Прием заявок на участие в эксперименте с электронными кадровыми документами продлят

Пилотный проект минтруда РФ по переводу кадровых документов в электронный вид продлен до 15 ноября 2021 года. Эксперт системы электронного документооборота Контур.Диадок Юлия Попова в своем авторском материале рассказала о ходе эксперимента и его последствиях для всех работодателей.

Юлия Попова: «С 1 января 2021 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) легализован для удаленных сотрудников по всей России»

С 1 января 2021 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) легализован для удаленных сотрудников по всей России. Они могут обмениваться с работодателем электронными документами при обоюдном согласии.

(Федеральный Закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ). Одновременно с этим продолжается эксперимент по переходу на кадровый ЭДО для остальных категорий сотрудников. Порядок проведения «пилота» установлен в федеральном законе от 24.04.

2020 №122-ФЗ.

Позднее рабочая группа представит соответствующие поправки в трудовое законодательство. Группа состоит из экспертов «Сколково» и представителей организаций, уже перешедших на кадровый ЭДО. К числу первопроходцев относится и «Контур» — компания участвует во всех активностях проекта.

Организации – участники эксперимента, в которых работает без малого миллион сотрудников, вряд ли захотят возвращаться к бумажному документообороту. Это одна из причин, почему завершение «пилота» планируется совместить со вступлением в силу изменений в Трудовом кодексе. Менять налаженные процессы на короткий срок нецелесообразно.

Участие в «пилоте» было добровольным. Заявки от работодателей принимались до 1 декабря 2020 года. К эксперименту присоединилась 381 организация из всех регионов России.

Наиболее активными оказались Центральный, Приволжский и Северо-Западный федеральные округа. Больше всего компаний из IT-сферы, есть представители крупного рtтейла, общие центры обслуживания.

Меньше добывающих, логистических, строительных компаний и производств. Подробная статистика об участниках проекта представлена на инфографике.

Что перевели в «цифру»? Участники эксперимента сами определяли, какие документы перевести в «цифру». В большинстве случаев работодатели выбрали для этого документы по командировкам и отпускам: заявления, приказы, служебные задания, отчеты. Кроме того, активно применялись электронные уведомления о переходе на дистанционную работу из-за ограничительных мер.

Какие системы используются для документооборота? 21% участников используtт для обмена электронными документами портал Роструда «Работа в России». 43% предпочли разработать собственное решение. 15% купили готовую систему. Еще 21% выбрали сочетание государственного и коммерческого решений.

В ходе эксперимента выявились определенные проблемы. Одна из основных целей эксперимента — уточнить механизмы взаимодействия, определить зоны, которые необходимо проработать. Такой зоной оказалась организация электронных архивов.

Кадровые документы хранятся длительное время, вплоть до 50 лет. Возникают вопросы: как хранить документы, обеспечить их сохранность и юридическую значимость электронных подписей, ведь за полвека все сертификаты потеряют силу.

Росархив знает о проблеме и работает над ней, но в полной мере эти вопросы пока не урегулированы и нормативной базы для столь долговременного хранения электронных документов нет (письмо от 3 декабря 2020 г. № 7/3216Ю).

С этим согласны и в Минтруде.

Ожидания и прогнозы. Станут ли электронные кадровые документы законными для всех, будет ясно к завершению эксперимента. Выявившиеся пробелы в порядке обращения с электронными документами требуют доработки на законодательном уровне.

Специалисты Минтруда уверены, что нужны единые форматы кадровых электронных документов для перехода на КЭДО.

Сотрудники «Сколково» придерживаются противоположной позиции: часть работодателей успешно применяют собственные форматы документов, и им придется тратить время и деньги на приведение действующей системы в соответствие общим правилам. Участники эксперимента согласны со сколковцами и надеются, что власти откажутся от идеи единого формата.

Рабочая группа продолжает обсуждать законопроект. До того, как он поступит в Госдуму, многое могут изменить. Сейчас законопроект устанавливает понятие электронного взаимодействия в сфере трудовых отношений, а также порядки перехода на кадровый ЭДО и использования электронных подписей.

«Ведомости»: Минтруд планирует продлить до конца года эксперимент по электронному кадровому документообороту

Внутренний источник издания «Ведомости», близкий к российскому правительству, сообщил, что Минтруд собирается продлить эксперимент по электронному кадровому документообороту (ЭКДО) до конца этого года. Эту информацию подтвердил специалист, участвующий в тестировании.

В свою очередь в пресс-службе ведомства опровергли информацию о продлении эксперимента, поскольку все назначенные цели уже достигнуты. Однако до окончания эксперимента (15 ноября этого года) власти, вероятнее всего, не успеют принять необходимый для закрепления ЭКДО законопроект.

Без нормативной базы компании попадут в «правовой ваакум».

ЭКДО проводится на основании 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» от 24 апреля 2020 года. Сроки окончания эксперимента назначены на 15 ноября этого года.

После этого уже должна быть готова и принята нормативно-правовая база для ведения ЭКДО в рамках трудового законодательства. 16 июня этого года проект приняли в первом чтении, но дата второго чтения ещё не назначена — созыв Госдумы постоянно откладывается.

В связи с этим по окончанию эксперимента у работодателей не будет возможности вести ЭКДО по условленной схеме. Им придётся осуществлять бумажное дублирование всех своих кадровых процессов.

Эксперимент с электронным документооборотом охватил уже 375 российских компаний, в том числе «Сбербанк», «Промсвязьбанк», МТС, МРСК Северо-Запада, «Почта банк», Wildberries и СКБ «Контур».

При ведении ЭКДО они использовали собственные системы и портал «Работа в России», на котором сформировано уже более 220 тысяч электронных кадровых документов.

Часть компаний (в их числе МТС) по окончанию эксперимента планируют вернуться к бумажному документообороту, пока ЭКДО не закрепят на законодательном уровне. Другая часть планирует продолжать вести документооборот указанным образом и выступают за продолжение эксперимента.

Руководитель службы кадровой работы в СКБ «Контур» Эльмира Ямилова рассказала «Ведомостям», что эксперимент с высокой долей вероятности продлят. В любом случае, компания планирует и дальше вести ЭКДО по разработанной для эксперимента схеме.

Руководитель HR-службы юридической группы «Яковлев и партнеры» Светлана Краснянская добавила, что правительство вряд-ли успеет принять законопроект до 15 ноября, и «чтобы работодатели не оказались в правовом вакууме, им целесообразно подкрепить свое участие в эксперименте локальными нормативными актами, которые подробно описывают процесс функционирования электронного кадрового документооборота».

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Общие сведения

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации», регулирующий электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

В Законе закреплены результаты эксперимента по использованию ЭКДО, который стартовал в мае 2020 г. и завершился 15 ноября 2021 г. Его целью было определить и создать условия для использования электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовить соответствующие поправки в трудовое законодательство.

Эксперимент показал, что использование ЭКДО позволяет лучше защищать кадровые документы от повреждения и потери, упрощает процедуру оформления трудовых отношений, сокращает работодателям с распределенной филиальной сетью издержки, а работникам дает быстрый доступ к необходимым документам и справкам, связанным трудовой деятельностью.

В ходе эксперимента была апробирована подсистема «Электронный кадровый документооборот» Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России».

Принятие Закона обеспечивает правовую базу для широкого внедрения ЭКДО. При этом переход на электронные документы не является обязательным, решение принимается каждой организацией самостоятельно.

Работодатели также имеют право выбора информационной системы, посредством которой планируется осуществлять электронный кадровый документооборот. Они могут использовать как собственную информационную систему, так и апробированную в ходе эксперимента подсистему ЭКДО портала «Работа в России».

При подготовке Закона были уточнены положения, связанные с информированием работников и лиц, поступающих на работу, о переходе организации на ЭКДО, отдельные кадровые документы, ведение которых продолжается на бумажном носителе, нормы о взаимосвязи отдельных кадровых документов, в отношении которых ведется ЭКДО, и вида электронной подписи, которой такой документ может быть подписан.
Для работодателей-участников эксперимента, пожелавших продолжить электронный кадровый документооборот, установлен переходный период до 1 июля 2022 года, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные Законом мероприятия по переходу на ЭКДО, изучив указанные отличные от эксперимента нормы, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.
Работодатели-участники эксперимента, которые не желают продолжать использование электронных документов, связанных с работой, вправе вернуться к кадровому документообороту на бумажном носителе в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.
Нормативные правовые акты по электронному документообороту в сфере трудовых отношений

Федеральный закон от 24.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
Приказ Минтруда России от 24 августа 2021 г. № 571 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241»

Эксперимент по применению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками в учреждениях

Егорова А.О., эксперт журнала

Журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера» № 5/2020

Эксперимент с электронными кадровыми документами

24 апреля 2020 года подписан Федеральный закон № 122‑ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Кратко прокомментируем этот закон 122 фз 24.04.2020.

Документ разработан в соответствии с национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации», которой предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.

Цель закона – создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

Следует отметить, что в 2018 году Минтрудом с рядом организаций уже был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов при наличии их бумажных версий. В рамках нового эксперимент с электронными документами, составленные в электронном виде, на бумажном носителе дублироваться не будут.

Осветим основные моменты.

Дата начала проведения эксперимента в организацииЭту дату работодатель определяет самостоятельно

Срок окончания проведения эксперимента	Эксперимент с электронными документами будет осуществляться по 31 марта 2021 года
Участники эксперимента	Уполномоченный орган исполнительной власти; работодатели; работники; лица, поступающие на работу
Кто не является участниками эксперимента	Работники, направляемые работодателями временно к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала); дистанционные работники
Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу	Добровольное

Могут ли бюджетники участвовать в эксперименте?

Участие в эксперименте работодателей (организаций), финансовое обеспечение которых осуществляется за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и (или) местных бюджетов, будет обусловлено наличием или отсутствием источников финансирования.

В настоящее время в данном эксперименте планируется участие ФСС, при этом дополнительные расходы не предполагаются, поскольку фонд имеет собственный удостоверяющий центр.

Каковы технические условия проведения эксперимента?

Ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, будет осуществляться работодателем:

или посредством использования информационной системы работодателя;
или с использованием электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России».

В отдельных случаях работодатели и работники обязаны будут применять усиленные квалифицированные электронные подписи, в частности при заключении следующих договоров (внесении изменений в них) с использованием информационной системы работодателя:

трудовые договоры;
договоры о материальной ответственности;
ученические договоры.

При заключении указанных выше договоров (внесении изменений в них) с использованием электронного сервиса «Общероссийская база вакансий «Работа в России» будут применяться:
Расходы по ведению электронных документов, связанных с работой, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, будут нести работодатели.
Что должен сделать работодатель до начала проведения эксперимента?
До начала проведения эксперимента работодатель должен предпринять несколько шагов:

Утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
Определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости).
Уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте (путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента.
Сформировать и утвердить список работников, участвующих в эксперименте.
Принять или внести изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный Нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации).
Ознакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.
Подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в коллективных договорах (при необходимости).
Создать информационную систему либо обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России» (в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой).

В отношении каких документов будет проводиться эксперимент?

Эксперимент будет проводиться в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Какие обязанности налагаются на работодателя?

Работодатель обязан:

Обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
Обеспечить хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле. В случае прекращения деятельности (ликвидации) работодателя – передать электронные кадровые документы, связанные с работой, в государственные или муниципальные архивы.
Предоставлять по запросу уполномоченных органов (в том числе при осуществлении государственного контроля) соответствующие электронные кадровые документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Предоставить безвозмездно работнику (не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи им заявления) электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии)).
Предоставить работнику копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении, в день прекращения трудового договора.

Какие права есть у работника?

Работник вправе:

Отказаться от участия в эксперименте в любой момент до начала его проведения либо от дальнейшего участия в эксперименте после начала его проведения, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели.
Дать письменное согласие на создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части – с использованием системы «Работа в России».
Обращаться к работодателю с заявлением о предоставлении ему электронных документов, связанных с работой.

Электронный кадровый документооборот: как это будет?

Все больше сфер деятельности организации переходит в электронный формат. Время и технологии диктуют данный процесс. Почему так происходит? За счет цифровизации удается существенно повысить скорость обратной реакции, в том числе для получения и обмена документами.

Кроме того, в таком формате документы легко хранить и невозможно потерять, не требуется специальных мест для хранения, повышается удобство и оперативность поиска. Процесс дошел и до сферы кадрового документооборота. В начале года «цифровые» изменения коснулись трудовой книжки.

А затем был запущен эксперимент по переходу на электронный формат кадровой документации.

Федеральный закон об этом эксперименте вышел еще весной, 24 апреля 2020 года.

В нем были описаны основные положения: предполагается, что работодатели откажутся от бумажных кадровых документов, формирование, ведение и хранение будет осуществляться только в электронном формате.

При этом это будет касаться наиболее ключевых документов: либо тех, наличие которых в бумажном виде обусловлено требованиями законодательства, либо тех, с которыми работник должен быть ознакомлен под роспись. Для отдела кадров это во многом будет упрощением работы.

Тем не менее, многие частные нюансы, касающиеся порядка эксперимента и требований для участия, оставались неясными. Разъяснения по этому поводу последовали от Минтруда РФ в приказе № 240н от 14.05.2020, который ответил на многие вопросы.

Какие документы можно перевести в электронный вид

Согласно приказу Минтруда, каждая компания, участвующая в эксперименте, сама определяет, какая документация будет переведена в электронный формат, к примеру, приказ о приеме на работу, трудовой Договор, график отпусков, договор о материальной ответственности и др. В приложении №3 приказа содержится полный список доступных для «оцифровки».

Кто имеет право участвовать в эксперименте

По сути дела, большого количества ограничений нет – ни по уровню дохода, ни по количеству сотрудников. Единственный нюанс – очевидно, пока нет возможности подключиться у индивидуальных предпринимателей, поскольку в форме заявления не содержится нужных параметров.

Компания может подключить к эксперименту как работников-«новичков», так и давно трудящихся сотрудников, важно только получить от них письменное заявление на участие.

Однако одно ограничение все же есть: в цифровом эксперименте не могут принять участие те работники, которые:

Работают дистанционно
Временно отправлены в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.

Как подготовиться к эксперименту

Перед запуском эксперимента в своей компании работодателю необходимо:

утвердить список экспериментальных кадровых документов (напоминаем, что трудовые книжки включать нельзя);
выбрать структурные подразделения, которые будут участвовать;
за месяц до начала в письменной форме уведомить всех работников о проведении эксперимента и их праве согласиться или отказаться участвовать;
сформировать и утвердить список работников-участников;
при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты и ознакомить с ними работников;
при необходимости подготовить изменения в коллективный договор.

Кроме того, в компании должна быть либо собственная информационная система, которая адаптирована под хранение электронной кадровой документации, либо подключенный доступ к системе «Работа в России» (представляет собой общероссийскую базу вакансий).

Как стать участником эксперимента

Для этого требуется подать в Минтруд заявление (образец которого содержится в приложении №1 к приказу № 240н от 14.05.2020. Срок подачи заявления – до 1 декабря 2020 года (после этого срока участие будет уже невозможно).

В заявлении потребуется указать:

1. Наименование организации.
2. ИНН организации.
3. Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
4. Ориентировочное число работников, которые будут участвовать в эксперименте.
5. Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
6. Место проведения эксперимента.
7. Должность, ФИО и подпись руководителя.

Окончание эксперимента приходится на 31 марта 2021 года. Дата старта в каждой компании назначается индивидуально.

При этом, даже если руководитель компании подал заявление об участии (и его приняли), но по каким-то причинам решил отказаться от эксперимента, он может отказаться в любой момент. Для этого тоже предусмотрено заявление, образец которого находится в приложении №2 к Приказу.

Как строить работу с информационной системой

Весь электронный кадровый документооборот можно построить либо через свою информационную систему (ИС), либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы будут создаваться, использоваться и храниться в собственной ИС, а какие — в системе «Работа в России».

Обратите внимание, что совершенно без системы «Работа в России» обойтись будет невозможно.

Скорее всего, потребуется настройка собственной ИС для полноценного взаимодействия с ней, поскольку работники имеют право сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России». Она будет доступна для всех желающих с 1 октября 2020 года.

С 20 июля 2020 по 4 сентября 2020 она будет находиться в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.

Каким образом подписывать электронные кадровые документы

Все будет зависеть от того, каким сервисом будет пользоваться компания.

«Работа в России». Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Собственная информационная система. Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

При этом все расходы по обеспечению работников электронными подписями работодатель должен взять на себя. Также нельзя отказать в приеме кандидату из-за того, что у него нет электронной подписи.

Как осуществляется хранение электронных кадровых документов

Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

Компания должна быть готова предоставить электронные документы по запросу надзорных органов и профсоюзов. Такие документы можно будет предоставить в двух вариантах: либо в виде заверенной бумажной копии, либо в электронном виде с УКЭП.

Как отчитываться о ходе эксперимента

В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:

1 августа 2020
1 декабря 2020
2 апреля 2021.

Образец информации дан в приложении № 4 к Положению.

В нём указываются данные компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.

На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.

Можно ли получить поддержку

Минтруд РФ готов сопровождать эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. Участники могут задать все свои вопросы на эл. почту Министерства mintrud@rosmintrud.ru.

Для этого потребуется указать тему письма «Эксперимент ЭКДО» и добавить в него файл с обращением. Файл должен называться в такой последовательности «статус участника.

Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя».

Министерство обещает отвечать на вопросы в течение 10 рабочих дней с момента поступления обращения.
Документы:
Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ “О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой”
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. № 240н “Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой”

Минтруд планирует до 15 мая включить новых участников в эксперимент по кадровому электронному документообороту

Федеральным законом от 24.03.2021 № 53-ФЗ, эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота был продлен до 15 ноября 2021 года. Ранее планировалось, что эксперимент будет завершен к 31 марта 2021 года, но в связи с пандемией дата окончания сдвинулась более чем на полгода.

По словам представителя Минтруда, после внесения изменений в Приказ от 14 мая 2020 г. № 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», планируется в период с 19 апреля 2021 г. по 15 мая 2021 г.

принимать заявки о включении в состав участников эксперимента организации, ранее не принимавшие участие в эксперименте, в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 г.

№ 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» и приказом Минтруда.

Если Ваша компания не успела в прошлом году подать заявку на участие, есть вопросы или сомнения в необходимости участия в эксперименте именно сейчас, Вы можете оставить нам заявку ниже и проконсультироваться с нашими менеджерами.

Электронный кадровый документооборот уже совсем скоро станет обычной практикой при оформлении трудовых отношений, до ноября власти обещают принять поправки в трудовое законодательство, необходимые для этого.

Каждый сотрудник сможет добровольно принять решение о том, в какой форме подписывать документы с работодателем.

Следует отметить, что в ходе эксперимента к нему подключилось более 350 компаний различной специализации, в основном это средний и крупный бизнес.

Комментарий о продлении эксперимента до 15 ноября из доклада Антона Котякова – главы Минтруда на церемонии подписания Генерального соглашения между объединениями профсоюзов, работодателей и Правительством на 2021–2023 годы: «За этот период мы совместно с нашими партнёрами подготовим необходимые изменения в Трудовой кодекс, а также подготовим технологическую платформу для дальнейшей реализации проекта. Планируем, что уже к концу этого года сможем вводить полномасштабно электронный документооборот».

Наша команда предлагает компаниям-участникам эксперимента ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ участия в пилотном проекте внедрения Цифрового рабочего места на платформе 1С, т.к. мы являемся разработчиками программного продукта «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» — это единая точка доступа ко всем HR-сервисам компании.

Программный продукт «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» развивается на платформе 1С:Предприятие 8, которая прошла сертификацию по защите персональных данных всех категорий, это обезопасит как персональные, так и коммерческие данные, которые содержатся в системе.
Сервисы, к которым получает доступ сотрудник и руководитель:
Приглашаем ВСЕХ заинтересованных на вебинар 15 апреля в 14.00 МСК, на котором Александр Белов – директор компании ТопФактор расскажет о цифровом рабочем месте сотрудника, HR-администратора и руководителя с применением программного продукта «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника»

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.

Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).

А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».