Отчетность в Пенсионный фонд в 2023 году. Какие отчеты сдаются в Пенсионный фонд

В последние несколько лет в России большинство отчетности сдается в электронном виде. Большинство людей видят в этом только положительные моменты в этом, но некоторые против использовании электронного документооборота. В данной статье мы постарались подробно описать, кому нужен электронный документооборот, а кому нет и как его подключить. А также в чем плюсы и минусы сдачи отчетности через интернет.

Электронный документооборот с Пенсионным фондом – это механизм сдачи отчетности и предоставления пояснений через интернет. Установив специальную программу и купив электронную подпись, компания может направлять любые документы в ПФР и получить ответ в течение 2-3 часов.

Такая программа облегчает труд специалиста отдела кадров, ведь ему не нужно постоянно заполнять одни и те же данные (название предприятия, ИНН/КПП, ФИО работников, коды фирмы и другие). Кроме этого, в программе электронной отчетности всегда располагаются актуальные формы документов.

Для чего это нужно

Еще не так давно – до 2015 года – в Пенсионный фонд нужно было сдавать лишь один вид отчетности для большинства предприятий. Но за последние 2-3 года видов отчетности стало намного больше, причем прибавились не только ежегодные отчеты, но и ежемесячные.

А с 2020 года все организации и индивидуальные предприниматели с наемными работниками должны сдавать в ПФР отчетность при любых кадровых мероприятиях (прием на работу, переводы внутри фирмы, увольнения). А также отчет по пенсионерам и предпенсионерам.

В связи с многочисленными отчетами, многие компании, даже те, которые могут сдавать отчетность на бумаге, с 2020 года перешли на электронный документооборот с ПФР. Такой способ передачи отчетов намного проще и быстрее. Еще удобно то, что отчет поступает в ПФР в течение нескольких часов и уже можно точно сказать, правильно ли была сдана отчетность или нет.

Стоит отметить, что с 2024 года планируется обязать все организации сдавать отчетность во все фонды только в электронном виде. В настоящее время малый бизнес и микропредпрития все еще могут сдавать некоторые виды отчетности на бумаге.

Как подключить электронный документооборот

Сдавать отчеты в ПФР в электронном виде можно только при помощи специальных программ электронного документооборота и отчетности, таких как «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн», «СБиС++ Электронная отчетность» и другие.

Для подключения системы электронной отчетности необходимо обратиться в одну из организаций, предоставляющих подобные Услуги. После этого, выбирается необходимый Тариф в зависимости от применяемого режима налогообложения, количества ведомств, куда будет сдавать отчетность и количества предприятий (одна фирма или консолидированная группа).

В среднем стоимость минимального комплекта системы электронной отчетности равна примерно 5-6 тысячам рублей в год.

Для использования системы электронной отчетности на имя генерального директора оформляется электронная подпись, которой он заверяет все сданные отчеты. Причем не важно, кто в фирме является ответственным лицом за составление отчетности: бухгалтер или главный специалист отдела кадров. Отчетность в обязательном порядке подписывается генеральным директором.

Единственное исключение: если в компании есть другое ответственное лицо. Например, директор компании уехал в отпуск. Правом подписи был наделен исполнительный директор. В этом случае ему оформляется дополнительная личная электронная подпись.

Для подключения системы электронной отчетности понадобятся следующие документы:

• выписка ЕГРЮЛ;
• решение об учреждении юридического лица;
• решение о назначении лица на должность генерального директора;
• приказ о вступлении в должность генерального директора;
• паспорт генерального директора
• другие (по требованию).

Дополнительно, если в компании есть лицо, которое исполняет обязанности генерального директора в периоды его отсутствия, то на него можно также оформить ЭЦП. Для этого необходимо предоставить ксерокопию его паспорта и документы, наделяющие другое ответственное лицо правом подписи.

После установки программы электронной отчетности и установки ЭЦП генерального директора на компьютер, компания должна направить в ПФР «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР».

Если отчетность будет подписываться не генеральным директором, а другим лицом, наделенным правом подписи, то дополнительно в ПФР надо направить «Уведомление о предоставлении полномочий представителя».

Эти заявления обычно обрабатываются в течение суток, после чего предприятие может осуществлять электронный документооборот с ПФР.

Стоит отметить, что если в компании меняется ЭЦП генерального директора (перевыпуск или выпуск новой электронной подписи через другой удостоверяющий центр), то в ПФР надо будет направить новое заявление.

Также, для электронного документооборота рекомендуется заключить соглашение с территориальным органом ПФР. Образец документа вы можете скачать с нашего сайта:

«Соглашение ЭДО с ПФР» Скачать соглашение об электронном документообороте с ПФР

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

В любой программе есть свои плюсы и минусы, и электронный документооборот – не исключение.

К плюсам можно отнести:

1. быстроту отправки отчетов;
2. возможность исправления;
3. удобства предоставления отчета;
4. отсутствие бумажных архивов.

Направляя отчет в ПФР, уже через несколько минут он будет принят системой регистрации – то есть, организациям не приходится заранее отправлять отчеты.

Кроме этого, отчет будет проверен в течение 2-3 часов и от Пенсионного фонда придет ответ: положительный или отрицательный протокол.

Следовательно, используя электронный документооборот, компания выигрывает в скорости обработки и принятия документов.

Второй положительный момент – это возможность быстрого исправления допущенных ошибок. Если организация обнаружит недостоверную информацию в отчете, то, несмотря на его принятие Пенсионным фондом, можно сразу же вести корректировку. Причем отредактировать отчет можно неограниченное число раз.

Получив от ПФР отрицательный протокол о принятии отчета можно предоставить уточненный расчет в течение получаса. То есть, не надо будет ждать несколько дней для получения ответа от Пенсионного фонда и факта подтверждения по уточненному отчету.

Никто не станет отрицать, что сдавать отчеты проще через интернет. Например, если у организации подключена онлайн-версия электронной отчетности, то специалист может зайти в программу с любого компьютера, заполнив логин и пароль: как с рабочего места, так и из дома (если сотрудник находится на больничном или работает на удаленке).

Также не стоит забывать и о том, что большинство компаний просит задерживаться на работе своих бухгалтеров в период отчетности, особенно годовой. При наличии возможности составлять отчеты из любого места, бухгалтер может работать из дома, а не задерживаться на рабочем месте.

Ну и конечно же, при сдаче отчетности через интернет, не надо будет стоять в очередях в отделении Пенсионного фонда или на Почте России, что тоже экономит время.

Последний значимый «плюс», о котором бы хотелось сказать – отсутствие бумажного архива.

Поскольку отчеты должны сохраняться в фирме от 3 до 5 лет в зависимости от вида самой отчетности, а некоторые – и до 75 лет (персонифицированный учет).

Понятное дело, что за такой промежуток времени в организации скопиться столько бумажек, что придется выделять место под архив. А если потребуется найти тот или иной документ, то придется перебрать много папок.

С этой точки зрения электронный документооборот с ПФР намного выгоднее, чем бумажный. Все отчеты можно хранить на жестком диске или на сервере, что занимает меньше места.

Есть еще один очевидный положительный момент, который не все замечают. Подключить электронную отчетность намного дешевле, чем сдавать отчеты другим способом. К примеру, в год компания представляет в ПФР как минимум 12 отчетов.

К этому количеству можно прибавить еще около 5 отчетов, так как на предприятии периодически производятся кадровые перестановки. То есть 17 отчетов.

Цена отправки одного заказного письма с уведомлением примерно 130 рублей, а если направлять отчет ценным письмом с описью вложения и уведомлением (как положено), то это будет стоить не менее 250 рублей.

Следовательно, только на сдачу отчетности в ПФР организация заплатит от 2 000 до 4 000 рублей. И это если не брать в расчет отчетность в другие ведомства. А стоимость программы электронной отчетности – от 5 000 рублей в год.

Да, можно отвозить отчеты в ПФР самостоятельно, но на это уйдет много времени, да и стоимость проезда тоже надо оплачивать.

Какие есть минусы?

Но кроме «плюсов», есть и «минусы» электронного документооборота с Пенсионным фондом.

К отрицательным моментам можно отнести:

1. зависимость от доступа в интернет;
2. обязательность технического оборудования и программного обеспечения;
3. электронный формат.

В большинстве случаев все компании скажут, что вышеперечисленные негативные моменты минимальны. Но все же они присутствуют.

Итак, во-первых, предприятия, которые осуществляют электронный документооборот, полностью зависят от наличия интернета.

Если вдруг в компании «забудут» своевременно оплатить доступ к сети, на линии будут проводиться технические или восстановительные работы, то направить отчет в ПФР не получится. Хотя в данном случае можно временно воспользоваться и мобильным интернетом.

Но все же прямая зависимость от интернета – это явно отрицательный момент при использовании электронного документооборота с Пенсионным фондом.

Также нельзя не отметить и тот факт, что установить программу электронной отчетности на устаревшем программном обеспечении практически невозможно.

Точнее саму программу установить можно (или войти в личный кабинет), но вот плагины могут не пропустить электронную подпись.

То есть программное обеспечение будет периодически обновляться в соответствии с новым ГОСТами, и со временем придется покупать новый компьютер или новое дорогое программное обеспечение.

Ну и конечно же – документы существуют только в электронном виде. Сотрудник компании на свое усмотрение может распечатывать все отчеты и Протоколы принятия, но это не обязательно. В настоящее время большинство документов перешли в формат электронных, но страх перед тем, что документы могут потеряться, например, из-за сбоя, никто не отменяет.

Так как российское законодательство пока разрешает некоторым компаниям направлять отчеты в ПФР на бумаге, то руководители могут выбирать, использовать электронный документооборот или нет. Но если у нас в стране введут обязанность, то независимо от желания и предубеждений, организациям все равно придется переходить на новый формат работы с Пенсионным фондом.

Кадровые отчеты в 2022 году

10 февраля

58351

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Кадровая служба подготавливает и сдает отчеты в Пенсионный фонд, Росстат и Центр занятости. Помимо этого, организации дополнительно отправляют отчеты отдела кадров в военкоматы. За нарушение сроков сдачи кадровой отчетности компанию оштрафуют. В статье найдете таблицу со сроками сдачи отчетов на 2022 год. Так вы точно не пропустите срок сдачи отчета.

С января 2021 года штрафуют за ошибки или нарушение сроков подачи не только СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, но и за СЗВ-ТД. На нашем курсе узнаете, как избежать ошибок в отчетных формах.

В Пенсионный фонд работодатель отчитывается по форме СЗВ-М ежемесячно и ежегодно по СЗВ-СТАЖ. С 2020 года к этим двум отчетам добавился отчет СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-М. Эта форма кадровой отчетности утверждена Постановлением Правления ПФ РФ № 83п в 2016 году. Отчет включает сведения о тех работниках, за которых работодатель делает отчисления в ПФР. Это работающие по гражданско-правовым и трудовым договорам. Предоставлять отчет в Пенсионный фонд должны все, кто трудоустраивает сотрудников:

• российские предприятия и их филиалы;
• иностранные организации;
• ИП и самозанятые: адвокаты, детективы, нотариусы.

• Если в штате компании есть работающие по договорам ГПХ или трудовым — отчетность по форме СЗВ-М подается, даже, если в расчетном периоде не было выплат и не велась деятельность.
• Срок сдачи отчета: не позже 15 числа месяца, следующего за расчетным.
• Подробнее о том, как заполнить и когда сдавать отчет СЗВ-М, смотрите в материале на нашем сайте.

Отчет СЗВ-СТАЖ. Это ежегодный отчет кадровика. Срок сдачи СЗВ-СТАЖ — не позже 1 марта после окончания отчетного года (для отчета за 2020 год — до 1.03.2021). Сдают отчеты по форме СЗВ-СТАЖ все работодатели, которые оплачивают страховые взносы за сотрудников: российские и иностранные компании, ИП.

Читайте экспертный материал о порядке заполнения и сдачи отчета, а также разборы нестандартных ситуаций

СЗВ-ТД. Обязанность предоставить кадровые отчеты  в ПФ возникаету кадровика только при определенных событиях: увольнение / прием на работу или подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.

Сроки сдачи кадровой отчетности по СЗВ-ТД с 2021 года:

• не позднее 15 числа следующего месяца после перевода на другую работу или приема заявления о виде трудовой книжки (бумажном / электронном);
• при увольнении / приеме на работу, не позднее 1 рабочего дня после издания приказа о расторжении / оформлении трудовых отношений.

Способы передачи отчетности через Кабинет страхователя:

• сервис «Загрузить подготовленный документ» в ЕСИА;
• если нет регистрации в ЕСИА, воспользуйтесь сервисом «Загрузить проект отчетности» на сайте ПФ.

Напомним, что с января 2021 года штрафуют за ошибки или нарушение сроков подачи не только  СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, но и за СЗВ-ТД. Сумма штрафа — от 300 до 500 рублей. Вместо денежной санкции могут выписать предупреждение (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). За нарушение сроков сдачи статистической отчетности грозит Штраф от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица и до 70 0000 рублей для юридического (ст. 13.19 КоАП РФ).

Чтобы не нарушить сроки сдачи отчетов в ПФР и не получить штраф, скачайте таблицу Кадровые отчеты 2022

Кадровая отчетность по статистическим данным — самая многочисленная. Чтобы не запутаться, какие данные нужно сдавать вашей компании, уточните эту информацию на официальном сайте ведомства. Узнать, какие отчеты подаются в статистику можно по ИНН на странице данных о кодах статистики и перечня форм.

Обратите внимание, Росстат изменил сроки сдачи отчетов. Для некоторых отчетов установили не предельный срок сдачи, а период, в течение которого необходимо сдать отчет.

1. Например, квартальную форму № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации» надо сдавать с 1-го рабочего дня по 30-е число после отчетного периода.
2. Форму № 7-травматизм – с 1-го рабочего дня, следующего за отчетным годом, по 25 января.
3. Годовую форму № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» надо сдавать с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января.
4. Для месячной и квартальной формы № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» срок сдачи — с 1 рабочего дня по 15-е число после отчетного периода.
5. Посмотреть новые сроки кадровых отчетов в Росстат можно в таблице.

Это ежемесячные отчеты кадровика. Организации отчитываются о вакантных должностях и квотируемых рабочих местах для инвалидов. Формы и требования к кадровой службе по заполнению сведений устанавливает каждый регион.

Отчет о вакантных должностях в ЦЗН. Кадровый отчет в центр занятости сдают все организации, у которых в штате есть вакантные должности, даже если их заполнять не планируется. Даты сдачи утверждает регион.

Отчет по квотам для инвалидов. Такой отчет сдают работодатели, которым установили обязанность по резервированию рабочих мест для инвалидов. Это организации, где количество работников больше 100 человек. Но есть регионы, где квотирование устанавливается при численности сотрудников от 35 человек.

Периодичность, форму и график сдачи отчетности кадровикам устанавливают региональные органы власти.

С 1 марта 2022 года – новый порядок по квотированию рабочих мет для инвалидов. Среди изменений: работодатели должны будут размещать на платформе «Работа в России» информацию о вакантных должностях, специальных рабочих местах, оборудованных для инвалидов.

Разобраться во всех изменениях в кадровой работе и, в том числе, по работе с инвалидами, поможет наш курс.

В крупных компаниях для военного учета создают военно-учетные столы. Отдельная штатная единица выделяется на каждые 2000 сотрудников. Если в компании меньше 500 человек, учет ведет кадровый специалист вместе с основными обязанностями.

• Какие виды отчетов организации сдают в военкомат:
• – форма 6 – о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе;
• – форма №18 –  сведения о воинском учете в организации.
• Оба отчета подаются не позже 31 декабря предыдущего года на 1 января следующего.
• Если на предприятии нет ни резервистов, ни забронированных, форма 6 отделом кадров не заполняется и не сдается.
• Ежегодно кадровики подают в военный комиссариат такие сведения:
• – до 15 сентября – список сотрудников мужского пола в возрасте 15 и 16 лет;
• – до 1 ноября – список сотрудников-мужчин, подлежащих постановке на воинский учет.
• Полную информацию о том, какие отчеты сдавать в каждое ведомство и в какие сроки, смотрите в файле Кадровая отчетность 2022: таблица

Отчетность в ПФР в 2022 году | Отчетность ИП и ООО по сотрудникам: подготовка, сдача, сроки

ИП с сотрудниками по трудовому или гражданско-правовому договору и все ООО отчитываются в пенсионный фонд.

Что сдавать

1. СЗВ-М — содержит только список работников, их ИНН и СНИЛС. СЗВ-М сдают ИП-работодатели и все организации. Если вы — ИП без сотрудников, сдавать отчёт не нужно. А в каждом ООО есть хотя бы один сотрудник — директор.

   Отразите его в СЗВ-М, даже если он не получает зарплату, и с ним не заключён Договор. Форма СЗВ-М утверждена приказом.

2. СЗВ-СТАЖ — отчёт о стаже сотрудников.

   Содержит сведения о каждом вашем работнике по трудовому или гражданско-правовому договору: ФИО работника, даты приёма на работу и увольнения и другие данные, которые нужны для расчёта пенсии. Форма отчёта утверждена приказом.

3. СЗВ-ТД — новый отчёт о трудовой деятельности сотрудников.

   В нём будут указаны ФИО, должность и даты всех кадровых событий: приёма, перевода, увольнения и других.  На основании этих данных ПФР будет заполнять электронные трудовые книжки. Форма отчёта утверждена постановлением.  

Сроки сдачи отчетности

• СЗВ-М — каждый месяц, до 15 числа текущего месяца за истекший
• СЗВ-Стаж — раз в год, до 1 марта текущего года за истекший
• CЗВ-ТД —  не позже, чем на следующий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца.  

Если срок выпадает на выходной или праздник, то он переносится на следующий рабочий день.

Как сдавать

• лично на бумаге
• на бумаге заказным письмом с описью вложения по почте
• через интернет в виде файла специального формата. Для этого вам понадобится электронная подпись и договор об электронном документообороте с пенсионным фондом.

Что если не сдавать

Если не сдать вовремя СЗВ-М, СЗВ-ТД или СЗВ-СТАЖ, грозит штраф — 500 рублей за каждого работника, по которому нужно отчитаться. За двух работников штраф составит 1 000 рублей, за трёх — 1 500 рублей и т.д.

А эльба поможет?

Да, она подготовит отчёты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама.

СЗВ-ТД нужно сдавать, если вы: а) нанимали сотрудников, б) увольняли их, в) переводили на другую должность, г) получали заявления о переходе на электронные книжки или о продолжении работы с бумажной версией. Если ничего подобного не происходило, сдавать отчёт не надо. 

Статья актуальна на 21.01.2022

Отчетность в ПФР в 2022 году

 Отчетность через интернет

В статье разберемся, какую отчетность и в какие сроки сдают в Пенсионный фонд в 2022 году и какие санкции грозят за сдачу отчетности с опозданием и ошибками.

В Пенсионный фонд сдают отчетность:

• все организации;
• индивидуальные предприниматели с наемными работниками.

В отчетах в Пенсионный фонд должны быть указаны:

• Сотрудники в штате. В том числе и те, которые находятся в отпуске по беременности и родам или уходу за ребенком.
• Работники, оформленные по договору ГПХ.
• Стажеры и сотрудники на испытательном сроке.
• Работники, уволенные в отчетный период.

Частый вопрос — нужно ли отчитываться в ПФР об учредителе организации — единственном сотруднике в фирме? Если договор есть — нужно отчитываться, даже если он не получает зарплату. Если договора нет:

В обязательном порядке Пенсионный фонд ждет три формы (ст. 11 ФЗ от 01.04.96 № 27-ФЗ):

1. СЗВ-М — отправляем в ПФР список сотрудников, их ФИО, СНИЛС, ИНН. Форма утверждена постановлением от 15.04.2021 № 103п. Образец заполнения СЗВ-М
2. СЗВ-СТАЖ — отчитываемся о стаже сотрудников: ФИО работника, даты приема на работу и увольнения и другие данные, которые нужны для расчета пенсии. Форма утверждена постановлением от 06.12.2018 № 507п. Образец заполнения СЗВ-Стаж

3. СЗВ-ТД — стал обязательным в 2020 году. Это отчет о трудовой деятельности сотрудников, в нем указываются ФИО, должность и даты всех кадровых событий: приема, перевода, увольнения и других. На основании этих данных Пенсионный фонд ведет электронные трудовые книжки. Форма утверждена постановлением от 25.12.2019 № 730п. Образец заполнения СЗВ-ТД

Еще три формы подаются при необходимости.

1. СЗВ-ИСХ — сдается, если страхователь не подавал сведения о сотрудниках до 2017 года. Форма утверждена постановлением от 06.12.2018 № 507п.
2. СЗВ-КОРР — отправляется, если нужно исправить ошибки в ранее переданных отчетах. Форма утверждена постановлением от 06.12.2018 № 507п.
3. ОДВ-1 — содержит сводные сведения по компании-страхователю. Ее не сдают отдельно, это опись, которая сопровождает другие отчеты — СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ. Форма утверждена постановлением от 06.12.2018 № 507п.

ФормаКогда отправлять

СЗВ-М	Ежемесячно, не позднее 15 числа текущего месяца за предыдущий.
СЗВ-СТАЖ	Раз в год, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Также он сдается при выходе сотрудника на пенсию в течение 3 дней.
СЗВ-ТД	При приеме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.Для переводов, переименований, заявлений о выборе формата трудовой книжки — ежемесячно, не позднее 15 числа следующего за отчетным.
СЗВ-ИСХ, СЗВ‑КОРР	Сразу при обнаружении ошибки.
ОДВ-1	Срок привязан к сдаче отчетов СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ.

Если сроки сдачи отчетности в ПФР выпадают на выходной или праздничный день, то отправить формы необходимо в первый рабочий день после.

Способ подачи форм зависит от количества работников в компании.

• Организации, в которых застрахованных сотрудников больше 10 человек, обязаны сдавать отчетность в ПФР в электронном виде. Это закреплено в п. 2 ст. 8 ФЗ № 27-ФЗ.
• Организации, в которых застрахованных сотрудников 10 или меньше, сведения можно отправить как электронно, так и на бумаге.

Чтобы начать отчитываться в ПФР в электронном виде, вам понадобятся только электронная подпись и соглашение об обмене электронными документами с ПФР.

Передать в ПФР электронные отчеты можно:

• через личный кабинет страхователя ПФР;
• программу для сдачи отчетности, например СБИС.

Удобнее всего использовать специальную программу для сдачи отчетности, например СБИС, — так вы не только экономите время на походах в отделения пенсионного фонда или на почту, но и получаете ряд преимуществ.

1. Проверка на ошибки. СБИС не только проверит формат и логику, но и сверит с предыдущими периодами и между отчетами в другие госорганы. Так, если сотрудник есть в СЗВ-М, а в СЗВ-СТАЖ его нет, СБИС тут же сообщит об этом.
2. Подтверждения и уведомления. Сдавая отчеты электронно, вы почти мгновенно получите от ПФР подтверждение о получении. И конечно, взаимодействие с пенсионным фондом не ограничивается только сдачей отчетности. В СБИС вы легко отправите письмо, сверите данные с ПФР, оформите выход на пенсию.
3. Отчетность во все госорганы в одном окне. СБИС передает электронные отчеты не только в ПФР, но и в ФНС, ФСС, в Росстат, в РНП и во все остальные. Сдавать электронную отчетность из окна одной программы, где всегда актуальные формы, намного удобнее, чем заполнять отчеты через разные кабинеты госорганов.

Если не сдать вовремя СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ или допустить в них ошибку, грозит штраф — 500 рублей за каждого работника, по которому нужно отчитаться или вы предоставили недостоверную информацию. Легко представить размер штрафа, если сотрудников в компании, например, 100.

В 2022 году за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД штрафуют не компанию, а должностных лиц на 300-500 рублей. Но стоит учесть, что сам отчет мы сдаем в ПФР, а штраф выписывает инспекция труда. Это особенность СЗВ-ТД. При проверке инспектор может «зацепить» и другие нарушения трудового законодательства. А это уже штрафы до 50 тысяч рублей.

Можно 4 часа руками перепроверять, нет ли в отчете дублей СНИЛС, не отчитались ли второй раз за уволенного. А можно проверку автоматизировать.

Используйте СБИС, он до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и переведет из на человеческий язык:

• сравнит отчеты между собой — СЗВ-М, РСВ и СЗВ-СТАЖ с учетом корректировок;
• покажет забытых и лишних — тех, кто есть в СЗВ-СТАЖ, но нет в СЗВ-М, и наоборот;
• найдет дубли — сотрудников с одинаковыми СНИЛС, но разными фамилиями.

Форма СЗВ‑М: как заполнить и сдать форму для ежемесячной отчетности в ПФР

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны представлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении работающих у них застрахованных лиц.

Сведения нужно сообщать и о тех физических лицах, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы в ПФР. Об этом говорится в новом пункте 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.

96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ).

Форма СЗВ-М сдается в подразделение Пенсионного фонда по месту регистрации страхователя (п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Сведения по форме СВЗ-М необходимо представлять на всех застрахованных работников, независимо от их возраста и наличия у них права на пенсию.

Бесплатно заполнить, проверить и сдать через интернет СЗВ‑М и РСВ

Состав формы СЗВ-М

Форма ежемесячного отчета СЗВ-М называется «Сведения о застрахованных лицах». Она состоит из четырех разделов. Порядок заполнения утвержден тем же документом, что и сама форма — постановлением Правления ПФР от 15.04.21 № 103п (см. «СЗВ‑М за май нужно будет сдать по новой форме»).

Раздел 1. Реквизиты страхователя

В этом разделе следует указать сведения о страхователе: регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все реквизиты являются обязательными.

• Форма СЗВ-М
• Сведения о застрахованных лицах
• 1. Реквизиты страхователя:
• Регистрационный номер в ПФР  122-892-000641

Полное или сокращенное наименование  ООО «Интек»

ИНН 5024002119  КПП 502201001

Раздел 2. Отчетный период

Под отчетным периодом понимается месяц, за который представляется форма СЗВ-М (абз. 13 ст. 1 Закона № 27-ФЗ). Номер месяца указывается в формате ММ, а год — в форме ГГГГ:

2. Отчетный период 10   календарного года 2021

Напомним, что сведения на работников необходимо сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Ниже в таблице приведены сроки представления формы СЗВ-М за откябрь-декабрь 2021 года и отчетные месяцы 2022 года.

Отчетный месяцСрок представления отчета

2021 год
Октябрь	не позднее 15 ноября 2021 года
Ноябрь	не позднее 15 декабря 2021 года
Декабрь	не позднее 17 января 2022 года*
2022 год
Январь	не позднее 15 февраля 2022 года
Февраль	не позднее 15 марта 2022 года
Март	не позднее 15 апреля 2022 года
Апрель	не позднее 16 мая 2022 года*
Май	не позднее 15 июня 2022 года
Июнь	не позднее 15 июля 2022 года
Июль	не позднее 15 августа 2022 года
Август	не позднее 15 сентября 2022 года
Сентябрь	не позднее 17 октября 2022 года*
Октябрь	не позднее 15 ноября 2022 года
Ноябрь	не позднее 15 декабря 2022 года
Декабрь	не позднее 16 января 2023 года*

* Если срок сдачи отчетности выпадает на нерабочий день, то этот срок переносится на ближайший рабочий день.

Можно ли сдать форму СЗВ-М до окончания отчетного месяца? Например, можно ли представить отчет за ноябрь 2021 года непосредственно в ноябре? В законодательстве никакого запрета на этот счет нет. Предусмотрен лишь крайний срок сдачи отчетности — 15-е число месяца, следующего за отчетным.

Поэтому, на наш взгляд, страхователь вправе представить форму СЗВ-М до окончания текущего отчетного месяца, а подразделение ПФР обязано принять такую отчетность.

Однако необходимо иметь в виду, что если работодатель сдаст СЗВ-М до окончания отчетного месяца, но в этом же месяце примет на работу нового сотрудника и не отчитается за него, то это будет являться нарушением (об ответственности за несообщение сведений см. ниже).

Раздел 3. Тип формы (код)

В этом разделе следует отметить один из трех кодов, которые обозначают тип представляемой формы:

• исходная;
• дополняющая;
• отменяющая.

Исходная форма — это та форма, которую страхователь представляет за отчетный период впервые. Например, если он сдает первичный отчет за ноябрь 2021 года, то в разделе 3 нужно проставить код «исходная»:

3. Тип формы (код)  исходная

Код «дополняющая» следует вписать в том случае, если страхователь решил дополнить сведения, которые ранее были приняты подразделением ПФР.

Например, если работодатель по какой-то причине не указал в исходном отчете сведения о сотруднике, который был оформлен в отчетном периоде, то необходимо дополнить уже сданную отчетность информацией об этом работнике. Для этого нужно заполнить форму с кодом «дополняющая».

Код «отменяющая» вносится в форму СЗВ-М, которая подается с целью отмены ранее представленных сведений. Например, отменяющую форму нужно сдать в том случае, если страхователь в исходной форме указал работника, который был уволен до начала отчетного периода.

Отметим, что подробные правила заполнения форм с кодами «дополняющая» и «отмняющая» не прописаны. В связи с этим у бухгалтеров могут возникнуть вопросы, как именно надо их составлять. Приведем несколько примеров.

• Страхователь представил форму СЗВ-М, в которую внес сведения о работниках, уволенных до начала отчетного периода. Нужно ли отменять весь первоначальный отчет (представить те же сведения, что и в исходном отчете, но указать код формы «отменяющая») или же в отменяющей форме достаточно перечислить только тех физлиц, которые в исходной форме были «лишними»?
• Страхователь решил дополнить исходный отчет сведениями о работниках, которые не были указаны в первоначальном отчете. В этом случае в форме с кодом «дополняющая» следует перечислить только новых людей или же нужно отразить всех застрахованных лиц (в том числе и тех, кто был указан в исходной форме)?
• Страхователь намерен уточнить ИНН одного из работников, поскольку в исходном отчете была допущена ошибка. Нужно ли сначала отменить ранее направленные сведения (сдать форму с кодом «отменяющая»), а потом подать дополняющую форму? Или же достаточно представить только форму с кодом «дополняющая»?

Эксперт сервиса «Контур.Отчет ПФ» Елена Кулакова (на форуме «Бухгалтерии Онлайн» пишет под ником KEGa) подтверждает, что однозначных ответов на эти вопросы нет. По ее мнению, действовать нужно следующим образом:

• в дополняющей форме необходимо перечислить только тех физлиц, в отношении которых в исходной форме были допущены ошибки, а также тех застрахованных лиц, сведениях о которых не были внесены в исходную форму;
• в отменяющей форме следует указать только тех физлиц, сведения о которых нужно вообще удалить из исходных данных, загруженных в базу ПФР.

Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах

Данный раздел представляет собой список застрахованных лиц, на которых сдаются сведения. В отношении каждого работника нужно указать:

• ФИО (отчество указывается при его наличии);
• СНИЛС (указывается обязательно);
• ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Например, если у страхователя в отчетном периоде было всего два работника, то раздел 4 формы СЗВ-М будет выглядеть так:

4. Сведения о застрахованных лицах:

№ п/п	Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица	Страховой номер индивидуального лицевого счета	ИНН
1	Сергеев Альберт Михайлович	120-309-531-09	67260068201
2	Панина Ольга Ивановна	128-541-004-14	95058025622

Обратите внимание: в порядке заполнения формы СЗВ-М не говорится о том, что в незаполненные поля формы следует вписать прочерки. Таким образом, если страхователь не имеет сведений об ИНН работника, то соответствующую графу нужно оставить пустой.

В пордяке заполнения СЗВ-М сказано, что в раздел 4 вносятся сведения о застрахованых лицах, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование. Елена Кулакова обращает внимание:  обязанность страхователя представить сведения на работника никак не связывается с фактом перечисления этому работнику каких-либо выплат в отчетном периоде.

Поэтому в раздел 4 формы СЗВ-М следует включить данные на всех сотрудников, у которых в отчетном периоде были действующие трудовые договоры со страхователем.

В том числе, сведения нужно указать и на тех сотрудников, которые не получали выплат (например, были в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребенком).

По этой же причине в ежемесячные отчеты СЗВ-М необходимо вписывать данные о всех работниках, оформленных по договорам гражданско-правового характера, даже если вознаграждения по ним выплачиваются не каждый месяц.

А как быть, если страхователь в отчетном месяце перечислил премию или другую выплату уволенному работнику, трудовой договор с которым был расторгнут до начала отчетного периода? Если следовать порядку заполнения, то сведения на такого работника необходимо включить в отчет.

Также может возникнуть вопрос о том, надо ли сдавать ежемесячную отчетность, если в компании числится только один директор (он же единственный учредитель), с которым не заключен трудовой или гражданско-правовой договор? Минтруд м ПФР утверждают, что форму СЗВ-М на директора-единственного учредителя нужно сдать (см. «СЗВ-М на директора: ПФР требует сдавать отчеты даже за тех директоров-учредителей, с которым нет трудового договора»). К аналогичным выводам приходят и суды (определения АС Западно-Сибирского округа от 29.11.19 № А75-7182/2019 и АС Центрального округа от 18.04.19 № А14-1839/2018 ).

Подпись и печать

Если страхователь отчитывается «на бумаге», то после заполнения всех разделов форму СЗВ-М необходимо подписать, указать дату составления и поставить оттиск печати (при ее наличии).

Напомним, что в настоящее время организации вправе не иметь круглую печать (см. «ООО и АО могут отказаться от использования печатей: как это сделать и в каких документах печать пока остается обязательным реквизитом»).

Приведем пример заполнения.

Обратите внимание: в форме СЗВ-М указано, что при подписании отчета нужно вписать «наименование должности руководителя». Однако, как было сказано в начале статьи, данную форму обязаны сдавать и страхователи, которые являются индивидуальными предпринимателями.

В связи с этим возникает вопрос: должен ли ИП оставить пустым поле, которое предназначено для указания должности руководителя, или же нужно вписать в это поле слова «индивидуальный предприниматель»? Ответа на этот вопрос нет.

Но в любом случае предприниматель должен заверить форму СЗВ-М своей личной подписью.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Способ сдачи формы СЗВ-М

Если сведения за отчетный месяц представляются на 25 и более застрахованных лиц (включая тех работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры), то страхователь должен сдать отчет СЗВ-М через интернет — в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если же сведения подаются менее чем на 25 человек, то отчитаться можно «на бумаге» (абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

Заполнить, проверить и сдать СЗВ‑М через интернет Сдать бесплатно

Ответственность за непредставление формы СЗВ-М

В заключение напомним, что штраф за непредставление формы СЗВ-М в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения ( ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Сказанное означает, что любое опоздание с отчетностью может повлечь для страхователя серьезные санкции.

Так, если форма СЗВ-М будет сдана позже срока хотя бы на один день, а у страхователя работает 200 человек, то размер штрафа составит 100 000 рублей (200 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника ( ст. 17 Закона № 27-ФЗ). 

Обратите внимание: при сдаче СЗВ-М и других отчетов наиболее комфортно будут чувствовать себя те страхователи, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»).

Все актуальные обновления и контрольные соотношения устанавливаются в веб-сервисах без участия пользователя. Если данные, которые ввел страхователь, не соответствуют требованиям к заполнению формы и контрольным соотношениям, система обязательно предупредит его об этом и подскажет, как можно исправить ошибки.

А своевременное исправление ошибок избавит бухгалтера от необходимости подавать «уточненку», судиться или платить штрафы.

Какие отчеты надо сдавать в Пенсионный фонд

Любые организации и ИП с наемными работниками обязаны сдавать персонифицированную отчетность в Пенсионный фонд России. Это следует из п. 2.2 и 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27 от 01.04.1996. Компания отчитывается за всех сотрудников, которые трудятся у них по трудовым договорам, гражданско-правовым соглашениям, по договорам авторского заказа, лицензионным договорам и т. д.

Индивидуальные предприниматели отправляют отчетность в фонды для пенсии только в том случае, если у них есть наемные работники. Если их нет, то ИП перечисляют взносы за себя, но отчеты не отправляют.

В общем порядке в ПФР необходимо отчитываться ежемесячно и ежегодно. Но есть некоторые случаи, когда придется сдавать отчетность ежеквартально и в отдельных ситуациях. Есть две категории отчетов для Пенсионного фонда: обязательные, которые отправляют по строго указанному в законе графику (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД) и дополнительные (по ситуации).

К дополнительным отчетам для Пенсионного фонда относят:

• СЗВ-К (по запросу от ПФР);
• СТД-Р (по запросу и при увольнении трудящегося);
• ДСВ-3 (при перечислении добровольных страховых взносов за трудящихся в соцфонд);
• СЗВ-КОРР (при необходимости откорректировать уже отравленные сведения);
• СЗВ-ИСХ (по несданным сведениям за период до 2017).

Есть еще один необязательный отчет по льготным профессиям в ПФР (обычно отправляют вместе с формой СЗВ-СТАЖ). Он не регламентируется нормативно-правовыми актами, но ПФР ее требует. Его сдают только те, у кого трудятся работники с вредными и опасными условиями труда. В разных субъектах РФ требования разные, уточнять необходимо на местах.

Ежемесячная отчетность

Каждый месяц работодатель отправляет в Пенсионный фонд два отчета — СЗВ-М и СЗВ-ТД. Сведения по форме СЗВ-М подают на всех сотрудников, которые работали в прошедшем месяце по трудовым договорам, соглашениям ГПХ и иным видам контрактов (п. 1 ст. 8 ФЗ № 27), включая уволенных. Даже если вознаграждений по ним не начислялось, сдавать сведения необходимо.

Сроки сдачи СЗВ-М в 2022:

Другая форма СЗВ-ТД появилась в 2020 в связи с переходом на электронные трудовые книжки (для внесения сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд). Сдавать ее необходимо только на тех, кто оформлен по трудовым договорам.

В отличие от иных бланков персонифицированного учета, сдача пенсионного отчета СЗВ-ТД осуществляется отдельно на каждого работника. Заполняют в нем сведения о рабочей деятельности сотрудника. Все как в трудовой книжке, только в цифровом варианте.

Отчитываются по форме СЗВ-ТД в следующих случаях:

• при определенных кадровых изменениях (приеме на работу или расторжении контракта, переводе на другую работу, должность и т. д.);
• при смене наименования компании;
• при подаче работником заявления о выборе формы трудовой книжки (по ст. 66 или 66.1 ТК РФ).

Если кадровых изменений у каких-либо сотрудников за отчетный месяц не происходило, то и подавать СЗВ-ТД на них не следует. А если таких событий не произошло ни у кого из трудящихся, то составлять его за этот период не требуется совсем.

Срок подачи документа в Пенсионный фонд зависит от конкретной ситуации. В некоторых случаях — не позднее одного рабочего дня с даты оформления приказа. Из-за этого специалисты даже стали говорить, что ежедневный отчет в ПФР — это и есть СЗВ-ТД. На самом деле пока ежедневных отчетов не предвидится. В других ситуациях последний срок — 15 число следующего месяца.

Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2022:

Ситуация Отчетный период (2022 год) Срок сдачи Форма Инструкция по заполнению

При переводе на другую должность или подаче заявления о выборе формы ведения книжки	Январь	15.02.2022