ГАПОУ ЧР В любой организации выдача денег под отчет — это обыденность. При этом периодически возникают ошибки в оформлении первичных документов и бухгалтерских проводок. В такой ситуации задача как внутреннего, так и внешнего аудита — вовремя выявить недочеты. Своевременно исправленные ошибки помогут избежать ненужных вопросов в случае налоговых проверок и оптимизировать бухучет в компании.
Методика проведения аудита
- Аудит подотчетных лиц, как правило, проводится «сплошным» методом, то есть проверяются все подряд документы за соответствующий период.
- В рамках проверки аудитор сверяет сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными, содержащимися в Главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетовыми оборотами счетов учета затрат, материальных запасов, имущества и прибыли.
- Также проверяются авансовые отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, списки работников, которые имеют право получать деньги, правильность оформления командировок, корректность начисления суточных и другие документы.
-
Материал по теме
Новый порядок оформления подотчетных сумм. Разъяснения ЦБ РФ
К примеру, если компания выдала сотруднику под отчет 5000 рублей, аудитор будет искать эту сумму на других счетах, отражающих соответствующие расходы и покупки. В идеале все выданные средства должны полностью и корректно отразиться на других счетах или вернуться на счет 71, а оправдательные документы должны прилагаться в полном объеме и в надлежащем виде.
На что аудитор обратит внимание?
Проводя аудит расчетов с подотчетными сотрудниками, проверяющий уделит внимание следующим основным моментам:
- соответствует ли перечень лиц, получивших деньги, утвержденному руководством списку;
- вовремя ли отчитывались сотрудники по выданным суммам, соблюдались ли запреты на выдачу денег не отчитавшимся работникам;
- совпадают ли фактические расходы с теми целями, на которые выдавались деньги;
- правильно ли оформлены документы по командировкам и начислены суточные;
- корректно ли отнесены представительские расходы на себестоимость продукции (транспортировка участников мероприятия, расходы на питание и т. п.);
- точно ли оформлены авансовые отчеты и прилагаемые к ним подтверждающие документы.
Аудит расчетов с подотчетными лицами: возможные итоги
Материал по теме
Минфин разрешил перечислять подотчетные суммы на ГСМ на банковские карты
Достаточно критичными могут быть такие замечания аудитора:
- выявлена задолженность подотчетных лиц или повторная выдача им денег;
- произведена выдача денег не тем лицам, которые значатся в утвержденном на предприятии списке;
- слишком частая выдача под отчет и возврат денег одним и тем же работникам, маскирующая предоставление кредита;
- несоответствие расходов целям, на которые выдавались деньги;
- некорректное отнесение расходов на себестоимость или прибыль;
- неправильно оформленные подтверждающие документы или их отсутствие в отношении значительных сумм.
Такого рода замечания проверяющего сигнализируют о недостаточной финансовой дисциплине в компании, а возможно, о недобросовестности подотчетных лиц.
В любом случае, недостатки, выявленные аудитором, следует устранить: четко регламентировать выдачу денег, привлечь к ответственности провинившихся сотрудников и потребовать незамедлительно отчитаться или вернуть авансы; по возможности исправить некорректные данные бухгалтерского учета, запросить недостающие документы по расходам.
Аудит расчетов с подотчетными лицами. Методика, нормативное регулирование
У компании в процессе деятельности возникает необходимость рассчитываться наличными за Услуги, продукты. В этом случае средства выдаются сотруднику для того, чтобы он сделал все выплаты в соответствии с распоряжениями руководства. Наличные выдаются работнику под его личную ответственность. Соответственно, он становится подотчетным.
Как составить программу аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами?
Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности
Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть эти распоряжения:
- Оплата расходов компании.
- Проведение закупок.
- Покрытие командировочных трат.
- Оплата хозяйственных трат.
- Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности.
Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами?
Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:
- Покупка запасных элементов, топлива, расходников.
- Небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники).
- Представительские траты.
Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.
Какой установлен срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета для расчетов по полученным суммам?
К СВЕДЕНИЮ! Аудит проводится сплошным методом. Рекомендуется доверить эту работу ассистентам аудитора. В процессе анализируются отчеты, заявления на выдачу наличных.
Цели аудита расчетов с подотчетными лицами
Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих операций на отчетность. Аудит предполагает проверку не только самих расчетов, но и кассовых операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать. Рассмотрим подробнее цели проведения аудита:
- Проверка соответствия операций законам.
- Установление верности организации бухучета.
- Проверка достоверности содержимого документов.
- Установление верности сформированного аналитического учета расчетов с подотчётными лицами.
Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.
Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете?
Нормативная база
Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:
- НК РФ (часть 1 и 2).
- ФЗ «О бухучете» №129.
- Постановление «О командировочных» №729.
- Постановление «О суточных» №812.
- Положение по ведению бухучета №34.
- ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
- План счетов бухучета.
- Письмо ЦБ «О кассовых операциях».
Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.
Документы, проверяемые в ходе аудита
Рассмотрим документы, которые обязательно нужно проверить в ходе аудита:
- Отчеты.
- Журнал регистрации.
- Приказы о том, что трудящийся отправлен в командировку.
- Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные.
- Сметы представительских трат и приказы об их утверждении.
Также информация по расчетам отображается еще в ряде документов: бухгалтерском балансе, отчете о движении наличных, главной книге, журнале-ордере №7.
Порядок проведения аудита
Проверка расчетов с подотчётными лицами проводится бухгалтером. Базируется она на приказах по учетной политике компании. В частности, имеются в виду следующие предметы приказов:
- Назначение подотчетных лиц.
- Направление сотрудников в командировки.
- Журнал регистрации аванса.
При осуществлении проверки нужно сравнить сальдо по счету 71 на завершение отчетного периода и информацию, зафиксированную в главной книге. Также необходимо сравнить оборот по кредиту счета 71 и оборот по дебету по счетам учета МПЗ, трат, собственности предприятия.
Рассматриваемые данные должны соответствовать друг другу. Затем нужно удостовериться в соответствии данных из чеков, квитанций и прочих документов, предоставляемых работником, данным из авансовых отчетов. В процессе проверки рассматривается документация, подтверждающая траты.
К примеру, это могут быть:
- счета-фактуры;
- чеки;
- акты приобретений;
- накладные;
- удостоверения по командировочным тратам;
- проездные билеты.
Следующий шаг – сравнение информации из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам.
Аудит предполагает сбор различных доказательств правильности заполнения документации. Получить их можно путем проведения инвентаризации. В процессе ее подтверждается соответствие выдачи наличных правилам пункта 11 Положения о проведении кассовых операций.
ВАЖНО! Лицо, получившее наличные, должно в течение 3 суток после проведения платежа предъявить соответствующий отчет в бухгалтерию. Сотруднику запрещается передавать подотчетные средства третьим лицам.
Методы обнаружения неверной организации расчетов
Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:
- Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
- Система предоставления заявлений на получение наличных.
- Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
- Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.
Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:
- Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
- Срыв сроков формирования отчетов.
- Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
- Наличие долгов у подотчетных лиц.
- Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.
За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.
Методы проведения аудита
Основной метод сбора сведений – вопросник. На основании мнений сотрудников аудитор может составить первоначальное мнение о компании. На основании сформированного мнения предпринимаются эти действия:
- Если расчеты с сотрудниками осуществляются редко, аудит их производится в стандартном порядке.
- Если расчеты проводятся часто, аудитор может отказать в формировании своего мнения о правильности отчетности.
На основании результатов отчетов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.
ВАЖНО! Проверка может быть сплошной или выборочной. Второй вариант предполагает проверку не всей, а только части системы. Возможно это только в том случае, если учет расчетов в компании эффективен.
Главные контрольные процедуры
Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:
- Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников, которые имеют на это право.
- Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по ранее предоставленным авансам.
- Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
- Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в командировку.
- Установление верности возмещения командировочных трат.
Аудит позволяет компании не допустить лишних трат. Отчеты необходимы для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все оставшиеся средства передавали обратно в кассу.
Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита
Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:
- Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
- Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
- Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
- Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.
Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.
Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2022 году — Права пенсионеров и инвалидов
При проведении внутреннего или внешнего аудита, в обязательном порядке проводится аудит расчетов с подотчетными лицами. Данный участок учета небольшой, однако проведение данного аудита необходимо для выявления его слабых мест. В статье рассмотрим порядок, по которому проводится аудит расчетов с подотчетными лицами компании.
Для чего нужен аудит расчетов в подотчетными лицами
Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту. В данные виды расчета включаются:
- выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
- покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
- расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
- приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
- иные затраты согласно действующих норм законодательства.
Несмотря на то, что данный участок учета кажется на первый взгляд простым, нарушения по нему встречаются довольно часто.
Поэтому как кассир, так и бухгалтер должны учитывать некоторые особенности, соблюдать кассовую дисциплину, проводить проверку подлинности предоставленных документов, а также отсутствие мошенничества.
При проведении аудита проверке подлежат не только авансовые отчеты, но и все документы, на основании которых производится выдача денежных средств ( статью ⇒ Аудит кассовых операций 2018).
Какие вопросы рассматривает аудитор
Аудитором рассматривается следующий ряд вопросов:
- право лица на получение подотчетных сумм;
- отсутствие задолженности по взятым ранее обязательствам (отчеты, которые подтверждают трату денежных средств, чеки, накладные должны быть предоставлены);
- порядок оформления первичных документов, в том числе сроки оформления, порядок оформления, а также порядок предъявления;
- сроки предоставления отчетности, а также сдачи остатка денежных средств;
- подлинность всех предъявленных документов.
Данный перечень вопросов не является исчерпывающим, он может быть расширен. Главное в данном случае знать, что расчеты с подотчетными лицами дают довольно много лазеек для мошеннических схем. Поэтому проведение аудита является важным и даже необходимым в каждой организации мероприятием.
Для осуществления проверки данного участка учета, следует полагаться на Законодательные акты и нормы. К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос, относят:
Основные принципы аудита
К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:
| Оптимальность | Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой. |
| Комплексность | Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО. |
| Непрерывность | Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга. |
Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
Источники аудита
В качестве источников для проведения аудита выступают:
- приказ об утверждении учетной политики;
- авансовые отчеты.
- РКО и ПКО;
- выписки с расчетного счета;
- приказы на командировку, журнал выбытия сотрудников;
- командировочные документы;
- иные документы, если это требуется.
Этапы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя несколько этапов:
| Этапы проведения аудита | Что включает в себя этап |
| Этап 1: Подготовительный | На этом этапе проводится знакомство клиента и аудитора. При этом собирается необходимая информация о компании, для того, чтобы принять решение о стоимости и периоде проведения аудита. Если аудитор готов проводить проверку, то сторонами составляется обязательство, определяющее цели аудита, а также права и обязанности заказчика и исполнителя. |
| Этап 2: Составление плана проверки | Аудитор составляет график проверки и подбирает специалистов для проведения работы. |
| Этап 3: Аудит | На данном этапе происходит сбор информации, после чего она подвергается анализу. |
| Этап 4: Составление заключения | После проверки аудитором всей информации, он составляет заключение. Заключение составляется в письменном виде. Оно может быть абсолютно положительным, если противоречивых факторов не будет обнаружено, либо содержать указание на ошибки. |
Аудит расчетов с подотчетными лицами: порядок проведения
Важно! Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя мероприятия, необходимые для проведения аудита с целью убедиться в правильности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухучете и отчетности.
При проведении аудита происходит сопоставление сальдо 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами главной книги и кредитовые обороты данного счета с дебетом счетов затрат, материалов, прибыли. После установления соответствия по указанным счетам, проверке подвергаются суммы в авансовых отчетах с суммами документов, которыми подтверждаются расходы.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами специалист выполняет следующие процедуры:
- Проверяют соответствие перечня сотрудников, получающих в подотчет денежные средства с перечнем лиц, которые имеют на это право (в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем).
- Проверяют, соблюдается ли запрет на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся за предыдущие средства, полученные в подотчет.
- Осуществляют проверку соответствия расходов тем целям, которые заявлены в отчетах.
- проверяют наличие подтверждающих документов по командировочным расходам.
- Проверяют правильность оформления приказов о направлении в командировку работников.
- Осуществляют проверку соответствия сумм суточных и иных командировочных расходов тем суммам, которые утверждены в компании.
- Проверяют правильность начисления НДФЛ и НДС.
- Осуществляют наличие счетов-фактур для возмещения НДС.
- Проверяют правильность отнесения представительских расходов на себестоимость.
- Сверяют остатки на конец периода по 71 счету «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по этому же счету в журнале ордере №7 на соответствие суммам в авансовых отчетах.
Важно! При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в большинстве случаев применяется сплошной метод проверки, при котором анализу подлежит каждый авансовый отчет.
После того, как все перечисленные процедуры выполнены, аудитор убеждается в том, что авансовые отчеты и все сопроводительные документы правильно оформлены и представленная в них информация соответствует действительности. Либо выявляются какие-либо недочеты.
Ошибки при расчетах с подотчетными лицами
К возможным нарушениям в расчетах с подотчетными лицами относят:
- Ошибки в оформлении документов, включая отсутствие части реквизитов.
- Исправления в документов (особое внимание следует уделять суммам и срокам).
- Отсутствие в пустых ячейках прочерков.
- Отсутствие необходимых дат, в частности в командировочных документах.
- Отсутствие подписей, печатей, штампов.
- Некорректное оформление НДС.
- Выдача денежных средств лицам, не входящим в перечень, утвержденный руководителем.
Кроме того, при аудите возможно выявление намеренного хищения, оформление ложных командировок и других мошеннических схем.
Заключение
Аудит расчетов с подотчетными лицами – это Процедура, которую компании могут проводить как внепланово, так и согласно плана – ежегодно при проведении ежегодной инвентаризации перед составлением годовой отчетности.
Данная проверка направлена на то, чтобы устранить возможные ошибки на данном участке учета, а также выявить возможные мошеннические схемы. Проводить аудит может как внутренний специалист компании, так и представитель аудиторской организации.
С приглашенными аудиторами компания должна будет заключить Договор на проведение аудита и оплатить определенную сумму за услуги.
Аудит расчетов с подотчетными лицами подотчетные лица
Вам также может понравиться
Диплом: Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами
- СОДЕРЖАНИЕ
- ВВЕДЕНИЕ
- ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
- .1 Понятие и содержание учета расчетов с подотчетными лицами
- .2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
- .3 Цель, задачи и методология аудита расчетов с подотчетными лицами
- ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА И АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЕКСАНДРИТ»
- .1 Общая характеристика ООО «Александрит»
- .2 Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»
- .3 Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»
- ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЕКСАНДРИТ»
- .1 Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»
- .2 Предложения по совершенствованию аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»
- ЗАКЛЮЧЕНИЕ
- СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
- ПРИЛОЖЕНИЯ
- ВВЕДЕНИЕ
Произошедшие в последние годы изменения в российском бухгалтерском учете и отчетности в значительной степени затронули и учет расчетов.
Это связано как с общим реформированием российского бухгалтерского учета, так и с отдельными его нормами. Одним из важнейших направлений учета расчетов является бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами используются практические на всех предприятиях, имеют свои особенности и в обязательном порядке должны быть учтены.
Структура и объем расчетов с подотчетными лицами оказывают влияние на финансовые потоки предприятия, объем наличных денежных средств, уровень затрат и прибыль предприятия. Все это подчеркивает необходимость осуществления своевременного и достоверного осуществления бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятий очень часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также работ и услуг по наличному и безналичному расчету. В этих случаях сотрудникам выдаются наличные денежные средства под отчет (авансы) на различные цели по поручению предприятия.
В подотчет выдаются наличные денежные средства на предстоящие командировочные расходы, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции у других предприятий или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.
Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.
Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами.
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.
Итак, рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций. Вследствие этого улучшается финансовое состояние предприятий и организаций. Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку оборот денежных средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности.
- Целью дипломной работы является изучение теоретических и методологических аспектов учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
- В соответствии с поставленной целью в дипломной работе необходимо решить следующие задачи:
- изучить действующие нормативные акты в сфере учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;
- определить сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами в условиях рыночной экономики;
- выявить специфику аналитического и синтетического учета;
- проанализировать порядок ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии;
- исследовать методику проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии;
- разработать предложения по совершенствованию бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
- Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами.
- Объектом исследования в дипломной работе является ООО «Александрит», основным видом деятельности которого является торгово-закупочная деятельность.
Информационную базу исследования составляет совокупность специальной и научной литературы, законы и нормативные документы, статистические данные; экономические исследования по теме; справочная и периодическая литература; монографии по вопросам бухгалтерского учета, таких как Н.
В. Абрамова, Р. Адамс, Ю.А. Бабаев, П.С. Безруких, Л.И. Власенко, Н.П. Горшков, П.И. Камышанов, Л.И. Кравченко, В.В. Ковалев, А.П. Корец, М.И. Кутер, Н.П. Любушин, В.И. Подольский, С.В. Пятенко, Г.В. Савицкая, О.Н. Харченко, Н.Н. Хахонова, А.Д. Шеремет, В. Г. Широбоков и других.
- В работе использованы такие методы, как метод анализа, метод сравнения, синтеза, индексные методы, метод цепных подстановок, экономико-математические методы в прогнозировании прибыли и рентабельности.
- Практическая значимость дипломной работы состоит в том, что бы определить соответствие отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании проведенного исследования.
- Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.
- Во введении определена актуальность, цель, задачи, предмет и объект исследования.
- В первой главе рассмотрены основы отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, основные первичные документы и нормативные акты, касающиеся данного раздела учета, а также порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами.
Во второй части рассмотрена организационная и экономическая характеристика ООО «Александрит». Исследован порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами исследуемого предприятия и описан порядок проведения аудиторской проверки данного объекта учета.
- В третей главе разработаны мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит», а так же предложены мероприятия по совершенствованию аудита расчетов с подотчетными лицами.
- В заключении представлены выводы и предложения по дипломной работе.
- ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
- .1 Понятие и содержание учета расчетов с подотчетными лицами
- Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками — это расчеты с подотчетными лицами.
Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие расходы, связанные с выполнением служебного задания. Подотчетные лица получают деньги под отчет, т. е. под обязательство представить отчет о расходах и вернуть неизрасходованные средства после того как служебное задание будет выполнено [41, c.203].
Подотчетными лицами могут быть только постоянные работники организации. Причем список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует утвердить порядок выдачи подотчетных сумм и представления отчетности в их использовании.
С помощью подотчетных лиц организация производит такие виды расходов, которые сложно оплатить непосредственно из кассы организации или путем безналичного расчета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других организаций или физических лиц [18, c.237].
К операционно-хозяйственным расходам относятся канцелярские и почтово-телеграфные расходы, а также расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплату мелких транспортных затрат, покупку горюче-смазочных материалов.
Обычный порядок получения подотчетных сумм, предназначенных на операционно-хозяйственные расходы, и представления отчетности в их расходовании заключаются в следующем.
Работник организации подает заявление руководителю организации с просьбой выдать ему конкретную денежную сумму на конкретные операционно-хозяйственные расходы. В заявлении работник указывает срок представления авансового отчета — обычно не позднее чем через месяц.
Руководитель организации утверждает это заявление. Бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление, утвержденное руководителем [35, c.198].
Расходуя полученные деньги, подотчетное лицо собирает документы, подтверждающие произведенные расходы.
При приобретении материальных ценностей в организации розничной торговли (магазине) подотчетное лицо должно получить чек кассового аппарата и товарный чек.
При приобретении материальных ценностей непосредственно на заводе-изготовителе или в организации оптовой торговли подотчетному лицу следует получить накладную, счет-фактуру и чек кассового аппарата.
Для отчетности в использовании подотчетных сумм используется унифицированная форма авансового отчета. При оформлении авансового отчета подотчетное лицо перечисляет все собранные документы и рассчитывает общую сумму расходов, понесенных в пользу своей организации. Все собранные документы прилагаются к авансовому отчету.
Другой распространенный вид расходов организации, производимых через подотчетных лиц, — командировочные расходы, т. е. расходы, связанные со служебной командировкой работника организации.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок. Работникам, направляемым в командировку, оплачиваются расходы на наем жилого помещения, на проезд к месту назначения и обратно, а также суточные за время нахождения в командировке [53, c.15].
Основанием для поездки работника в командировку является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Данное задание подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. На основании этого документа издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и оформляется командировочное удостоверение.
На основании действующих в организации нормативов, предполагаемого срока пребывания работника в командировке и предполагаемой стоимости проезда бухгалтерия рассчитывает сумму аванса на командировочные расхода и оформляет на эту сумму расходный кассовый ордер. На его основании из кассы организации работнику выдается аванс на командировочные расходы.
Не позднее чем через три рабочих дня по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о денежных суммах, израсходованных в связи с выполнением служебного задания.
К авансовому отчету он должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: проездные документы (билеты), документы, подтверждающие расходы на наем жилья, и т. д.
Оплата расходов на наем жилья ограничивается верхним пределом, установленным в организации [36, c.13].
Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы [12, c.72].
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
Со вступлением в силу Трудового кодекса РФ вопросы командирования впервые стали регулироваться на уровне закона. Им посвящена отдельная Глава 24 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность».
Служебные командировки являются объектом трудового законодательства, которое регулирует правоотношения с работниками, заключившими с организацией трудовой договор в соответствии с критериями, установленными в разделе III ТК РФ. В трудовой договор с работником целесообразно включать условие о его периодическом направлении в краткосрочные и долгосрочные служебные командировки [53, с.14].
Трудовой Кодекс Российской Федерации не запрещает также направлять в служебные командировки совместителей, командировать которых можно на общих основаниях, руководствуясь положениями ТК РФ. Согласно ст.
167 ТК РФ за совместителем, направленным в служебную командировку, как и за любым другим работником организации должны сохраняться место работы (должность) и средний заработок в организации, которая его командировала.
Если работник направлен в командировку по совмещаемой работе, то средний заработок за отсутствующие дни (ст.167 ТК РФ) сохраняется за ним только на работе по совместительству. При этом на основном месте работы работнику оформляется отпуск без сохранения заработной платы.
При направлении совместителя в служебную командировку и по основной, и по совмещаемой работе средний заработок должен сохраняться по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по соглашению между командирующими организациями.
При внутреннем штатном совместительстве направление совместителя производится одним и тем же работодателем, поэтому в обязательном порядке средний заработок должен сохраняться по всем занимаемым должностям.
При внешнем штатном совместительстве вопрос сохранения среднего заработка должен зависеть от того, по какой должности работник направлен в командировку.
Во всех случаях совмещение командировочных расходов (в том числе суточных) должно быть произведено в одинарном размере.
На основании п.1 ст.236 главы 24 НК РФ единым социальным налогом (ЕСН) облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками, в частности, в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям).
Согласно подп.2 п.1 ст.238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации), в том числе компенсационные выплаты, связанные с командировочными расходами.
Аудит расчетов с подотчетными лицами 2021
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит расчетов с подотчетными лицами 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:
- распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
- определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
- устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
- обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).
Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы
В любой организации выдача денег под отчет — это обыденность. При этом периодически возникают ошибки в оформлении первичных документов и бухгалтерских проводок. В такой ситуации задача как внутреннего, так и внешнего аудита — вовремя выявить недочеты. Своевременно исправленные ошибки помогут избежать ненужных вопросов в случае налоговых проверок и оптимизировать бухучет в компании.
- Аудит подотчетных лиц, как правило, проводится «сплошным» методом, то есть проверяются все подряд документы за соответствующий период.
- В рамках проверки аудитор сверяет сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными, содержащимися в Главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетовыми оборотами счетов учета затрат, материальных запасов, имущества и прибыли.
- Также проверяются авансовые отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, списки работников, которые имеют право получать деньги, правильность оформления командировок, корректность начисления суточных и другие документы.
- Проводя аудит расчетов с подотчетными сотрудниками, проверяющий уделит внимание следующим основным моментам:
- соответствует ли перечень лиц, получивших деньги, утвержденному руководством списку;
- вовремя ли отчитывались сотрудники по выданным суммам, соблюдались ли запреты на выдачу денег не отчитавшимся работникам;
- совпадают ли фактические расходы с теми целями, на которые выдавались деньги;
- правильно ли оформлены документы по командировкам и начислены суточные;
- корректно ли отнесены представительские расходы на себестоимость продукции (транспортировка участников мероприятия, расходы на питание и т. п.);
- точно ли оформлены авансовые отчеты и прилагаемые к ним подтверждающие документы.
К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:
| Оптимальность | Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой. |
| Комплексность | Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО. |
| Непрерывность | Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга. |
Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
В качестве источников для проведения аудита выступают:
- приказ об утверждении учетной политики;
- авансовые отчеты.
- РКО и ПКО;
- выписки с расчетного счета;
- приказы на командировку, журнал выбытия сотрудников;
- командировочные документы;
- иные документы, если это требуется.
Этапы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя несколько этапов:
| Этапы проведения аудита | Что включает в себя этап |
| Этап 1: Подготовительный | На этом этапе проводится знакомство клиента и аудитора. При этом собирается необходимая информация о компании, для того, чтобы принять решение о стоимости и периоде проведения аудита. Если аудитор готов проводить проверку, то сторонами составляется обязательство, определяющее цели аудита, а также права и обязанности заказчика и исполнителя. |
| Этап 2: Составление плана проверки | Аудитор составляет график проверки и подбирает специалистов для проведения работы. |
| Этап 3: Аудит | На данном этапе происходит сбор информации, после чего она подвергается анализу. |
| Этап 4: Составление заключения | После проверки аудитором всей информации, он составляет заключение. Заключение составляется в письменном виде. Оно может быть абсолютно положительным, если противоречивых факторов не будет обнаружено, либо содержать указание на ошибки. |
Важно! Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя мероприятия, необходимые для проведения аудита с целью убедиться в правильности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухучете и отчетности.
При проведении аудита происходит сопоставление сальдо 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами главной книги и кредитовые обороты данного счета с дебетом счетов затрат, материалов, прибыли. После установления соответствия по указанным счетам, проверке подвергаются суммы в авансовых отчетах с суммами документов, которыми подтверждаются расходы.
При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами специалист выполняет следующие процедуры:
- Проверяют соответствие перечня сотрудников, получающих в подотчет денежные средства с перечнем лиц, которые имеют на это право (в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем).
- Проверяют, соблюдается ли запрет на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся за предыдущие средства, полученные в подотчет.
- Осуществляют проверку соответствия расходов тем целям, которые заявлены в отчетах.
- проверяют наличие подтверждающих документов по командировочным расходам.
- Проверяют правильность оформления приказов о направлении в командировку работников.
- Осуществляют проверку соответствия сумм суточных и иных командировочных расходов тем суммам, которые утверждены в компании.
- Проверяют правильность начисления НДФЛ и НДС.
- Осуществляют наличие счетов-фактур для возмещения НДС.
- Проверяют правильность отнесения представительских расходов на себестоимость.
- Сверяют остатки на конец периода по 71 счету «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по этому же счету в журнале ордере №7 на соответствие суммам в авансовых отчетах.
Важно! При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в большинстве случаев применяется сплошной метод проверки, при котором анализу подлежит каждый авансовый отчет.
После того, как все перечисленные процедуры выполнены, аудитор убеждается в том, что авансовые отчеты и все сопроводительные документы правильно оформлены и представленная в них информация соответствует действительности. Либо выявляются какие-либо недочеты.
К возможным нарушениям в расчетах с подотчетными лицами относят:
- Ошибки в оформлении документов, включая отсутствие части реквизитов.
- Исправления в документов (особое внимание следует уделять суммам и срокам).
- Отсутствие в пустых ячейках прочерков.
- Отсутствие необходимых дат, в частности в командировочных документах.
- Отсутствие подписей, печатей, штампов.
- Некорректное оформление НДС.
- Выдача денежных средств лицам, не входящим в перечень, утвержденный руководителем.
Кроме того, при аудите возможно выявление намеренного хищения, оформление ложных командировок и других мошеннических схем.
Аудит расчетов с подотчетными лицами – это процедура, которую компании могут проводить как внепланово, так и согласно плана – ежегодно при проведении ежегодной инвентаризации перед составлением годовой отчетности.
Данная проверка направлена на то, чтобы устранить возможные ошибки на данном участке учета, а также выявить возможные мошеннические схемы. Проводить аудит может как внутренний специалист компании, так и представитель аудиторской организации.
С приглашенными аудиторами компания должна будет заключить договор на проведение аудита и оплатить определенную сумму за услуги.
Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:
- НК РФ (часть 1 и 2).
- ФЗ «О бухучете» №129.
- Постановление «О командировочных» №729.
- Постановление «О суточных» №812.
- Положение по ведению бухучета №34.
- ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
- План счетов бухучета.
- Письмо ЦБ «О кассовых операциях».
Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.
Проверка расчетов с подотчётными лицами проводится бухгалтером. Базируется она на приказах по учетной политике компании. В частности, имеются в виду следующие предметы приказов:
- Назначение подотчетных лиц.
- Направление сотрудников в командировки.
- Журнал регистрации аванса.
При осуществлении проверки нужно сравнить сальдо по счету 71 на завершение отчетного периода и информацию, зафиксированную в главной книге. Также необходимо сравнить оборот по кредиту счета 71 и оборот по дебету по счетам учета МПЗ, трат, собственности предприятия.
Рассматриваемые данные должны соответствовать друг другу. Затем нужно удостовериться в соответствии данных из чеков, квитанций и прочих документов, предоставляемых работником, данным из авансовых отчетов. В процессе проверки рассматривается документация, подтверждающая траты.
К примеру, это могут быть:
- счета-фактуры;
- чеки;
- акты приобретений;
- накладные;
- удостоверения по командировочным тратам;
- проездные билеты.
Следующий шаг – сравнение информации из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам.
Аудит предполагает сбор различных доказательств правильности заполнения документации. Получить их можно путем проведения инвентаризации. В процессе ее подтверждается соответствие выдачи наличных правилам пункта 11 Положения о проведении кассовых операций.
ВАЖНО! Лицо, получившее наличные, должно в течение 3 суток после проведения платежа предъявить соответствующий отчет в бухгалтерию. Сотруднику запрещается передавать подотчетные средства третьим лицам.
Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:
- Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
- Система предоставления заявлений на получение наличных.
- Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
- Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.
Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:
- Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
- Срыв сроков формирования отчетов.
- Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
- Наличие долгов у подотчетных лиц.
- Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.
За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.
Основной метод сбора сведений – вопросник. На основании мнений сотрудников аудитор может составить первоначальное мнение о компании. На основании сформированного мнения предпринимаются эти действия:
- Если расчеты с сотрудниками осуществляются редко, аудит их производится в стандартном порядке.
- Если расчеты проводятся часто, аудитор может отказать в формировании своего мнения о правильности отчетности.
На основании результатов отчетов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.
ВАЖНО! Проверка может быть сплошной или выборочной. Второй вариант предполагает проверку не всей, а только части системы. Возможно это только в том случае, если учет расчетов в компании эффективен.
Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:
- Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников, которые имеют на это право.
- Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по ранее предоставленным авансам.
- Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
- Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в командировку.
- Установление верности возмещения командировочных трат.
Аудит позволяет компании не допустить лишних трат. Отчеты необходимы для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все оставшиеся средства передавали обратно в кассу.
Как проходит аудит расчетов с подотчетными лицами
Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:
- Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
- Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
- Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
- Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.
Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.
Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах. Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов.
Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику.
Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.
Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.
Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации.
Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д.
Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму. Здесь возможны такие варианты:
- работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
- сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
- сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.