Срок хранения бухгалтерских и налоговых документов изменился

Утрата бухгалтерских документов для компании особо чувствительна, так как это может вызвать штрафы для ответственных лиц и более серьезные негативные последствия для компании.

Именно бухгалтерские документы помогают надзорным органам контролировать законность совершенных хозяйственных операций, выявлять нарушения в финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерском и налоговом учете.

Также эти документы используют суды при проверках полноты выполнения договоров и других обязательств.

В статье рассмотрим сроки хранения бухгалтерских документов. Это четвертая статья из цикла о сроках хранения важных документов, которые содержатся в Перечне 2019[1].

КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Все бухгалтерские документы с точки зрения выполняемой ими функции укрупненно можно разделить на две большие группы:

  • документы бухгалтерского учета;
  • документы налогового учета.

Документы бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации[2]. Руководствуясь последовательностью документирования хозяйственной деятельности компании бухгалтерскую документацию можно разделить на три части:

  • первичная – документация, фиксирующая факты совершения хозяйственных операций; на основании ее ведется бухгалтерский учет;
  • регистры бухгалтерского учета – предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых первичных учетных документах;
  • отчетная бухгалтерская документация – единая система данных об имущественном и финансовом положении компании, о результатах ее хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские документы также классифицируются по назначению и типам документов. Общая схема движения бухгалтерских документов начинается с первичных документов. Предположим, что мы заключаем договор с контрагентом на поставку продукции с безналичным способом оплаты. Последовательность действий будет следующей:

  • заключаем договор;
  • выставляем контрагенту счет на оплату;
  • покупатель платежным поручением подтверждает факт оплаты им продукции;
  • для отгрузки продукции выставляем товарную накладную и счет-фактуру.

Таким образом, основной перечень первичных документов будет таким:

  • договор;
  • счет;
  • платежные документы;
  • товарная накладная;
  • счет-фактура;
  • акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг).

Бухгалтерские документы важны не только в текущей деятельности организации, но и для последующей отчетности. Кроме того, их по тем или иным поводам могут запросить государственные инстанции. Это значит, что важно организовать хранение этих документов.

Документы налогового учета

К документам налогового учета относятся:

  • первичные учетные документы;
  • аналитические регистры налогового учета;
  • расчет налоговой базы.

Структура документирования налогового учета похожа на структуру документирования бухгалтерского учета:

  • первичные учетные документы – документы, являющиеся подтверждением налогового учета. Это те самые первичные учетные документы, которые являются основанием ведения бухгалтерского учета, а кроме того, документы, которые предусмотрены для оформления операций законодательством о налогах и сборах;
  • аналитические регистры налогового учета – это либо измененные регистры бухгалтерского учета, либо самостоятельные регистры, которые формируются и ведутся по аналогии с регистрами бухгалтерского учета, но без применения двойной записи;
  • расчет налоговой базы – можно представить, как документ синтетического налогового учета, аналогичный по своим функциям синтетическим регистрам бухгалтерского учета.

Непосредственное документирование налогового учета – это «вотчина» бухгалтеров. Едва ли они «впустят» в эту область секретаря. Поэтому не будем углубляться в детали. Нас интересует именно архивное хранение этих документов.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Общие правила хранения бухгалтерских документов зафиксированы в Перечне 2019 и Инструкции по применению Перечня 2019[3]. Именно эти нормативные акты регламентируют российское архивное право и являются актуальными.

Закрепленные в Перечне 2019 сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушение сроков хранения документов компании грозят серьезные штрафы и другие негативные последствия.

Следует отметить, что в регламентации процесса хранения бухгалтерских документов отметились и отраслевые ведомства. Нормы, касающиеся сроков хранения, есть в Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) и Федеральном законе от 06.

12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»[4] (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). Практически в каждый отраслевой правовой акт внесены правила о хранении документов. И причем далеко не всегда в соответствии с уже работающими другими нормами.

Срок хранения бухгалтерских и налоговых документов изменился

К примеру, для индивидуального предпринимателя, который применяет упрощенную систему налогообложения, налоговый срок сохранности первичных документов, книги учета доходов и расходов (далее – КУДиР) составляет четыре года. Этот срок хранения установлен в п.

48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей[5]. Такой же срок хранения документов, которые содержат данные налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты «упрощенного» налога, установлен в пп. 8 п. 1 ст.

23 НК РФ.

Однако в ст. 318 Перечня 2019 установлено, что юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны хранить КУДиР пять лет. Странно, но так Росархив определяет срок хранения документа – сводного регистра, к которому по сути не имеет никакого отношения.

Нормы в сфере архивного дела подвижные: периодически вносятся поправки, которые тоже важно отслеживать. Но ни согласованности, ни единообразия между ними как не было, так и нет. Поэтому у экспертов есть вопросы и сомнения в понимании и применении таких норм.

Срок хранения бухгалтерских и налоговых документов изменился

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Читайте также:  Изменение коап рф с 26 апреля 2022 года

Новый срок хранения налоговых документов с 2020 года: таблица

Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 о новых сроках хранения документации. Расскажем, какие изменения он привнес в сроки хранения документов налогового учета.

Ключевые нововведения приказа Росархива

Придерживаться новых сроков архивирования обязаны государственные органы, органы местного самоуправления и организации с 18 февраля 2020 года. Примечательно, что оговорки в отношении ИП тоже есть: например, налоговые декларации за периоды до 2002 года включительно ИП должны хранить 75 лет.

Обозначение 50/75 лет означает, что документация по 2002 год включительно сохраняется 75 лет, а с 2003 года — 50 лет.

Основные изменения:

  • счета-фактуры теперь подлежат хранению в течение 5 лет (вместо 4);
  • документы об уплаченных обязательных платежах и задолженности по ним — 5 лет с момента погашения долга (ранее — 5 лет с возможностью дальнейшего отбора на постоянное хранение);
  • расчеты по страховым взносам — 50/75 лет (ранее — 5 лет);
  • реестры сведений о доходах граждан — 5 лет (вместо 75 лет).

Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, по которому легко найти нужную строку и срок архивирования.

Сроки хранения налоговых документов: таблица

Списку документов налогового учета посвящен п. 4.3 Приказа № 236:

Вид документов Срок хранения Пункт по Приказу № 236
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним 5 лет с момента погашения долга 303
Документы:

  • об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней;
  • по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства РФ
5 лет 304, 306
Справки:

  • об исполнении обязанности по уплате;
  • о состоянии расчетов с бюджетом
5 лет 305
Реестры для расчета земельного налога 5 лет 307
Расчеты по страховым взносам: 308
годовые 50/75 лет
квартальные 50/75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет 309
Налоговые декларации (расчеты) 5 лет (для ИП по 2002 год включительно — 75 лет) 310
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет 311
Справка о доходах и суммах налога физического лица 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет.
В налоговых органах — не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим
312
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 5 лет 313
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет 314
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 6 лет 315
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период 5 лет 316
Счета-фактуры 5 лет 317
Книги учета доходов и расходов в рамках УСН 5 лет 318
Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним 5 лет 319
Журналы, карточки, базы данных учета: 5 лет 320
  • сумм доходов и НДФЛ;
  • реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС

О новых сроках хранения других документов читайте статьи:

Подводим итоги

  • Вступил в силу Приказ Росархива № 236, обновивший сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года.
  • Сроки хранения документов налогового учета приведены в п. 4.3 Приказа № 236.

Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы | Компания права Респект

Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Учетная политика и договоры

Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.

Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо проведение проверки или ревизии.

Бухотчетность

Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

Читайте также:  Приказ о материальной ответственности работника 2022 | Скачать образец формы, бланк

Документы для расчета налогов и взносов

Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного «основного» срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:

А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.

Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.

И конечно, если речь идет о расходах, которые «растянуты» на несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.

Налоговая отчетность и отчетность по взносам

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. Как мы уже сказали, НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов.

В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам.

Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Сроки Хранения Бухгалтерских и Налоговых Документов

Бухгалтерских и Налоговых Документов, Договоров

  • Сроки хранения документов в 2021 году меняются, что повлияет на работу бухгалтерии и кадров.
  • Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские, налоговые и документы.
  • Обеспечить хранение в организации должен ее руководитель, а ИП за это самостоятельно.

Росархив подготовил перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Некоторые документы нужно будет хранить дольше, чем сейчас. Другие, наоборот, меньше.

Например, график отпусков потребуется хранить в организации три года вместо одного. А документы о дисциплинарных взысканиях – три года вместо пяти.

С 17 марта 2021 года вырос срок хранения документов, которые нужны для расчета и уплаты налогов (п. 2, 3 ст. 1 Федерального закона от 17.02.2021 № 6-ФЗ). Теперь он составляет пять лет вместо прежних четырех.

Это:

Товарные накладные, акты выполненных работ или услуг, счет-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, УПД, путевые листы.

. .

Документ От какой даты считать пятилетний срок хранения
Товарная накладная С 1 января, следующего за годом, в котором последний раз использовали документ для составления бухгалтерской отчетности. Но не меньше 5 лет после того, как учитывали его для расчета налога. В том числе при учете убытков прошлых лет
Акт выполненных работ или оказанных услуг С 1 января, следующего за годом, в котором последний раз использовали документ для составления бухгалтерской отчетности. Но не меньше 5 лет после того, как учитывали его для расчета налога. В том числе при учете убытков прошлых лет
Счет-фактура С 1 января, следующего за годом, в котором в последний раз зарегистрировали счет-фактуру в книге покупок или книге продаж
Приходный и расходный кассовый ордер С 1 января, следующего за годом, в котором составили документ. Если у работников есть лицевые счета, то расходник на зарплату храним 6 лет. Если нет, то расходники по зарплате, датированные 2003 годом и позже, храним 50 лет. Более ранние — 75 лет
Универсальный передаточный документ (УПД) С 1 января, следующего за годом, когда в последний раз использовали УПД для составления бухгалтерской отчетности. Но не меньше 5 лет после того, как учитывали его для расчета налога, в том числе при учете убытков. Если УПД использовали как счет-фактуру, то 5 лет считаем с 1 января, следующего за годом, в котором в последний раз зарегистрировали документ в книге покупок или книге продаж
Путевой лист С 1 января, следующего за годом, когда в последний раз использовали путевой лист для составления бухгалтерской отчетности. Но не меньше 5 лет после того, как учитывали его для расчета налога, в том числе при учете убытков. При отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50 или 75 лет
  1. Сроки хранения Документов по Основным Средствам
  2. Сроки Хранения Документов по Кадрам
  3. Сроки Хранения Документов
  4. Сроки хранения документов.docx

. .

Наименование документа Срок хранения
Оплата труда
Утвержденные фонды заработной платы:  Стало/было
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До минования надобности
Положения об оплате труда и премировании работников:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 5 лет (1)
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 6 лет (1)
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате 50/75 лет ЭПК
Переписка о выплате заработной платы 5 лет
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 5 лет
Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы 5 лет (1)
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования 5 лет
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 лет
Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы 5 лет
Бухучет и отчетность
Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) 5 лет (1)
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):
а) годовая; Постоянно
б) промежуточная 5 лет (1)
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки):
а) годовая; Постоянно
б) промежуточная 5 лет (1)
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности 5 лет
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности Постоянно
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые; Постоянно (1)
б) квартальные; 5 лет (2)
в) месячные 1 год
Отчеты об исполнении смет:
а) сводные годовые; Постоянно
б) годовые; Постоянно
в) квартальные 5 лет (1)
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
а) годовые; Постоянно
б) полугодовые, квартальные 5 лет (1)
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
а) годовая; До ликвидации организации
б) промежуточная 5 лет
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) 5 лет (1)
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 5 лет (1)
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним Постоянно
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица 5 лет (1)
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 5 лет (1)
Образцы подписей материально ответственных лиц 5 лет (1)
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности 5 лет
Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности:
а) по месту разработки и (или) утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг 5 лет (1)
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица; 5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (1) (2) (3)
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:
а) у аудируемого лица; 5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (2)
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах 10 лет (1)
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах 5 лет
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета 5 лет
Переписка по вопросам оказания платных услуг 5 лет
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности 5 лет
Журналы, базы данных учета:
а) ценных бумаг; До ликвидации организации
б) расчетов с организациями; 5 лет
в) кассовых документов (счетов, платежных поручений); 5 лет
г) депонентов по депозитным суммам; 5 лет
д) доверенностей; 5 лет
е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; 5 лет
ж) расчетов с подотчетными лицами; 5 лет
з) исполнительных листов 5 лет
По налогам
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним 5 лет (1)
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам 5 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Расчеты по страховым взносам:
а) годовые; 50/75 лет
б) квартальные 50/75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов 6 лет (1)
Налоговые декларации (расчеты) 5 лет (1)
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц 5 лет (1)
Справка о доходах и суммах налога физического лица 5 лет (1) (2)
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 5 лет
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 6 лет
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период 5 лет
Счета-фактуры 5 лет
Журналы, карточки, базы данных учета:
а) сумм доходов и налога на доходы работников; 5 лет
б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость 5 лет
Читайте также:  Оптимизация налогообложения 2022

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *