Закон об электронном кадровом документообороте подписан

Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

  • работодателей,
  • работников,
  • соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге На бумаге или электронно — по желанию работника Можно только электронно — по решению работодателя
Трудовые книжки Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров
Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1 Заявление о выдаче документов, связанных с работой Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО Локальные нормативные акты
Приказы (распоряжения) о увольнении работника Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы
Журналы и ведомости инструктажей по охране труда Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

  • Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

  1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
  2. ИС работодателя, если она позволяет:
  • подписывать и хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

  • письменно,
  • через ИС работодателя,
  • по электронной почте,
  • через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

  • сведения об используемых ИС;
  • порядок доступа к ИС работодателя;
  • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

  • усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
  • простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
  • УНЭП, полученную через электронное правительство.
  • Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.
  • Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.
  • Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:
  • договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
  • дополнительных соглашений к договору;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях,
  • уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

  • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
  • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
  • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
  • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»
Работодатель Документы из особого списка УКЭП УКЭП, УНЭПгос  
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник Документы из особого списка УКЭП, УНЭП, УНЭПгос УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

Экдо при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот.

В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Памятка по видам электронных подписей 644.1 КБ

Скачать

Изменения в трудовом законодательстве об электронном документообороте

  • 22 ноября 2021 года президентом РФ подписан Закон о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ, устанавливающий порядок ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений (далее – «Закон»).
  • Закон вступил в силу 22 ноября 2021 года.
  • Требования к составу и форматам электронных документов, устанавливаемые федеральными органами исполнительной власти, включая Минтруд России, применяются с 1 марта 2023 года.
  • Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронных документов, применяются с 1 сентября 2022 года.
  • Какие основные изменения предусмотрены Законом?
  • Закон предусматривает создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, включая возможность заключить трудовой договор и ознакомиться с локальными нормативными актами работодателя в форме электронных документов.
  • Электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, а также документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
  • Создание, подписание, использование и хранение документов и электронный документооборот могут осуществляться:
  • с помощью Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», включая взаимодействие через единый портал госуслуг; или
  • с помощью информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание и хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Взаимодействие между цифровой платформой, порталом госуслуг и информационной системой работодателя будет установлено Правительством Российской Федерации.

В случае принятия решения об электронном документообороте работодателю необходимо издать локальный нормативный акт, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В этом локальном акте необходимо предусмотреть:

  • информацию об информационной системе работодателя;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота; и
  • сведения о дате введения электронного документооборота.
Читайте также:  Госдума ввела полумиллионный штраф за неуплату экологического сбора

Каждого работника необходимо уведомить о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать свое письменное согласие на указанное взаимодействие.

Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота считается отказом от такого взаимодействия. Однако работник сохраняет право дать такое согласие позднее. Отсутствие согласия не может служить основанием для отказа в приеме на работу или увольнения работника.

Работодатель обязан бесплатно предоставлять работникам, не давшим согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, надлежащим образом заверенные документы на бумажном носителе, связанные с их трудовой деятельностью.

Новых работников необходимо проинформировать о ведении электронного документооборота. Согласие не потребуется в отношении:

  • тех, кто принят (принимается) на работу после 31 декабря 2021 года; и
  • тех, у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
  1. В зависимости от того, используется ли информационная система работодателя или цифровая платформа «Работа в России», а также от типа трудовых документов для подписания электронных документов будет использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись и простая электронная подпись.
  2. В случае отсутствия у работника электронной подписи расходы по получению и использованию электронной подписи несет работодатель.
  3. Комментарий
  4. Работодателям необходимо:
  • принять решение о введении электронного документооборота;
  • пересмотреть порядок оформления трудовых документов и взаимодействия с работниками и кандидатами при приеме на работу;
  • принять локальный нормативный акт, регулирующий вопросы электронного документооборота; и
  • привести внутренние процессы, а также кадровые документы (трудовые договоры, локальные нормативные акты) в соответствие с требованиями Закона.

Для получения дополнительной информации просим вас связаться с авторами или вашим обычным контактным лицом в CMS Russia.

Вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ об электронном кадровом документообороте

Принят Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Этот закон регулирует вопросы электронного кадрового документооборота в сфере трудовых отношений и реализует задачи, поставленные национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации».

Он принят в целях оптимизации взаимодействия между работодателями и работниками, закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, что предоставит возможность для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Предоставление возможности работодателям ведения электронного документооборота повысит оперативность оформления официальных трудовых отношений. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, связанные с их работой, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью, иметь быстрый доступ к необходимым документам.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — электронные документы).

Требования, устанавливаемые Законом, применяются только в отношении документов, оформление которых в письменном виде и (или) ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации. Также установлен перечень документов, которые не могут быть оформлены по новым правилам (трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника и др.).

  • Электронный кадровый документооборот может осуществляться посредством:
  • федеральной государственной информационной системы «Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее — платформа «Работа в России»), включая взаимодействие через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (далее – ЕПГУ) с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (ЕСИА);
  • информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее — информационная система работодателя).

Решение о переходе на электронный документооборот принимается работодателем самостоятельно. Порядок ведения электронного документооборота должен быть урегулирован локальным нормативным актом работодателя.

О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель уведомляет работников (лиц, поступающих на работу), которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде (отсутствие согласия работника также признается отказом от такого взаимодействия). Отказ работника от электронного взаимодействия с работодателем не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж.

Трудовым кодексом определен вид электронной подписи, которая может быть использована сторонами при подписании тех или иных электронных документов.

При этом расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Законом предусматривается отложенное вступление в силу нормы, предусматривающей разработку единых требований к формам и форматам электронных документов.

 Они должны быть  разработаны федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, до 01.03.2023 года. Документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых норм, будут являться юридически значимыми.

Эдо в кадровом делопроизводстве: изучаем закон №122-фз

5 мая 2020 года вступил в силу Федеральный закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Закон предоставляет компаниям возможность принять участие в эксперименте по оформлению в электронном виде документов, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работников в письменной форме, в том числе под роспись. 

Анна Климова — Директор департамента налогов и права Deloitte RussiaАнна Климова — Директор департамента налогов и права Deloitte Russia

Согласно тексту закона, эксперимент будет проводиться до 31 марта 2021 года, при этом дату его начала каждый работодатель определяет самостоятельно. 

Работодатели смогут осуществлять подготовку документов посредством собственной информационной системы или системы «Работа в России».

Стоит отметить, что закон претерпел изменения по сравнению с первоначальной редакцией. Ранее предполагалось, что эксперимент будет проводиться с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.

Также первоначальная редакция предусматривала, что трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор должны быть подписаны только квалифицированной электронной подписью работника в случае использования информационной системы работодателя.

На данный момент, согласно тексту закона, в упомянутом случае допустимо подписывать данные документы также усиленной неквалифицированной электронной подписью работника. Необходимо подчеркнуть, что подписание и заверение документов со стороны работодателя должно производиться с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Кроме того, закон дополнен перечнем работников, в отношении которых эксперимент не проводится. К ним относятся:

  • дистанционные работники;
  • работники, направляемые временно к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников.

Актуальность как ранее прошедшего, так и данного эксперимента обуславливается тем, что кадровый документооборот содержит большое число разнообразных документов, затрагивает каждого работника и функционирует c известной своей консервативностью в сфере трудового регулирования, требует зачастую долговременного хранения документов и вследствие перечисленного, менее всего проработан государством с точки зрения перевода в электронный вид.

Участие в данном эксперименте позволит работодателям апробировать перевод кадровых документов в электронный формат с минимальными законодательными рисками по сравнению с компаниями, которые внедряют кадровый ЭДО по собственному решению, вне рамок эксперимента.

В целом хотелось бы отметить несомненный факт прогресса в формулировании подходов и задач данного эксперимента, учитывающий опыт развития электронного документооборота. В частности, законодатель предусмотрел не только как документы будут оформляться, но и каким образом будет производиться их передача по требованию в профсоюзы, уполномоченные органы и организации.

Читайте также:  Образец заполнения формы ОС-3 в 2021 году

Также в данном эксперименте более конкретно решаются вопросы, связанные с хранением электронных документов. В частности, Минтруд наделяется функцией методического сопровождения участников эксперимента по вопросам долгосрочного хранения электронных документов.

С точки зрения предлагаемых экспериментом технологических подходов наиболее интересно выглядит возможность применения асимметричной модели подписания документа сторонами: то есть когда документ подписывается со стороны работодателя квалифицированной подписью, а со стороны работника допускается неквалифицированная или простая подпись.

Появление такого подхода является логичным и ожидаемым в имеющемся ряде решений, направленных на поиск более рациональных и удобных методов электронного подписания.  

Неоднозначно выглядит решение разрешить работодателю использовать только квалифицированную подпись.

  С одной стороны, уже сейчас некоторые компании вне рамок эксперимента реализовали электронный документооборот в отдельных кадровых процессах с использованием простой или неквалифицированной подписи, поскольку такие подписи не запрещены к использованию, менее затратны в обслуживании и более удобны в пользовании. И было бы разумно апробировать их использование работодателем в рамках эксперимента. С другой стороны, использование только квалифицированной подписи выглядит понятным с точки зрения защиты прав работников, поскольку это придает подписываемому документу наибольшую степень защиты в смысле неизменности содержания, независимости от системы, в которой он был подписан, а также сохранности во времени. 

С точки зрения возможностей работника по применению видов электронных подписей в методологии эксперимента явно прослеживается принцип соразмерности разрешаемого вида подписи со степенью доверия информационным системам, а также значимости документа с точки зрения трудового законодательства.

В частности, такие документы как трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования (дополнительные соглашения к ним) возможны к подписанию простой подписью сотрудника только в случае использования этой подписи в системе «Работа в России». Однако при подписании этих же документов в собственной информационной системе работодателя уже необходимо использовать неквалифицированную или квалифицированную подпись работника. В отношении других документов закон не налагает ограничений по использованию простой подписи работника. 

Хотя стоит отметить, что разработанный Минтрудом проект Положения о проведении эксперимента, в отношении которого на данный момент завершились общественные обсуждения, не допускает возможности использования простой подписи работника при подписании любых кадровых документов в собственной информационной системе работодателя. Подобное ограничение может поставить под вопрос участие в эксперименте отдельных работодателей, которые планировали максимально использовать простую подпись в собственных информационных системах.

Обращаем внимание, что участниками эксперимента не могут быть дистанционные работники, что, на наш взгляд, сложно назвать оправданным. Дистанционные работники в силу прямого указания Трудового кодекса РФ выполняют свою трудовую функцию вне места нахождения работодателя.

В связи с этим существует прямая потребность в выстраивании электронного взаимодействия с ними, в том числе при оформлении кадровых документов. Такое взаимодействие согласно ст. 312.

1 действующей редакции ТК РФ должно производиться только квалифицированной подписью как работника, так и работодателя. 

Возможно, наличие данной нормы создало у законодателя представление о том, что электронный документооборот с дистанционными работниками достаточно и оптимально урегулирован. Однако это не совсем так, и подобное правовое регулирование не в полной мере соответствует потребностям бизнеса.

Ограничение дистанционного работника в праве использовать простую и неквалифицированную подпись существенно усложняет взаимодействие сторон трудовых правоотношений, в особенности, если для других категорий работников этого же работодателя используются другие виды подписей и, соответственно, возникает необходимость поддерживать разные процессы электронного документооборота по отношению к дистанционным и другим сотрудникам. Участие данной категории работников в эксперименте могло бы стать обоснованным шагом к балансированию, унификации и оптимизации документооборота для разных категорий работников.

С точки зрения иных узких зон эксперимента еще предстоит понять, каким образом будут синхронизированы грядущие изменения в рамках Федерального закона «Об электронной подписи» в части квалифицированных подписей физических лиц.

Также будет актуален вопрос, какие требования к электронным документам будут предъявляться при их передаче в государственные (муниципальные) архивы при ликвидации работодателя, поскольку эксперимент в этом вопросе ссылается на нормы законодательства об архивном деле, которые в настоящий момент находятся в недостаточной степени готовности.

Таким образом, Федеральный закон № 122-ФЗ не лишен недостатков, однако это очередной шаг в сторону развития кадрового электронного документооборота. Надеемся, что эксперимент будет более результативным по сравнению с проведенным ранее, а также будут учтены потребности бизнеса в части расширения возможностей использования других видов электронных подписей при оформлении кадровых документов.

Больше полезной и практической информации на нашем сайте: www.sscclub.ru

Почему закон об электронных кадровых документах не решает проблем работодателей

Новый закон, который внес поправки в Трудовой кодекс, разрешил создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде.

Обмениваться документами работники и работодатели смогут как через информационную систему компании, так и через государственную платформу «Работа в России» либо через систему стороннего провайдера, а фиксировать факт доставки электронных документов можно будет через портал госуслуг.

Закон уже вступил в силу – за исключением отдельных положений (например, пункт о возможности подписания документов через учетные записи на портале госуслуг вступит в силу с 1 сентября 2022 г.).

Этот закон создаст трудности пионерам кадрового электронного документооборота (КЭДО) – компаниям, которые самыми первыми в стране решили перейти на цифровые документы и приняли участие в эксперименте Минтруда 2020–2021 гг.

Эксперимент проводился с целью выработать необходимые поправки в Трудовой кодекс, поясняет представитель Минтруда. В нем участвовало около 600 компаний из самых разных отраслей, в этих компаниях трудится около 2 млн человек.

В 44,5% компаний доля работников – участников эксперимента превысила 50%, уточнил представитель Минтруда.

Перестраиваться придется и тем компаниям, которые не участвовали в эксперименте, но внедряли у себя элементы цифрового документооборота в трудовых отношениях, а их, по данным Deloitte, около 44%, считает Дмитрий Махлин, директор компании HRlink (провайдер сервисов КЭДО) по развитию бизнеса.

При доработке закона пришлось отойти от идеи полностью цифрового документооборота и подписания всех кадровых документов квалифицированной электронной подписью, а участники эксперимента Минтруда и те компании, которые начали использовать электронные формы частично, ориентировались именно на этот вариант, поясняет Махлин. Закон стал плодом компромиссов – между Минтрудом, Минцифры и Госархивом, между работодателями и профсоюзами, рассказывает Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы комитета Государственной думы по труду, социальной политике и делам ветеранов. Документ долго дорабатывался, поправки были и от работодателей, и от профсоюзов, подтверждает Олег Бабич, руководитель правового отдела Конфедерации труда России.

Эксперимент Минтруда закончился 15 ноября. Участники итогами довольны.

В компании «СКБ контур» благодаря электронному документообороту производительность труда кадровиков увеличилась на 45% – не стало рутинных операций с бумажными документами.

Не нужно следить за возвратом документов, они не теряются. Снизились затраты на бумагу, содержание копировальных машин и доставку документов, сообщил представитель компании.

«Почте России» электронный документооборот позволяет быстрее перейти на гибридный или полностью удаленный режим работы и оптимизировать процедуры найма специалистов, рассказал представитель «Почты России».

В компании МТС в эксперименте приняло участие более 15 000 сотрудников, КЭДО значительно улучшил процесс трудоустройства и упростил процесс взаимодействия компании и с сотрудниками, и с кандидатами, рассказывает представитель компании.

Собеседник «Ведомостей» из компании электронной торговли сказал, что закон заставит компанию снова перестраивать все процессы.

Компании – участники эксперимента уже ввели цифровой документооборот, а теперь после принятия закона им придется отменять все локальные акты и документы по эксперименту и наравне со многими другими компаниями организовать КЭДО фактически с нуля, говорит Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.

По словам представителя Минтруда, для работодателей – участников эксперимента, пожелавших продолжать вести КЭДО, закон устанавливает переходный период до 1 июля 2022 г. До этого срока компании должны изучить нормы закона, которые отличаются от условий, предложенных во время эксперимента, и перейти на КЭДО в соответствии с новым законодательством.

В электронную форму по новому закону нельзя будет перевести три вида документов. Это наиболее чувствительные для работника документы, отмечает Бабич.

На бумажном носителе в первую очередь остается приказ об увольнении, потому что он кардинально затрагивает интересы работника. Без этого документа работник не сможет обратиться в суд, если его права при увольнении были нарушены, замечает Бабич.

Тем более что при любом конфликте работодатели нередко первым делом блокируют работнику вход в информационные системы компании, говорит Иванова.

Читайте также:  Изменение налогового кодекса рф с 23 декабря 2022 года

уже используют КЭДО в своих бизнес-процессах, показало исследование, проведенное в 2020 г. Deloitte

На бумаге также остаются документы по охране труда: акты о несчастном случае на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, не имеющего доступа к системе КЭДО компании, и журналы по охране труда, где сотрудники расписываются о прохождении инструктажа по технике безопасности. Эти документы, уточняют опрошенные «Ведомостями» юристы, крайне важны при расследовании несчастного случая и их сложнее изменить недобросовестным работодателям.

По данным сети деловых коммуникаций SBIS, к документам с высоким риском перевода в электронную форму относятся трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление об отпуске с последующим увольнением, заявление о переводе, дополнительное соглашение о переводе, приказ о дисциплинарном взыскании, заявление об увольнении и приказ о прекращении действия трудового договора. Легко же перевести в онлайн больничные листы, табель рабочего времени, заявление об отпуске по графику, заявление о приеме на работу, авансовый отчет.

И три бумажных документа не дают сделать процедуры найма и увольнения работников полностью цифровыми. Так как сотруднику придется на бумаге расписываться о прохождении инструктажа по охране труда при приеме на работу, невозможно полностью перевести в цифру прием на работу, говорит представитель компании «СКБ контур».

«Сбер» рассчитывает, что со временем весь кадровый документооборот компаний станет электронным и при этом работник будет защищен, сказал представитель «Сбера».

Онлайн-ритейлер Wildberries, другой участник эксперимента Минтруда, по словам представителя, планирует продолжить совместную работу с Минтрудом и другими ведомствами для полного перевода кадрового документооборота в электронный формат.

Сеть X5, которая тоже принимала участие в разработке законопроекта о введении КЭДО и в эксперименте, отметила, что полностью оценить финансовый и операционный эффект от КЭДО можно будет в 2022 г. Но в нынешней редакции закона есть моменты, которые создают сложности для бизнеса, в том числе необходимость вести на бумажных носителях инструктажи по охране труда, говорит представитель компании.

Закон отнюдь не обязывает компании переходить на КЭДО. В нем ясно сказано, что это право, а не обязанность работодателей, компания решает это на основе внутреннего локального акта, говорит Кожемякина. Правда, надо учесть мнение профсоюза, если он есть, сказала юрист.

Некоторые участники эксперимента не захотели переходить на электронный документооборот, потому что надо было либо создавать свою IT-систему, либо искать провайдера, который предоставит ПО и сервис, либо налаживать обмен электронными документами через портал «Работа в России», рассказывает Иванова.

Проблемы расходов поможет решить «Работа в России» – пока пользование ее сервисами для компаний с численностью персонала до 1000 человек бесплатно, говорит Илья Ермашенков, HR-директор компании Carcade (входит в группу компаний «Газпромбанк лизинг»). Документы компаний могут храниться в облаках «Работы в России», поясняет Махлин. А пункт закона о том, что все расходы на разработку системы КЭДО, создание и хранение документов несет работодатель, вступит в силу только с 1 марта 2023 г.

которые уже используют КЭДО, планируют и дальше повышать уровень цифровизации кадровых процессов, по данным Deloitte

Однако многие компании не хотят размещать свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, так как боятся утечки информации, объясняет Иванова. Они могли бы разместить на стороннем ресурсе заявления об отпусках, но не готовы размещать во внешних облаках, например, соглашения о неразглашении коммерческой тайны, которые подписывают сотрудники при приеме на работу.

Правительство еще должно определить, как вести КЭДО через «Работу в России» таким образом, чтобы компании этому порталу доверяли, говорит Кожемякина. Возможно, потребуется дополнительное согласие от работников на использование их данных на внешних ресурсах, сказала она.

Махлин отмечает, что электронные документы защищены лучше бумажных: бумага легко портится в случае пожаров, подтоплений и других ЧС, ее можно выкрасть или потерять. Электронный документ, если он хранится в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных, не может просто потеряться или испортиться, его сложно украсть.

Крупные компании создают собственные системы КЭДО. Например, в РЖД есть IT-инфраструктура для обмена электронными кадровыми документами и подписания их с помощью электронных подписей, рассказывает представитель компании.

По его словам, в РЖД в электронный вид уже перевели более 40 форм заявлений – на отпуска и командировки, о переводе на дистанционную работу, электронный больничный лист и др.

Площадкой для внедрения КЭДО стал сервисный портал работника компании, где сотрудники могут подать заявление и запросить документы в специальном разделе, а руководители – использовать отдельный сервис для работы с кадровыми документами.

Аптечная сеть «Эркафарм» обратилась к стороннему провайдеру, так как создание собственной IT-системы слишком затратно, рассказывает Илья Алимпиев, IT-директор компании.

По новому закону о переходе на КЭДО работодатель должен будет спросить письменное согласие работника, говорит Иванова. Если работник такого согласия не дал или ничего не ответил, то по нему документы будут готовиться по-прежнему на бумаге.

Работники больше доверяют бумаге, нежели электронной документации. Иванова приводит в пример данные Пенсионного фонда: на начало 2021 г.

лишь 13% работающих россиян, или 6 млн человек, выбрали электронную трудовую книжку, а остальные предпочли дублировать информацию о местах работы на бумажном носителе.

Многие работники не доверяют полностью электронным системам либо не умеют ими пользоваться, сказала Иванова.

Есть также работники, у которых в силу специфики их труда нет доступа к цифровым устройствам и нет надобности их покупать, говорит Бабич. В таком случае работодатель должен подумать о том, как обеспечить таких работников электронными устройствами, чтобы они могли подписывать удаленно все документы, замечает он.

Отделам персонала придется провести титаническую работу и убеждать каждого члена команды в необходимости перехода на КЭДО, говорит Махлин. Или же они будут вынуждены частично вести делопроизводство на бумаге – заставить сотрудников никто не сможет.

Спрашивать согласия на КЭДО не будут лишь у тех, кого примут на работу в 2022 г. впервые, отмечает Иванова.

Переход на электронные кадровые документы долгое время тормозило условие о подписании документов только усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП), а она стоит денег, к тому же сотрудникам за ней нужно лично являться в аккредитованные удостоверяющие центры. Расходы на получение работником ЭЦП и ее использование в трудовых отношениях составляют около 3000–5000 руб. на каждого работника, замечает Кожемякина.

Сейчас условия мягче. По новому закону работодатель для подписания документов всегда должен использовать усиленную ЭЦП – квалифицированную (для трудового договора, приказа о применении взыскания, ученического договора и договора о материальной ответственности), а работник может использовать простую электронную подпись (ПЭП), т. е., по сути, логин и пароль, объясняет Кожемякина.

Для большинства документов сотрудник может использовать усиленную неквалифицированную ЭЦП, говорит Иванова.

Например, компания Carcade уже запустила сервер, позволяющий выпустить упрощенную неквалифицированную электронную подпись, и сотрудники, которые уже дали согласие на использование электронной подписи, теперь будут подписывать ею заявления на отпуск и на командировку, а также удостоверять подписью факт ознакомления с внутренними локальными актами, рассказывает Ермашенков.

По его словам, процесс простой: сначала сотрудник читает электронный документ и нажимает кнопку, подтверждающую, что он с ним ознакомился, потом нажимает вторую кнопку «подписать». По прогнозам Ермашенкова, с 1 января 2022 г. на КЭДО перейдут уже 95% действующих сотрудников Carcade и 100% новых.

В 2022 г. будет реализована связка между «Работой в России», информационными системами работодателя и порталом госуслуг, сотрудники смогут подписывать документы усиленной неквалифицированной электронной подписью, которую можно будет сформировать с помощью мобильного приложения «Госключ», говорит Иванова.

Тем не менее, уточняет Кожемякина, усиленную квалифицированную ЭЦП сотрудникам все же придется время от времени использовать.

Ею они должны будут подписывать с работодателем самые важные документы: трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании, добавляет Иванова.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *