5 главных новостей 2023 года для кадровиков

С 1 января 2022 года вновь произошли множественные изменения в законодательстве: новый МРОТ, изменения в ТК РФ, новые требования к выплате зарплаты, обновленные формы отчетности. Важная поправка касается выдачи больничных листов только в электронной форме.

Для читателей нашего сайта мы вели специальную рубрику «Изменения с 2022 года», в которой публиковали подробные статьи про поправки. В данном обзоре мы коротко обобщили все самое важное. Вся информация для вашего удобства сгруппирована по темам. Кликните по интересующей вас тематике — и вы сможете ознакомиться в поправками в соответствующем разделе таблицы.

Надеемся, что этот обзор изменений сделает вашу работу немного проще 🙂

Суть изменения с 2022 года

Пояснение

Заработная плата
Утвердили новый МРОТ	С 1 января 2022 года новый федеральный МРОТ — 13 890 рублей. С этой даты по-новому считайте зарплату, отпускные и пособия. Регионы имеют право устанавливать в течение года свой размер минимальной зарплаты.
Защитили от взысканий минимальный доход должника-гражданина	С 1 февраля 2022 года чтобы сохранить зарплату и иные доходы ежемесячно в размере прожиточного минимума, должник может обратиться в подразделение судебных приставов с заявлением. В заявлении необходимо указать счет, с которого нельзя списывать больше прожиточного минимума. Исключение – взыскание алиментов, возмещение вреда, причиненного здоровью, вреда в связи со смертью кормильца, ущерба, причиненного преступлением
Дополнен порядок исчисления периодов работы, дающей право на досрочную страховую пенсию по старости	С 2022 года в стаж работы включаются периоды профобучения и дополнительного профобразования, являющиеся условием выполнения сотрудниками определенных видов деятельности и обязанность проведения которых возложена на работодателя. При этом в течение данных периодов за работником должны сохраняться место работы, должность, средняя зарплата, а также должны платиться взносы на ОПС (Постановление Правительства от 10.09.2021 № 1532).
Изменены предельные базы страховых взносов на 2022 год	на ОПС — 1 565 000 руб., на ВНиМ — 1 032 000 руб.
Больничные будут выплачивать быстрее	С 2022 года на два дня сокращен срок, в который работодатель направляет в ФСС сведения для начисления пособия за счет фонда. Теперь у бухгалтера только 3 дня на отправку данных поступившего больничного и общих сведений о застрахованных лицах, таких как паспортные данные, адрес места жительства, СНИЛС и т. д. (ст. 13 Федерального закона от 30.04.2021 №126-ФЗ).
В 2022 году отчитываться по страховым взносам будем на новом бланке

10 важных нововведений для кадровика в 2022 году

Месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже МРОТ. Также величина МРОТ в отдельных случаях может повлиять на размер пособий по социальному страхованию.

Больничные листы – только в электронной форме. Бумажные больничные в виде исключения останутся только для лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также для тех, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.

Подписанный электронной подписью врача больничный лист размещается в ГИС ЕИИС «Соцстрах».

Застрахованное лицо может получить выписку с номером электронного бюллетеня, однако работодателю никаких документов на бумажном носителе, будь то распечатка электронного листка нетрудоспособности, талон из медорганизации и пр., от работника получать не требуется.

Более того, со следующего года работник вообще может не уведомлять работодателя о том, что ему открыт больничный – информация из поликлиники поступит в ФСС России, и тот сам сообщит работодателю.

Конечно, для этого между учреждением и ФСС России должен быть налажен электронный документооборот. И если в 2021 году участие работодателя в информационном обмене было добровольным, то со следующего года подключиться к системе электронного документооборота Фонда нужно обязательно.

Сокращен срок для предоставления сведений в ФСС России.

В 2022 году страхователь будет обязан направить запрашиваемые органом ФСС России документы и сведения в течение 3 рабочих дней. В нынешнем году, напомним, на это отводится 5 дней.

Порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством будет беззаявительным.

Закреплен механизм назначения и выплаты пособий без заявления застрахованного лица – с использованием электронного документооборота между страхователем, медорганизациями, уполномоченными органами.

Например, для назначения пособия по беременности и родам сведения о размере зарплаты будут поступать в ФСС России от работодателя, а о факте рождения ребенка – из Единого госреестра ЗАГС.

С 2022 года обновлен порядок подсчета страхового стажа для пособий.

Изменены документы и сведения, подтверждающие страховой стаж, уплату платежей на социальное страхование. Кроме того, установлено, что периоды работы за границей до получения гражданства России могут включаться в стаж при наличии соответствующего межгосударственного соглашения.

С 2022 года – новый порядок расчета больничных, «декретных» и иных пособий, который мало чем отличается от привычного: в расчетный период все так же входят два календарных года, предшествующие году, в котором наступила болезнь или открыт больничный по беременности и родам; средний дневной заработок для пособий по временной нетрудоспособности определяется путем деления заработка, начисленного за расчетный период, на 730.

Уточнены положения об учете среднего заработка в случаях, когда Гражданин на момент наступления страхового случая работает в нескольких местах. Закреплено, что пособие по временной нетрудоспособности не может быть ниже МРОТ. Предусмотрено применение районных коэффициентов к зарплате и среднему заработку для исчисления пособий.

СЗВ-СТАЖ нужно будет подавать в ПФР чаще. Предоставить сведения нужно будет в том числе на работников, оформивших заявление:
на срочную пенсионную выплату;
на единовременную выплату средств пенсионных накоплений.

Скорректировано и требование о сроке предоставления сведений. Напомним, сейчас это три календарных дня со дня обращения работника. Со следующего года отведенные дни станут считать либо так же, либо от дня поступления запроса в Пенсионный фонд.

Неправомерно выплаченное пособие работодатель должен будет вернуть в бюджет ФСС России.

С 2022 года вводятся два новых вида камеральных и выездных проверок, в рамках одного из которых ФСС России проверит полноту и достоверности предоставляемых страхователем сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий.

Если по итогам такой проверки будет выявлено, что документы недостоверны, ФСС России вправе выставить работодателю требование о возврате выплаченных средств.

Новые штрафы для работодателей. Представление страхователем недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия, если это повлекло излишне понесенные ФСС расходы по выплатам, грозит штрафом в размере 20% от суммы излишне понесенных расходов, но не более 5 тыс. руб.

и не менее 1 тыс. руб. Нарушение срока представления Фонду сведений, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, обойдется в 5 тыс. руб.

А за отказ в представлении истребуемых Фондом для проверки документов или представление их с нарушением установленного срока придется заплатить по 200 рублей за каждый документ.

Работодатели, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 25 человек, с 1 января 2022 г. обязаны размещать на единой цифровой платформе «Работа в России» информацию о вакансиях и о наличии специальных рабочих мест, оборудованных (оснащенных) для работы инвалидов.

С 2022 года изменится порядок оплаты допрасходов на реабилитацию застрахованных лиц в связи с несчастными случаями и профзаболеваниями. Кроме того, утвержден порядок возмещения расходов на оплату выходных для ухода за детьми-инвалидами

С февраля 2022 года ежемесячные доходы работника-должника в размере прожиточного минимума будут защищены от списания по долгам.

В марте 2022 года вступят в силу масштабные поправки в раздел «Охрана труда» ТК РФ, а также целый пакет подзаконных нормативных правовых актов в сфере охраны труда. Со всеми изменениями в законодательстве можно ознакомиться в нашем Обзоре.

Источник: информационно-правовой портал ГАРАНТ.РУ

Подписаться на журнал

Изменения в работе кадровика в 2022 году: обзор 115 10 минут

Эксперты Системе Кадры назвали 10 изменений, которые произойдут в работе кадровиков в 2022 году. В рекомендации подробные комментарии, памятки, а также образцы документов, которые нужно оформить.

Только в Системе Кадры вы получите готовые решения от специалистов Роструда и Минтруда, мощную правовую базу и экспертную поддержку, видеосеминары от лучших лекторов с подробным изложением важных моментов. Чтобы читать рекомендации экспертов Системы Кадры и скачивать образцы без ограничений, активируйте бесплатный демодоступ на три дня >>>

Изменение 1. Переход на электронный кадровый документооборот в 2022 году

Теперь все работодатели могут отказаться от бумажных документов и перейти на электронный кадровый документооборот. Дела это или нет, работодатель решает сам.

Перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы, которые оформляете на бумаге или с которыми знакомите сотрудников под подпись. Исключение – трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. Эти документы оформляйте, как раньше.

Какие документы необходимо оформить для перехода на ЭКДО

Изменение 2. Новые льготы сотрудникам в 2022 году

Расширили перечень сотрудников, которых можно привлечь к работе ночью и сверхурочно, а также к труду в выходные и праздники только с их согласия. Кроме того, работодателю нужно получать согласие на командировку у инвалидов и у нового перечня льготных сотрудников.

❗ Обновите локальные акты, где есть пункт с перечнем категорий работников, у которых нужно брать согласие на работу в ночное время, сверхурочную работу, а также согласие на работу в выходные и праздники. Например, Правила внутреннего трудового распорядка, положение о сверхурочной работе.

Изменение 3. Больше сотрудников смогут получить отпуск за свой счет в 2022 году

Работники, которые ухаживают за членом семьи или иным родственником — инвалидом I группы, могут взять отпуск без сохранения зарплаты на две недели. Это правило действует в случае, если такую гарантию работодатель закрепил в коллективном договоре.

Коллективный Договор. Порядок предоставления отпуска за свой счет льготным категориям работниковЕсли планируете предоставлять отпуска без сохранения зарплаты работнику, который ухаживает за членом семьи или иным родственником — инвалидом I группы, внесите это условие в коллективный договор.Скачать образец на 2022 год

Изменение 4. Повышение МРОТ в 2022 году

С 1 января 2022 года новый МРОТ – 13 890 руб. Сотрудникам, которые работают на условиях полного рабочего времени, нельзя будет устанавливать и выплачивать зарплату ниже, чем новый МРОТ.

❗ В некоторых регионах установили минимальную зарплату, которая выше МРОТ. Если ваша организация расположена в одном из них, ориентируйтесь на минимальную зарплату в регионе, а не на МРОТ.

Исключение — если МРОТ стал больше, чем минимальный размер зарплаты в регионе. В этом случае ориентируйтесь на федеральный минимум.

Узнать, какая минимальная зарплата в вашем регионе в 2022 году, можете в таблице.

Внесите изменения в локальный акт, где вы закрепили правила, по которым выплачиваете работникам зарплату. Например, в Правила внутреннего трудового распорядка или в положение об оплате труда.

Внесите правки в штатное расписание и повысьте оклады сотрудникам. Это нужно сделать, если платите сотрудникам зарплату в размере МРОТ.

Заключите с такими работниками допсоглашения и укажите в них новый размер зарплаты с учетом МРОТ.

Изменение 5. Отчет о вакансиях на портале «Работа в России» в 2022 году

С 1 января 2022 года работодатели обязаны размещать на портале «Работа в России» сведения о вакансиях в компании, об условиях, на которых будут принимать работников, и специальных рабочих местах инвалидов.

Чтобы разместить информацию о вакансиях, сначала подайте заявление о предоставлении государственной Услуги содействия в подборе, а затем — саму информацию о вакансиях. Чтобы вовремя размещать сведения на портале, назначьте ответственного сотрудника, который будет информировать службу занятости о вакансиях и рабочих местах для инвалидов.

Изменение 6. Новые правила проверок ГИТ в 2022 году

В 2022 году единый реестр проверок, который вела Генпрокуратура, заменил единый реестр контрольных мероприятий. Теперь, чтобы проверить, придут ли к вам инспекторы с плановой проверкой, впишите наименование организации в новом реестре прокуратуры.

Кроме того, с 1 марта 2022 года начнут действовать требования к проверочным листам. Их будут применять при рейдовом осмотре и выездной проверке. При других формах проверок инспектор будет решать сам, нужно ли ему использовать проверочные листы. Чек-листы для проверок тоже изменятся. Роструд планирует утвердить 75 новых форм проверочных листов.

Перечень документов для проверки в рамках кадрового аудита

Изменение 7. Новые правила оформления больничных листов в 2022 году

С 1 января 2022 года больничные листы будут выдавать только в электронном виде. Бумажный формат останется для особых случаев, их определят отдельно. Отказаться принять у работника электронный больничный с января 2022 года работодатель не имеет права. Кроме того, вы обязаны разработать мероприятия по переходу на электронные больничные и проинформировать сотрудников о новых правилах.

❗ Чтобы принимать и оплачивать электронные больничные, зарегистрируйте организацию в системе информационного взаимодействия Фонда социального страхования. Без этого вам не удастся передать в фонд данные, которые необходимы, чтобы работники получили от ФСС пособия. Инструкция: Как зарегистрироваться в системе ФСС >>>

Изменение 8. Новые правила расчета страхового стажа для больничного пособия в 2022 году

С 1 января 2022 года рассчитывайте иначе страховой стаж сотрудникам, которые раньше были гражданами другой страны.

Чтобы правильно рассчитать пособие бывшего иностранца, читайте условия международного договора.

Если в договоре с другим государством будет написано, что стаж, который сотрудник наработал в другой стране, учитывается и в России, рассчитывайте стаж с учетом правил международного договора.

❗ Проверьте, чтобы в локальном акте организации были новые нормы о расчете страхового стажа сотрудника.

Изменение 9. Новые правила обучения сотрудников правилам пожарной безопасности в 2022 году

С 1 марта 2022 года введут новые программы и правила обучения мерам пожарной безопасности. Направляйте на обучение ответственных за пожарную безопасность только в учебные центры. Раньше обучение называли «пожарно-технический минимум», теперь – «дополнительное профессиональное образование».

❗ Перечень сотрудников, которые должны пройти обучение, изменили и сократили. Поэтому направляйте в учебный центр только тех, кто указан в новом перечне.

Поручите ответственному за пожарную безопасность обновить инструкции и локальные акты, которые закрепляют правила пожарной безопасности в организации.

Изменение 10. Отчет по форме СЗВ-СТАЖ по новым правилам

Добавили новые случаи, когда сдавать форму СЗВ-СТАЖ. Сдайте форму СЗВ-СТАЖ, когда сотрудник подает заявление на срочную пенсионную выплату или единовременную выплату всех пенсионных накоплений. ПФР пришлет запрос страхователю. Срок сдачи – три календарных дня со дня, как фонд пришлет запрос. Новые правила сдачи формы СЗВ-СТАЖ применяйте с 1 января 2022 года.

❗ Поправьте локальный акт, в котором прописали правила сдачи отчета СЗВ-СТАЖ. Пропишите в нем два новых случая и срок, когда нужно подавать форму. Уведомьте ответственного сотрудника за подачу отчетов в ПФР о новых правилах сдачи отчета СЗВ-СТАЖ.

10 главных ошибок при ведении кадрового учета в 2022 году

Основной упор руководитель и главный бухгалтер делают на бухгалтерский и налоговый учет. Здесь больше рисков, высокая вероятность проверок и значительные штрафы. При этом другим видам учета: например, миграционному и кадровому, не уделяют должного внимания.

А ведь налоговые инспекторы при комплексной выездной проверке могут запросить любые документы. Визит инспекции по труду тоже может быть неожиданным и не меньше ударит по финансам организации.

Какие ошибки чаще всего встречаются в кадровых документах и к чему приводят — расскажем сегодня.

Ошибка № 1: кадровый учет не организован

Недостаточно только подписывать с работниками трудовые договоры, оформлять им больничные или составлять график отпусков (признаемся, что многие организации не делают даже этого). Нужно вести все положенные по закону документы, а еще правильно их хранить и обрабатывать. Допускать ограниченный круг сотрудников к персональным данным.

Что происходит на практике:

Кадрами никто не занимается. В лучшем случае есть трудовые договоры, заявления на прием и увольнение и некоторые приказы. Никаких соглашений о персданных, положений и других обязательных документов.
Работу по ведению кадров поручают сотруднику, не обладающему необходимыми экспертными знаниями. Обычно это бухгалтер.
Хранение документов не соответствует требованиям законодательства, нарушаются сроки хранения и уничтожения.
Несмотря на применение специальных программ для кадрового учета (например, 1С: Зарплата и кадры), не используется весь функционал, настройки выполнены неправильно, не проводится обновление.

В результате нарушений в системе учета кадров регулярно возникают конфликты с сотрудниками.

К примеру, работодатель не может представить подтверждение заработка бывшей сотрудницы, которая решила заменить годы расчета для выплаты пособия по беременности и родам на новом месте работы. При увольнении ей не были предоставлены нужные справки, а спустя несколько лет документы за тот период просто уничтожили, чтобы не занимали место в офисе.

Начинать создание правильной системы кадрового учета нужно с обращения к профессионалам или найма эксперта. Если же компания не готова сама вести полноценный учет, лучше передать его на аутсорсинг.

Получить консультацию по аутсорсингу от специалистов компании IAS

Штрафы за нарушение трудового законодательства высокие, например, согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП организации грозит Штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Такой штраф могут назначить даже за отсутствие штатного расписания или невыдачу расчетных листков.

Ошибка № 2: не проверяется актуальность кадровых документов

Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах.

В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный Закон от 22.11.

2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше.

От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.

Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными.

Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.

Ошибка № 3: Не учитывается сфера деятельности

Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой Кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК.

Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз).

Ошибка № 4: работодатель неверно устанавливает сроки трудового договора или иные его условия

Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор.

Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность).

И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено.

Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски.

Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года».

Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5.

Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело.

Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше.

Ошибка № 5 Работников не знакомят с локальными документами

Очень часто споры с сотрудниками возникают потому, что они не были ознакомлены с какими либо положениями в компании.

Пример: работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей.

Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был.

В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие.

Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — повышении зарплаты, в т. ч.

Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы (от 30 тысяч до 50 тысяч рублей и выше). А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков.

Ошибка № 6: неверное установление работнику оклада, заработной платы

Чаще всего ошибки связаны с МРОТ. Большинство руководителей ориентируется на федеральный размер минимальной зарплаты, забывая, что может еще существовать региональное соглашение, которое устанавливает более высокую планку.

Кроме того, на минимум потребуется «накрутить» районный коэффициент и северную надбавку, если они установлены в регионе. В 2022 году МРОТ установлен в сумме 13890 рублей. Если, к примеру, в регионе действует северная надбавка 50%, то минимальная зарплата для него составит: 13890 + (50% * 13890) = 20830.

В сфере торговли или оказания услуг большая часть (до 70%) расходов приходится на зарплату. Доверьте ее расчет и составление отчетов по персоналу экспертам IAS:

Все виды расчетов с сотрудниками: зарплата, отпускные, компенсации, больничные, командировки и другие.
НДФЛ, страховые взносы.
Расчет удержаний (Алименты, займы и пр.).
Регламентированная отчетность в ФНС, ПФР и ФСС.
Сопровождение налоговых проверок.
Подготовка управленческих отчетов, справок и сведений.

Ошибка № 7: работникам не предоставляются гарантии и компенсации, не учтены их особенности

При приеме инвалидов существуют определенные квоты, работники на вредном производстве имеют право на получение молока, дополнительных отпусков, беременных женщин нельзя уволить, а некоторых несовершеннолетних принимать на работу без разрешения родителей.

К этим категориям можно добавить предпенсионеров, пенсионеров, студентов, лиц, имеющих детей и т. д.

Бухгалтеру необходимо отслеживать изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве, на то, чтобы вникать в особенности трудоустройства у него просто не будет времени.

Если вы руководитель и рассчитываете, что ваш бухгалтер — высококлассный профессионал и с кадровым учетом справится тоже, то ошибаетесь. Гениальный художник не обязательно отличный механик, так? От него таких способностей даже не ждут. Почему же тогда вы считаете, что такие разные области, как трудовое право, кадры и бухгалтерия это одно и то же?

Совет главбуху и кадровику — включите вопросы об основных особенностях в анкету соискателям:

Наличие инвалидности.
Семейное положение, количество детей.
Проходит ли человек обучение в настоящее время и как учится (очно, заочно) и т.д.

Конечно, это не должно влиять на выбор кандидатов (можно сделать примечание к анкете, что сведения необходимы для предоставления льгот, а вовсе не для дискриминации). ЗАТО у вас уже будет вся базовая информация. Нет нужды говорить, что вопрос, к примеру, гражданства обязательно должен быть отмечен в анкете.

Доверьте аутсорсинг кадров и бухгалтерии компании IAS. Вашим учетом займутся профессионалы с высоким уровнем экспертизы, стоимость обслуживания будет зафиксирована — никаких дополнительных платежей, контроль за работой через мобильное приложение.

Ошибка № 8: Отсутствие графика отпусков и непредоставление отпусков сотрудникам

Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:

если появляются новые сотрудники;
если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.

Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет.

Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше).

Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте.

Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к.

он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность.

Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.

Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно.

Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей.

За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года.

В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей.

Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы:
700 * 28 = 19 600
В 2021 году:
28 * 1 000 = 28 000
Всего — 47 600 рублей.

Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы.

Ошибка № 9: невыдача трудовой книжки, ее задержка или неправильное отправление

Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).

Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя. Не говоря уже о том, чтобы выбросить.

Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.

Если задержать выдачу трудовой книжки, то штраф составит до 50 тысяч рублей на организацию, а на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, как и при других нарушениях согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП.

Ошибка № 10: не заключается дополнительное соглашение при изменении условий трудового договора

Еще одна ошибка — условия труда изменились, но с работником их не согласовали или согласовали, но забыли изменить договор.

Пример: несколько работниц трудились на условиях неполного рабочего дня на 0,5 ставки, а затем попросили работодателя перевести их на полную ставку, руководитель изменил график сотрудницам.

Через год налоговая провела выездную проверку и часть расходов по заработной плате сняла с базы по налогу на прибыль.

Основание простое — работницы получали полную зарплату, но в их договорах указан Тариф 0,5 ставки, все что они получали сверху не предусмотрено договором, а значит эти выплаты нельзя включать в расходы. Работодатель договорился с сотрудницами на словах, а вот допсоглашение с ними не заключил.

Конечно такое решение ФНС можно оспорить, но на это потребуется время, а вот недоимка по налогу может стать причиной не только спора, но еще и блокировки счета.

Поддержка во время проведения выездных налоговых проверок, законная оптимизация, подготовка и выдача необходимых документов сотрудникам.

Оставить заявку на бухгалтерский аутсорсинг

Надеемся, что из этого списка ошибок вы смогли сделать вывод, что кадровый учет нужно соблюдать и для этого несколько причин: выполнение трудового и иного законодательства, соблюдение прав сотрудников, работа без штрафов на организацию и ее руководителя.

Выбирайте удобный вариант работы — наймите грамотного специалиста по кадрам или передайте кадры и расчет зарплаты на аутсорсинг, но не перекладывайте ее на плечи бухгалтера, которому и так есть, чем заняться в 2022 году, когда происходит столько изменений.

Какие изменения ждут кадровиков в 2022 году: смотрите бесплатную онлайн‑конференцию

Программа мероприятия:
10:00 — Открытие конференции.
10:10 — «Обзор изменений трудового законодательства». Евгения Конюхова, Эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства, рассмотрит следующие вопросы:

На что обратить внимание в новом порядке ведения трудовых книжек.
С какими сложностями столкнулись бухгалтеры и кадровики при заполнении новой формы СЗВ-ТД.
Что нужно знать про электронный документооборот в кадровом делопроизводстве.
Кому предстоит передавать сведения о вакансиях через сайт «Работа в России».
Другие актуальные изменения.

Участники получат:

примеры записей в трудовой книжке об увольнениях, о работе по совместительству и трансформации временного перевода в постоянный по новым правилам;
пример заполнения формы СЗВ-ТД при переводе или увольнении работника.

11:10 — «Зарплатные вопросы и пособия для кадровика». Лектором выступит Юлия Бусыгина, эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву. Темы выступления:

МРОТ с 2022 года. Действия работодателя при повышении.

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом ежегодного повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

Особенности оплаты труда в 2022 году.
Пособие по временной нетрудоспособности, детские пособия в 2022 году.
Особенности взаимодействия с ФСС.

Участники получат примеры расчета пособия по временной нетрудоспособности.

12:10 — «Практикум по составлению графика отпусков». Лектор — Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву. В ходе лекции будут рассмотрены следующие темы:

Выбираем оптимальную форму графика.
Кого включать в график и что делать с задолженностями по отпускам за предыдущие периоды.
Оптимальный срок утверждения графика.
Практические советы по порядку оформления графика с примерами заполнения всех граф.
Как превратить график отпусков в эффективный управленческий документ.

Участники получат пример заполнения унифицированной формы графика отпусков.

13:10 — Мастер-класс по управлению персоналом «Технология бесконфликтных увольнений» проведет Елена Соколова, бизнес-тренер по развитию soft skills, консультант по личной эффективности руководителя, эксперт по технологиям работы с клиентом в b2b, специалист по T&D/L&D.

14:00 — Закрытие конференции. Розыгрыш призов.

Мероприятие состоится 30 ноября в 10:00 по московскому времени. Для участия в конференции достаточно зарегистрироваться.

Зарегистрироваться для участия в онлайн‑конференции «Кадры‑2022» В закладки Поделиться 662

Пвтр – 2022: что проверить из-за изменений в законе

14 февраля

1233

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

В последние месяцы трудовое право многократно изменялось. Новшества коснулись: льготников, больничных листов, приема в компанию и увольнения, охраны труда и конечно же – кадрового делопроизводства, в том числе, в связи с переходом на электронный документооборот (далее – ЭДО). Отразите эти изменения в ПВТР. Так вы получите ПВТР – образец 2022.

Обязательный и один из основных документов в компании – это Правила внутреннего трудового распорядка или сокращенно ПВТР (ТК РФ ст. ст. 189 и 190). Благодаря нему поддерживается дисциплина труда и трудовой распорядок в коллективе.

В правилах указывают права, обязанности и ответственность работника и работодателя, порядок приема, увольнения, режим и особенности труда и отдыха, меры поощрений и взысканий, а также иные вопросы, которые важны для работы у конкретного работодателя.

Кроме того, все сотрудники компании должны быть ознакомлены с ПВТР под роспись: при приеме на работу и до подписания трудового договора либо сразу после принятия новой версии этого документа (ст. 8, 68 ТК РФ).

Вот почему ПВТР – одни из первых кадровых документов, которые при проверке у вас запросят сотрудники ГИТ. Они должны быть составлены, согласованы и утверждены правильно, а также – дополнены актуальными сведениями о труде работников. В противном случае работодателю грозит ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Важно! ПВТР обязательны для всех работодателей, у которых есть работники. Исключение – микропредприятия (с численностью сотрудников за последний календарный год не более 15 человек – Федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 209). Они вправе отразить все основные положения ПВТР в трудовых договорах, но только по форме, утвержденной ПП РФ от 27 августа 2016 г. № 858. Иногда положения ПВТР могут быть перенесены в другие документы – в частности, уставы и положения о дисциплине (например, Положение, утвержденное ПП РФ от 25 августа 1992 г. № 621).

Изменения в ПВТР можно оформить несколькими способами. К примеру, вы хотите отразить новые правила в области охраны труда.

Во-первых, сделать это можно в специальном и отдельном разделе, если тема отражена непосредственно в структуре ПВТР (в частности, это может быть одноименный раздел «охрана труда»).

Во-вторых, изменения можно кратко обозначить в общих частях ПВТР. Например, «права и обязанности работника», «права и обязанности работодателя». Это актуально, если в компании принят отдельный локальный акт – Положение об охране труда.

В-третьих, изменения можно отразить в приложении к ПВТР. Например, когда Положение об охране труда принято как приложение к ПВТР.

Другие изменения закона оформляют в ПВТР по аналогии.
Основные изменения 2021–2022, которые следует отразить в ПВТР организации, вы узнаете из таблицы.
Полную версию скачайте здесь.
Изменения, которые важно отразить в ПВТР в 2022 году

Изменение	Пояснение	Где отразить в ПВТР
Упрощены правила приема сотрудника на работу, изменены правила увольнения. Отменены обязательные приказы о приеме на работу и личная карточка, повсеместно введены электронные книжки – ст. 68 ТК РФ, Приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н, Постановление ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п)	Теперь работодатель издает приказ о приеме на работу, а также ведет личную карточку работника по своему желанию. При приеме на работу не нужно предъявлять бумажную трудовую, если работник выбрал электронный вариант этого документа (достаточно выписки по форме СТД-Р или СТД-ПФР). По этой причине изменились документы, которые принимает и ведет работодатель, а также – заполняет и выдает работнику при увольнении	В разделах о приеме на работу и увольнении

Алгоритм действий для перехода на ЭДО вы найдете в статье на нашем сайте.

А об электронном листке нетрудоспособности и новом порядке назначения и выплаты пособий, читайте здесь.

ПВТР могут быть приняты:

как приложение к коллективному договору (и тогда они считаются его частью);
как самостоятельный документ (отдельный локальный акт: например, когда колдоговора в компании нет – ст. 189 и 190 ТК РФ).

От способа принятия зависит, как именно вы будете отражать в ПВТР изменения закона:

ПВТР утверждены путем проставления грифа, подписи и даты – нужно составить и утвердить новые (когда новых положений мало – утвердить изменения и дополнения ПВТР);
ПВТР введены в действие приказом – достаточно издать новый приказ и отразить изменения в нем (о внесении изменений или об утверждении новой редакции ПВТР);
ПВТР – часть коллективного договора – увы, изменять придется сам колдоговор (ст. 44 ТК РФ).

Как разработать, согласовать и утвердить ПВТР, вы узнаете в статье на нашем сайте.

Обратите внимание! ПВТР – бессрочные, если они приняты как отдельный документ. Действуют, пока существует компания, если иное не установлено в тексте. Если же ПВТР – приложение к колдоговору, то максимальный срок их действия – три года с правом продления еще на три года (ст. 43 ТК РФ).

Все о видах и порядке принятия в компании локальных нормативных актов: от проекта до утверждения и уведомления работников вы узнаете из новейшего практического курса.

Если ПВТР компании принят как самостоятельный документ, утвержденный грифом и подписью руководителя, то пошаговый алгоритм, как внести изменения в документ скачайте здесь.

Изменения в ПВТР вносят приказом. Образец мы подготовили, его можно скачать здесь.

Если ПВТР приняли как приложение к коллективному договору, то пошаговый алгоритм, как внести изменения в документ скачайте здесь.

Важно! В тексте колдоговора может быть предусмотрен свой порядок внесения в него изменений. Если он есть, следуйте ему (ст. 44 ТК РФ).