ГАПОУ ЧР Почему сотрудники увольняются, не проработав в компании даже месяца? Одна из причин — отсутствие программ адаптации. Исследования подтверждают: 26% новичков уходят из организации, если там нет онбординга и обучения. Еще 44% опрошенных признались, что в первый месяц задумывались об увольнении.
Как принять нового работника в коллектив, обсудили с Head of HR в Laba Катериной Глушеня. Она привлекла в компанию свыше 80% сотрудников, закрыла 300+ вакансий в Украине, России, Эстонии и Польше. Работает в HR уже больше 7 лет.
Зачем проводить программы адаптации
Основная цель — быстро приобщить сотрудника к жизни и культуре компании.
Миссия выполнена, если новичок:
- четко понимает цели и ожидания от своей работы
- почти не совершает ошибок
- оперативно выполняет задачи
- не боится задавать вопросы
- ладит с коллегами
- его работой удовлетворены он сам и руководитель
По данным Glassdoor, в компаниях, где налажен процесс адаптации, показатель удержания новых сотрудников возрастает на 82%, а их производительность — более чем на 70%.
Катя: «Часто системам адаптации не уделяют должного внимания. Но эффективный онбординг помогает сократить время, которое занимает выход сотрудника на «плато производительности», и избежать лишних затрат.
Организация проигрывает, когда человек долго пытается «въехать», какие перед ним стоят задачи, к кому и по каким вопросам обращаться, хорошо ли он делает свою работу.
Согласно исследованиям, 20% людей решают уволиться еще на этапе адаптации. В таком случае компания теряет ресурсы на поиск замены и обучение нового сотрудника.
Если в организации 30–50 человек, вопрос стоит решать на системном уровне. Можно подключать специалистов, которые занимаются наймом: офис-менеджеры, рекрутер, HR-Generalist.
Важно, чтобы процесс не управлялся в ручном режиме и не был хаотичным. В крупных корпорациях есть отдельные сотрудники, которые адаптируют новичков».
Топ-5 трендов онбординга
#1. Чат-боты
Чат-бот Laba в первый рабочий день присылает новичку чек-лист и напоминания о том, что нужно сделать. Позже сотрудник получает гайд с советами по коммуникации в Slack и Asana, а также историю компании.
После испытательного срока чат-бот работает как инструмент self-менеджмента. Он позволяет проверить компенсации, оформить запрос на отпуск или записаться на любой курс Laba — для сотрудников обучение бесплатное.
Еще с помощью бота можно взять книгу из корпоративной библиотеки или заказать новую. Особая фишка программы — кнопка «Высказаться»: здесь сотрудники могут предложить интересные идеи или рассказать о том, что «накипело». Эту обратную связь в анонимной форме получает HR-Generalist.
В эстонской IT-компании OSA Hybrid Platform для онбординга используют бота на базе Slack. Новичок может расспросить программу о правилах работы, структуре, истории организации, и о том, где взять заявление на отпуск.
База данных постоянно обновляется: кроме прочего сотрудники добавляют любимые кофейни, места, где можно пообедать, расписания ближайших митапов. Программа также сообщает об окончании испытательного срока, присылает важные новости и оповещения о корпоративных встречах. Фишка бота — опция random coffee: новичку предлагают пригласить на обед одного из коллег в случайном порядке.
Катя: «Чат-боты облегчают работу HR-отдела и делают адаптацию более интересной для сотрудника. Они повышают вовлеченность, напоминают о важном и помогают структурировать полученную информацию. Мы в Laba используем чат-бота уже два года».
#2. Элементы геймификации
В российском IT-холдинге TalentTech процесс адаптации упростили с помощью мобильного приложения. В нем новички выполняют задания, которые помогают разобраться в рабочих процессах и освоиться.
Например, сотруднику нужно прочитать анализ своего job-оффера, встретиться с руководителем, посмотреть видео о компании.
Задачи разбиты по уровням, каждый из них соответствует определенному этапу онбординга.
За прокачкой специалиста следит коуч. В приложении есть инфопанель, где отображаются активные события, число новичков, которые уже начали процесс адаптации, сколько сотрудников и с какими результатами ее завершили.
Вовлеченность повышают элементы геймификации, а также рейтинговая система с лидербордами, бейджами и другими соревновательными механиками. По словам разработчика, приложение позволяет вдвое снизить отток персонала в период адаптации.
Консалтинговая компания Deloitte в 2018 году запустила приложение для новых аналитиков. Тематика онлайн-игры — зомби-апокалипсис. Контент поделен на модули, в конце каждого из них новички получают код, который позволяет разблокировать следующий уровень. Приложение прокачивает навыки консультирования и разработки программного обеспечения.
Раньше компания использовала формат видеоигры, которая начиналась со сцены в аэропорту, где новичкам нужно было выбрать между Пекином, Шанхаем или Гонконгом. А затем «лететь» в этот город, общаться с сотрудниками в виртуальном офисе Deloitte, узнавать о корпоративной культуре компании, конфиденциальности и интернет-этикете.
Катя: «Разбавляйте процесс фаном. Вы не должны развлекать сотрудников, но это как первое свидание — очень запоминается. Игровые элементы помогут повысить интерес новичка к жизни компании».
#3. Welcome box, приветственное письмо и вводные курсы
В компанию email-маркетинга MailChimp ежегодно приходят несколько сотен сотрудников. Адаптацией занимается отдельный специалист. Каждый новичок заранее заполняет опросник, где указывает свои любимые блюда, цвета и хобби. И к первому дню его рабочее место обставляют в соответствии с интересами. Например, могут накрыть стол бумагой с изображением пиццы или заказать сет суши.
В агентстве интернет-маркетинга Netpeak применяют программу обучения с интерактивными элементами. Курс помогает закрепить информацию о миссии, ценностях и истории компании. По окончании онбординга сотрудники проходят тест.
Автоматизированный процесс экономит менеджерам по адаптации Netpeak около 200 часов в месяц. Кроме того, в компании используют формат выступлений Netpeak Pulse в стиле TED-лекций, где работники рассказывают о людях, которые их вдохновляют, мотивации и саморазвитии.
Катя: «В Laba за день до выхода на работу новичку приходит welcome-письмо с информацией о том, что его ожидает. Позже мы подключаем встречи с руководителем, которые проводим каждые две недели».
#4. Виртуальная и дополненная реальность
AR- и VR-технологии имеет смысл задействовать в том случае, когда новичку нужно прорабатывать различные ситуации: на производстве или в коммуникации с клиентом. К примеру, американская сеть ресторанов Honeygrow внедрила в онбординг виртуальное обучение. С его помощью работники могут прокачаться в коммуникациях или освоить новое блюдо.
Компания отслеживает, какой процент сотрудников проходит сертификацию в рамках учебной программы. И за первый месяц применения VR этот показатель увеличился с 50% до 77%.
Технологию виртуальной реальности также используют в концерне Siemens AG. Она позволяет имитировать работу на газовых и нефтяных вышках. Благодаря этому новые сотрудники узнают, какие действия могут привести к катастрофе и что делать в случае ошибки.
#5. Коммуникация с руководителем
Между новичком и менеджером важно быстро установить контакт. И контролировать этот процесс должна команда по адаптации. Нужно отслеживать, чтобы сотрудник не стеснялся задавать вопросы, ответственно относился к пожеланиям и фидбеку руководителя.
Катя: «Не оставляйте новичка наедине с собой и не бросайте его в бассейн в ожидании, что он выплывет. Классно, если руководитель или эйчар каждую неделю проводит митапы. Такие встречи помогут сотруднику снять тревогу, раскрыться, выстроить отношения. Помните: лучше, чем руководитель и тимлид, адаптацию не проведет никто».
Составляем программу по адаптации персонала
Кадры
Программа адаптации персонала — это комплекс мер, направленный на более эффективное включение вновь принятых работников в трудовой процесс, который предполагает ознакомление с нормами и правилами корпоративной этики, способами осуществления профессиональной деятельности, установление неформальных связей в коллективе.
26 сентября 2019 Яценко Виктория
Каждый сталкивается с необходимостью устраиваться на новую работу, влиться в коллектив. Этот процесс на языке трудового законодательства называется трудовая адаптация.
Чем быстрее пройдет процесс адаптации персонала, тем проще и логичнее новый человек включится в трудовую деятельность.
В противном случае задержавшийся в фазе привыкания человек не сможет наладить отношения с трудовым коллективом и в дальнейшем станет изгоем среди коллег.
Ситуация, конечно, зависит и от самого работника, от его умения находить общий язык с другими людьми, выстраивать взаимоотношения с коллегами, от его профессиональных знаний и умений, уровня его психологической подготовки.
Успешно пройденная профессиональная адаптация персонала говорит о высоком уровне его морального и материального вознаграждения в дальнейшем, получении социального признания и прочих благах.
Цели и задачи адаптации персонала в организации
- Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.
- Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.
- Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:
- ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
- полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
- мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
- увеличение производительности труда;
- оздоровление психологического климата в коллективе.
Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.
Этапы адаптации персонала
Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.
Но все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:
- Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
- Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
- Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
- Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.
Исходя из изложенного, можно понять, насколько трудовая адаптация персонала — вещь важная и серьезная, и о том, что это один из показателей, на основании которого принимается решение, останется ли претендент в организации либо будет искать работу в другом месте.
Удачный пример адаптации
Адаптация персонала в организации, на примере одной из компаний, происходила следующим образом. Более опытным работникам отводилась роль наставников. Работник, отвечающий за систему приспосабливаемости новичков, ежедневно выгружал из учетной системы данные о людях, которым нужно скоро выходить на работу. Вручную назначали для каждого своего наставника.
Они должны были работать парно. Наставники выбирались из любого подразделения, кроме того, где будет в дальнейшем работать новичок. Попарно работать удобнее с учетом разного графика загруженности и проще общаться с незнакомыми людьми.
После утверждения наставников им направлялись автоматические уведомления, в календарь добавлялось напоминание о дне выхода нового сотрудника.
За день до этого новичку звонил наставник для заочного знакомства и чтобы в дальнейшем новичок связался с ним по приходу в офис для встречи и обсуждения рабочих моментов. Наставник должен проверить, все ли готово для приема нового сотрудника, убедиться в организации рабочего места, напомнить начальнику отдела, куда устраивается новичок, о выходе нового сотрудника.
В первый день пара наставников встречает новичка утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. На это уходит пара часов. Эта встреча дает понять сотруднику, что его ждали.
Во все остальные дни при возникновении вопросов он может связываться со своими наставниками, задавать им вопросы для решения любой ситуации, от поломки стула до конфликтной ситуации с другим коллегой, и они помогают их решить.
По окончанию испытательного срока сотрудник должен оценить работу наставников и их помощь. Наставникам за это начисляются баллы, которые в дальнейшем влияют на их материальное поощрение.
Методы адаптации персонала
Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:
- наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
- посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
- беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
- специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
- экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
- запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
- прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).
Виды адаптации персонала
Адаптация бывает следующих видов:
- профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
- социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
- организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.
Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.
Из чего состоит программа по адаптации
Адаптационная программа для сотрудников представляет собой план введения работника в должность. Этот документ нужен для применения единообразного подхода к процедуре адаптации в подразделениях организации. Документ является обширным списком действий для адаптирующегося работника и для его куратора, который будет помогать приспособиться к новым трудовым условиям.
Для работника наиболее сложным периодом становятся первые два-три месяца, совпадающие, как правило, с его испытательным сроком. Часто длительность программы равна по продолжительности этому периоду.
Для оптимально сформированной программы характерны следующие признаки:
- четкое планирование;
- ясное содержание;
- строгое распределение ролей и задач.
Документ состоит из двух частей: общей и индивидуальной.
Примерная структура следующая:
1. Общая часть, которая помогает формированию общего представления о предприятии, его особенностях, иерархии, установленных взаимоотношениях между подразделениями, распределении функционала, трудовых условиях и т. п.
Состоит из:
- ориентирующей вводной беседы;
- личного ознакомления с предприятием и персоналом;
- знакомства с местом осуществления трудовых обязанностей;
- ориентирующей беседы с руководителем, возглавляющим структурное подразделение.
2. Индивидуальная часть, которая формируется непосредственным руководителем, курирующим введение в должность работника. Она согласовывается с руководителем по направлению деятельности и начальником отдела кадров. Эта составляющая помогает работнику получить подробные сведения о деятельности организации и о прямых функциональных обязанностях сотрудника.
Состоит из:
- плана вступления в должность;
- плана оценки этапов вступления;
- определения куратора-наставника;
- отчета сотрудника по результатам выполненной работы, информации об оценках и отзывах наставников и руководителя.
Как выглядит план
Единый установленный алгоритм разработки документа отсутствует. Причина — необходимость ориентировать документ на конкретные условия в организации.
Однако есть ряд признаков, общих для разных программ:
- включают несколько этапов;
- имеют похожие цели.
План включает позиции:
| День адаптации № 1 |
|
Отдел кадров Специалист по охране труда |
| Неделя адаптации персонала № 1 |
|
Руководитель подразделения, наставник |
| Месяц адаптации № 1 |
|
Руководитель подразделения, наставник |
| Месяцы адаптации № 2-3 |
|
Руководитель подразделения, наставник |
Результатом успешно реализованной программы адаптации станет показатель длительности работы сотрудника в конкретном учреждении. Успех адаптационной процедуры во многом зависит и от второй стороны, участвующей в процессе, — руководителя или наставника. их желание помочь новичку поможет последнему освоиться в организации как можно быстрее.
Положение об адаптации персонала, образец
Скачать
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Как организовать адаптацию персонала
Новичок приходит в организацию. Для него это стресс. Даже если он имеет опыт работы по данной профессии, специальности или должности, «дьявол кроется в деталях»: в каждой организации есть свои нюансы, которые могут испортить жизнь и стать непреодолимым препятствием на пути новичка. Здесь нам может помочь трудовая адаптация персонала.
Адаптация — это в управлении персоналом задача сложная и ответственная. Стрессовыми факторами являются не только нюансы в содержании трудовой деятельности. Изменяется среда, характеристики рабочего коллектива, режим работы.
Даже если график работы тот же, что и на прежней работе, возможно, добираться приходится дольше, вставать раньше, что, несомненно, требует некоторого периода для привыкания.
Если вы не хотите устраивать круговорот новичков в вашей организации, постоянно прощаясь с найденными кандидатами и вновь организовывая поиск, подавая заявки менеджерам по подбору, стоит позаботиться о грамотно выстроенной системе встраивания новых сотрудников в уже имеющуюся структуру и взаимоотношения. Адаптация — это решение, возможность изменить стрессовую ситуацию.
Таким образом, главной целью адаптации как инструмента управления кадрами является снижение издержек организации:
- стартовых, когда новоиспеченный коллега работает не в полную силу из-за неуверенности в себе, боязни провала, плохого знания бизнес-процессов, организационной структуры;
- временных затрат руководителя и сотрудников, которые при неграмотной организации процесса либо его полном отсутствии вынуждены постоянно отвлекаться на обучение и консультирование новичка (коммуникация должна быть продуманной);
- связанных с высоким уровнем текучести персонала.
Кроме того, правильно адаптируя сотрудника, вы помогаете ему:
- быстрее приобрести уверенность в своих силах;
- начать получать удовольствие от работы, что повышает производительность труда;
- влиться в рабочий коллектив, почувствовать себя членом команды.
И, наконец, свой бонус от участия в процессе приспосабливания получают и работники организации:
- адаптация дает опыт наставничества, коучинга, личностное развитие;
- потенциальное включение в кадровый резерв руководителей.
Как организовать процесс
Организация управления профориентацией и адаптацией персонала может возлагаться на различные структурные подразделения и должностных лиц, в зависимости от масштаба вашего учреждения (предприятия): отдел персонала, службу управления кадрами, отдел кадров, менеджера по персоналу, специалиста по кадрам и т. д.
Процесс адаптации персонала следует изложить в локальном нормативном акте, который может называться «Положение об адаптации персонала», «Инструкция по введению в должность новых работников», «Положение о прохождении испытания при приеме на работу» и т. д.
Это будет основной документ, в котором закрепляется информация об обязанностях и ответственности за различные этапы периода привыкания за должностными лицами организации.
Также необходимо определить, какие документы будут оформляться на каждом этапе процесса, разработать их формы и утвердить, приведя образцы документов в качестве приложений в локальном нормативном акте.
Продумайте, будете ли вы и каким образом поощрять работников, участвующих в процессе вовлечения новых сотрудников.
Возможно, для менеджеров по персоналу данная работа будет входить в их должностные обязанности, а вот для сотрудников, выбранных в качестве наставников, можно установить надбавки за наставничество либо предусмотреть меры нематериальной мотивации.
Данные положения можно включить как в локальный Нормативный акт, так и разработать самостоятельное положение о наставничестве.
Безусловно, все должностные лица, участвующие в вовлечении новых сотрудников, должны быть ознакомлены под подпись с данными документами.
Формы и виды адаптации
Адаптация может требоваться работнику в различных ситуациях и к различным факторам, поэтому выделяют несколько ее видов:
- профессиональная адаптация персонала: осваиваются знания, умения и навыки определенной области трудовой деятельности;
- психофизиологическая: сотрудник привыкает к новым нагрузкам, как физическим, так и психологическим, осваивает специфику условий труда — уровень монотонности, ритм, шум, освещенность, вибрацию, организацию рабочего места;
- социально-психологическая адаптация: работник включается в жизнь коллектива, знакомится с его традициями, ценностями, нормами;
- организационно-административная: новичок знакомится с оргструктурой, взаимодействием своего подразделения с другими подразделениями организации, осознает свою роль в производственном процессе;
- экономическая: знакомство с системой оплаты труда организации, системой материальной и нематериальной мотивации, привыкание к новому уровню доходов;
- санитарно-гигиеническая: сотрудник осваивает новые требования производственной дисциплины, знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, привыкает готовить рабочее место в новых условиях, соблюдать требования техники безопасности и охраны труда, установленные на данном предприятии.
Адаптация персонала на предприятии может проводиться в самых различных формах. Формы адаптации персонала:
- обучающие мероприятия в виде лекций и семинаров;
- тренинги;
- индивидуальные занятия с наставником или коучем;
- стажировка на рабочем месте под руководством наставника.
- Некоторые мероприятия могут проходить как в стенах организации, так и на выезде, например на базе отдыха.
- Также мероприятия по вовлечению могут проводиться как силами работников организации, так и с помощью приглашенных тренеров и экспертов.
- Адаптация персонала в организации на примере зарубежного опыта позволит вам применить такие методы, как коучинг, баддинг, джоб-шедуинг, секондмент, дистанционное обучение (онлайн-курс).
Контроль за адаптацией
Адаптация — процесс необходимый. В период привыкания работник должен находиться под постоянным контролем со стороны должностных лиц, в чьи обязанности входит участие в данном процессе.
Это значит, что должны применяться этапы адаптации персонала, каждый из которых заканчивается промежуточной оценкой. То есть работник будет действовать по определенной программе, рассчитанной на определенный срок.
Каждый этап оформляется документами: письменными заданиями, отчетами о выполнении, оценкой наставника. Такая технология поможет в случае, если вы придете к выводу, что работник не прошел испытание, и решите уволить его по данному основанию.
Кроме того, программа исследования системы адаптации персонала будет основана на данных, отраженных в этих документах. С помощью аналитики вы увидите, насколько успешно функционирует ваша система, в чем и как ее можно скорректировать.
Помните, что существуют различные категории работников, нуждающихся в вовлечении и встраивании в имеющуюся структуру компании:
- выпускники учебных заведений, впервые поступающие на работу;
- работники, уже имеющие профессиональный опыт, поступающие в вашу организацию;
- работники вашей организации, переведенные на другую должность;
- женщины, вышедшие из отпуска по уходу за ребенком;
- работники-инвалиды;
- работники, прошедшие обучение на курсах повышения квалификации, и др.
Программа адаптации персонала, образец
Скачать
Особое мнение
У нас процесс адаптации начинается с оффера, где мы, кроме должности, обязанностей и зарплаты пишем о наших традициях, некоторых правилах, которые у нас приняты (например, о том, что у нас принято ко всем обращаться на «ты» независимо от статуса и возраста), четко ставим цели на испытательный срок и достаточно подробно описываем систему мотивации.
В процессе адаптации нового сотрудника мы хотим решить три задачи:
- принять окончательное решение, подходит нам человек или нет;
- вывести его на хорошую эффективность за максимально короткий срок;
- «заразить» человека компанией, дать понять, что здесь ему рады и готовы вкладываться в его развитие и комфорт.
Для этого, когда к нам приходит новый сотрудник, первые несколько часов его опекает специалист по персоналу — проводит экскурсию по офису, знакомит с людьми, которые ему понадобятся в первый день, и с непосредственными соседями. В первый рабочий день сотрудник получает подробный план действий с чек-пойнтами, презентацию о компании и общекорпоративных ресурсах. В конце дня специалист по персоналу спрашивает его о впечатлениях от первого дня.
С другой стороны, руководитель загружает нового сотрудника задачами и внимательно наблюдает, как сотрудник с ними справляется, какие вопросы задает, какого уровня инструктаж ему нужен.
В некоторых департаментах мы просим коллег заранее пойти большой компанией на обед и взять с собой нового сотрудника, чтобы он быстрее со всеми перезнакомился. Это похоже на практику buddy, принятую в некоторых западных компаниях.
В конце первой недели мы собираем короткую обратную связь от руководителя, коллег и самого сотрудника и по результатам корректируем что-то в наборе задач, если требуется. Потом такого же рода обратную связь мы обеспечиваем через месяц работы, а за пару недель до окончания испытательного срока уже полноценно собираем всю информацию.
Для не очень опытных сотрудников мы дополнительно выделяем наставника, который помогает разобраться с новыми задачами.
В сети World Gym процессу адаптации сотрудников мы стараемся уделять достаточное внимание. Ведь, как известно, решение о продолжении сотрудничества с компанией сотрудник принимает в первые недели. Поэтому нагрузка на начальный период максимально велика.
У нас в сети приняты несколько программ адаптации новых сотрудников. В первую очередь, welcome-тренинг — вводный приветственный тренинг, задача которого — познакомить с историей сети, брендом, ключевыми сетевыми мероприятиями. Т. е.
это такая эмоциональная живая история о сети. Здесь мы рассказываем о том, какие есть возможности у сотрудников.
Например, добиться титула «Лучшего сотрудника Лучшего Клуба сети» и поехать на международную конвенцию World Gym international в Лас-Вегас.
Еще одним важным этапом в адаптации у нас можно считать обучение. Этот блок достаточно большой и долгосрочный. Новому сотруднику мы передаем знание и понимание фитнес-продуктов Клуба, технологий работы, стандартов коммуникации и т. д.
Каждый новый сотрудник в рамках программы адаптации должен пройти и так называемый путь клиента. Здесь важно, чтобы сотрудник прочувствовал на себе, «а как это» со стороны клиента.
И еще один момент, важный в процессе адаптации. Это обязательное присутствие рядом наставника — человека, который на этих первых этапах будет поддерживать и вести новичка. Роль наставника комфортна не всем, поэтому выбор должен быть очень взвешенным.
Ошибки в адаптации персонала
Многие компании уделяют внимание процессам адаптации персонала. По данным исследования Авито.Работа, система адаптации для новых сотрудников есть у 95% работодателей. В среднем процесс занимает 18 дней, причем чем крупнее компания, тем больше нужно времени. Основной формой адаптации выступает наставничество, вводные тренинги о компании, а также очные тренинги и бизнес-игры.
Но далеко не всегда система адаптации в компании эффективна.
Например, в одной проектной компании со стабильным коллективом, который работал вместе уже несколько лет, руководство решило «влить новую кровь», и принимать новичков.
Как на это реагировали новички и старожилы? Компания была известной, и проблем в отборе достойных не было. Но через несколько лет менеджер по персоналу заметил такие тенденции:
- Новички приходили в компанию, наиболее опытные и активные сотрудники брали их «под крыло», учили и помогали им (правда, это наставничество было стихийным, без специальных регламентаций).
- Новички успешно проходили испытательный срок. Но что странно — примерно через год большинство новичков покидало компанию, получив неплохую строчку в резюме и опыт работы.
Получается, что компания является «кузницей кадров» для конкурентов. Менеджер по персоналу задумалась, в чем же ошибка? Давайте разберемся.
Карьерный путь
Какой мы хотим видеть жизнь работника в компании? После процедуры подбора следует выход на работу. Потом начинается период адаптации и испытательный срок около 3 мес. Через год работник получит статус старожила, а далее он должен расти и развиваться.
Для снижения текучести персонала эйчары используют процедуры адаптации: длительное и тщательное наставничество (для молодых), баддинг (помощь в ориентации), кураторство (готовность помочь в сложной ситуации), коучинг (наставление руководителей). Адаптация необходима разным категориям работников, поэтому и системы наставничества могут быть разными.
Карьерный путь сотрудника
Для бывших студентов, которые впервые приходят на работу — длительное наставничество, для работников с опытом до трех лет — определенный срок наставничества, а далее кураторство. Для сотрудников со стажем работы свыше 3 лет больше подходит баддинг на первое время и кураторство впоследствии.
На каком этапе система адаптации персонала дает сбой
Что же получилось в этой компании, на каком этапе система работы с персоналом дала сбой? Работники успешно проходят испытательный срок, значит, ступени «подбор» и «начальная адаптация» функционируют нормально.
Согласно философскому закону перехода количественных изменений в качественные, навыки (профессиональные, социальные, физические), наработанные работником на ступени «дальнейшая адаптация», должны повлечь за собой качественный скачок — работник должен перестать быть новичком и перейти в разряд старожилов.
Но как раз этого количественного скачка и не происходит — работники увольняются. Почему?
Очевидно, что наставничество в компании имеется, но система наставничества не продумана, отсутствует целенаправленное обучение наставников. Возможно, качество такого наставничества не самое лучшее. Просто самые опытные и активные брали новичков «под крыло».
Вероятно, новичкам со временем (как раз к окончанию «младенческого периода») надоедало быть «под крылом» и хотелось самим принимать решения и руководить проектами. Ведь компания отбирала самых достойных — скорее всего, это уже были работники с опытом работы от 3 лет, и им требовалась лишь помощь в ориентации и некоторое кураторство при сложных случаях, а не длительное наставничество.
Адаптация сотрудника: пошаговая инструкция для руководителей — Карьера на vc.ru
Привет! На связи Анастасия Дроздова, старший менеджер в RealHR. Сегодня я расскажу, как проводить адаптацию с пользой и для новых сотрудников, и для бизнеса.
{«id»:310644,»gtm»:null}
Для кого эта статья: для владельцев бизнеса, руководителей и HR-менеджеров малых и средних компаний со штатом до 300 сотрудников.
В более крупных компаниях и корпорациях взаимодействие с новыми сотрудниками чаще всего автоматизировано, и не все советы из этой статьи подойдут.
– сильная кадровая текучесть;
– большие расходы на подбор (время и финансы);
– большие расходы на мотивацию персонала;
– низкая лояльность сотрудников к бренду компании (что снижает срок работы в компании)
Всё это может говорить о том, что в вашей компании проводится некачественная адаптация, или же она просто отсутствует.
1) Организационная адаптация
Для чего нужна: позволяет познакомить нового сотрудника с порядком и правилами компании.
Кто проводит: руководитель и/или HR-менеджер
– Познакомить со всеми участниками команды
– Показать, где рабочее место
– Рассказать, где сидит бухгалтер, офис-менеджер, системный администратор и другие специалисты, с которыми, возможно, придется взаимодействовать
– Помочь с документами для трудоустройства (лучше заранее указать все необходимые документы в оффере)
– Рассказать про внегласные правила компании (например, то, что все коллеги общаются на “ты”), традиции, график работы и т.д.
– Выдать необходимую технику для работы, настроить учетные записи, сделать корпоративную почту.
Цель организационной адаптации в том, чтобы новый сотрудник смог для себя определить:
Что? – что нужно делать в той или иной ситуации
Кто? – кто может помочь и ответить на вопросы
Где? – где находится тот или иной кабинет, столовая, уборная и пр.
2) Психологическая адаптация
Для чего нужна: позволяет отслеживать психологическое состояние сотрудника, уровень удовлетворенности работой, коллективом, выявлять “больные” точки и потребности.
Кто проводит: HR-менеджер компании
Зоны, которые стоит отслеживать:
– Взаимоотношения с коллегами
– Взаимоотношения с из-за трудностей с выполнением рабочих задач
– Личные проблемы – переезд, развод, смерть близкого, болезни.
Важно быть тактичным, но при этом дать понять сотруднику, что компания в случае кризисных ситуаций всегда поддержит и поможет. Это важно.
3) Профессиональная адаптация
Для чего нужна: определить зону ответственности, задачи на ближайшее будущее, наметить пути развития
Кто проводит: руководитель отдела
– Определить четкие KPI, которые нужно выполнить для успешного прохождения испытательного срока
– Определить зону ответственности сотрудника
– Проговорить приоритетные задачи на текущий момент
– Наметить шаги, которые нужно сделать, чтобы перейти на следующий грейд
– Помочь разобраться с трудностями в рабочих моментах
От теории к практике – разберем пошаговый план адаптации сотрудника с первого до последнего дня в компании
Главное правило первого дня – не загружайте нового сотрудника рабочими задачами и не требуйте от него результатов в первый же день. Первый день нужен для того, что погрузить, рассказать, помочь с документами, а не спугнуть 😉
Про первый рабочий день многое есть в открытом доступе, расскажу про основные маркеры:
Welcome-встреча (презентация компании)
Кто проводит: руководитель и/или HR-менеджер
Что рассказываем: все про структуру компании, коллег из отдела, в котором предстоит работать, топовых специалистов компании, а также о тех, к кому можно обращаться по рабочим вопросам. То есть мы максимально закрываем вопрос организационной адаптации.
Где рассылаем: Традиционно подобная рассылка происходит в почте, но я предлагаю вести коммуникации на тех площадках, где можно оперативно ответить, оставить комментарий – то есть в современных мессенджерах (slack, telegram).
Что должно быть в письме:
– Должность и роль в компании
– Хобби и интересные факты о себе
– Социальные сети (по желанию)
– Зона ответственности сотрудника
– В какую команду/проект идет
В первый месяц важно проводить one-to-one встречи с руководителем. Достаточно одного раза в неделю, не более 20-30 минут.
One-to-one встречи – это важный инструмент для руководителя, который позволяет всегда быть в курсе жизни команды и оперативно решать вопросы.
Встреча по итогам первого месяца
Кто проводит: HR-менеджер + руководитель
Важно, чтобы сотрудник поделился:
– совпали ли ожидания и реальность
– какие были страхи, опасения, удалось ли их решить
– доволен ли своими результатами
– предложения по улучшению рабочих процессов
Важно, чтобы руководитель дал обратную связь – от положительных моментов к недостаткам.
- Дополнительные инструменты – опросники:
- 90 градусов – обратная связь прямого руководителя
- 180 градусов – оценка самого сотрудника и прямого руководителя
- 270 градусов – самооценка, оценка руководителя и подчиненных оцениваемого
- 360 градусов – самооценка, оценка руководителя, подчиненных, коллег и внутренних клиентов
- 540 градусов – это 360 + оценка внешних клиентов
- 720 градусов – это 540 + оценка акционеров/ инвесторов компании
- Важно!
- Градус опросника зависит от грейда сотрудника и/или от запроса руководства.
После первого месяца достаточно проводить one-to-one встречи с руководителем 1-2 раза в месяц вплоть до окончания испытательного срока.
После испытательного срока мы не бросаем сотрудника, но сокращаем количество встреч. Одного раза в квартал будет достаточно, чтобы понимать, как идут дела.
В прошлом я работала в диджитал-агентстве, где внедрила программу для новичков «Дневник новичка». Это была анкета, которая отправлялась автоматически два раза в неделю в 18:00 с помощью Битрикс24.
В этой анкете было всего три вопроса:
- Что сегодня было хорошего?
- Что не понравилось?
- Как, на твой взгляд, можно было бы улучшить рабочий процесс ?
Введение анкеты дало компании большую пользу, потому что:
- Позволило увидеть точки роста во внутренних процессах (например, отдел продаж не всегда корректно передавал клиентов в отдел аккаунтинга, а в обучающей программе для технических специалистов нашли ошибки)
- Существенно повысило вовлеченность сотрудников в работу
Мне как HR-менеджеру это помогло:
- Отслеживать психологическое состояние новичков
- Увидеть, как и над чем рефлексируют сотрудники
- Понять, чем я могу им помочь
Анкета не должна быть анонимной.
Полученную информацию сначала нужно проговаривать с самим сотрудником.
Будет здорово, если вы поделитесь опытом (удачным или не очень), как у вас проходил процесс адаптации. Какие классные инструменты адаптации есть в вашей компании, а какие лучше не использовать?