Образец листа ознакомления с приказом под роспись в 2023 году

Содержание любого приказа, изданного на предприятии, должно быть доведено до сведения сотрудников, ответственных за его исполнение. Факт ознакомления работников с документом должен быть зафиксирован документально – для этого можно использовать лист ознакомления с приказом. О том, как оформить листы ознакомления с приказом, как они должны выглядеть, и где их нужно хранить, расскажем в статье.

В каких случаях нужно оформлять лист ознакомления?

В соответствии с положениями ст.

22 ТК РФ, работодатель обязан знакомить работника под роспись с содержанием принимаемых им локальных нормативных актов – в частности, с содержанием приказов (при условии, что содержание приказа имеет отношение к деятельности сотрудника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). Подпись, подтверждающая факт ознакомления работника с содержанием документа, должна находиться на приказах о:

• взыскании денежных средств.

Перечисленные виды приказов персонализированы – их действие распространяется на одного работника, поэтому подпись, подтверждающую то, что он ознакомился с содержанием документа, он может поставить на самом приказе.

Бывают приказы, которые затрагивают деятельность большого количества работников – например, приказ:

Все работники расписаться в таком приказе не смогут – на документе попросту не хватит места. В этом случае целесообразно оформить лист ознакомления, в котором свободно смогут расписаться все ответственные лица.

Лист ознакомления оформляется для того, чтобы:

1. Зафиксировать факт ознакомления работников с содержанием приказа.
2. Установить дату, с которой приказ принимается к исполнению ответственными лицами.

Почему наличие листа ознакомления обязательно для предприятия?

Правильно составленный и корректно заполненный лист ознакомления очень важен для работодателя. В случае, если между работником и работодателем возникнет конфликт или спорная ситуация, которая дойдет до трудовой инспекции или суда, лист ознакомления с приказом с проставленной на нем подписью работника станет доказательством добросовестности работодателя.

Даже если одного работника из большого перечня сотрудников, которых нужно ознакомить с приказом, нет на рабочем месте (он находится в отпуске, командировке или на больничном), стоит дождаться, пока он выйдет на работу, и получить его подпись в установленном порядке.

Помните о том, что обязать сотрудника расписываться в приказе работодатель не может. Работник вправе отказаться от подписи – в этом случае работодатель должен:

• составить акт об отказе от ознакомления (форма акта законом также не установлена, ее можно разработать самостоятельно – главное, чтобы в документе расписалось не менее двух свидетелей того, что работник отказался от ознакомления с приказом);
• привлечь работника к дисциплинарной ответственности (вплоть до увольнения) за отказ от исполнения распоряжений руководства (при условии, что положения приказа обязывают работника сделать то, что предусмотрено его трудовым договором и/или должностной инструкцией).

Как составить лист ознакомления: пример

Утвержденной формы листа ознакомления не существует – ее можно разработать самостоятельно. Используемую форму нужно утвердить – это можно сделать, издав соответствующий приказ, или включив ее в действующую на предприятии инструкцию по делопроизводству.

На нашем сайте вы можете скачать образец Word, чтобы использовать его при создании собственного документа. При необходимости можете дополнить предложенный бланк дополнительными графами и столбцами.

Скачать бланк листа ознакомления с приказом

Скачать заполненный образец листа ознакомления с приказом

Скачать образец ознакомления с приказом без листа ознакомления

В листе ознакомления стоит указать:

• наименование документа – «Лист ознакомления»;
• реквизиты приказа, с которым должны быть ознакомлены работники (его наименование – например, приказ о вакцинации (о коронавирусе), номер и дата составления).

Табличная составляющая листа может иметь следующий вид:

№ п/п
Ф.И.О.
Должность
Подпись
Дата ознакомления

Допустима и другая форма табличной части листа ознакомления, состоящая всего из двух колонок:

Приказ доведен (с указанием даты ознакомления)
Ф.И.О., подпись

Количество строк в таблице должно соответствовать числу работников, которых необходимо ознакомить с приказом. Нестрашно, если их будет больше – свободные строки можно просто вычеркнуть, чтобы избежать возможного включения в документ дополнительной информации впоследствии.

Лист ознакомления составляется в день выхода приказа, либо в течение одного-двух рабочих дней после составления документа.

Кто составляет лист ознакомления?

Обычно оформлением и заполнением листов ознакомления занимаются сотрудники кадровых служб, юрисконсульты или секретари – все зависит от того, как в организации распределены должностные обязанности. В отдельных случаях формировать лист ознакомления может иной сотрудник, на которого соответствующая обязанность возложена руководителем непосредственно в тексте приказа.

Как организовать процедуру ознакомления работников?

Если лиц, ответственных за исполнение приказа, немного, кадровый работник может самостоятельно передать копию приказа каждому из них и предоставить лист ознакомления для того, чтобы каждый работник в нем расписался.

Если работников много и лично оповестить каждого из них невозможно, кадровик может направить им электронное уведомление о необходимости прийти в отдел кадров и расписаться в приказе.

Кто не должен расписываться в листе ознакомления?

Не нужно включать в лист ознакомления:

• работников, деятельность которых положения данного приказа не затрагивают;
• лиц, взаимодействующих с работодателем на условиях аутсорсинга/аутстаффинга;
• специалистов, оказывающих Услуги/выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера.

Если работодатель все-таки ознакомит лиц, входящих в приведенный перечень, с положениями приказа, никаких законодательных норм он не нарушит и никакой ответственности за это не понесет. Но и никаких правовых последствий для работника при этом не возникнет, поэтому и смысла в его ознакомлении с приказом не будет.

Как и сколько хранить лист ознакомления?

После того, как все ответственные работники распишутся в листе ознакомления, его подшивают к основному приказу. Комплект документов хранится в папке с приказами – сначала в текущей, а затем в архивной, в сшитом виде. Срок хранения листа ознакомления определяется сроком хранения основного приказа.

Итак, лист ознакомления с приказом – это документ, в котором все сотрудники, ответственные за исполнение требований приказа, фиксируют факт того, что содержание документа до них донесено в полном объеме.

Только так работодатель сможет доказать, что работник действительно был ознакомлен с документом. Лист ознакомления хранится совместно с основным приказом – без этого документа никакого правового смысла он не имеет.

Лист составляется в письменном виде в свободной форме – специальные требования к содержанию документа законом не установлены.

Источник: «Юридическая азбука»

Образец листа ознакомления с приказом 2021 года

Основной причиной использования листа ознакомления с приказом является, как правило, необходимость ознакомления работников, прямо или косвенно упомянутых в ходотайстве от руководства с самим документом.

Этот документ внутреннего трудового распорядка должен содержать информацию касательно прочтения, а также подпись всех сотрудников, подтверждающую ознакомление работников.

Поэтому каждый упомянутый сотрудник обязан поставить подпись.

Подпись работника

Лист ознакомления с приказом является специальной бумагой, в которой работник должен поставить свою подпись. Она подтверждает, что работник был детально осведомлён касательно предоставленной информацией . Это требование выдвинуто на законодательном уровне. Такие документы являются подтверждением согласия и готовности выполнения. Они не имеют свой срок хранения в отделе кадров.

Когда писать лист

Нужно знать в каких случаях следует его использовать.Написан такой лист ознакомления с приказом может быть после ознакомления с локальными нормативными такого типа:

• отпуск;
• индексация;
• возложение обязанностей;
• перевод на другое место работы;
• проведение аттестации.

При этом документ должен быть изложен в обязательном порядке директором организации. Действует он исключительно внутри этой организации, так как является разновидностью внутренней распорядительной документации. Эти помогает минимизировать трудовые споры.

Используется лист ознакомления как раз для того, чтобы все сотрудники структурного подразделения под роспись подтвердили факт того, что как минимум они были осведомлены касательно принятого решения. Важно знать, как оформить документацию корректно.

Для понимания как составить бумагу можно скачать образец заполнения.

Последствия неподписания

Руководитель не имеет права заставить сотрудника подписать лист ознакомления с приказ. Подпись ставится только в случае если он согласен. Однако, при необходимости может быть составлен специальный акт на основании которого работника могут уволить или стянуть взыскание.

Правила составления

Лист ознакомления с приказом под роспись образец демонстрирует основные требования. С ними должны быть знакомы юристконсультант или секретарь, которые занимаются написанием. Лист ознакомления с приказом образец 2021 не отличается от прошлых годов. При этом поддерживается политика конфиденциальности и защита персональных данных.

Нюансы оформления

Лист ознакомления с приказом образец показывает что нет определенной формы. Предприятие само разрабатывает собственный шаблон. Например если он отсутствует, то используется общая форма. Единственное существенное требование это соблюдение структуры и правил языка. Оформляется он в единственном экземпляре и состоит из 3 частей. Первая — шапка , вторая — таблица, третья — завершение.

Сроки хранения

Лист ознакомления с приказом хранится в отделе кадров компании в отдельной папке. Там же находится и само ходотайство, к которому он относится. Не существует ограничений по сроку хранения на законодательном уровне. Минимальный срок — это время действия самого приказа. На протяжении этого периода бумага должна быть в целости и сохранности.

Скачать чистый бланк листа ознакомления с приказом word

Скачать образец листа ознакомления с приказом word

Лист ознакомления с приказом: образец

Лист ознакомления с приказом — это учетная форма в виде таблицы. После оформления и внесения подписей сотрудников она прилагается для хранения к распорядительному или нормативному документу.

С какими приказами и зачем должны ознакомиться работники

Есть перечень издаваемой организационно-распорядительной документации (ОРД), об утверждении и содержании которой работодатель обязан проинформировать сотрудников. В него входят приказы организации:

• по основной деятельности — для ознакомления и руководства в работе всех перечисленных исполнителей;
• по личному составу.

Законодательство обязывает работодателя ознакомить нанятого с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и получить его подпись (ст. 22 ТК). Подпись, удостоверяющая знакомство с документом, требуется на приказе:

• о приеме на работу (ст. 68);
• увольнении (ст. 84.1),
• о взыскании (ст. 193 ТК);
• если этого требует действующая утвержденная форма, например, о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• где ознакомление требует здравый смысл, например, в журналах об ознакомлении работников с требованиями охраны труда, техники безопасности и правилами оказания первой медицинской помощи (ч. 2 ст. 212 ТК).

Действующий в организации порядок и доступные способы для ознакомления с до­кумен­тами необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно ознакомить и с ними, например, в день приема на работу.

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

• объе­ма до­кумен­тации;
• необходимости подписания удаленными сотрудниками;
• организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

• оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с до­кумен­том, расписаться в листе;
• позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

• наименование до­кумен­та;
• Ф.И.О. сотрудников;
• дату и время ознакомления.

Как оформить ознакомление

Знакомство с приказом фиксируется в самом тексте или на отдельном бланке — листе ознакомления с приказом. Структура документа:

• название;
• дата;
• Ф.И.О. сотрудника,
• указание должности (подразделения);
• подпись и дата.

Под текстом приказа

Отметка о знакомстве с документом оформляется по образцу визы. Состав ее элементов установлен п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 (пример 1):

• наименование должности лица, которое знакомится с документом;
• подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.);
• дата ознакомления.

Если факт ознакомления предусмотрен процедурой (например, приказ об увольнении ТК требует ознакомить работника под подпись), то лучше расширить состав оформляемых элементов, а именно:

• добавить к визе соответствующее слово «Ознакомлен» (пример 2);
• не только ознакомить с документом, но и выдать его экземпляр или копию на руки, отразив в отметке факт выполнения этого действия (пример 3).

Отдельным листом

Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:

• зафиксировать факт получения исполнителем;
• принятие его на исполнение с учетом контрольных сроков.

Некоторые правила для документа:

• оформляется к уже изданному распорядительному документу;
• подписывается сотрудником, который проводит процедуру.

Форма утверждается организацией самостоятельно:

• может быть частью инструкции по делопроизводству;
• как часть изданного распорядительного документа;
• использоваться как одна из форм отчетов, формирующихся в СЭД.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют способы и порядок ознакомления работников с документами. Используйте эти инструкции бесплатно.

Межвахтовый отдых: что это по ТК РФ, оплачивается или нет

Как составить лист

Поскольку утвержденной формы учетного регистра нет, лист составляется по приведенному образцу бланка. При необходимости форму таблицы дополняют графами для дополнительной информации и пометок.

• ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
• с приказом ООО «______________»
• № _____ от «__» _________202_ года

Образец заполненный

Сколько хранить лист

Лист формируется в одном экземпляре и помещается в дело вместе с оригиналом распорядительного документа. Перед передачей на хранение убедитесь, что все упомянутые в тексте сотрудники поставили отметки об ознакомлении и дату в документе.

Срок хранения определяется сроком хранения основного приказа.

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

1. В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :
2. — правое — не менее 8 мм;
3. — верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Внимание! Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт .

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);

— переносить слова (в виде «пере-вести»).

Внимание! Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно : — переносить слова; — уменьшать левое поле до 20 мм; — уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

• Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.
• Шапка приказа
• Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт .

Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» .

Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ .

Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением .

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

Должностные обязанности бухгалтера-материалиста

1. К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :
2. «к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;
3. «л» — для приказов со сроком хранения 3 года.

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.

• Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту :
• — должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;
• — нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

1. Основная часть приказа
2. Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей :
3. — распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ».

В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.).

В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. .

Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» .

В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» .

Локаут — что это такое в трудовом праве

• В конце распорядительной части ставится точка .
• Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :
• — фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста.

Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт.

После каждого пункта основания следует поставить точку .

Основание:

1.

Инструкция: как знакомить работников с приказом под подпись

Кадры

Лист ознакомления с приказом — это документ, представляющий собой приложение к основной части распоряжения главы компании. В нем сотрудники оставляют подписи, подтверждающие ответственность за выполнение решений руководства.

23 июля 2021 Ломова Анна

Распоряжение руководства предполагает, что работники выполнят все его указания. Но не всегда подчиненные знают о существовании того или иного указа.

Знакомить их с внутренними документами, касающимися трудовых отношений, обязаны работодатели (ст. 22 Трудового кодекса). Просто прочитать документы недостаточно.

Чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций, для ознакомления и руководства в работе сотрудник обязан расписаться под решением директора.

Оставленный автограф означает, что работник проинформирован о задании и несет ответственность за его выполнение.

Если они не выполнены, ясно, на кого руководство вправе наложить дисциплинарное взыскание, наказать рублем или даже расторгнуть Договор.

С другой стороны, такая практика защищает тех работников, которые не оставили подпись на документе. Их наказать не получится, поскольку они не осведомлены должным образом и не обязаны выполнять требования.

С какими приказами и кого надо знакомить

Законодательно не установлен точный список распоряжений, о содержании которых необходимо осведомить подчиненных. Но существуют общие правила, которым следуют компании. Есть два вида распоряжений, о которых уведомляют сотрудников под подпись:

• по основной деятельности — для организации работы компании, планирования, финансирования, снабжения, отчетности и других текущих вопросов;
• по личному составу — регулируют кадровые вопросы и отражают взаимоотношения работодателя с сотрудниками компании.

Чаще всего подписи, удостоверяющие ответственность за выполнение поручений, требуются в следующих распоряжениях:

Ознакомить требуется всех, кому поручают какие-либо задания. Иногда указ касается одного работника, а иногда целого подразделения и всего коллектива компании. Если в бумаге указано конкретное задание для одного сотрудника, второе — для другого, а ответственному лицу поручают контроль за выполнением указа, то подписать должны все трое.

Есть ситуации, когда указывается общая формулировка «ознакомить с приказом всех касающихся лиц», в таком случае подпись обязаны поставить все, кого прямо или косвенно упомянули в документе. Иногда круг исполнителей обобщен, например «Руководителям отделов отчитаться до 01.08.2021».

В таком случае необходимо составить лист ознакомления и внести туда абсолютно всех глав подразделений.

Если решением руководителя утверждают некий ЛНА, который относится ко всем подчиненным, то осведомить придется каждого. В такой ситуации поручают донести до всех содержание документа одному сотруднику, например кадровику или секретарю. Тогда в этом приказе он один ставит свою подпись, а затем составляет отдельный лист и знакомит всех остальных.

Обычно подписать распоряжение следует сразу или в течение двух-трех дней после того, как оно издано. Срок отмечают в документе. Но это необходимо сделать обязательно до начала выполнения указанных требований.

Какие способы ознакомления существуют

В законодательстве не указано, где работник обязан расписаться после того, как прочитал документ. В практической деятельности есть несколько способов:

• на самом документе (удобно для кратких распоряжений, указов, уведомлений, если они применимы к одному-трем сотрудникам);
• на специальном листе, который прилагается к основной части распоряжения (в нем обязательно указывают, к какому документу он относится);
• в журналах, в которых отмечают, с какими актами ознакомлены сотрудники компании.

Все способы обладают одинаковой юридической силой. Наиболее популярны первые два. Чаще всего лист ознакомления применяют, когда указ касается большого количества людей — нескольких отделов, определенной категории сотрудников или целого филиала.

Часто путают, как правильно писать в приказе «ознакомить под роспись или под подпись», — правильно последний вариант. Подпись — это собственноручная отметка работника в каком-либо документе. Роспись — рисунок, живопись на стенах, фресках и т. д. Но иногда фраза «ознакомить под роспись» звучит юридически корректно, поскольку используется как профессиональный сленг. Законодатели применяют ее в различных положениях ТК РФ (например, ст. 22, 68, 84.1, 86, 88, 113, 123, 193, 292 и др.).

Как сформировать лист ознакомления с приказом

Унифицированного бланка нет. Его составляют по стандартам, принятым в организации. Чтобы правильно создать документ, ориентируйтесь на инструкцию, как оформляется ознакомление с приказом под подпись по статье ТК РФ:

1. Возьмите лист формата А4 или фирменный бланк.
2. В шапке укажите наименование организации и самого документа, отметьте номер и дату основного указа.
3. Главную часть составьте в виде таблицы.
4. Заверьте подписью должностных лиц — составителя (начальника отдела кадров, секретаря или главбуха) и директора.

Основная часть — это таблица, в которую входят следующие пункты:

• порядковый номер работника;
• его фамилия, имя и отчество;
• должность;
• дата прочтения приказа;
• подпись.

Если необходимо много подписей под нормативным актом, то в листе оставляют ремарку от директора: прошу ознакомиться с приказом… и указывают сотрудников или подразделение, чьи подписи требуется собрать.

Издают лист в одном экземпляре. Если необходимы подписи большого количества сотрудников, то понадобятся несколько листов. Их следует пронумеровать и скрепить степлером или суровой нитью.

Поскольку единой формы нет, для удобства используйте стандартный лист в виде таблицы.

Если знакомят одного работника, то здесь отдельного листа не требуется. И отметку ставят в самом распоряжении. Вот образец, как пишется «ознакомлена с приказом»:

ПРИКАЗ № 77-Т О расторжении трудового договора Прекратить действие трудового договора от 01.02.2014 № 7 с 8 августа 2021 года. Уволить офис-менеджера Образцову Ольгу Олеговну по инициативе работника (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса).

Лист ознакомления с локальным нормативным актом

Каждый работодатель обязан ознакомить всех работников с локальными нормативными актами (далее в тексте ЛНА) организации.

Не следует пренебрегать данной обязанностью. В случае возникновения спорных ситуаций подтверждение ознакомления сотрудников с ЛНА, может являться доказательством правоты одной из сторон.

• Например, как привлечь работника к ответственности за неисполнения положения о коммерческой тайне, если он с данным положением ознакомлен не был и не знает какие сведения составляют тайну и какую ответственность он понесет за её разглашение.
• Поэтому компания должна задокументировать факт ознакомления работника с внутренними ЛНА.
• Законодательно способ такого ознакомления никак не прописан, поэтому работодатели используют несколько вариантов:

• Когда все работники ставят подписи в локальном акте. В должностной инструкции работник пишет, что с ЛНА ознакомлен и ставит свою подпись, в правилах внутреннего распорядка в конце ведется список ознакомленных с их подписями и т.д.
• В организации ведется журнал. Сейчас можно даже купить готовые журналы учета ознакомления с локальными нормативными актами организации.
• В трудовом договоре прописывается пункт о том, что работник со всеми действующими локальными актами ознакомился перед подписанием данного договора. Но если был принят какой-либо новый ЛНА или изменен старый, то необходимо отдельно оформить подтверждение ознакомления с ним.
• Лист ознакомления с локальным нормативным актом. Его можно составить на все существующие ЛНА перечислив их списком в начале документа, а можно на каждый отдельный Нормативный акт составить свой лист ознакомления.

Утвержденной типовой формы данного документа не существует. Каждая компания ведет данный документ в удобном для них формате.

Сделайте лист ознакомления на фирменном бланке организации, сверху после реквизитов компании укажите наименование документа, пронумеруйте его: «Лист ознакомления работников № 6/33». Далее напишите место и дату составления данного документа.

Перечислите наименования локально-нормативных актов, с которыми идет ознакомление на данном листе. Можно указать простой перечень наименований документов, а можно также указать каким приказом утвержден каждый из актов. Последний вариант будет более правильным, т.к. позволит установить точную редакцию документа, с которым ознакомился работник.

Ниже в документе сформируйте таблицу, в которой укажите фамилию, имя, отчество работника, дату ознакомления с актом и оставьте графу для его подписи.

Подписывать лист ознакомления в самом низу директору организации не нужно, печати также не ставятся.

Образец листа ознакомления с приказом под роспись в 2021 году

Есть перечень издаваемой организационно-распорядительной документации (ОРД), об утверждении и содержании которой работодатель обязан проинформировать сотрудников. В него входят приказы организации:

• по основной деятельности — для ознакомления и руководства в работе всех перечисленных исполнителей;
• по личному составу.

Законодательство обязывает работодателя ознакомить нанятого с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и получить его подпись (ст. 22 ТК). Подпись, удостоверяющая знакомство с документом, требуется на приказе:

• о приеме на работу (ст. 68);
• увольнении (ст. 84.1),
• о взыскании (ст. 193 ТК);
• если этого требует действующая утвержденная форма, например, о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• где ознакомление требует здравый смысл, например, в журналах об ознакомлении работников с требованиями охраны труда, техники безопасности и правилами оказания первой медицинской помощи (ч. 2 ст. 212 ТК).

Действующий в организации порядок и доступные способы для ознакомления с до­кумен­тами необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно ознакомить и с ними, например, в день приема на работу.

ВАЖНО!

При формировании документации важно помнить, как правильно писать в приказе «ознакомить под роспись или под подпись», — правильно «поставить подпись».

  Анестезиолог: особенности работы, обязанности, обучение

Обязательные реквизиты акта об ознакомлении

Изготовляется акт на официальном бланке организации (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Документ должен содержать дату, место и время составления, сведения о лице, составившем акт, наименование, реквизиты и краткое содержание информации, с которым ознакомлен Гражданин. Ну и собственно фиксация факта ознакомления с информацией и подписи присутствующих лиц.

Акт об ознакомлении в зависимости от цели его составления приобщается к материалам дела и может стать доказательством по гражданскому делу при подаче иска в суд.

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

• объе­ма до­кумен­тации;
• необходимости подписания удаленными сотрудниками;
• организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

ВАЖНО!

Для отдельных видов до­кумен­тов установлен пе­рио­д, в течение которого работника следует ознакомить под подпись, например, в три дня о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК). Если срок не установлен, затягивать тоже не стоит — это доказывает судебная практика.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

• оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с до­кумен­том, расписаться в листе;
• позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.

ВАЖНО!

Удаленным сотрудникам пересылают до­кумен­ты для подписи по почте. В некоторых случаях используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Трудовое законодательство разрешает использовать ­КЭП для дистанционных кадров, кроме тех сотрудников и видов до­кумен­тов, где это не разрешено (запрещено).

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

• наименование до­кумен­та;
• Ф.И.О. сотрудников;
• дату и время ознакомления.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

До подписания трудового договора Работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами ООО «Бизнес»:

N п. п.	Наименование локального нормативного акта	Дата	Подпись
1

Лист ознакомления с приказом. Образец, бланк для заполнения 2022 года

Регулирование деятельности предприятия осуществляется работодателем с помощью локальных нормативных актов, то есть документов, содержащих в себе нормы труда и адресованных работникам конкретного предприятия, подразделения, должности и т.п.

Файлы в .DOC:Бланк листа ознакомления с приказомОбразец листа ознакомления с приказом

В обязанности работодателя, согласно Трудовому кодексу (ст.ст. 22, ст. 68 ТК РФ) входит ознакомление работников предприятия с локальными нормативными актами:

• общего характера (Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор);
• напрямую касающимися их трудовой деятельности (должностная инструкция, инструкции по охране труда, приказы по основной деятельности и т.п.).

Статья 68 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя ознакомить работника с коллективным и договором и ПВТР непосредственно при приеме на работу. Ознакомление с приказами и другими нормативными документами производится в процессе работы.

Одним из способов фиксации факта ознакомления работника с организационно-распорядительным документом является лист ознакомления с приказом.

Основные виды приказов

В общем виде все приказы, издаваемые работодателем, подразделяются на две группы:

• приказы по основной деятельности, то есть приказы управленческого профиля, касающиеся функционирования отдельных подразделений или работников или всего предприятия. Например, приказы о привлечении к работе в выходной день, об утверждении документов, о назначении ответственных, о создании комиссии и т.п.;
• приказы по личному составу, то есть касающиеся изменения трудового статуса конкретного работника. Например, приказ о приеме на работу, об отпуске, о поощрении, о переводе на другую должность.

Подробно об оформлении различного рода приказов вы можете прочитать в специальном разделе нашего сайта.

Ознакомление

Сразу отметим, что лист ознакомления является не единственным способом, с помощью которого можно зафиксировать ознакомление работника с приказом или иным нормативным локальным актом. Его составление будет оправдано в случаях, когда с приказом нужно ознакомить большое количество работников, например, все подразделение или всю организацию.

В ситуации, когда приказ касается одного работника, допустимо ознакомление его с документом в графе, внесенной в текст самого приказа.

Кроме того, в организации может существовать отдельный журнал ознакомления работников с приказами.

Кто должен знакомить с приказами

• Обязанность по ознакомлению работников с приказом, как правило, делегируется в зависимости от конкретного назначения приказа.
• С приказами по личному составу и с нормативными локальными актами при приеме на работу работника ознакомляет специалист отдела кадров.
• С приказами, касающимися работы подразделения, работника ознакомляет непосредственный начальник или иное назначенное руководителем организации лицо.

Сроки ознакомления

Следует иметь в виду, что для некоторой распорядительной документации законодательно установлены сроки, отведенные на ознакомление. Так, трехдневный ознакомительный срок установлен для:

• приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ);
• приказа о наложении дисциплинарного взыскания, в т.ч. приказа об увольнении (ст. 193 ТК РФ).

В остальных случаях рекомендуется руководствоваться:

• Инструкцией по делопроизводству;
• здравым смыслом (к примеру, очевидно, что с приказом о привлечении к работе в выходной день работник должен быть ознакомлен непосредственно до выхода на смену, а с приказом об отпуске — до ухода в отпуск);
• сроками, установленными самим приказом. Например, если согласно приказу от руководителей или работников требуется предоставление данных, выполнение мероприятий или разработка документа, срок ознакомления с приказом может быть установлен с учетом объема необходимой для его выполнения работы.

Форма листа ознакомления

Законодательно не установлено унифицированной формы листа ознакомления с приказом. Организации разрабатывают его сами и включают с Инструкцию по делопроизводству или оформляют в свободной форме. Вы можете воспользоваться приведенной ниже структурой для оформления листа ознакомления.

Лист ознакомления должен содержать в себе следующие структурные элементы:

1. заголовок — «Лист ознакомления работников ООО __________ »;
2. название приказа и его реквизиты;
3. ФИО, структурное подразделение работника, ознакомившегося с приказом;
4. дату ознакомления;
5. подпись.

Что делать с листом ознакомления дальше

Листы ознакомления хранятся вместе с приказами или в отдельных папках в структурном подразделении. Срок хранения листов ознакомления законодательно не установлен, однако рекомендуется хранить его в течение срока действия документа, ознакомление с которым он подтверждает.