Как управлять компанией в режиме удаленной работы

И вот ты стал пленником своего уютного гнездышка, и вещи, хозяином которых ты никогда не был, становятся твоими хозяевами.

Чак Паланик. Бойцовский клуб

Как управлять компанией в режиме удаленной работыВы в заложниках собственного бизнеса!

  • «Хотелось бы жить и работать в своё удовольствие, чувствую себя рабом».
  • «Мечтаю путешествовать».
  • «Хочу проводить больше времени со своей семьёй, с детьми».

Отгадайте, от кого я постоянно слышу эти фразы? От менеджеров по продажам? От маркетологов? Или, быть может, от офисных сотрудников? Нет!

Ваши сотрудники над Вами посмеются, но это говорите именно Вы, собственник бизнеса!

Друзья, вас взял в заложники собственный бизнес!

Многие из моих знакомых мечтают жить и работать в своё удовольствие, путешествуя по миру. Проводить больше времени со своей семьёй. Проблема только в одном: их профессия называется «собственник бизнеса», в котором они одновременно играют роль управляющего.

Как управлять компанией в режиме удаленной работыТипичный собственник-управляющий

Казалось бы, владельцы бизнеса должны быть гораздо свободнее в выборе. Но очень часто собственник становится заложником своего бизнеса. Для собственников реалии таковы — постоянная сверхурочная работа в будни и на выходных. Офис сверхурочная работа дома офис. Знакомо?

Некоторые даже не ходят в отпуск по 3 года. И если уж они уехали, не дай Бог, на целый месяц, то по возвращению их ждут убытки и хаос. Выясняется, что в их отсутствие почти ничего не делалось. А многие вещи стали значительно хуже: заключены невыгодные контракты, ушли несколько недовольных клиентов, упали продажи и т.д. Внимание, вопрос: «О чём Вы думаете перед уходом в отпуск?»

Кому информация будет полезна, а кому — лишней

Статья прежде всего написана для собственников малого и среднего бизнеса, в котором они до сих пор играют роль управляющего. Очень важный момент: при этом у них есть твёрдое желание изменить свою роль.

Эту статью могут НЕ читать профессиональные собственники-инвесторы, которые покупают и продают за миллионы долларов готовые бизнесы вместе с командой топ-менеджеров и управленцев. Также статья будет бесполезна тем, кого устраивает роль «собственник-управляющий» со всеми вытекающими.

Задачи, как снежный ком: работаешь не покладая рук, а их всё больше и больше!

Как управлять компанией в режиме удаленной работыПринцип снежного кома: Чем дольше Вы его толкаете, тем дальше продвигаетесь назад!

Признаюсь, что всё вышеперечисленное относилось раньше и ко мне. Бесконечная работа в офисе и дома. Задачи как снежный ком — работаешь не покладая рук, а их всё больше и больше! Прямой путь к депрессии.

Дети уже позабыли, что такое сходить на прогулку с папой. И так бы, наверное, и продолжалось, если бы случайно не наткнулся на одну интересную книгу (первая в списке рекомендуемой литературы). Прочитав её, я наконец-то понял свои основные ошибки!

Сейчас я пишу эти строки, находясь в Краснодарском крае с семьёй (приехал жить на 5 месяцев). До этого провёл 2 месяца на Пхукете. После Краснодара опять уезжаю на 6 месяцев на Пхукет. В своём бизнесе я уверен — он работает, как часы. И более того, постоянно развивается. Получилось у меня — получится и у Вас!

Моя картина мира — не последняя инстанция

Друзья, хотел бы сделать маленькую ремарку. Всё о чём пойдёт речь дальше — лишь моя картина мира. Ею я и поделюсь. Она ограничена, как и картина мира любого человека. У кого-то больше, у кого-то меньше.

Поэтому я не претендую на последнюю инстанцию. Делюсь своим личным опытом. Предполагаю, что внедрить «удалённое управление компанией» можно и другими способами. Но у меня получилось именно этим. Применять те или иные инструменты в своём бизнесе — решать только Вам.

К сожалению, в Интернете я нашёл очень мало информации про «удалённое управление» (по крайней мере, от отечественных экспертов). Буду очень признателен Вам за ссылки на любые материалы. Пишите их в х к статье или сообщениями через социальные сети. Мои аккаунты:

Удалённое управление компанией — ключевые моменты

Перестройка бизнеса займёт от 6 до 15 месяцев

Думаю, сильно бы Вас удивил, сказав о наличии волшебной «таблетки» или «кнопки». Нажал — и всё сразу получилось само собой! В реальности для налаживания удалённого управления бизнесом от Вас потребуется: упорный труд, терпение и воля к достижению цели.

На мой взгляд, перестройка бизнеса из состояния «собственник = управляющий = каждый день в офис» в состояние «собственник = стратегическое развитие компании из любой точки мира» потребует от 6 до 15 месяцев, в зависимости от размера и нюансов вашего бизнеса. Запомните эту картинку, она именно об этом.

Как управлять компанией в режиме удаленной работыПерестройка бизнеса из состояния «собственник = управляющий = каждый день в офис» в состояние «собственник = стратегическое развитие компании из любой точки мира»

Есть один положительный момент: работа в данном направлении для меня была интересной и захватывающей. Хотелось бы верить, что такой же она будет и для Вас.

Также хочу обратить внимание: здесь описаны только ключевые моменты. Они являются фундаментом, но не исчерпывающим руководством. У меня есть много дополнительного материала, который просто невозможно вместить в рамках одной статьи. В будущем весь он войдёт в мою книгу. А пока что я готов поделиться данной информацией при личном общении, отвечая на ваши вопросы.

Краткое содержание: список ключевых моментов при внедрении дистанционного управления

Ниже я расскажу более подробно про каждый пункт, а сейчас — краткое содержание.

  • Регламентируйте все бизнес-процессы.
  • Делегируйте всё, что можно.
  • Регламентировать написание регламентов + база знаний = накопление опыта.
  • Планирование — первое противоядие от хаоса.
  • Отчётность, которую все ненавидят.
  • Система постановки задач: каждая задача — «на карандаш»!
  • Контроль: «Доверяй, но проверяй!»
  • Пряники: хорошая система оплаты труда — лучшая мотивация.
  • «Правило восьми часов».
  • Без кнута не обойтись: наказание за неисполнение регламентов.
  • Кадровая политика: «естественный отбор».
  • Безопасность: не ждите, покуда грянет гром.
  • Найдите ключевого соратника (он же заместитель и управляющий).
  • Что оставить себе? Стратегическое развитие компании и кое-что ещё.

Регламентируйте все бизнес-процессы

Как управлять компанией в режиме удаленной работыВсе ваши сотрудники знают, что необходимо именно так решать задачу?

Сколько можно задавать вопросы своим сотрудникам: «Почему ты не учел этого?» или «Почему ты решил задачу именно этим, конечно же, наименее оптимальным способом»? В таких ситуациях кажется, что вокруг одни дураки, и лишь только Вы… 

Есть простое правило: любое повторяемое действие в вашей компании должно быть регламентировано. Начать нужно, безусловно, с основного бизнес-процесса (например: для магазина это процесс от продажи товара до отгрузки клиенту). В регламенте Вы разбиваете задачу на этапы. Указываете оптимальные действия для решения поставленной задачи.

При введении в действие регламента каждый сотрудник, которого он касается, может внести свои предложения и комментарии. Обсуждаете. При необходимости корректируется регламент. Дальше действует правило: «не выполняешь регламент — наказание». Смотрите дополнительную информацию в моей статье «Система регламентов в компании как краеугольный камень эффективности руководителя».

Используемые мной технологии:

Как управлять компанией в режиме удаленной работы

Как управлять компанией в режиме удаленной работы Своими подходами делится управляющий партнер российского хостинг-провайдера RUVDS Никита Цаплин

Мы пересмотрели работу всех отделов и сначала выяснили, кто может уйти на удаленку совершенно безболезненно: маркетинг, руководство и разработка. Каждый из них уже работал удаленно когда-то, и все было в порядке.

Чтобы точно не случилось накладок в коммуникации, мы ввели общие правила для всех:

  1. Соблюдать время, когда все сотрудники должны быть онлайн в корпоративном менеджере Slack. Обычно мы начинаем работу в 12 дня и заканчиваем в 8–9 вечера.
  2. Быть доступным по телефону. Если человек не отвечает дольше 2 часов, это засчитывается как прогул.

Установили стендапы в 12 дня и 8 вечера, чтобы договориться о задачах на день и обсудить результаты.

Для созвонов мы используем Zoom: у него пока лучшее качество связи среди всех.

Обеспечение безопасности работы с домашних устройств

У нас есть внутренние сервисы, которые надо защитить от кражи данных. Например, это система, в которой работает техподдержка и отвечает на тикеты.

Для всех сервисов уже ранее были реализованы:

  • двухфакторная аутентификация по сертификату;
  • логин и сложный пароль к ресурсам;
  • лишение любого сотрудника доступа одним кликом через руководство.

Звонки в офис: переадресация на личные телефоны

Тут все оказалось проще простого: мы пользуемся онлайн-телефонией, и в ней все быстро настраивается конечной переадресацией на мобильные сотрудников.

Для техподдержки сохранили старое расписание: сотрудник получает входящие только в свою смену.

Бухгалтерия и документооборот

У нас 2 вида клиентов: физические и юридические лица. Первым обычно хватает автоматической системы: в личном кабинете предусмотрена возможность скачать все договоры, акты и акты сверок с печатями.

Некоторым юридическим лицам важно получать оригиналы, а не копии. В этом случае бухгалтер готовит все документы из дома, а курьер отвозит их, чтобы проставить подписи, печати и довезти оригиналы до конечной точки.

У нас есть курьерская компания, с которой мы постоянно работаем. Они пока остаются в строю, и мы договорились на более плотную работу. Входящую корреспонденцию из офиса тоже забирают курьеры и отвозят по адресатам.

Дата-центры

Информационная инфраструктура (наш основной продукт и услуга — серверы) никогда не находилась в офисе. Сисадмины всегда проводили настройку дистанционно: у всех серверов есть особенный удаленный интерфейс управления, гораздо более функциональный, чем классический KVM. Доступ к оборудованию у нас остается даже в ЧС. Наши дата-центры в Московском регионе находятся в нескольких точках:

  1. Дата-центр в Королеве на территории стратегического оборонного завода «Композит» (по совместительству — бывшего бомбоубежища).
  2. Дата-центр в М9 — это один из ключевых узлов связи в Москве и стратегически важный объект информационной инфраструктуры России. Через него мы связаны со всем миром, если упадет М9, с большой вероятностью в Москве кончится весь интернет.
Читайте также:  Изменение уголовного кодекса рф с 19 декабря 2022 года

Доступ к таким объектам не закрывают для инженеров даже во время пандемии. Кроме этого, мы закупили запас комплектующих и дизельного топлива на 2 недели работы в случае отключения электроэнергии.

Как управлять компанией в режиме удаленной работы

Как управлять компанией в режиме удаленной работы Добавляет Михаил Горяной, генеральный директор торгово-производственной компании JinCheng International Trading Co., Ltd.

Технический и личностный аспекты

Можно выделить несколько основных направлений рисков, связанных с управлением компанией в удаленном режиме.

Для выведения рабочих мест сотрудников на надлежащий уровень технической подготовки в удаленном режиме мы составили список программ, необходимых для установки на личные компьютеры, подготовили сервер с линкам для индивидуальной загрузки и пошаговый мануал. Специалисты IT были в постоянной досягаемости, чтобы оперативно решать вопросы в процессе отлаживания средств коммуникации и других программ.

Менеджеры каждого отдела получили задание сформировать KPI для каждого сотрудника на неделю и на каждый день.

Все сотрудники должны быть в досягаемости для своих коллег и клиентов в привычные им рабочие часы.

Ежедневные KPI помогают уменьшить вероятность невыполнения поручений и отследить результативность как конкретных исполнителей, так и каждого бизнес-процесса. Разумеется, дополнительная нагрузка по составлению такого плана ложится на менеджеров и руководителей отделений в первую очередь.

Мотивировать можно как индивидуальными премиями для руководителей, так и премиями для целых отделений с целью повышения результативности их работы.

К перегрузкам всех элементов компании может привести нецелевое или слишком обильное планирование KPI. По сути, необходимо осознать, что результативность и продуктивность, особенно на начальном этапе, будут падать. Основная задача — минимизировать спад и сделать метод удаленной работы более привычным.

11 методов управления удаленной командой

Как управлять компанией в режиме удаленной работы Если вы начнете нанимать на работу людей со всего мира, то это может до неузнаваемости изменить ваш стартап – если только вы будете хорошо относиться к своим сотрудникам. Отличные сотрудники, работающие удаленно, нынче являются секретным оружием множества успешных стартапов. Вместо того чтобы полагаться на людей, живущих недалеко от офиса (и нередко на самом дорогом рынке), они нанимают самые лучшие таланты со всего мира для того, чтобы те помогали им продвигаться дальше со своей миссией. Некоторые компании предпочитают, чтобы весь штаб сотрудников работал удаленно, что также имеет свои сложности. В других же наряду с членами команды, которые находятся в офисе, есть и сотрудники, работающие удаленно. Управление удаленной и «оседлой» командами может оказаться нелегкой задачей. И поэтому я опросил 11 предпринимателей из нашего совета поделиться своими собственными идеями для управления удаленными сотрудниками – от основных стратегий коммуникации до конкретных рабочих процессов.

Общение онлайн

«Самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации. Причиной этому является тот факт, что они не работают в одном и том же офисе, и скорее всего, у них не совпадают рабочие часы.

Чтобы как-то бороться с этим, наша команда ежедневно с утра устраивает 15-минутки в Slack, чтобы обсудить, над чем мы работали вчера, какие у нас планы на сегодня, а также все те вещи, которые могут усложнить наши задачи. Коммуникация – это самое важное, и такие встречи помогают нам всем держать один темп».

Джессика Оралкан (Jessica Oralkan), Collecteurs

Ежедневные созвоны

«В самом начале мы использовали все необычное программное обеспечение для коммуникации между сотрудниками и полагались на цифровые методы коммуникации с членами команды, работающими «в удаленке». Это не дало ожидаемых результатов по нескольким причинам. Во-первых, люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни.

Поэтому может развиться отношение «мы VS они». Во-вторых, в цифровой коммуникации нет места нюансам, предположениям и неопределенности. В-третьих, созвонившись вы можете больше выяснить и сделать, чем если бы вы вели переписку. Для того чтобы все исправить, мы начали практиковать ежедневные созвоны, но этого было мало.

Теперь мы ежедневно созваниваемся, а по всем звонкам составляются отчеты и рассылаются команде. Это помогает нам избежать потерь времени и денег из-за недопонимания, также благодаря такому общению поддерживается дух товарищества, которое укрепляет работу в команде и общую цель. Это метод старой школы, но он прекрасно работает».

Эндрю Томас (Andrew Thomas), SkyBell Video Doorbell

Ежедневные собрания

«Я управляю штабом сотрудников, которые в основном находятся в соседних штатах, некоторые работают из более отдаленных мест. Да и сам я работаю в удаленке.

Для управления командами наших офисных сотрудников и людей, работающих удаленно, мы используем один из методов Рокфеллера: мы проводим ежедневные собрания правления, а затем команд. Как правило, это проходит в режиме видеоконференции.

В начале все наши сотрудники ненавидели это и жаловались. Однако я полагаю, именно такой подход обеспечил нам трехкратный рост.

Теперь же, когда все мы привыкли к таким собраниям, команда с нетерпением ждет их, чтобы получить фидбек и ответы на вопросы по поводу проектов. Я настоятельно рекомендую проводить такие ежедневные собрания».

Ким Уолш-Филлипс (Kim Walsh-Phillips), Elite Digital Group

Не перестарайтесь с управлением

«Помните, что ваши сотрудники, работающие удаленно, иногда могут предоставить вашей фирме уникальные наборы знаний и умений, которых нет у внутренних работников.

Вместо того чтобы быть чрезвычайно строгими и ежедневно пытаться контролировать их время и эффективность, просто дайте им ту свободу, которая необходима сотрудникам в удаленке. Оценивайте результаты их работы, и пока они выходят на связь и работают так же эффективно, как и другие, считайте их своим секретным оружием.

Постоянные проверки и наблюдение за каждым их шагом только станут источником никому не нужного стресса и уменьшат их продуктивность».

Блэр Томас (Blair Thomas), EMerchantBroker

Один чат для всех

«Сейчас на рынке существует множество мессенджеров.

Просто сделайте так, чтобы вся ваша команда в обязательном порядке постоянно пользовалась одним чатом, и используйте единое управляющее программное обеспечение.

Таким образом все осведомлены о том, кто чем занимается, и работающие удаленно могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе».

Мэтт Дойл (Matt Doyle), Excel Builders

О часовых поясах должен знать каждый

«У нас есть два офиса в разных концах света и множество сотрудников, работающих удаленно.

Когда мы берем на работу новых людей, мы очень щепетильно относимся к тому, чтобы команда была осведомлена о том, где они находятся и в каком часовом поясе будут работать.

Также эти данные можно увидеть в профайле каждого сотрудника, так что каждый может их проверить. Когда команда знает, откуда каждый работает, то это помогает лучше упорядочить задачи и составить расписание».

Мика Джонсон (Micah Johnson), GoFanbase

Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми

«Один из ключевых членов нашей команды работает удаленно, и мы провели много времени, составляя стратегию общения с ней касательно рабочих вопросов. Однако в конце концов мы обратили внимание на то, что она упускает те моменты, которые призваны сплотить команду – простое общение и забавы в офисе.

Тогда мы решили во время неформального общения команды звонить ей в Skype, а также стали более внимательными к тому, чтобы она таким образом могла участвовать в неожиданных празднованиях, которыми знаменуется что-либо хорошее. И это в значительной мере повлияло на ее связь с командой и сделало нашу совместную работу еще более приятной».

Мартина Велк (Martina Welke), Zealyst

Используйте одну платформу

«Мы недавно начали использовать непрерывную обратную связь и платформу совместного пользования информацией под названием WeVue.

Это позволяет членам команды эффективно работать друг с другом и с компанией, чтобы решать деловые проблемы.

Это помогает нам минимизировать необходимость проводить собрания и дает людям возможность право голоса относительно затрагивающих их решений компании».

Крис Кэнчалоси (Chris Cancialosi), GothamCulture

Создайте внутренний блог

«Используйте такой инструмент ведения блога как BlogIn, чтобы создать блог для внутреннего пользования, и затем постарайтесь привлечь к нему внимание ваших работников, чтобы те активно использовали его: делали посты с обновлениями и заметки о встречах.

На каждом собрании у нас был один человек, который делал заметки, а затем публиковал их вместе со слайдами и другим материалом. Таким образом люди, которые не были на собрании (в том числе и команды других офисов) могут принять участие в обсуждении. Данное решение оказалось выигрышным в плане коммуникации.

Когда в блоге доступно слишком много контента, чтобы ссылаться на что-то конкретное, то можно создать запись в вики или обновляемый документ со ссылками на самые важные посты.

Нам нравится Blogin, потому что он интегрирован со Slack, а также предоставляет возможность управления группами и создания wiki-страниц».

Мэттэн Гриффел (Mattan Griffel), One Month

Держите сотрудников в курсе событий

«Мы стараемся сделать так, чтобы наши работающие в удаленке сотрудники чувствовали сплоченность с командой и были осведомлены о жизни Allocadia.

Читайте также:  Выплаты сотрудникам при коронавирусе в 2021 году

Мы используем Slack для информирования сотрудников о новостях, мероприятиях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни нашей компании.

Мы также записываем видео корпоративных встреч и презентаций, чтобы работники вне офиса ничего не упускали».

Кэтрин Берри (Katherine Berry), Allocadia

Инвестируйте в путешествия

«Наша компания два раза в год устраивает выезды на природу. Несмотря на то, что это обходится дорого, такие капиталовложения стали одними из лучших инвестиций в нашу корпоративную культуру, которые мы делали.

Как правило, такие встречи длятся два дня, также бывает, что сотрудники, которые обычно работают в удаленке, на пару дней приходят в офис до и после поездки, и мы обсуждаем стратегию компании, финансы и важные этапы.

Но работа занимает не более 25% времени, остальное время отдается развлечениям и играм как в небольших командах, так и для всех работников компании, прогулками и хорошей еде. Единственное проблема здесь – это иногда возникающее чувство несоответствия с нашей скудной культурой.

Но в результате мы получаем неосязаемую связь, которая невероятно ценна, и которую нелегко создать посредством цифрового общения».

Фэн Бай (Fan Bi), Blank Label.

Об авторе: Скотт Гербер (Scott Gerber) является основателем Совета молодых предпринимателей (Young Entrepreneur Council).

Никогда не будут прежними: как компании трансформируются на удаленке | РБК Тренды

Переход на дистанционные и комбинированные форматы работы ускорил трансформацию компаний. Разбираемся, какие необратимые изменения сегодня происходят с бизнесом из-за внедрения удаленки

95% европейских руководителей называют трансформацию рабочих процессов главным вопросом бизнеса, сообщила Microsoft по результатам исследования, которое провели для нее Boston Consulting Group и KRC Research. Эти трансформации связаны в первую очередь с переходом на дистанционную работу. Если в прошлом году только 14% компаний внедряли удаленку, то теперь этот показатель составляет 75%.

Сама Microsoft уже пересмотрела подходы к рабочему процессу, разрешив сотрудникам работать из дома менее половины рабочего времени. При этом менеджеры по своему усмотрению могут одобрить полную удаленку для позиций, на которых это возможно.

Подобные практики вводят не только ИТ-гиганты. Дистанционно работать не только на фоне пандемии планируют многие компании из самых разных отраслей.

По данным Gartner, 82% руководителей готовы предложить сотрудникам часть времени работать из дома, 47% — полностью перевести на дистанционку.

В России целиком или частично ввести удаленный формат после пандемии собираются 45% владельцев компания, выяснили Webinar Group вместе с «Левада Центром». Такой переход неизбежно изменит рабочие пространства, процессы и требования к ИТ-функции.

Инфраструктура для изменений

Критическое влияние на продуктивность во время дистанционной работы могут оказывать технологические сложности, показал опрос HeadHunter. В частности, респонденты жалуются на слабый компьютер или ноутбук, низкую скорость интернета, перебои со связью.

Также трудности возникают из-за частых отключений корпоративных сетей, медленной загрузки файлов и слишком долгого отклика при загрузке приложений. Чтобы решить проблему и обеспечить технологическую базу для удаленной работы, бизнес меняет ИТ-архитектуру и инвестирует в решения, позволяющие ускорить работу приложений и сетей, а также расширяет использование облачных сервисов.

Олег Мотовилов, директор облачного бизнеса МТС:

«Компаниям нужны дополнительные ИТ-ресурсы, чтобы внедрять дистанционные форматы и создавать виртуальные рабочие места, а также обеспечивать быстрое масштабирование инфраструктуры для предоставления онлайн-услуг. Облачные технологии способны дать компаниям все это быстро и без больших единовременных вложений.

Бизнес понимает, что удаленный или комбинированный режим работы, привлечение распределенных команд — это не проблема, а просто новые правила игры. Каналы связи и инструменты коммуникаций сегодня развиты достаточно, чтобы обеспечить доступ к корпоративным системам из любой точки, где есть интернет.

Причем системы и бизнес-приложения, размещенные в облаке, работают даже быстрее и надежнее, чем при традиционном подходе».

По словам Мотовилова, это касается в том числе вопросов безопасности. Облако от крупных провайдеров, как правило, имеет развитые системы защиты от кибератак и собственный SOC (Security Operation Center), что позволяет вести круглосуточный мониторинг инцидентов.

Фактически облака становятся основой удаленной работы, отмечают эксперты.

В частности, в пресс-службе X5 Retail Group указывают, что корпоративная облачная система позволяет компании легко масштабировать ИТ-инфраструктуру и реализовывать проекты любой сложности.

Облачная среда разработки отличается удобством использования ресурсов и широким выбором систем хранения данных, добавляют в X5 Retail Group.

Уже в апреле спрос российских компаний на облачные сервисы вырос на 20-30% из-за перехода на удаленку. По мнению аналитиков, рост продолжится и после пандемии.

Однако сами по себе облака не могут обеспечить эффективную работу в удаленном режиме, предупреждают специалисты.

Для поддержания высокой производительности нужно сформировать комплексную цифровую среду, которая станет продолжением и важной частью корпоративной среды компании, считают в провайдере.

Помимо инструментов для синхронного взаимодействия, таких как Trello или Slack, нужны сервисы для защищенного хранения и обмена документами, которые позволяют управлять уровнями доступа и отслеживать движение файлов. И по возможности — общий календарь.

«С помощью ИТ-сервисов также желательно наладить систему обратной связи и отчетности, которая позволит отслеживать прогресс команд, — добавляет Мотовилов. — Однако чересчур увлекаться инструментами контроля все же не стоит. В новой дистанционной реальности намного эффективнее ориентироваться на результат, чем пытаться держать сотрудника за руку на протяжении всего рабочего времени».

Помимо обновления ИТ-инфраструктуры и подходов к управлению командой, компании на удаленке сегодня проходят через несколько важных трансформаций.

Трансформация офисов

Сотрудники оценили плюсы работы из дома, но для многих офисы по-прежнему играют важную роль как пространство для поддержания связи с коллегами. По данным Microsoft, работники компаний хотели бы проводить в офисе примерно треть времени.

Похожие выводы сделали ученые из Института социального анализа и прогнозирования РАНХиГС. Только 10% респондентов предпочитают работать полностью удаленно, при этом больше половины (55%) выбрали бы частичную дистанционку.

Идеальный режим для большинства опрошенных — приезжать в офис пару раз в неделю.

Это в целом соответствует видению и планам руководителей компаний. Большинство бизнес-лидеров ожидают, что в долгосрочной перспективе будет применяться гибридный формат, сочетающий офисную и удаленную работу.

Назначение и роль офисных пространств сильно изменится — теперь они служат в первую очередь не для выполнения повседневных задач, а для встреч команды и других коллективных мероприятий.

Это заставляет компании уделять больше внимания оснащению пространства, в том числе техническому. К примеру, Х5 Retail Group планирует сделать свои офисы «пространствами-трансформерами для командной работы».

Сейчас 90% площадей отведено рабочим местам и только 10% — под зоны коммуникаций. Но проект Home Office, запущенный летом 2020 года, сильно изменит это соотношение.

Директор по персоналу и организационному развитию X5 Retail Group Татьяна Красноперова:

«Опыт перевода на удаленку сотрудников офисов этой весной значительно ускорил трансформацию рабочего процесса и офисных пространств, которая стартовала в компании в прошлом году.

В рамках проекта Х5 Home Office около 60% сотрудников и после завершения ограничений, связанных с пандемией, продолжат работать в удаленном или комбинированном режиме.

Большинство из них (46%) смогут работать из дома 1-3 дня в неделю, остальные либо перейдут на постоянную работу из дома, либо смогут приезжать в офис раз в неделю.

Как и у большинства компаний, чью ежедневную привычную деятельность моментально изменила пандемия, мы опасались за продуктивность работы нашей команды. Однако, как показали прошедшие месяцы, мы можем одинаково эффективно работать и в офисе, и из дома, и в гибридном формате.

Сейчас мы лучше понимаем узкие места и ограничения удаленки, и уже в рамках проекта Х5 Home Office обучаем руководителей и сотрудников работе в новом формате, пересматриваем HR-процессы, внедряем новые цифровые инструменты, необходимые для эффективной работы».

Современный офис — это виртуальные рабочие столы, сервисы удаленного обмена рабочими документами, а также решения для аудио и видеокоммуникаций. При условии использования защищенных каналов связи и решений, предназначенных специально для бизнеса, сотрудники всегда имеют доступ к корпоративным системам и документам, где бы они ни находились.

Трансформация подходов к офисному пространству оставит пустовать часть традиционных офисов ожидают в PwC. «Микс-схема «домашних» и офисных дней может привести к высвобождению 250-332 тыс. кв.м. в деловых кластерах Москвы», — указывают аналитики.

В столице уже отмечается рекордное падение спроса на офисы — он достиг минимального значения за 14 лет. В то же время вырос объем сделок аренды в гибких пространствах, которые дают возможность быстро трансформировать помещение под нужды компании.

Трансформация процессов

Влияние удаленки на эффективность и продуктивность работы — один из главных поводов для беспокойства среди руководителей, подтверждает опрос PwC. В новых условиях лидерам пришлось срочно перестраивать процессы управления командами, учиться ставить задачи и контролировать результат в полностью дистанционном режиме.

Однако опыт многих компаний показывает, что продуктивность в новых условиях может даже вырасти. Например, по данным Gartner, на удаленке сотрудники чаще показывают высокие результаты.

А в ходе опроса BCG и KRC Research 82% бизнес-лидеров признались, что производительность труда во время удаленной работы увеличилась или как минимум осталась на прежнем уровне. Похожие результаты BCG получила, исследуя мнение сотрудников.

Около 75% из них заявили, что им удалось поддерживать или повышать производительность на удаленке.

Но чтобы сохранить такие показатели в долгосрочной перспективе, компаниям и руководителям необходимо многое изменить в сложившихся ранее практиках.

Читайте также:  Домохозяек предложили обеспечить пособием и обложить налогами

«Новая эра удаленной работы потребует широкого использования нового типа управления — более доверительного и более ориентированного на результат», — предупреждают в Международной организации труда. Это касается не только крупных компаний, но и небольших бизнесов с опытом работы онлайн.

Так, маркетплейс авторских туров YouTravel, который изначально решил обойтись без офиса, наладил свои алгоритмы для коммуникации внутри команды.

Ольга Бортникова, генеральный директор сервиса авторских туров YouTravel.me:

«Изначально мы хотели открыть офис в Москве, но так как наш продукт полностью онлайн и нельзя что-то купить в офлайне, мы решили обойтись без офиса.

Несмотря на то, что иногда члены команды из одного города могут посидеть и поработать вместе в кафе, как правило, все работают из дома — так удобнее.

Все встречи, даже неформальные, проводим онлайн, так как для этого в интернете уже есть инструменты.

Как организовать удаленную работу сотрудников: три технологии для бизнеса

События первой половины 2020 года обнажили проблемы, связанные с техническим обеспечением бизнеса: компании оказались не готовы к нагрузке на IT-инфраструктуру, которую создают удаленные сотрудники.

Стало понятно, что бизнес уделял недостаточно внимания облакам, в то время как те способны обеспечить его непрерывную работу даже в критичных условиях.

Какие варианты есть у компании, которая планирует частично или полностью перевести сотрудников на удаленную работу?

Почему бизнесу необходимы инструменты удаленной работы

Переход на удаленный формат работы — уже не тренд, а необходимость. Даже продолжая работать в штатном режиме, компании таким способом могут сократить затраты на содержание IT-инфраструктуры, внедрить новые практики контроля информационной безопасности и централизованно управлять цифровыми сервисами.

В режиме чрезвычайной ситуации добавляются новые бенефиты: организация может перевести сотрудников на удаленную работу и продолжать функционировать в обычном режиме, невзирая на транспортные ограничения или погодные капризы.

Например, в Microsoft сообщили, что спрос на облачные продукты увеличился на 30 %, а количество пользователей сервиса онлайн-конференций Zoom выросло почти в 20 раз всего за три месяца.

Хотя многие компании и раньше понемногу внедряли серверные решения для организации дистанционной работы, последние события показали их множественные недоработки. Чаще всего это слабая информационная безопасность и сложности с подключением удаленных рабочих мест сотрудников.

Лишь немногие представители среднего и крупного бизнеса безболезненно продолжили работать после того, как сотрудникам пришлось соблюдать условия карантина и выполнять свои должностные обязанности из дома.

Все компании, которым на первый взгляд «повезло», на самом деле готовились к этому заблаговременно, и к началу пандемии имели достаточно высокий уровень цифровой культуры.

Как организовать удаленный доступ для сотрудников компании

Сегодня на IT-рынке есть три основные технологии, которые позволяют реализовать функционал удаленного рабочего места для штатных сотрудников компании:

  • веб-сервисы (файловое хранилище в облаке + офисное ПО);
  • Remote Desktop Services (RDS) и VPN (опционально — с терминальным доступом);
  • VDI, частный случай DaaS (или «десктоп как услуга»).

Первый вариант (облачное хранилище) будет наиболее доступным по стоимости, но при этом менее безопасным, а вот VDI — самым дорогим и сложным в плане внедрения, но одновременно самым предпочтительным с точки зрения информационной безопасности. Кроме того, VDI требует достаточно много ресурсов — как материальных, так и временных. А вот доступ через VPN можно назвать той самой «золотой серединой» со своими достоинствами и недостатками.

Рассмотрим особенности каждой технологии.

Веб-сервисы (хранение файлов в облаке)

Как управлять удаленной командой: 9 советов от Давида Яна

Один из самых известных HR-аналитиков мира Джош Берсин и директор по управлению персоналом IBM Дайан Герсон пару дней назад на совместном вебинаре говорили: «Финансовые директора спасли свои компании в тяжелом 2008 году. Директора по персоналу спасут свои компании в 2020-м».

Управление удаленной командой имеет ряд базовых принципов, связанных с управлением любой командой, и при этом накладывает новые требования на способы взаимодействия, коммуникации, принятия решений, выполнения работы, организации рабочего пространства и рабочего времени.

В управлении малыми и крупными рабочими группами важны многие аспекты, среди которых я хотел бы отметить следующие:

  1. Общение и обратная связь
  2. Прозрачность и доверие
  3. Поддержка и взаимопомощь
  4. Ясные цели
  5. Измеримые результаты
  6. Технические средства
  7. Баланс работы и личной жизни
  8. Лидерство и ответственность на уровне каждой команды и каждого сотрудника

Я основал 12 компаний, включая ABBYY, где 1300 сотрудников работает в 13 странах мира, Yva.ai, сотрудники которой в четырех странах мира работают удаленно. При этом я сам последние восемь лет живу в Кремниевой долине и 100% времени работаю удаленно из дома.

На базе опыта крупнейших распределенных организаций Кремниевой долины, с основателями которых мне приходилось общаться, и личного опыта создания удаленных команд, я хотел бы предложить следующие советы всем тем, кто сегодня переводит свои команды на работу из дома.

Совет №1. Организуйте цифровое офисное пространство

Если вы еще не перешли на корпоративные мессенджеры Slack, MS Teams, то теперь вы обязаны это сделать. Электронная почта недостаточно оперативна, не имеет публичных каналов, функций «упоминания», «эмоджи-реакций» и, по многим другим причинам, не может стать заменой оперативному живому общению.

При этом WhatsApp также не может стать вашим корпоративным мессенджером. Это совершенно принципиально. Вы должны перейти не на WhatsApp, а в Slack или MS Teams.

WhatsApp не является корпоративным мессенджером, так как ваши системные администраторы не могут контролировать состав участников общественных каналов.

Если кто-то из сотрудников уволится, то нет системного способа удалить (или не забыть удалить) его из группы, что приводит к серьезным дырам в безопасности. Есть много и других причин.

Используйте сервисы видеоконференций, поддерживающие открытые видеокомнаты, например Zoom.

Создайте виртуальные zoom-переговорные комнаты для каждой команды, куда может зайти любой и пообщаться голосом, как в канале мессенджера. Создайте виртуальную zoom-кухню-кофейню, куда сотрудники могут подключиться в момент перерыва на кофе или перекус. Там можно пообщаться в течение рабочего дня с удаленными коллегами, которые тоже захотели перекусить или выпить кофе.

Совет №2. Встречайтесь через видеоконференции много раз в день

Во-первых, организуйте короткие регулярные ежедневные и еженедельные встречи по важным темам. Это создает необходимый ритм работы удаленной команды. Во-вторых, обеспечьте возможность оперативных встреч между коллегами рабочих групп, руководителями и сотрудниками в течение дня.

Важно, чтобы каждая рабочая команда запланировала короткий стендап на 15-20 минут каждый день в заранее определенное время. Предложите сотрудникам приходить на стендап за 2-3 минуты до начала и использовать это время для общения.

Интересуйтесь друг другом. Семьей, детьми, кошками, собаками, погодой, чем угодно. Личное общение повышает уровень окситоцина и вазопрессина — важных гормонов счастья, которые усиливают привязанность, теплые чувства и командный дух.

Если вы руководитель рабочей группы, то в некоторые периоды вы можете вообще не выключать вашу виртуальную zoom-комнату. Сотрудники смогут заходить к вам в течение дня по коротким вопросам.

Совет №3. Устраивайте виртуальные посиделки

Встречайтесь через видеоконференции вечером после работы в виртуальных клубах по интересам и неформальных посиделках и ужинах. Это работает! Это прикольно, весело и очень необычно! Можете играть в «Крокодила», настольные игры, «Мафию», «Контакт и др. Это вызывает огромное количество положительных эмоций.

 В ABBYY, например, создали специальную группу в корпоративной социальной сети — #remoteworktogether.

В ней сотрудники организуют разные активности: устраивают спортивные челленджи, совместный просмотр и обсуждение конференций Ted Talks, играют в настольные игры по Zoom, делятся советами, как не сойти с ума на удаленке.

Совет №4. Соблюдайте правила доброжелательного общения

Важно отметить, что для сотрудников, для которых удаленная работа не является привычной, текстовая коммуникация может привести (и часто приводит) к скрытым или открытым конфликтам. Это связано с тем, что мы иногда пытаемся домыслить написанное собеседником или думаем, что собеседник знает то, что знаем мы.

Несколько советов, которыми мы делимся со своими сотрудниками.

  • Остановитесь в споре, не пытайтесь во что бы то ни стало выйти из спора победителем, особенно в публичных каналах коммуникации. Во-первых, ваш собеседник тоже умный человек. Во-вторых, если вы хотите, чтобы собеседник принял вашу точку зрения, то лучший способ это сделать — беседовать наедине и путем приведения конструктивных доводов в доброжелательной форме и только после осмысления встречных аргументов собеседника 
  • Предположите, что у собеседника были положительные намерения.
  • Знакомьтесь друг с другом (личные отношения позволяют доверять).
  • Благодарите!!! (использование любой возможности поделиться похвалой создает климат, где обратная связь рассматривается как подарок, а не как атака).
  • Будьте терпимы, ваш собеседник не может знать все (как и вы сами).

Совет №5. Минимизируйте количество цифровых сервисов, стандартизируйте их и используйте в полном объеме

Используйте какой-то один сервис в каждой категории, откажитесь от дублирования. Кому-то временно станет неудобно, зато выиграет вся организация.

Вам потребуются:

  • корпоративные мессенджеры Slack или MS Teams,
  • видеоконференции Zoom или аналоги,
  • офисный комплект, сервис хранения документов и коллективной работы G Suite, Office 365, Яндекс.Диск, Box, Dropbox,
  • сервисы цифровой подписи и управления документами,
  • CRM (AmoCRM, SalesForce, …),
  • сервис управления задачами (Jira, Asana, Bitrix, Trello),
  • система обратной связи от сотрудников Yva.ai, Glint, Qualtrics,
  • системы моментальной благодарности типа Karma Bot,

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *