов и информации статьями 126 и 129.1 Налоговым кодексом РФ предусмотрена ответственность компании. Кроме того, за отказ от представления налоговому органу документов и информации директор компании может быть привлечен к ответственности в соответствии со статьей 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Если компания действует добросовестно и уверена в своих контрагентах, не ставила целью получить необоснованную налоговую выгоду и готова это подтвердить, то представлять документы нужно обязательно.

Если требование является необоснованным и противоречит налоговому законодательству, то такое требование необходимо оспаривать.

Давать или не давать документы и информацию налоговому органу — зависит от конкретных обстоятельств. Адекватная оценка, лицами, принимающих решения в компании, последствий неполного представления документов и информации или отказа от представления их в будущем может помочь избежать негативных последствий для компании при общении с налоговыми органами.

«Параналоговые» риски при отказе от представления документов или информации, связанные с последствиями возможного назначения тематической проверки, никуда не исчезают.

Фото на обложке: unsplash.com