ГАПОУ ЧР Представьте ситуацию времен начала распространения ПК в нашей стране…
Пищеблок пансионата, которому ежедневно надо кормить 300-500 человек завтраком, обедом и ужином, вынужден придерживаться норм содержания продуктов в одной порции (условно, порция салата Оливье – картошка 30 г, зеленый горошек 20 г и т.д.). При этом продукты ежедневно выдаются со склада, а на склад условный горошек надо оприходовать не в банках, в которых он поступает, а в килограммах.
А теперь представьте объем учета при этом. Простые рутинные операции требовали огромного внимания и сосредоточенности. Бухгалтерам, которые вели учет вручную, не понаслышке было знакомо понятие «простыня».
Из этого простого примера становится понятно, почему первые программы по автоматизации учета были разработаны именно для складов и столовых.
Уже в первые месяцы работа такой системы давала колоссальную экономию времени сотрудников.
Прошло 5-10 лет…
Бухгалтерский учет на многих участках уже ведется с помощью специализированной программы, автоматизация учета никого не удивляет. Но отдел по продажам путевок в пансионате учет по-прежнему ведет вручную: складывают общие суммы от проданных путевок за месяц, записывают проводки и составляют отчет.
В конце года приходит распространитель путевок, и бухгалтер, достав папки за 12 месяцев, сортирует путевки «по распространителю» для поиска «его» продаж три дня.
Этот же распространитель в другом пансионате, запросив у бухгалтера отчет по путевкам, который тот нашел в программе и запустил его с нужными параметрами, уже через минуту получил полную информацию о «своих» путевках на такую-то сумму.
То есть по мере накопления информации в базе, возможность строить отчеты за считанные мгновения становится серьезным преимуществом автоматизации в понимании рядового сотрудника. При этом если первоначально речь шла только об отчетах по фактическим данным, сейчас технологии позволяют использовать их для построения прогнозных и аналитических отчетов в любых разрезах.
Рис.1 Превратности бухучета
Автоматизация бухучета сегодня
Современные программы семейства 1С для работы бухгалтеров расширили само понятие бухучета, в котором основными принципами являются суммовая оценка и двойная запись. Сегодня рядовой сотрудник бухгалтерии в работе, кроме бухгалтерского, регулярно сталкивается с другими видами учета – налоговым, статистическим, кадровым, оперативным, управленческим и т.п.
При этом уже на основании первичных данных можно строить множество видов отчетов, выявлять зависимости и тенденции, а также делать анализ, но для этого следует располагать обширной базой данных, при вводе документов указывать максимальное количество сведений, использовать встроенные справочники и настройки.
Если перейти от функциональных инструментов к технологическим изменениям, то стоит упомянуть о совершенствовании программной платформы, разработке новых версий «1С:Предприятие» и прекращении поддержки старых.
Например, «восьмерка» в отличие от предыдущей версии платформы дает обширные возможности удаленной работы – сейчас, купив 1С Бухгалтерия 3.0, можно отправить торгового представителя «в поля» с планшетом, предварительно синхронизировав данные с 1С, и принимать от него заявки настолько оперативно, насколько этого требует бизнес.
Рис.2 7.7&8.3
Конечно, 1С Бухгалтерия 7.7 была практически стандартом бухгалтерского учета на компьютере, обеспечивая исчерпывающие возможности для эффективной работы бухгалтерии, но современные технологии она уже не поддерживает, а из-за отсутствия обновлений не может соответствовать актуальным требованиям законодательства.
Именно эти факторы говорят в пользу использования максимально современной версии платформы для рабочих конфигураций.
Но при этом нельзя не заметить, что ставить новую платформу сразу после выхода не всегда оправданно: в ней могут быть ошибки, которые разработчик устраняет уже в процессе эксплуатации, от части «по заявкам» пользователей.
Поэтому, пара лет существования платформы в режиме эксплуатации обычно говорит о том, что платформа обкатана в «боевых условиях» и пригодная для работы.
Два очень вредных мифа о возможностях автоматизации бухучета
- Учет, ведущийся с помощью компьютера и согласно программе, будет идеально правильным, поскольку машина управляет процессом и «человеческий фактор» исключен.
Даже если пользователь хорошо представляет, какие отчеты он должен получить на основании введенных данных, он не застрахован от ошибок ввода и ошибок программы, то есть технических сбоев.
Конечно, задача разработчиков не только реализовать алгоритмы, которые необходимы конечным пользователям, а также отработать системные баги, но и предусмотреть алгоритмы действий в случае пользовательских ошибок.
Но это происходит не сразу, а с течением времени, при котором программными продуктами уже активно пользуются. Поэтому исключать ошибки программы полностью – нельзя ни в коем случае, а также не стоит пренебрегать обновлениями, которые могут серьезно облегчить работу.
- Если учет ведется на компьютере, то можно практически ничего не знать, правильный баланс получается автоматически.
Следует помнить, что программа по бухучету – это просто инструмент. При этом современные реалии учета и отчетности таковы, что бухгалтерская программа может сделать этот миф реальностью, при условии правильной настройки огромной массы параметров.
А для того чтобы пользователь понимал, какие именно значения, какие проводки он хочет видеть в программе, он все-таки должен знать бухучет. То есть программа не разбирается в налоговом кодексе или ПБУ, но действует по заложенному в нее алгоритму.
При этом алгоритм, содержащий явные ошибки или не учитывающий какой-то вариант действий, все-таки задан пользователем. Поэтому зона ответственности за данные, сформированные в программе, лежит на пользователе.
Именно для того чтобы нивелировать отрицательные последствия распространения этого мифа и избежать недовольства некомпетентных покупателей программы, фирма 1С предлагает широкую линейку бухгалтерских программ и сервисов, способных удовлетворить нужды и требования всех своих потребителей – от владельца стартапа, который не представляет себе что такое «проводка», до главного бухгалтера крупного производственного холдинга.
Рис.3 Бухучет сегодня
Этапы внедрения автоматизированного бухгалтерского учета
Преимущества комплексной автоматизации бухгалтерского учета на 1С не вызывает сомнений. Но непосредственно внедрение программы, особенно если автоматизация проходит фактически «с нуля», многих заставляет задуматься о необходимой «глубине» процесса.
Если на предприятии бухгалтеров больше, чем один, к процессу автоматизации следует привлечь интеграторов.
Выбор партнера по проекту, как правило, обусловлен пределами бюджета, наличием понимания у будущего партнера предметной области вашего предприятия, а также наличия специалистов по автоматизации необходимого вида учета – людей, которые знают все возможности системы, могут подсказать, какие выгоды вы получите от внедрения*.
- *Для достижения максимальной эффективности следует быть готовым к тому, что придется изменить некоторые бизнес-процессы, чтобы вписать их в логику программы (которая, к слову, базируется на лучших практиках и огромном опыте).
- Именно партнер поможет сделать выбор из семейства программ 1С, о котором было написано выше, под конкретные нужды.
- Основные данные о вашем предприятии для определения решения 1С:
- Предметная область;
- Система налогообложения;
- Сегмент по выручке: малый, средний, крупный бизнес или крупнейшие налогоплательщики;
- Наличие филиалов, обособленных подразделений, планов по их открытию в дальнейшем;
- География нахождения бизнеса, особенно если есть обособленные подразделения или зарубежные представительства;
- Наличие счетов в иностранной валюте;
- Ведение ВЭД;
- Структура предприятия: сколько цехов, складов и т.д.;
- Структура выпускаемой продукции;*
- Планы по развитию (открыть филиалы, новые типы продукции и т.д.).
*Данные по структурам предприятия и продукции очень нужны, т.к. позволяют в дальнейшем показывать отдельно доходы и затраты по каждой выделенной группе, но очень часто это сложно понять пользователю, который не имел возможность увидеть это в программе заранее.
Рис.4 Бухгалтерия
При первоначальной установке программы заполняются параметры настроек, учетной политики и т.д. Затем наступает этап ввода остатков,* который может занять продолжительное время, если данных много и они вводятся вручную.
Если данные представлены в электронном виде (в какой-то другой программе, более ранней версии 1С или даже в Excel), то, скорее всего, их можно конвертировать и перенести в 1С с помощью отдельно созданной программы (здесь стоит соотнести объем данных и стоимость часа работы программиста, умноженный на время создания такой программы).
*На этом этапе зачастую вырабатываются правила наименования номенклатуры, что целесообразно при большом количестве выпускаемой продукции или получаемых товаров. На крупных предприятиях даже появилась должность специалиста НСИ (нормативно-справочная информация), который разрабатывает подобные регламенты и следит за правильностью их использования.
Затем, уже в рамках работы, производится ввод текущих документов. Обычно большая часть первички более-менее однотипна, и, внеся все имеющееся количество однотипных документов, пользователь начинает осваивать возможности программы*.
*Сегодня каждый документ в 1С, а также отчеты по ним, имеют широчайшие возможности настройке (об этом уже упоминалось). Информацию по работе с ними можно найти в учебной литературе 1С, на специализированных курсах, или сайтах.
Работа в автоматизированной бухгалтерской системе
В начале ведения бухгалтерского учета после автоматизации на базе 1С пользователи сталкиваются с рядом особенностей. Кроме необходимости первичных настроек, очень много моментов связано со справочником План счетов.
С ним тесно связаны стандартные документы, и если при вводе документов мы не видим визуально, какие счета будут задействованы, то эти настройки «прошиты» в документах и при проведении в программе формируют проводки бухгалтерского и налогового учета, вспомогательные регистры.
И хотя существует возможность внести изменения в код программы, желательно постараться этого не делать.
* Поскольку изменения законодательства и усилия разработчиков по усовершенствованию программы приводят к появлению регулярных обновлений для 1С, которые надо устанавливать. Программы со стандартным функционалом обычно без проблем обновляются.
При внесении изменений (не всегда, но надо быть к этому готовым) обновления возможны с ошибками, необходимостью повторно добавлять разработанные поправки и т.д.
*Когда у пользователей возникает необходимость в какой-то функции или отчете, которого нет в программе (хотя это скорее редкость, поскольку, программные комплексы 1С существуют давно и содержат очень много сервисных возможностей), и доработка все-таки производится, процесс обновления усложняется и не может быть произведен без присутствия специалиста.
Рис.5 Работа бухгалтера в автоматизированной системе
Выбираем программу 1С для автоматизации бухгалтерского учета
Как уже было сказано, программные продукты 1С в настоящее время представлены широкой линейкой решений* для предприятий разных сфер деятельности и самых разных масштабов.
*У многих программных комплексов функционал может пересекаться, поэтому для выбора оптимального варианта следует обратиться к партнерам фирмы 1С за более подробной консультацией.
Если компания ведет бухгалтерский учет в сфере малого или среднего бизнеса и не слишком ограничена рамками отраслевых особенностей, даже если речь идет о производстве или оптовой торговли, то, без сомнения, выбор и цена 1С Бухгалтерия 8.3 ПРОФ полностью их устроит.
Если бухгалтер ведет несколько организаций на одном компьютере, можно в одном интерфейсе настроить учет по нескольким фирмам, при этом у каждой фирмы будут разные системы налогообложения*, планы счетов и т.д., что очень удобно, не надо открывать несколько программ.
*Существует заблуждение, что есть отдельно 1С:Бухгалтерия для общего режима, отдельно для упрощенки и свой вариант для «вмененки». Это не так, поскольку 1С:Бухгалтерия – универсальная программа, в которой благодаря настройкам учетной политики можно вести разные системы налогообложения и совмещать их, например, общий режим и вмененку для одной фирмы.
Для организаций, имеющих территориально распределенные филиалы, разработана версия КОРП, и напротив, единичным пользователям и мелким ИП подойдет Базовая версия.
Помимо отдельно устанавливаемых решений имеются комплексные программы, представляющих бухгалтерский функционал в качестве одного из модулей. Для малого бизнеса таким решением является «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ).
Рис.6 УНФ & ERP
Для крупных компаний 1С предлагает системы класса ERP. Термин ERP означает системы планирования ресурсами предприятия (от англ. Enterprise Resource Planning). Это флагманский продукт фирмы 1С, включающий функциональные блоки для удовлетворения всех потребностей крупнейших производственных компаний и холдингов в части автоматизации:
- Бухгалтерский и налоговый учет
- Производство
- Закупки и продажи
- Склад и запасы
- Учет затрат и расчет себестоимости
- Расчет зарплаты и кадры
- Управленческий учет и бюджетирование
- Консолидация информации по холдингу
- Консолидация информации по холдингу
- Документооборот и делопроизводство
- Бизнес-процессы
- Взаимоотношения с клиентами (CRM)
- Ремонты и техническое обслуживание и др.
Изначально системы такого класса были представлены западными разработками, которые по своей специфики не до конца соответствовали стандартам российского законодательства и быстро меняющимся реалиям отечественного бухучета, поэтому требовали серьезных доработок.
Сегодня 1С:ERP не уступает и даже превосходит западные аналоги по своей функциональности и технологическим возможностям. При этом стоит обратить внимание на такой интересный факт: предприятия, построившие свои системы на базе данного продукта, также приобретают и 1С:Бухгалтерия.
Это легко объяснить тем, что регламентированный учет предпочитают вести в отдельной базе, не имеющей никаких доработок, а потому регулярно обновляемой.
Стоит отметить, что в «1С:Бухгалтерия» есть функциональность по кадровому учету и расчету зарплаты, хотя и ограниченная, но способная удовлетворить нужды предприятия до 60 сотрудников с простым учетом. При большем количестве сотрудников и сложных схемах учета следует установить «1С:Зарплата и управление персоналом». Данные из нее в виде проводок можно выгружать в «1С:Бухгалтерия».
Автоматический ввод документов — Контур.Бухгалтерия
Первичный документ — основание для составления бухгалтерской проводки. Поэтому важно вносить в бухгалтерскую базу все документы. Главное — не допускать ошибок. Расскажем, как ускорить ввод первички, уменьшить риск ошибок и освободить бухгалтера от рутины.
Как автоматизировать ввод документов
Есть два способа автоматически принимать в учет накладные, акты и другие бумаги:
- электронный документооборот — помогает принимать первичку в учет буквально в два клика и полностью избавляет от ошибок при переносе данных; минус только в том, что не все контрагенты переходят на ЭДО, часть из них продолжает присылать бумажную первичку;
- системы распознавания бухгалтерских документов — умеют считывать данные со скана накладной или акта, переносить сведения в документ в учете, бухгалтеру остается только проверить корректность распознавания и провести документ.
Как работают системы распознавания
Об электронном документообороте вы можете прочитать в нашей статье, а здесь мы расскажем о сервисах для автоматизации ввода первички. Это могут быть отдельные программы, но чаще они работают как часть учетной системы. Принцип работы у них один:
- в сервис загружаются сканы документов, например, накладных и актов; система проводит распознавание и показывает, какую информацию намерена внести в бухгалтерскую базу; если программа в чем-то сомневается, она подсвечивает это поле, а проверяющий бухгалтер выбирает нужный вариант для ввода;
- информация загружается в бухгалтерскую базу.
Бухгалтеру достаточно сделать скан. А можно попросить контрагента сразу присылать электронную копию — не придется бегать к сканеру. Это экономит время бухгалтера, позволяет спокойно заниматься отчетностью и налогами.
Автоматизация ускоряет ввод первички
Программы для автоввода первички не преследуют цель полностью исключить человека из процесса обработки. Ее цель — ускорить этот процесс. А задача бухгалтера — проверять вносимые программой данные.
Например, такие программы как Контур.Бухгалтерия или 1С тоже не полностью автоматизируют бухучет. В компании все равно остается бухгалтер, который с ними работает. Если задуматься, много ли вы знаете компаний или бухгалтеров, которые ведут весь учет вручную, используя журналы и книги? Вероятно, ни одной.
Вот и с автораспознаванием работа идет гораздо быстрее. Сотрудник не тратит время на перенос документов с бумаги на компьютер, а сразу видит то, что распознала программа.
Автоматизация усиливает контроль
Бухгалтеры считают, что программы могут неверно распознать написанную в документе информацию — перепутать цифру, букву и так далее.
Но, во-первых, ошибиться может и сам бухгалтер. Особенно, если объем первички постоянно растет. Это называют человеческий фактор.
Во-вторых, программа подсвечивает места, в которых сомневается, и оставляет выбор правильного варианта за проверяющим лицом. К тому же у сервиса «глаз не замыливается», он не устает. ЗАТО постоянно совершенствуется и обновляется. Обычного бухгалтера никто не проверяет. А если вы вводите первичку автоматически и следите за результатом, процесс проходит двойную проверку.
Конфиденциальность информации
В первичных документах ценной информации очень много — это и наименования покупателей и поставщиков, и цены, и суммы сделок. Ее лучше хранить в надежном месте.
Выбирая сервис автоматизации, внимательно изучите его систему безопасности. Где находится сервер, как обрабатываются и шифруются данные. Узнайте, кто разработчик.
Доверять неизвестным компаниям не стоит, лучше выбрать сервис с авторитетным именем.
Хорошо, если система распознавания входит в состав учетного софта, тогда вы не оставляете лишнего информационного «следа» — все остается внутри бухгалтерской программы.
Преимущества автоматизации
Выделим преимущества, которые дает система автоматизации ввода первичных документов в организации.
- Ускорение работы — сервисы автоматизации легко обрабатывают большое количество документов за несколько минут, в освободившееся время бухгалтер может выполнить другие задачи.
- Возможность делегировать работу — во время сдачи отчетности у главного бухгалтера всегда аврал, но первичку никто не отменял. Обработку можно переложить на автоматический сервис, а контроль за его работой поручить другому сотруднику. Это проще, чем учить секретаря вручную вводить первичку в учет.
- Настройка программы под себя — бухучет в каждой компании отчасти индивидуален: есть свои субсчета, свои наименования и так далее. Программу можно настроить так, что она сама подберет плательщика, выберет склад, счет и так далее.
- Электронный архив — все загруженные сканы хранятся в одном месте или прикрепляются к документам в системе учета, так их проще найти при необходимости.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенная система распознавания первички и электронный документооборот. Здесь легко вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет. Все новички могут 14 дней бесплатно тестировать систему.
Несмотря на то, что многие переходят на электронный документооборот, работа с бумажной первичкой все еще отнимает у бухгалтера много времени. Даже если сама организация шлет все документы через ЭДО, ее контрагенты могут по-старинке отправлять бумаги почтой.
, Елена Космакова
Сопроводительная документация в России фиксирует любое перемещение материалов, товаров и другой продукции.
Есть три типа сопроводительных накладных: товарная накладная ТОРГ-12, ставшая необязательной для большинства сделок товарно-транспортная накладная Т-1 и обязательная с 2021 года транспортная накладная.
В статье расскажем, в каких случаях их заполнять и как упростить обработку этих документов.
, Елена Космакова
Каждый бухгалтер знаком с обработкой первички. Эта рутинная механическая задача отнимает много времени. Сотруднику нужно проверить правильность оформления первички, а затем перенести данные из нее в учетную программу. Если первички не много, это можно сделать быстро. Но с ростом числа документов увеличивается и количество времени, которое тратит бухгалтер.
, Елена Космакова
7 сервисов для бухгалтерии: обработка первичных документов с помощью искусственного интеллекта
Работа с первичными документами — неизбежная рутина, которая отнимает у бухгалтера драгоценное время. На помощь приходят интеллектуальные сервисы: они ускоряют обработку ПУД и избавляют специалистов от монотонных действий. В результате сотрудники могут сосредоточиться на более ответственных задачах, а вероятность случайной ошибки в реквизитах снижается.
- Сегодня на рынке есть множество решений на основе AI-технологий, помогающих бухгалтерам обрабатывать первичку. Чтобы вам было проще сделать выбор, мы проанализировали сервисы по нескольким важным критериям:
- скорость и точность распознавания, виды обрабатываемых документов, наличие демо-версии, стоимость использования.*
- * Представлены данные из открытых источников
Как работают ИИ-сервисы
Принцип работы у всех сервисов один и тот же: они захватывают документы со сканера, из ЭДО или email, распознают данные, сопоставляют номенклатуру и создают электронный ПУД в 1С с готовыми реквизитами.
Но есть и существенные различия: например, не у всех программ предусмотрена интеграция с ERP-системами, помимо 1С. Также не все AI-решения можно научить распознавать что-то кроме первички: договоры, чеки, билеты и другие неструктурированные документы.
Такая функциональность есть только у Entera, 365docs, Directum Ario.
| Directum Ario | Набор интеллектуальных сервисов и решений для обработки любой текстовой информации | Средний и крупный бизнес, промышленные предприятия, государственные органы, госучреждения |
| Робот-бухгалтер LEXEMA-SR | Сервис по сканированию, распознаванию и вводу в учётную систему первичных документов | Малый и средний бизнес, ОЦО |
 Entera |
Облачный онлайн-сервис на базе искусственного интеллекта | Малый и средний бизнес, аутсорсинговые компании |
| Efsol | Система потокового ввода документов на базе программного обеспечения ABBYY FlexiCapture | Организации с объёмом входящих однотипных документов от 5000 страниц в месяц |
| Gendalf «Скан-загрузка документов» | Программа для автоматизации загрузки данных из печатных документов в базу 1С | Компании с объёмом входящих документов более 200 в месяц, которые работают с «1С:Предприятие 8» |
| 365docs | Сервис для автоматической загрузки первичной документации в 1С | Малый и средний бизнес |
| Xlogic от nlogic | Сервис автоматизации ввода первичной документации | Малый, средний и крупный бизнес, госкомпании |
Функциональность сервисов
** При использовании дополнительного сервиса 100%-ного распознавания
Большинство представленных решений работают в облаке. Только «Скан-загрузка документов» от Gendalf требует установки на ПК.
Возможность интеграции с системами
Тарифы
Важное замечание по стоимости: для работы с Lexema SR, Efsol и Gendalf нужно покупать лицензию, поэтому итоговая сумма будет зависеть от количества рабочих мест или объема обрабатываемых документов.
Последний совет по выбору ИИ-сервиса
Окончательный выбор сервиса разумнее делать после проверки «в боевых условиях», поэтому есть смысл воспользоваться бесплатным тестовым периодом или изучением демо-стендов. Если у вас уже есть опыт работы с программами для обработки первичной документации, предлагаем поделиться им в х.
Если у вас есть вопросы или комментарии к материалу, вы можете написать редактору ECM-Journal (editor@ecm-journal.ru).
Этапы процесса автоматизации бухгалтерского и налогового учета
Бухгалтерский учет – надежный тыл любого предприятия. Качественное ведение бухгалтерии, исключение налоговых рисков и финансовых потерь, повышение эффективности этого сектора возможно с помощью его автоматизации.
Целью создания автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учета является:
- полная автоматизация всех процессов бухгалтерского и налогового учета;
- автоматическое преобразование данных бухгалтерского учета в данные налогового учета;
- автоматизированное формирование всех форм отчетности, в том числе налоговых расчетов и декларации по налогу на прибыль;
- сверка бухгалтерского и налогового учета;
- упрощение ведения финансового учета, экономия времени и средств;
- оперативный доступ к полной информации о финансовом состоянии компании.
Автоматизированная информационная система обеспечивает повышение эффективности, прозрачности и оперативности работы бухгалтерских служб, а также улучшает их взаимодействие с ИФНС.
Выбор программного обеспечения
Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных средств.
Рисунок 1 – Программы для автоматизации бухгалтерского и налогового учета
- Первое направление – использование стандартных офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы – ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.
- Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учета – с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы. ПО этой группы, позволят автоматизировать не только ведение бухгалтерии, а и деятельность предприятия в целом. Яркими примерами такого программного обеспечения являются программы компании 1С, они доступны и функциональны. Также, возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.
- Третье направление автоматизации бухгалтерского учета – разработка программного продукта на заказ. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика.
Этапы автоматизации
Эффективная автоматизация бухгалтерского и налогового учета происходит в четыре этапа:
1
Определение направления автоматизации и выбор ПО
2
Установка и настройка программы
3
Обучение пользователей работе с программой, подготовка инструкций
Рисунок 2 – Этапы автоматизации бухгалтерского и налогового учета
Благодаря автоматизации учета, компания получает эффективный инструмент, который позволяет руководству оперативно получать всю необходимую информацию, исключает финансовые потери, налоговые риски, автоматизирует все процессы связанные с оборотом капитала, дает возможность делать правильный прогноз развития компании и не только в зависимости от выбранного ПО.
5 признаков умной автоматизации бухучета
Существует два самых распространенных подхода к автоматизации бухгалтерского учета. Первый – восторг и желание автоматизировать все, что плохо лежит. Второй – тотальное неприятие и даже праведный ужас. Некоторые боятся конкуренции со стороны роботов, другие уверены, что автоматизация – это что-то дорогое, долгое и слишком сложное.
И только небольшой процент специалистов умеет подходить к снаряду с нужной стороны и использовать все преимущества автоматизации, избегая при этом недостатков. Есть пять признаков здорового отношения к применению новых технологий. Готовы проверить себя?
Признак 1. Вы рассчитали окупаемость решения. И оно в вашу пользу
Самый частый кейс людей, которые остались недовольны автоматизацией, – это так называемая “автоматизация ради автоматизации”.
К примеру, человек покупает сервис 1С:Контрагент, который обходится недешево, но при этом у него от силы десяток новых контрагентов за год, а то и вовсе 1-2. И в итоге получается, что на автоматическую проверку одного контрагента он тратит баснословную сумму.
При этом другая компания, которая заключает по 10-20 новых сделок в месяц, на 1С:Контрагент готова молиться, потому что сервис приносит ощутимую экономию времени и денег.
Перед тем, как бросаться что-то автоматизировать, убедитесь, что это решение принесет вам выгоду. Проще всего посчитать окупаемость так: рассчитать стоимость часа работы сотрудника, который выполняет это действие, и размер экономии времени.
Пример из практики:
Зарплата бухгалтера, который вводит первичную документацию, составляет 40 000 руб. в месяц. Возьмем среднее значение — 160 рабочих часов в месяц. Тогда стоимость часа составит 250 руб. в час.
Для наглядности возьмем 1000 страниц первички.
Сотрудник в среднем тратит 7 минут на ручной ввод 1 страницы. На 1000 страниц у него уйдет примерно 116,6 часов. При стоимости 250 руб. в час на 1000 страниц вы потратите 29 166 рублей.
Fasta вводит страницу за 30 секунд. И стоит это 6 рублей. Итого на 1000 страниц уйдет 6 000 рублей максимум (если брать пакетами, то получится еще дешевле, но мы не будем углубляться в дебри таких расчетов). При помощи Fasta сотрудник управится с вводом 1000 страниц за 8,3 часа. Обойдется это в 2 083 руб.
Итого затрат: 8 083 руб.
Сэкономлено: 21 083 рублей. Это – чистая выгода от автоматизации.
Признак 2. Вы сначала ищете среди готовых решений, а потом уже бежите к разработчику
Когда у нас возникают затруднения в работе или сложности с выстраиванием процессов, мы почему-то склонны верить в свою исключительность (“каждая несчастливая семья несчастлива по-своему”). Но на самом деле огромное количество людей сталкивается с такими же проблемами. А разработчики как раз живут тем, что находят такие проблемы и создают их решения.
Как показывает практика, индивидуальная разработка решения автоматизации нужна в очень редких случаях, и чаще всего – в больших компаниях или группах компаний со сложной внутренней системой.
Для всех остальных случаев уже есть готовые решения. Это могут быть либо официальные сервисы 1С, либо разработки программистов или небольших компаний автоматизации. Что именно выбрать? Мы советуем смотреть и туда, и туда. 1С обычно делает более комплексные и функциональные решения, а программисты – точечные, но тем и полезные небольшие сервисы.
Мы в Маркет42 стараемся собирать и то, и другое. И видим, что среди наших клиентов эти категории пользуются одинаковым спросом: маленькие отчетные формы скачивают так же часто, как официальные сервисы.
Совет из практики:
Начинать всегда лучше с малышей. Тестировать, смотреть и выяснять, как именно автоматизация показывает себя в бою. На берегу очень сложно понять, как поведет себя тот или иной сервис, закроет ли он ваши нужды, будет ли удобен в использовании. Поэтому стоит отдавать предпочтение решениям с бесплатным тестовым периодом.
Признак 3. Вы умеете в гибкую автоматизацию
Ни один бизнес не стоит на месте, учет меняется, меняются требования и задачи. Любые решения автоматизации, которые вы применили, тоже не должны стоять на месте. В одних может пропасть потребность, другие – нужны временно, третьи – раньше были не нужны, а теперь могут закрыть огромную бездну времени.
Мы верим в принцип гибкости, и именно поэтому сделали Маркет42 не магазином сервисов, а маркетплейсом по подписке.
Да, как продавцы мы были бы в восторге, если бы наши клиенты подключали десятки сервисов и пользовались ими на постоянке, но мы никогда не поставим такую задачу перед отделом маркетинга, потому что стратегия нашего бизнеса – расти вместе с клиентами. А это значит, что наша первоочередная задача – помогать бизнесу, а не навешивать на него ненужные расходы.
Поэтому мы всегда тщательно консультируем клиентов по выбору сервисов, подсказываем, какие сервисы в какой период принесут больше пользы и активно продвигаем идею гибкой автоматизации.
Лавировать между сервисами, отказываться от одних и подключать другие – это отличная стратегия, а не “непостоянство”. В автоматизации нет никакого постоянства, это очень динамичная область. Об этом мы еще поговорим в пятом признаке, а пока что напомним о другом.
Признак 4. Вы не перекладываете всю ответственность на роботов
Любой сервис 1С – это инструмент, а не самостоятельный работник. Почему-то многие бухгалтеры уверены, что стоит им подключить несколько сервисов, как можно будет расслабиться и потягивать кофеек, одним глазом наблюдая, как сервис разгребает авгиевы конюшни учета.
Или еще один провал в работе с автоматизацией – не проверять за программой. А потом еще с праведным гневом утверждать, что это сервис налажал.
Если вы надеетесь, что робот сделает всю работу за вас, то не стоит связываться с автоматизацией. Она создана для того, чтобы облегчить труд бухгалтера, а не избавить от него.
Признак 5. Вы следите за актуальной повесткой обновлений и новинок
Рынок решений автоматизации – динамичная область, на фронте которой ежедневно бьются сотни разработчиков. Новые решения появляются очень быстро, как и новые внутренние функции бухгалтерских программ. Например, то, что надо было автоматизировать сторонними сервисами еще год назад, уже сегодня может быть доступно в базовом функционале 1С.
Или другой пример: вы платите за несколько разных сервисов 1С, а потом появляется комплексный пакет, который объединит их функции, и при этом обойдется вам в несколько раз дешевле. К такому повороту тоже надо быть готовым.
Если вы постоянно (хотя бы раз в месяц) следите за обновлениями, то вам не придется переплачивать за устаревшие решения. А еще вы сможете пользоваться новинками и обходить конкурентов по этому параметру.
Если вы нашли у себя все пять признаков — поздравляем, вы на верном пути и умеете автоматизировать процесс с максимальной выгодой для себя. Продолжайте в том же духе — и всегда будете на голову выше конкурентов.
1С:Фреш: Экономим время на вводе первичной документации — Простые решения
Если вы работаете в облачной 1С:Бухгалтерии версии 3.0.81, вводить первичные документы в программу можно в полуавтоматическом режиме. Сервис автоматически распознаёт загруженные документы: в виде сканов или фото и заполняет данные в программе. Сканировать документы можно и с мобильного телефона. Показываем, как пользоваться сервисом.
Чтобы начать работать с данным сервисом, необходимо проверить настройку программы: перейти в раздел Администрирование — Настройка распознавания документов
Активировать галку Использовать распознавание документов и проверить настройки распознавания
Когда необходимый функционал добавлен, переходим к его использованию: в разделе Покупки или Продажи выбрать пункт Загрузить документы из сканов (фото)
Либо перейти в раздел Покупки — Поступление (акты, накладные) и нажать кнопку Загрузить, выбрав нужный пункт меню
В открывшейся форме нажать кнопку Добавить файлы и выбрать сканы или фото, которые есть на компьютере
Добавленные файлы появятся в списке на распознавание. Как только документ будет распознан, напротив него появится значок .
После этого необходимо открыть документ и проверить результат работы сервиса, при необходимости заполнив пустые поля. Если в базе не найдено какое-то значение (контрагент, Договор, номенклатура и др.
), соответствующее поле подсвечивается красным. При щелчке на поле документа в документе подсвечивается соответствующая ему строка.
При этом есть возможность как создать новый элемент в базе, так и выбрать из списка уже имеющихся.
Если принято решение создавать новый элемент справочника, то появляется форма для ввода данных с подсказками в виде соответствующих полей из отсканированного документа.
- Аналогичная ситуация с заполнением табличной части
- Для добавления элемента справочника номенклатуры необходимо перейти на соседнюю вкладку и заполнить все необходимые поля:
Система распознавания обучается в соответствии с выборами пользователя, чтобы в дальнейшем уменьшить количество неточностей в документах, тем самым сокращая время, потраченное пользователем на ввод первичных документов.
Если после распознавания возле документа появился значок , это значит, что в базе был обнаружен электронный документ, соответствующий распознанному.
Эту функцию удобно использовать, например, если были получены оригиналы документов от контрагента с печатью и подписями, которые нужно прикрепить к документам, сформированным в базе.
Чтобы это сделать, следует открыть распознанный документ и нажать на соответствующую гиперссылку
Удобство работы с данным механизмом заключается еще и в том, что процесс сопоставления с созданными ранее документами идет не только на этапе первичного распознавания файла, но и при внесении исправлений. Таким образом, пользователь сохранит время, которое мог бы потратить на поиск документов в базе.
- Сократить время работы с такими документами можно еще больше, если при настройке сервиса распознавания установить значок автоматического прикрепления
- В случае, если нужно загрузить документы в базу, но нет возможности отсканировать их, можно воспользоваться мобильным приложением. Чтобы скачать его из магазина приложений, нужно написать в поиске 1С:Сканер Документов или в разделе распознавания документов в базе перейти к ссылке на скачивание
- После того, как приложение установлено, необходимо подготовить пользователей для идентификации: нажать кнопку вызова формы добавления пользователей и заполнить появившуюся форму.
После того, как закончена регистрация, можно добавлять документы в базу с помощью мобильного приложения. При этом в столбце Автор/Источник будет отражено имя, указанное при регистрации пользователя.
- Качество второго документа, перед фотографией было умышленно испорчено, однако частично распознание все равно прошло
- Аналогично можно добавлять в базу сотрудников, работающих удаленно или контрагентов, присылающих документы.
- Таким образом, потратив немного времени на настройку приложения и знакомство с сервисом загрузки сканов и фото документов, можно не только сэкономить время, связанное с вводом первичных документов, но и решить некоторые проблемы организации удаленной работы сотрудников организации.
Юлия Баранюк
Специалист-консультант по бухгалтерии
Посмотреть все статьи автора
Роботизация бухгалтерского учета и процессов — отчеты без участия бухгалтера
В последние годы слово «роботизация» приобретает новый смысл. Более привычно слышать про автоматизацию в контексте «программы делают что-то сами». Но мало кто понимает суть явления.В этой статье представим реальный образ роботизации бухгалтерского учета. Какие сложности встают и как их можно решить.
Бухгалтерский отдел сегодня в фактах
Согласно исследованию:
- 37% сотрудников считают работу причиной своих стрессов.
- 29% сотрудников считают, что работа слишком сильно смешивается с их личной жизнью.
- 38% сотрудников вынуждены проверять почту каждый день вне рабочего времени.
- 33% сотрудников вынуждены работать во время болезни и отпуска.
В 2016 году Минфин заявил о том, что надобность в бухгалтерах будет стремиться к нулю в ближайшие годы. Но эта версия была поправлена через два года на противоположную.
Стало понятно, что бухгалтерия точно никуда не исчезнет, но примет новую форму — через роботизацию бухгалтерских процессов и учетов.
Что стало основанием для неверных предположений выше?
В 2016 году началось активное внедрение технологий RPA (Robotic Process Automation). Поэтому в СМИ появились мнения о том, что программные роботы будут выталкивать людей с должностей.
И только к 2018 году начали затихать споры.
Практика показала, что роботы помогают людям и заменяют их только при выполнении рутинных задач. Роботы выполняют задачи так же, как их выполнил бы бухгалтер — через графический интерфейс.
Поэтому роботизация не заменяет, а помогает в процессах, которые требуют монотонности.
RPA в процессах финансовой отчетности
Типовые задачи финансового отдела можно обобщить в две группы:
- Прием и обработка первичных документов и подготовка периодических отчетов (месяц, квартал, год).
- Подготовка оперативных отчетов, благодаря которым высшие менеджеры могут принимать своевременные решения.
Этими задачами занимаются два смежных отдела: бухгалтерский и управленческий. Поэтому одна и та же информация может дублироваться. С помощью роботизации бухгалтерских процессов можно избежать лишней работы. Ниже приведены некоторые задачи, которые можно делегировать роботу:
- Составление и разделение бухгалтерской отчетности нескольких юридических лиц;
- Представление ежемесячной вариации и необычных отклонений;
- Заполнение информационной панели, отправление электронного письма со ссылками на доступ;
- Автоматическое заполнение писем деловым партнерам;
- Отслеживание отклонений от ожидаемых норм при проведении инвентаризации;
- Отражение операций внутри компании в консолидированной отчетности
Проверьте каждое из перечисленных выше действий. Какие из них входят в ваши процессы? Все они могут быть полностью переданы RPA.
Преимущества роботизации бухгалтерского учета
RPA не берет на себя роли сотрудников и не заменяет их. А помогает быстрее и точнее собирать и интерпретировать информацию. Результат – быстрая аналитика, отчетность и верные стратегические финансовые решения. Вот еще некоторые преимущества автоматизации:
- Бухгалтеры тратят меньше времени на сопоставление цифр;
- Способствует точной и своевременной отчетности;
- RPA не имеет ограничений по рабочему времени;
- Процесс выполняется без ошибок. Все этапы копируются машиной;
- Устанавливается поверх существующих приложений и копирует действия на уровне пользовательского интерфейса;
- Нет необходимости изменять или заменять существующие корпоративные приложения.
Автоматизация учета с помощью роботов
Заведение первичных документов в систему сегодня является предметом именно ручного труда. По той причине, что автоматизация требует внедрения как минимум технологии OCR (Оптическое распознавание символов).
Интеграция не так проста, потому что:
- Существующие инструменты автоматизации не всегда имеют это решение в коробке.
- Создание собственного решения – это долго, дорого, потребует значительных ресурсов сотрудников и поддержки.
- Интеграция стороннего решения – тоже требует доработок к существующей системе.
Роботы — это отличное решение для апгрейда автоматизированного рабочего места бухгалетра. Эти алгоритмы исполняются поверх интерфейсов уже существующего программного обеспечения и имеют встроенные, так и подключаемые инструменты OCR от разных вендоров (ABBYY, Yandex, Dbrain, Soika), если говорить о решениях ROBIN. Как будет выглядеть работа алгоритма, решающая проблему ручной обработки первичной документации:
Сотрудник сканирует поступивший документ, инициирует работу робота.
С помощью OCR робот анализирует документ, извлекает необходимые поля и сохраняет значения полей в переменные.
Робот открывает систему учета (например, 1С).
Робот переносит данные из переменных в соответствующие поля во внутренней системе учета.
Он уведомляет ответственных сотрудников и уведомляет их об успешном завершении.
Получается робот, который всего за 5 шагов экономит десятки часов сотрудникам отдела бухгалтерии каждую неделю.
Оперативные отчеты без участия человека
Эта часть затрагивает и задачи управленческого учета. В некоторых системах отчеты формируются автоматически (если инструменты позволяют это делать).
Однако, если требуется взаимодействие с несколькими программами, то за дело приходится браться человеку: нужно переносить данные из одной программы в другую, и хорошо, если хотя бы это можно автоматизировать.
И для этого решения есть свои нюансы:
Популярные решения, которыми пользуется бизнес, могут включать автоматическое формирование отчетов, а могут и не включать. При этом, взаимодействие с другими внутренними системами далеко не гарантировано, не говоря о гибкости предоставляемых решений.
Создание своих инструментов — это долго и трудозатратно (готовимся расширять IT-отдел или создавать его с нуля).
Применение сторонних решений. Чаще всего это отдельные программы, которые требуют ведения учета. Зачем делать работу дважды?
Если потратить месяц-два (в средней компании) на создание и полировку своего робота, то он будет сам формировать отчеты по расписанию и отправлять руководителям.
Как бы это могло выглядеть:
Робот инициирует свою работу по расписанию (например, раз в неделю).