Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2023 году

Электронная подпись (далее ЭП) – это криптографический шифр, который позволяет идентифицировать владельца документа и таким образом служит аналогом подписи на бумаге. ЭП используется для придания юридической значимости актам в электронном документообороте.

Использование цифровой подписи является обязательным условием, чтобы Договор, отчетность или другой акт компании имел законную силу

Подписать электронной подписью можно документ любого формата. Наиболее распространенным текстовым редактором сегодня является «Word», входящий в пакет Microsoft Office. Для подписания вордовского документа существует несколько способов, часть из которых требует подготовки документа и дополнительного ПО. В данной статье разберемся, как подписать ЭП Word, выделим важные моменты и особенности.

Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?

Естественно, нужна установленная программа Word соответствующей версии для проверки и подготовки документа к подписанию, если подписание будет производиться в отдельном ПО, и непосредственно для подписания, если для этого будет использован функционал Word и соответствующие плагины.

При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.

Окончательная версия документа, желательно, согласованная с контрагентом, поскольку после подписания документ будет недоступен для редакции. Поэтому следует убедиться, что все правки внесены. Если ошибки будут замечены после подписания, потребуется создание новой исправленной копии и повторная Процедура подписания.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.1 Документ заблокирован для исправления

Действительный сертификат ЭП, определяющий, кем будет подписан документ. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько, например, для придания юридической значимости использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не простой.

Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.

Программное обеспечение, отвечающее за подписание. Это могут быть плагины для Word, такие как КриптоПро Office Signature или отдельные программы, такие как КриптоАРМ.

Как подготовить документ к подписанию?

Для начала подготовьте документ Word, который хотите подписать. Для этого воспользуйтесь следующим алгоритмом:

  • Наберите текст;
  • Проверьте ошибки, опечатки;
  • Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
  • Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.

В техническом смысле документ Word отличается от других типов файлов. Вставить ЭП просто так не получится. Для этого необходимо будет отделить основную часть документа:

  • Поставьте курсор под текстом;

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.2 Установка курсора

  • Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.3 Создание таблицы

  • Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.4 Создание одноячеистой таблицы

  • Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.5 Настройка документа

После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.6 Сохранение документа

Как поставить электронную подпись на документ WORD?

Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.

Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.

Специализированное ПО стоит денег, ЗАТО позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.

Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.

Без плагина

Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются. «Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».

В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.7 Проставление ЭП в разделе «Безопасность»

После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.

Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:

  • Поставьте курсор в ячейку;
  • Нажмите вкладку «Макет»;
  • В строке поиска напишите «подготовка»;
  • Выберите «Добавить цифровую подпись»;

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.8 Добавление цифровой подписи

  • Далее программа предложит сохранить документ в специализированном формате, нажмите «Да»;

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.9 Сохранение в спецформате

  • Программа предложит выбрать сертификат;

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуРис.10 Выбор сертификата

  • Укажите ЭП и нажмите «Ок».

После выполнения этого шага документ считается подписанным. Его копии не будут содержать ЭП, поэтому можете не переживать о несанкционированном использовании файла. Любые внесенные изменения также отменяют ЭП.

С плагином

Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.

Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.

Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.

Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.

Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?

Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.

К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:

  • Скачайте и установите КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. СКЗИ – это системное ядро, которое используется для работы с криптографией ЭП. ПО имеет триал 90 дней, после чего потребует активировать лицензию, купить ее можно на сайте ООО «КРИПТО-ПРО».
  • В процессе установки программы ПО потребует скачки и установки дополнительных драйверов для работы с криптографическим ядром, процесс выполняется автоматически, пользователю необходимо только подтверждать запуск программ.
  • Добавьте ЭП в базу программы, для этого в папке «Корень консоли» найдите папку «Доверенные» и внесите в нее квалифицированные подписи. Личные добавляются в папку «Личное».
  • Установите бесплатную утилиту КриптоПро ЭП Browser plug-in.
  • Скачайте специальное расширение для маршрутизации каналов передачи данных.
  • Проверьте в брандмауэре, чтобы каналы обмена документацией были в списке доверенных.
  • Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.

Читайте также:  Образец искового заявления о причинении материального ущерба

Рис.11 Подпись документа

После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.

При помощи КриптоАРМ

Это полноценное ПО, позволяющее работать с файлами из собственной консоли управления. Этот вариант подходит компаниям с большим документооборотом, поскольку процесс максимально автоматизирован и занимает минимум времени.

Алгоритм работы следующий:

  • Скачайте и установите программу;
  • Запустите ПО и дождитесь автоматической настройки системы;
  • Перейдите через вкладку «Файл» в раздел «Подписать»;

Рис.12 Раздел «Подписать»

  • Воспользуйтесь автоматическим мастером создания и настройки ЭП;

Рис.13 Автоматический мастер создания и настройки ЭП

  • Выберите файл, который нужно подписать;

Рис.14 Выбор файла

  • В окне «Выходной формат» укажите доптребования к файлу, например, формат или место сохранения результата, нажмите «Далее»;
  • Выберите сертификат, которым подписываете документ;
  • Дождитесь окончания работы программы.

На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы.

Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля.

Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.

При помощи веб-сервисов

В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают Услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.

По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.

Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:

  • Реализация КЭП полного цикла, включая создание, шифровку, проверку и дешифровку;
  • Совместимость с консольной версией КриптоПро CSP;
  • Доступ к программе предоставляется бесплатно сразу после регистрации;
  • Документооборот осуществляется без использования дополнительного ПО;
  • С помощью программы можно проверить подлинность любой цифровой подписи;
  • Предусмотрена возможность автоматической рассылки завизированной корреспонденции на почту контрагенту или в виде ссылки.

Получатель документа может проверить его подлинность либо через «Контур.Крипто», либо через ПО, которое использует. Применяемый алгоритм шифрования доступен для проверки любыми специализированными программами. Чтобы подписать документ через веб-платформу, выполните следующие шаги:

  • Перейдите на официальный сайт;
  • Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
  • Войдите в раздел «Создание ЭП»;
  • Загрузите документ, который хотите заверить;
  • Добавьте ЭП;
  • Нажмите кнопку «Подписать».

Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.

Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями.

Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений.

С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.

Следует также учитывать, что для комфортной работы рекомендуется установить свежую версию Ворд. Хотя документы будут выглядеть и читаться в любом релизе программы, стоит освежать софт, чтобы ваши контрагенты не столкнулись с проблемой. Например, файлы в расширении .docx не читаются в Word 2003.

Если у вас остались вопросы по тому, как подписывать различные форматы документов ЭП, или вам нужна консультация по организации безбумажного документооборота: ЭДО с контрагентами, СЭД, кадровый ЭДО, ЭДО в маркировке, электронные архивы — обращайтесь к нашим специалистам.

В нашем арсенале — большой выбор технических решений, включая собственную разработку WA:ЭДО c прямой интеграцией с 1С и Контур.Диадок, позволяющих реализовать проекты по электронному документообороту любой сложности для компаний любой отрасли и любого размера бизнеса.

Работа с документами – как подписать их электронной подписью

Появление электронной подписи (ЭП) дало возможность отправлять отчетность и другие документы онлайн. Но чтобы добавить ее в текст необходимо установить специальные плагины, которые автоматизирует процесс проверки и редактирования. Специалисты советуют покупать лицензионные версии, чтобы обеспечить сохранность важной информации.

Что нужно, чтобы подписать документ ЭП

Формирование электронной подписи происходит в особой программе, специализирующейся на криптографической защите информации. После подписания документа таким способом, приложение просканирует его содержимое. В результате владелец получит уникальное сочетание, зашифрованное особым ключом — его и выдают автору подписи.

Перед тем, как подписать документ электронной подписью нужно получить сертификат на ее использование. Его выдают быстро, после этого можно приступать к организации рабочего места. Для подписания документов понадобится любое устройство:

  • компьютер;
  • ноутбук;
  • планшет;
  • смартфон.

Также необходимо скачать программы по криптографической защите информации. Самые популярные:

  • Криптопро CSP;
  • Signal-com CSP;
  • Foxit Reader;
  • Vipnet CSP.

Алгоритм действий всех программ почти одинаковый. Какое программное обеспечение понадобится и какие параметры нужно поменять, можно узнать в удостоверяющем центре или МФЦ.

Справка! Практически все приложения по шифрованию и обработке документов — платные, что обусловлено их спецификой. Пользователь может загружать конфиденциальные данные, поэтому важно следить за безопасностью каналов соединения. Если программа — бесплатная,то, как правило, это пробная версия.

Также для работы с электронной подписью понадобится особый USB-носитель с защитой на которой будет загружен сертификат ЭП. На обычную флешку загрузить его не получится. Подойдут следующие носители:

  • руТокен и еТокен (европейский аналог) — применяют для работы на госпорталах, коммерческих площадках, для оформления отчетных документов, для ЭДО;
  • руТокен ЭЦП 2.0, JaCarta-2 SE – можно использовать только для реализации алкогольной продукции.

Установив все необходимые программы, владелец электронной подписи сможет использовать для работы с различными документами. Задать уточняющие вопросы по выбору носителя можно в удостоверяющем центре.

Внимание! Все вышеперечисленные программы корректно функционируют в ОС Windows и MAC. Но и на Linux их получится загрузить, но придется поменять некоторые настройки устройства.

После установки криптографической программы и ее настройки появится специальный раздел по работе с электронной подписью. Чтобы ее поставить в документе будет достаточно кликнуть правой кнопкой мыши. Все больше пользователей выбирают такой вариант, потому что можно получить или отправить отчетность онлайн.

Как подписать документ электронной подписью в Word

Это самый простой вариант, которым чаще всего пользуются владельцы ЭП. Если документ уже готов, его просто нужно открыть. В другом случае придется набирать текст самостоятельно. При этом стоит соблюдать следующие рекомендации:

  1. Проверить текст на наличие любых ошибок.
  2. Обязательно перепроверить всю юридически значимые данные.
  3. Просмотреть правильность составления формулировок.

Осторожно! Версия Word должна соответствовать версии программного обеспечения, установленного для работы с электронной подписью.

В техническом аспекте документ, созданный в этой программе, отличается от других форматов, поэтому просто так поставить электронную подпись не получится. Для этого пользователю придется выделить основную часть документа:

  1. Курсор мышки нужно поместить перед текстом.Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году
  2. Кликнуть в раздел «Вставка» и выбрать «Таблицы».Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году
  3. Нужно выбрать опцию «Создать новую» в 1 ячейку и самостоятельно настроить ее размер.Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году
  4. Далее следует перейти в «Конструктор таблицы». Его расположение зависит от версии Word. Там получится выбрать вид и ширина границ. Это нужно для приведения документа к определенным стандартам, можно оставить начальные настройки.Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году
Читайте также:  Ждите внеплановую налоговую проверку, если...

После этого документ готов к вставке электронной подписи. Его можно сохранить как шаблон для экономии времени.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Есть несколько способов того, как подписать документ электронной подписью в Word. Выбор зависит от разновидности документа и требований к его оформлению. Для вставки ЭП можно использовать встроенные инструменты Word или стороннее программное обеспечение.

Первый вариант подходит для работы с документами стандартного образца и если отчетности не слишком много. При большом объеме использовать встроенные инструменты будет неудобно, потому что вставка электронной подписи происходит вручную.

Преимущество второго вариантаавтоматизация всех процессов.

Но есть существенный недостаток — стоимость, потому что специализированного ПО для работы с электронной подписью нет. Причина — в безопасности данных и шифровании данных.

Некоторые разработчики предоставляют пробные демо-версии своего продукта или дают возможность скачать программу с ограниченным доступом к ее функционалом.

Как поставить ЭП стандартными средствами Word

Все версии этой программы имеют функцию вставки электронной подписи, но их расположение будет отличаться в зависимости от версии Word. Сложнее всего придется пользователем версии 2003. Чтобы поставить ЭП нужно открыть системное подменю в разделе «Сервис» и во вкладке «Параметры».

Далее нужно зайти в блок «Безопасность» и кликнуть по опции «Цифровые подписи». После ее вставки программа отправит запрос на введение пароля. Затем Word автоматически добавит ее в базу данных и вставит в документ.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

В других версиях Word, начиная с 2007, имеют более удобный и понятный интерфейс. Поэтому процесс того,  как подписать еще легче:

  1. Поставить курсор в созданную ячейку.
  2. Затем нужно перейти в раздел «Макет».
  3. В поисковой строке следует написать «Подготовка».
  4. Среди найденных опций нужно выбрать «Добавить цифровую подпись».Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году
  5. После всех действий следует подтвердить внесенные изменения, а также сохранить документ.Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году
  6. На выбор будет предоставлено два варианта сертификата. Нужный — электронная подпись.Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Справка! Документ считается подписанным, но в его копиях не будет вставлена ЭП. Это плюс, потому что это гарантия того, что акт не смогут использовать посторонние лица. Также любые правки и добавления автоматически отменяют действие электронной подписи.

Как подписать документ электронной подписью документ PDF

В таком формате заверяют отсканированные копии, презентации, иллюстрации, таблицы. Перед вставкой необходимо проверить всю информацию еще раз, потому что любые изменения сделают отчет недействительным. В отличие от Word у пользователя не получится вставить цифровую подпись встроенными инструментами.

Для этого нужно установить Foxit Reader или Acrobat Reader для работы со сторонними плагинами. Самый популярный и простой вариант – установка КриптоПро. Но будут небольшие отличия в использовании этого плагина:

  • пользователям Adobe Reader после добавления КриптоПро PDF 0 не придется его обновлять и все цифровые подписи будут создаваться без дополнительной проверки;
  • владельцам Foxit Reader нужно покупать платную версию, но перед этим можно протестировать программу в демо-режиме.

Плагин не добавляется автоматически – это делают самостоятельно. Соответственно, перед тем, как подписать документ ЭЦП нужно:

  1. Через раздел «Цифровые подписи» выбрать опцию «Редактировать» и «Установки».
  2. Откроется блок «Подписи». Чтобы перейти в раздел настроек кликают по «Создание и оформление» и выбирают «Подробнее».Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году
  3. В строке «Метод подписания» нужно отметить подходящий вариант ПО и вставки электронной подписи.

Внимание! Проверка подлинности документа будет проводиться автоматически при открытии файла. После копирования или внесения изменений в документ, цифровая подпись станет недействительна.

Как подписать документ ЭПЦ КриптоПро

Многих интересует как подписать документ электронной подписью КриптоПро. Этот плагин чаще всего используют для вставки цифровых сертификатов. После установки программы можно открыть PDF-файл и приступить к его редактированию.

После добавления плагина, владелец ЭЦ сможет вставить ее в документ формата PDF:

  1. В панели инструментов нужно кликнуть по опции «Подписание» и выбрать «Работа с сертификатами» с указанием типа подписи.
  2. Затем следует заполнить дополнительные поля о свойствах ЭП и выбрать действие «Подписать».
  3. На документе следует выделить область для вставки. После выделения появится список с добавленными сертификатами.
  4. По подходящему варианту нужно кликнуть левой кнопкой мыши.Нужно проверить правильность заполнения сертификата и подписать.

Если пользователь внесет изменения или сделает копию, подпись станет недействительной, как и весь документ. Установка и использование стороннего плагина упрощает процесс добавления цифрового сертификата и гарантирует безопасность данных.

КриптоПро пользуется популярностью благодаря своим преимуществам:

  • есть возможность создания различных видов ЭП;
  • нет ограничений на объем документа;
  • доступны шифрование, проверка и дешифровка данных;
  • пакетное подписание электронной подписью документов PDF – одновременная оцифровка нескольких файлов.

Но у этого плагина есть минусы:

  • получится открыть только на одном устройстве;
  • можно редактировать только PDF-файлы;
  • доступна для установки только на Windows.

Итоги

Пользователи могут загрузить платные версии программного обеспечения или пользоваться встроенными инструментами Word, чтобы подписать документ электронной подписью.

Перед ее вставкой обязательно нужно проверить текст и правильность формулировок, чтобы отчетность/акт был действительным.

Для экономии времени можно сделать шаблоны, которые получится использовать при редактировании других документов.

Как подписать электронной подписью документы word и pdf

Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым. Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.

Что потребуется

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.

Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:

  1. Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.

  2. КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.

  3. Средства электронной подписи.

  4. В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.

  5. Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.

Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается. Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:

  • на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;
  • нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

  • в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;
  • после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.

Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:

  1. Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.

  2. В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.

  3. В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Чтобы подписать PDF-файл:

  1. Откройте документ в Acrobat Reader DC

  2. Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.

  3. Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

  4. Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.

  5. Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

  6. Нажмите Поставить цифровую подпись.
  7. Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

  8. Выделите область, где будет стоять ЭЦП . После этого появится окно, в котором нужно будет выбрать цифровое удостоверение для подписи.
  9. Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

  10. Нажмите Подписать.

Читайте также:  Образец справки о материальном ущербе в полицию в 2023 году

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП

Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.

Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.

Как создать файл электронной подписи в формате SIG

Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:

  1. Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).

  2. Нажать кнопку Далее в открывшемся Мастере создания электронной подписи.
  3. Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.

  4. Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.

  5. В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).

  6. Нажать кнопку Выбрать(6) в окне Выбор сертификата подписи.

  7. В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.

  8. На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.

  9. После завершения операции подписания документа появится окно с результатами (7).

    Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.

Чтобы воспользоваться программой КриптоАРМ, потребуется лицензия, приобрести которую можно у нас на сайте. Если у вас ещё нет электронной подписи, оставьте заявку на её изготовление — наши менеджеры свяжутся с вами и проконсультируют по вопросам её получения в удостоверяющем центре «Астрал-М», а также помогут подобрать удобный вариант тарифа.

Как подписать PDF-документ электронной подписью — пошаговая инструкция

Есть два варианта, как подписать PDF-документ ЭЦП: использовать модуль «Криптопро PDF» или программу «КриптоАРМ ГОСТ». О том, как подписывать документ в КриптоАРМ, мы рассказали в этой статье. Пошаговая инструкция для работы в Криптопро PDF — далее.

Чтобы подписать документ с помощью Криптопро PDF, нужно установить на компьютер программу Adobe Acrobat Reader DC. Она бесплатная. У нее есть платные альтернативы: Adobe Acrobat Pro DC и Adobe Acrobat Standard DC. В них можно редактировать документы и конвертировать PDF в Word, PowerPoint и Excel.

Но для просмотра и подписания документов подойдет и бесплатная версия.

Шаг 1. Установите модуль «Криптопро PDF». Его можно скачать бесплатно с сайта разработчиков.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Модуль будет работать бесплатно 90 дней. Чтобы продолжить работу, нужно купить лицензию и указать серийный номер в настройках модуля.

Для этого откройте документ в программе Adobe Acrobat Reader DC, затем выберите раздел «Справка» → «О модулях сторонних производителей» → «Cryptopro PDF». В открывшемся окне выберите «Установить лицензию».

В новом окне введите данные о пользователе, организации и серийный номер.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

  • Электронная подпись для любых задач
  • В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работы
  • Заказать подпись

Шаг 2.Установите подпись в Adobe Acrobat Reader DC. Для этого выберите: «Редактирование» → «Установки» → «Подписи» → в разделе «Создание и оформление» кликните «Подробнее» → в графе «Метод подписания по умолчанию» выберите «Криптопро PDF» → «Ок».

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Шаг 3. Убедитесь, что модуль «Криптопро PDF» установлен. Для этого зайдите в раздел «Справка» → «Модули сторонних производителей». Там должен быть указан Криптопро PDF

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Шаг 4. Откройте в Adobe Acrobat Reader DC документ, который нужно подписать. Зайдите в раздел «Дополнительные инструменты». Выберите пункт «Сертификаты».

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Шаг 5. Программа автоматически вернется в ваш документ. Выберите пункт «Поставить цифровую подпись» в меню сверху.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Шаг 6. Выберите место, где будет стоять электронная подпись. Например, рядом с местом для печати.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Шаг 7. В открывшемся окне выберите подходящий сертификат, нажмите кнопку «Ок». Сохраните подписанный документ.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 годуНа этом шаге программа может запросить пароль, которым защищена электронная подпись.

Шаг 8. Убедитесь, что документ подписан. В выбранной области должно появиться такое изображение.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Инструкция подойдет для подписания документов в Adobe Acrobat Pro DC и Adobe Acrobat Standard DC.

Материал актуален на 10.01.2022

Как подписать документ электронной подписью

Законом установлены следующие области применения ЭП:

  • при совершении сделок между хозяйствующими субъектами и физическими лицами;
  • при оказании и исполнении государственных и муниципальных услуг;
  • при совершении иных юридически значимых действий, в том числе установленных другими федеральными законами.

Цифровая подпись

Любые участники юридически значимых отношений вправе установить между собой цифровой документооборот. Тогда деловые бумаги, завизированные ЭП, становятся равнозначными аналогам на бумажном носителе. Чтобы использовать этот метод, надо разобраться, как подписать документ электронной подписью. Один из трех видов ЭП для обмена документацией хозяйствующие субъекты выбирают самостоятельно.

Для исполнительных и муниципальных органов власти виды ЭП устанавливаются постановлениями правительства. Это касается и электронного документооборота (ЭДО) между официальными органами и юридическими, физическими лицами. Необходимость подписания деловых бумаг ЭП устанавливается:

  • по договоренности хозяйствующих субъектов между собой;
  • постановлением правительства для ЭДО с официальными органами.

Чтобы завизировать документацию ЭП, необходимо получить сертификат, удостоверяющий личность владельца ЭП. Сертификат выдается удостоверяющим центром, как правило, на год, после чего ЭП становится недействительной и ее следует продлить.

Какая ЭП необходима для электронного документа

  • Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
  • Простая ЭП используется для регистрации в информационных системах госуслуг, при банковских операциях, в документообороте сторон при согласовании ее использования.
  • Усиленная неквалифицированная ЭП используется для участия в электронных торгах (по 44-ФЗ), для обмена деловыми бумагами с контрагентами, если сторонами согласовано ее применение.
  • Усиленная квалифицированная ЭП применяется для сдачи отчетности, для участия в электронных торгах на всех площадках, для работы с любыми информационными системами для получения услуг от государственных органов.
  • Для использования ЭП на компьютере должны быть установлены:
  1. КриптоПро CSP.

  2. Сертификат удостоверяющего центра.
  3. Личный сертификат.

Чтобы проверить наличие последней версии КриптоПро CSP, откройте панель управления компьютера и найдите ярлык программы. Для того чтобы подписать документ pdf электронной подписью, понадобится КриптоПро PDF.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Откройте вкладку с описанием программы КриптоПро CSP и убедитесь, что установлена последняя версия ПО.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Используйте последний криптопровайдер КриптоПро CSP, версия 5.0.

Как подписать ворд

Для того чтобы подписать документ электронной подписью в word, в MS Word 2010 выполните следующие действия.

Откройте вкладку «Файл» и выберите «Сведения».

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

На вкладке «Сведения» нажмите кнопку «Защита документа», откроется список команд.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Выберите команду «Добавить цифровую подпись», после чего появится диалоговое окно, в котором выберите сертификат, укажите цель подписания и нажмите кнопку «Подписать».

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Как подписать электронной подписью документ pdf

Бывает необходимо завизировать ЭП файлы в формате pdf. Для этого существует специально разработанный программный продукт «КриптоПро PDF».

Как подписать ЭЦП документ pdf прямо из программы Adobe Acrobat Reader? Для этого в открытом файле перейдите в раздел «Редактирование», выберите вкладку «Установки». В открывшемся разделе «Категории» перейдите на «Цифровые подписи» и выберите нужную, чтобы подписать документ ЭЦП в pdf.

Как подписать электронной подписью документ pdf, word и другие в 2021 году

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *