Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия в 2022 году

Ситуация под контролем: сервисы работоспособны, а ваши данные в безопасности. Возможны замедления работы сайта, личного кабинета и мобильного приложения. Ведутся работы, скоро проблема будет решена.

Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия в 2021 году

До 2021 года в РФ не было специального нормативного акта, посвящённого документам и документообороту в бухгалтерском учёте.Теперь такой стандарт появился — это новый ФСБУ 27/2021. Принципиально новых моментов в нём не так много и касаются они в основном электронных документов. Мы сделали обзор нового стандарта — проверьте, всё ли вы делаете правильно.

Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия в 2021 году

Новый стандарт в общем случае будут обязаны применять все экономические субъекты, действующие на территории РФ и обязанные вести бухучёт. Это все юридические лица, которые созданы в соответствии с российским законодательством.

Индивидуальные предприниматели и частнопрактикующие специалисты, например, нотариусы и адвокаты, имеют право не вести бухгалтерию, если ведут налоговый учёт.

Это же относится и к структурным подразделениям иностранных компаний, которые действуют на территории РФ (п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Поэтому на иностранных бизнесменов и российских индивидуальных предпринимателей ФСБУ 27/2021 в общем случае не распространяется.

Ещё два исключения:

  1. ФСБУ 27/2021 не должны применять бюджетники.
  2. Финансовые организации могут не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021, если инструкции ЦБ по оформлению бухгалтерских документов содержат положения, отличные от ФСБУ 27/2021.

На новый стандарт нужно перейти не позднее 1 января 2022 года.

Добровольно начать применять ФСБУ 27/2021 можно уже в 2021 году (п. 2 приказа Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Новый стандарт распространяется на две категории документов:

  1. Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые события, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов и т.п.
  2. Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и обязательствах компании, а также об источниках финансирования бизнеса. Всё перечисленное — это объекты бухучёта.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем иметь в виду как первичку, так и учётные регистры.

В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке. Документы, которые составлены на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский.

Все денежные величины в документах отражают в рублях. Если операция отражена в валюте, нужно одновременно указать её сумму в валюте и в рублях. Пересчитывать сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ РФ на дату операции.

Дата документа — это дата его подписания ответственным лицом. Если документ составлен не в момент совершения ФХЖ, нужно указать две даты: дату самого ФХЖ и составления документа.

Если документ составлен не сразу на основе ФХЖ, а на основании другого (оправдательного) документа, то в итоговом документе должна быть информация, которая позволяет идентифицировать оправдательный документ. Обычно это наименование, дата составления и номер.

В отдельных случаях можно оформлять один документ на несколько ФХЖ или на определённый период:

  1. При отражении в учёте нескольких связанных или повторяющихся ФХЖ, например, периодических отгрузок по одному договору.
  2. При оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов.
  3. При отражении длящихся ФХЖ, например, начислении амортизации или процентов.

При составлении обобщённых первичных документов организация сама определяет их периодичность с учётом особенностей конкретной операции. Документ можно составлять раз в квартал, месяц, неделю, сутки.

Например, если по договору проходят 2-3 однотипные отгрузки в месяц, то достаточно составлять итоговый документ ежемесячно.

А если таких отгрузок в месяц будет 20-30, логичнее перейти на еженедельное оформление.

В любом случае обобщённый первичный документ нужно составлять на каждую отчётную дату. В зависимости от требований закона и принятых на предприятии регламентов это может быть конец месяца, квартала или года.

Систему учётных регистров нужно организовать так, чтобы соблюдались основные принципы бухучёта:

  1. Полнота. Все пользователи должны иметь возможность получить из данных бухучёта необходимую им информацию. Это, в первую очередь, собственники бизнеса и руководители, а также внешние пользователи: инвесторы, банки, контрагенты, государственные органы.
  2. Хронологическая и систематическая запись. Объекты бухучёта нужно отражать в документах последовательно и группировать в соответствии с их экономическим смыслом.
  3. Аналитический и синтетический учёт. Все бухгалтерские данные нужно отражать как в разрезе отдельных объектов, так и обобщённо, исходя из экономического смысла операции. Например, при начислении зарплаты аналитический учет нужно вести по кредиту счета 70 в разрезе работников. А итоговую сумму начисленной зарплаты затем следует распределить между счетами по учёту затрат в зависимости от категории работников.
  4. Системность. Все данные бухучёта должны быть связаны между собой. Данные аналитического учёта должны соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учётных регистров — строкам бухгалтерской отчётности.
  5. Обоснованность и достоверность. Все бухгалтерские записи должны в точности соответствовать первичным документам и отражать объекты бухучёта без пропусков.
  6. Своевременность. Данные нужно своевременно отражать в бухучёте, чтобы оперативно предоставлять текущую информацию пользователям и формировать отчётность в установленные сроки.
  7. Юридическая значимость. Бухгалтерские документы должны выступать в качестве подтверждения хозяйственных операций. Для этого они должны содержать необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ: сведения о компании, дату, суть операции, денежное измерение и подписи ответственных лиц. А отдельные виды документов, например, кассовые и банковские, должны строго соответствовать установленным формам.

При оформлении бухгалтерских документов на бумаге следует учитывать то, что их затем нужно будет хранить в течение длительного срока.

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов и отчётности составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но для отдельных видов документов этот период может быть намного длиннее. Например, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, нужно хранить 50 лет.

Поэтому записи в документах нужно проводить такими средствами, чтобы они были читаемы и через длительное время. Обычно для этого используют чернила, краску или шариковую ручку. Нельзя заполнять бухгалтерские документы простым карандашом.

Подписывает бухгалтерские документы руководитель компании, а также те сотрудники, которым он предоставил такое право. Это может быть заместитель руководителя, главбух и т.п.

При подписании электронного документа организация в общем случае может использовать один из трёх видов электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП).

Простую электронную подпись на практике применяют редко, т.к. она не обеспечивает защиту документа от изменений. Выбор между УНЭП и УКЭП зависит от требований закона, внутренних регламентов компании, а также договорённостей с контрагентами и сотрудниками.

Например, при заключении, изменении или расторжении трудового договора в электронном виде работодатель обязательно должен использовать УКЭП. А другие кадровые документы (приказы, распоряжения и т.п.) можно по согласованию с работником заверять и подписью более низкого уровня защиты (ст. 312.3 ТК РФ).

Если бухгалтерский документ сформирован в электронном виде, то учётная программа должна позволять распечатать бумажную копию.

При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные.

Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные. Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.

Нельзя исправлять бухгалтерские документы с помощью подчисток, замазываний и других подобных способов, которые скрывают исходный текст.

Электронный бухгалтерский документ можно исправить путём замены на новый, составленный без ошибок. В новом документе следует проставить дату исправления, а также отметку о том, что документ составлен взамен ошибочного. Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный.

Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.

В регистре бухучёта исправления также можно делать с помощью корректирующих проводок:

  1. Запись со знаком минус (сторно), если была ошибочно сделана лишняя проводка.
  2. Дополнительная запись, если изначально операция была отражена в учёте не полностью или вообще отсутствовала.
Читайте также:  Стимулирующие и компенсационные выплаты бюджетникам унифицируют

Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе.

Документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально. В частности, нельзя перевести бумажный документ для хранения в электронный вид. Точнее, можно сделать цифровую копию, но при этом подлинником все равно будет считаться бумажный документ и его нельзя уничтожать до окончания установленного срока хранения.

В обратной ситуации действует то же правило: если документ изначально был составлен в электронном формате, то нельзя распечатать его для хранения, подписать, а затем удалить электронную версию из базы.

В общем случае хранить бумажные документы и размещать электронные базы данных нужно на территории РФ. Компании, которые работают за рубежом, должны обеспечить хранение документов в соответствии с законодательством стран, где они ведут деятельность.

Порядок доступа к бухгалтерским документам для внутренних и внешних пользователей определяет руководитель организации. При каждом получении доступа к бухгалтерской информации об этом следует проинформировать лицо, ответственное за ведение учёта. Обычно это или штатный главбух, или аутсорсинговая компания, или бухгалтер-фрилансер.

Движение бухгалтерских документов в компании нужно организовать таким образом, чтобы обеспечить:

  1. Своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию. За это отвечают должностные лица, которые составили и подписали тот или иной документ.
  2. Своевременную регистрацию ФХД и других объектов учёта, составление учётных регистров и формирование на их основе бухгалтерской отчётности.
  3. Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах, от несанкционированного доступа.
  1. ФСБУ 27/2021 распространяется на российские юридические лица, за исключением бюджетных организаций.
  2. В стандарте отражены все аспекты работы с бумажными и электронными бухгалтерскими документами: особенности заполнения и подписания, внесение исправлений, документооборот и хранение.
  3. Большинство правил, прописанных в стандарте, уже были отражены в других нормативных актах. Нововведения касаются в первую очередь порядка работы с электронными документами. Это выбор варианта электронной подписи, исправление ошибок путём составления нового электронного документа и хранение документа в том формате, в каком он был составлен изначально.
  4. ФСБУ 27/2021 обязательно применять с 01.01.2022 года, но добровольно можно и раньше.

Фсбу 27/2021. документы и документооборот в бухгалтерском учёте

19 июня 2021 года вступил в силу Приказ Министерства финансов РФ «Об утверждении ФСБУ 27/2021 ʺДокументы и документооборот в бухгалтерском учётеʺ» от 16.04.2021 № 62н. Стандарт обязателен для применения  с 1 января 2022 года (досрочное применение разрешено).

Данный стандарт регламентирует:

  • требования к документам бухгалтерского учёта – первичным учётным документам и регистрам бухгалтерского учёта;
  • их исправление;
  • их хранение;
  • организацию документооборота в бухгалтерском учёте: движение документов бухгалтерского учёта в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности и помещения в архив).

Стандарт позволяет считать первичными любые документы, которые компания создала или получила в хозяйственной деятельности. Это могут быть договоры, решения суда, квитанции об оплате, торговые счета, кассовые чеки и пр. (подп. «г» п. 8 ФСБУ 27/2021). Но в документах должны быть обязательные реквизиты по Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

По п. 3 № 402-ФЗ  первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно по его окончании.

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учётных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учёта, а также достоверность этих данных.

Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия в 2021 году

Требования ФСБУ 27/2021 к документам:

  • записи в бумажных документах краской, чернилами, шариковой ручкой должны быть читаемы не менее пяти лет;
  • запрещено делать записи средствами, не обеспечивающими их сохранность (в частности, простым карандашом);
  • первичный документ принимают к учёту один раз.

Допускается оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (например, начисление процентов, амортизация активов), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (например, поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учётными документами, составляемыми с периодичностью (например, сутки, неделя, месяц, квартал), определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности.

Допускается оформить одним первичным документом:

  • несколько связанных фактов хозяйственной жизни;
  • ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами.

В качестве даты составления первичного учётного документа указывается дата его подписания лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за её оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.

В случае включения обязательных реквизитов в первичный учётный документ на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (оправдательный документ), указывается информация, позволяющая идентифицировать соответствующий оправдательный документ.

В ФСБУ 27/2021 нет требований к электронной подписи (ЭП). Если в законе не установлен обязательный вид ЭП, организация может определить его сама, в том числе по соглашению с контрагентами. Если электронный документ сформирован, то должна быть возможность изготовить его бумажные копии.

Требования ФСБУ 27 к системе регистров бухучёта:

  • полнота информации;
  • отражение объектов бухгалтерского учёта в хронологической последовательности и систематическая запись;
  • ведение бухгалтерского учёта на синтетических счетах и аналитических счетах;
  • системность информации;
  • обоснованность учётных записей;
  • достоверность информации;
  • своевременность информации;
  • юридическая значимость учётных записей.

Информация предоставлена экспертом в области бухгалтерского учёта, аудита и МСФО Светланой Александровной Бобовниковой.

Более подробно об этих и других изменениях в сфере ФСБУ можно узнать в рамках курса повышения квалификации «Федеральные стандарты бухгалтерского учёта в  2021 году: новые правила учёта и практическое применение (для коммерческих организаций)». Он пройдёт в период 02 ‒ 10.12.2021 в УЦ «Что делать Квалификация».

Фсбу 27/2021: документы и документооборот — контур.ндс+

Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия в 2021 году

Приказом от 16.04.2021 № 62н Минфин утвердил новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Значительных изменений Стандарт не внёс. Рассмотрим основные изменения.

Термины

ФСБУ 27/2021 нормативно определяет основные термины:

  • документы бухгалтерского учёта — первичные учётные документы (ПУД) и регистры бухучёта
  • документооборот — движение в организации документов бухгалтерского учёта с момента их составления и до завершения исполнения (например, до помещения в архив либо до использования при составлении отчётности)

Руководитель контролирует документооборот, чтобы своевременно отобразить данные в бухучёте и защитить документы от несанкционированного доступа.

Реквизиты

Появилось определение даты составления ПУД – это дата подписания документа лицом, которое совершило операцию (заключило сделку) и ответственно за её оформление.

Первичный учётный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Поэтому Стандартом установлено новое правило: если дата составления первичных документов не совпадает с датой совершения факта хоз. жизни, который оформляется этим документом, то вместе с первой датой (п. 2 ч. 2 ст.

9 ФЗ «О бухгалтерском учёте») указывается и вторая (подп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Ещё один новый термин – «оправдательный документ». Это документ, который содержит сведения о факте хозяйственной жизни: кассовый чек, судебный акт и т.д. Обязательные реквизиты вносят в ПУД на основании оправдательного документа.

Если оправдательный документ содержит все реквизиты ПУД, его можно использовать без оформления отдельного ПУД. В оправдательный документ можно и не включать все реквизиты, свойственные ПУД, но его реквизиты необходимо внести в первичные документы.

Также в Стандарте указано, что, помимо обязательных, в ПУД можно включать дополнительные реквизиты.

Оформление документов: новые требования

Новый ФСБУ установил следующие требования к оформлению документов:

  1. Документы бухучёта нужно составлять на русском языке либо с построчным переводом. Но, если документ составлен на другом языке по законодательству страны, в которой осуществляется деятельность, построчный перевод не требуется. Он нужен только для регистра бухучёта.
  2. Стоимость объекта бухучёта указывается в рублях. Если она выражена в валюте, в регистр вносится и валютная сумма. Сумма в валюте пересчитывается в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. 
  3. Несколько фактов хоз. жизни допускается оформить одним ПУД. К примеру, в авансовом отчёте по командировочным расходам отображаются все расходы работника в командировке: проживание, проезд, питание и другие.
  4. Допускается оформить длящиеся (начисление процентов, амортизация и т.д.) и повторяющиеся (периодические отгрузки продукции, авансовые отчёты и т.п.) факты в периодически составляемых ПУД. Периодичность организация устанавливает самостоятельно, исходя из сущности фактов и рациональности. Важно: не допускается наличие не «закрытых» документами фактов, на отчётную дату (сутки, неделя, месяц, квартал, год).
Читайте также:  Награда "мать-героиня" и орден "родительская слава": условия и правила получения, особенности получения, льготы и пособия

Порядок внесения исправлений

С учётом требований Стандарта организация самостоятельно определяет порядок исправления бухгалтерских документов, когда это допустимо.

Порядок исправления бумажного документа:

  1. Ошибочные данные (сумма, дата и т.д.) зачёркиваются, верные – пишутся над ними. Зачёркнутые данные должны быть читабельны.
  2. Пометка «Исправлено» ставится с указанием даты исправления под подписи ответственных лиц с расшифровками.
  3. Запрещается исправлять документы подчистками – замазывать, стирать.

Электронный документ исправляется по тому же принципу. Можно составить новый электронный документ по следующим правилам:

  • нужно упомянуть, что это замена первоначального документа
  • указать дату исправления и электронные подписи ответственных лиц с расшифровкой
  • невозможно использовать новый документ в отдельности от первоначального

Регистры бухучёта исправляются дополнительным способом – исправительной записью. Она может быть:

  1. Сторнировочной – запись на сумму, равную исходной, либо на часть суммы со знаком «минус».
  2. Дополнительной – запись, равная сумме, которая дополняет ошибочную сумму до правильной.

Правила хранения документов и получения доступа к ним

Новым ФСБУ установлены правила хранения бухгалтерских документов:

  1. Хранение допускается только в том формате, в котором документы были составлены: электронные – в электронном виде, бумажные – на бумаге. Нельзя переводить бумажные документы в электронные для хранения.
  2. Документы и данные в них необходимо хранить на территории России. Но, если законодательство страны, где ведётся деятельность, требует хранить документацию на её территории, нужно соблюдать это требование.
  3. Правила получения доступа к бухгалтерским документам организация разрабатывает самостоятельно. О предоставлении доступа к ним должен быть проинформирован главный бухгалтер или лицо, ответственное за ведение бухучёта (в том числе по договору).
  4. При утрате, порче документов необходимо принять все возможные меры для их восстановления.

Порядок вступления в силу нового ФСБУ

Новый Стандарт станет обязательным с 1 января 2022-го, но возможно досрочное применение, если соответствующее положение внесено в учётную политику (п. 7 ПБУ 1/2008).

Фсбу 27/2021 — документы и документооборот | «правовест аудит»

Правила, установленные ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», должны исполнять экономические субъекты, включая кредитные и некредитные финансовые компании, деятельность которых регулирует ЦБ РФ.

На организации бюджетной сферы ФСБУ 27/2021 не распространяется (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Для целей ФСБУ 27/2021 документы — это первичная учетная документация и регистры бухгалтерского учета, а документооборот — движение документов с момента их составления экономическим субъектом до завершения исполнения (то есть до момента, когда они будут использованы для формирования бухгалтерской отчетности, а затем переданы в архив).

На документы по-прежнему распространяются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но теперь для них стали обязательными и правила ФСБУ 27/2021.

Документ бухгалтерского учета должен быть составлен на русском языке, если документ составлен на иностранном языке, то к нему должен быть приложен построчный перевод на русский язык ( п. 5 ФСБУ 27/2021).

Составление первичных документов на иностранном языке допустимо, если место деятельности находится за пределами РФ и по законодательству (правилам) этой страны документы бухгалтерского учета составляются на языке этой страны (абз.1 п. 6 ФСБУ 27/2021).

Такой подход не применим к регистрам бухгалтерского учета (абз. 2 п. 6 ФСБУ 27/2021). Они должны быть построчно переведены на русский язык.

К обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся все те, что перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Требования распространяются как на «внешние» документы, то есть полученные от контрагентов (торговый товарный счет и пр.), так и на «внутренние» — составленные внутри экономического субъекта (авансовый отчет и пр.).

При этом ФСБУ 27/2021 конкретизирует, что дата составления первичного учетного документа — это дата подписания первичного учетного документа лицом, совершившим операцию и ответственным за ее оформление, или лицом, ответственным за оформление совершившегося факта деятельности. Если дата составления документа отличается от даты совершения хозяйственной операции, то дата совершения хозяйственной операции также подлежит отражению в первичном документе.

К сведению! К обязательным реквизитам документа, указанным в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, можно добавить дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021)

Если экономический субъект включает обязательные реквизиты в первичный документ на основании другого документа, где фиксируются данные о событии, произошедшем в хозяйственной деятельности, то есть на основании оправдательного документа, то указываются также и реквизиты такого оправдательного документа.

При подготовке первичной учетной документации допускается оформление одним документом:

  • несколько связанных событий хозяйственной деятельности
  • ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами

К сведению! Все записи в документах должны быть произведены средствами, обеспечивающими их сохранность. К ним не относится простой карандаш (п. 13 ФСБУ 27/2021)

Экономический субъект вправе самостоятельно определять периодичность формирования документации в отношении:

  • длящихся событий хозяйственной деятельности (амортизация объектов и др.)
  • повторяющихся событий хозяйственной деятельности (поставка товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.)

Периодичность составления документов может быть любая: сутки, неделя, месяц, квартал. При принятии решения необходимо исходить из существа события и требования рациональности и, конечно, документы должны обязательно быть сформированы на отчетную дату.

Достоверность сведений, указанных в первичных учетных документах, подтверждают лица, составившие такие документы и подписавшие их (п. 30 ФСБУ 27/2021). Аналогичный порядок действует в отношении лиц, поставивших свою подпись в регистрах. Такие лица отвечают за правильность отражения объектов в бухгалтерском учете (п. 11 ФСБУ 27/2021).

К сведению! Перечень лиц, уполномоченных ставить подпись устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021)

Если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект самостоятельно выбирает вид электронной подписи из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 17 ФСБУ 27/2021).

К сведению! Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия (п. 17 ФСБУ 27/2021). Следовательно, если другую сторону не устраивает простая электронная подпись, то письменно может быть оговорено использование наиболее защищенного варианта — усиленной квалифицированной электронной подписи.

По мнению ФНС России, при оформлении первичных учетных документов экономический субъект вправе организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при выполнении требований, установленных в статье 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. К таким документам не будет претензий для целей налогового учета (Письмо ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@ согласовано с Минфином России).

В регистрах бухгалтерского учета указывается величина денежного измерения объектов. Она едина и это — рубль. При этом не важно, где и в какой валюте совершалась хозяйственная операция экономическим субъектом.

Однако, есть нюансы: регистр бухгалтерского учета может содержать одновременно два денежных измерителя (иностранная валюта и рубль), если это не противоречит иным ФСБУ, принятым в России, а также Федеральному закону от 06.12.

2011 № 402-ФЗ.

Помимо этого, ФСБУ 27/2021 требует, чтобы система регистров бухгалтерского учета обеспечивала:

  • полноту предоставляемых сведений (то есть достаточность информации, важной для всех заинтересованных пользователей)
  • отражение сведений о хозяйственной деятельности экономического объекта как на синтетических счетах, так и на аналитических
  • отражение в учете всех объектов в хронологической последовательности, а также постоянное обновление сведений о них на счетах
  • обоснованность записей в бухгалтерском учете и их достоверность (соответствие первичным документам и точность отражения объектов)
  • системность и своевременность информации (взаимосвязь записей и отчетности, соответствие периоду, когда информация необходима пользователям)
  • юридическую значимость записей, произведенных в учете (то есть записи должны подтверждать факт, который имел место быть в хозяйственной деятельности экономического субъекта)

При исправлении документов организация (экономический субъект) самостоятельно выбирает способ из приведенных в ФСБУ 27, за исключением тех случаев, когда законодательством РФ или принятыми в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено. В частности, подобные ограничения установлены для кассовых документов (п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У).

Экономический субъект обязан исправить документ так, чтобы было понятно, где ошибка, а где корректные данные. В записи об исправлении должны содержаться:

  • дата исправления документа
  • подписи лиц, внесших исправление, должности, ФИО либо иные сведения, позволяющие идентифицировать таких лиц (внести коррективы может не каждый, а только лицо, составившее документ, или ответственное за ведение регистра, если ошибка обнаружена в регистре бухгалтерского учета)
  • подписи лиц, ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета)

ФСБУ 27/2021 также допускает исправление документа, сформированного в электронном виде. Так, при обнаружении неточностей можно составить новый (исправленный) документ (п. 20 ФСБУ 27/2021). В новом (исправленном) бланке должны быть:

  • сведения о том, что он подготовлен взамен первоначального электронного документа
  • дата внесения правок
  • электронные подписи лиц, исправивших документ, а также их должности, ФИО или прочие данные, позволяющие их идентифицировать
  • доступ к новому бланку должен быть построен таким образом, чтобы новый (исправленный) документ не мог рассматриваться и использоваться как отдельный, а только лишь в совокупности с первичным документом
Читайте также:  Грант на развитие сельского хозяйства в 2022 году: как получить субсидии и государственную поддержку начинающему фермеру

ФСБУ 27/2021 не устанавливает каких-либо существенных нововведений в порядке исправления документов, а также регистров.

Как и было ранее, в документе, составленном на бумажном носителе, неверные данные (это может быть и текст, и сумма) зачеркиваются, а правильные сведения вносятся над зачеркнутым. При этом должно быть читаемо то, что перечеркнуто.

Надпись «Исправлено» по-прежнему актуальна (абз. 3 п. 21 ФСБУ 27/2021). Использование корректирующей жидкости, стирание, замазывание запрещено.

Для исправления в регистрах бухучета предусмотрены два варианта (п. 22 ФСБУ 27/2021):

  • метод «Красное сторно» (запись сторнируется, иными словами, обнуляется за счет проводки с теми же счетами, но с суммой со знаком минус)
  • метод «Дополнительная запись» (проводка дублируется, сумма дополняется до той, что является верной)

Подлинники документов бухгалтерского учета, независимо от того, как они составлены (на бумажном носителе или в электронном виде) подлежат обязательному хранению на территории РФ. Сроки установлены законодательством РФ, в частности, Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Обратите внимание! Документы должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод «бумажных» бухгалтерских документов в электронный формат с целью дальнейшего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).

При составлении документов бухгалтерского учета в электронном виде экономический субъект должен обеспечить возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).

Если законодательство или нормы иного государства, где осуществляется деятельность экономического субъекта, обязывают его хранить документы на территории данного государства, то такое хранение не запрещено. Об этом прямо указано в п. 25 ФСБУ 27/2021.

Порядок доступа к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета организация (экономический субъект) устанавливает самостоятельно.

При этом обязательным является информирование об этом главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, которое ответственно за ведение бухгалтерского учета.

Проинформировать придется и лиц, с которыми заключен договор на оказание бухгалтерских услуг (п. 26 ФСБУ 27/2021).

При утрате документов или в случае их порчи, делающей невозможным использование сведений, отраженных в таких документах, экономический субъект обязан предпринять все возможные меры для того, чтобы восстановить документы (п. 27 ФСБУ27/2021).

НЕ ДАЙТЕ ПОВОДА ДЛЯ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКИ Получите максимум пользы от аудита: проверьте отчетность, устраните риски и найдите финансовые резервыЗаказать аудит

Организация документооборота — ответственность руководителя экономического субъекта. Именно он должен организовать документооборот так, чтобы:

  • ответственные лица могли своевременно принимать объекты к бухгалтерскому учету, передавать данные для внесения записей в регистры, а также составлять достоверную отчетность
  • избежать несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета

Как уже говорилось, ФСБУ 27/2021 обязателен с 1 января 2022 года, но решение о его применении можно принять и раньше (п. 2 Приказа Минфина России от 16.04.2021 № 62н).

Рекомендуем заблаговременно ознакомиться с обновленными правилами в отношении составления, исправления, хранения первичных документов, регистров бухучета, при необходимости привести учетную политику и систему внутреннего контроля в соответствие с ФСБУ 27/2021.

При проведении системного комплексного аудита применять новые ФСБУ будет легко. В рамках договора на аудит эксперты, аудиторы и налоговые юристы оперативно ответят на вопросы по применению изменений в бухгалтерском и налоговом учете.

Утвержден новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н утвержден новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Стандарт применяется с 1 января 2022 года, но организация может принять решение о его досрочном применении.

ФСБУ 27/2021 устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, за исключением организаций бюджетной сферы.

При применении Стандарта: – под документами бухучета понимаются первичные учетные документы и регистры бухучета; – под документооборотом в бухучете понимается движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухотчетности, помещения в архив).

К документам бухучета предъявляются следующие требования: – по общему правилу они должны быть составлены на русском языке. Если они составлены на иностранном языке, то должны содержать построчный перевод на русский язык.

Если по законодательству или правилам страны, в которой деятельность ведется за пределами РФ, требуется составление документов на иностранном языке, то тогда построчно перевести нужно регистр бухучета; – денежные величины в регистрах бухучета должны быть указаны в рублях независимо от того, в какой валюте был оформлен факт хозяйственной жизни и где ведется деятельность. Если стоимость объекта выражена в иностранной валюте, то в регистре нужно указывать и в валюте, и в рублях; – датой составления первичного документа по общему правилу является дата его подписания, если эта дата отчается от даты совершения факта хозяйственной жизни (далее – ФХЖ), то в нем также нужно указать информацию о дате совершения ФХЖ; – несколько связанных ФХЖ можно оформить одним первичным учетным документом, а длящиеся (в частности, начисление процентов, амортизации, изменение стоимости активов и обязательств) или повторяющиеся ФХЖ (в частности, поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) можно оформлять «периодическими» первичными документами – раз в сутки, неделю, месяц, квартал (периодичность определяет сама организация), при условии их составления на отчетную дату; – в качестве первичных документов разрешается использовать документы, составленные или полученные в процессе деятельности организации, если они содержат обязательные реквизиты первичного учетного документа. В частности, речь идет о договоре, кассовом чеке, квитанции об оплате, авансовом отчете, судебном акте, торговом товарном счете: – установлены требования к применяемой в организации системе регистров бухучета; – в первичные документы помимо обязательных можно включать дополнительные реквизиты; – при составлении документов бухучета в электронном виде должна быть предусмотрена возможность их распечатать; – при оформлении документов бухучета на бумаге запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом). – первичный учетный документ должен быть принят к учету один раз; – руководитель организации определяет перечень лиц, которые вправе подписывать документы бухучета. Эти лица обеспечивают, чтобы в подписанных ими документах правильно отражались объекты бухучета; – какой вид электронной подписи использовать для подписания электронного документа, определяет сама организация, если законодательством не предусмотрено использование конкретного вида электронной подписи для подписания документов. Вид электронной подписи, который будет использоваться при взаимодействии с контрагентами, определяется по соглашению с ними.

Установлен порядок исправления ошибок в электронных и бумажных первичных документах: – электронный документ можно исправить, составив новый электронный документ, но с указанием, что он составлен вместо первоначального документа, а также в нем должна быть указана дата исправления, электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (смотря что нужно исправить), с указанием их должностей, фамилий и инициалов. При этом средства воспроизведения исправленного электронного документа должны обеспечить невозможность его использования отдельно от первоначального документа; – бумажный документ исправляется путем зачеркивания ошибочного текста (суммы) и указания исправленного текста (суммы) над зачеркнутым. Зачеркивание производится чертой, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму. Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистров (смотря что нужно исправить), с указанием их должностей, фамилий и инициалов; – исправление в регистре бухгалтерского учета может также производиться путем внесения в него исправительной записи – сторнировочной или дополнительной.

Хранить документы бухучета нужно следующим образом: – документы должны храниться в том виде, в котором они были составлены.

Перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается; – хранить документы и данные, содержащиеся в таких документах, а также размещать базы указанных данных нужно в России, но если законодательством или правилами страны, в которой ведется деятельность за пределами РФ, установлено требование о хранении в этой стране, то его надо обеспечить; – организация устанавливает порядок доступа к хранимым документам и регистрам с обязательным информированием о таком доступе главного бухгалтера или иного лица, которое ведет в организации учет; – при утрате или порче документов нужно принять все возможные меры по их восстановлению.

Порядок документооборота в бухучете организует руководитель организации. Своевременное оформление документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Читайте подробнее

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *