ГАПОУ ЧР Трудно представить себе компанию, которой не пришлось бы работать с договорами и документами. И если на ранних этапах предприятие может своими силами систематизировать документооборот, то по мере развития бизнеса ежедневный поток деловых бумаг, его обработка и хранение могут стать настоящей проблемой.
Сегодня все больше наших клиентов интересуются автоматизированными системами управления документооборотом или задумываются о переходе на цифровой формат. Однако даже в эпоху 21-го века остаются консервативные компании, которые предпочитают работать по старинке, «утопая» в бумажной волоките.
В нашей статье мы расскажем, какие задачи решает «1С:Документооборот» и как программа поможет избавиться от вечной головной боли, связанной с бумажными документами.
Итак, как «1С:Документооборот» поможет избавиться от бумажной волокиты?
Для справки
Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать основные процессы делопроизводства в компании. При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:
- сокращение или полный отказ от бумажных носителей;
- сведение к минимуму ресурсов на ручную обработку документов;
- повышение эффективности делопроизводства;
- создание единой информационной базы документов;
- снижение рисков потери или повреждения важных документов;
- организация удобной работы сотрудников с документами;
- контроль над исполнением;
- повышение уровня информационной безопасности и другие.
Современные системы электронного документооборота призваны навести порядок в работе компании. Они систематизируют документооборот и прокладывают четкие, прямые маршруты, по которым движется поток деловых документов. Каким же образом это происходит можно наглядно проиллюстрировать на примере процесса согласования и архивирования документов.
Представьте себе жизненный цикл документов в компаниях, где до сих пор считается, что бумажный носитель надежнее, чем что-то электронное. Для примера возьмем ситуацию с составлением договора.
Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники компании:
- Юрист составляет Договор, который затем отправляет руководителям подразделений;
- Каждый из заинтересованных лиц вносит свои правки в документ;
- Затем несколько версий договора возвращаются в юридический отдел на доработку;
- После этого новая версия текста отправляется на повторное согласование;
- На этом этапе документ может правиться еще несколько раз, пока все заинтересованные лица не придут к единому решению и договор будет подписан.
Документ, прошедший долгий путь согласований и правок, в итоге попадает в ящик под названием «Архив». При необходимости его можно найти и извлечь оттуда, что зачастую бывает не так просто, учитывая количество хранимых деловых бумаг.
В результате такая длинная цепочка согласований может привести к срыву сроков и потере важных версий документов. Из-за большого потока документов не все бумаги доходят до адресата, письма зачастую остаются без ответа. Эффективность такой компании стремительно падает, ее «засасывает» опасная бумажная трясина.
Как эти процессы будут выглядеть с использованием «1С:Документооборота?»
Согласование документов
Для согласования договора юристу достаточно запустить в системе задачу, приложить к ней необходимый файл и отправить по заданному маршруту ответственным лицам. Для каждого участника цепочки согласования можно указать срок выполнения задачи. Далее сотрудник может заняться другими задачами, ожидая уведомления на почте. Если сроки не соблюдаются, система оповестит об этом.
Использование маршрута согласований в «1С:Документообороте» позволяет существенно сэкономить время сотрудников, избежать потери важных версий текста, а также в разы ускорить процесс согласования. (рис.1)
Рис.1 Запуск документа на согласование в «1С:Документооборот»
Хранение документов
После того как работа над документом закончена, встает вопрос о его хранении.
«1С:Документооборот» — это идеальное хранилище документов любых форматов. Размер информационной базы ограничен только свободным местом на сервере или компьютере. В системе можно хранить не только текстовые файлы, но и аудио, видео, презентации, архивы и изображения. Хранение документов осуществляется по категориям: входящие, исходящие и внутренние. (рис.2)
Рис.2 Хранение внутренних документов в «1С:Документооборот»
Оперативное хранение помогает избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Ключевые возможности электронного архива — оцифровка бумажных документов, их безопасное хранение, удобный и быстрый поиск.
Быстрый поиск
Одно из главных преимуществ электронного документооборота — это легкий и быстрый поиск по базе. В «1С:Документооборот» можно без труда найти любой документ не только по реквизиту, но и по содержанию. (рис.3).
Рис.3 Полнотекстовый поиск в «1С:Документооборот»
Сотрудникам не придется тратить по нескольку часов, а то и дней на поиск нужного письма или договора. Экономия массы времени на поиск документов — это уже весомый довод в пользу внедрения «1С:Документооборота», хотя у программы припрятана еще пара козырей в функционале. Расскажем коротко о наиболее значимых.
Контроль задач
«1С:Документооборот» включают в себя функционал контроля исполнительской дисциплины. Механизмы постановки задач и поручений являются эффективным инструментом взаимодействия сотрудников внутри компании, а отчеты по исполнительской дисциплине (рис.4) позволяют руководителям оперативно оценивать качество работы и нагрузку сотрудников.
Рис.4 Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот»
В «1С:Документооборот» можно ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение по срокам. К задаче можно прикрепить файлы. Специальная подсистема в программе своевременно сообщит сотруднику о новой задаче и о дате ее выполнения.
После того как сотрудник завершит задачу, он может выслать текст своим коллегам для дальнейшей работы, а непосредственный автор задачи получит уведомление об успешном выполнении.
Обработка входящей документации
Ежедневно сотрудникам компаний приходится иметь дело с огромной массой как внешней, так и внутренней переписки. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.
Интеграция «1С:Документооборота» с корпоративной почтой позволяет сохранять всю переписку и быстро получать доступ к ней с любого компьютера. В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. (рис.5)
Рис.5 Встроенная почта в «1С:Документооборот»
Конфиденциальность
В СЭД «1С:Документооборот» можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений к документам (рис. 6). Это гарантированно защитит важные корпоративные данные от посторонних глаз.
Для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой указаны: уровень конфиденциальности, дата изменения, автор, формат, количество листов, краткое описание. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю необходимую информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.
Рис.6 Настройка прав доступа в «1С:Документооборот»
Выводы
Бумажная волокита делает многие компании неэффективными, тормозит их развитие, ухудшает коммуникации с клиентами. Современные системы электронного документооборота, такие как «1С:Документооборот», позволяют забыть о громоздких и бесполезных архивах, вечной головной боли, связанной с бумажными документами, а также избавляют сотрудников от рутинной бумажной работы.
Сегодня электронный документооборот — это не просто способ современного ведения дел, но и насущная необходимость для компаний, желающих перейти на более высокий уровень корпоративной культуры.
В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. Если вам требуется консультация или помощь по внедрению программы «1С:Документооборот», вы всегда можете обратиться к нам.
Электронный или бумажный документооборот? — Основа Капитал
Хороший руководитель старается расходы сократить. И оптимизация документооборота, а именно переход на электронный документооборот – решение, которое напрашивается само собой. Тем не менее, часто возникают сомнения, не будет ли претензий со стороны налоговых и других органов к электронным документам? Разбираемся в вопросе!
Столы, заваленные толстыми папками с бумагами. Шкафы, заставленные ими же. Пыль, как ни старайся от нее избавиться. Да, так выглядит типичный отдел бухгалтерии,потому что там всегда много документов – любое движение денег, любая операция – должны быть учтены. Закон предписывает записи в бухгалтерском учете делать на основании первичных документов.
Первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) или непосредственно после ее окончания. Он подтверждает совершение операции.
Федеральный закон о бухгалтерском учете требует хранить такие документы не менее 5 лет. Но кроме этого закона есть множество других законов и требований о хранении разных типов документов – закон об архивном законодательстве, требования налогового кодекса и т.д. И, к примеру, документы об учете кадров организация должна хранить не менее 75 лет!
Естественно, что при таких обстоятельствах, даже небольшие компании со временем обрастают внушительными бумажными архивами. Что уж говорить о больших компаниях и производствах – на обработку и содержание документов там затрачиваются значительные ресурсы, как человеческие, так и материальные. А это расходы: на зарплату, на бумагу, канцтовары, аренда дополнительных площадей…
Хороший руководитель старается расходы сократить. И оптимизация документооборота, а именно переход на электронный документооборот – решение, которое напрашивается само собой.
Но часто возникают вопросы: если перейти на цифровой документооборот, то не будут ли при налоговой проверке у них запрашивать оригиналы документов в бумажном виде? И обязательно ли иметь бумажные копии, чтобы предоставлять их по требованию инспекции? Внесем ясность.
Что говорит закон?
Ни действующим законодательством, ни другими нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между организациями.
Напротив, пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» говорит о том, что законодательством РФ разрешается составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью.
А совсем недавно и Минфин рассмотрел вопрос о том, чтобы принимать затраты для исчисления налога на прибыль на основании электронного документа. Расходы относятся к тому же налоговому периоду, в который они возникают, независимо от времени фактической их оплаты.
Никакого особого порядка признания расходов в случае, если первичные документы составлены в электронном виде, нет. Применяется тот же порядок, что и для бумажных документов. И датой признания расходов в целях налогообложения прибыли будет признаваться дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов.
Виды электронного документооборота
Электронный документооборот — это не просто документы в электронном виде. Это совокупность автоматизированных процессов по работе с этими документами.
Перевести на электронный документооборот можно не только финансовый отдел. Точно так же вы можете повысить эффективность в других подразделениях: производственном, управленческом, кадровом, техническом, складском и так далее.
Естественно, потребуются определенные трудозатраты на то, чтобы внедрить электронный документооборот в вашей организации – это и время на разработку регламента, перевод бумажных документов в электронный вид, создание цифровой подписи, обучение сотрудников.
Однако плюсов гораздо больше:
- Все документы будут храниться централизованно, в структурированном виде
- Сократятся почтовые расходы на пересылку и расходы на печать документов
- Скорость! Существенно увеличится скорость на передачу информации, регистрацию, согласование и подписание документов
- Найти нужный документ станет гораздо проще и быстрее
Подведем итог
Существующая в данный момент законодательная основа дает вам возможность легко взаимодействовать с контролирующими органами независимо от того, в каком виде ведется документооборот в организации — в бумажном или в электронном. Вы уже сейчас можете использовать электронные документы и экономить таким образом затраты на документооборот с контрагентами. Эффективность бизнеса от этого только растет.
Еду избавляют от бумаги
В условиях пандемии COVID-19 и самоизоляции пищевые компании хотят расширить возможности электронного документооборота (ЭДО).
Поставщики просят власти разрешить предоставлять ветеринарные сертификаты только в электронном виде и перевести на такой формат часть коммуникации с торговыми сетями.
Спешка в этой сфере ставит под угрозу безопасность, а весь процесс требует иногда неоправданных в условиях кризиса финансовых и временных затрат, предупреждают некоторые участники рынка.
О необходимости развития ЭДО или отмены обязательных требований к наличию оригинальных документов в ряде случаев исполнительный директор «Руспродсоюза» Дмитрий Востриков сообщил вице-премьеру Дмитрию Чернышенко. Копия обращения есть у “Ъ”.
Как отмечается в письме, сегодня в пищевых компаниях на рабочих местах находятся только сотрудники, для которых это необходимое условие исполнения обязанностей, а другие службы переведены на удаленный режим.
Но их полная работа вне офиса невозможна без «срочного решения» ряда вопросов, пишет господин Востриков.
Так, в «Руспродсоюзе» предлагают запретить требовать бумажные копии электронных ветеринарных сертификатов системы Россельхознадзора «Меркурий» при приемке товара.
В самом Россельхознадзоре говорят, что такой необходимости нет. Но, как поясняет источник “Ъ” на рынке, для проверки груза требуется код, который иногда проще предоставить на бумаге, чем искать электронную версию, потому часть торговых сетей просит иметь документ в бумажном виде.
«Руспродсоюз» также хочет перевести в ЭДО документы, которые используются для работы с контрагентами: договоры поставки, Протоколы разногласий и пр. Кроме того, предлагается отменить контроль путевых бумажных документов, а также сделать электронным процесс получения справок из налоговой и отправки документов в органы исполнительной власти.
Перевод этих процессов в электронный режим снизит расходы на бумажные документы и исключит необходимость вывода на работу большого числа сотрудников, что благоприятно скажется на борьбе с пандемией, говорит зампред правления «Руспродсоюза» Дмитрий Леонов. Кроме того, это позволит усовершенствовать работу с контрагентами в будущем, добавляет он.
В пресс-службе правительства на вопросы “Ъ” не ответили.
Но региональный вице-президент по корпоративным отношениям в России и СНГ Danone Марина Балабанова отмечает, что ускоренное внедрение ЭДО неизбежно связано со сложными процессами в тех компаниях, где его ранее не было, что временно парализует их деятельность.
Внедрение системы с нуля в авральном режиме может быть опасно: вопросы защищенности в таких случаях всегда неприоритетные, добавляет руководитель отдела аналитики «Серчинформ» (разработчик средств информационной безопасности) Алексей Парфентьев. Личный компьютер, к примеру, должен иметь терминальный доступ в корпоративную инфраструктуру, а у каналов перемещения информации должна быть криптозащита, говорит он.
Заместитель гендиректора УК «Дамате» Андрей Григоращенко говорит, что в компании большинство процессов уже идут в ЭДО.
При этом, отмечает он, при транспортировке продуктов не всегда есть доступ к электронным документам, поэтому полностью от бумаг избавиться нельзя.
В PepsiCo также говорят, что подписание договоров идет удаленно, а обменяться бумажными вариантами можно после снятия ограничений. Любые принудительные нормативные изменения в этой сфере при этом должны внедряться с большой осторожностью, указывают там.
В Ассоциации компаний розничной торговли (АКОРТ) согласны, что перевод упомянутой документации в электронную форму позволит ускорить работу, но это потребует времени и больших финансовых затрат.
Дмитрий Востриков в письме господину Чернышенко также говорит о высокой стоимости ЭДО и просит субсидировать расходы на подключение и обслуживание системы.
Заместитель гендиректора SAP CIS Юрий Бондарь отмечает, что субсидии обычно предполагают инвестиции и затем возврат средств путем налоговых или иных льгот, а это «достаточно долгий путь». Процесс требует серьезной госпрограммы и нескольких лет, а в сложившихся условиях это одни из самых дефицитных ресурсов, заключают в АКОРТ.
Анатолий Костырев
Читать далее
«Нет» — бумаге, «да» — ЭДО: новый законопроект
Министерство экономического развития посчитало, что бизнес тратит на хранение бумажных документов целых 3,5 триллиона рублей. Да-да, вооот столько нулей. Поэтому надо бизнесу помочь — избавить от унылых бумажек.
Новый проект закона навеян известной национальной программой по цифровизации. Минэкономразвития предлагает деловую документацию перевести в электронный вид и так сэкономить.
Изменения касаются усовершенствования правового регулирования в сфере электронного документооборота. В том числе и хранения электронных дубликатов бумажных документов. Это, кстати, важное замечание — одно дело документ изначально созданный в электронном виде, другое — оцифрованный с бумажного носителя.
Сейчас большинство документов хранится в бумажном виде, даже если создана его электронная копия. Сроки хранения довольно длительные, в основном до 5 лет, но в отдельных случаях и дольше (например, по кадрам).
Если у вас немаленькая организация, много первички, то хранение обойдется недешево. Просто в кучу документы в углу не свалишь (а вдруг проверка?), приходится выделять место в офисе, а то и отдельное помещение.
При значительных объемах «макулатуры» еще и архивариуса придется нанимать, чтобы следил за порядком.
Плюс те же персональные данные требуют особых услових хранения, чтобы обеспечить к ним допуск только уполномоченных лиц, а еще есть коммерческая тайна. В общем, если делать все как положено, то придется потратиться.
Что обещает улучшить законопроект
Планируется, наконец, установить регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, дать возможность хранить электронные документы в другом формате (конвертация) с сохранением их юридической значимости.
Какие плюшки обещает нам законопроект:
- Можно будет дублировать бумажные документы в электронном виде и дублировать в более удобном формате электронные документы, для этого придумают специальную процедуру, чтобы сохранить юридический статус документов. Авторы проекта продумали и саму процедуру оцифровки:
- дубликат должен создаваться лицом его подписавшим или другим лицами, уполномоченными на это федеральным законом;
- необходимо сохранить визуальное представление документа — содержание и форму;
- дубликат должен быть подписан усиленной электронной подписью или собственноручной (вот тут не совсем понятно, ведь речь то об электронной копии) подписью лица, которая позволит установить дату и время подписи.
- Будет урегулирован механизм перевода (конвертации) электронных документов в иной формат.
- Для организаций, осуществляющих создание и хранение электронных дубликатов документов (в качестве предпринимательской деятельности), устанавливается требование по аккредитации.
- Устанавливается порядок хранения и передачи электронных документов, которые хранятся в организациях, оказывающих вышеуказанные Услуги по хранению, чтобы не допустить утраты электронных документов.
- Предусматривается возможность сокращение сроков хранения бумажных документов, с которых изготовлены электронные дубликаты, до 1 года.
Самая радостная новость — оцифровать можно будет любые документы, если иное не установлено отдельными нормативными правовыми актами. Например, можно будет упаковать в электронный архив:
- Документы бухгалтерского учета от первички до регистров;
- Банковские документы (их кстати, многие уже хранят электронно, чтобы не распечатывать выписки и приложения к ним);
- Кадровые документы, включая соглашения о персональных данных, приказы и т.д. Для дистанционных сотрудников уже предусмотрели возможность обмена электронными документами, скоро такая возможность будет и у других работников;
- Результаты инвентаризации (километровые описи со складов);
- Аудиторские заключения и прочие.
Вы можете не ждать, когда законопроект пройдет все чтения и вступит силу (по дороге еще ни раз его перепишут). Использовать ЭДО можно уже сегодня. Например, подключиться к облачному сервису 1C: СтартЭДО.
Почему в облаке и почему именно 1C: СтартЭДО?
Про облачные технологии уже, кажется, и объяснять ничего не надо, но напомним — это удобно. Никаких увесистых программ, никакой привязки к компьютеру. Даже работу с документами внутри компании можно сделать проще с помощью 1С:Документооборот. Все это для бухгалтера — вещи мегаважные. Но кому мы рассказываем!
Что касается сервиса 1C: СтартЭДО, то кроме очевидны облачных преимуществ он позволяет быстро обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и в бухгалтерии их проведение существенно упрощается — входящие документы автоматически добавляются в информационную базу 1С.
Вы можете работать с любым количеством пользователей, имеющих сертификат электронной подписи.
Входящие документы — не ограничены, исходящие — в пакете до 20 комплектов документов в месяц (комплект это, например, накладная счет фактура), стоимость отправки с 21-го комплекта — 10 рублей за комплект. На такие деньги не купишь и жвачку, а вот отправить документы на другой конец страны — запросто!
Бизнес указал на риски от законопроекта об электронных дубликатах документов
Бизнес указал на проблемы законопроекта об электронных дубликатах документов, который правительство внесло в Госдуму в мае. О замечаниях бизнеса написал РБК.
Суммарные затраты организаций на бумажный документооборот в год составляют около 3,5 трлн рублей и 6 млрд человеко-часов, написало правительство в пояснительной записке к законопроекту. Оно привело в пример, что Сбербанк тратит на это 2,5 млрд рублей, «оператор связи» — 16 млн рублей, тогда как у клиентов операторов электронного документооборота расходы составляют до 4 млн рублей в год.
Но в той редакции, в которой законопроект внесли в Госдуму, законопроект не выполняет главную функцию — сократить затраты на хранение архивных бумажных документов, заявил заместитель председателя правления ВТБ Вадим Кулик в письме гендиректору АНО «Цифровая экономика» Евгению Ковниру. Это РБК узнал из самого письма, его отправку подтвердил представитель ВТБ. Банк концептуально поддерживает инициативу, но несколько положений надо скорректировать, поскольку они «могут создать необоснованные барьеры в работе банков с электронными документами», отметил Кулик.
ВТБ оценил свои расходы на содержание архива документов на материальных носителях в 750 млн рублей в год. Законопроект требует использовать усиленную квалифицированную подпись при создании электронного дубликата или его конвертации.
Из-за этого невозможно перевести в электронный архив большой объем документации банков при работе с клиентами: для этого придется создавать электронные дубликаты с каждым клиентом при условии, что у него есть усиленная квалифицированная подпись, считает Кулик.
Он считает лишним и положение о хранении бумажного документа в течение года после создания электронной копии.
По текущей процедуре конверсия документов в электронный вид составит не больше 30%, а значит, проблема затрат на хранение бумаг не будет решена, отметил заместитель главы АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Тер-Степанов. По его словам, законопроект в заявленной форме не поддерживает и Банк России.
Однако представитель Центробанка заявил РБК, что ЦБ «в целом» за документ, идет подготовка предложений к его доработке ко второму чтению.
Представитель Минэкономразвития сообщил РБК, что министерство разработало поправки, которые позволят подписывать документы при помощи неквалифицированной электронной подписи, созданной в инфраструктуре «Госуслуг».
Операторы связи каждый год тратят на хранение и уничтожение бумажных документов больше 1 млрд рублей в год, заявил РБК представитель «ВымпелКома» (бренд «Билайн»).
Результатом принятия законопроекта в текущем виде может стать ограничение введения электронного документооборота, считает оператор.
Представитель «Мегафона» сообщил, что компания тоже поддерживает доработку законопроекта: расширение перечня документов, допущенных к конвертации в электронный формат, и возможность делегировать эту работу лицензированным организациям. Представитель МТС отказался от комментариев.
Источник РБК сообщил, что против смягчения формулировок законопроекта выступает ФСБ.
Как изменится электронный документооборот к 2024 году
Переход на ЭДО должен помочь предпринимателям и госорганам сэкономить деньги и время на работе с документами. По данным ФНС, за год на бумажный документооборот в России уходит около 3,5 триллионов рублей.
При этом на создание, хранение и обработку таких документов каждая компания и ИП тратят до 65 часов в месяц — это примерно семь рабочих дней.
Внедрение ЭДО должно исключить расходы на бумагу, печать и доставку, а также сократить время на работу с документами на 80%.
Чтобы постепенно перевести предпринимателей на электронный документооборот, ФНС совместно с бизнес-сообществом разработала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Документ в 2020 году утвердила Правительственная комиссия по цифровому развитию.
В Концепции описаны направления развития и изменения в ЭДО до 2024 года. А ещё — результаты, которые планирует достичь налоговая:
- С 2022 года количество электронных документов, которыми обмениваются компании и ИП, должно ежегодно увеличиваться на 20%.
- С 2023 года объём документов, которые нужно в бумажном виде отправлять на проверку контролирующим органам, должен сокращаться не менее чем на 10% в год.
- К концу 2024 года в электронной форме должны передаваться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.
Что изменится в ЭДО до 2024 года
Налоговая введёт новые форматы электронных документов
Пока предприниматели используют в электронной форме в основном счета-фактуры и первичные учётные документы. До 2024 года ФНС собирается разработать больше форматов, чтобы и другие электронные документы имели юридическую силу. В список таких документов вошли:
- договор с контрагентом, заказ-наряд, заявка на участие в торгах, Оферта, акцепт;
- акт сверки взаимных расчётов;
- транспортная и расходная накладные;
- ценовая спецификация;
- заказ и его подтверждение;
- счёт на оплату;
- документы, оформляемые при возврате товара;
- претензия;
- КС-2;
- КС-3.
В будущем определённые виды документов предприниматели смогут передавать только в электронном виде — новые требования налоговая планирует вводить постепенно. А ещё в электронном виде предприниматели смогут вести внутренние документы компании и не дублировать их на бумаге.
Налоговая упростит получение и использование электронной подписи
Чтобы подписывать электронные документы, нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП. Задача налоговой — упростить процесс получения подписи и работы с ней.
Поэтому в ближайшие годы предприниматели смогут:
- Получать КЭП бесплатно. Согласно закону 63-ФЗ, с 1 января 2022 года налоговая должна будет бесплатно выпускать электронные подписи для организаций и ИП. Чтобы плавно перейти на выпуск подписей, ФНС начала выдавать их уже с 1 июля 2021 года.
- Использовать КЭП удалённо. Подписать документ можно будет онлайн с любого устройства и в любое время — для этого предпринимателям не придётся вставлять носитель с КЭП в компьютер.
- Выдавать сотрудникам Доверенность на подписание электронных документов компании. Планируется, что сотрудники будут получать КЭП на себя и смогут подписывать документы от лица компании, если у них есть доверенность.
Предприниматели будут обмениваться документами по новым правилам
Налоговая планирует разработать единые правила обмена электронными документами. Например, правила определят, как выставить счёт-фактуру или отправить транспортную накладную. Несколько возможных схем для работы с документами ФНС уже описала в п 3.1 Концепции развития ЭДО.
А ещё — не все электронные документы предприниматели будут обязаны передавать через оператора ЭДО. Некоторые виды документов они смогут отправлять другими способами, например, по электронной почте.
Налоговая сократит количество обязательных отчётов
Сейчас предприниматели хранят электронные документы сами. Согласно Концепции, в ближайшие годы эту обязанность возьмут на себя операторы ЭДО или другие организации, которые получат на это разрешение.
Так налоговая сможет быстро получать доступ к первичным сведениям и проверять их. Для предпринимателей это значит, что количество обязательных отчётов сократится.
Российские компании смогут обмениваться электронными документами с иностранными партнёрами
Предприниматели из России смогут работать с электронными документами в форматах иностранных поставщиков. В первую очередь налоговая наладит электронный документооборот со странами Евразийского экономического союза, а затем, возможно, и с другими странами.
Как подготовиться к переходу на ЭДО
Пока обязательно подключаться к ЭДО должны только продавцы маркированных товаров — иначе они не смогут принимать маркированные товары и работать законно.
В будущем требования коснутся всех предпринимателей. Поэтому если вы ещё не используете электронные документы, у вас есть время подготовиться: подключиться к ЭДО, наладить работу с поставщиками, обучить сотрудников. Так вы сможете спокойно во всём разобраться, а ещё — сэкономить.
Посчитать, сколько вы сэкономите на бумажных документах и трудозатратах, если перейдёте на ЭДО, вам поможет калькулятор.
Экспорт как сервис: как избавить бизнес от беготни по инстанциям — РБК
Какие это сервисы и услуги?
РЭЦ помогает предпринимателям в решении их задач на всех этапах экспортной деятельности — от обучения, предоставления мер господдержки, поиска партнера и покупателя за рубежом до финансирования и страхования экспортных контрактов.
Так, в группу РЭЦ интегрированы Российское агентство по страхованию экспортных кредитов и инвестиций (АО «ЭКСАР»), Государственный специализированный Российский экспортно-импортный банк (АО «РОСЭКСИМБАНК») и АНО «Школа экспорта»: все вместе они обеспечивают наличие продуктовых предложений, удовлетворяющих потребности экспортеров различного профиля.
Стоит задача сделать сервисы доступными из любого уголка страны, дополнив их услугами федеральных и региональных ведомств, а также предоставив удобный доступ к услуга сторонних провайдеров.
Нам необходимо полностью трансформировать всю экспортную действительность: консолидировать работу всех органов власти, федеральных служб, институтов развития и других организаций, сопровождающих экспортеров на всех этапах.
Чтобы сервисы стали полностью цифровыми, а услуги оказывались максимально быстро, каждый шаг процесса мы подвергли пристальному вниманию и реинжинирингу. И спрятали их «под капотом» системы «Мой экспорт».
Так, мы сформировали целевые процессы оказания услуг, исключив все лишние шаги и дополнительные запросы документов. Сейчас в наших сервисах бумажных документов нет вообще. Мы также постарались минимизировать влияние человеческого фактора на принятие решений: более 17 ведомств предоставляют нам необходимые сведения в автоматизированном режиме.
Как пример можно привести государственную меру поддержки по компенсации расходов на транспортировку экспортных товаров. Раньше экспортеры готовили до 600 коробок бумажных документов и ждали компенсации затрат от трех месяцев до полутора лет. Сегодня благодаря нашему сервису экспортеры в считанные минуты получают подтверждение своей заявки, а в течение 15 дней — возмещение затрат.
Проекты single window в сфере внешнеэкономической деятельности (ВЭД) существуют во многих странах. Самый известный создан в Сингапуре. Там «одно окно» — это комплекс услуг электронной таможни, логистических операторов и банков для автоматического списания пошлин и платежей, связанных с ВЭД.
Еще один известный пример single window — порт Гамбург в Германии, где в единую точку сведены логистические и таможенные услуги для морских перевозок. В общем, мировой опыт сегодня показывает, что в этих системах реализуется достаточно ограниченный перечень сервисов.
Задача, которая стоит перед «одним окном» в России, значительно шире — способствовать росту количества экспортеров и увеличению объемов их экспортной деятельности. Поэтому охват сервисов отечественного «одного окна» также отличается от существующего в мировой практике.
Мы занимаемся поиском потенциального экспортера, предоставляем мировую аналитику, ищем потенциального зарубежного партнера и одновременно даем доступ к госуслугам и поддержке. Откровенно говоря, мы первопроходцы полной цифровой трансформации в сфере ВЭД.
Все, что необходимо сделать предпринимателю, — зарегистрироваться на цифровой платформе «Мой экспорт» и открыть для себя доступ к наиболее востребованным мерам поддержки экспорта, не погружаясь в бюрократические проблемы.
На сегодня в системе зарегистрировано уже около 3,4 тыс. экспортеров. Им доступны десять сервисов, а к концу 2021 года их станет 17.
Например, в этом году в системе «одно окно» можно будет заказать у аккредитованных провайдеров логистические, юридические услуги, получить помощь в экспорте через маркетплейсы.
До конца 2022 года планируется запустить еще четыре сервиса. Планируемое количество экспортеров-пользователей системы к этому сроку — не менее 6 тыс.
Принцип «невидимого правительства», по которому реализована платформа, в первую очередь рассчитан на расширение возможностей бизнеса. В тот момент, когда мы снимаем административные барьеры, предоставляя государственные сервисы, услуги и поддержку в цифровом формате, мы позволяем предпринимателям как минимум сэкономить время и, соответственно, деньги.
Лишаем их квестов, связанных с беготней по инстанциям. Кроме того, ускорение сроков получения того или иного разрешительного документа прямо влияет на срок поставки товара, что делает отечественного экспортера более привлекательным для иностранных партнеров.
А бесплатный доступ ко всей мировой аналитике позволяет компаниям быстро адаптироваться на внешних рынках.
Почему электронный документооборот не заменит бумагу
Некоторые предприниматели думают, что с развитием ЭДО и онлайн-сервисов, бумажные документы уходят в прошлое. Но это не так. Бумага все еще играет важную роль и есть государственные требования к способам хранения документации. Рассказываем, как правильно организовать этот процесс.
Почему бумажные документы актуальны?
Про электронный документооборот говорят много, но он не может на 100% покрыть запросы предпринимателей. Главная причина — большинству просто не нужен ЭДО. Это дополнительные расходы на оборудование и оплату тарифов. А если можно справиться без этого, то зачем лишние затраты?
Также есть причины, которые подробно разобраны в нашей статье. Поэтому в ближайшие десятилетия бумажные документы сохранят важность. И надо знать, как их правильно хранить.
Почему нужно хранить бумажные документы?
Документы накладывают ответственность. Контролирующие органы могут запросить информацию через несколько лет после работы. Можно выделить 3 момента важности хранения:
Ответственность перед сотрудниками. Если фирма закрывается через пару месяцев после начала деятельности, то папки с документами нельзя выбросить на свалку. По закону кадровые документы хранятся до 50-75 лет. При ликвидации компании их обязательно сдают в архив.
Представьте, что человек работал на вас 3 года. Потом перешел в другую компанию. Через некоторое время ему нужно подтвердить трудовой стаж и не хватает каких-то документов. Нужно показать, что он работал на вас, получал зарплату, за него делались страховые отчисления.
И будет плохо, если документы утеряны.
Ответственность перед контрагентами. Для предпринимателей документы имеют финансовое значение. В течение трех лет после финансовой сделки, юридическому лицу могут предъявить задолженность. Например, вы закрыли ИП. Документы разбросаны по ящикам, в автомобиле или выкинуты во время уборки.
Контрагенты не разобрались в своих документах и решают, что вы им должны деньги. Они подают в суд. Фирма уже 2 года не функционирует, бумаги утеряны, а вы не помните подробностей сделок.
Если не покажете накладные, акты, счета-фактуры, то не докажете отсутствие долга. Придется платить.
Бухгалтерские документы нужно хранить в течение 5 лет после окончания отчетного года, в котором составлен документ.
Обязанности перед ФНС. К вам может прийти выездная проверка. Налоговая имеет право проверить 3 предыдущих года, а также потребовать документы, подтверждающие правильность начисления налогов. Если их нет, то вам могут доначислить налоги и пени. Документы по налоговому учету должны храниться в течение 4 лет.
Как хранить документы?
Для начала поставьте себе правило относиться к ним серьезно. Все виды бумаг должны быть оформлены и подписаны. Ставьте сотрудникам KPI, что любая документация по их работе должна быть в порядке. Если требования не выполняются, то штрафуйте.
Все бумаги подшивайте и складывайте в папки. Если фирма проходит процесс ликвидации, то найдите способ хранения бумаг. Это должно быть место, в котором они не испортятся.
Если не хранить документы, то можно нарваться на административное нарушение. Должностных лиц штрафуют на сумму от 2500 до 5000 рублей, а юридические лица от 200 000 до 300 000 рублей.
Что имеем ― то храним: банки смогут отказаться от бумажных договоров
Банки смогут полностью отказаться от бумажных договоров с клиентами: сделать это позволит закон о цифровом архиве, работа над которым начнется в осеннюю сессию в Госдуме. Об этом «Известиям» рассказал депутат Анатолий Аксаков.
В крупнейших банках сообщили, что уже переходят на безбумажный оборот по новым документам, что позволяет ускорить оказание услуг, сэкономить до 80% расходов и защитить десятки деревьев.
При этом электронное взаимодействие открывает пространство и для мошенников, которые могут воспользоваться сложностью удаленной идентификации, опасаются эксперты.
Проблема с архивированием
В осеннюю сессию в Госдуме планируется начать работу над законопроектом о цифровом архиве, заявил «Известиям» депутат Анатолий Аксаков.
Он пояснил, что инициатива позволит значительно снизить затраты банков, поскольку им не надо будет хранить большое количество бумаги, в том числе договоров.
По закону кредитные организации обязаны хранить документы для предоставления, например, при проведении следственных действий или по судебным искам, напомнил депутат.
― Мы хотим принять закон, по которому вся информация будет храниться на носителях. Правда, она должна дублироваться, чтобы не было рисков потерь. Не надо будет в огромных количествах закупать бумагу. Это огромная экономия, снижение издержек. А значит, и снижение, например, процентов, ― отметил Анатолий Аксаков.
По его оценкам, нововведение позволит банкам экономить миллиарды, если не десятки миллиардов долларов в год.
Сейчас кредитные организации тратятся, в частности, на бумагу, на аренду площадей для хранения документов, на поддержание температурного режима, на охрану, пояснил депутат.
Закон будет способствовать полному переходу организаций, в том числе финансовых, на электронный документооборот, а также сокращению их издержек на хранение и обработку бумажных документов, сообщили «Известиям» в ЦБ.
В законодательстве нет требований к тому, чтобы договор клиента с кредитной организацией заключался на бумаге ― он может быть на любом носителе, заявил партнер коллегии адвокатов Pen&Paper Станислав Данилов. Он пояснил: сложности перехода на безбумажную технологию заключаются в том, что банки в отличие от других контрагентов должны на 100% идентифицировать клиентов.
Как правило, в последнее время финорганизации заключают первый договор с клиентом при личном посещении офиса на бумаге, тогда же Гражданин создает свою электронную подпись, с помощью которой затем подтверждает онлайн-операции.
При этом ранее заключенные договоры по-прежнему должны храниться на бумажных носителях. Сейчас возможность полностью дистанционно стать клиентом кредитной организации, в которой человек ранее не обслуживался, уже есть ― для этого нужно один раз сдать слепки лица и голоса в единую биометрическую систему.
Однако на данный момент в ней зарегистрировано менее 200 тыс. россиян.
В среднем срок хранения бумажного досье по клиенту составляет пять лет, сообщил старший преподаватель кафедры банковского дела университета «Синергия» Антон Рогачевский.
Он подчеркнул, что при этом объемы документов могут варьироваться в зависимости от вида клиента и продукта, за которым он обратился в банк.
По закону кредитная организация не имеет права передавать персональные данные клиентов третьим лицам, однако исключения составляют, например, запросы из судебных органов для рассмотрения делопроизводства, пояснил Антон Рогачевский.
Экологично, но опасно
В крупнейших кредитных организациях рассказали «Известиям», что уже на протяжении нескольких лет заключают часть новых договоров на безбумажных носителях.
Например, в Райффайзенбанке 30% сделок на потребкредиты в отделениях фиксируются электронно. ВТБ провел более 15 млн операций с помощью технологии цифрового подписания. В ПСБ оформили таким образом около 40 тыс. онлайн-кредитов для бизнеса.
В МКБ сообщили, что все процедуры, помимо первичной идентификации, могут проводиться удаленно.
Внедрение безбумажных технологий позволит упростить повседневную деятельность кредитных организаций, сделать их услуги более простыми и доступными для клиентов, рассказали в банке «Хоум Кредит». В крымском РНКБ оценили, что ежемесячно за счет отказа от бумаги для новых договоров спасают около 100 деревьев.
Это также может дать экономию в несколько миллионов рублей с учетом всех сопутствующих расходов, включая приобретение канцтоваров, расходных материалов для печатающих устройств, почтовые расходы на пересылку документов, аренду помещений для их хранения, подсчитали в банке «Зенит».
В УБРиР оценивают экономию в 80%.
Только за 2020 год Почта Банку удалось сократить скорость прироста архивного фонда в пять раз, сообщили в кредитной организации.
Ее представитель подчеркнул, что такая экономия позволяет оптимизировать расходы и направить средства на разработку выгодных и привлекательных продуктов и сервисов.
Впрочем, по словам инвестиционного стратега «БКС Мир инвестиций» Александра Бахтина, на условия по кредитам это вряд ли окажет существенное влияние, поскольку здесь важнее уровень ключевой ставки ЦБ, стоимость фондирования для банков, а также кредитная история конкретного заемщика.
Главный риск перехода к полностью электронному взаимодействию с клиентами ― появление пространства для мошенников, считают опрошенные «Известиями» эксперты.
Они могут пользоваться пожилыми группами населения и за счет современных технологий проворачивать незаконные дела, опасается Станислав Данилов из Pen&Paper. Дистанционно невозможно установить, украл ли кто-то электронную подпись и пытается ли заключить договор мошенник.
Эксперт уверен, что сложности идентификации клиента и его действительной воли на заключение договора будут возникать постоянно.