Дистанционное заключение договора в электронной форме в 2021 году

Дистанционное заключение договора в электронной форме в 2021 году

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:  

  • Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что  договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
  • Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с  дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Получить электронную подпись

Что придает юридическую силу электронному договору

Дистанционное заключение договора в электронной форме в 2021 году

  • Форма договора должна соответствовать законодательству.
  • Содержание договора должно соответствовать закону.
  • Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.  

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

  • Составить документ в соответствии с форматом, установленным  государством.
  • Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
  • Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например,  хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д.  Формат неформализованных  документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

  1. Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
  2. Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Дистанционное заключение договора в электронной форме в 2021 году

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ). 

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Как удаленно провести сделку с жильем через нотариуса. 7 главных вопросов :: Жилье :: РБК Недвижимость

Рассказываем, как совершать дистанционные сделки по покупке или продаже жилья с помощью нотариуса

Дистанционное заключение договора в электронной форме в 2021 году

Pravinrus/shutterstock.com

Важное новшество 2021 года — возможность оформлять сделки дистанционно, с привлечением сразу нескольких нотариусов. (Закон был подписан в конце 2019 года, но положение о дистанционных сделках и об удаленных нотариальных действиях вступило в силу 29 декабря 2020 года.

) Дистанционный формат позволяет сторонам сделки не встречаться в одной нотариальной конторе, но каждому выбрать свою.

Это особенно актуально, если участники сделки проживают в разных городах — дистанционный формат в этом случае помогает сэкономить не только время, но и деньги на дорогу.

Вместе с нотариусом Всеволожского нотариального округа, председателем методического совета Нотариальной палаты Ленинградской области Николаем Быстровым рассказываем, как провести дистанционные сделки с недвижимостью при участии нотариуса.

Вопрос 1. Как работает схема?

Каждая из сторон сделки выбирает удобную для себя нотариальную контору в своем городе. Нотариусы проверяют все документы. Далее стороны согласовывают время проведения дистанционной сделки.

Затем согласованный с заявителями проект договора заводится в Единой информационной системе нотариата. Документ подписывается электронной подписью заявителя в нотариальной конторе, а после — усиленной квалифицированной подписью нотариуса.

Это придает документу юридическую силу.

Далее, также с помощью нотариуса, сделки дистанционно регистрируются и отправляются в электронном виде в Росреестр. Готовые документы на собственность можно получить на следующий день в регистрационном ведомстве в своем городе.

Дистанционное заключение договора в электронной форме в 2021 году

Каждая из сторон сделки выбирает удобную для себя нотариальную контору в своем городе ( Александр Артеменков/ТАСC )

Вопрос 2. Не опасен ли такой формат?

«Дистанционно» не означает онлайн или заочно — стороны дистанционной сделки должны пусть и по отдельности, но все равно лично явиться к нотариусу. Сами нотариусы свяжутся между собой по защищенному каналу видеосвязи и проведут все необходимые этапы работы, отметил Николай Быстров.

По его словам, по степени безопасности дистанционный формат сделки не уступает традиционному варианту удостоверения договора в одной нотариальной конторе. Нотариусы здесь, как и всегда, проводят комплексную юридическую экспертизу сделки, обязательно выясняют реальную волю участников договора и понимание ими правовой сути сделки, разъясняют ее юридические последствия и т. д.

Важно и то, что удостоверившие дистанционную сделку нотариусы несут за нее солидарную полную имущественную ответственность. То есть если кто-то из них ошибется, пострадавшим из-за этого гражданам гарантируется стопроцентное возмещение ущерба.

Вопрос 3. Какие сделки можно оформить таким способом?

Дистанционно можно оформить абсолютно любую сделку с недвижимостью. Это может быть сделка купли-продажи, дарения или мены квартиры, а также соглашение о разделе имущества между супругами, брачный договор, алиментное соглашение и другие.

Дистанционный формат помогает упростить заключение ряда сделок — например, если продается долевая недвижимость, собственники которой проживают в разных концах страны.

Может быть и такое, что стороны просто не хотят встречаться лично: к примеру, это могут быть бывшие супруги, пережившие болезненный развод.

Также дистанционно удобно будет оформить сделку, когда органы опеки разрешают продать имущество несовершеннолетнего (при условии одновременного приобретения другого), а квартиры, о которых идет речь, находятся в разных регионах.

Вопрос 4. Есть ли ограничения по числу участников сделки?

Участниками таких сделок могут быть граждане и юридические лица. Число сторон не ограничено. Главное условие — каждый участник сделки должен пойти к нотариусу.

«Единственный момент, который необходимо учесть, если речь идет о сделке с недвижимостью: один из выбранных нотариусов должен работать в регионе, где находится отчуждаемый объект недвижимого имущества», — отметил Николай Быстров.

Дистанционное заключение договора в электронной форме в 2021 году

Дистанционно можно оформить абсолютно любую сделку с недвижимостью. Это может быть сделка купли-продажи, дарения или мены квартиры, а также соглашение о разделе имущества между супругами ( ТАСС/ Валерий Шарифулин )

Вопрос 5. Нужна ли доверенность?

При заключении дистанционной сделки с участием нотариусов доверенность не требуется. До этого, чтобы купить или продать имущество в удалении от постоянного места жительства, нужно было действовать через представителя, на которого оформлялась доверенность.

«Такая доверенность — это не только лишняя головная боль, но и высокие риски. Она влечет за собой серьезные правовые последствия и нередко становится инструментом в руках мошенников.

С ее помощью совершаются незаконные сделки в простой письменной форме, а обманутые люди остаются без жилья и денег.

В рамках же дистанционной сделки покупатель и продавец недвижимости могут контролировать весь процесс лично, без лишних трат времени и денег», — рассказал нотариус.

Вопрос 6. Понадобится ли электронная подпись?

При оформлении дистанционной сделки самим заявителям не нужно иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП). Для того чтобы подписать договор, нотариусы выдадут им специальные планшеты, где они смогут оставить так называемую простую электронную подпись.

Юридическую силу документу придадут уже усиленные квалифицированные электронные подписи самих нотариусов. Готовый документ будет сохранен в отдельном реестре Единой информационной системы нотариата.

Там ему гарантируется сохранность и защита от подделки, удаления или незаконного доступа третьих лиц.

Получить свой экземпляр договора каждая из сторон сделки сможет в том формате, в котором ей удобно, — либо в электронном виде, либо на бумаге.

Читайте также:  Когда и как выплачивается накопительная пенсия в 2020 году: сроки и виды выплат, особенности

Вопрос 7. Какие документы нужны?

Пакет документов, необходимый для проведения дистанционной сделки, ничем не отличается от того, который установлен законом для обычных сделок в одной нотариальной конторе. Для этого понадобятся:

  • паспорта сторон;
  • правоустанавливающие документы на недвижимость (к примеру, прежний договор купли-продажи или свидетельство о праве на наследство);
  • СНИЛС;
  • справка о зарегистрированных в жилом помещении лицах;
  • свидетельства о заключении либо расторжении брака (если такие события имели место);
  • согласие супруга на сделку (если кто-то из сторон состоит в браке) и т. п.

Полный список документов, которые вправе запросить нотариус в том или ином случае, прописан в отдельном документе — регламенте совершения нотариальных действий. При это значительную часть сведений нотариусы запрашивают самостоятельно — в рамках электронного взаимодействия с ведомствами.

Договоры станут электронными: к 1 декабря ФНС утвердит форматы

Дистанционное заключение договора в электронной форме в 2021 году

ФНС сообщила о том, что ведет разработку форматов электронных договоров в рамках Концепции развития ЭДО в хозяйственной деятельности. Предполагаемый срок введения документа — декабрь 2021 г.

Под электронные договоры подведут основу

Несмотря на то, что законодательство в принципе допускает возможность заключения электронных договоров, нет ни нормативно-правовой, ни технологической основ для налаживания 100%-но цифрового обмена документами. Фрагментарно заключить договор без бумаги можно лишь в определенных областях (тендеры, сайты МФО, портал госуслуг и т. п.), а также в спецсистемах ЭДО (например, Астрал.ЭДО).

Повсеместной оцифровке, по мнению налоговиков, мешает отсутствие единого подхода к электронным документам, т. е. к их созданию, хранению, использованию. В большинстве случаев так называемый «цифровой» документооборот — не более чем дублирование электронных документов в бумажном виде. Чтобы подписать как бы электронный документ, все равно приходится тратить чернила (картриджи) и бумагу.

Внимание: договор в PDF, подписанный ЭП и переданный через систему ЭДО, и теперь имеет юридическую силу, он равнозначен бумажному варианту. Подключите Астрал.ЭДО, чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами эффективнее и без лишних трат.

В ФНС надеются, что после утверждения формата электронных договоров (аналогично форматам счетов-фактур) ситуация изменится, и затраты на согласование этих самых нужных и распространенных документов в хоздеятельности существенно снизятся. И, конечно, существенно упростится порядок представления договоров и иных документов в налоговые органы. Разработка ведется ударными темпами, так что разработанные форматы электронных договоров можно ожидать к 1 декабря 2021 г.

Что изменится в декабре?

Если все пройдет по плану, то ускорятся ключевые процессы документооборота как между контрагентами, так и с ИФНС.

Ну а если взглянуть на ситуацию глобально, то открываются впечатляющие перспективы:

  • существенная экономия времени за счет ускорения согласований редакций документов;
  • расширение рынков сбыта, новые партнеры, даже из отдаленных регионов и стран;
  • немалая экономия за счет накладных расходов (бумага, картриджи, почтовые услуги, курьеры и т. п.);
  • экономия ценной площади офисов и шкафов благодаря отсутствию необходимости держать свой собственный маленький архив;
  • снижается риск утраты документации (серверы оператора ЭДО имеют высокую степень защиты, применяется современные технологии шифрования, регулярно делаются бэкапы и т. п.).

Почему бизнес не спешит использовать ЭДО сейчас

В «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности», утвержденной Правительственной комиссией 25.12.2020 перечислено несколько факторов, влияющих на решение бизнеса не торопиться с использованием ЭДО. Для выяснения причин был проведен опрос, который показал, что:

  • бизнес не понимает экономической выгоды от внедрения электронного документооборота;
  • нет сертифицированных решений, которые доступны, в т. ч. числе по цене для малого и среднего бизнеса;
  • отсутствует возможность обмена данными между имеющимися решениями;
  • внедрение ЭДО требует привлечения высококвалифицированных специалистов, чьи услуги обходятся дорого;
  • есть сложности при интеграции, а контрагенты не спешат переходить на ЭДО;
  • не налажено взаимодействие между операторами ЭДО;
  • нет единых форматов для многих документов и правил работы с ними в электронном виде.

Все это мешает бизнесу, в первую очередь малому, использовать ЭДО в работе активнее. Например, большинство предпринимателей считает, что электронные документы ненадежны и лучше иметь в руках накладные с синими печатями и подписями от руки.

Калуга Астрал понимает, что новое всегда настораживает и тревожит. Поэтому предлагает попробовать сервис Астрал.ЭДО в течение 1 месяца бесплатно и без ограничения по количеству исходящих документов — убедитесь, что ЭДО это удобно и выгодно.

Попробовать бесплатно

Будущее — уже сейчас

В некоторых сферах электронные договоры уже успешно внедряются. Например, разрешено заключать трудовой договор с удаленным сотрудником в электронном виде, для этого работнику необходимо согласиться на электронный обмен документами, для него выпускается простая электронная подпись или квалифицированная (ее также можно получить у оператора, например, при помощи сервиса Астрал-ЭТ).

На Госуслугах появилась возможность заключать электронные договоры с операторами связи, а также по некоторым сделкам купли-продажи имущества. Соответствующий проект начался с 20 июля 2021 года и продолжится до 31 июля 2022 года. Подписание документов происходит усиленной электронной подписью, которая доступна пользователям портала (постановление Правительства РФ от 15 июля 2021 г. № 1207).

У бизнеса в настоящее время тоже есть все возможности заключать электронные договоры — это ЭДО.

При наличии действительной ЭП (напомним, что если вы получали ее в одном из аккредитованных по новым правилам центрах в 2021 г., то она действительна и в 2022 г.), вы можете подключиться к сервису ЭДО аккредитованного оператора.

После подключения вся документация будет передаваться в защищенном (зашифрованном) виде, и доступна будет лишь уполномоченным лицам. Применение ЭП гарантирует подлинность персоны подписанта. Электронные договоры хранятся в надежно защищенном «облаке» оператора ЭДО.

Вы можете перевести в электронный вид часть документов, а другую оставить в бумажном — комбинировать закон не запрещает.

Уже сейчас, не дожидаясь окончания процесса законотворчества, можно оценить все преимущества электронных договоров: заключайте сделки, мгновенно обменивайтесь документами, проводите согласование через «Астрал.ЭДО», или, если привычнее работать в 1С, то через сервис «1С-ЭДО».

Адвокат оценил закон о дистанционном заключении трудовых договоров

Дистанционное заключение договора в электронной форме в 2021 году © РИА Новости/Михаил Мордасов

Дистанционное заключение трудового договора позволит соискателю найти работодателя из другого региона, а также удаленно пройти собеседование. Об этом заявила адвокат Евгения Квартальнова в разговоре с «Известиями».

По ее словам, такой тип договора также позволит оперативнее оформить трудовые отношения между работником и компанией. Кроме того, сотрудники будут иметь возможность подписать важные бумаги электронной подписью.

«Теперь не придется ездить в кадровую службу. Будет проще получить все услуги, где требуются данные от работодателя. Нужные сведения будут доступны в цифровом виде», — подчеркнула  Квартальнова.

Адвокат  добавила, что скорее всего не все сотрудники смогут дистанционно заключить договор. Вероятнее всего, оформлять трудовой договор придется оффлайн силовикам и специалистам, которым для трудоустройства нужно пройти психолога и врачебную комиссию.

Она назвала дистанционный договор большим шагом для представителей творческих профессий, специальностей экономического спектра, IT-специалистов.

«Благодаря ему станет меньше «серых» удаленщиков, которые передумали после самоизоляции «выходить из дома»и возвращаться в офис», — заключила юрист.

Ранее президент России Владимир Путин подписал закон, по которому разрешено заключать трудовые договоры дистанционно. Согласно новым правилам, договор можно будет подписывать электронной подписью без дублирования в бумажном варианте.

(function() { var sc = document.createElement('script'); sc.type = 'text/javascript'; sc.async = true; sc.src = '//smi2.ru/data/js/89437.js'; sc.charset = 'utf-8'; var s = document.getElementsByTagName('script')[0]; s.parentNode.insertBefore(sc, s); }()); (function() { var sc = document.createElement('script'); sc.type = 'text/javascript'; sc.async = true; sc.src = '//smi2.ru/data/js/89437.js'; sc.charset = 'utf-8'; var s = document.getElementsByTagName('script')[0]; s.parentNode.insertBefore(sc, s); }()); if (window.Ya && window.Ya.adfoxCode) { var params = { p1: 'bzorw', p2: 'fulf', puid2: '229103', puid8: window.localStorage.getItem('puid8'), puid12: '186107', puid21: 1, puid26: window.localStorage.getItem('puid26'), extid: (function(){var a='',b='custom_id_user';if(!localStorage.getItem(b)){var c='ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwxyz0123456789';for(var i=0;i { Ya.adfoxCode.createScroll({ ownerId: 264443, containerId: 'adfox_151870620891737873_906177', params: params }, ['desktop', 'tablet'], { tabletWidth: 1104, phoneWidth: 576, isAutoReloads: false }); }); }

Сделки в электронной форме: как заключать договор и обмениваться документами

ГК РФ рассматривает электронный договор как один из вариантов письменного договора, который заключается путём составления и подписания сторонами одного документа. Стороны сделки вправе сами решать, в какой форме составлять договор — в бумажной или электронной. Исключение — случаи, когда закон предписывает заключать конкретную сделку только в определённой форме.

Помимо составления и подписания одного электронного договора, ГК РФ допускает заключение сделки путём обмена электронными документами, письмами или иными данными.

Однако в этом случае для соблюдения письменной формы сделки обязательно должна быть обеспечена возможность воспроизведения содержания сделки на материальном носителе в неизменном виде.

Кроме того, нужно обеспечить возможность достоверного определения сторон сделки и конкретных лиц, заключивших договор. Только в этом случае договор будет считаться подписанным.

С практической точки зрения составление и подписание одного документа — электронного договора — более простой, быстрый и надёжный способ заключения и оформления сделки. Фактически в этом случае сделка совершается точно так же, как и на бумаге, только договор стороны подписывают не собственноручно, а с использованием электронной подписи.

Читайте также:  Какие отчеты и куда сдает отдел кадров в 2022 году

Юридическая сила электронных договоров

Чтобы снять любые вопросы относительно юридической силы договора и идентификации подписантов достаточно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Можно использовать и неквалифицированную электронную подпись (НЭП).

Однако её применение требует заключения сторонами соглашения об условиях (правилах) использования НЭП, а также о взаимном признании юридической силы НЭП и подписанных с её помощью документов. Применение сторонами договора квалифицированной ЭП соблюдения таких условий не требует. Юридически такая подпись — полный аналог собственноручной.

Соответственно, и подписанные КЭП электронные документы, включая электронный договор, имеют точно такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно бумажные документы.

Разумеется, юридическая сила электронного договора — это не только соблюдение требований, предъявляемых к подписи. Однако всем другим требованиям сделка должна отвечать независимо от того, заключена она в бумажном или электронном виде.

К таким требованиям относятся:

  1. Соблюдение формы сделки, если требуется письменная форма, нотариальное удостоверение и (или) госрегистрация.
  2. Соответствие условий сделки требованиям закона — наличие согласованных обязательных условий для сделки определённого вида и отсутствие оснований для признания сделки недействительной (ничтожной или оспоримой).
  3. Соблюдение дополнительных условий, необходимых для заключения сделки, — согласование сделки (например, крупной сделки, сделки с заинтересованностью, сделки, требующей согласия супруга, законного представителя, залогодержателя и т. п.).
  4. Наличие у лица, подписавшего договор, права на такое действие.

В процессе исполнения условий и обязательств по сделке стороны могут обмениваться различными документами. Например, счетами, накладными, закрывающими актами, претензиями и т. д. Эти документы также могут быть исполнены в электронном виде и точно так же, как и электронный договор, они должны иметь юридическую силу.

Применительно к электронным документам, которыми стороны обмениваются в ходе исполнения сделки, должны быть соблюдены требования:

  1. К форме и содержанию документа — если документ относится к формализованным, для него законом или иным нормативно-правовым актом установлен конкретный формат.
  2. К подписанту — им может выступать только лицо, которое имеет право подписывать конкретный документ.
  3. К виду электронной подписи — некоторые документы можно подписывать только КЭП. Такое требование может быть предусмотрено и условиями договора по сделке.
  4. К порядку и срокам, которые определены законом или договором для обмена документами.

Для перехода на дистанционное заключение сделок компаниям и предпринимателям необходимо специальное программное обеспечение и определённые технические возможности для составления и подписания электронных документов, а также обмена ими с контрагентами.

Для работы с электронными договорами и другими электронными документами можно использовать:

  1. Учётные системы, в которых реализована возможность работы с электронными договорами и другими документами.
  2. Системы электронного документооборота (ЭДО) — собственные или внешние.
  3. Услуги операторов ЭДО.
  4. Специальные программы или веб-сервисы, которые позволяют создавать или загружать электронные договоры и прочие документы, подписывать их электронной подписью и передавать контрагентам.

В некоторых случаях заключение сделок и подписание электронных договоров доступно только на конкретных площадках. Например, участие в коммерческих тендерах или госзакупках предполагает заключение и подписание контрактов с использованием функционала электронной торговой площадки. Там же проходит и обмен электронными документами.

При отсутствии возможности заключить сделку путём подписания одного электронного договора, можно использовать второй вариант — обмен подписанными электронными документами.

В этом случае подойдут различные средства обмена, например электронная почта или мессенджер.

Однако нужно учитывать, что порядок обмена документами, как при заключении сделки, так и в рамках её исполнения, должен быть отражён в условиях договора.

При подписании электронных договоров электронная подпись может по-разному связываться с подписанным документом. Этот момент нужно предусмотреть заранее, чтобы была возможность его реализовать, и у контрагента не возникло проблем с открытием документа и проверкой подписи.

Электронная подпись может быть:

  1. Присоединённой — при создании такой подписи формируется новый файл с документом и подписью. Файл можно направить контрагенту, например, по электронной почте. Однако нужно обязательно учесть наличие у контрагента технической возможности (криптографической программы) для «извлечения» подписанного документа, его прочтения и проверки подписи. Иначе документ будет для него недоступен.
  2. Отсоединённой — в отдельном файле с расширением .sig или .sgn, который имеет такое же название, как и файл, содержащий подписанный документ. Оба файла отсылают контрагенту вместе. У него будет возможность открыть и прочитать документ. Однако проверить электронную подпись он не сможет — для этого, опять же, понадобится специальная программа.
  3. ЭП внутри документа. Такую подпись можно создать, например, в Microsoft Word, используя функцию «Добавить цифровую подпись» («Файл» – «Сведения» – «Защитить документ»). Для создания подписи дополнительно потребуется специальный плагин для Word (для версий 2010 и выше), а также программное средство для работы с ЭП. Чтобы у контрагента не возникло проблем с открытием и чтением документа, желательно чтобы версии Word совпадали.

С точки зрения практичности (скорость, надёжность, удобство), первые два варианта подходят лучше. Тем более, если документ и подпись создаются в учётной или иной информационной системе ЭДО.

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Дистанционная сделка: как подписать договор онлайн — новости Право.ру

Иллюстрация: Право.ru/Петр Козлов Заключить сделку за минуту не выходя из дома. Кажется фантастикой, но на деле — реальность. Благодаря специальным приложениям можно подписывать договоры прямо на своем ноутбуке. Если стороны договорятся, такие подписи будут иметь силу собственноручных.

В последние годы компании все чаще стали переходить с бумажного документооборота на электронный. Антиковидные ограничения выступили лишь дополнительным катализатором. Благо к началу пандемии в России уже было выработано правовое регулирование электронных подписей (ЭП), без которых трудно представить электронный документооборот.

Ст. 5 ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает три вида электронных подписей:

  • простая (ПЭП) — это код подтверждения, комбинация логина и пароля, а также другие инструменты, позволяющие идентифицировать автора подписи;  
  • неквалифицированная (НЭП) — это две уникальные последовательности символов (ключ ЭП и ключ проверки ЭП), которые подтверждают личность и позволяют выявить внесение изменений в документ после его подписания;
  • квалифицированная (КЭП) — это та же НЭП, только созданная с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ. Выдается такая подпись в аккредитованных удостоверяющих центрах (а НЭП — в любых).

НЭП и тем более КЭП считаются более надежными видами электронных подписей. Поэтому и сфера их применения шире, чем у ПЭП. Например, неквалифицированная подпись может использоваться в рамках внутреннего документооборота, а квалифицированная и вовсе приравнивается к собственноручной.

Но получить такие подписи, конечно, сложнее, чем ПЭП. Да и не всегда это нужно: порой может быть достаточно и простой электронной подписи. В частности, она вполне подойдет для электронного документооборота.

Чтобы подписывать ПЭП договоры с контрагентами, нужно составить соглашение о простой электронной подписи.

В нем следует прописать обязанность соблюдать конфиденциальность ключа ПЭП и правила определения подписавшего лица.

https://www.youtube.com/watch?v=rzRJObF5R-o\u0026t=906s

Остается разобраться, как реализовать такое подписание технически. На самом деле это проще, чем кажется. Существуют специальные программы, которые позволяют подписывать PDF-файлы простыми электронными подписями. Например, швейцарское приложение Smallpdf.

Smallpdf — это приложение для работы с документы в формате PDF. С помощью него PDF-файлы можно сжимать, редактировать, конвертировать, объединять, защищать и не только. Всего Smallpdf предлагает 21 инструмент для работы с такими документами.

Среди них есть и инструмент eSign, который позволяет менее чем за минуту подписать PDF-файл. Для этого сначала нужно выбрать файл и загрузить его. После Smallpdf предложит пользователю создать его электронную подпись. Ее можно нарисовать с помощью мыши (трекпада) или просто загрузить фотографию. Затем остается поместить подпись в нужное место, и подписанный документ готов.

С помощью eSign можно также оставлять метки времени, совместимые с юридическим стандартом eIDAS, отслеживать хронологию работы с файлом и приглашать других пользователей поставить электронную подпись на документе. Таким образом можно запросить электронную подпись у 100 человек. Все они получат письмо со ссылкой, пройдя по которой они смогут подписать документ. Для этого им потребуется лишь доступ в интернет.

При этом пользователи Smallpdf могут не волноваться об утечках данных. Приложение обеспечивает 256-битное SSL-шифрование при передаче документов — это военный уровень безопасности. Кроме того, все файлы автоматически стираются с серверов Smallpdf через час.

Читайте также:  Qr-кодов в общественном транспорте не будет

Как заключить договор дистанционно?

Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.

Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? Могу ли я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?

Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.

Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.

Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.

Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:

  1. Содержание договора можно воспроизвести в неизменном виде на материальном носителе. То есть электронный документ и его содержание не меняли и не дополняли после подписания.
  2. По подписи, ее аналогу или способу обмена документами можно точно установить, кто заключил сделку.

Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:

  1. Стороны договариваются, как они будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга. Идентификаторами могут быть электронные адреса, с которых будут отправлять документы, или реквизиты аккаунтов в мессенджере — привязанные к аккаунтам номера телефона.
  2. Одна из сторон составляет проект договора и направляет его контрагенту по электронной почте или через мессенджер.
  3. Контрагент распечатывает, подписывает договор, сканирует его, преобразуя в электронный формат, и направляет другой стороне. То же самое ответно делает вторая сторона. Договор заключен — обе стороны его подписали.

Курс для тех, кто много работает и устает. Цена открыта — назначаете ее сами Начать учиться

Договор можно подписать такими способами:

  1. письменно от руки — ручкой;
  2. электронной подписью любого вида.

Договор будет считаться подписанным, если по подписи можно достоверно определить, кто его подписал.

Вы можете предложить своим заказчикам обмениваться скан-копиями документов через электронную почту и каждой стороне подписывать документы удобным для себя способом. Тогда подписывать и направлять друг другу бумажные оригиналы документов не понадобится.

Что делать?Читатели спрашивают — эксперты отвечают

Задать свой вопрос

Малые электронные закупки: изменения в 2021 году

С 01 апреля 2021 года лимит малых закупок товаров в случае, если такая закупка проводится в электронной форме, повысили с 600 тысяч руб. до 3 млн. рублей.

Что такое закупки малого объёма

В 44-ФЗ понятия «малые закупки» или «закупки малого объёма» (ЗМО) отсутствуют, но присутствует понятие «закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) и статья 93, в соответствии с которой такие закупки осуществляются заказчиками».

Малые закупки могут заключать по прямому договору без проведения тендера. В таком формате можно осуществить не любую закупку, основные правила и ограничения описаны в ст. 93 44-ФЗ. Например, на основании пункта 4 ч.

1 статьи 93 заказчик вправе либо осуществить закупок на два миллиона рублей либо может определить, что объем таких закупок не должен превышать десять процентов всего годового объема закупок и не будет составлять более чем пятьдесят миллионов рублей.

Важным отличием малой закупки от тендера является то, что заказчик самостоятельно выбирает поставщика. Если закупка проводится в электронной форме, то поставщики готовят коммерческие предложения и выкладывают их на соответствующем портале.

Участники

Закупки товаров в электронной форме на сумму до 3 млн. руб. по ч.12 статьи 93 осуществляются исключительно на 8 федеральных электронных площадках, включенных в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 12.07.2018 № 1447-р.

Если заказчик осуществляет у закупку работы или услуги или закупку товара у единственного поставщика не по п.12 ч.1 статьи 93, то он также может провести ее в электронной форме с использованием любых площадок. Так, некоторые субъекты РФ выпустили региональные Постановления, благодаря которым они могут размещать малые закупки на собственных электронных площадках.

У Калужской области, например, есть соответствующий портал «Малые закупки Калужской области», у Москвы «Портал поставщиков», Московская область предлагает использовать «Электронный магазин Московской области».

Чтобы участвовать в малых закупках, поставщик должен быть зарегистрирован на «ЕИС» и площадке, где проводят закупки. При этом важно, что до окончания регистрации должно оставаться не менее трёх месяцев. Участником закупки может быть любое физическое лицо (в том числе зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя) и юридическое лицо, за исключением оффшорных компаний.

Что изменилось

Как уже говорилось, главным изменением в закупках в малом объёме стало увеличение лимита до 3 млн рублей. Повышение произошло с момента вступления в силу положений Федерального закона от 31.07.2020 №№ 249-ФЗ.

Новый лимит действует только для малых закупок товаров, проводимых на федеральных электронных площадках. С 1 октября 2021 года вступят в силу и другие нормы закона.

В частности, будет введена функция взаимосвязи закупок малого объёма и Единой информационной системы.

Порядок проведения

Суть работы региональной площадки отличается от обычных ЭТП (Электронных торговых площадок). Поставщики регистрируются на сайтах этих площадок и выставляют коммерческие предложения, которые называются офертами, на свою продукцию.

Заказчик ищет поставщика самостоятельно, выбирая их на региональной площадке. Он может предложить исполнителю принять участие в быстром аукционе либо заключить с ним прямой договор на поставку.

В упрощённом виде схема выглядит следующим образом:

  1. Размещение предложений.

  2. Поставщики размещают предварительные коммерческие предложения на электронной площадке. В них входит подробная информация о товарах: цена, сроки поставки, количество и т.д.

    Предложения можно изменять до тех пор, пока заявка не была отправлена оператором заказчику. Важно помнить, что одно предложение действует в течение месяца, поэтому его нужно продлевать каждый раз.

    Подписывает предложение поставщик электронной подписью. Можно использовать «Астрал-ЭТ» c любым тарифом из линейки «Торги».

  3. Публикация извещения.

  4. Заказчики публикуют извещение о закупке товара у единственного поставщика на ЕИС. В течение часа оно автоматически дублируется на региональный сайт, где будет проходить закупка.

    В извещении заказчик указывает один товар с начальной ценой, сроком и местом поставки. К одному и тому же месту поставки заказчик не может указывать разные цены.

  5. Отбор предложений.

  6. Предложения поставщиков отбираются на том региональном портале (площадке), где заказчик разместил извещение. Оператор производит отбор заявок в течение одного часа с момента публикации извещения.

    На одно извещение отбираются до пяти предложений поставщиков, которые соответствуют требованиям заказчика. Предпочтение отдаётся заявкам с наименьшей ценой. Во время отбора оператор также проверяет участников на отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей).

  7. Рассмотрение заявок.

  8. После того как оператор направляет заявки заказчику, тот должен их рассмотреть и выбрать подрядчика в течение одного рабочего дня. После проведения процедуры заказчик формирует протокол с итогами, подписывает его электронной подписью и направляет оператору. В протоколе должно содержаться решение по каждой заявке с обоснованием.

  9. Заключение контракта.

  10. С поставщиком, который сделал самое выгодное предложение и был выбран заказчиком, заключается контракт. Процедура выполняется не раньше, чем через два рабочих дня после направления протокола оператору, после чего у обеих сторон будет 1 рабочий день на подписание контракта.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *