Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам: образец 2021

Skip to content

  • Приказ о закреплении топливных карт за водителями. Бланк и образец 2021 года
  • Приказ на топливные карты сотрудникам — образец 2020
  • Кадровый портал – Error
  • Кадровый портал – Error
  • Кадровый портал – Error
  • Образец приказа об использовании топливных карт сотрудниками в 2020 и 2021 году
  • Образец приказа о закреплении топливных карт за водителями
  • Как создать политику топливной карты водителя: бесплатный шаблон
  • Как с самого начала установить эффективную программу топливных карт для флота
  • Узнайте, как познакомить сотрудников с программой топливных карт
  • Как реализовать программу топливных карт – Топливо
  • Driver Fuel Fuel – внедрение для защиты вашего автопарка и активов
    • Прозрачность и ясность топливной политики водителя
  • – Политики – MnDOT
  • Определение карт парка

Приказ о закреплении топливных карт за водителями представляет собой внутренний документ, требуемый для отслеживания траты ГСМ каждым из сотрудников. Если возникнут перерасходы и несоответствия, бухгалтер будет знать, у которого из водителей они возникли.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о закреплении топливных карт за водителями .docСкачать образец приказа о закреплении топливных карт за водителями .doc

Функции приказа

Использование ГСМ, предназначенных для работы, в личных целях – стандартная практика. Ранее отслеживать это было сложно из-за проблем с определением продолжительности служебных поездок. Однако автоматизация позволила контролировать расход бензина.

Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам: образец 2021
В обратном случае его можно будет привлечь к ответственности.

О каких топливных картах идет речь?

Существует две разновидности карт:

  • Основная. Создается в одном экземпляре. Хранится в бухгалтерии. С этой карты бухгалтер совершает переводы на определенных водителей.
  • Персональные. Выдаются непосредственно сотрудникам. Именно персональные карты будут закреплены за водителями.

К СВЕДЕНИЮ! Для повышения качества контроля рекомендуем сделать эмбоссирование. Предполагается, что картой сможет пользоваться только водитель, за которым она закреплена. ТК будет действовать в отношении конкретного автомобиля.

Порядок закрепления

Если раньше в компании не применялись топливные карты, их нужно оформить. Для этого руководитель отдела направляет гендиректору служебную записку с просьбой выдать ТК. В записке содержатся эти сведения:

  • ФИО водителя, на которого будет оформлена карта.
  • Вид ГСМ.
  • Автомобиль, на который выдается карта.Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам: образец 2021
  • Продолжительность действия ТК.

Такая записка актуальна и в том случае, если сотрудник ранее не работал водителем, но перешел на эту должность. Если же человек изначально принят на работу в качестве водителя, карта ему предоставляется с начала деятельности. То есть распоряжение о ее закреплении можно издавать сразу.

Форма приказа законодательно не задана, поэтому можно составлять документ в удобном для себя виде. В распоряжении можно упомянуть эти моменты:

  • Потребность в обосновании трат ГСМ сверх лимита.
  • Удержания из ЗП, если водитель не смог предоставить объяснений.
  • Распоряжение неиспользованным ГСМ.

При необходимости можно добавить дополнительные положения. Перечень их зависит от специфики деятельности фирмы.

Образец

ООО «Быстрее ветра»

12.03.2020 год

  • г. Москва
  • Приказ №55
  • О закреплении топливной карты за водителем

Бухгалтерский учет топливных карт

Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам: образец 2021

Учет топливных карт в бухгалтерии

  • С точки зрения учета топливных карт прежде всего это отдельное платежное средство, при помощи которого совершается операция по покупке топлива.
  • Сейчас топливные карты для юридических лиц и ИП используются почти на всех АЗС, на примере карт “Полный Бак” в сеть приема которых входит более 12 000 точек во всех регионах Российской Федерации.
  • При использовании топливных карт в качестве платежного средства, стоит учитывать имеющиеся ограничения, например:
  • с карты нельзя снять (обналичить) средства;
  • по карте нельзя оплатить услуги на АЗС, за исключением мойки;
  • карты принимают к оплате только на АЗС, где установлен терминал эмитента;
  • по карте нельзя приобрести товары.

При оплате топлива картой на АЗС, происходит безналичная операция, и баланс карты, и компании владельца — уменьшаются на сумму, соответствующую объему купленного топлива.

Подобный процесс оплаты очень удобен для любой организации с любым размером автопарка, не нужно собирать чеки и товарные накладные, выдавать наличные из кассы и контролировать целевой расход выданных средств.

Баланс топливных карт может быть двух видов — литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:

  • Вид топлива;
  • Объем (литры);
  • Цена за литр;
  • Итоговая стоимость.

Это позволит занести всю информацию по расходам на топливо в книгу покупок-продаж.

Как работают топливные карты

Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов — оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.

После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:

  • пополнение баланса компании;
  • списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);
  • транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;
  • остаток средств на балансе компании.
  1. В бухгалтерском учете топливных карт на предприятии такая система работы зарекомендовала себя с лучшей стороны, так как поставщиком топлива является единственный контрагент по договору — как следствие упрощения документооборота и учета.
  2. С другой стороны, по каждой карте (водителю) есть детальная статистика по расходам на топливо.
  3. Для водителей такой подход тоже очень удобен, им не нужно составлять авансовые отчеты, хранить чеки или товарные накладные, а также перевозить с собой наличные средства.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Топливная карта может предоставляться эмитентом как на платной, так и не безвозмездной основе, например, топливные карты “Полный бак” для юридических лиц и ИП предоставляются абсолютно бесплатно. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

Как вести учет топливных карт — бесплатные карты не нужно отражать на балансе компании, лучшего всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в Плане счетов, например, 121. В дополнение к этому можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, который несет ответственность за расходование топлива.

  • Если топливные карты поставляются на платной основе, то лучше всего из будет включить в состав ТМЦ, а потом списать их стоимость на расходы компании.
  • В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики
  • Примеры проводок по бухучету топливных карт:
Содержание операции Дебет Кредит
Получение платных карт
Получен акт приема-передачи (накладная) на топливные карты 10 60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60
Стоимость топливных карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10
Перечислена оплата поставщику 60 51
НДС принят к возмещению 68 19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет топливные карты 121склад
Выдана топливная карта ответственному сотруднику 121работник 121склад
Ответственным сотрудником топливная карта возвращена организации 121склад 121работник
Списан более не используемая топливная карта 121склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

  1. Бухгалтерский учет гсм по топливным картам начинается с выдачи топливных карт сотруднику. Для передачи карт компания может самостоятельно создать форму документа, например, “Акт приема- передачи”
  2. Форма такого акта может быть достаточно свободной:
  3.  Акт приема-передачи №_____
  4. топливной карты №________________
Читайте также:  Верховный суд РФ объявил дату начала действия масштабной судебной реформы

Дата выдачи: дд.мм.гггг

  • ФИО получателя: _________________
  • Должность получателя: _________________
  • Марка автомобиля:_________________
  • Государственный регистрационный номер:______________
  • Карты выдал:                                                                 Карты получил:
  • Должность/ФИО/Подпись/Дата                               Должность/ФИО/Подпись/Дата                          
  • С момента подписания акт можно вести учет гсм по топливной карте.

Возврат карты предприятию от водителя/сотрудника осуществляется похожим образом, то есть при помощи акт приема передачи. После этого топливную карту можно выдать другому сотруднику.

Если в компании большое количество карт и их держателей, то для упрощения документооборота можно ввести журнал учета движения топливных карт, пример такого журнала ниже: 

Журнал учета выдачи и возврата топливных карт 

№ п/п № карты Дата выдачи Дата возврата ФИО держателя карты Марка автомобиля Номер гос. рег. Подпись получателя карты

Для правильности бухгалтерского учета топливных карт, нужно обязательно закрепить порядок и формы документов в локально-нормативном акте.

Большинство топливных карт не имеют сроков своего использования. Но для тех случаев, когда сроки использования ограничены, например, условиями договора. По окончанию сроков действия карт нужно списать с забалансового

Пример акта на списание карт:

Акт списания топливных карт

Дата акта: дд.мм.гггг

  1. В связи ______________(указать причину), списать с забалансового счета, топливные карты ________ (указать названия карт) с номерами:
  2. №________________
  3. №________________
  4. №________________

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.

Топливные карты — это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива — существует 60 счет, Плана счетов бухучета.

Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:

  • накладная (акт приема-передачи);
  • счет-фактура;
  • отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);
  • универсальный передаточный документ (УПД).

Как списывать гсм по топливным картам

Для отражения списания гсм по топливным картам с учета и отражении их стоимости в затратах — есть достаточно простой набор правил.

Для фиксации топливных расходов нужно утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.

Содержание операции Дебет Кредит
Пополнен баланс топливной карты сети АЗС 60авансы 51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием топливной карты 10 60
Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
НДС принят к вычету 68 19

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Образец приказа о закреплении топливных карт за водителями. Бланк 2022 года

Топливная карта широко применяется в расчетах за ГСМ между поставщиками ГСМ и юридическими лицами. Для закрепления индивидуальных топливных карт за водителями организации руководитель издает приказ.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о закреплении топливных карт за водителямиОбразец приказа о закреплении топливных карт за водителями

Что такое топливная карта

Заправочная или топливная карта — это обычная карта, по которой ее владелец осуществляет заправку топливом у выпустившей карту организации или ее посредника.

Для того чтобы организовать работу с топливными картами, организация должна:

  1. заключить договор с поставщиком топлива или его посредником;
  2. получить топливные карты и оформить их на учет в бухгалтерии;
  3. разработать локальный нормативный акт — Положение о топливных картах, которым закрепить порядок получения, хранения, выдачи и уничтожения (сдачи) топливных карт;
  4. закрепить топливные карты за конкретными водителями или транспортными средствами с помощью издания приказа;
  5. ознакомить водителей, которые будут расплачиваться с помощью карт, с приказом и с положением;
  6. выдать им карты, оформив акт приема-передачи карт или с помощью журнала приема-передачи топливных карт.

В течение месяца водители будут расплачиваться за топливо с помощью карт. По истечении месяца организация, выпустившая карты, представит на имя организации — пользователя карт отчет по ним и счета-фактуры.

Как организовать выдачу карт сотрудникам

Организация — эмитент карт может выдать определенное число карт при заключении договора. Но если карт было выдано недостаточно или руководитель сразу хочет запросить их конкретное количество, потребуется сначала определить, сколько их потребуется.

Для этого руководитель подразделения (автоколонны, автотранспортной службы и т.п.) составляет на имя руководителя организации служебную записку, в которой указывает:

  • требуемое количество карт;
  • ФИО водителей, которым будут выданы карты;
  • вид топлива;
  • транспортное средство.

После получения карт, как правило, этим же руководителем подразделения составляется приказ о закреплении карт за работниками.

Форма приказа

Унифицированной и обязательной к исполнению формы приказа о закреплении топливных карт за водителями нет. На нашем сайте можно найти бланк и образец документа, которые можно скачать для использования в работе.

Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам: образец 2021

Приказ может быть составлен на фирменном бланке организации, если она его использует. В противном случае в «шапку» приказа потребуется внести данные об организации:

  • наименование;
  • юридический адрес;
  • ИНН/КПП.

В самом приказе можно выделить следующие структурные элементы:

  1. Заголовок приказа, отвечающий на вопрос «О чем».
  2. Преамбула, в которой содержатся ссылки на федеральные, отраслевые и локальные нормативные акты, на основании которых составляется приказ. Здесь также могут быть указаны реквизиты служебной записки руководителя подразделения, в котором работают водители.
  3. Слово «приказываю».
  4. Текст приказа, в котором отражаются данные о получателях карт и самих картах (указываются ФИО, должности, подразделения водителей, получающих карты, вид топлива, номер карты).
  5. Сведения о лице, ответственном за исполнение приказа, и лице, контролирующем исполнение.
  6. Должность, подпись и расшифровка подписи руководителя, подписавшего приказ.

С приказом водители могут ознакомиться как на листе ознакомления с приказом или в журнале ознакомления с распорядительными документами.

Приказ о закреплении топливных карт за водителями хранится в деле приказов постоянно.

Образец приказа об использовании топливных карт сотрудниками в 2021 и 2021 году

Образец обязательства на получение топливной карты, порядок хранения, учета и выдачи, а также другие нюансы ее использования отражаются в каком-либо локальном нормативном акте организации, который утверждается руководителем и вводится в действие принятым на предприятии порядком. Приведем примеры таких ЛНА.

Положение о топливных картах на предприятии, образец

Приказ об использовании топливной карты, образец

Основной момент, на котором следует заострить внимание при составлении такого документа, — как закрепить топливную карту за сотрудником. Это решается на усмотрение специалистов, исходя из специфики документооборота на предприятии. На практике существуют следующие варианты.

Закрепление топливной карты за автомобилем

Актуально, если одной машиной в организации пользуются несколько лиц и нужно отследить, сколько топлива расходует каждый автомобиль. Издается приказ о закреплении топливной карты за автомобилем, в котором фиксируется, для заправки какого именно транспортного средства используется конкретный носитель.

  Расчет безопасной доли вычетов по ндс формула

Приказ по топливным картам, образец

Закрепление топливной карты за сотрудником

Применяется, когда обслуживанием всех транспортных средств занимается один работник или каждая машина имеет своего «хозяина». Ответственность за конкретный «пластик» несет использующий его работник.

Передать его можно:

  • по акту приема-передачи. Акт составляется индивидуально с каждым работником, осуществляющим заправку машины. В нем прописываются реквизиты «пластика», Ф.И.О. водителя и другие необходимые сведения. Главный недостаток этого способа — необходимость оформлять акт на каждый «пластик» и с каждым сотрудником, его использующим;
  • по распоряжению руководителя. Издается соответствующий приказ. Он позволяет распределить по конкретным лицам сразу все имеющиеся носители, что удобно для транспортных или других предприятий, в которых сотрудников, использующих машины, много. Если отсутствует отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам, в этом документе можно прописать и необходимые ограничения по использованию горючего или денежных средств.

Учет топливных карт

ТК могут быть платными или бесплатными. В любом случае пользователь вправе организовать забалансовый учет носителей, например, на счете 012 в разрезе работников — держателей карт.

Читайте также:  Пенсия во владивостоке и приморском крае в 2020 году: размер выплат и доплаты, правила и порядок получения, особенности получения, адреса отделений пф рф

Приобретение ТК за плату оформляется аналогично покупке ТМЦ с последующим списанием на счета затрат.

Топливные карты: учет в бухгалтерии

Основные проводки по учету самих карт таковы:

Суть операции Дебет Кредит
Забалансовый учет для всех карт
Приняты на забаланс ТК 012 (склад)
Карта выдана водителю 012 (работник) 012 (склад)
Водитель сдал карту на склад 012 (склад) 012 (работник)
Неиспользуемая (поврежденная) ТК списана 012 (склад)
Учет платных карт (постоплата)
Получены ТК от поставщика 10 60.1
Учтен НДС 19 60.1
Стоимость карты учтена в расходах 20, 23, 25, 26, 44 10
Оплата за карты 60.1 51
НДС принят к вычету 68 19

Образец приказа

Покажем на примере, какие данные вносят в приказ по топливным картам в организации (образец и пустой бланк для заполнения представлены ниже).

Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам, образец

Пустой бланк для заполнения

Обязательно нужно внести:

  • реквизиты организации. Все внутренние документы издаются на фирменном бланке, уже содержащем все необходимые сведения. Дополнительно проставляются дата, место издания и порядковый регистрационный номер документа;
  • основание. Основанием для издания такого распоряжения может служить, например, служебная записка на выдачу топливной карты, составленная сотрудником;
  • Ф.И.О. водителей, номера их автомобилей, номера и другие особенности закрепляемых за ними носителей.

Также в приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками могут быть внесены и другие необходимые сведения

Топливная карта «ЕДИНАЯ»: как это работает

Итак, такие карты представляют собой пластиковый носитель с чипом, который содержит информацию о держателе (фамилия, имя), лимите топлива, который можно приобрести (в рублях или литрах), и типе доступного горюче-смазочного материала.

Компания заказывает их выпуск для своих сотрудников (кстати, это бесплатно) и далее получает доступ ко всем транзакциям, связанным с АЗС: где, кто, когда и на какую сумму заправил транспортное средство.

Самой известной компанией, выпускающей топливные карты для юридических лиц в России и на территории СНГ, является «МАСТЕРС». Компания была создана в 2013 году, и с этого момента активно развивается.

Среди наших клиентов: РОСРЕЕСТР, ГЦСС, ТК РУСГИДРО АО, ГУОВ, ЭР-ТЕЛЕКОМ ХОЛДИНГ АО, АШАН ООО, АТАК ООО, АО «Информационные Спутниковые Системы им. академика М.Ф. Решетнёва», (бренд РИВ ГОШ) и еще более 2500 компаний.

Сеть обслуживаемых АЗС включает более 13 000 станций проверенных брендов: «Лукойл», «Газпром», «Роснефть» и пр. Да-да, с единой топливной картой не грозит перепробег в поисках АЗС определённой компании — здесь десятки лучших сетей АЗС в одной карте. Ещё один плюс — серьёзная экономия места в холдере для карт. Вот список остальных преимуществ:

  • существенная экономия средств при покупке топлива (до 30%);
  • абсолютно прозрачные условия (Плата за транзакции и скрытые платежи? Нет, спасибо!);
  • безналичный расчёт, что исключает перерасход и нецелевое использование средств, возможные махинации;
  • целый набор полезных сервисов (АЗС локатор с маршрутами и актуальными ценами на топливо, круглосуточная оперативная служба поддержки, SMS-уведомления, личный кабинет и мобильное приложение);
  • возможность моментально заблокировать карту через личный кабинет и службу поддержки в случае потери или кражи;
  • помощь профессионалов в оптимизации расходов на топливо, подробная аналитика.

Порядок передачи

В период отпусков, отстранения от работы или временной нетрудоспособности нередко возникает необходимость передать «пластик» от одного водителя другому. Оформить это действие наиболее удобно соответствующим распоряжением руководителя. В целом такой документ ничем не отличается от рассмотренного выше.

  Время — деньги. Минимальная почасовая оплата труда

Приказ о передаче топливных карт

Такое распоряжение составляется в производной форме, главное — отразить, кому, от кого, на какой срок передается конкретный носитель и сколько денежных средств или литров топлива на нем доступно к использованию.

Аналогичный документ издается и при увольнении сотрудника, использующего «пластик». Носитель передается бухгалтеру или иному ответственному лицу.

Оплата поставщику с корпоративной карты

  • Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.
  • Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.
  • Заполнение документа:
  • Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо);
  • Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте.

До тех пор, пока сотрудник не представит документы, подтверждающие расходы, все списания с корпоративной карты отразите по счету 71.

01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные под отчет.

Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3

Рассмотрим проводки по корпоративной карте в 1С 8.3

Документ формирует проводки:

  • Дт 71.01 Кт 55.04 — списание денежных средств с корпоративной карты.

Вторую оплату по корпоративной карте оформите аналогично.

Порядок аннулирования

Процедура аннулирования подобных документов законодательством не предусмотрена.

Если же возникает необходимость изменить приказ на топливные карты сотрудникам, образец которого мы привели, или отменить его действие, это можно сделать с помощью издания соответствующего распоряжения о внесении изменений или отмене действия предыдущего.

В нормативный акт обязательно вносятся сведения об обстоятельствах, повлекших необходимость изменений предыдущего, а в распорядительной части его указывают, что конкретно нужно исправить или отменить.

Топливная карта — друг бизнеса

В этой статье речь пойдёт об удобном способе безналичной оплаты и проверенном инструменте для контроля над расходами на ГСМ. Обязательно к прочтению для тех, у кого свой бизнес, связанный с перевозками (курьерские службы, грузоперевозки, такси и пр.).

Топливные карты появились в США в двадцатых годах прошлого века. Они давали возможность держателям заправлять автомобили в кредит. Их начали выпускать нефтяные компании, которые имели свои сети АЗС.

В наши дни они либо принадлежат отдельным сетям АЗС, либо выпускаются сторонними сервисными компаниями.

Ответственность водителя

Дисциплинарная ответственность

За порчу или утрату «пластика», а также разглашение ПИН-кода третьим лицам водители, как и любые работники, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке, предусмотренном ст 192 ТК РФ. Им обычно объявляют замечание или выговор. Дисциплинарное взыскание в виде увольнения применять нецелесообразно в силу недостаточной тяжести проступка и сложности оформления процедуры.

  Какие затраты относятся к материальным расходам мти

Материальная ответственность

Владельцы несут материальную ответственность как за сам носитель, так и за возможный материальный ущерб, вызванный его утратой.

Статья 244 ТК РФ устанавливает, что полную материальную ответственность за вверенное имущество несут работники, с которыми заключен соответствующий договор.

Но такие соглашения могут быть заключены с ограниченным перечнем должностей, утвержденным приложением 1 к Постановлению Минтруда № 85 от 31.12.

2002, в который водители не входят, а значит, и заключать с ними договор полной материальной ответственности неправомерно.

В силу ст. 238 ТК РФ, сотрудник организации несет личную материальную ответственность за переданные ему ценности, равно как и за причиненный работодателю прямой ущерб.

В организациях, практикующих систему материальных поощрений в виде дополнительных выплат, работники, допустившие утрату «пластика», вполне могут быть лишены части премии, если таковое предусмотрено ЛНА, определяющими порядок премирования.

Почему покупать бензин по топливным картам «ЕДИНАЯ» так выгодно?

Выгода складывается из двух пунктов. Во-первых, перечисленные преимущества (отсутствие перепробега, жёсткий контроль расходов), по оценкам специалистов, помогают экономить до 12% на стоимости топлива.

Во-вторых, «МАСТЕРС» ежемесячно предоставляет развёрнутые отчёты по топливным расходам вашей компании. Это здорово упрощает бухгалтерскую и налоговую отчётность. Дело в том, что в счёт-фактурах стоимость топлива указана с учётом НДС. Получается, что можно вычесть этот налог из финальной суммы с налогооблагаемой базы — 20%.

Таким образом, топливные карты АЗС помогают хорошо сэкономить и держать расходы под контролем.

Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии в 2021 и 2021 году

Деятельность подавляющего большинства современных компаний предполагает использование транспортных средств независимо от того, идет ли речь о перевозке грузов, или на балансе только один директорский автомобиль.

Читайте также:  Какой ОКВЭД указывать в отчетности за 2021 год новый или старый

Это влечет за собой приобретение топлива, которое все чаще осуществляется с использование топливного пластика, упрощающего контроль расходов и минимизацию вероятности хищений со стороны водителей. При этом бухгалтеру на предприятии важно понимать, как правильно отражать данные операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Отражение операций в учете будут разниться в зависимости от того – является ли предприятие бюджетным или коммерческим.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Виды карт:

  • лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
  • нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)

  • литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
  • денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).

Как получить

Процесс получения включает такие шаги:

  1. Определить, какими АЗС удобнее всего пользоваться водителям фирмы и, исходя из этого, выбрать компанию.
  2. Обратиться в выбранную компанию для заключения договора. Топливные карты — что это и для чего, прописывается в договоре, там же определяется вид и необходимое потребителю количество носителей.
  3. После оформления договора и перечисления денежных средств остается только дождаться выпуска пластика, в случае необходимости настроить лимиты и начать ими пользоваться.
  4. При дальнейшем использовании остается лишь не забывать пополнять баланс либо оплачивать счета поставщику.

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:

  1. На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
  2. В Учетной политике должны иметься следующие пункты:
  • о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
  • о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
  • о способе постановки карт на баланс;
  • об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
  • о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
  • о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.
  1. В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:
  • ГСМ, израсходованным сверх нормы.
  • ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
  • Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).
  1. Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
  2. Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
  3. Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
  4. Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:
  • даты выдачи карты водителю;
  • инициалы водителя и его личная подпись;
  • дата возвращения карты в бухгалтерию;
  • марки заправляемого автомобиля;
  • гос. регистрационного номера авто.
  1. Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
  2. Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Зачем составляют приказ

Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:

  1. Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
  2. Приобретал топливо.
  3. Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.

Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя. Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК.

Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам. После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки 60 51
Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива 10 60
Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры 19 60
НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок 68 19
Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки 20, 26, 44 10

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте.

Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты: (нажмите для раскрытия)

  • счет-фактуру,
  • товарную накладную,
  • акт сверки взаимных расчетов,
  • ежемесячный отчет по операциям.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка 60.2 51
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной 10.3 60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры 19 60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок 68 19
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов 60.1 60.2
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов 20, 26, 44 10.3

Оформляем документы правильно

Для получения возможности делать покупки на заправках с помощью топливной карточки, организация должна подписать договор с поставщиком.

В документах указывают:

  1. Название приобретаемого топлива и его цену.
  2. Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.
  3. Разновидность карточек.
  4. Условия сотрудничества.
  5. Дата, когда к новому владельцу по договору передан дисконт.

Дисконт на бензин выдают учреждениям после того, как перечислена предварительная оплата.

Затем его отдают конкретному водителю, работающему на предприятии. В конце месяца поставщики, как правило, предоставляют организации, с которой заключен договор, такие документы:

  1. Товарная накладная на количество и общую сумму оплаты горюче-смазочных материалов.
  2. Счет-фактура.
  3. Акт для сверки расчетов.

Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений

Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:

  1. Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
  2. Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *