Образец заявления о переводе на электронную трудовую книжку в 2023 году

Основным документом, который содержит сведения о рабочем стаже гражданина, является трудовая книжка.

Это документ, в котором указываются все работодатели, должности, а также периоды работы на том или ином месте. Трудовая книжка необходима как для работников, так и для организаций.

Кроме этого, этот документ является основным при подсчете стажа, дающего право на получение пенсионных выплат.

Однако с развитием современных технологий привычные формы документов уходят в прошлое. Касается это и трудовых, представляющих собой небольшие книжицы на бумажном носителе. С 2020 года в нашей стране начинается Процедура учета стажа в цифровой форме, но при желании работника сведения останутся на бумажном носителе и как таковой отмены не произойдет.

Электронные трудовые книжки

На сегодняшний день электронный документооборот приобретает все большую популярность и используется во многих сферах деятельности. Дискуссии же о том, переводить в электронный формат трудовые книжки или нет, ведутся довольно давно.

Противники перевода заявляют о том, что большая часть работодателей не готова отказаться от традиционного использования бумажных документов. Кроме этого, электронный формат неминуемо потребует специальной отчетности, что ляжет дополнительной нагрузкой на предприятия и бизнес.

Сторонники же введения электронных книжек говорят об упрощении документооборота, положительные стороны которого ощутят на себе, в первую очередь, граждане. Кроме этого, данные о трудовой деятельности, хранящиеся в электронном виде, имеют большую степень сохранности по сравнению с бумажными документами.

В целом, государство учло данные факты и приняло соответствующее постановление о переходе на иной формат, который начнет осуществляться с 2020 года.

Бланк трудовой книжки выглядит следующим образом:

Образец заявления о переводе на электронную трудовую книжку в 2021 году

Последние новости о переходе

С момента начала дискуссии о целесообразности введения электронных книжек не было общего понимания того, каким образом должен осуществляться данный переход. Предлагались самые различные подходы, в том числе и связанные с постепенной заменой бумажных документов.

Процедура перехода стала очевидной в декабре 2019 года. Именно тогда был принят Федеральный Закон от 16.12.2019 года № 439-ФЗ, который и внес изменения в действующий свод законов.

Справка! Поправки внесены в Трудовой Кодекс РФ и вступили в силу с 1 января 2020 года.

Следует отметить, что в тексте нормативных документов не фигурируют слова «электронная трудовая книжка». В то же время теперь ТК РФ обязывает работодателей предоставлять соответствующую информацию в ПФР в электронном виде. Однако Гражданин при необходимости может получить сведения в кратчайшие сроки для предоставления по месту требования.

Что должен делать работодатель, чтобы перейти на электронные трудовые книжки

Изменения, связанные с переходом на новую форму, затронут, в первую очередь, работодателей. Именно поэтому, по сути, 2020 год является переходным в этом отношении, то есть периодом, когда организации должны привести свой внутренний документооборот и локальные акты в соответствие с новыми требованиями законодательства.

Образец заявления о переводе на электронную трудовую книжку в 2021 году

Статья 2 вновь принятого закона определяет перечень мероприятий, которые должны произвести работодатели.

Краткая инструкция по шагам:

  1. Внесение изменений во внутреннюю документацию организации. Установлено, что с момента вступления в силу поправок в ТК РФ работодатели обязаны привести в соответствие с новыми требованиями все имеющиеся у них локальные акты, касающиеся правил кадрового учета. Кроме этого, изменения должны быть произведены и в текстах должностных инструкций и некоторых иных документов, регламентирующих порядок учета стажа сотрудников.
  2. Подготовка локальных актов. Закон обязывает в переходный период осуществлять уведомление сотрудников в письменном виде. Кроме этого, работники, которые пожелают оставить документ на бумажном бланке, имеют право на это путем подачи заявления.

Соответственно, организации обязаны подготовить проекты уведомления и заявлений в самостоятельном порядке.

Образец заявления работника о переходе на электронные трудовые книжки:

Образец заявления о переводе на электронную трудовую книжку в 2021 году

Рассылка уведомлений должна быть завершена до конца июня 2020 года.

Что касается форм документов, которые следует направлять в пенсионный фонд, то их разрабатывает непосредственно ПФР. Они же являются обязательными к использованию.

Нужно ли работнику заполнять заявление о переходе на электронный вариант

Переход на цифровые трудовые книжки, инициированный государственными органами, предполагает, что охват граждан в рамках данной реформы будет максимальным. В этой связи закон не обязывает граждан подавать какие-либо заявления для того, чтобы в отношении его трудовой деятельности применялись новые правила учета.

На работодателя же возложена обязанность уведомить работника в письменном виде о предстоящих изменениях. Таким образом, переход на электронный формат произойдет, по сути, в автоматическом режиме.

Можно ли по запросу работника оставить бумажный вариант

При подготовке рассматриваемых в статье изменений их инициаторы подчеркивали, что переход будет осуществляться исключительно на добровольной основе. На практике это означает, что те работники, которые захотят оставить документ на бумажном бланке, могут самостоятельно подать соответствующее заявление в кадровый отдел организации, где они трудятся.

Осуществить это необходимо до 31 декабря 2020 года. Если же заявления со стороны работника не поступит, то по истечению указанного срока его трудовая книжка ему будет выдана на руки, а весь учет его деятельности в качестве наемного сотрудника в дальнейшем будет осуществляться по новым правилам.

Какие сведения будет содержать документ

Введение электронных форм учета предполагает большую открытость сведений о трудовой деятельности граждан. Получить их можно как путем личного обращения, так и путем обращения к электронным порталам.

Кроме этого, иметь доступ к ней можно будет с мобильных устройств через соответствующее приложение. Внесение какой-либо платы, госпошлины или осуществление сбора за предоставление подобного рода сведений закон не предусматривает.

При необходимости граждане могут получить и бумажную выписку из ПФР, которую можно использовать как обычный бланк трудовой книжки. При этом ее объем будет аналогичен тому, что содержался в традиционных документах.

К числу подобных сведений относятся:

  • личные данные работника;
  • места работы (работодатель);
  • должности;
  • квалификация;
  • периоды работы;
  • основания для приема и увольнения;
  • реквизиты соответствующих документов.

Плюсы и минусы нововведения

Введение цифрового формата учета трудовой деятельности имеет следующие положительные стороны:

  • техническое упрощение документооборота;
  • надежность и сохранность сведений;
  • простота в получении выписки;
  • невозможность искажения сведений о стаже.

Минусов в данном случае практически нет, однако следует учитывать, что организации могут понести бюрократическую нагрузку, связанную с предоставлением дополнительной отчетности в ПФР.

В какие сроки будет происходить переход

Конкретных сроков завершения перехода на электронные документы попросту нет, поскольку эта процедура является добровольной и многие граждане, решившие сохранить бумажный бланк, смогут это сделать.

Однако необходимость в оформлении нового документа при первом поступлении на работу исчезнет после наступления 2021 года. Таким образом, осуществление полного перехода на такой документооборот предполагает определенную степень поступательности.

Как будет происходить процесс ведения электронных трудовых книжек

Учет трудовой деятельности работников будет осуществляться пенсионным фондом. Работодатели же обязаны подавать сведения о ней. Для этого предусмотрена специальная форма СЗВ-ТД.

Установлено, что работодатели будут обязаны подавать его в ПФР при приеме или увольнении сотрудников. Причем сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, который следует за датой издания приказа.

Небольшие организации (до 25 человек в штате) вправе предоставлять отчетность как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

Более крупные предприятия должны подавать сведения только через интернет посредством специальной программы, предоставляемой ПФР бесплатно.

При этом допускается использование программ сторонних разработчиков. Подписываются электронные отчеты усиленной ЭЦП.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку — образец 2022

Образец заявления о переводе на электронную трудовую книжку в 2021 году

Трудовая книжка является документом, хранящим информацию о трудовой деятельности человека на протяжении всей его жизни. В первую очередь эти сведения необходимы для назначения пенсии.

С 1 января 2020 года вступили в действия поправки в Трудовой кодекс, давшие начало переходу трудовых книжек на цифровой формат, что в итоге даст возможность избавиться от бумажного носителя и хранить информацию в базе Пенсионного фонда РФ. Для осуществления перехода на цифровизацию стажа, каждый сотрудник должен подать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Срок направления заявления ограничен 31 декабря 2020 года.

Виды заявлений о переходе на электронную трудовую книжку

Выбор заключается в следующем:

  • работник подает заявление, где просит продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде. Работодатель составляет электронную версию документа, по необходимости впоследствии ведет ЭТК, дублирует записи в бумажной книжке и придерживается правил ее хранения в соответствии с законодательством;
  • работник подает заявление о желании оцифровать сведения о своем стаже и хранить их только в электронном виде. Тогда работодатель формирует электронный формат документа, а бумажный выдает работнику на руки.

Бумажная трудовая книжка должна храниться работником самостоятельно. Она по-прежнему является необходимым документом для назначения пенсии, поскольку в электронном формате сведения начнут накапливаться с 2020 года.

Как правильно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Все заявления в адрес работодателя составляются в произвольном формате. Обязательными являются следующие реквизиты:

  • сведения об адресате (ФИО руководителя и наименование организации);
  • информация о том, кто направляет заявление (должность и ФИО работника);
  • содержание заявления с указанием, каким способом впоследствии будут формироваться сведения о трудовой деятельности;
  • личная подпись и дата составления заявления.
Читайте также:  Лицензии 2023: статьи, новости и другие полезные материалы - ППТ

Форма может быть разработана самим работодателем и предложена к заполнению. Допустимо приложить ее при направлении уведомления о переходе на ЭТК.

Нужно ли заверять заявление?

Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.

Это необходимо для составления отчета в Пенсионный фонд РФ. В форме отчета содержится строка, где требуется указать дату получения заявления от работника. И уже до 15 числа следующего месяца все сведения должны быть переданы в ПФР.

Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2020 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.

В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.

Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.

Где хранится?

Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:

  • самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2020 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2020 года;
  • у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку 2022 года

  • Образец заполнения заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки:
  • Образец заявления о переводе на электронную трудовую книжку в 2021 году
  • Скачать заявление

Работник вправе запросить выписку из своей ЭТК за определенный период времени. Сделать это можно по месту текущего места работы, в любом отделении Пенсионного фонда РФ или МФЦ. Предоставляется выписка в ответ на заявление гражданина.

Скачать бланк заявления о предоставлении сведений из ЭТК . doc

При обнаружении ошибочных или неполных сведений гражданин вправе обратиться к работодателю с заявлением об уточнении информации. На его основании должна быть проведена сверка с имеющимися документами по личному составу и внесены коррективы в отчет, направляемый в ПФР.

Скачать бланк заявления об исправлении сведений в ЭТК . doc

Срок для подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки установлен 31 декабря 2020 года. Для тех, кто в указанный период не обратится к работодателю, с 2021 года будет применен порядок дублирования записей в электронном и бумажном варианте.

Переход на электронную трудовую книжку в 2022 году: инструкция

Консультация пенсионного юриста по телефону

По Москве и московской обл.

8 (499) 938-69-44

По Санкт-Петербургу и обл.

8 (812) 467-31-78

Бесплатно по России

8 (800) 350-57-92

Задать вопрос юристу

В соответствии с принятым решением о введении нового формата учета записей о трудовой деятельности у сотрудника появляется право выбора бумажного образца или электронной формы. Для поступивших на работу в 2021 году действует единое правило – их учетные записи о стаже будут вестись только в электронном формате.

Переход на электронную трудовую книжку

Процедура перехода на ЭТК подразумевает информирование сотрудников об этом событии, письменное уведомление о необходимости решения в пользу того или иного способа ведения учета сведений, приема заявлений от граждан и подачи ежемесячных сведений в ПФР.

Когда можно перейти?

Переход на новый формат продолжается. В связи с длительным периодом удаленной работы, эти сроки продлеваются. Активизируется процесс получения заявлений от сотрудников и оформление электронных трудовых книжек (ЭТК). В прошедшем году срок продлевали дважды: до апреля и октября месяца.

Порядок действий

Для перехода на ЭТК организации должны письменно уведомить своих сотрудников о необходимости выбора способа ведения записей учета их производственной деятельности.

Так же напомнить им о необходимости подачи личного заявления в соответствии с выбором.

Сроки перехода

Работодателей обязали с 01.01.2020 предоставлять ежемесячно, до 15 числа, предоставлять сведения о кадровых мероприятиях. На их основании будут формироваться электронные трудовые книжки.

Данный отчет установлен по форме СЗВ-ТД.

С начала 2021 года, такие сведения предприятия обязаны передавать в ПФР при всех кадровых изменениях, не позже одного рабочего дня, следующего за официальным оформлением.

Процедура перехода на электронную трудовую книжку

Для перехода организации на ЭТК, необходимо выполнить ряд действий:

  1. уведомить всех сотрудников об изменениях, рекомендуется делать это под подпись;
  2. дождаться решения работников и получить от них заявления о выборе формата трудовой книжки;
  3. внести изменения в нормативные акты предприятия о порядке ведения трудовых книжек работников;
  4. удостовериться в работоспособности технических ресурсов для передачи сведений в ПФР;
  5. подготовить сведения о работниках для передачи в ПФ посредством специально разработанных форм.

При отсутствии заявления от сотрудника, его трудовую книжку продолжают вести в прежнем формате и в новом, цифровом.

Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года

Инструкция пошагово

Заявление на ЭТК пишется от руки или на бланке, предоставленном работодателем. В документе обязательно указываются следующие сведения:

  • заполняется шапка документа с указанием адресата обращения;
  • прописываются личные данные автора заявления;
  • текст содержит: «прошу вести трудовую книжку в электронном виде»
  • личная подпись сотрудника.

Заявление передается в отдел кадров предприятия для дальнейшего оформления ЭТК.

Заявление о переходе в 2022 году

Заявление о переходе на ЭТК не отличается от аналогичного документа в 2020 году. Тем, кто не оформил ЭТК, необходимо его написать и передать работодателю для оформления нового формата ведения учета записей о трудовом стаже.

Образец и бланк

Образец заявления о переводе на электронную трудовую книжку в 2021 годуОбразец заявления

Скачать бланк заявления

Уведомление о переводе на электронную трудовую книжку

Согласно постановлению, работодатель должен письменно известить свой штат об изменениях и предоставить им право выбора формы электронной книжки.

Популярные вопросы

Каждое нововведение влечет за собой вопросы и непонятные ситуации. Для правильного понимания целесообразно воспользоваться необходимой информацией на официальных ресурсах, освещающих это событие.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Работник имеет право выбора – перейти на ЭТК или оставить бумажный вариант. У предприятий такого выбора не существует. В любом случае он обязан передавать сведения о кадровых процедурах в ПФР.

В будущем Правительство обяжет работодателей выдать все бумажные варианты трудовых книжек на руки своим сотрудникам.

Что должен сделать работодатель?

Работодатели должны предпринять следующие действия:

  1. привести в соответствие свои нормативы, регулирующие этот процесс;
  2. подготовить изменения и обсудить их с работниками, или их представителями;
  3. проверить готовность ресурсов по передаче сведений в ПФР;
  4. выслать письменное уведомление каждому работнику об изменениях в ТК и необходимости сделать выбор.

Заключение

Порядок перехода запущен и выпущено соответствующие постановления, разработаны нормативные акты. На локальном уровне в течение 2021 года все структурные изменения в организациях должны быть сделаны. В противном случае порядок работы с трудовыми книжками может посчитаться Рострудом не правомерным, а это грозит предписаниями и возможными штрафами.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку: образец

С первого января 2020 года россияне получили возможность перейти с бумажных трудовых книжек на электронные по собственному желанию, для этого достаточно написать заявление на имя руководителя.

Сотрудник вправе сохранить бумажный вариант, если он этого хочет, для этого нужно написать заявление по такому образцу. Если работник согласен с переходом на цифровой носитель, то нужно выразить свое согласие письменно до конца 2020 года.

Нужно ли писать заявление о переходе на электронные трудовые книжки?

У сотрудников есть право выбора: начинать использовать электронную трудовую книжку или остаться с бумажной.

Если человек выбирает первый вариант, то обычная книжка на бумаге выдается на руки с записью о переходе на электронные трудовые книжки, и вся информация учитывается в цифровом варианте.

Если работник хочет сохранить записи на бумаге, то кадровик будет выполнять двойную работу — вести электронный учет и также дублировать информацию на бумаге.

То есть несмотря на выбор работника все равно придется учитывать данные о рабочей деятельности электронно.

Все сотрудники должны до начала 2021 года чётко обозначить, хотят они перейти только на электронный носитель или желают сохранить также и на бумаге. Сделать это нужно письменно в форме заявления.

Читайте также:  Отменили обязательную самоизоляцию для некоторых туристов

Рекомендуем прочитать: Плюсы и минусы электронных трудовых книжек.

Даже если сотрудник не хочет переходить на цифровой формат, всё равно нужно написать заявление, уведомив начальство о своем выборе. В том случае, если заявление не будет подано, по умолчанию будет признано желание сохранить бумажный вариант трудовой.

Права выбора нет только у тех, кто в 2021 году в первый раз вступит в рабочие отношения. Данная категория людей сразу получит электронные книжки.

Сроки подачи

Заявление о переходе на цифровую трудовую нужно подать до 31 декабря 2020 года включительно.

Если не получается подать письменное заявление в срок по определённым причинам, можно сделать это в любой день 2021 года, передав согласие своему нанимателю по месту работы. Заявление будет рассмотрено лишь в том случае, если:

  • по данным на 31 декабря 2020 года работник не мог присутствовать на работе, однако его место ещё оставалось за ним, что могло быть связано с временной неспособностью исполнять свои обязанности, отпуском или отстранением от работы;
  • по данным на 31 декабря 2020 года сотрудник не имел за собой официального рабочего места, однако до 2020 года был устроен на работу.

Как оформить и подать?

Заявление о выборе электронной книжки пишется в произвольной форме.

Сотрудники, которые предпочтут переход на цифровой формат, получат на руки бумажную версию, содержащую запись об их выборе в пользу цифрового носителя.

Бумажная книжка после этого не потеряет свою силу, и всё ещё можно использовать её наравне с электронной. Более того, ее нужно сохранять, так как именно там содержатся данные о занятости до 2020 года. Электронная трудовая будет фиксировать только те сведения, которые были получены после 2020 года.

Если работник решит сохранить бумажную книжку, то она будет заполняться и далее, даже если человек устроится на работу к другому нанимателю. При этом информация будет дублироваться и на цифровой формат.

Нанимателю придётся вносить все сведения о рабочей деятельности как в бумажную, так и в электронную трудовую, ведь цифровая база данных, содержащая сведения о всех сотрудниках, продолжит функционировать независимо от того, сколько людей пожелают ей пользоваться.

Помимо прочего, наниматель предоставит Пенсионному фонду РФ информацию, изложенную в заявлении, то есть, согласие или несогласие перейти на цифровой вариант.

Скачать образец

Скачать образец заявления о переходе на электронные книжки.

Образец заявления о переводе на электронную трудовую книжку в 2021 году

Что делать работодателю?

При переходе сотрудника на электронную трудовую наниматель отдаёт ему его бумажную книжку на руки, заранее внеся в неё запись о выборе работника. С этого момента ответственность за документ на бумаге перекладывается с плеч компании на сотрудника.

После этого наниматель отправляет в ПФ РФ сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Сотрудник, не подавший ни одного заявления, автоматически остаётся на бумаге, которую будет продолжать вести его наниматель.

Выводы

Несмотря на все сложности процесса перехода на электронную книжку, это зачастую намного удобнее и для руководителя, и для подчинённого, нежели запись сведений о рабочей деятельности на бумажный носитель.

В любом случае работнику лучше написать заявление, чтобы работодатель понимал выбор сотрудника.

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Бланк и образец 2021-2022 года

ГлавнаяФормы документовЗаявления

Согласно ФЗ от 16 декабря 2019 года №539-ФЗ с 2020 года руководители организаций должны оформлять трудовые книжки и вносить в них записи в электронном виде. В связи с этим в трудовой кодекс добавили новую статью — 66.

1 ТК РФ, где описана работа нанимателей с электронными трудовыми книжками (ЭТК). Если работник хочет, чтобы его документ вели в электронном виде, а бумажный выдали ему на руки, то он должен написать соответствующее заявление.

Как его составить, расскажем в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде .docСкачать образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде .doc

Общая информация

У работника есть право выбора: работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажный выдать. Срок перевода работников на новый вид — конец 2020 года. Те, кто устроился работать в 2021 году в первый раз, уже не будут иметь выбора. Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.

Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения.

Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю.

Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.

О порядке перехода на этк

Чтобы перевести свою организацию на работу с электронными трудовыми книжками, руководителю нужно выполнить некоторые действия и изменить ряд документов:

  1. Нужно уведомить свой кадровый состав о том, что в 2020 году производится такой переход. Сделать это нужно до 1 июля 2020 года. Можно ознакомить работников с помощью информационного сообщения, желательно подтвердить факт прочтения проставлением подписи.
  2. Далее работники должны решить, какой вариант трудовой книжки им предпочтителен, и написать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года. Сведения об этой бумаге будут внесены в данные о трудовой деятельности на информресурс ПФ согласно ч. 2 ст. 2 ФЗ №439 от 16.12.2019. Поэтому работодателю важно получить заявления от всех работников компании.
  3. Нужно внести изменения в ЛНА компании, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками. Это такая документация: трудовые и коллективные договоры, книга учета движения трудовых книжек, положение о ведении и хранении трудовых книжек и т.п.
  4. Организовать техническую готовность к передаче сведений в Пенсионный фонд.
  5. Начать передавать в Пенсионный фонд данные о работниках. Для этого ведомство разработало специальные формы.

Если работник не подал заявление до конца 2020 года, то его трудовую книжку будут продолжать вести в бумажном виде и параллельно в электронном.

Внимание! Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года.

Как составить документ

Заявление составляют в произвольной форме. Можно написать его от руки либо заполнить на бланке, приготовленном работодателем. В документ нужно включить такие сведения:

  • Должность и ФИО руководителя компании, к которому обращена просьба.
  • Должность и ФИО работника, пишущего заявление.
  • Просьба вести трудовую книжку в электронном формате.
  • Подпись работника.
  • Дата написания заявления.

Документ после подписания необходимо передать в отдел кадров либо работнику, ведущему кадровый учет.

Образец

  • Генеральному директору
    Общества с ограниченной
    ответственностью «Альфа»
    Сундукову Петру Петровичу
    от кладовщика Лимонова
  • Романа Романовича
  • Заявление
    о ведении трудовой книжки в электронном виде
  • Прошу осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде после «1» января 2021 года.

Лимонов / Р.Р. Лимонов

«2» марта 2020 года

Скачать документна сайте Ассистентус

Скопировать урл

Распечатать

Заявление на электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка – это современный формат документа, который прекрасно знаком каждому работающему гражданину РФ. С наступлением 2020 г. происходит постепенный переход на ЭТК. Работодатель обязан уведомить персонал о смене бумажного варианта документа на электронный. Уведомления о переходе на электронную трудовую здесь.

Это делается путем отправления соответствующей бумаги, которая должна быть заблаговременно подготовлена бухгалтерами и кадровиками организаций.

В чем особенности перехода на «виртуальную» версию и что произойдет с бумажным вариантом? Предлагаем ознакомиться с детальной информацией, а также скачать образец заявления на электронную трудовую книжку:

№ 1 Согласие на переход:

Скачать бланк №1

№2 Отказ от перехода:

Скачать бланк №2

Сроки введения

Переход на ЭТК будет осуществляться постепенно. Закон начал действовать с 1 января. На протяжении первого полугодия текущего года, лица, предоставляющие рабочие места, должны отправить уведомления всем наемным работникам. В этом документе будет предложен выбор варианта трудовой книжки, которая будет использоваться в дальнейшем. Это может быть:

  • электронный вариант;
  • старая и электронная форма.

Во втором полугодии текущего года работники должны сделать выбор и зафиксировать его (заполняется специальная форма заявления на ЭТК, в котором дается согласие сотрудника на переход).

Если наемный работник не дает своего письменного согласия на ведение ЭТК, то продолжается ведение документа в бумажном виде.

Если гражданин РФ на протяжении 2020 года не был трудоустроен, то он вправе произвести выбор позже, подав письменный документ по месту трудоустройства. Это можно сделать в момент трудоустройства. В данном случае также подается заявление работника на ведение электронной трудовой книжки.

Та категория людей, которая не имеет старого варианта книжки, и только планирует устраиваться на работу, сразу получает электронные данные, информирующие о стаже.

Читайте также:  Программа "земский фельдшер": условия и необходимые документы, последние новости

В чем достоинства электронной версии?

Очень часто люди сталкиваются с:

  • потерей документа;
  • кражами;
  • повреждаются важные бумаги, в том числе и ТК.

Процедура восстановления данных о стаже очень трудоемкая и сложная. Данный формат позволит избежать подобных неприятностей. Кроме этого, переходя на цифровой носитель, решаются и другие проблемы:

  • снижаются издержки на покупку и последующее хранение документов;
  • экономия времени, которое затрачивалось на бумажное оформление;
  • отсутствие ответственности за сохранность;
  • возможность более просто взаимодействовать с дистанционными сотрудниками.

При переходе на электронный формат, вся информация, которая отображалась в изначальном варианте, также будет фиксироваться. Данные об увольнениях, дисциплинарные заметки и т.д. – все это будет зафиксировано.

Что произойдет с бумажными ТК?

По мере получения согласия на использование нового формата от наемных работников, им возвратят старые книжки. После выдачи работодатель не несет ответственности за хранение и ведение книжки, согласно законодательству. В дальнейшем, все необходимые кадровые данные будут направляться в ПФР для заполнения ЭТК.

При трудоустройстве работник будет предъявлять сведения о стаже, используя информационный ресурс ПФР. Эта информация может быть получена от работодателя (предоставляется при увольнении с последнего места работы), либо в ПФР, а также МФЦ. Кроме этого, сведения о стаже можно будет получить на портале государственных услуг.

Как будет выглядеть ЭТК?

Все формы цифрового формата находятся в разработке. Но в соответствии с законодательством, такой документ будет содержать данные о:

  • работнике;
  • месте трудовой деятельности;
  • выполнении трудовых функций;
  • переводах на другие места деятельности;
  • увольнении лица с обозначением причин и оснований расторжения трудового договора.

Особенности оформления ЭТК

Все люди, работающие в 2021 году, могут быть уверены в том, что такой документ будет сформирован в автоматическом режиме, после того как работодатель предоставит всю необходимую информацию. Процесс запустится при условии, что работник не забудет отреагировать на уведомление, и направит работодателю заявление, подтверждающее его желание перейти на ЭТК.

  Ведение данных на людей, которые начнут трудовую деятельность после 31.12.2020 также осуществляется автоматически. Запуск цифровой версии начнется с момента, когда работодатель подаст в ПФР все необходимые сведения.

Это говорит о том, что нанимаясь на работу, новый сотрудник организации, ранее не имевший документа, может не рассчитывать на то, что работодатель заполнит ТК.

Воспользуйтесь калькулятором стажа онлайн: https://stazh-online.ru/

Несколько слов об уведомлении о переходе на ЭТК

Работникам каждой из организаций должно прийти уведомление, составленное в произвольной форме. В этой бумаге указывается информация о том, что он должен произвести выбор варианта ведения данных о стаже до 31.12.2020 года.

Очень важно своевременно направить ответный документ, в котором отображено решение сотрудника. Даже если отдается предпочтение бумажному формату, об этом необходимо уведомить работодателя.

В этом случае он просто продолжит ведение старой книжки, при этом направит необходимые сведения для формирования электронного варианта в соответствующую инстанцию, о которой говорилось ранее.

Автор статьи: Анжелика Петькина
Бухгалтер, специалист отдела кадров.
Образование:
Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и Кредит».

Как перейти на электронные трудовые книжки — Право на vc.ru

С 1 января начался переход на электронные трудовые книжки. Бумажную трудовую книжку постепенно заменят на электронный учет. Что нужно сделать работодателю в связи с таким переходом, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников?

{«id»:100896,»gtm»:null}

Рекомендации от экспертов «Актион 360».

В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателю в 2020 году нужно сделать следующее:

  • Определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР.
  • Завести корпоративный адрес электронной почты, на который сотрудники смогут присылать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности. По этому же адресу сможете направлять им в ответ указанные сведения. При этом в должностной инструкции ответственного за электронную почту отдела кадров пропишите, с какой периодичностью он должен проверять сообщения. Отреагировать на письмо по электронной почте так же, как и на бумажное, работодатель должен в три рабочих дня. Поэтому проверять корпоративную почту нужно будет постоянно.
  • Подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников.
  • Уведомить всех сотрудников об их праве сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки.
  • Получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде.
  • Обеспечить техническую готовность представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Для этого заранее настройте программное обеспечение, чтобы передавать в ПФР новый отчет. Если ваша бухгалтерская или кадровая система не будет поддерживать новый отчет, скачайте бесплатную программу с сайта ПФР.
  • Каждый месяц отчитываться по новой форме СЗВ-ТД в ПФР.

Такие правила устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

В течение 2020 года работодателю необходимо подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.

Так, в первую очередь придется изменить порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников. Для этого обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу.

Также укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть отражена (часть 4 статьи 189 ТК). Пропишите, как работник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать.

Правила внутреннего трудового распорядка. Порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников Образец правил внутреннего трудового распорядка доступен на «Актион 360»

Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.

Уведомить всех сотрудников о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. В уведомлении объясните сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Об этом сказано в статье 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Уведомление о праве отказаться от ведения бумажной трудовой книжки​ Образец уведомления в «Актион 360»

Для того чтобы отслеживать, каким сотрудникам уже направили уведомления и от каких получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр уведомлений и заявлений. Вести его можно как на бумаге, так и в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.

Если используете бумажный вариант реестра, попросите сотрудника поставить подпись, что он получил трудовую книжку на руки. Так не придется делать вторые экземпляры уведомлений с подписью сотрудников и тем самым докажете, что выдали трудовые книжки.

На основании уведомления о выборе формата трудовой книжки сотрудник должен определиться, какую трудовую будет вести работодатель. Решение сотрудники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.

Заявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку​ Скачайте образец заявления в «Актион 360»

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен написать заявление, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, с 1 января 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись: «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года).

Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (статья 66.1 ТК).

Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».

Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.

Сведения по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники. Сведения подают в том числе на совместителей, дистанционных и надомных работников.

В том, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД и подготовиться к другим изменениям, поможет разобраться справочно-образовательная платформа «Актион 360».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *