Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Для чего применяют личную карточку

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

  • премирования;
  • дисциплинарного взыскания;
  • ухода в отпуск;
  • внутреннего перевода;
  • увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

  • на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
  • на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
  • на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

  • трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
  • удостоверение личности работника (паспорт);
  • СНИЛС;
  • ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
  • свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
  • военный билет;
  • анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
  • трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
  • справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

  1. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
  2. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
  3. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
  4. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
  5. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее код ОКПО.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Затем заполняется табличка:

  • дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
  • табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
  • номер ИНН;
  • номер СНИЛС;
  • в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
  • постоянный или временный характер работы;
  • основная работа или по совместительству;
  • пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Общие сведения

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Первый раздел начинается с номера и даты заключения трудового договора – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.

Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

  • для граждан РФ – 1;
  • двойное ­– 2;
  • иной страны – 3;
  • без гражданства – 4.

Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

  • «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
  • «читаю и могу объясниться» – код 2;
  • «свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование. Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН:

  • не был женат (не была замужем)– код 1;
  • в браке – цифра кода 2;
  • в гражданском браке – цифра 3;
  • вдова или вдовец – 4;
  • в разводе – 5.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.

Раздел о воинском учете

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

  • дата трудоустройства или перевода в обычном формате;
  • структурное подразделение, где будет трудиться работник;
  • должность (по штатному расписанию);
  • оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
  • номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);
  • личная виза работника (роспись).

Аттестация

Также должны быть заполнены все пункты таблицы, нужно указать:

  • дату, когда проходила аттестация;
  • ее результат;
  • номер и дата соответствующего протокола;
  • № решения аттестационной комиссии.

Повышение квалификации

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

  • период (с… – по…);
  • вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);
  • учебное заведение, где проходило обучение;
  • данные о полученном подтверждающем документе;
  • информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.
Читайте также:  Акт открытия объекта капитального ремонта — образец 2021

Профессиональная переподготовка

  • Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию.
  • В табличной форме вносятся сведения:
  • о периоде переподготовки (даты);
  • о профессии, полученной сотрудником;
  • номер и дата выдачи документа о прохождении;
  • номер приказа о направлении на переподготовку.

Поощрения и награды

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.

Отпуск

Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

  • Ежегодного оплачиваемого отпуска.
  • Дополнительного отпуска.
  • По уходу за ребенком.
  • По беременности и родам.
  • Ученическому отпуску.
  • А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.
  • И.д.

Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.

Социальные льготы

Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты.

Дополнительные сведения

Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.

Основания прекращения трудового договора

Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.

Что вносится в данный раздел карточки:

  • причина увольнения работника;
  • номер и дата приказа об увольнении;
  • дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.

Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.

Личная карточка работника, форма Т-2

Когда принято решение о том, что кандидат на вакансию будет работать на данном предприятии, и приказ на его прием оформлен, специалистам кадрового отдела желательно составить регистр личная карточка сотрудника. Она хоть и не относится к обязательным документам, которые должны быть оформлены на работника, но в некоторых случаях законодательство требует ее наличия.

Для чего применяется личная карточка

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

При этом если осуществляется заполнение данного бланка на предприятии, то карточка должна быть оформлена в отделе кадров на каждого работника, занятого как по основному месту работы, так и по совместительству.

Кроме этого, она представляет собой регистр, который обязательно необходим для целей воинского учета на предприятии. Специалисты военкомата осуществляют контроль не только за правильностью оформления, но и за полнотой и актуальностью содержащейся в ней информации.

Желательно на предприятии обозначить ответственного для этих целей. При этом также надо учитывать, что в карточку занесены персональные данные, подлежащие защите на предприятии в соответствии с законодательством.

Внимание! Периодически работник должен проверять сведения, фиксируемые в его личной карточке, и подтверждать их правильность отражения своей подписью.

Росстатом предусмотрена стандартизированная личная карточка т 2. Предприятию дано право на ее основе создавать собственный регистр учета персональных данных.

В большинстве программных комплексов используется унифицированная форма, которая заполняется в автоматическом режиме на основе данных, ранее внесенных в программу.

Карточка работника и в бумажном, и в электронном виде должна храниться в защищенном месте с фиксированным доступом. При этом доступ к нему должны иметь только утвержденные руководителем лица.

Важно! После увольнения работника форма Т-2 передается для хранения в архивную службу предприятия, в которой в соответствии с законодательством она должна находиться 75 лет.

Вся информация, которая содержится в карточке, вносится на основании собираемых документов для трудоустройства сотрудников. Они могут предоставляться работником, или оформляться на предприятии.

  Как заполнить табель учета рабочего времени

На основании каких документов может быть заполнена карточка сотрудника формы Т-2:

  • Основным документом, который следует отразить в карточке, является трудовой договор.
  • Паспорт.
  • СНИЛС.
  • ИНН (при этом данный документ не относится к обязательным, требуемым при трудоустройстве).
  • Аттестат или диплом об образовании.
  • Военный билет.
  • Данные о семейном положении заполняются на основании информации, содержащейся в анкете, ранее оформленной сотрудником (при ее наличии) или же представленных им копий свидетельств о браке, о рождении и т. д.
  • Стаж работы кадровик может взять из трудовой работника, а при ее отсутствии (работа по совместительству) на основании представленной работником справки с основного места работы, содержащей эти сведения.

Внимание! В дальнейшем в нее необходимо вносить информацию на основании приказов о приеме, о предоставлении отпуска, переводе, поощрении, увольнении и т. д. Причем данные из приказа на прием, перевод увольнение должны быть обязательно подтверждены подписью затрагиваемого сотрудника.

  • Скачать бланк личной карточки сотрудника в формате Word.
  • Личная карточка по форме Т-2 бланк скачать в формате Excel.
  • Скачать образец заполнения личной карточки.

Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2017

Рассмотрим на примере форма т-2 образец заполнения.

Сначала заполняется шапка бланка. Сюда записывается полное название компании и код ОКПО.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Общие сведения

Сначала в двух графах справа указываются реквизиты заключенного с сотрудником трудового соглашения.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021В графы 1-3 записываются полные Ф.И.О., дата и место рождения. В графах справа к данным сведениям указываются коды по справочникам.

  1. В графе 4 проставляется гражданство.
  2. Графа 5 содержит информация об иностранном языке, которым владеет работник и степень знания – например, «владею свободно» или «Читаю и перевожу со словарем».
  3. В графу 6 записывается полученное образование, название учебного заведения, данные о полученном подтверждающем документе.
  4. Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021 В графу 7 заносится наименование профессии, по которой работает сотрудник.

  Личное дело работника — как его правильно оформить

Информация в графу 8 заносится из трудовой книжки. Здесь указывается имеющийся стаж на фиксированную дату (обычно это момент оформления).

  • Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021Графы 9-10 — сведения о нахождении в браке и ближайшим родственникам.
  • Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021В графу 11 записываются данные документа, устанавливающего личность.
  • Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021В графе 12 следует отразить адреса по прописке и фактический, а также контактный телефон.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021Сведения о воинском учете

В этот раздел информация вносится только для работников-мужчин по данным из военного билета или приписного удостоверения.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021В графу 1 записывается категория запаса. Она не заполняется для офицерского состава.

В графу 2 заносится звание. Если сотрудник только собирается на военную службу, то в этом поле проставляется «подлежит призыву».

В графе 3 указывается тип состава — медицинский, солдаты и т. д.

  1. В графе 4 записывается код приобретенной специальности.
  2. В графе 5 буквой от «А» до «Г» записывается степень годности к военной службе.
  3. В графе 6 указывается название военкомата, где работник состоит на учете.

В графу 7 записывают данные о состоянии на учете. Пометки здесь нужно делать только карандашом.

В графу 8 заносится информация о снятии с учета.

Внимание! Внесенные данные проверяет и подтверждает своей росписью кадровый сотрудник. После этого здесь также должен подписаться и работник.

Карточка т2 содержит информацию о перемещениях работника между структурными подразделениями компании.

Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2021

Последняя графа — это личная роспись работника, которую он ставит в подтверждение ознакомления с внесенной информацией.

Аттестация

Сюда записываются итоги проведения на предприятии аттестации. В первой графе отражается дата проведения. Далее указываются решение комиссии по данному сотруднику и информация о протоколе проведения аттестации.

Последняя графа — основание, она может оставаться пустой, или же сюда заносятся данные приказа, которым принято решение провести аттестацию в компании.

Повышение квалификации

В личную карточку работника записывается информация о фактах прохождения сотрудником курсов повышения квалификации. В первые две графы фиксируются даты, в течение которых проходили курсы.

Затем вид переквалификации, название учебного заведения, в котором проходили курсы и информация о документе, подтверждающем прохождение курсов. Последняя графа – основание для переквалификации, обычно это данные о приказе, согласно которому сотрудник отправился на обучение.

  Как заполнить табель учета рабочего времени

Профессиональная переподготовка

Сюда записывается информация о проведении переподготовки. Здесь указываются период прохождения переподготовки, наименование профессии, по которой провозилась она, информация о документе, выданном в подтверждение обучения и основание направления на обучение.

Читайте также:  В ЕГРЮЛ стало больше сведений

Поощрения и награды

Сюда заносятся все виды наград, которые работник получает в период работы в компании (премии, грамоты, ценные подарки и т. д.). В первую графу записывается название поощрения, а в последующие – основание (данные о приказе, который установил факт выдачи поощрения).

Отпуск

В этот раздел личной карточки работника записываются все факты предоставления ему времени отдыха. При этом сюда необходимо заносить абсолютно все отпуска — основной, дополнительный, учебный и т. д., не зависимо от их оплаты.

Сначала указывается наименование периода отпуска. Далее записываются периоды рабочего времени, за который он предоставляется (сюда, к примеру, вносится рабочий год, за который оформляется оплачиваемый отпуск), длительность отдыха и даты начала и завершения отдыха.

Последняя графа – основание для отпуска, сюда записываются данные приказа, по которому сотруднику предоставляется отпуск.

Социальные льготы

Сюда записывается информация в том случае, когда сотруднику предоставляются условия труда, улучшающие его положение. К примеру, если работник имеет инвалидность 3 группы, то по закону ему устанавливается сокращенный рабочий день.

В таблице нужно указать наименование льготы, затем сведения о документе, который подтверждает ее. В последней графе записывается основание предоставления. Сюда, к примеру, можно заносить реквизиты нормативного документа, который устанавливает такую льготу.

Дополнительные сведения

Сюда вносится какая-либо информация, которую нельзя отнести ни к одному из предыдущих разделов, но она очень важна. К таковой можно отнести, например, наличие водительских прав. В этом случае в раздел записываются номер документа, категория и срок их действия.

Основания прекращения трудового договора

На этом разделе заканчивается составление документа форма т-2. Сюда информация записывается тогда, когда прекращает действовать трудовое соглашение с сотрудником.

Кадровик при внесении информации должен записать причину увольнения, дату, а также информация о приказе (дата его оформления и номер). Сделав это, кадровый сотрудник проверяет правильность внесения данных, и подтверждает это своей личной подписью.

Важно! С оформленным документом нужно ознакомить уволившегося работника, который в подтверждение этого факта должен подписать личную карточку работника.

Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк

Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности.

Карточка составляется в первый рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.

Унифицированная форма личной карточки (форма Т-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1.

Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Ранее вести личные карточки на всех сотрудников организаций следовано на основании пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Однако этот документ утратил силу с 1 сентября 2021 года.

С указанной даты действует порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки сотрудников и переносить в них записи из трудовых книжек.

 Соответственно, сейчас организации и ИП вправе самостоятельно решать, заводить ли карточки на работников.

Кроме того, ранее форма Т-2 являлась документом воинского учета. Этот документ могли проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления. С 8 января 2022 года организации должны вести воинский учет в соответствии с новой Инструкцией, утвержденной приказом Минобороны от 22.11.

21 № 700. Сведения на призывников и военнообязанных теперь вносятсяв специальную форму № 10, которая называется «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету» (бланк приведен в приложении № 22 к Инструкции № 700). Подробнее см.

«Для ведения воинского учета в организациях утвержден новый документ».

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно

Тем не менее, для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов). Поэтому многие работодатели продолжают заполнять форму Т-2.

Что содержит личная карточка Т-2

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении.

Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.

Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.

Особенности заполнения личной карточки сотрудника

Форма Т-2 предусматривает, что некоторые сведения работник заверяет собственноручной подписью.

 Так, при оформлении на работу сотрудник проверяет правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись.

В период работы в организации подписью сотрудника заверяются записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.

Но, как было сказано выше, приказ № 320н не требует переносить в форму Т-2 сведения из трудовой книжки, и знакомить с ними работников. В связи с этим Роструд разъяснил, что работодатель вправе сам установить, будут ли работники ознакомлены под роспись с записями, сделанными в карточке (см. «Роструд разъяснил, можно ли вести личную карточку Т‑2 в электронном виде»).

Если сотрудник трудится дистанционно, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено.

Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП. Подробнее см.

 «Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке»».

Составить и распечатать трудовой договор

Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

  • внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
  • документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.

Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения.

Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»).

Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1).

Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов.

А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе.

Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.

При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).

На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом.

Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии.

А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Дополнительные сведения» формы Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках.

Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах.

Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.

Ошибки при заполнении формы Т-2

Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные.

Читайте также:  впервые за 10 лет увеличится размер пособий по безработице

Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.

Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения.

Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений.

Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.

  • Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
  • Образец заполнения личной карточки Т-2
  • Скачать бланк личной карточки Т-2

Хранение карточек Т-2

Форма Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы Т-2.

Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.

После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет.

Если же сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; см.

 «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»).

А как быть, если после 1 сентября 2021 года в организации был издан приказ о прекращении ведения личных карточек по форме Т-2? Нужно ли обеспечивать сохранность карточек, которые были заведены до этой даты? Да, нужно.

 Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

 Сроки хранения документов по личному составу, законченных делопроизводством:

Также нужно иметь в виду следующее. Если организация не отказалась от карточек Т-2 (то есть не был издан соответствующий приказ), проверяющие из трудинспекции вправе запросить эту форму при проверке (см. «Может ли инспекция труда запросить личные карточки работников: ответ Роструда»).

Корректное оформление документа поможет избежать претензий со стороны контролеров. Кроме того, при правильном ведении карточки работников могут стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений.

Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.

Личная карточка работника форма Т-2 бланк и образец заполнения 2022

  • Для подробного учета персонала организации законом предусмотрена применение личной карточки для всех сотрудников.
  • В документе собраны личные данные работника и информация о его профессиональной деятельности.
  • Применяемый бланк — форма Т-2 (Постановление №1 Госкомстата РФ), его бланк и образец заполнения предлагаем скачать ниже.

Скачать бланк форма Т-2 — word.

Скачать образец заполнения формы Т-2 — word.

Когда заполнять?

  1. В рекомендациях по оформлению бланка Т-2 не оговариваются конкретные даты.
  2. В основном при подписании трудового соглашения, сначала фиксируется приказ о приеме на работу, затем заполняют личную карточку, где повторяются данные распоряжения, занесенные еще и в трудовую книжку специалиста.

  3. Типовая форма личной карточки работника Т-2 включает в себя 4 страницы, 2 первые из которых оформляются при принятии на должность, на основании следующих документов:
  • приказ о приеме на работу;
  • паспорт;
  • документ, подтверждающий трудовую деятельность, образование, квалификацию;
  • военный билет обязанного лица для прохождения службы в армии.

Две последние страницы отображают рабочий процесс трудящегося.

Специалист по кадрам заносит все необходимые данные о трудящемся в бланк, разделенный на 11 отдельных блоков.

Заполнение разделов формы Т-2

  • Блок №1
  • Вписывается вся информация без сокращений из паспорта работника, сведения о гражданстве, уровне образования, семейное положение.
  • Первым делом фиксируются реквизиты трудового соглашения (день подписания и номер).
  • Месяц рождения пишется прописью, в области кодирования повторяется в числовом формате.

Место рождения указывается с помощью общепринятых сокращений (р-н- район, г.

-город), области и районы указываются в родительном падеже, в месте кодирования вписывается населенный пункт по ОКАТО.

Текстовое поле формы Т-2 с указанием гражданства, владение иностранными языками, уровень знаний и образования дублируется кодировкой в соответствии с ОКИН.

Наименование университета допускается сокращать без потери важной смысловой информации.

Данные об обучении (серия, номер, квалификация, специальность, год окончания) записываются в соответствующих отделах бланка личной карточки только из документов, подтверждающих образование. Кодирование специальности и направления применяется по ОКСО.

Отдельными строками выделено послевузовское образование. При огромном списке образовательных учреждений оформляется вкладыш в бланк Т-2 формата А4.

Основная и другая профессия фиксируется в личной карточке полностью, как написано в соответствующем документе. Если у сотрудника несколько профессий, выбирая из них основную, специалист по кадрам полагается на свое мнение. Как правило, главной обозначается профессия, по которой работника взяли на должность.

Дополнительный род занятий, указанный ниже в документе, может быть полезен при необходимости внутреннего перемещения в случае сокращения ставки. Кодирование профессии обозначается по ОКПДТР.

Стаж работы подразделяется на общий, специальный трудовой и непрерывный.

Общий предполагает суммирование продолжительности профессиональной деятельности и не зависит от прерывания труда.

Непрерывный стаж — длительность на последнем месте работы без промежутков или в нескольких организациях, если при переходе из одной фирмы в другую стаж был непрерывен.

Подсчет дней ведется по Постановлению Правления ПФ РФ № 192п от 31.07.2006 г. и рассчитывается на дату приема на должность исходя из сведений трудовой книжки, договоров гражданско-правового характера, справки от Центра занятости, военного билета.

  1. Информация о семейном положении сотрудника записывается бланк форма Т-2 в текстовом формате, в кодовом повторяется по ОКИН.
  2. Данные о составе семьи включают в себя информацию о ближайших родственниках, а также членов семьи, проживающих с сотрудником на одной территории, с обозначением степени их родства.
  3. Сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан) переносятся в личную карточку работника в строгом соответствии с документом.

Адрес регистрации берется из паспорта. Если место фактического проживания отличается от прописки, то со слов специалиста заносятся данные. В случае совпадения адресов вторая графа остается пустой.

Блок №2

Заполнение раздела личной карточки о воинском учете имеет ряд особенностей:

  • для офицеров запаса первый пункт остается незаполненным;
  • сокращения недопустимы в 3 части;
  • 7 часть заполнять лучше карандашом, по причине возможных изменений в будущем.

Раздел формы Т-2 обязательно должен быть подписан специалистом по кадрам и работником, подтверждая, тем самым свое согласие.

  • Блок 3
  • Данные раздела приема, перевода на работу заполняются одновременно со сведениями в трудовой книжке.
  • Главный документ для оформления — распоряжение директора предприятия (скачать образец приказа о приеме на работу).
  • Специалист ставит ознакомительную подпись в 6 графе раздела.
  • Блок №4
  • Аттестация работников проводится по приказу руководителя, данные которого записываются в 5 пункте карточки Т-2.
  • Комиссия по результатам проверки профессиональных качеств сотрудника выносит решение о соответствии (несоответствии) занимаемой должности, о переводе на другую должность, о необходимости повысить уровень квалификации или пройти переаттестацию.
  • Фиксируются реквизиты протокола комиссии и дата аттестации.
  • Блок №5 и №6
  • Информация по профессиональной переподготовке и повышению квалификации заполняется по представленным данным трудящегося или по кадровым документам корпоративного обучения.
  • Заполнению подлежат все разделы.

Блок №7

Раздел награды включает в себя разные поощрения за труд, основанные на локальных актах и ст.191 ТК РФ.

Блок №8

Отпуск включается весь (очередной, дополнительный, по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы) с указанием периода и основания для его предоставления.

  1. Данный раздел личной карточки Т-2 заполняется на основании приказа на отпуск.
  2. Блок №9
  3. Перечисляются социальные льготы, если есть, предоставленные работнику.
  4. Блок №10
  5. Дополнительные данные можно оставить пустыми либо добавить информацию о личных интересах, посещаемых курсах.
  6. Блок №11

Прекращение трудового договора заполняется в личной карточке как и 3 раздел. За исключением того, что и работник кадровой службы, и увольняемый специалист расписываются данном разделе с указанием должности и расшифровкой.

Способ ведение личных карточек сотрудника только в компьютерном виде не приемлем. Информация, внесенная в процессе профессиональной деятельности, обязательно доносится до специалиста, о чем свидетельствует его подпись.

Не допускается в оформлении проставление прочерков, незаполненные поля остаются пустыми. В зону кодирования никакие символы, кроме самих кодов не вносится, иначе карточка считается испорченной.

Скачать бланк и образец

Бланк личной карточки работника форма Т-2 — скачать.

Образец заполнения личной карточки Т-2 — скачать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *