ГАПОУ ЧР Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.
В статье разберем способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.
Есть четыре способа хранить электронные документы.
Внешние носители
Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.
Облачный электронный архив
Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.
Собственный электронный архив
Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.
А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.
Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.
Программы электронного архива
Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.
Внешние носители
Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.
Собственный электронный архив
Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.
А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.
Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.
Программы электронного архива
Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.
Облачный электронный архив
Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.
Для всех перечисленных способов требования и правила со стороны закона идентичные. Далее процессы и особенности хранения электронных документов мы будем рассматривать на примере облачных архивов.
Читаемость и интерпретируемость
Учет формата и возможность его чтения, интерпретации и отображения с течением времени. То есть у вас должны оставаться средства для верного открытия и чтения документа.
Организовать документы нужно так, чтобы их легко было найти, распознать и отнести к группам. На документах должны быть верные идентификационные номера или другие понятные и признанные маркеры.
Понятность и соотносимость
Понятная структура и расположение файла (адрес), принадлежность к другим документам группы. То есть файл легко найти и понять, к какой сделке он относится.
Надежность хранения, управление доступом, защита, стабильная среда хранения носителей информации.
Для соблюдения всех правил ГОСТА, отправлять в архив и хранить документы нужно по правилам. Документы сначала описывают с учетом всех требований, проверяют правильность оформления, а потом помещают в архив в двух и более экземплярах. Рассмотрим каждый процесс подробнее.
В архиве должно быть не менее 2-х экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах, их формат — PDF/A-1
У владельца электронных документов обязательно должны сохранятся средства для чтения, копирования, перезаписи и проверки состояния документов.
Обязательства по защите от утраты, повреждения, несанкционированного копирования и искажения полностью лежат на владельце электронных документов.
Проводить проверку нужно не реже раза в 5 лет и перезаписывать электронные документы на новые носители, если нужно, и в актуальные форматы с соблюдением правил ГОСТА.
Облачное решение для безопасного хранения электронных и отсканированных документов с системой тройного резервирования данных на серверах с уровнем надежности TIER III*
В архив направляют документы после завершения цикла документооборота. То есть документ должен быть принят, подписан, отклонен или аннулирован. Документы всегда дублируются, поэтому описание тоже составляется в двух экземплярах.
- Срок хранения, если нужно
- Дата сдачи в архив
- Информация о приемке/отправке документа
- Данные отправителя
- Уникальный идентификатор организации в системе
- Тип документа
- Идентификатор документа во внешней системе-источнике
- Данные о копиях и месте хранения
В описании указывают:
- Срок хранения, если нужно
- Дата сдачи в архив
- Информация о приемке/отправке документа
- Данные отправителя
- Уникальный идентификатор организации в системе
- Тип документа
- Идентификатор документа во внешней системе-источнике
- Данные о копиях и месте хранения
В опись также вносят дополнительные данные в зависимости от сервиса, решения руководителя делопроизводства или экспертной комиссии.
Документы в архиве и опись к ним ежегодно проверяются и проходят экспертизу ценности. По итогу проверки просроченные документы удаляются.
Также владелец документов обязан:
- Сохранять бумажный оригинал документа, если в архив отправляется его электронный образ с учетом требований Приказа ФНС.
- Иметь доказательства легитимности истекших сертификатов электронной подписи. Данные следует запрашивать в аккредитованном удостоверяющем центре, который выдал сертификат. Если УЦ закрыт, данные нужно запросить в головном удостоверяющем центре.
Архивный документ копируют, если его нужно выдать, распечатать или отправить кому-то. Все действия с архивным документом отражаются в специальном журнале с указанием информации:
- Дата запроса
- Данные о подразделении и сотруднике, который сделал запрос
- Номер запрашиваемого документа
Любое действие с архивными документами сохраняется для обеспечения контроля за безопасностью.
Ни один электронный документ в архиве нельзя удалить просто так. Информация об удалении отражается в учетных документах. Решение уничтожить данные принимается после проверки, если срок хранения документа закончился.
Требований к хранению электронных документов много, поэтому проще воспользоваться сервисом, который учитывает все, что предъявляет Закон.
Кроме того, облачный электронный архив обладает очевидными достоинствами:
Экономит время и ресурсы
Ускоряет бизнес-процессы
Позволяет легко и быстро находить нужную информацию
Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных
Помогает повысить контроль за процессами
Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами
Экономит время и ресурсы
Ускоряет бизнес-процессы
Позволяет легко и быстро находить нужную информацию
Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных
Помогает повысить контроль за процессами
Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами
Облачное решение для хранения электронных и отсканированных документов с функцией поиска и формирования отчетов для налоговых проверок.
Составили чек-лист, по которому вам проще будет выбрать облачный архив под свои нужды.
Оцените базовые функции облачных архивов. Обычно это:
- Обеспечение безопасности и длительного хранения (5 лет)
- Управление ролями пользователей
- Быстрый поиск и легкий доступ к документам
- Удаление по правилам закона
- Легкое взаимодействие с другими системами
Стандартный набор функций закрывает базовые потребности по организации электронного архива.
За набор функций, который необходим именно вам, у поставщиков Услуги будет разная стоимость. Мы советуем выбирать компанию, которая при подходящей цене будет обладать должной надежностью и опытом.
Учитывайте, что обеспечение безопасности, бесперебойности работы, а также соответствие всем требованиям закона предполагают немало усилий со стороны сервиса, поэтому слишком низкая цена — скорее, повод насторожиться.
Соответствие требованиям закона и надежность
Где сервис хранит документы, сколько делает копий, как давно на рынке? Внимательно изучите технические характеристики сервиса. Необходимо, чтобы документы хранились в России, в архив помещались минимум два экземпляра документа, а защита соответствовала стандартам ГОСТ.
Есть два варианта: веб-сервис и интеграция с учетной системой. Web-интерфейс не требует установки ПО, а интеграция позволяет отправлять в архив документы из вашей учетной системы, например, из 1С. Способ зависит от количества документов, которые нужно хранить, и потребностей компании. Интеграция требует дополнительных настроек, поэтому стоит дороже.
Это основные показатели, которые нужно учитывать при выборе облачного архива. Если у вас есть вопросы, оставьте заявку. Мы проконсультируем и расскажем, какой вариант вам подойдет.
*СФЕРА Архив в организации хранения учитывает, помимо Приказа Министерства культуры РФ № 526, также требования 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Хранение электронных документов: особенности, сроки, организация архива
Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».
Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.
Рис.1 Схема архивного хранения ЭД
Способы хранения документов
Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.
Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.
Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.
Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором.
Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение.
Если его нет, то файлы не будут доступны.
Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем.
Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи.
При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.
Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива
Правила и сроки хранения электронных документов
Хранение электронных документов в рамках развития электронного документооборота
В настоящее время относительно вопроса организации хранения электронных документов действует несколько нормативных актов, в которых содержатся лишь отрывочные и разрозненные рекомендации — чёткие требования есть только по срокам хранения. 25 декабря 2020 года была представлена Концепция развития электронного документооборота, призванная решить ряд проблем, в том числе связанных с хранением электронных документов.
Разберёмся, какие изменения в правила хранения документации будут внесены.
Способы хранения документов
Условно можно выделить три способа хранения документов в электронном формате:
-
Локальный архив.
-
Хранилище в облаке.
-
Хранилище системы ЭДО.
Наиболее простой способ хранить электронные документы. Архив представляет собой каталог файлов на жёстком диске локального ПК, доступ к которому есть у всех сотрудников.
Как правило, пользователи могут добавлять в него документы, однако не могут удалять их из каталога.
Проблема данного способа хранения электронных документов заключается в том, что он сложен в плане организации и нет никакой гарантии его безопасности.
В данном случае архив документов хранится в закрытом доступе на специальном сервере. При таком способе хранения электронных документов администратор может разграничить доступ для пользователей. Минусом является необходимость подключения к интернету. Без него доступа к архиву не будет.
Организация заключает Договор с оператором ЭДО и получает доступ к системе, которая используется как для поддержки внутреннего документооборота, так и для целей внешнего.
При таком способе хранения электронных документов пользователи могут из внешней сети получить доступ к архиву, который находится на внутреннем сервере, а доступ к определённым документам можно ограничить для конкретных пользовательских групп.
Кроме того, система может извлекать файлы из архива для их повторного открытия.
Действующие правила хранения документов в электронном виде
В соответствии с требованиями законодательства, организации обязаны хранить различные документы в течение определённых сроков. Например, минимальный срок хранения документов бухучёта — пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ). При этом срок хранения никак не зависит от формата — требования одинаковы как для бумажных, так и для электронных документов.
К хранению документов в электронном виде в законодательстве конкретных требований не содержится. Правительство регулярно вносит изменения в формы и правила заполнения бухгалтерской документации, однако единых правил, которые бы регламентировали порядок хранения электронных документов, до сих пор не установлено.
Возникает также вопрос, связанный с юридической силой архивного документа, которую определяет легитимность квалифицированной электронной подписи.
Согласно положениям Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, легитимность электронной подписи сохранится в том случае, если её сертификат будет действительным, либо найдутся доказательства того, что при подписании документа данный сертификат являлся действительным.
Доказать это можно с помощью аккредитованного удостоверяющего центра, который выпустил КЭП. Информация о выпуске сертификата должна сохраниться даже в случае прекращения существования УЦ.
Какие грядут изменения
В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.
Поскольку законодательством не предусмотрено чётких требований к организации хранения документов в электронном виде, существуют проблемы следующего характера:
- отсутствие технической возможности определить, когда был подписан документ, если подписание осуществлялось внутри инфосистемы хозяйствующего субъекта;
- нет единого формата для архивов — документ может быть создан в устаревшем формате, который не поддерживается современным ПО, либо у пользователя может отсутствовать необходимое ПО для работы с документом;
- отсутствие возможности определить, был ли действителен сертификат КЭП к моменту подписания документа, если документ передаётся в печатном виде;
- нет требований к формату документов в электронном виде для их передачи в Росархив.
В рамках реализации Концепции планируется сформировать и установить требования к хранению электронных документов. В их числе обеспечение следующих условий:
- невозможность внесения изменений в архивный электронный документ;
- ограничение доступа к содержимому документа путём шифрования документа или его части, если информация в нём закрыта для государственных органов или третьих лиц;
- доступность документа в электронном виде в течение всего срока хранения;
- сохранение юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата КЭП, использовавшейся для подписания документа;
- наличие в документе доверенной временной метки, которая подтверждает легитимность КЭП.
Планируется, что кроме операторов ЭДО оказывать услуги по хранению электронных документов будут также организации и ИП, которые пройдут соответствующую аккредитацию.
В обязанности таких компаний, помимо хранения документов, будут входить предоставление ПО для их визуализации и передача архивов третьим лицам по требованию заказчика. В случае ликвидации организация, занимающаяся хранением электронных документов, должна будет передать данные другой такой организации, либо Федеральному архивному агентству.
Предполагается, что все необходимые нормативные акты будут разработаны и приняты к концу 2021 года.
Разработан законопроект об электронных архивах
Законопроект «О внесении изменений в отдельные Законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов»
В Минэкономразвития России разработали законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» (далее – законопроект об электронных архивах). Разработчики предлагают:
- урегулировать порядок хранения электронных документов;
- возможность делегировать функции хранения электронных документов третьим лицам без создания угрозы нарушения их сохранности и юридической значимости;
- регламентировать ряд процедур, связанных с переводом бумажного документа в электронный вид и обратно (создание дубликатов), со сменой формата электронного документа (конвертация).
Законопроект об электронных архивах еще не внесен в Государственную думу.
Предполагается, что до внесения законопроекта в Госдуму текст будут дорабатывать. Будем следить за судьбой документа.
О цифровом взаимодействии
Взаимодействие организаций друг с другом, а также с органами власти должно стать цифровым. Впервые об этом в Правительстве Российской Федерации заявили в 2018 году.
Именно тогда стартовала реализация национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», в рамках которой авторы запланировали масштабный перевод госструктур и юридических лиц на юридически значимый электронный документооборот.
Все мероприятия должны пройти до конца 2024 года. В их числе правовые изменения, которые урегулируют хранение документов в электронном виде.
В разработке законопроекта об электронных архивах приняли активное участие эксперты Федеральной налоговой службы. Специалисты оценили предлагаемые изменения, основываясь на собственном успешном опыте по созданию цифрового взаимодействия с налогоплательщиками, органами власти, операторами ЭДО и систем маркировки товаров.
Ожидается, что новый законопроект об электронных архивах поможет компаниям и индивидуальным предпринимателям с цифровизацией бизнес-процессов. Благодаря изменениям компании сократят издержки на хранение и обработку бумажных документов.
Дубликат вместо скан-образа
Законопроект об электронных архивах вносит изменения в ряд действующих федеральных законов. Большую часть поправок ожидает 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Впервые в правовое поле разработчики законопроекта об электронных архивах вводят понятие «конвертация электронного документа», под которым понимается «преобразование исходного электронного документа посредством изменения формата такого электронного документа с сохранением его структуры и содержания».
Любая компания с контрагентом может подписать электронный договор в .PDF. И если потребуется передать документ третьему лицу в формате .XML, то будет достаточно провести конвертацию.
Такой сконвертированный документ станет равнозначным электронному оригиналу, подписанному электронной подписью. При этом саму процедуру проведет специализированный оператор – организация, которая прошла аккредитацию и имеет право предоставлять соответствующие услуги.
Аккредитация также понадобится для создания электронных и материальных дубликатов документов. Тот же оператор, получивший разрешение от государства, сможет готовить для клиентов юридически значимые копии исходников любого вида и формата.
Допустим, индивидуальный предприниматель Иванов А.А. поставляет продукцию в X5 Group Retail. Документооборот с торговой компанией проходит в электронном виде.
В производстве продукции предприниматель использует материалы, которые поставляет ему небольшой завод. На них выдаются бумажные сертификаты.
- Вопрос:
- Как передать документы в X5 Group Retail, если в работе с поставщиками там используют только электронный документооборот?
- Ответ:
- Отправить электронный дубликат бумажного сертификата, созданный и заверенный аккредитованным оператором.
Таким образом, вместо скан-образов, обмен которыми сегодня не имеет юридической силы, в правовом поле появляется новая сущность – электронный дубликат документа (цифровой двойник документа). Гарантия его идентичности оригиналу подтверждается двумя усиленными квалифицированными электронными подписями, которые проставляют специалисты аккредитованной организации.
Законопроектом утверждается и обратный порядок создания дубликата документа – когда нужно сформировать бумажную копию электронного оригинала.
Что имеем и храним
Важный момент – законопроект об электронных архивах разрешает хранить не только электронные оригиналы, но и электронные дубликаты бумажных документов. Если соблюдены все требования, то исходник в этом случае уже не будет нужен.
При этом появляется законная возможность делегировать функции хранения электронных документов другим лицам.
Опять же речь идет об аккредитованной организации – операторе, который получил право на оказание таких услуг.
Компания может заключить с ним договор на организацию хранения электронных документов и дубликатов (цифровых двойников документа) с учетом сроков, которые регламентированы действующим законодательством.
Тот же индивидуальный предприниматель Иванов А.А. может сконвертировать все свои документы и передать архив на аутсорс. Заключая договор с аккредитованным оператором, он пропишет условия хранения и предоставления доступа к документам для своих сотрудников и иных лиц.
Переводить в электронное хранение по порядку, описанному в законопроекте об электронных архивах, можно практически все виды документов. Исключений немного. Возможность не касается документов Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих государственную тайну, удостоверяющих личность и тех, что юридически могут оформляться только в бумажном виде.
Это только начало
Законопроект об электронных архивах – лишь один из шагов на пути к глобальной цифровизации страны.
Ожидаемые изменения уже отражены в Концепции развития электронного документооборота России, которую Федеральная налоговая служба представила 21 октября 2020 года на первом заседании межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в России.
По материалам ecm-journal.ru
Подписаться на журнал
Почему закон об электронных кадровых документах не решает проблем работодателей
Новый закон, который внес поправки в Трудовой Кодекс, разрешил создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде.
Обмениваться документами работники и работодатели смогут как через информационную систему компании, так и через государственную платформу «Работа в России» либо через систему стороннего провайдера, а фиксировать факт доставки электронных документов можно будет через портал госуслуг.
Закон уже вступил в силу – за исключением отдельных положений (например, пункт о возможности подписания документов через учетные записи на портале госуслуг вступит в силу с 1 сентября 2022 г.).
Этот закон создаст трудности пионерам кадрового электронного документооборота (КЭДО) – компаниям, которые самыми первыми в стране решили перейти на цифровые документы и приняли участие в эксперименте Минтруда 2020–2021 гг.
Эксперимент проводился с целью выработать необходимые поправки в Трудовой кодекс, поясняет представитель Минтруда. В нем участвовало около 600 компаний из самых разных отраслей, в этих компаниях трудится около 2 млн человек.
В 44,5% компаний доля работников – участников эксперимента превысила 50%, уточнил представитель Минтруда.
Перестраиваться придется и тем компаниям, которые не участвовали в эксперименте, но внедряли у себя элементы цифрового документооборота в трудовых отношениях, а их, по данным Deloitte, около 44%, считает Дмитрий Махлин, директор компании HRlink (провайдер сервисов КЭДО) по развитию бизнеса.
При доработке закона пришлось отойти от идеи полностью цифрового документооборота и подписания всех кадровых документов квалифицированной электронной подписью, а участники эксперимента Минтруда и те компании, которые начали использовать электронные формы частично, ориентировались именно на этот вариант, поясняет Махлин. Закон стал плодом компромиссов – между Минтрудом, Минцифры и Госархивом, между работодателями и профсоюзами, рассказывает Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы комитета Государственной думы по труду, социальной политике и делам ветеранов. Документ долго дорабатывался, поправки были и от работодателей, и от профсоюзов, подтверждает Олег Бабич, руководитель правового отдела Конфедерации труда России.
Эксперимент Минтруда закончился 15 ноября. Участники итогами довольны.
В компании «СКБ контур» благодаря электронному документообороту производительность труда кадровиков увеличилась на 45% – не стало рутинных операций с бумажными документами.
Не нужно следить за возвратом документов, они не теряются. Снизились затраты на бумагу, содержание копировальных машин и доставку документов, сообщил представитель компании.
«Почте России» электронный документооборот позволяет быстрее перейти на гибридный или полностью удаленный режим работы и оптимизировать процедуры найма специалистов, рассказал представитель «Почты России».
В компании МТС в эксперименте приняло участие более 15 000 сотрудников, КЭДО значительно улучшил процесс трудоустройства и упростил процесс взаимодействия компании и с сотрудниками, и с кандидатами, рассказывает представитель компании.
Собеседник «Ведомостей» из компании электронной торговли сказал, что закон заставит компанию снова перестраивать все процессы.
Компании – участники эксперимента уже ввели цифровой документооборот, а теперь после принятия закона им придется отменять все локальные акты и документы по эксперименту и наравне со многими другими компаниями организовать КЭДО фактически с нуля, говорит Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.
По словам представителя Минтруда, для работодателей – участников эксперимента, пожелавших продолжать вести КЭДО, закон устанавливает переходный период до 1 июля 2022 г. До этого срока компании должны изучить нормы закона, которые отличаются от условий, предложенных во время эксперимента, и перейти на КЭДО в соответствии с новым законодательством.
В электронную форму по новому закону нельзя будет перевести три вида документов. Это наиболее чувствительные для работника документы, отмечает Бабич.
На бумажном носителе в первую очередь остается приказ об увольнении, потому что он кардинально затрагивает интересы работника. Без этого документа работник не сможет обратиться в суд, если его права при увольнении были нарушены, замечает Бабич.
Тем более что при любом конфликте работодатели нередко первым делом блокируют работнику вход в информационные системы компании, говорит Иванова.
уже используют КЭДО в своих бизнес-процессах, показало исследование, проведенное в 2020 г. Deloitte
На бумаге также остаются документы по охране труда: акты о несчастном случае на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, не имеющего доступа к системе КЭДО компании, и журналы по охране труда, где сотрудники расписываются о прохождении инструктажа по технике безопасности. Эти документы, уточняют опрошенные «Ведомостями» юристы, крайне важны при расследовании несчастного случая и их сложнее изменить недобросовестным работодателям.
По данным сети деловых коммуникаций SBIS, к документам с высоким риском перевода в электронную форму относятся трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление об отпуске с последующим увольнением, заявление о переводе, дополнительное соглашение о переводе, приказ о дисциплинарном взыскании, заявление об увольнении и приказ о прекращении действия трудового договора. Легко же перевести в онлайн больничные листы, табель рабочего времени, заявление об отпуске по графику, заявление о приеме на работу, авансовый отчет.
И три бумажных документа не дают сделать процедуры найма и увольнения работников полностью цифровыми. Так как сотруднику придется на бумаге расписываться о прохождении инструктажа по охране труда при приеме на работу, невозможно полностью перевести в цифру прием на работу, говорит представитель компании «СКБ контур».
«Сбер» рассчитывает, что со временем весь кадровый документооборот компаний станет электронным и при этом работник будет защищен, сказал представитель «Сбера».
Онлайн-ритейлер Wildberries, другой участник эксперимента Минтруда, по словам представителя, планирует продолжить совместную работу с Минтрудом и другими ведомствами для полного перевода кадрового документооборота в электронный формат.
Сеть X5, которая тоже принимала участие в разработке законопроекта о введении КЭДО и в эксперименте, отметила, что полностью оценить финансовый и операционный эффект от КЭДО можно будет в 2022 г. Но в нынешней редакции закона есть моменты, которые создают сложности для бизнеса, в том числе необходимость вести на бумажных носителях инструктажи по охране труда, говорит представитель компании.
Закон отнюдь не обязывает компании переходить на КЭДО. В нем ясно сказано, что это право, а не обязанность работодателей, компания решает это на основе внутреннего локального акта, говорит Кожемякина. Правда, надо учесть мнение профсоюза, если он есть, сказала Юрист.
Некоторые участники эксперимента не захотели переходить на электронный документооборот, потому что надо было либо создавать свою IT-систему, либо искать провайдера, который предоставит ПО и сервис, либо налаживать обмен электронными документами через портал «Работа в России», рассказывает Иванова.
Проблемы расходов поможет решить «Работа в России» – пока пользование ее сервисами для компаний с численностью персонала до 1000 человек бесплатно, говорит Илья Ермашенков, HR-директор компании Carcade (входит в группу компаний «Газпромбанк Лизинг»). Документы компаний могут храниться в облаках «Работы в России», поясняет Махлин. А пункт закона о том, что все расходы на разработку системы КЭДО, создание и хранение документов несет работодатель, вступит в силу только с 1 марта 2023 г.
которые уже используют КЭДО, планируют и дальше повышать уровень цифровизации кадровых процессов, по данным Deloitte
Однако многие компании не хотят размещать свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, так как боятся утечки информации, объясняет Иванова. Они могли бы разместить на стороннем ресурсе заявления об отпусках, но не готовы размещать во внешних облаках, например, соглашения о неразглашении коммерческой тайны, которые подписывают сотрудники при приеме на работу.
Правительство еще должно определить, как вести КЭДО через «Работу в России» таким образом, чтобы компании этому порталу доверяли, говорит Кожемякина. Возможно, потребуется дополнительное согласие от работников на использование их данных на внешних ресурсах, сказала она.
Махлин отмечает, что электронные документы защищены лучше бумажных: бумага легко портится в случае пожаров, подтоплений и других ЧС, ее можно выкрасть или потерять. Электронный документ, если он хранится в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных, не может просто потеряться или испортиться, его сложно украсть.
Крупные компании создают собственные системы КЭДО. Например, в РЖД есть IT-инфраструктура для обмена электронными кадровыми документами и подписания их с помощью электронных подписей, рассказывает представитель компании.
По его словам, в РЖД в электронный вид уже перевели более 40 форм заявлений – на отпуска и командировки, о переводе на дистанционную работу, электронный больничный лист и др.
Площадкой для внедрения КЭДО стал сервисный портал работника компании, где сотрудники могут подать заявление и запросить документы в специальном разделе, а руководители – использовать отдельный сервис для работы с кадровыми документами.
Аптечная сеть «Эркафарм» обратилась к стороннему провайдеру, так как создание собственной IT-системы слишком затратно, рассказывает Илья Алимпиев, IT-директор компании.
По новому закону о переходе на КЭДО работодатель должен будет спросить письменное согласие работника, говорит Иванова. Если работник такого согласия не дал или ничего не ответил, то по нему документы будут готовиться по-прежнему на бумаге.
Работники больше доверяют бумаге, нежели электронной документации. Иванова приводит в пример данные Пенсионного фонда: на начало 2021 г.
лишь 13% работающих россиян, или 6 млн человек, выбрали электронную трудовую книжку, а остальные предпочли дублировать информацию о местах работы на бумажном носителе.
Многие работники не доверяют полностью электронным системам либо не умеют ими пользоваться, сказала Иванова.
Есть также работники, у которых в силу специфики их труда нет доступа к цифровым устройствам и нет надобности их покупать, говорит Бабич. В таком случае работодатель должен подумать о том, как обеспечить таких работников электронными устройствами, чтобы они могли подписывать удаленно все документы, замечает он.
Отделам персонала придется провести титаническую работу и убеждать каждого члена команды в необходимости перехода на КЭДО, говорит Махлин. Или же они будут вынуждены частично вести делопроизводство на бумаге – заставить сотрудников никто не сможет.
Спрашивать согласия на КЭДО не будут лишь у тех, кого примут на работу в 2022 г. впервые, отмечает Иванова.
Переход на электронные кадровые документы долгое время тормозило условие о подписании документов только усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП), а она стоит денег, к тому же сотрудникам за ней нужно лично являться в аккредитованные удостоверяющие центры. Расходы на получение работником ЭЦП и ее использование в трудовых отношениях составляют около 3000–5000 руб. на каждого работника, замечает Кожемякина.
Сейчас условия мягче. По новому закону работодатель для подписания документов всегда должен использовать усиленную ЭЦП – квалифицированную (для трудового договора, приказа о применении взыскания, ученического договора и договора о материальной ответственности), а работник может использовать простую электронную подпись (ПЭП), т. е., по сути, логин и пароль, объясняет Кожемякина.
Для большинства документов сотрудник может использовать усиленную неквалифицированную ЭЦП, говорит Иванова.
Например, компания Carcade уже запустила сервер, позволяющий выпустить упрощенную неквалифицированную электронную подпись, и сотрудники, которые уже дали согласие на использование электронной подписи, теперь будут подписывать ею заявления на отпуск и на командировку, а также удостоверять подписью факт ознакомления с внутренними локальными актами, рассказывает Ермашенков.
По его словам, процесс простой: сначала сотрудник читает электронный документ и нажимает кнопку, подтверждающую, что он с ним ознакомился, потом нажимает вторую кнопку «подписать». По прогнозам Ермашенкова, с 1 января 2022 г. на КЭДО перейдут уже 95% действующих сотрудников Carcade и 100% новых.
В 2022 г. будет реализована связка между «Работой в России», информационными системами работодателя и порталом госуслуг, сотрудники смогут подписывать документы усиленной неквалифицированной электронной подписью, которую можно будет сформировать с помощью мобильного приложения «Госключ», говорит Иванова.
Тем не менее, уточняет Кожемякина, усиленную квалифицированную ЭЦП сотрудникам все же придется время от времени использовать.
Ею они должны будут подписывать с работодателем самые важные документы: трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании, добавляет Иванова.