Образец, как правильно заверить документ «копия верна» в 2021 году. Как заверять копии документов

Штамп «Копия верна» указывает на то, что дублирование было четко в соответствии с тем, что было в оригинале, без каких-либо дополнений. Дубликат документа имеет юридическую силу, если он правильно заверен (заверение может производиться в виде оттиска печати или от руки).

“Копия верна” – как правильно заверить документы

Штамп «Копия верна» указывает на то, что дублирование было выполнено точно так же, как и оригинал, без каких-либо дополнений.

Дубликат документа имеет юридическую силу, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Если акт, полностью повторяя сведения оригинала, удостоверен надлежащим образом, он имеет такую ​​же юридическую силу, как и оригинал (пп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих случаях:

  • требуется предоставить контракты, счета-фактуры, учредительные документы, свидетельства о собственности и т. д. сторонним компаниям и государственным органам;
  • для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
  • когда нужно предоставлять справки и выписки работникам в связи с их работой.

Работники компании (в том числе бывшие работники) вправе написать заявление о выдаче любых ксерокопий документов, касающихся их работы (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.п.). Работодатель обязан выдать их бесплатно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и сохранности трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Заверенные дубликаты также требуются различными организациями:

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионные фонды;
  • Фонд социального обеспечения;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • контролирующий орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
  • судебные инстанции.

Кто имеет право заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом.

Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.

Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:

  • менеджер (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • начальник или специалист по кадрам;
  • иные уполномоченные должностные лица в штате организации.

Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.

Важно! Фотокопия заверяется только теми, кто подготовил и сравнил ее с оригиналом. Вы не можете брать на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.

Юридические лица вправе заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов допускается только при наличии разрешения этих организаций. Не требуется, если карточки необходимы для трудоустройства граждан или касаются личной практики действующих сотрудников компании.

Какими правовыми актами следует руководствоваться

Единого законодательного акта, регламентирующего порядок воспроизведения документов, не существует. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется как ориентир. И становится обязательным в случае утверждения во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании необходимо руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

Процедура сертификации организации

При выполнении дубликатов важных документов необходимо руководствоваться установленным законодательством порядком заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает обязательные шаги:

  1. Изготовление дубликата документа (обычно с использованием копировальной техники).
  2. После текста и слова «Подпись», как печатной, так и собственноручной, проставляется знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
  3. Затем указать данные должностного лица, заверившего фотокопию: Ф.И.О., должность, личную подпись, его расшифровку.
  4. Проставить дату.

Ксерокопия заверяется печатью организации или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с гербовой печатью, копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды печатей, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты – надо указывать местонахождение оригинала.

Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется.

Если он выдан сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в … организации в … № … в течение … одного года». Вы имеете право написать этот реквизит от руки или в виде почтовой марки.

Если в дубликате несколько страниц, есть два пути:

  1. На каждом из них следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты.
  2. Листы сшить, пронумеровать, в конце указать номер и заверить его.

Важно! Как правило, заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя этот срок в законодательстве не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные документы. В банках этот срок зачастую еще короче, от нескольких дней до двух недель.

Как заверить документ штампом “Копия верна»

Для заверения документации допускается два вида отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна».

Но имейте в виду, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия верна». Есть возможность создания двух типов штампов: «Копия» и «Истина». В первом будет указан дубликат документа.

Во-вторых, для его безопасности.

Вот принципы заверения копий документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:

  • в конце текста под всеми подписями ставится печать;
  • поставить на свободное место, обычно в правый нижний угол;
  • запрещено их наложение на текст;
  • допускается его использование по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы разрешают).

Вот пример того, как это выглядит:

Образец

Посмотрите пример “Копия верна” на документах фото трудовой книжки.Образец, как правильно заверить документ

Можно ли заверять вручную

Законодательством не запрещается проставление рукописных знаков с формулировкой «Верно» на копируемых материалах. Этот метод используется достаточно часто. Хотя штампы используются не всегда – чаще всего их изготавливают в крупных компаниях, которым необходимо ежедневно заверять большой объем документации, удобнее это делать штампом.

Вот пример того, как вручную заверить фотокопию приказа:Образец, как правильно заверить документ

Как заверить электронный документ

Заверение цифрового документа требуется в зависимости от получателя и законодательства.

Существуют различные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом от 63-ФЗ (простой, неквалифицированный усиленный, квалифицированный усиленный), которые нужны в разных ситуациях.

Их производят специализированные компании. Как правило, копировальная печать для цифровых документов включает в себя несколько элементов:

  • слова о подписании документа с цифровой подписью;
  • номер сертификата ключа подписи;
  • фамилия, имя и отчество владельца сертификата;
  • срок действия сертификата.

Иногда к марке добавляется логотип компании или брендинг.

«Копия верна», или Как правильно заверять документы. Что такое скан документа: понятие скан-копии или образа

Если акт, полностью повторяющий сведения оригинала, заверен надлежащим образом, он имеет такую ​​же юридическую силу, что и оригинал (п. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих случаях:

  • предоставлять контракты, счета-фактуры, документы, свидетельства о праве собственности и т д сторонним компаниям и государственным органам;
  • для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
  • предоставлять сотрудникам справки и выписки по их трудовой деятельности.

Сотрудники компании (в том числе бывшие сотрудники) имеют право оформить запрос на выдачу любых фотокопий документов, относящихся к их работе (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.д.). Работодатель обязан освободить их бесплатно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ. Федерации от 16.04.2003 г. № 225).

Заверенные дубликаты также требуются различными учреждениями:

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионные фонды;
  • Фонд социального страхования;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • надзорный орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
  • судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются нотариально. Конкретные ситуации предусмотрены законом.

Например, доверенность на иностранные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д.

Но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового учета, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе сертифицировать их самостоятельно.

Эту процедуру может выполнять ограниченное количество людей:

  • менеджер (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • руководитель или специалист по кадрам;
  • другие уполномоченные должностные лица аппарата организации.

Без дополнительных актов заверять ксерокопии важных документов имеет право только руководитель компании или индивидуальный предприниматель.

Для остальных сотрудников потребуется дополнительная бумага для предоставления им таких полномочий, например, подпись в должностной инструкции или доверенность.

Глава компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит эту процедуру.

ВАЖНО! Фотокопия удостоверяется только тем, кто ее подготовил или сравнил с оригиналом. Вы не можете взять на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.

Юридические лица имеют право заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов разрешено только при наличии разрешения этих организаций. Это не требуется, если карты необходимы для приема на работу граждан или связаны с регистрационной практикой действующих сотрудников компании.

Читайте также:  Налоговые льготы военным пенсионерам: полный список, условия и порядок получения, правила оформления и необходимые документы

Какими НПА руководствоваться

Нет единого законодательного акта, регулирующего процедуру копирования документов. В большинстве случаев они руководствуются национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется как ориентир. И становится обязательным, если это утверждено во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица. Клиентом — юридическим лицом предоставляется: Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом). Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой: Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не
действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата Печать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Штамп копия верна

Подборка наиболее важных документов по запросу Штамп копия верна (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Штамп копия верна

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Штамп копия верна

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Статья: Нотариальные действия, их классификации и перспективы модернизации(Германова А.А.)

(«Нотариус», 2021, N 5)

Есть мнение, согласно которому такое нотариальное действие по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них в настоящее время стало менее востребованным, чем несколько лет назад, что связано с тем, что сегодня большинство органов и организаций снимают копии с оригиналов документов, представляемых обратившимися к ним лицами, и заверяют их самостоятельно, проставляя штамп «копия верна» и подпись сотрудника соответствующей организации, например многофункциональных центров предоставления государственных услуг. Статистические данные свидетельствуют о том, что число совершенных нотариусами нотариальных действий по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них в 2019 г. стало меньше, чем в 2018 г., так:

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Статья: Выдача копий судебных документов(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)Согласно п. 10.2 Инструкции копия судебного акта, состоящая из нескольких листов, заверяется штампом суда «Копия верна» (приложение N 16) с заполнением всех реквизитов штампа на последней странице под текстом судебного акта, штамп может как проставляться методом штемпелевания, так и наноситься аппаратными методами, в том числе автоматически, при распечатывании копии судебного акта. Все листы копии прошиваются на 2 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой (в виде круга, квадрата, прямоугольника, размером примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм) и опечатываются печатью суда. Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату.

Нормативные акты: Штамп копия верна

Как правильно оформить копия верна подпись печать

Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Качество производства нашей продукции

  • Преимущества резины!
  • Преимущества резины!
  • Срок службы в 4-5 раз больше, чем у изделий из полимера.
  • Высокое качество оттиска, возможность производства мелких деталей — 1000 dpi.
  • Наша резина не имеет запаха и не наносит вред окружающей среде.

Порядок заверения трудовой книжки с 2021 года: образец заверенной копии

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Это интересно: Можно ли оспорить завещание после смерти завещателя

Производство штампов из резины на гравере ULS (США)

  1. Для производства «штампа идеального качества» мы используем:
  2. сертифицированный гравёр для печатей по ГОСТ Р 51511-2001
  3. компании Universal Laser Systems Inc.

    ULS (США) с разрешением 1000 dpi

  4. резину READY ГРИНЛАЙН которая подходит для печатей по ГОСТ Р 51511-2001,
  5. не имеет запаха, не наносит вред окружающей среде.

    Имеет сертификат «зеленого» продукта

  Как начисляется северный стаж для вахтовиков

Зачем это нужно

Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ ).

Но бывают ситуации, когда нужно этот документ предъявить. Взять его на время и вынести за пределы работы нельзя. Тут и возникает вопрос, как заверить копию трудовой книжки в 2021 году. Потребуется это в следующих ситуациях:

  1. В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.
  2. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
  3. В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Новоиспеченным пенсионерам думать о том, как заверить трудовую книжку по новым правилам 2021, необязательно. ПФР все данные о занятости застрахованных лиц собирает в электронном виде и лучше любой ТК расскажет, кто где работал и как долго.

А вот внешним совместителям ксерокопии документов о занятости не нужны. По месту второй работы ее предоставлять не следует. Наоборот, там должны выдать справку и приказ о приеме для предъявления на основной работе. И уже там на основании этих двух бумаг внесут дополнительную запись.

Цена изготовления штампов

Изготовление штампа срочно + 300 руб.

Размер оттиска Штампа Штамп — цена наАвтоматической оснастке Штамп — цена наРучной оснастке
25х8 мм 450 руб. 300 руб.
36х12 мм 450 руб. 300 руб.
45х16 мм 550 руб. 350 руб.
39х22 мм 750 руб. 500 руб.
57х21 мм 750 руб. 500 руб.
67х8 мм 800 руб. 500 руб.
73х13 мм 850 руб. 500 руб.
48х28 мм 950 руб. 600 руб.
58х38 мм 950 руб. 600 руб.
67х28 мм 950 руб. 600 руб.
74х35 мм 950 руб. 600 руб.
80х23 мм 950 руб. 600 руб.
НА КВАДРАТНОЙ ОСНАСТКЕ
10х10 мм 500 руб. 300 руб.
18х18 мм 750 руб. 400 руб.
22х22 мм 750 руб. 400 руб.
28х28 мм 800 руб. 500 руб.
40х40 мм 900 руб. 500 руб.
НА ТРЕУГОЛЬНОЙ ОСНАСТКЕ
43х43х43 мм 950 руб 600 руб.
НА ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ МЕТАЛЛИЧЕСКОЙ ОСНАСТКЕ
83х53 мм 3500 руб 800 руб.
88х58 мм 4500 руб 800 руб.
103х53 мм 3900 руб 900 руб.
108х58 мм 5500 руб 900 руб.
114х67 мм 5900 руб 1200 руб.
*Штампы на ручной оснастке изготавливаются с рамкой вокруг текста
Штампы на ручной оснастке длинной до 110 мм. идут на пластиковой оснастке, больше 110 мм. на деревянной оснастке

Цена штемпельных подушек для ручных оснасток

Размер штемпельной подушки Цена
для красок на водной основе
90х50 мм (Trodat 9051) 150 руб.
110х70 мм (Trodat 9052) 200 руб.
160х90 мм (Trodat 9053) 400 руб.
186х108 мм (GRM 9054) 700 руб.
178х128 мм (Shiny SP-4F) 900 руб.
210х148 мм (Trodat 9054) 800 руб.
неокрашенная для всех типов краски
90х50 мм (GRM 9051) 400 руб.
110х70 мм (GRM 9052) 500 руб.
155х80 мм (GRM 9053) 700 руб.
186х108 мм (GRM 9054-S) 1000 руб.
103х53 мм (NORIS Multipad Германия — для спиртовых красок) 1400 руб
Цвет подушки указывайте при заказе

Цена штемпельных красок

Штемпельная краска на водной основе Цена
Trodat7011 (28мл. для бумаги и картона) 150 руб.
Trodatразлив (20мл. для бумаги и картона) 150 руб.
Спиртовые краски для всех типов материала
Noris 191 (25мл. универсальная — черный, красный, синий, фиолетовый, зеленый) 450 руб.
Noris 191 (25мл. универсальная — белый, желтый, оранжевый ) 550 руб.
Noris 196 (50мл. для полиэтилена — зеленый, красный, синий, фиолетовый, черный) 950 руб.
Noris 320 (50мл. для хлопковых тканей — черный, красный) 1000 руб.
Noris 325 (50мл. для хлопковых тканей (для использования с автоматической оснасткой — черный, синий, зеленый, белый) 1350 руб.
Noris 199 (50мл. невидимая флуоресцентная) 1000 руб.
Noris 110 (25мл. невидимая флуоресцентная на водной основе для бумаги и картона) 550 руб.
Цвет краски указывайте при заказе

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2021 года

Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.

То есть образец заверения копии трудовой книжки 2021 должен содержать такую фразу (это пример с названием организации):

В завершение необходимо поставить актуальную дату и печать компании. Все остальные требования, известные кадровику, по-прежнему действуют.

Заказать изготовление штампа онлайн

  • Нажмите, чтобы открылась ФОРМА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ЗАКАЗА ОНЛАЙН Закрыть
  • Заказать прямоугольный штампЗаказать круглую печатьЗаказать подпись факсимиле
  • Отправьте лист размером А4 с отсканированным изображением 300-600 точек на дюйм (не обрезая изображения под размер печати), формат изображения может быть JPG, PNG, BMP, TIFF, GIF, PDF лучше всего в векторе: AI, EPS, CDR Обратите внимание: у сканера по умолчанию стоит разрешение 150 dpi, нам нужно 300-600 dpi
  • Отправьте лист размером А4 с отсканированным изображением 300-600 точек на дюйм (не обрезая изображения под размер печати), формат изображения может быть JPG, PNG, BMP, TIFF, GIF, PDF лучше всего в векторе: AI, EPS, CDR Обратите внимание: у сканера по умолчанию стоит разрешение 150 dpi, нам нужно 300-600 dpi

  Онлайн-ККТ. Бухгалтерский учет при переходе на новые кассы

Отправьте лист размером А4 с отсканированным изображением 300-600 точек на дюйм (не обрезая изображения под размер печати), формат изображения может быть JPG, PNG, BMP, TIFF, GIF, PDF лучше всего в векторе: AI, EPS, CDR Обратите внимание: у сканера по умолчанию стоит разрешение 150 dpi, нам нужно 300-600 dpi

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа.

Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно.

При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

  1. Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
  2. Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
  3. Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
  4. Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
  5. Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
  6. Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Это интересно: Получение имущественного налогового вычета у работодателя

Как правильно заверить документ: «копия верна»

Для того чтобы копию можно было использовать в качестве аналога документа, требуется ее заверка по существующим правилам:

  • заверительная надпись (штамп «копия верна» или штамп «верно»)
  • должность лица, который заверил копию: руководитель организации или уполномоченный работник, на которого возложено исполнение таких обязанностей (приказом по основной деятельности, доверенностью или должностной инструкцией)
  • подпись заверившего лица
  • расшифровка подписи (ФИО)
  • личная печать (допускается в том числе печать отдела кадров)
  • отметка о нахождении подлинного документа в организации
  • дата заверения (выдачи)

Образец, как правильно заверить документ "копия верна" в 2021 году. Как заверять копии документов — О бумаге .нет

Современная и качественная альтернатива проштампованным бумажным листам. Полоска с клейким основанием может помещаться на косяки дверей, а также на дверцы ящиков и шкафов. При попытке механического повреждения или аккуратного отрыва, конструкция начинает расслаиваться, препятствуя проникновению видимых визуальных последствий.

Чтобы понять, как правильно опечатывать защищенное хранилище или закрытое помещение таким приемом, не нужно обладать какими-либо профильными знаниями. Справиться с этим сможет даже человек, изначально далекий от подобной деятельности.

То есть назначать ответственных за пломбировку людей на предприятии просто. Сотруднику не понадобится использовать специализированных приборов: достаточно рулона плотной ленты.

Однако опечатывание замочных скважин с помощью таких технологий влечет за собой и некоторые негативные последствия. Клейкое основание полос попросту не способно выдерживать их вес в течение длительного срока времени. Оставив офис или дом, владелец, после длительного отсутствия, вернувшись, может обнаружить, что все пломбы попросту отвалились.

Что следует знать кадровику о печати организации | obumage.net

На практике используются такие понятия, как «гербовая печать», «печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», «печать круглой формы», «печать предприятия» «печать «Для документов». В таком количестве терминов можно запутаться. Предлагаем специалистам по кадрам узнать, какие виды печатей бывают, на какие документы и когда ставится оттиск печати.

Законодательством Республики Беларусь прямо не предусмотрена обязанность юридического лица иметь печать. Однако при совершении ряда действий печать требуется, поскольку именно печать (а точнее, ее оттиск) рассматривается как один из дополнительных реквизитов, придающих некоторым видам документов юридическую силу (п. 18 Инструкции по делопроизводству № 4).

  • Поэтому следует вывод:  для осуществления хозяйственной деятельности юридическому лицу печать необходима!
  • Вначале разберемся с видами печати.
  • Какие печати бывают
  • Выделяют следующие виды печатей:
  • – главная печать организации (печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь или простая печать круглой формы);
  • – иные печати (печати структурных подразделений, печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица);
  • – штампы.
  • Какие документы требуют проставления печати
  • Для того чтобы определить, на какие документы следует поставить печать, обратимся к Инструкции по делопроизводству № 4, в которой перечислены документы, требующие заверения печатью. К ним относятся:

– подлинники документов и их копии, в т.ч. факсимильные, удостоверяющие права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующие расходование денежных средств и материальных ценностей (п. 62);

– личные справки (в обязательном порядке), а также служебные справки (факультативно) (п. 130);

– иные документы, перечень которых определяется в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Следует отметить, что приведенный перечень примерный и не является исчерпывающим, поскольку он зависит от специфики деятельности организации. В государственном органе и коммерческой организации такой перечень может быть различным, как и функции печати в них.

  1. Наиболее часто печать проставляется на таких документах, как:
  2. 1) документы, представляющие саму организацию во внешних отношениях;
  3. 2) договоры;
  4. 3) финансовые документы.

Справочно:печать – предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было осуществлять оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания этим объектам определенного значения и (или) юридической силы.

  • Печать с изображением герба Республики Беларусь
  • Особый порядок действует в отношении печатей с изображением Государственного герба, который определен Инструкцией № 189.
  • Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержден постановлением № 100.
  • В него включены:
  • – свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;
  • – документы, удостоверяющие личность;
  • – трудовые книжки;
  • – документы об образовании;
  • – уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
  • – договоры;
  • – доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;
  • – образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
  • – акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);
  • – командировочные удостоверения;
  • – иные документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

В этот же перечень постановление № 100 относит случаи подтверждения фактов, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей.

Кроме того, оно предоставляет право министерствам, ведомствам, исполкомам, иным государственным органам определять для подведомственных предприятий, учреждений и организаций перечень документов, на которых может ставиться такая печать, с учетом важности содержания этих документов.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь допускается помещать на печатях Президента Республики Беларусь, Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь, Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, государственных органов, подчиненных Президенту Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных Советов депутатов, местных исполнительных и распорядительных органов, Конституционного Суда Республики Беларусь, судов общей юрисдикции Республики Беларусь, органов прокуратуры Республики Беларусь, Национальной академии наук Беларуси, государственных научных организаций и учреждений образования, иных государственных организаций, а также организаций, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами Республики Беларусь, нотариусов.

Уничтожение печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляет уполномоченный сотрудник органа внутренних дел в присутствии представителя организации, нотариуса, о чем выдается квитанция установленного образца, к которой прилагается 1 образец оттисков печатей.

Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь изготавливается в 1 экземпляре. Однако организации вправе изготавливать малую металлическую или выжимную печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь для удостоверений и специальных пропусков.

Простая печать круглой формы

Под главной печатью организации понимают 2 вида печатей – гербовую и простую печать круглой формы.

Гербовую печать мы рассмотрели выше.

Простая печать круглой формы – это печать без изображения Государственного герба Республики Беларусь, представляющая собой металлическое (каучуковое, полимерное) изделие круглой формы, в центре которого располагается полное наименование юридического лица либо его эмблема, а по окружности указываются: «Республика Беларусь» и юридический адрес (город или район). Простая печать круглой формы является разновидностью главной печати организации.

Печать структурного подразделения используется только для операций, входящих в компетенцию подразделения. Если структурное подразделение действует от имени самого юридического лица, на документах должен проставляться оттиск главной печати юридического лица.

К прочим печатям и штампам относятся печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, а также угловые, прямоугольные, треугольные и овальные штампы, пломбиры, нумераторы, клише, факсимиле, штемпели, блокировочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, сейфов, дверей. Они изготавливаются по заявкам, подписанным руководителем юридического лица.

Штампы используются юридическим лицом для регистрации документов, соблюдения конфиденциальности содержимого запечатанных конвертов и прочих целей.

  1. Как ставить печать
  2. Еще одно требование Инструкции по делопроизводству № 4: оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
  3. Справочно:организация должна сама определить порядок использования и ответственность за хранение печатей в локальных нормативных правовых актах, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
  4. Какую печать ставим в трудовую книжку

При заполнении сведений о работнике в трудовой книжке первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.

В данном случае на титульном листе необходимо ставить оттиск главной печати.

Записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) также заверяются печатью нанимателя (представительства иностранной организации).

На практике бывает такая ситуация, что руководитель организации берет с собой главную печать. Возникает вопрос: можно ли запись об увольнении заверить круглой печатью с оттиском «Для документов»? Во-первых, в тексте такой печати отсутствует наименование юридического лица.

Во-вторых, в этой ситуации должностное лицо кадровой службы представляет интересы нанимателя (юридического лица), следовательно, на документе (в трудовой книжке) должен проставляться оттиск главной печати юридического лица.

Поэтому использование круглой печати «Для документов» при заверении записи об увольнении в трудовой книжке будет неправомерным.

Когда наличие оттиска главной печати на определенных документах необязательно, допускается ставить оттиск печатей отдела, прочих печатей и штампов.

Где хранить печать

Главная печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе. Запрещается хранить ее в других местах, а также передавать лицам, не имеющим права на ее хранение. За сохранность главной печати отвечает руководитель организации (либо лицо, имеющее право пользования такой печатью). При смене руководителя главная печать передается по акту приема-передачи.

Руководитель может возложить ответственность за хранение и использование главной печати на одного из своих подчиненных, что оформляется приказом. Учет печатей юридического лица должен вестись в специальном журнале, форму которого вправе установить сама организация (кроме случаев, когда форма утверждена в определенном порядке для конкретных организаций).

За противоправное виновное неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязанностей, связанных с хранением и использованием главной печати, работник может привлекаться к дисциплинарной ответственности.

При утере главной печати следует обратиться в органы внутренних дел с соответствующим заявлением (после проверки органы внутренних дел выдают разрешение на изготовление дубликата печати с буквой «Д»). Необходимо также самостоятельно принять меры к обнаружению утерянной печати.

  • Справочно:замена главной печати (вследствие износа либо изменения указанных на печати данных) происходит по той же процедуре, что и получение новой печати (старые печати уничтожаются в установленном порядке).
  • Уничтожение печати
  • По общему правилу главная печать, подлежащая уничтожению, сдается в органы внутренних дел (с приложением заявления и оттиска печати).

При ликвидации юридического лица, которому не требовалось разрешение на изготовление главной печати, ликвидационная комиссия (ликвидатор) передает эту печать в регистрирующий орган. Если такое разрешение ранее выдавалось юридическому лицу регистрирующими органами, главная печать сдается для уничтожения в эти органы. Свидетельством об уничтожении главной печати является квитанция.

Печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, и штампы организация уничтожает с составлением соответствующего акта.

Документы:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *