Пример графика документооборота в организации в 2023 году

Функционирование любой компании сопровождается разработкой внутренних положений, для обеспечения определенного цикла оформлении и хранения документов. К положению о документообороте должен быть прикреплен график, благодаря которому осуществляется грамотная организация регистрации документов и их хранения, с обеспечением своевременной отчетности перед контролирующими ведомствами.

Для утверждения графика документооборота должен быть издан приказ, подписанный руководителем фирмы.

Форма приказа

График документооборота относится к внутреннему акту предприятия, обеспечивая порядок обработки документов между подразделениями, согласно п. 5.2 Положения о документообороте в бухучете, утвержденного Минфином СССР № 105 от 29.07.1983 года (далее — Положение № 105). Такой график может быть прикреплен в качестве приложения к учетной политике предприятия или отдельным внутренним актом, утвержденным приказом директора.

Надо отметить, что законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма графика, поэтому каждое предприятие разрабатывает такой документ в самостоятельном порядке, руководствуясь деятельностью и объемом хозяйственных операций.

Данный график может быть представлен в форме схемы, таблицы или списка мероприятий по обработке документов, осуществляемых подразделениями предприятия, с обозначением сроков исполнения мероприятий (п 5.4 Положения № 105).

Таким образом, график документооборота является путеводной картой для работников предприятия, на основании которой они обязаны оформить те или иные документы в сроки, обозначенные в графике. Для исполнения графика, подразделениям направляется выписка из приказа директора, с прикрепленным графиком (п. 5.5 Положения № 105).

• Форма приказа является стандартной, для подобных распоряжений в делопроизводстве, в которой должны быть отображены следующие пункты:
• 1) Название документа, в данном случае «Приказ №», с присвоением ему номера, зарегистрированного в журнале приказов.
• 2) Место и дата его опубликования.
• 3) Основание для издания данного распоряжения и цели.
• 4) Распорядительной части, где:

• Утверждается приложенный график.
• Возлагается обязанность на ответственных лиц за подачей первичных документов в бухгалтерию согласно утвержденного графика (п. 5.6 Положения № 105).
• Возлагается контроль за исполнением приказа на гл. бухгалтера предприятия ((п. 5.7 Положения № 105).

5) Подписи:

• Директора предприятия.
• Лиц, перечисленных в данном распоряжении.

К приказу должен быть прикреплен график документооборота.

Кому и зачем нужен график?

Наличие графика документооборота в любом предприятии облегчает работу с документами, обеспечивая обработку входящей и исходящей корреспонденции, ее хранения, а также быстрый поиск нужного документа.

Грамотно разработанный график документооборота предотвратит:

1. Утери документов.
2. Несвоевременного отображения в учете мероприятий хозяйственной деятельности предприятия.
3. Штрафов со стороны надзорных структур.

Особенно важным является наличие такого графика для фирм, обладающих филиалами и обособленными подразделениями.

Как правильно составить приказ?

В большинстве своем, подготовкой проекта приказа об утверждении графика документооборота занимается гл. бухгалтер предприятия, который более всех осведомлен в финансовых и кадровых вопросах, работой бухгалтерии, логистики, а также знаком с подотчетными лицами.

При составлении приказа рекомендуется соблюдать следующие требования, которые приняты в делопроизводстве при оформлении распорядительных документов:

• Распоряжение может быть заполнено на простом листе бумаги А4 или на фирменном бланке предприятия, вручную или в распечатанном виде.
• Пояснительный раздел обязан отображать с какой целью публикуется приказ.
• Текст распорядительной части документа должен четко и конкретно отображать назначение ответственных лиц за обработку документации.

Приказ об утверждении графика документооборота обязан содержать следующую информацию:

1) Реквизиты предприятия. Если распоряжение заполняется на фирменном бланке, записывать данные сведения не требуется, так как они уже отображены в бланке.

1. 2) Название документа с присвоением ему номера.
2. 3) Место и дата его составления.
3. 4) Тема, отображаемая в распоряжении.
4. 5) Цель создаваемого документа.

6) Распорядительная часть приказа начинается со слова «Приказываю:» и далее нужно будет отобразить:

• Распоряжение об утверждении графика документооборота.
• Обязанность ответственных должностных лиц соблюдать его, согласно сроков, утвержденных в графике.
• Ф.И.О. должностного работника на которого возлагается контроль за его исполнением. Обычно – это главбух.

7) Завершающим этапом оформления распоряжения является:

• Подписание распоряжение директором предприятия.
• Ознакомление с ним лиц, причастных к исполнению данного приказа.

Образец заполнения приказа об утверждении графика документооборота 2022 году

Скачать бланк и образец

Как утвердить?

Правила документооборота являются самостоятельным блоком учетной политики компании, утверждаемой в виде приложения либо в качестве отдельного документа. При разработке учетной политики требуется учитывать структуру компании и другие особенностей деятельности исходя из ч. 2 ст. 8 Закона № 402-ФЗ от 6.12.2011 г., п. 6 Инструкции № 157н, утв. Минфином РФ от 1.12. 2010 года.

В учетной политике необходимо обозначить ссылку на приказ, утвердивший график, с которым ответственные работники обязаны быть ознакомлены под роспись.

Особенных требований к разработке графика документооборота законодательством РФ не предусмотрено. Его разработкой, как правило, занимается гл. бухгалтер.

Тем не менее в данном графике должны быть отображены обязательные условия с отображением:

1. Этапов по оформлению и подписанию документов.
2. Сроков и списков должностных лиц, которые обязаны нести ответственность за проверку, обработку и хранение документов (п. 22 стандарта «Концептуальные основы» (пр. Минфина № 256н от 31.12.2016, п. 9 стандарта «Учетная политика», п. 6, 14 и 9 Инструкции № 157н). Причем, для недопущения претензий, нужно предусмотреть в правилах документооборота все возможные ситуации.

Для того, чтобы приказ о документообороте выполнялся безукоризненно, рекомендуется для каждого ответственного лица выполнить распечатку фрагмента графика, приложенного к распоряжению, где отражаются документы, требующие обработки с указанием сроков их сдачи в бухгалтерию. Кроме этого, желательно провести инструктаж по пользованию утвержденным графиком и оформлением документов.

График документооборота в бухгалтерии — примеры и образцы

Попробуем на наглядном примере посмотреть, как может выглядеть график документооборота в привычном табличном виде или схематично.

Если мы обратимся к уже упоминаемому Положению о документах и документообороте (Приказ Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 г.), то там мы увидим следующий образец графика документооборота:

Скачать График документооборота согласно приказа 105 от 29.07.1983

Как видим, достаточно объемная таблица, непростая для восприятия. Разумеется, для крупных организаций с большим штатом и объемом документации такая четкость и системность необходима.

Если же речь идет о небольших размерах бизнеса, о малых и микропредприятиях, то количество колонок избыточно.

Поэтому бухгалтер может принять решение, исходя из принципа рациональности, о сокращении количества граф.

Например, в небольшой организации имеется склад. Операции с товарно-материальными ценностями осуществляются на основании приходных документов от поставщика, обрабатываемых в бухгалтерии и отгрузочных документов, выписываемых менеджером.

• Схема документооборота будет выглядеть следующим образом:
• 
• График можно составить в усеченном размере в следующем виде:
• 

Скачать График документооборота (вариант 1)

Допустим в данном примере спустя некоторое время работы организация сталкивается с проблемой несоответствия реальных остатков фактическим.

Основные причины: осуществление операций, не оформленных документально, а также осуществление операций, в которых оформляется один документ, однако фактически товар приходит или уходит несколькими партиями.

Для разрешения этой проблемы, принимается решение, что Кладовщик оформляет в бумажном виде и заносит в учетную программу следующие виды документов:

1. Приходный ордер на поступившие материальные ценности до окончания рабочего дня, в течение которого они поступили в организацию.
2. Расходный ордер до окончания рабочего дня, в течение которого произошла отгрузка.

1. Тогда Главному бухгалтеру необходимо доработать схему документооборота, которая теперь будет выглядеть следующим образом.
2. 
3. Либо внести изменения в табличную форму Графика документооборота, дополнив ее новыми документами:
4. 
5. Скачать График документооборота (вариант 2)

Как видно, даже из условного примера, график документооборота в виде схемы позволяет проанализировать существующие потоки и маршруты документов, увидеть где требуются коррективы, а значит является действенным инструментом к применению на практике, о котором не следует забывать и игнорировать. Так, актуально на сегодня с введением понятия дистанционной (удаленной) работы в Трудовом кодексе, скорректировать существующие схемы документооборота компании для сотрудников, работающих удаленно.

О подробном пошаговом алгоритме создания графика документооборота и тонкостях, возникающих в процессе, можно прочитать здесь.

Автор материала: Светлана Дьякова

График документооборота в бухгалтерии в 2021 году

Бухгалтерский график документооборота 2021 отражает схему коммуникации между отделами на протяжении жизненного цикла документа: от его возникновения до помещения в архив.

Как составить график документооборота в бухгалтерии 2021?

График документооборота содержит информацию о сроках подачи первичных документов, ответственных лицах и взысканиях за невыполнение графика. Нужно четко прописать кто (должность, возможно, ФИО), когда и кому передает первичные документы (с указанием их наименования), и чьи подписи должны присутствовать.

Если сотрудник не может в установленный срок сдать документ, для этого должна быть уважительная причина. Необоснованное нарушение графика передачи первички можно пресекать дисциплинарными взысканиями (замечания согласно ст. 192 ТК РФ). Для мотивации соблюдения графика документооборота в систему премирования работников можно добавить соответствующий пункт.

Должностные инструкции сотрудников и Положение о премии необходимо привязать к выполнению обязанностей по работе с первичкой и отсутствию замечаний.

Рекомендация

В первичке необходимо отражать все процессы, происходящие в хозяйственной жизни. Перечень и наполнение первичных документов определяется внутри организации.

Задачу по составлению графика документооборота лучше возложить на главного бухгалтера, как самого компетентного в данном вопросе лица. Директор компании должен утвердить готовый график приказом.

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Составить собственный график документооборота для компании можно, опираясь на  утвержденную Минфином СССР структуру № 105 от 29.07.1983.  Организация может составить свой вариант графика. Образец графика документооборота бухгалтерии представлен ниже.

Образец графика документооборота в бухгалтерии

Кто должен сдать документ в бухгалтерию	Срок сдачи
1. Счета на предоплату
Сотрудники, ответственные за продажи	Не позднее следующего рабочего дня после выставления счета
2. Счета-фактуры, накладные или УПД для покупателей
Сотрудники, ответственные за продажи	Не позднее следующего рабочего дня после выписки документов
3. Счета-фактуры, накладные или УПД от поставщиков
Сотрудники, ответственные за снабжение	Не позднее следующего рабочего дня после получения документов от поставщика
4. Авансовые отчеты
Сотрудники, которым компания вправе выдавать наличные деньги под отчет	Не позднее трех рабочих дней после расходования средств или со дня приезда из командировки
5. Приходные и расходные ордера
Кассир	В день составления
6. Листки нетрудоспособности
Работник	Не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу

Необязательно предоставлять полную версию графика каждому сотруднику. Достаточно ознакомить его лишь с теми первичными документами, сроками их подачи и контактными лицами (у кого подписать, кому передать), за которые работник отвечает.

Должностные инструкции

Для понимания важности своевременной подачи первичной документации, эту обязанность стоит включить в должностные инструкции сотрудников. Образцы инструкций для любых должностей можно посмотреть в Системе Главбух. Сотрудники ознакомляются со своими инструкциями под подпись при приеме на работу.

Если должностные инструкции подвергаются корректировке, со всеми изменениями работников также ознакомляют под подпись.

График документооборота по учету готовой продукции пример. Составления графика документооборота в организации. Документы бухгалтерского оформления и правила их заполнения. График документооборота в оо

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать.

Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский Стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

• создание;
• получение от контрагентов и др.;
• принятие к учету;
• обработку;
• передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

• документы по его компетенции;
• сроки;
• отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

• соблюдение графика;
• оперативное и правильное создание документов;
• передачу документов вовремя в бухгалтерию;
• их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

В какие сроки должен быть введен действие график документооборота

Если в должностных инструкциях исполнителей, чьи должности фигурируют в графике документооборота нет соответствующих ссылок на него, целесообразно внести корректировки в трудовые обязанности и установить их в инструкциях.

Пример Так, например, должностная инструкция кладовщика может содержать в описании трудовой функции такие пункты: — составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов; а в описании обязанностей: — соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

Контроль над тем, как исполнителями соблюдаются сроки, установленные графиком, осуществляют руководители канцелярии, кадров и бухгалтерии. Если графиком пользуется только отдел бухгалтерии — то главный бухгалтер.

Кому-то, например, удобнее в виде таблицы. А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы. В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Важно Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе.

На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные. А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Предпринимательский Кодекс республики казахстан

Основными требованиями как при составлении графика сменности, так и при составлении графика работ являются: 1) соблюдение установленной продолжительности рабочего времени; 2) предоставление времени отдыха.

В итоге в графиках необходимо предусмотреть следующее: 1) время начала и окончания работы в день или смену; 2) продолжительность рабочего дня (смены) и количество смен в сутки; 3) количество рабочих и выходных дней (в графике сменности обязательно нужно предусмотреть чередование рабочих и нерабочих дней). Напоминаем: в соответствии со ст.

110 ТК РФ еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 часов; 4) время междусменного отдыха, а также время перерывов для отдыха и питания в соответствии со ст. 108 ТК РФ.

Бухгалтерские семинары

Единственное отличие состоит в том, что если сотрудники согласны трудиться по новому графику работ, то нет необходимости ждать месяц, они приступают к работе по новому графику хоть на следующий день.

Что касается периода, на который рекомендуется разработка графика работ, то в связи с отсутствием требований в нормах права работодатель сам определяет, будет ли это график работ на день, неделю, две недели, месяц или квартал.

  Образец доверенности на предоставление документов в ФСС

Все зависит от специфики работы организации, возможности запланировать режим работы на больший промежуток времени, вероятности форс-мажорных обстоятельств и многого другого. В данном вопросе компания вправе решать исключительно в своих интересах.

Для более точного понимания порядка составления графика сменности разберемся с этим на примере. Пример. В организации установлена сменная работа (безостановочное производство).

В этом случае рабочее время должно быть сокращено на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ). Однако необходимо иметь в виду: если работник принят исключительно для работы в ночное время или для него предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени, указанное выше правило на него не распространяется.

Обратим внимание и на срок, на который целесообразнее утверждать графики. Стоит отметить, что график сменности лучше составлять на один-два месяца вперед, так как при необходимости внести в него изменение на практике возникают определенные трудности.

Например, работодатель разработал график на год вперед и ознакомил работников с ним. Но спустя месяц кто-то из работников заболел, кто-то решил сменить место работы и т.д. Следовательно, работодателю необходимо перестраивать график, внося в него корректировки.

Согласно ст.

Тема: бухгалтерский учет расчетов с бюджетом по налогам и сборам

Это способ оперативного контроля, обеспечивающий своевременность обработки и предоставления информации, значительно упрощающий процесс управления. О том, как составить и оформить график документооборота 2021 рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

• для чего нужен график документооборота;
• кому поручается составление графика документооборота на предприятии;
• по каким правилам составляется график документооборота;
• как осуществляется контроль над соблюдением графика документооборота;
• как заполнить график документооборота.

Для чего нужен график документооборота Все виды деятельности предприятия сопровождаются и подтверждаются документами, они формируются как внутри организации, так и поступают из внешних источников.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

• оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
• минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

1. создание;
2. проверка;
3. обработка, занесение в базу;
4. передача в архив.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

• составьте первичное положение и документов в организации
• пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
• отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
• за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

• Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.
• Напишите свой вопрос в форму ниже
• В данной статье разберемся с таким документом, как график документооборота в бухгалтерии — данного бланка предлагаем внизу статьи в формате xls.
• «Жизненный» цикл любого документа включает в себя несколько этапов:

• Формирование (создание) документа.
• Его обработка.
• Перемещение в архив на хранение.
• Его уничтожение.

Все эти процессы называются документооборотом. Для его урегулирования используется график документооборота, являющийся одним из составляющих СВК – систем внутреннего контроля.

Данный документ наиболее востребован у бухгалтеров, ведь для них очень важна своевременная сдача отчетности в ПФР, ФСС, ФНС и прочие.

График документооборота позволяет назначать людей, которые будут ответственны за формирование и перемещение документов, а также в нем можно установить определенный срок их передачи в бухгалтерию – это значительно облегчает работу бухгалтера, ему больше не нужно будет подолгу ждать документацию и объяснять всем сотрудникам организации, когда и какие именно документы нужно передавать в бухгалтерию.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так:

Однако образец 2021 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см. «Деньги в подотчет: как выдавать и оформлять».

Читать также

28.11.2016

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Образец графика документооборота на предприятии в 2021 году

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.

Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

• утери документации;
• неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
• штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать документооборот в организации.

  Как рассчитать взносы при превышении предельной базы

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение. График документооборота помогает:

• упорядочить процесс работы с документами;
• рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
• сократить задержки времени при обработке документации;
• избежать рабочих конфликтов;
• осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
• своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

• масштабов деятельности фирмы;
• структуры предприятия;
• особенностей построения системы управления;
• видов применяемой первички;
• иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• «Унифицированные формы первичных документов (перечень)»;
• «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС».

График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Кто его формирует

Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.

Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.

Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки.

Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу.

После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.

Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так:

Однако образец 2021 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см. «Деньги в подотчет: как выдавать и оформлять».

Читать также

28.11.2016

Правила составления

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Образец оформления графика документооборота в бухгалтерии

Этапы создания:

• Форма графика. Определенной формы написания графика нет, для каждой организации все сугубо индивидуально. Главное – чем больше сама компания, тем подробнее и больше должен быть график.
• Выбор способа оформления. В качестве оформления графика документооборота можно использовать текст, таблицу или схему. Для разработки графика лучше применять программу Excel. Примерный образец документа можно скачать ниже по ссылке.
• Вписывание в график необходимых документов. Сюда входит вся документация, образующаяся во время работы организации.
• Назначение ответственных лиц. Тех работников, которые по долгу службы составляют отчеты и отвечают за их правильное оформление, нужно назначать и ответственными за их перемещение в бухгалтерию. Причем между составителями документации и бухгалтерией не должно быть посредников, либо их должно быть очень мало – это повысит шансы документа попасть на стол к бухгалтеру вовремя.
• Установка сроков передачи. Данный этап является наиболее важным в создании графика документооборота. В качестве сроков сдачи документов указывается либо конкретное число каждого месяца, либо несколько дней, которые прошли с момента составления документации.
• Завершающий этап: внедрение в практику. На этом этапе нужно оповестить каждого сотрудника о том, что и в какой период времени он должен исполнять. Для этого можно использовать: дополнительные листы к графику документооборота, в которых сотрудники будут расписываться, после ознакомления с графиком; распечатанные выписки из графика, розданные каждому работнику под расписку.

Чтобы сделать работу графика более эффективной, нужно внести поправки в премирование – при нарушении сроков передачи документов, размер премии либо будет снижаться, либо будет происходить депремирование конкретного сотрудника. Мера, конечно, не из приятных, но наказание рублем всегда было самым действенным.

Составленный график документооборота в бухгалтерии — Залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию.

Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа.

И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

• создание документации;
• обработка документации;
• архивация документации;
• уничтожение документации.

Этот закономерный процесс и носит название — документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

• положения о документообороте;
• графика документооборота;
• инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота.

Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия.

И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции.

И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля.

Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты.

Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2021 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал — не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

Как утвердить

После того как график составлен, издается приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ».

Иногда возникает вопрос, утверждается ли график документооборота руководителем организации, если документ составлен для внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения.

В этом случае приказ утверждается руководителем филиала или обособленного подразделения. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

• составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
• для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».

• сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

• сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
• конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
• разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
• конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Положения учетной политики об электронном документообороте

Конец года – это традиционно время для разработки и уточнения учетной политики. Изменения в учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета вносятся на основании п.10 ПБУ 1/2008 и статьи 313 НК РФ в связи с изменением законодательства или по собственному желанию, например, если компания перешла на электронный документооборот. Что нужно зафиксировать в учетной политике

График документооборота в бухгалтерии образец бланк

Документооборот на предприятиях один из важнейших процессов, требующих контроля. Тем более, если дело касается финансовой документации.

Деятельность предприятия контролируется государственными органами и за несоблюдение сроков заполнения и подачи документов может быть наложено взыскание.

Бухгалтерский документооборот

Бухгалтерия – основной отдел предприятия, занимающийся учётом финансовой деятельности. Основная задача бухгалтерии — обработка документации, касающейся всего движения денег в компании и соблюдение сроков, в которые документы должны быть обработаны необходимо соблюдать неукоснительно.

Это основной этап в стабильной работе компании. Документов, с которыми работает бухгалтер, огромное количество и необходимо рассчитать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в соответствующие сроки.

Без чётко установленного графика сделать это довольно сложно. Человеческая память не может помнить абсолютно всё. Поэтому требуется специальный документ-график, в соответствии с которым и происходит документооборот в бухгалтерии.

График документооборота в бухгалтерии: его составление и особенности

Составление графика документооборота в бухгалтерии – задача довольно серьёзная. Необходимо учесть все документы, с которыми придётся работать финансовому отделу, предусмотреть сроки, в которые каждый документ должен быть обработан, рассчитать такой оптимальный режим, когда вся документация, так или иначе, имеющая отношение к бухгалтерии, будет своевременно рассмотрена.

• Перед главным бухгалтером, в обязанность которого входит составление графика документооборота, ставится задача так распределить поток документации между подчинёнными, чтобы при максимальной загруженности отдела, все необходимые сроки обработки документов могли быть соблюдены.
• Нельзя допускать, чтобы какие-либо документы откладывались «на потом» или рассматривались в неустановленные сроки.
• Задача довольно трудная и составленный график может прямо влиять на работу компании в целом.
• Пропущенные сроки по оформлению документов о заработной плате, ведёт к ответственности перед работниками, пропуск срока предоставления налоговой отчётности – к ответственности перед государством, не вовремя оплаченные договоры – к проблемам с контрагентами.
• Таким образом, главный бухгалтер, составляя график документооборота, несёт ответственность за всё предприятие в целом и его стабильную работу.
• Ниже расположен типовой бланк и образец графика документооборота в бухгалтерии, вариант которого можно скачать бесплатно.