Новый порядок обмена документами между ПФР и работодателями

В последние несколько лет в России большинство отчетности сдается в электронном виде. Большинство людей видят в этом только положительные моменты в этом, но некоторые против использовании электронного документооборота. В данной статье мы постарались подробно описать, кому нужен электронный документооборот, а кому нет и как его подключить. А также в чем плюсы и минусы сдачи отчетности через интернет.

Электронный документооборот с Пенсионным фондом – это механизм сдачи отчетности и предоставления пояснений через интернет. Установив специальную программу и купив электронную подпись, компания может направлять любые документы в ПФР и получить ответ в течение 2-3 часов.

Такая программа облегчает труд специалиста отдела кадров, ведь ему не нужно постоянно заполнять одни и те же данные (название предприятия, ИНН/КПП, ФИО работников, коды фирмы и другие). Кроме этого, в программе электронной отчетности всегда располагаются актуальные формы документов.

Для чего это нужно

Еще не так давно – до 2015 года – в Пенсионный фонд нужно было сдавать лишь один вид отчетности для большинства предприятий. Но за последние 2-3 года видов отчетности стало намного больше, причем прибавились не только ежегодные отчеты, но и ежемесячные.

А с 2020 года все организации и индивидуальные предприниматели с наемными работниками должны сдавать в ПФР отчетность при любых кадровых мероприятиях (прием на работу, переводы внутри фирмы, увольнения). А также отчет по пенсионерам и предпенсионерам.

В связи с многочисленными отчетами, многие компании, даже те, которые могут сдавать отчетность на бумаге, с 2020 года перешли на электронный документооборот с ПФР. Такой способ передачи отчетов намного проще и быстрее. Еще удобно то, что отчет поступает в ПФР в течение нескольких часов и уже можно точно сказать, правильно ли была сдана отчетность или нет.

Стоит отметить, что с 2024 года планируется обязать все организации сдавать отчетность во все фонды только в электронном виде. В настоящее время малый бизнес и микропредпрития все еще могут сдавать некоторые виды отчетности на бумаге.

Как подключить электронный документооборот

Сдавать отчеты в ПФР в электронном виде можно только при помощи специальных программ электронного документооборота и отчетности, таких как «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн», «СБиС++ Электронная отчетность» и другие.

Для подключения системы электронной отчетности необходимо обратиться в одну из организаций, предоставляющих подобные Услуги. После этого, выбирается необходимый Тариф в зависимости от применяемого режима налогообложения, количества ведомств, куда будет сдавать отчетность и количества предприятий (одна фирма или консолидированная группа).

В среднем стоимость минимального комплекта системы электронной отчетности равна примерно 5-6 тысячам рублей в год.

Для использования системы электронной отчетности на имя генерального директора оформляется электронная подпись, которой он заверяет все сданные отчеты. Причем не важно, кто в фирме является ответственным лицом за составление отчетности: бухгалтер или главный специалист отдела кадров. Отчетность в обязательном порядке подписывается генеральным директором.

Единственное исключение: если в компании есть другое ответственное лицо. Например, директор компании уехал в отпуск. Правом подписи был наделен исполнительный директор. В этом случае ему оформляется дополнительная личная электронная подпись.

Для подключения системы электронной отчетности понадобятся следующие документы:

выписка ЕГРЮЛ;
решение об учреждении юридического лица;
решение о назначении лица на должность генерального директора;
приказ о вступлении в должность генерального директора;
паспорт генерального директора
другие (по требованию).

Дополнительно, если в компании есть лицо, которое исполняет обязанности генерального директора в периоды его отсутствия, то на него можно также оформить ЭЦП. Для этого необходимо предоставить ксерокопию его паспорта и документы, наделяющие другое ответственное лицо правом подписи.

После установки программы электронной отчетности и установки ЭЦП генерального директора на компьютер, компания должна направить в ПФР «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР».

Если отчетность будет подписываться не генеральным директором, а другим лицом, наделенным правом подписи, то дополнительно в ПФР надо направить «Уведомление о предоставлении полномочий представителя».

Эти заявления обычно обрабатываются в течение суток, после чего предприятие может осуществлять электронный документооборот с ПФР.

Стоит отметить, что если в компании меняется ЭЦП генерального директора (перевыпуск или выпуск новой электронной подписи через другой удостоверяющий центр), то в ПФР надо будет направить новое заявление.

Также, для электронного документооборота рекомендуется заключить соглашение с территориальным органом ПФР. Образец документа вы можете скачать с нашего сайта:

Новый порядок обмена документами между ПФР и работодателями

«Соглашение ЭДО с ПФР»
Скачать соглашение об электронном документообороте с ПФР

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

В любой программе есть свои плюсы и минусы, и электронный документооборот – не исключение.

К плюсам можно отнести:

быстроту отправки отчетов;
возможность исправления;
удобства предоставления отчета;
отсутствие бумажных архивов.

Направляя отчет в ПФР, уже через несколько минут он будет принят системой регистрации – то есть, организациям не приходится заранее отправлять отчеты.

Кроме этого, отчет будет проверен в течение 2-3 часов и от Пенсионного фонда придет ответ: положительный или отрицательный протокол.

Следовательно, используя электронный документооборот, компания выигрывает в скорости обработки и принятия документов.

Второй положительный момент – это возможность быстрого исправления допущенных ошибок. Если организация обнаружит недостоверную информацию в отчете, то, несмотря на его принятие Пенсионным фондом, можно сразу же вести корректировку. Причем отредактировать отчет можно неограниченное число раз.

Получив от ПФР отрицательный протокол о принятии отчета можно предоставить уточненный расчет в течение получаса. То есть, не надо будет ждать несколько дней для получения ответа от Пенсионного фонда и факта подтверждения по уточненному отчету.

Никто не станет отрицать, что сдавать отчеты проще через интернет. Например, если у организации подключена онлайн-версия электронной отчетности, то специалист может зайти в программу с любого компьютера, заполнив логин и пароль: как с рабочего места, так и из дома (если сотрудник находится на больничном или работает на удаленке).

Также не стоит забывать и о том, что большинство компаний просит задерживаться на работе своих бухгалтеров в период отчетности, особенно годовой. При наличии возможности составлять отчеты из любого места, бухгалтер может работать из дома, а не задерживаться на рабочем месте.

Ну и конечно же, при сдаче отчетности через интернет, не надо будет стоять в очередях в отделении Пенсионного фонда или на Почте России, что тоже экономит время.

Последний значимый «плюс», о котором бы хотелось сказать – отсутствие бумажного архива.

Поскольку отчеты должны сохраняться в фирме от 3 до 5 лет в зависимости от вида самой отчетности, а некоторые – и до 75 лет (персонифицированный учет).

Понятное дело, что за такой промежуток времени в организации скопиться столько бумажек, что придется выделять место под архив. А если потребуется найти тот или иной документ, то придется перебрать много папок.

С этой точки зрения электронный документооборот с ПФР намного выгоднее, чем бумажный. Все отчеты можно хранить на жестком диске или на сервере, что занимает меньше места.

Есть еще один очевидный положительный момент, который не все замечают. Подключить электронную отчетность намного дешевле, чем сдавать отчеты другим способом. К примеру, в год компания представляет в ПФР как минимум 12 отчетов.

К этому количеству можно прибавить еще около 5 отчетов, так как на предприятии периодически производятся кадровые перестановки. То есть 17 отчетов.

Цена отправки одного заказного письма с уведомлением примерно 130 рублей, а если направлять отчет ценным письмом с описью вложения и уведомлением (как положено), то это будет стоить не менее 250 рублей.

Следовательно, только на сдачу отчетности в ПФР организация заплатит от 2 000 до 4 000 рублей. И это если не брать в расчет отчетность в другие ведомства. А стоимость программы электронной отчетности – от 5 000 рублей в год.

Да, можно отвозить отчеты в ПФР самостоятельно, но на это уйдет много времени, да и стоимость проезда тоже надо оплачивать.

Какие есть минусы?

Но кроме «плюсов», есть и «минусы» электронного документооборота с Пенсионным фондом.

К отрицательным моментам можно отнести:

зависимость от доступа в интернет;
обязательность технического оборудования и программного обеспечения;
электронный формат.

В большинстве случаев все компании скажут, что вышеперечисленные негативные моменты минимальны. Но все же они присутствуют.

Итак, во-первых, предприятия, которые осуществляют электронный документооборот, полностью зависят от наличия интернета.

Если вдруг в компании «забудут» своевременно оплатить доступ к сети, на линии будут проводиться технические или восстановительные работы, то направить отчет в ПФР не получится. Хотя в данном случае можно временно воспользоваться и мобильным интернетом.

Но все же прямая зависимость от интернета – это явно отрицательный момент при использовании электронного документооборота с Пенсионным фондом.

Также нельзя не отметить и тот факт, что установить программу электронной отчетности на устаревшем программном обеспечении практически невозможно.

Точнее саму программу установить можно (или войти в личный кабинет), но вот плагины могут не пропустить электронную подпись.

То есть программное обеспечение будет периодически обновляться в соответствии с новым ГОСТами, и со временем придется покупать новый компьютер или новое дорогое программное обеспечение.

Ну и конечно же – документы существуют только в электронном виде. Сотрудник компании на свое усмотрение может распечатывать все отчеты и Протоколы принятия, но это не обязательно. В настоящее время большинство документов перешли в формат электронных, но страх перед тем, что документы могут потеряться, например, из-за сбоя, никто не отменяет.

Так как российское законодательство пока разрешает некоторым компаниям направлять отчеты в ПФР на бумаге, то руководители могут выбирать, использовать электронный документооборот или нет. Но если у нас в стране введут обязанность, то независимо от желания и предубеждений, организациям все равно придется переходить на новый формат работы с Пенсионным фондом.

Электронный документооборот

Страхователь представляет сведения на 11 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации.

С 1 января 2017 года за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.

При желании любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с ЭП. Отчетность можно сдавать в электронном виде с ЭП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

ПФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации! Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 80 % страхователей перешли на электронное взаимодействие с ПФР.

Если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.

При представлении отчетности по ТКС необходимо:

сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Программное обеспечение». При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;
проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;
отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР. При этом файл с отчетностью по страховым взносам и файлы с индивидуальными сведениями в отдельности заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.

Подтверждение о представлении отчетности по ТКС

После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений.

Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР.

После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.

По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР.

После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.

В помощь страхователям в разделе «Программное обеспечение» размещены бесплатные проверочные программы и программы для подготовки отчетности по страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме.

Для реализации страхователями права осуществлять обмен электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи используется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых комуникаций Российской Федерации.

Технологическая информация для операторов ЭДО ПФР

В настоящем разделе представлена технологическая информация, необходимая операторам электронного документооборота для подключения к электронному документообороту Пенсионного фонда Российской Федерации (ЭДО ПФР) и организации информационного обмена с органами ПФР.

Регламентирующие и методические материалы

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета (Скачать документ)
Протокол информационного обмена между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации (Скачать документ)
Альбом форматов информационного обмена ПФР (Перейти к альбому форматов)

Поддерживаемые документы и их форматы

Перечень типов документов, поддерживаемых электронным документооборотом Пенсионного фонда Российской Федерации, приведён в таблице ниже.

№	Наименование	Краткое наименование	Условный код	Версия формата
1	Опись содержания пакета	—	—	ОСП_2019-11-14.xsd
2	Уведомление о доставке	УОД	00UOD	УОД_2019-09-27.xsd
3	Уведомление об отказе в приёме пакета	УОПП	0UOPP	УОПП_2019-09-27.xsd
4	Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР	ЗПЭД	0ZPED	ЗПЭД_2020-02-11.xsd
5	Заявление на отключение страхователя от электронного документооборота ПФР	ЗОЭД	0ZOED	ЗОЭД_2020-02-04.xsd
6	Уведомление о предоставлении полномочий представителю	УПУП	0UPUP	УПУП_2020-02-03.xsd
7	Уведомление о прекращении полномочий представителя	УПРУП	UPRUP	УПРУП_2020-02-03.xsd
8	Сведения о трудовой деятельности	СЗВ-ТД	SZV-ETD	СЗВ-ТД_2019-12-20.xsd
9	Уведомление о результате рассмотрения	УОРР	0UORR	УОРР_2019-09-26.xsd
10	Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР	УУОН-ПУ	NTFC_TO_INS	УУОН-ПУ_2018-04-23.xsd
11	Унифицированный протокол проверок	УППО	UPP	УППО_2016-10-01.xsd

Документы типа УУОН-ПУ могут передаваться из ПФР как в зашифрованном, так и в незашифрованном виде в случае выявления ошибок технического характера, в т. ч. ошибок, связанных с проверкой электронной подписи.

Действующий сертификат проверки ЭП ПФР

Для шифрования документов, направляемых в ПФР, нужно использовать следующий сертификат проверки ЭП (Скачать сертификат)

С 3 января 2022 года поменялся сертификат ключа проверки электронной подписи уполномоченного лица ПФР, используемого при осуществлении электронного документооборота в электронных сервисах ПФР, в связи с окончанием срока действия прежнего. С указанного времени сообщения, зашифрованные на старом сертификате ключа проверки электронной подписи уполномоченного лица ПФР в электронных сервисах ПРФ приниматься не будут.

Параметры подключения к интерфейсу ЭДО ПФР

Среда постоянной эксплуатации: https://edok.pfrf.ru

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

В ходе своей деятельности организации и индивидуальные предприниматели контактируют с различными государственными структурами, включая Пенсионный фонд России. До недавнего времени документы в ПФР подавались исключительно в бумажном формате.

Сегодня временные и финансовые затраты компании на взаимодействие с ведомствами можно минимизировать, перейдя на электронный документооборот.

Подробно рассмотрим порядок заключения соглашения об электронном документообороте с ПФР, бланк заявления и особенности его оформления.

Что нужно для электронного документооборота с Пенсионным фондом РФ

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен данными в виде электронных документов. Преимущества ЭДО:

возможность отправки документации в любой момент времени;
удобный учёт передаваемых документов;
сохранность тайны переданных сведений;
возможность исправления ошибок в переданных сведениях без посещения контролирующих органов;
возможность создания и ведения единого электронного архива документооборота организации с контрагентами и регуляторами.

В рамках ЭДО может происходить обмен как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованный документ — это электронный документ, созданный по формату, утверждённому регулятором (например, ФНС). Неформализованный документ — это электронный документ, к оформлению которого нет строгих требований. Формат для таких документов согласовывается контрагентами.

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

программное обеспечение для ПК, поддерживающее создание документов в нужных форматах;
ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства, за счёт которых обеспечивается криптографическая защита информации (СКЗИ);
услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.

До обращения в территориальный офис Пенсионного фонда следует обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, чтобы оформить заявку на квалифицированный сертификат для ЭДО с ПФР.

Как организовать подключение к ЭДО с ПФР

Необходимо заключить соглашение об электронном документообороте с ПФР. Для этого потребуются:

Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Чаще всего эти обязанности возлагаются на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.

Пакет документов направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения. Рассмотрим нюансы заполнения бумаг по подключению к электронному документообороту подробнее.

Заявление по документообороту с ПФР

Заявление оформляется по шаблону. Заполнению подлежат следующие графы:

Поле для наименования отделения ПФР, с которым требуется наладить обмен электронными документами.
Раздел № 1 — заполнение информации об организации: регистрационный номер, наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, данные руководителя, контактные данные.
Полные банковские реквизиты учреждения, количество работников организации (эта информация приводится по запросу ПФР).
Раздел № 2 — если заявитель ИП, указываются ФИО, СНИЛС, ИНН, место регистрации и фактического проживания, контакты.
Раздел № 3 — информация об операторе ЭДО ПФР: наименование компании, адрес, данные о применяемом СКЗИ.

Заявление на подключение страхователя к ЭДО с ПФР подписывает руководитель организации или ИП. При подаче заявления от имени компании необходимо заверить документ печатью

Соглашение по электронному документообороту

Соглашение с ПФР заполняется по типовой форме. Подключение электронного документооборота с ПФР осуществляется по договору, заключённому между страхователем в лице конкретного отделения Пенсионного фонда России и абонентом системы в лице организации или ИП. В документе имеются следующие положения:

предмет (осуществление электронного документооборота с подробным описанием технологии его осуществления);
технические условия (приобретение, установка и обеспечение работоспособности ПО и СКЗИ для корректной работы в системе за счёт абонента);
порядок осуществления обмена электронными документами;
права и обязанности сторон;
ответственность сторон;
порядок смены ключей шифрования и электронной подписи;
срок действия договора;
дополнительные условия;
реквизиты сторон.

В верхней части документа указываются полные наименования территориального фонда ПФР и организации:

наименование компании;
должность и ФИО директора;
регистрационный номер организации;
нормативный документ, который регламентирует деятельность компании.

В конце документа указываются реквизиты сторон. Важно внимательно отнестись к заполнению договора. Любые неточности приведут к возврату бумаги для её доработки. В этой ситуации дата подключения абонента к системе будет отложена.

Подача документов по цифровому документообороту

Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:

поданные документы содержат ошибки и неточности;
удостоверяющий центр, с которым абонент заключил Договор, не имеет требуемой аккредитации по электронному документообороту.

При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.

Проще всего наладить электронный документооборот через систему оператора ЭДО (СЭД).

Подключитесь к Астрал.ЭДО, чтобы организовать документооборот внутри компании, а также с контрагентами и госорганами. Сервис снабжён набором функций, которые помогут быстро создать и отправить документ, укажут на ошибки в документе в случае их обнаружения. Пользователям 1С будет удобнее подключиться к 1С-ЭДО, который позволяет обмениваться документами без необходимости устанавливать дополнительное ПО. Оба сервиса поддерживают роуминг — технологию, благодаря которой можно взаимодействовать с контрагентами, которые подключены к другим операторам ЭДО. 1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР

На текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.

Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*

* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.

После отправки регистрационной информации можно отправлять любую отчётность/письма в ПФР.

При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.

Регионы, которые уже работают по этой схеме:

03 (Республика Бурятия);
14 (Республика Саха — Якутия);
18 (Удмуртская республика);
20 (Чеченская Республика);
23 (Краснодарский край);
24 (Красноярский край);
27 (Хабаровский край);
32 (Брянская область);
34 (Волгоградская область);
35 (Вологодская область);
36 (Воронежская область);
43 (Кировская область);
45 (Курганская область);
47 (Ленинградская область) *;
50 (Московская область);
58 (Пензенская область);
59 (Пермский край);
60 (Псковская область);
62 (Рязанская область);
63 (Самарская область);
64 (Саратовская область);
67 (Смоленская область);
69 (Тверская область);

71 (081-…) (Тульская область);

72 (Тюменская область);
77 (Москва);
78 (Санкт-Петербург) *;
86 (Ханты-Мансийский округ-Югра).

Необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).

Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР).

Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.

Примечание: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации.

Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности.

Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.

Какие данные указывать об Операторе и СКЗИ в заявлении о подключении к электронному документообороту

Особенности для страхователей 01 региона

Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.

Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:

Скачайте бланк соглашения.
Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.

Особенности для страхователей 02

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:

страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.

Особенности для страхователей 24 региона

С 01.05.2019 не требуется лично предоставлять в ПФР соглашения и заявление (см. письмо).

Достаточно направить по ТКС регистрационную информацию в ПФР, в которой поля номер и дата соглашения можно оставить пустыми, они не обязательные.

Особенности для страхователей 26 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Ставропольского края нужно:

Скачать и заполнить форму Соглашения в 2х экземплярах.
Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

Особенности для страхователей 53 региона

Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:

На сайте ПФР скачайте и заполните соглашение. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — MSOfficeWord, расширение «.doc».
Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР, например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2015» и отправьте регистрационную информацию.
Отправьте сформированный в п. 1 файл письмом в ПФР.
Отделение ПФР, получив соглашение, регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью, указывая в приложении номер и дату соглашения. Отредактируйте реквизиты организации, внеся полученные номер и дату соглашения.

Особенности для страхователей 55 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

Важно:

Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Особенности для страхователей 66 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:

Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

Особенности для страхователей 78 и 47 регионов

Регистрация новых организаций осуществляется по новой схеме.

Особенности перехода ИП с двух рег.номеров на один

До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.

С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:

нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.

Электронная трудовая книжка: как работнику и работодателю подготовиться к переходу в 2020 году

Работодателю необходимо подготовить письменные уведомления для каждого работника. Вручить их нужно не позднее 30 июня 2020 года.

Исключений для сотрудников, которые временно не работают (например, для сотрудниц в декрете), Закон не предусматривает, поэтому их тоже придётся уведомить до середины года, не дожидаясь выхода на работу.

В уведомлении нужно ознакомить работника с двумя моментами. Во-первых, что в законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Во-вторых, что работник вправе до конца года подать работодателю письменное заявление, в котором выбрать ведение его трудовой книжки в бумажном виде или предоставление ему электронных сведений о трудовой деятельности.

О поступившем от работника заявлении (вне зависимости от того, какой выбор сделал сотрудник) необходимо отчитаться в ПФР.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку

Вести электронные сведения работодатель обязан в силу закона, и выбор работником бумажной книжки эту обязанность никак не отменяет.
Но у всех сотрудников будет право в течение 2020 года определиться, хотят ли они параллельно сохранять книжку на бумажном носителе или хотят от неё отказаться.
Даже если работник выбрал бумажный вариант, то в дальнейшем он может передумать в любое время и выбрать электронную трудовую.

За работником, выбравшим ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Это важно учитывать, принимая сотрудника на работу: если у него нет трудовой книжки на руках и в сведениях о трудовой деятельности нет отметки о том, что он выбрал электронный вариант, то работодателю придётся заводить новую бумажную трудовую книжку.

Работники, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажный документ на руки. При выдаче книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

В случае если сотрудник промолчал или не имел возможности подать заявление (был на больничном, в отпуске и т. д.) либо Гражданин нигде не работал и в связи с этим не смог никого из работодателей проинформировать о своём решении, бумажная книжка сохраняется. Но параллельно в любом случае вся информация в электронном виде накапливается в системе персонифицированного учёта.

Как вести электронную трудовую книжку

Ведение ЭТК будет заключаться в передаче определённых законом сведений в ПФР, а также в предоставлении работнику сведений о его трудовой деятельности.
Сотруднику сведения о его трудовой деятельности нужно будет предоставить на бумажном носителе или в электронном виде в день увольнения или по его запросу в период работы.
Если работодатель не предоставит эти сведения своевременно, то понесёт такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

По какой форме выдавать сведения о трудовой деятельности

Это определит Минтруд.

С 20 декабря 2019 года проходят публичное обсуждение текста проекта и независимая антикоррупционная Экспертиза проекта приказа Минтруда России «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения».

Проектом предусматриваются две формы, по которым работник может получить сведения о трудовой деятельности:

одну можно получить в личном кабинете на сайте ПФР или через Единый портал государственных услуг (форма «Сведения о трудовой деятельности (СТД-ПФР)»);
другую — непосредственно от работодателя (форма «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)»).

СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя. Она формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

СТД-Р может быть представлена работнику на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя).

Форма на бумажном носителе заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы личной подписью. Позиции «должность уполномоченного лица», «расшифровка подписи» (указывается Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.

Какие сведения нужно передавать в ПФР для ведения электронной трудовой книжки

В связи с переходом на ЭТК с 1 января 2020 года работодатель обязан передавать в ПФР следующие сведения о каждом работнике:

Страховой номер индивидуального лицевого счета.
Фамилию, имя, отчество.
Сведения о трудовой деятельности, в числе которых указываются:
1) место работы:
- наименование работодателя, сведения об изменении наименования работодателя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя);
- регистрационный номер работодателя;
2) сведения о выполняемой работе и периодах работы:
- сведения о приёме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения работодателя, в которое принят работник;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
- сведения о переводах на другую постоянную работу;
- сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;
- реквизиты приказов или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
3) информация о подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

https://www.youtube.com/watch?v=yljMdZ4IYyE

Работодатель обязан предоставлять в ПФР вышеуказанные сведения в следующих случаях:
- приём на работу;
- переводы на другую постоянную работу;
- увольнение;
- подача работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде либо о предоставлении сведений работнику в электронном виде.

Награды и благодарности не будут вноситься в ЭТК. Данную информацию было решено не вносить, поскольку наличие благодарностей и наград в трудовой книжке не влияет на начисление пенсии.

Сроки предоставления сведений в ПФР

В переходный период, в течение 2020 года, сведения достаточно будет передавать 1 раз в месяц, а именно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки.

Но есть два нюанса. Во-первых, если эти сведения представляются впервые в отношении работника, то работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.

Во-вторых, если в течение 2020 года случаев приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки у конкретного сотрудника не было, то сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя нужно представить не позднее 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года подавать информацию в ПФР нужно будет чаще. Так, о приёме на работу и увольнении сотрудника отчитаться нужно не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.

В остальных случаях (о переводе на другую постоянную работу и о подаче заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответственно перевод на другую постоянную работу или подача заявления.

Как предоставить сведения в ПФР

Если численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет 25 и более лиц, сведения подаются только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться работодателем, у которого численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет менее 25 лиц.

Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа можно сформировать с использованием программно-технических средств, применяемых работодателем для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.

По какой форме предоставлять сведения в ПФР

Это определит ПФР. С 20 декабря 2019 года подводятся итоги общественного обсуждения текста Проекта Постановления Правления ПФР «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка её заполнения».

Проектом утверждаются форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» в электронном виде, а также порядок заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

Указанная форма представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе):

с которыми заключены или прекращены служебные отношения;
в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведённых мероприятий и другие);
в случае подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о представлении ему электронных сведений о трудовой деятельности.

Согласно Проекту большинство полей СЗВ-ТД заполняется унифицированным способом.

Так, при заполнении графы «Вид мероприятия (приём, перевод, увольнение)» указывается наименование кадрового мероприятия в соответствии с Классификатором вида мероприятий, который приложен к Проекту. Классификатор содержит всего 7 мероприятий:

Прием на работу (службу).
Перевод на другую работу.
Увольнение с работы.
Изменение наименования страхователя.
Прохождение обучения во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров).
Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. п.).
Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью.

В Проекте указано, что при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Вместе с тем из принятого закона не следует, что сведения нужно предоставить только о последнем кадровом мероприятии.

СЗВ-ТД можно предоставлять на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет входящие документы личной подписью. Позиции «Наименование должности руководителя», «Ф.И.О.» (указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) полностью) обязательны к заполнению.

Форма СЗВ-ТД в виде электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как накажут за нарушения при ведении ЭТК

Госдума РФ приняла в первом чтении законопроект № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений».

Он предусматривает, что виновных в неоднократных нарушениях (то есть 2 и более раза за год) накажут предупреждением.

Однако профильный комитет Госдумы считает, что ответственность за нарушения в предоставлении информации в ПФР уже предусмотрена действующим законодательством и она значительно строже, а предложенная норма, по сути, является частным случаем такого нарушения. Поэтому законопроект скорее всего доработают в 2020 году и сделают санкции более жёсткими.

Преимущества цифровой трудовой книжки

Основной причиной перехода от бумажного документа к цифровому стали сложности работников, связанные с подтверждением стажа работы при выходе на пенсию: отсутствие переименования работодателя или должности в записях, помарки в книжке и другие недочеты приводят к необходимости подтверждать стаж работы по архивным документам.

С введением ЭТК работники и работодатели получат ряд преимуществ, о которых на своём сайте упомянул Минтруд, а именно:

удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
минимизацию ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения;
использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
высокий уровень безопасности и сохранности данных.