Документооборот 2023: статьи, новости и другие полезные материалы — ППТ

1 января 2022 года вступают в силу изменения в Закон об электронной подписи, меняющие правила её получения и использования. Изменений много, но внедряться они будут постепенно.

Полностью все обновлённые положения закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» вступят в силу 1 января 2023 года. До этого нас ждёт переходный этап, когда будут действовать новые и частично старые нормы получения и использования электронной.

Даты основных изменений:

  • С 1 июля 2021 года ФНС стала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и ИП.
  • После 1 июля 2021 года многие УЦ не могут выдавать электронные подписи любым лицам и организациям, поскольку не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. На рынке осталось несколько десятков УЦ.
  • Если до 31 декабря 2021 года УЦ, аккредитованный по новым требованиям 63-ФЗ, выдал электронную подпись, то такая подпись продолжит действовать до конца своего срока. После этого ее нужно будет заменить по новым правилам (о них в следующих пунктах).
  • С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны будут обращаться в ФНС и к ее доверенным лицам.
  • С 1 января 2022 года сотрудникам понадобятся собственные электронные подписи и электронные доверенности. Получить их сотрудники смогут в аккредитованных УЦ. В октябре 2021 года стало известно, что в 2022 году для этого изменения планируется переходный период — то есть если у сотрудника есть действующая подпись, то ее можно будет использовать до конца срока действия и только потом обновлять по новым правилам.

Обычно срок действия сертификата подписи составляет 1,5 года. Соответственно, усиленные квалицированные подписи, которые будут получены сейчас, в конце 2021 года, можно будет использовать в 2022 году и даже в начале 2023 года.

В 2022 году сценарий получения изменится. Куда именно обращаться за новой ЭП, будет зависеть от того, кто получает подпись — первое лицо компании или работник.

Руководители компаний, ИП и частные нотариусы будут получать подписи ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой.

Если в 2022 году на руках останется действующая подпись УЦ, получившего аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ как было сказано выше, то ей можно продолжать пользоваться, пока ее срок действия не закончится.

Экстренно обращаться в ФНС или УЦ 1 января 2022 года, чтобы получить подпись, соответствующую новому законодательству, не обязательно — ни руководителю, ни сотруднику.

Сделать это можно в спокойном режиме, когда текущая подпись аккредитованного УЦ будет подходить к концу.

Обратите внимание, что в файлах ЭП, выданных на работника до конца 2021 г., содержится ФИО и указание на его принадлежность к организации.

С 2022 г. электронная подпись будет включать только ФИО физлица, а сотрудник, чтобы подтвердить свои правомочия действовать от имени компании, должен будут оформить машиночитаемую Доверенность (МЧД).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час.

Внедрение в электронный документооборот машиночитаемой доверенности

Итак, как уже было сказано выше, с января 2022 года работники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы от имени своего работодателя электронной подписью. Для этого сначала необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.

В законе применение МЧД обязательно с 01.01.2022. Но пока еще не вся нормативная база принята соответствующими государственными органами. Поэтому власти всерьез задумываются о введении переходного периода. Возможно, срок внедрения МЧД в ЭДО отложится.

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя.

Закон предъявляет к машиночитаемым доверенностям следующие требования (Приказ Минфин № 857 от 18.08.2021):

  • формат XML (либо PDF, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе);

Обменивайтесь юридически значимой «первичкой» не выходя из 1С.

Эдо при обороте маркированных товаров с 2022 года

Требование закреплено в Постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт».

А с 1 января 2022 года предприниматели должны представлять информацию в «Честный ЗНАК» исключительно через операторов электронного документооборота, с использованием предлагаемых ими ЭДО-сервисов.

Передавать прямые сообщения можно будет, только если маркированный товар выводится из оборота. Покупатели маркированных товаров не обязаны работать с ЭДО и регистрироваться в Честном ЗНАКе. Поэтому при продаже конечному потребителю Продавец сможет по-прежнему подавать прямое сообщение об отгрузке с выводом из оборота.

Автоматизируйте работу с маркировкой: прием товаров и вывод из оборота.

Обратите внимание! Если покупатель работает с оператором ЭДО, продавец может выставить электронный УПД на вывод из оборота или направить прямое сообщение. Но если у покупателя ЭДО нет, продавец обязан подать сведения самостоятельно через личный кабинет системы маркировки.

Информировать «Честный ЗНАК» через операторов ЭДО с 1 января 2022 года будут обязаны импортёры, производители, дистрибьюторы и продавцы следующих маркированных товаров:

Напоминаем игрокам рынка упакованной воды о том, что с 1 ноября 2022 года им вменяется обязанность вести объёмно-сортовой учёт, использовать ЭДО и направлять сведения в «Честный ЗНАК» через операторов электронного документооборота. Эти правила утверждены в Постановлении Правительства № 841 от 31.05.2021.

Схема оформления документов и передачи данных планируется следующая:

Документооборот 2022: статьи, новости и другие полезные материалы - ППТЭДО в маркировке: схема оформления документов и передачи данных.

Подключиться к системе электронного документооборота для целей обязательной маркировки. Подать заявку.

С 2022 года транспортные документы переведут в электронный вид

С 2022 года участники автомобильных грузоперевозок смогут формировать перевозочные документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Соответствующие изменения в Устав автомобильного транспорта внесены Федеральным законом от 02.07.21 № 336-ФЗ.

По смыслу закона № 336-ФЗ от 02.07.2021 в России будет запущена единая информационная система, в которой смогут храниться все электронные перевозочные документы, а также сведения, содержащиеся в них. Доступ к этой системе будут иметь органы государственной власти.

  • Соответственно, все предприятия, которые имеют отношение в перевозке грузов — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи и фрахтовщики будут заключать Договор с оператором системы соглашение об электронном обороте документов.
  • Заполнить и распечатать путевой лист со всеми обязательными реквизитами.
  • Электронная ТТН будет состоять из 4 обязательных файлов обмена:
  • Грузоотправителя — с информацией об участниках перевозки, существенных условиях договора перевозки, транспортном средстве, поданном под погрузку, и его водителе, грузе и сопроводительных документах на него, фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке;
  • Перевозчика — со сведениями о приеме груза к перевозке,
  • Грузополучателя — с информацией о приеме груза от перевозчика, о его характеристиках и обстоятельствах приемки.
  • Перевозчика — с данными о выдаче груза грузополучателю.
  1. Напомним, что в прошлом году в шести регионах страны прошел пилотный проект по использованию электронных перевозочных документов.
  2. В рамках эксперимента участники автоперевозок формировали необходимые документы в электронном виде и передавали их друг другу и в Минтранс с помощью специальной информационной системы.

Итоги эксперимента оказались успешными. Поэтому было решено распространить систему электронных перевозочных документов на всю территорию РФ. Те организации (ИП), которые не захотят перейти на электронные документы, смогут продолжить оформлять бумажные экземпляры.

Сформировать новую транспортную накладную в веб‑сервисе для ИП.

Новые требования к операторам ЭДО

В следующем году операторы электронного документооборота (ЭДО) должны будут, помимо прочего, обеспечивать круглосуточную техподдержку пользователей.

При этом время ожидания ответа по телефону не должно превышать 10 минут, а по электронной почте — 2-х часов. Эти и другие требования утверждены приказом ФНС от 08.06.21 № ЕД-7-26/546@. Документ вступит в силу с 1 марта 2022 года.

С этой же даты утратит силу приказ ФНС от 04.03.14 № ММВ-7-6/76@, которым установлены действующие требования.

Так же с 1 марта 2022 года вступит в силу приказ ФНС от 29 октября 2021 г. № ЕД-7-26/936@. Этим приказом налоговая служба введет в строй новый Реестр операторов электронного документооборота.

Тех операторов ЭДО, которые на текущий момент включены в перечень ФНС, переведут в новый реестр автоматически, но не больше, чем на 90 дней. В дальнейшем операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Цель налоговиков — объединить в единый реестр операторов ЭДО:

  • которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживаемости (в приказе ФНС — Услуга 1);
  • которые обеспечивают взаимодействие между коммерческими структурами и контролирующими органами: передача электронной отчетности, обмен письмами, требованиями и т. д. (в приказе ФНС — Услуга 2).

Причем запись в реестре будет иметь свой срок «годности»:

  • для операторов, которые оказывает обе Услуги одновременно — 24 месяца;
  • для операторов, которые оказывают только одну услугу — 18 месяцев.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО. Входящие бесплатно.

Новый порядок отправки и получения электронных требований об уплате налогов и взносов

Электронное требование об уплате налога (сбора, страховых взносов, пени, штрафа, процентов) будет считаться полученным, если в инспекцию поступила квитанцию о приеме требования.

Читайте также:  Социальная помощь в астрахани в 2023 году: льготы, пособия и другие меры соцподдержки для жителей астраханской области, государственные программы и законы

Если же налогоплательщик не передал квитанцию о приеме и не направил уведомление об отказе в приеме, то требование считается полученным по истечении 6 дней с даты отправки. Такой порядок установлен приказом ФНС от 07.09.

21 № ЕД-7-8/795@, который вступит в силу с 1 января 2022 года.

Напомним, что налогоплательщики, которые обязаны сдавать налоговые декларации в электронном виде, должны обеспечить возможность получения из ИФНС электронных требований (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В частности, в электронном виде могут передаваться требования об уплате налога, сбора, взносов, пени, штрафа, процентов.

Получать требования и направлять запросы в ИФНС через интернет.

Вывод

И в концовке хочется сказать что, рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем и заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии.

Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам. Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные.

Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью.

Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила.

Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась.

ЭДО — это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Изменения в электронном документообороте 2022: что нас ждет?

Рассказываем о последних особенностях применения ЭДО в работе с маркированной продукцией, кадровом электронном документообороте, требованиях к операторам документооборота. А также о планах государства по внедрению электронных первичных документов в 2022 году: акта сверки расчетов и транспортной накладной.

Последние требования к операторам ЭДО

С 1 марта 2022 года вступит в силу приказ ФНС № ЕД-7-26/936@, которым налоговая запустит новый Реестр операторов электронного документооборота.

Тех операторов ЭДО, которые на текущий момент включены в перечень ФНС, переведут в новый реестр автоматически, но не больше, чем на 90 дней. В дальнейшем операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Цель налоговиков — объединить в единый реестр операторов ЭДО:

  • которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживаемости (в приказе ФНС — Услуга 1);
  • которые обеспечивают взаимодействие между коммерческими структурами и контролирующими органами: передача электронной отчетности, обмен письмами, требованиями и т. д. (в приказе ФНС — Услуга 2).

Причем запись в реестре будет иметь свой срок «годности»:

  • для операторов, которые оказывает обе услуги одновременно — 24 месяца;
  • для операторов, которые оказывают только одну услугу — 18 месяцев.

Реестр будет размещен на портале ФНС. Таким образом, компании и ИП смогут отслеживать актуальный статус оператора ЭДО, с которым они заключили договор на обслуживание.

Кадровый электронный документооборот

Официально эксперимент Минтруда по кадровому документообороту был завершен в ноябре 2021 года. При чем решено его не продолжать, а сразу запустить переход на цифру.

Таким образом, работодатели, которые не участвовали в эксперименте, могут перейти на кадровый ЭДО уже сейчас (закон № 377-ФЗ от 22.11.2021). А для участников эксперимента установили переходный период до 1 июля 2022 года.

Для перехода на кадровый ЭДО компаниям нужно будет подготовить техническую базу и оформить руководителю и работникам электронные подписи.

Как правильнее подготовиться и безболезненно перейти на электронный кадровый документооборот рассказываем на наших мероприятиях, также бесплатную консультацию можно получить у менеджеров.

Электронный акт сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов тоже станет электронным. Федеральная налоговая служба уже разработала соответствующий проект приказа. По задумке госорганов, новый электронный документ можно будет использовать:

  • для инвентаризации расчетов между контрагентами;
  • для представления в налоговую службу в ответ на полученное требование.

Цель внедрения новшества — сократить бумажный документооборот, автоматизировать обработку информации в программах учета, ускорить обмен данными между контрагентами и контролирующими структурами.

По мнению ФНС, новшество поможет налогоплательщикам снизить издержки и нагрузку на персонал.

Программа СБИС Электронный документооборот — это простой и оперативный обмен документами между организациями. Настроить рабочее место можно буквально в несколько кликов. Документы хранятся в облачном архиве и доступны с любого компьютера.

Подобрать Тариф ЭДО

Электронная транспортная накладная

Уже с 1 января 2022 года грузоперевозчики смогут оформлять первичные документы в электронной форме через новый сервис: «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Как перейти на электронный кадровый документооборот в 2021-2022 году: пошаговая инструкция

Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой Кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

  • работодателей,
  • работников,
  • соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге На бумаге или электронно — по желанию работника Можно только электронно — по решению работодателя
Трудовые книжки Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров
Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1 Заявление о выдаче документов, связанных с работой Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО Локальные нормативные акты
Приказы (распоряжения) о увольнении работника Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы
Журналы и ведомости инструктажей по охране труда Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

  • Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

  1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
  2. ИС работодателя, если она позволяет:
  • подписывать и хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

  • письменно,
  • через ИС работодателя,
  • по электронной почте,
  • через ЕЦП «Работа в России».
Читайте также:  Изменение коап рф с 26 апреля 2023 года

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный Нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

  • сведения об используемых ИС;
  • порядок доступа к ИС работодателя;
  • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

  • усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
  • простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
  • УНЭП, полученную через электронное правительство.
  • Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.
  • Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.
  • Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:
  • договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
  • дополнительных соглашений к договору;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях,
  • уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

  • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
  • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
  • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
  • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»
Работодатель Документы из особого списка УКЭП УКЭП, УНЭПгос  
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник Документы из особого списка УКЭП, УНЭП, УНЭПгос УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

Экдо при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот.

В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Памятка по видам электронных подписей 644.1 КБ

Скачать

Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов — Право на vc.ru

{«id»:303760,»gtm»:null}

В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.

Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.

Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.

К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:

  • многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
  • начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
  • получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.

Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали.

Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества.

Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам.

Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью.

Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

  • уведомление об изменении условий работы;
  • заявление о переводе на другую должность;
  • заявление об отпуске;
  • заявление об увольнении и другие.
Читайте также:  Материальная помощь к отпуску: право на получение и статья по тк рф, правила и порядок получения, необходимые документы, особенности и образец заполнения заявления

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

  • транспортная накладная;
  • заказ-наряд;
  • сопроводительная ведомость;
  • путевой лист.

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

  • счёт-фактура;
  • книги покупок и продаж;
  • универсальный передаточный документ (УПД).

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.

В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся.

Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность.

Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить Налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.

А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

  • Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
  • Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы.
  • Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж.
  • Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
  • Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
  • Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой.
  • Обучите сотрудников работе с КЭП.
  • Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
  • Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
  • Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.

Электронный документооборот стал обязательным для участников систем

С 1 января 2022 года изменились правила обмена сведениями с оператором маркировки. Для пяти товарных групп прямая подача сведений в систему «Честный знак» больше не доступна.

Передавать сведения о переходе права собственности на маркированную продукцию теперь можно только через оператора электронного документооборота (ЭДО), говорится в Постановлении Правительства РФ от 31.12.2020 № 2464, однако норма, которой изменены прежние правила, действует только с 1 января 2022 года.

Ранее организации могли направлять сведения в систему маркировки «Честный знак» самостоятельно через личный кабинет на сайте оператора – Центр развития перспективных технологий (ЦРПТ).

Переход на ЭДО потребуется всем участникам оборота маркированных товаров: производителям, импортерам, дистрибьюторам и розничным продавцам. С начала 2022 года электронный документооборот стал обязательным для пяти категорий продукции, а затем переход на ЭДО ждет остальные отрасли.

Товарные группы, к которым относится новое правило:

  • обувь;
  • шины и покрышки;
  • парфюмерия;
  • фототовары:
  • продукция легкой промышленности.

Как работает ЭДО в системе маркировки? Каждый участник оборота маркированного товара должен заключить договор с оператором. Это нужно для обмена электронными универсальными передаточными документами (УПД).

При использовании электронного документооборота продавец подписывает и отправляет покупателю УПД с кодами маркировки. Покупатель принимает продукцию и тоже подписывает документ. Далее специальный сервис оператора ЭДО для передачи данных в «Честный знак» автоматически отправляет необходимые сведения оператору маркировки.

«Участникам рынка маркированных товаров ЭДО позволяет автоматически загружать данные по сделкам в “Честный знак”, а сторонам достаточно обменяться электронными УПД, содержащими коды маркировки, вручную переносить информацию об отгрузке не нужно, — сказала руководитель центра компетенций «Контур.Диадока» Екатерина Родина. — В первую очередь процессы маркировки в электронный вид перевели производители и дистрибьюторы».

Она добавила, что по наблюдениям клиентов, среди их контрагентов, которые еще не подключили ЭДО для маркировки, больше всего розничных продавцов.

«Такие компании могут работать в сервисах ЭДО только со входящими документами без абонентской платы за прием документов, при этом будут доступны все возможности ЭДО: подписание, поиск и хранение, обмен с контрагентами, – отметила Екатерина Родина.

– Для выполнения требований маркировки не потребуется даже устанавливать программу на компьютер, потому что в системе ЭДО можно работать через веб-версию».

Если не передать сведения в систему «Честный знак», предусмотрены штрафы. Так, с 1 декабря 2021 года за отсутствие регистрации в системе маркировки можно получить предупреждение или Штраф 1–10 тыс. рублей, а для юридических лиц штраф может достигать 50–100 тыс. рублей.

Штраф 1–100 тыс. рублей могут получить участники оборота, которые не направили в «Честный знак» сведения о передаче через оператора электронного документооборота УПД с кодами маркировки.

Источник: https://markirovka.retail-loyalty.org/

Подписаться на журнал

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *