ГАПОУ ЧР Представителям работодателя после передачи им больничного листа необходимо обеспечить учет и хранение документа. Более приемлемым вариантом систематизации информации является ведение специального журнала регистрации листков нетрудоспособности.
Регистрацией в журнале считается фиксирование главных реквизитов документа в соответствии с установленной формой, доказывающее факт его наличия и дату составления.
Как ведется в организации?
Учетные книги ведутся для упорядочивания документации, основная задача журнала — придание юридической силы бумагам. Сводная книга ведется определенный период времени, затем закрывается.
Формируют журнал по учету листков нетрудоспособности на предприятии с большой численностью персонала. Его ведение не является обязательным моментом для компаний, как правило, он формируется, оправдывая в конечном итоге свое составление.
Обязательна ли регистрация?
Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.
Помимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.
Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:
- систематизация хранения сведений документов;
- быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
- отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
- возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
- общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
- планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
- разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.
Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).
[stextbox id=’alert’]Законодательно составление журнала не является обязательным условием для предприятий, необходимость его ведения принимается решением руководства в каждой компании индивидуально (если есть производственная необходимость). [/stextbox]
Какую форму использовать?
Унифицированного бланка для заполнения журнала нет. Структура и содержание документа разрабатывается самостоятельно на предприятии, допускается заполнение уже существующих бланков.
Форма журнала для регистрации листков нетрудоспособности утверждается приказом начальника предприятия, в качестве приложения может выступать инструкция по его заполнению для специалистов кадрового отдела.
В конце года журнал пронумеровывается, сшивается ниткой, скрепляется подписью главы компании и печатью.
Инструкция по заполнению
При заполнении бланка следует опираться на нормы делопроизводства.
Титульный лист журнала учета и регистрации содержит сведения:
- наименование юридического лица или ИП;
- название документа;
- дата открытия книги и окончания (когда документ закрыт);
- фамилия ответственного специалиста (за ведение журнала);
- при наличии утвержденной номенклатуры дел, дается ссылка на соответствующий индекс журнала.
Основную информацию лучше заносить в оформленную таблицу.
Графы, в которые необходимо внести информацию при регистрации листков нетрудоспособности:
- двенадцатизначный номер больничного листа;
- наименование медицинского учреждения (частная клиника, медицинский сервис, городская больница, поликлиника), выдавшего листок;
- должность и персональные данные подчиненного (ФИО), его структурное подразделение (отдел);
- период освобождения от работы;
- причина нетрудоспособности (код прописан в бланке листка);
- дата предъявления больничного листка представителю организации.
Если существует необходимость, таблицу можно дополнить иными сведениями: подпись работника, предоставившего больничный лист и бухгалтера, принявшего его.
Заполнять журнал можно при помощи темных чернил, а также на компьютере. Все сведения должны быть хорошо читаемы, при возникновении ошибок поправки вносятся в общепринятом порядке. Записывается информация о больничных листках в хронологическом порядке.
Скачать бланк и образец
- [stextbox id=’download’]
- Скачать бланк формы книги учета и регистрации листков нетрудоспособности – word.
- Скачать образец заполнения журнала учета больничных листов – word.
- [/stextbox]
Нужна ли книга испорченных и утерянных больничных листов?
Испорченные или утерянные бланки фиксируются только в учреждениях здравоохранения и органах ФСС. Экономические субъекты РФ отдельную книгу для данного рода документации заводить не обязаны.
Для работодателей и подчиненных предусмотрен строгий порядок действий при потере больничного:
- при потере листка заболевшим сотрудником существует возможность восстановления документа (получение дубликата), после написания соответствующего заявления, ранее требовалась справка от бухгалтерии своего предприятия об отсутствии выплат пособия по данному больничному;
- при утрате больничного представителем работодателя сумма пособия, начисленная по нему, возвращается в ФСС или не принимается к зачету, возмещение вреда организации остается на усмотрение руководства компании;
- исправления врачом или ответственным сотрудником фирмы вносятся в соответствии с рекомендациями органов ФСС.
[stextbox id=’info’]Случаи потери, утраты больничных листов встречаются достаточно редко, ведение отдельного журнала не требуется, достаточно поставить необходимую пометку в общем журнале учета бланков.[/stextbox]
Выводы
Учет, хранение и регистрация больничных листков в организации следует четко организовывать. Обязанности ответственного сотрудника возлагаются приказом руководителя и закрепляется в учетной политике.
Хотя законом не обозначено четкое документирование, ведение книги учета больничных листков затрагивает в первую очередь интересы работодателя, потеря первичной документации ведет к финансовым потерям.
Образец журнала учета листков нетрудоспособности в 2021 году
Работодатель сам решает, нужен ли ему журнал учета больничных листов, поскольку нормативно-правовыми актами обязанности вести его не установлено.
 |
| Скачать форму журнала |
Типовой формы этого документа также не существует — можно либо скачать образец журнала учета больничных листов, либо придумать его самостоятельно.
Образец журнала учета больничных листов, заполненный по всем правилам документооборота, вы найдете на нашем сайте. Его можно отредактировать под свои нужды, поскольку при составлении такого документа руководитель должен учитывать специфику работы своей компании.
Несмотря на то что форма может быть произвольной, в образец журнала учета листков нетрудоспособности правильно включить следующую информацию:
- полное наименование компании;
- название журнала;
- даты, когда он был начат и когда в него внесена последняя запись;
- Ф. И. О. ответственного за ведение документа сотрудника.
Журнал учета листков нетрудоспособности должен содержать определенные данные, в частности:
- номер листка;
- дата, когда был представлен документ;
- Ф. И. О. работника, занимаемая им должность;
- номер листка, наименование выдавшего его учреждения;
- дата, когда был начат листок, и дата, когда он был окончен; общее количество дней, проведенных работником на больничном.
Как оформляется книга учета листков нетрудоспособности в бухгалтерии
Учет больничных листов может вестись и в книге, а не в журнале. Книга учета листков нетрудоспособности заполняется так же, как и журнал, но все ее листы сшиваются.
В бухгалтерии книга учета оформляется в соответствии с пожеланиями работодателя и обычаями делового оборота. Если регистрация больничных листов производится несколькими сотрудниками, то в книгу рекомендуется добавить отдельную графу, в которую проставляется подпись лица, принявшего лист о нетрудоспособности.
Кроме того, учет больничных листов предполагает наличие места для подписи сотрудников бухгалтерии на каждой странице книги. Подпись бухгалтера необходима для того, чтобы зафиксировать факт передачи листка нетрудоспособности от сотрудника в бухгалтерию.
Журнал регистрации больничных листов в 2020 году: бланк
Некоторые компании вообще не ведут такой регистр. Однако мы решили познакомить вас с образцом журнала регистрации больничных листов и доказать, что он не будет лишним в 2020 году.
Сразу скажем, что наличие журнала регистрации больничных листов и его ведение не относятся к обязанностям нанимателя. То есть его может вообще не быть на вполне законных основаниях.
Однако практика показывает, что компании, которые работают с журналом учета больничных листов имеют определенные выгоды. Среди них:
- проще мониторить количество дней болезни, которые оплачивает компания (первые трое суток недомогания);
- смотреть за сроком сдачи сотрудником больничного листка (максимальный срок – полгода после больничного);
- проще найти какой-либо листок, если он понадобился специалистам ФСС.
Также см. «Срок предоставления больничного листка работодателю».
Нередко случается, что сотрудник заболел во время отпуска. Это значит, что такой отдых должен быть соразмерно пролонгирован на соответствующее количество дней недомогания по листку. В этом и поможет журнал учета больничных листов (образец заполнения – ниже в статье).
Подробнее об этом см. «Больничный во время отпусков».
Сколько хранить
Отдельный вопрос – в течение какого периода предприятию нельзя расставаться с журналом регистрации больничных листов. При условии, что компания работает с данным регистром, беречь его придется в течение пяти лет. Как ни странно, этот срок устанавливает приказ Минкультуры 2010-го года № 558.
Если не вести образец журнала учета больничных листов
Что касается санкций за неведение журнала учета больничных листов, то здесь всё очевидно. Действует общеправовой принцип: если нет обязанности, то нет и ответственности. Поэтому претензии сотрудников ФСС по поводу его отсутствия будут абсолютно беспочвенны и нелегитимны.
Журнал учета больничных листов: образец заполнения
Стандартной утвержденной государством формы данного регистра нет. Поэтому каждая компания, подстраиваясь под свои особенности, может сделать собственный вариант журнала учета больничных листов. Образец скачать можно и на нашем сайте.
В качестве основного ориентира можете воспользоваться нашей версией журнала регистрации больничных листов. Образец скачать можно здесь: скачать образец журнала.
Также см. «Заполняем реестр больничных листов для возмещения ФСС по образцу».
А если больничный в электронном виде?
По электронным больничным пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам рассчитывайте так же, как по бумажным.
Оплачивайте электронные больничные в обычные сроки. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда в личном кабинете на cabinets.fss.ru появился электронный листок. Далее выдайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты.
Заполняйте свою часть электронного больничного в учетной бухгалтерской программе работодателя либо в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru. Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.
В личном кабинете страхователя вы увидите список всех электронных больничных сотрудников. Журнал учета таких больничных вести просто нет никакого смысла. Они все уже учтены в системе ФСС.
Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения
Листы нетрудоспособности относятся к бланкам строгой отчетности. Они должны храниться в специально изготовленных оцинкованных шкафах с надежными замками. Помещения и сейфы, где хранятся больничные, опечатываются печатью.
Медицинские организации обязаны контролировать поступление и расходование листов нетрудоспособности, чтобы исключить случаи их утраты. Разберем, как ведется учет листов нетрудоспособности, зачем нужен журнал учета больничных листов, кто должен вести журнал учета и как он заполняется.
Также рассмотрим, нужно ли вести учет электронных листов нетрудоспособности.
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 (800) 302-57-35 Бесплатный звонок для всей России.
Как ведется учет листов нетрудоспособности?
Медицинских организаций обеспечиваются бланками листов нетрудоспособности Фондом социального страхования (Приказ ФСС РФ № 18, Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004).
Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом. Должен производиться контроль за их количеством и расходованием.
Для учета бланков больничных листов в медицинской организации используются следующие регистры:
- Книга получения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Заполняется при получении бланков от органов управления здравоохранением. Фиксирует, какое количество документов было получено от ФСС.
- Книга распределения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Заполняется при передаче бланков врачам медицинской организации, ответственным за экспертизу временной нетрудоспособности пациентов.
- Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листов нетрудоспособности. Заполняется в случае порчи, утраты, хищения бланков. В конце года сведения передаются в ФСС и размещаются на сайте ведомства. Это позволяет проверять сомнительные листы нетрудоспособности на подлинность.
- Журнал регистрации листов нетрудоспособности. Заполняется при выдаче листа нетрудоспособности пациенту.
Лечащие врачи медицинских организаций и иные сотрудники, назначенные ответственными за больничные листы, получают прошитые бланки под отчет и после использования документов сдают корешки.
Ежеквартально проводится сверка поступления и распределения бланков листов нетрудоспособности.
Зачем нужен журнал учета больничных листов?
Учет листов нетрудоспособности необходим для контроля за движением бланков. В целях отслеживания информации по каждому бланку используется Журнал учета листов нетрудоспособности.
Благодаря ведению журнала решаются следующие задачи:
- фиксируется, кому выдан лист нетрудоспособности;
- отслеживается лимит дней нетрудоспособности, подлежащих оплате;
- отслеживается срок, на который открыт больничный лист;
- осуществляется поиск больничных листов;
- контролируется сохранность больничных листов.
Следует знать! Медицинская организация отдельно ведет бухгалтерский учет бланков листов нетрудоспособности. С этой целью ведутся Книги получения и распределения.
Также фиксируются факты порчи, утраты и хищения документов.
Систематизированная информация позволяет контролировать количество и движение документов, следить за тем, какие номера бланков получены, использованы и утрачены по каким-либо причинам.
Кто должен вести журнал учета больничных листов?
Журнал регистрации листов нетрудоспособности (форма 036-У) ведется медицинскими организациями, наделенными правом проводить экспертизу временной нетрудоспособности и выдавать больничные листы на основании лицензии на осуществление медицинской деятельности.
Решение о необходимости регистрации больничных листов принимается руководителем по своему усмотрению. Обычно издается приказ о назначении лиц, ответственных за листы нетрудоспособности.
Нужно помнить! Помимо медицинской организации учет больничных листов может вести работодатель. За регистрацию поступивших документов отвечает кадровая служба или бухгалтерия. Учет ведется для табелирования сотрудников и расчета пособия по временной нетрудоспособности. В целях регистрации больничных листов используется журнал в произвольной форме.
Надоело читать?Расскажем по телефону и ответим на ваши вопросы
Как заполняется журнал учета больничных листов?
Форма Журнала регистрации листов нетрудоспособности утверждена только для медицинских организаций. Для работодателей унифицированный бланк не предусмотрен. На практике ведется журнал, разработанный самостоятельно с учетом общепринятой практики.
Медицинской организацией
Лечебные учреждения приобретают готовую книгу регистрации листов временной нетрудоспособности (форма № 036-у), прошнуровывают, пронумеровывают, заверяют печатью и подписью руководителя.
В Журнал вносят следующие сведения:
- номер больничного листа;
- ФИО пациента;
- возраст пациента;
- адрес проживания пациента;
- место работы и выполняемая работа пациента;
- диагноз;
- ФИО врача;
- с какого по какое число месяца сотрудник освобожден от работы;
- количество дней больничного листа;
- отметку о направление пациента в другую медицинскую организацию.
Записи делаются четко и разборчиво без зачеркиваний и исправлений. В случае ошибок вносятся исправления, которые должны быть заверены печатью учреждения и подписью руководителя.
Важно! Ежемесячно проводится проверка правильности ведения книги регистрации листов временной нетрудоспособности. Анализируется заболеваемость, продолжительность болезни. Фиксируется, сколько бланков испорчено, утеряно или похищено.
Работодателем
Работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала регистрации листов нетрудоспособности с учетом своих потребностей. Для них учет больничных листов необязателен.
В журнал регистрации вносятся следующие сведения:
- наименование организации (на титульном листе);
- номер листа нетрудоспособности;
- наименование медицинского учреждения, оформившего больничный;
- должность и ФИО сотрудника;
- период временной нетрудоспособности;
- основание выдачи больничного;
- сведения о нарушении режима лечения;
- дата поступления больничного листа работодателю.
Помимо наименования организации может быть указан ИНН, ОГРН, юридический адрес, лицо, ответственное за ведение журнала.
Следует знать! После регистрации листа нетрудоспособности его передают бухгалтеру, который производит расчет пособия по временной нетрудоспособности. Далее больничный передается в ФСС. Работодатель с ближайшим авансом или зарплатой переводит сотруднику денежные средства за первые три дня временной нетрудоспособности. За оставшиеся дни пособие оплачивается фондом.
Нужно ли вести учет электронных больничных листов?
При оформлении электронного больничного листа бумажный бланк документа не заполняется. Все сведения о случае временной нетрудоспособности заполняются в системе ФСС.
Медицинская организация заполняет свою часть листа нетрудоспособности и сообщает пациенту его номер. Работодатель через личный кабинет организации в системе ФСС на основании сведений о номере электронного больничного заполняет вторую часть.
Медицинские организации и работодатели имеют доступ ко всем электронным листам нетрудоспособности в личном кабинете сайта ФСС. При необходимости достаточно авторизироваться с помощью ЭЦП и получить необходимые сведения. При этом у них нет полномочий на удаление из системы уже заполненного больничного листа.
Таким образом, вести Журнал регистрации электронных листов нетрудоспособности нецелесообразно, поскольку они автоматически учитываются в онлайн-сервисе социального страхования.
Заключение эксперта
Подведем итоги:
- После получения бланков листов нетрудоспособности от ФСС медицинские организации должны организовать их учет. С этой целью ведутся несколько регистров: Книга получения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией, Книга распределения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листов нетрудоспособности. Журнал регистрации листов нетрудоспособности.
- Журнал регистрации листов нетрудоспособности по форме № 36-у заполняется при выдаче больничного листа пациенту. Он позволяет зафиксировать, кому выдан документ, использовал ли пациент лимит дней временной нетрудоспособности. Также по журналу можно производить поиск листов нетрудоспособности и отслеживать сроки больничного.
- Учет больничных листов ведется не только медицинскими учреждениями, но и работодателями. Организации самостоятельно разрабатывают форму документа и вносят в него необходимые сведения.
- В настоящее время листы нетрудоспособности оформляются в электронном виде через систему ФСС без выдачи дубликата на бумажном носителе. В связи с автоматизацией учета больничных листов вносит информацию об электронных документах в Журнал регистрации листов нетрудоспособности не требуется.
При возникновении трудностей с поиском листов нетрудоспособности, ведением Журнала регистрации желательно привлечь квалифицированного юриста, который специализируется на данной категории дел и поможет разобраться в сложившейся ситуации. Юристы нашего сайта всегда готовы проконсультировать работников и работодателей по вопросам, касающимся журнала учета больничных листов. Оставьте заявку и получите консультацию.
Заполнение журнала регистрации больничных листов: скачать образец и бланк
Листы нетрудоспособности являются подтверждением периода болезни и основанием для получения пособия. После сдачи документа работодателю обеспечивается их учет и хранение.
Наиболее оптимальным вариантом систематизации данных служит ведение специального журнала регистрации листов нетрудоспособности.
Обязательные требования к необходимости ведения журнала отсутствуют, но использование формы упрощает контроль и учет документов в организациях с численностью более нескольких человек. В статье расскажем про заполнение журнала регистрации больничных листов, дадим образец оформления.
Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии
Ведение журнала не является трудоемкой задачей. Журнал учета больничных листов является внутренней формой учета, предназначенной для использования данных для операций:
- Внесения данных в табель учета рабочего времени.
- Начисления пособия в составе заработной платы.
- Формирования отчетности в ФСС и ПФР.
- Составления сводов по запросу руководителя. Руководители используют информацию для контроля длительности, анализа уровня заболеваний и получения прочих данных.
- Проведения контроля срока представления листа нетрудоспособности.
- Определение лимитируемых дней нетрудоспособности для различных случаев: по одному договору, по уходу за ребенком или другим близким родственником.
Задача учета данных о нетрудоспособности в журнале регистрации – упрощение кадрового документооборота предприятия.
В проведении мероприятий по улучшению охраны труда и снижению уровня заболеваемости на предприятии используется информация журнала учета. Работодатель имеет возможность анализировать данные:
- Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
- Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
- Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
- Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
- Наличие случаев нарушения больничного режима.
- Статистику заболеваемости совместителей.
По результатам анализа определяются профилактические мероприятия по улучшению охраны труда. Дополнительно работодатель может принять меры по усилению дисциплинарной ответственности по фактам нарушения больничного режима или задержки предоставления листка нетрудоспособности. статью: → «Оформление больничного листа 2022».
Лица, ответственные за ведение регистрационных данных
Прием, хранение и систематизацию листков нетрудоспособности осуществляют кадровые работники, табельщики или иные лица, назначенные руководителем согласно должностной инструкции. Установление обязанностей лица может производиться на основании приказа руководителя предприятия.
Ряд предприятий малого бизнеса не имеет отдельно выделенной в штате кадровой единицы. Учет документации кадрового назначения ведет бухгалтерия или руководитель (индивидуальный предприниматель). Возможен вариант ведения журнала несколькими лицами, осуществляющих прием ЛН от работника. Данные о лицах, вносящих сведения, необходимо указывать в примечании к записи или отдельном столбце формы.
Порядок заполнения журнала регистрации
Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг.
Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами.
Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.
Титульный лист содержит общую информацию о журнале:
| Состав данных | Пояснения |
| Наименование учетного журнала | Название позволяет идентифицировать назначение журнала |
| Название предприятия | Вносят полное название организации или ИП, осуществляющих ведение журнала |
| Страховой номер | Указывают номер страхователя в ФСС |
| Даты ведения журнала | Указывают дату начала ведения журнала (число, месяц, год), при окончании – день последней записи |
| Ответственное за ведение информации лицо | При заполнении документа несколькими лицами в журнале целесообразно ввести колонку для отражения данных о работниках, ведущих учет |
| Срок хранения журнала | Заполняется после внесения последней записи |
| Номер по номенклатурному учету | Вносится при условии ведения номенклатурных дел |
Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.
При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.
Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей. При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных.
| Данные | Пояснения |
| Порядковый номер | Ведение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлением |
| Номер документа | Указываются номер, указанный на листе нетрудоспособности |
| Учреждение | Вносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документ |
| Период действия документа | Даты начала и окончания периода нетрудоспособности |
| Дата поступления листа | Работник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособности |
| Данные работника | Фамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номер |
| Категория места работы | Основной Договор или совместительство |
| Основание выдачи листа | Указываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная. Для упрощения записи вносится стандартная кодировка, имеющаяся на ЛН |
| Количество дней | Число дней нетрудоспособности по документу |
| Ответственное лицо | Данные вносятся при наличии нескольких регистраторов |
| Примечание | Заполняется по необходимости |
Работодатель самостоятельно определяет оптимальный для учета перечень информации. К необязательной для заполнения информации относят:
- Подразделение, табельный номер работника.
- Основания выдачи листа нетрудоспособности.
- Сведения о медицинском учреждении.
При необходимости в журнал вводят дополнительную строку для внесения данных о получателе документа при передаче его в бухгалтерию. Потребность учета лиц отсутствует в организациях, где кадровая работа производится работниками бухгалтерии. статью: → «Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности».
Инструкция по заполнению журнала регистрации
Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы. Особенность внесения данных:
- Заполнение журнала на бумажном носителе производится чернилами темного цвета.
- Все записи должны хорошо читаться, при допущении ошибок корректируемая информация должна быть изменена в установленном порядке.
- Запись данных осуществляется на отдельной строке в хронологическом порядке.
- Данные в журнал регистрации вносятся из больничных листов. В бланках не разрешено менять нумерацию, вносить дополнительные данные, кроме заполняемой работодателем части.
Основным отличительным признаком документа ЛН является уникальный номер. Новые формы бланков не содержат серии. Номер листка нетрудоспособности составляет 12 цифр, размещенных в правом углу под штрих-кодом. статью: → «Коды заболеваний в больничном листе».
Образец заполнения журнала регистрации листов
Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:
- Прием листка нетрудоспособности у работника.
- Внесение данных о документе в журнал учета.
- Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.
Фрагмент книги учета:
| № п/п | № документа | Учреждение | Дата начала | Дата окончания |
Дата предъявления | Работник |
| 17 | 012 338 546 700 | МУП ГП № 23 | 01.02.17 |
Журнал регистрации больничных листов в 2021 году: бланк
Необходимость учета листков нетрудоспособности обусловлена характером их оборота, а именно тем, что их выдает Фонд социального страхования РФ различным медицинским организациям, имеющим право оформлять указанные документы в соответствии с выданной лицензией на осуществление деятельности. Листки нетрудоспособности выступают в роли бланков строгой отчетности, изготавливаемых ФСС РФ. Они являются официально утвержденными документами, подлежащими особому учету и сохранению в медицинских организациях.
Порядок и механизм учета листков
При приеме листков нетрудоспособности и их использовании в дальнейшем они находят отражение в документах двух типов:
| Документ | Описание |
| Книга получения бланков л/н | В ней формируются записи при приеме бланков в организацию от ФСС |
| Книга распределения бланков л/н | В ней формируются записи, когда полученные листки распределяются между врачами, имеющими право выписывать документы заболевшим людям |
Как и любые другие книги бухгалтерского учета, книги поступления и распределения в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя медицинского учреждения и скреплены печатью организации.
Необходимо отметить, что в книгах учета какие-либо записи вносятся в хронологическом порядке без пропусков или перемены местами дат.
В книге распределения кроме записей о выдаче листков также указываются данные о том, сколько корешков от больничных листков было возвращено лечащим врачом.
Переданные отрывные корешки, как и бланки, хранятся в лечебной организации. Срок их сохранности составляет три года.
По истечении этого срока организация имеет право уничтожить корешки, составив акт об уничтожении по законодательно установленной форме. Кроме того, листки временной нетрудоспособности могут попадать в книгу учета испорченных бланков, поскольку эти документы не выбрасываются, а также подлежат ответственному хранению.
К книге дополнительно необходимо составлять опись испорченных бланков с указанием их номеров и серий, ФИО врача и даты передачи на учет. Сохранность испорченных листков исполняется в течение трех лет. По истечении указанного срока учреждение имеет право на их уничтожение, составив при этом акт об уничтожении.
Подводя итог, следует выделить такие важные моменты учета больничных листков, как:
- бланки ставятся на бухгалтерский учет в специальной книге поступления бсо;
- распределение бланков отражается в специальной книге распределения;
- испорченные или исправленные бланки фиксируются в книге учета испорченных листков;
- поступление бланков оформляется накладной на поступление, а уничтожение корешков или испорченных бланков после трех лет хранения – актом на уничтожение.
Кто обязан вести журнал
Назначение ответственного лица – задача руководителя фирмы. Как правило, им становится кадровик. О том, что к числу функциональных обязанностей работника кадрового аппарата добавилась обязанность ведения журнала листков, подтверждающих нетрудоспособность, выносится соответствующий приказ. Служащий ознакамливается с ним под подпись.
В функции ответственного работника входят:
- своевременное заполнение книги;
- внесение правильных сведений или правка неверных данных;
- прикрепление больничного листка к личному делу сотрудника;
- гарантия сохранности учетных документов.
Ненадлежащее исполнение служебных обязанностей может привести к дисциплинарной ответственности. Серьезное нарушение сотрудников отдела кадров — утрата больничного формуляра. В таком случае предприятие готовит запрос на имя медицинского учреждения для оформления нового бланка нетрудоспособности.
По окончании календарного года или же после заполнения всех страниц журнал передается на хранение в архив. Об этом составляется специальный акт.
Порядок хранения отчетных бланков
В соответствии с указанной ранее Инструкцией листки временной нетрудоспособности должны храниться в лечебных организациях в несгораемых шкафах, закрывающихся на ключ. Помещения, в которых они находятся, должны надежно закрываться и опечатываться.
Запрещен доступ к больничным листам со стороны третьих лиц в целях обеспечения безопасности сохранности денежных средств государства, поскольку с листками нетрудоспособности могут осуществляться мошеннические действия. Кроме того, испорченные больничные листки, а также корешки от выданных ранее документов, подлежат обязательному хранению в течение трех лет. По прошествии данного срока они могут быть уничтожены.
Отчетность по листкам нетрудоспособности
По всем операциям с листками временной нетрудоспособности, а также по их корешкам лечебные учреждения обязаны отчитываться перед ФСС. При этом они должны составлять и представлять установленные законодательством формы отчетности.
Во-первых, для получения новых документов лечебные учреждение представляют в государственные органы отчет-заявку не позднее 5-го числа месяца, являющегося последующим после отчетного квартала. С помощью такого отчета-заявки организации отчитываются за бланки, имеющиеся у них в наличии, а также заказывают новые.
Составление отчета данного типа является обязательным по истечении любого квартала вне зависимости от того, нуждается ли учреждение в новых бланках или нет.
Второй формой отчетности является отчет-заявка на следующий календарный год, в котором указывается, какое количество бланков планируется получить от ФСС на следующий год. Этот отчет представляется не позднее 1 февраля текущего года, и, как правило, такие данные будут браться во внимание при выдаче листков в следующем году.
Оба вида отчетов-заявок должны быть оформлены по установленному законодательством образцу, а также подписаны руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером, а также заверены печатью.
Журнал регистрации листков нетрудоспособности
Оформление больничного листа осуществляется по строго обозначенной процедуре и с учетом следующих принципов:
Какие профессии по специальности государственное управление?
- основанием для получения документа является личное заболевание работника или же болезнь близкого родственника;
- бланки имеют присвоенные номера, которые не повторяются;
- заполненные больничные листки выдаются только под подпись;
- медицинское учреждение должно обладать лицензией на лечение пациентов;
- согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю для оплаты не позже чем через полгода после выписки пациента.
На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для оплаты. Расчет пособия по нетрудоспособности происходит по алгоритму:
- на протяжении пяти суток с момента получения листка от работника бухгалтер передает документ в ФСС;
- с ближайшей оплатой труда (зарплатой или авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
- в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.
После оформления листа нетрудоспособности он прикрепляется к личному делу работника и хранится вместе с другими документами. Граничный срок хранения не обозначен в законе, но можно руководствоваться статьями Закона «О страховых взносах».
ВНИМАНИЕ! Положениями законодательного акта зафиксировано, что все документы, на основании которых производятся денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум 6 лет.
https://www.youtube.com/watch?v=SBGk0Vnhn7E
Исходя из вышесказанного, особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на предприятии для систематизации сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) формуляров нетрудоспособности.
Согласно правилам оформления, тетрадь должна быть составлена с учетом следующих требований:
- оформление титульного листа, который содержит наименование предприятия и название документа, отчетный год;
- заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
- на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь;
- в начале указывается фамилия служащего, на которого возложена ответственность по его ведению.
Что касается объема книги, к этому нет единых требований: кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для регистрационной работы.
Бухгалтерские проводки по учету
Учет листков осуществляется на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности”, не предусматривающем принципа двойной записи. Однако для удобства понимания и учета можно воспользоваться данным принципом. При учете листков по временной нетрудоспособности оформляются следующие типовые проводки по забалансовому счету 03 в разрезе аналитических субсчетов:
| Проводка | Описание |
| 03/1 | Получены от ФСС листки временной нетрудоспособности |
| 03/2 | Получены корешки больничных листов от врачей |
| 03/3 | Получены испорченные больничные листы от врачей |
| 03/1 | Выданы листки временной нетрудоспособности лечащим врачам |
| 03/2 | Уничтожены корешки больничных листов |
| 03/3 | Уничтожены испорченные больничные листы |
Основные ошибки при учете
Ошибки при учете листков по временной нетрудоспособности, как правило, связаны с особенностями их обращения между ФСС и медицинским учреждением, а также при использовании в документообороте в самой лечебной организации. К типичным ошибкам при учете бсо данного типа можно отнести:
- несвоевременное составление и представление отчетов-заявок на получение больничных листов от ФСС;
- неправильное оформление книги поступления и распределения листков без заполнения необходимых граф;
- не использование забалансового счета 03 для учета больничных листов в бухгалтерском учете;
- отсутствие описи по испорченным бланкам, а также не внесение записей в книгу учета испорченных бланков;
- несвоевременное уничтожение испорченных бланков или корешков от больничных листов;
- доступ к бланкам со стороны третьих лиц, не несущих ответственности за использование бланков.
Конкретный пример учета листков нетрудоспособности
Лечебное учреждение АО “Строитель” на основании имеющейся лицензии имеет право выдавать листки нетрудоспособности. В 2015 году оно получило от ФСС РФ бланки листков в количестве 500 шт. В течение года оно выдало 312 листков нетрудоспособности пролечившимся людям.
Врачи сдали 3 испорченных листка нетрудоспособности дополнительно к имеющимся 5 листкам. Всего за год было уничтожено 2 листка в связи с истечением срока их хранения. Кроме того, от врачей поступило 412 корешков листков нетрудоспособности. Изначально хранилось 214, а было уничтожено в течение года 13. В организации на начало года было в наличии 15 листков.
Проводки сформируем в разрезе аналитики, и итоги будут выглядеть следующим образом:
| Дебет | Кредит | ||
| Кол-во, шт. | Описание | Кол-во, шт. | Описание |
| Счет 03/1 | |||
| 500 | Поступило в организацию | 312 | Выдано врачам |
| Осталось – 15 + 500 – 312 = 203 | |||
| Счет 03/2 | |||
| 412 | Поступило корешков от врачей | 13 | Уничтожено корешков |
| Осталось – 214 + 412 – 13 = 613 | |||
| Счет 03/3 | |||
| 3 | 2 | ||
| Осталось – 5 +3 – 2 = 6 |
Какие сведения вносить
В книге регистрации листков нетрудоспособности должны присутствовать следующие графы для заполнения:
- персональные сведения о работнике (указывается Ф. И. О. и должность лица);
- серийный номер формуляра нетрудоспособности;
- дата выдачи листка;
- наименование медицинского учреждения, которым был выдан документ;
- основание для оформления больничного (личное заболевание или уход за близким родственником);
- дата начала и окончания периода, когда служащий не исполнял свои обязанности;
- численность суток, на протяжении которых он отсутствовал на рабочем месте (от этих показателей зависит расчет больничного пособия);
- примечания;
- подпись сотрудника, который принял на хранение журнал.
На практике часто возникают вопросы касательно оформления дополнительной тетради, где отображаются сведения обо всех больничных листах, испорченных или потерянных во время хранения на предприятии. Этот вид учета не нужен: только больницы оформляют ведомости по сохранности и использованию бланков нетрудоспособности.
В случае потери или порчи бланка предприятие инициирует процедуру восстановления. С этой целью сам работник или администрация фирмы обращаются в больницу за изготовлением дубликата бюллетеня.